Com o resultado da pesquisa aplicada aos profissionais, constatou-se que todos os investigados são do sexo feminino. Segundo Barros, Izequiel e Silva (2011, p. 162):
A profissão de secretariado é exercida em sua maioria por mulheres embora se observe um crescente retorno da atuação do gênero masculino ao universo secretarial. A divisão dos gêneros dos profissionais em secretariado relativos às oportunidades decorrem de épocas remotas onde a profissão era executada predominantemente pelo gênero masculino e a indicativa é de que a criação de paradigmas enfraqueceram a presença do gênero na profissão fazendo existir a dificuldade atual da aceitação do profissional do gênero masculino na área, tal visão cultural deu-se, principalmente, durante a Segunda Guerra Mundial.
Dos profissionais entrevistados, 50% trabalham com carteira assinada, porém, em outro cargo, 30% exercem a profissão sem registro em carteira e apenas 20% tem carteira assinada com cargo de secretário executivo.
Segundo informações obtidas no Sindicato das Secretárias do Estado do Ceará (SINDSECE), o piso do profissional graduado em Secretariado Executivo passou a ser de R$ 911,50 a partir do dia 01/08/2011. Em relação ao piso salarial, dos entrevistados: 40% recebem salário superior ao piso, 40% recebem salário inferior ao piso e 20% recebem salário igual ou superior ao piso salarial da categoria. Além dos salários, alguns recebem benefícios como: vale alimentação, vale transporte, plano de saúde e participação na produção.
Quando foi perguntado aos profissionais se estes consideravam seus salários compatíveis com as atribuições delegadas aos mesmos, 60 % responderam que não, 30% responderam que sim e 10% responderam que ás vezes. Segundo Bíscoli (2005, p.68), as atividades que envolvem o profissional são abrangentes, e este atua:
No papel de assessor gerencial, cujas habilidades vão desde a gestão de rotinas administrativas até a leitura e gerenciamento das relações organizacionais, através da qual o profissional desenvolve a característica de mediador de relacionamentos, seja no contexto interno da empresa ou no contexto externo com clientes, fornecedores, parceiros, órgãos reguladores, etc. Isso faz parte da Gestão Secretarial: assessorar a empresa e seus dirigentes a administrar a mudança e a rotina da mesma.
Em relação às empresas terem investido em cursos de capacitação para o desenvolvimento dos profissionais, 50% responderam que sim, há uma preocupação com investimentos em cursos, palestras, entre outras, 40% responderam que não e 10% responderam que ás vezes há o investimento.
A pesquisa constatou que os profissionais investigados atuam como gestor exercendo as funções gerenciais e como assessor executivo. Dentre as atribuições e responsabilidades evidenciou-se: planejamento, organização e gestão de programas de desenvolvimento. Agenda do diretor e vice-diretor, organização de viagens e eventos, procedimentos administrativos da organização. Capacidade de gerenciamento, habilidade para tomar decisões, relacionar-se com todos os níveis hierárquicos, bem como capacidade para entender o negócio e as estratégias da organização. Arquivar documentos, coordenar e planejar reuniões, viagens, dentre outras coisas. Capacidade para entender o negócio e as estratégias da organização, que seja um solucionador de problemas, pois o executivo confia e delega atividades extremante importantes. Desempenhar tarefas rotineiras de escritório. Pagamentos, agendamentos, participação em reuniões, organização de espaço, elaboração de planilhas. Fazer e receber telefonemas, redação de ofícios, memorandos, e-mail, triagem de documentos. Redação de documentos e encaminhamento dos mesmos, elaboração de folha de pagamento, compra de passagens aéreas, pesquisa de preços e solicitação de propostas. Atendimento a clientes e fornecedores, controle de documentos. Eventos, assessoria à área de recursos humanos, entre outros.
Segundo os entrevistados, o nível de dificuldade para que os mesmos conquistassem oportunidades de inserção nas organizações foram os seguintes: 70% não
sentiram dificuldade e 30% encontraram dificuldades em inserir-se no mercado para o qual se formaram.
