Denetim Dönemi ve Çalışma Alanı

ABC iĢletmesinde yapılan uygulamada üretim ve stok döngüsünün iĢleyiĢine iliĢkin iç kontrol sistemi incelenmiĢ ve iĢletmenin 31.01.2014 tarihli mizanında gözüken stok hesaplarının denetlenmesi ile sınırlı tutulmuĢtur. Uygulamaya 31.01.2014 tarihli stok sayımına iĢtirak edilerek baĢlanılmıĢ, süreçlerin yerinde incelenmesi ve stok hesapları bakiyesinin denetimi için 15-27 Mart 2014 tarihleri arasında iĢletmede bulunulmuĢtur.

Uygulama boyunca finans, satın alma ve üretim bölümü yöneticileri ile yüz yüze görüĢmeler yapılmıĢ sürecin iĢleyiĢi hakkında bilgi edinilmiĢ ve faaliyetlere ait iĢlemler yerinde incelenmiĢtir.

106 3.4.3. Üretim ve Stok Döngüsüne İlişkin Süreçlerin İncelenmesi

ĠĢletmede döngünün iĢleyiĢine iliĢkin satın alma, teslim alma ve depolama, üretim ve satıĢ süreci incelenmiĢtir.

a) Satın Alma Süreci

ABC iĢletmesinde tüm satın alma iĢlemleri satın alma talebi ile baĢlamaktadır.

Üretim planlama bölümü gerçekleĢtirilecek üretim doğrultusunda ihtiyaç duyulan malzemeler için aylık talep miktarı belirlenmektedir. BelirlenmiĢ olan talep miktarı stok durumlarını kontrol etmesi ve satın alma talebi oluĢturması için depo yöneticisine iletilmektedir. Depo yöneticisi gerekli kontrolleri yaptıktan sonra satın alma talebi oluĢturmaktadır. Satın alma talebi stok kodu, adı, ihtiyaç duyulan miktar ve malzemenin depoya gelmesi gereken tarih bilgisini içerir. Talep üretim müdürü tarafından onaylanmaktadır.

OnaylanmıĢ talep doğrultusunda satın alma iĢlemini gerçekleĢtirecek olan satın alma personeli talep edilen ürün ve miktar için tedarikçi araĢtırması yapmaktadır.

Uygun tedarikçi araĢtırması yapan satın alma personeli satın alma talebine tedarikçi bilgisi, satın alma fiyatı ve vade bilgisi girilerek satın alma sipariĢi oluĢturmaktadır. Bu süreçte ilk defa çalıĢılacak bir tedarikçi olması durumunda muhasebe bölümüne vergi levhası, banka hesap numarası ve imza sirküleri iletilerek ERP sistemine tedarikçinin tanımlanması istenir. ĠĢletmede satın alma sipariĢ tutarı dikkate alınarak onay mekanizması oluĢturulmuĢtur. Açılan satın alma sipariĢ tutarı 750 TL ve üzeri için ġekil 9.' da gösterilen onay hiyerarĢisi uygulanmaktadır.

107 Şekil 9. Satın Alma Onay Hiyerarşisi

b) Teslim Alma ve Depolama Süreci

SipariĢi verilen malzemelerin iĢletmeye ait depoya gelmesi ile teslim alma süreci baĢlar. ĠĢletmede depo bölümünde ayrıca teslim alma bölümü mevcut değildir. Depo personeli gelen malzemeler için aĢağıdaki kontrolleri yapar ve teslim alma iĢlemini gerçekleĢtirir.

 Gelen malzemeler sipariĢ formunda yazılı olan malzemeler midir?

 SipariĢ miktarı ile mutabık mıdır?

 Malzemelerde herhangi bir kırılma, bozulma gibi sorun var mıdır?

ĠĢletmenin üretimde kullanmıĢ olduğu yumurta, sıvı yağ ve un gibi malzemelerin teslim alma aĢamasında depo personeli ile beraber gıda teknikeri aĢağıdaki kontrolleri yapmaktadır.

 Ġlgili malzemelerin gıdaya uygun bir Ģekilde sevkiyatı sağlanmıĢ mıdır?