Para Bíscoli (2005, p.67),
As grades curriculares alteram-se a fim de transformar os cursos superiores em formadores de profissionais que, além do cumprimento das rotinas secretariais como organização de eventos, arquivística e etiqueta profissional, sejam capazes de compreender a organização e suas atitudes.
De acordo com os profissionais, os desafios enfrentados nas organizações são: como todas as áreas estão alicerçadas em pessoas e processos, os profissionais de secretariado executivo tem que possuir competências técnicas (conhecimento de métodos para o desenvolvimento de atividades administrativas que irão assegurar a eficácia de resultados) e competências humanas (consciência de seus deveres, dedicação ao trabalho, equilíbrio emocional para desempenhar suas atividades, ser digno (a) de confiança, saber delegar atividades e ter habilidades para trabalhar em equipes). Precisa dedicar-se ao conhecimento do trabalho que irá realizar e deve usar sempre o bom senso e o equilíbrio para que possa transmitir confiança e capacidade de solucionar problemas. O profissional deve manter-se sempre aberto para novas aprendizagens na execução das atividades que lhe são confiadas, pois com isso obterá êxito.
Para os profissionais entrevistados, aqueles que encontram oportunidades de inserção e de desenvolvimento profissional são aqueles que: Trabalham harmoniosamente com seus colegas, procurando não fazer distinção e demonstram lealdade, confiabilidade e bom senso. O que domina mais de um idioma também encontra oportunidade para inserção. Saber ser flexível, isto é, ter relações conforme os casos se apresentam ou conforme as pessoas são. Ter o conhecimento de si mesmo, uma melhor compreensão dos outros e uma boa convivência grupal.
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS
A profissão de Secretariado Executivo tem enfrentado muitos desafios e conquistado maiores oportunidades de atuação nas organizações contemporâneas. No entanto, precisa desenvolver diversas habilidades capazes de garantir seu espaço nas empresas. A partir dessas reflexões este trabalho buscou investigar as oportunidades e os desafios do profissional de Secretariado Executivo nas organizações.
O primeiro objetivo específico visou conhecer a visão dos gestores sobre a atuação do profissional de Secretariado Executivo. Percebeu-se que, na visão dos gestores, as organizações consideram necessário ao profissional de Secretariado formação superior, domínio de idioma estrangeiro, experiência profissional, conhecimento de informática, facilidade de relacionamento, ética, discrição e flexibilidade para atender vários gestores ao mesmo tempo. O profissional que tem uma boa convivência grupal, bom senso e flexibilidade tem maiores oportunidades nas organizações. As atribuições destacadas pelos investigados envolveram atividades de gestão e assessoria executiva.
O segundo objetivo específico visou averiguar a percepção dos Secretários Executivos sobre a profissão nas organizações. Constatou-se que, na percepção dos profissionais entrevistados, o Secretariado enfrenta desafios relativos ao piso salarial, visto que a maioria considera que o salário não é compatível com as atribuições delegadas aos mesmos. Por outro lado, os profissionais destacaram a existência de benefícios e que as empresas investem em cursos de capacitação para o desenvolvimento dos profissionais, A pesquisa constatou que os profissionais investigados atuam como gestor exercendo as funções gerenciais e como assessor executivo.
O terceiro objetivo específico foi verificar as principais oportunidades e desafios da atuação do secretário executivo na visão de gestores e profissionais de Secretariado. A pesquisa apontou as seguintes oportunidades: possibilidade para encontrar emprego na área, atuação como gestor e assessor, oportunidades de desenvolvimento profissional por parte das empresas, embora ainda exista uma lacuna em algumas organizações e, ainda a atuação em cargo de chefia. Quanto aos desafios percebeu-se que os profissionais de secretariado executivo tem que possuir competências técnicas e competências humanas. É necessário, ainda, possuir
conhecimento sobre o trabalho secretarial e características que envolvam ética, confiança e solução de problemas. É fundamental que o secretário executivo possua disposição para o aprendizado constante.
Portanto, na percepção dos gestores e dos profissionais de Secretariado Executivo sobre as oportunidades e os desafios secretariais nas organizações, percebeu- se a abrangência das oportunidades, embora ainda existam obstáculos a serem superados. Vale ressaltar a necessidade de que o profissional esteja sempre se qualificando e que seja apto a acompanhar as mudanças que o mundo globalizado impõe, já que este é um dos requisitos primordiais para o sucesso de sua carreira profissional. Considerando-se a relevância desse tema, sugere-se a realização de novas pesquisas na área, tais como: as oportunidades e desafios externos para o profissional de Secretariado Executivo, o confronto entre a percepção dos gestores e profissionais de Secretariado Executivo.
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APÊNDICE–A
Universidade Federal do Ceará
Faculdade de Economia, Administração, Atuária, Contabilidade e Graduação de Secretariado Executivo
QUESTIONÁRIO APLICADO AOS GESTORES
Esse questionário tem como objetivo investigar as oportunidades e os desafios do profissional de Secretariado Executivo nas organizações na visão dos gestores e dos profissionais de Secretariado Executivo.
PARTE I – PERFIL 1. Sexo ( ) Masculino ( ) Feminino 2. Idade ( ) 20 a 25 anos ( ) 26 a 30 anos ( ) 31 a 35 anos ( ) Mais de 35 3. Área de atuação ( ) Comércio ( ) Indústria ( ) Serviços ( )Outro______________________________________________________________________ 4. Tempo de serviço? ( ) Menos de 05 anos ( ) Entre 05 e 10 anos ( ) Mais de 10 anos
( ) Outro_____________________________________________________________________ 5. Qual tipo de empresa você trabalha?
( ) Pública ( ) Privada 6. Tamanho da empresa: ( ) Pequena ( ) Média ( ) Grande 7. Cargo ( ) Presidente ( ) Diretor ( ) Gerente ( ) Supervisor ( ) Coordenador ( ) Outros____________________________________________________________________
PARTE II –AS OPORTUNIDADES E OS DESAFIOS DOS PROFISSIONAIS DE SECRETARIADO EXECUTIVO NAS ORGANIZAÇÕES NA VISÃO DOS GESTORES
1. Na empresa onde você trabalha, quantos profissionais formados em Secretariado Executivo atuam, exercendo o cargo?
( ) 1
( ) 2 a 5 profissionais ( ) 5 a 10 profissionais ( ) Mais de 10 profissionais
2. Desses profissionais formados, quantos tem registro de Secretário (a) Executivo (a) na carteira? ( ) 1 ( ) 2 a 5 profissionais ( ) 5 a 10 profissionais ( ) Mais de 10 profissionais ( ) Nenhum
3. Na sua empresa tem algum Secretário (a) Executivo (a) assumindo um cargo de chefia?
( ) Não
4. A sua empresa tem investido em cursos de capacitação para os profissionais de Secretariado Executivo:
( ) Pelo menos uma vez por ano ( ) A cada dois anos
( ) Investimos em vários cursos ao longo do ano
( ) A empresa ainda não investiu em cursos de capacitação para esse profissional
5. A sua empresa paga salário igual ou superior ao valor piso salarial do profissional R$ 911,50?
( ) Sim ( ) Não
( ) Para alguns profissionais sim, para outros não Comente sua resposta:
______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 6. Quando surge a necessidade de uma tomada de decisão dentro da sua empresa, há alguma participação dos profissionais de secretariado executivo no processo?
( ) Sim ( ) Não ( ) Ás vezes ( ) Nunca Comente: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 7. Qual a chance do profissional de Secretariado Executivo que está entrando na sua empresa de conseguir uma boa colocação? (Se desejar, marque mais de uma opção) ( ) Ter formação superior
( ) Inglês fluente
( ) Desejável um segundo idioma estrangeiro ( ) Experiência
( ) Domínio de informática (pacote Office, SAP e sistemas de gestão, outros) ( ) Conhecimentos de cerimonial e protocolo e organização de eventos ( ) Gestão de viagens (vôos, hotéis, traslados, locação de carro, roteiros) ( ) Flexibilidade para atender vários gestores ao mesmo tempo
( ) Facilidade de relacionamento ( ) Ética
( ) Discrição
( ) Outros______________________________________________________________ ______________________________________________________________________
8.Dos itens abaixo, quais são os requisitos desejáveis para que um profissional de Secretariado Executivo possa atuar na sua empresa? (Se desejar, marque mais de uma opção)
( ) Ter a capacidade de gerenciamento, habilidade para tomar decisões, relacionar-se com todos os níveis hierárquicos, bem como capacidade para entender o negócio e as estratégias da organização.
( ) Que seja um solucionador de problemas, pois o executivo confia e delega atividades extremante importantes.
( ) Servir cafezinho e desempenhar tarefas rotineiras de escritório.
( ) Dominar determinados conhecimentos e habilidades como: finanças, economia, marketing, relações humanas no trabalho e idiomas.
( ) Outros______________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
APÊNDICE–B
Universidade Federal do Ceará
Faculdade de Economia, Administração, Atuária, Contabilidade e Graduação de Secretariado Executivo
QUESTIONÁRIO APLICADO AOS PROFISSIONAIS DE SECRETARIADO EXECUTIVO.
Esse questionário tem como objetivo investigar as oportunidades e os desafios do profissional de Secretariado Executivo nas organizações na visão dos gestores e dos profissionais de Secretariado Executivo.
PARTE I – PERFIL 1. Sexo ( ) Masculino ( ) Feminino 2. Idade ( ) 20 a 25 anos ( ) 26 a 30 anos ( ) 31 a 35 anos ( ) Mais de 35 3. Área de atuação ( ) Comércio ( ) Indústria ( ) Serviços ( ) Outro_____________________________________________________________________ 4. Tempo de serviço? ( ) Menos de 05 anos ( ) Entre 05 e 10 anos ( ) Mais de 10 anos ( ) Outro_____________________________________________________________________
5. Qual tipo de empresa você trabalha? ( ) Pública ( ) Privada 6. Tamanho da empresa: ( ) Pequena ( ) Média ( ) Grande
7. Qual é o seu nível educacional? ( ) Graduação
( ) Especialização ( ) Mestrado ( ) Doutorado
PARTE II – AS OPORTUNIDADES E OS DESAFIOS PARA A ATUAÇÃO DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO NA VISÃO DOS PROFISSIONAIS
1. Marque a opção que melhor se enquadra na sua realidade na empresa onde atua: ( ) Exerço a profissão com carteira assinada e recebo salário igual ou superior ao piso R$ 911,50.
( ) Embora exerça a profissão de Secretário (a) Executivo (a), não trabalho de carteira assinada e mesmo formado (a), recebo salário inferior ao piso salarial de R$ 911,50. ( ) Exerço a profissão de Secretário (a) Executivo (a), porém, não trabalho de carteira assinada mas recebo salário superior ao piso de R$ 911,50.
( ) Sou formado (a) em Secretariado Executivo, porém, minha carteira é assinada com outro cargo e recebo salário superior ao piso de R$ 911,50.
( ) Outros______________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. Qual é o seu salário atual e que benefícios lhe são oferecidos?
______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. Você considera o seu salário compatível com as responsabilidades delegadas a você? ( ) Sim
( ) Ás vezes ( ) Nunca
Comente sua resposta:
______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. A empresa na qual você trabalha lhe oferece oportunidades para o seu desenvolvimento profissional, como cursos, palestras, entre outras?
( ) Sim ( ) Não ( ) Ás vezes ( ) Nunca
Comente sua resposta:
______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. Dos ítens abaixo, marcar o (os) que melhor indica (m) a sua forma de atuação na organização onde atua.
( )Assessor Executivo – sendo o agente executor e multiplicador mais próximo do executivo na organização;
( )Gestor – veicular a prática do exercício de atribuições e responsabilidades, das