Talep

Talebin Onaylanması Satın Alma SipariĢi

Satın Alma SipariĢ Tutarı 750 TL ye

kadar ise

ONAY

Satın Alma Personeli Satın Alma Müdürü

Satın Alma SipariĢ Tutarı 750 TL ile 5.000

TL arasında ise

ONAY Satın Alma Personeli

Satın Alma Müdürü Mali ĠĢler Müdürü

Satın Alma SipariĢ Tutarı 5.000 TL ve

üzerinde ise

ONAY

Satın Alma Personeli Satın Alma Müdürü

Mali ĠĢler Müdürü Genel Müdür

108

 Gelen malzemeler sıcaklık değiĢimine maruz kaldığında erime veya bozulmaya müsait malzemeler ise sevkiyat soğuk hava depolu araç ile mi gerçekleĢtirilmiĢtir?

 Araçtaki ısı derecesi taĢınan gıdaya uygun mudur?

 Talep edilen ürünlerde herhangi bir koku mevcut mudur?

 Gelen malzemelerin son kullanım tarihleri ne zamandır?

 Ambalajlarında herhangi bir tahribat veya sorun mevcut mudur?

Yukarıda belirtilen kontrol maddelerinden herhangi birinde sorun ile karĢılaĢılması durumunda satın alma bölümü ile iletiĢime geçilerek malzemelerin stoklara alınmadan iadesi sağlanmaktadır. Yapılan kontrollerde herhangi bir sorun ile karĢılaĢılmaz ise mal kabul formu doldurularak teslim alma iĢlemi gerçekleĢtirilmektedir. Bu formlar gün sonunda kullanılan ERP programına kayıt edilmekte, birer nüshası sipariĢ formu, irsaliye ve fatura ile birleĢtirilerek muhasebe bölümüne iletilmektedir. ĠĢletme bu süreçte kullanmıĢ olduğu ERP programı ile anlık otomasyon sağlayamamıĢtır.

Teslim alması yapılan malzemeler ile üretimi tamamlanan mamuller aynı alanda depolanmaktadır. Her ay sonu depoda bulunan stoklar depo personeli tarafından sayılmaktadır.

c) Üretim Süreci

ĠĢletmenin aylık ortalama olarak 1.400.000 Adet kek, 1.100.000 adet kurabiye üretimi mevcuttur. Üretimde 2‟si gıda mühendisi, 3‟ü gıda teknikeri, 1‟i ustabaĢı olmak üzere toplam 35 kiĢi çalıĢmaktadır. Üretim planı planlama bölümü tarafından satıĢ bütçesine parelel olarak hazırlanmakta ve plan gıda mühendisi tarafından ustabaĢına iletilmektedir. UstabaĢı üretimde kullanacağı malzemeleri depodan iç malzeme formu ile talep etmektedir. Günlük üretilecek kek ve kurabiyeler için reçete bilgilerindeki veriler dikkate alınarak hamur oluĢturulmaktadır. OluĢturulan hamur üretim personeli tarafından kek ve kurabiyelere Ģekil ve gramaj ayarlaması yapan makinelere boĢaltılır.

Üretim makinelerinde Ģekil alan kek ve kurabiyeler 175 derecelik fırında ortalama 20 dakika piĢirilir. PiĢirme aĢaması tamamlanan kek ve kurabiyeler soğumaları için soğutma odasına alınır ve ortalama 1 saat bekledikten sonra kalite kontrol iĢlemleri yapılır. Kontrol aĢamasında üretimlerin Ģekil, tat ve ürün kaliteleri kontrol edilir ve

109 sonrasında ambalajlama aĢamasına gönderilir. Ambalajlama bölümüne gelen yarı mamul halindeki kek ve kurabiyeler paketlenerek mamul haline getirilmekte ve depoya sevk edilmektedir. Üretimler üretim Ģefleri tarafından günlük üretim formuna yazılmakta ve haftalık olarak gıda teknikeri tarafından kullanılan Netsis sistemine iĢlenmektedir. ĠĢletme 2012 yılında 26.250.000 adet, 2013 yılında ise 31.600.000 adet üretim gerçekleĢtirmiĢtir.

d) Satış Süreci

ĠĢletmede satıĢlar anlaĢmalı bayi aracılığı ile gerçekleĢmektedir. AnlaĢmalı bayi satıĢları için iĢletmenin pazarlama bölümünden iĢ geliĢtirme ve satıĢ ekibi bayiler ile satıĢ Ģartlarının mevcut bulunduğu sözleĢme imzalamaktadır. Bu bilgilere istinaden müĢteri hizmetleri satıĢ sipariĢi oluĢturmakta ve sipariĢ bilgilerini mamul depoya iletmektedir. Mamul depo sevkiyatın yapılacağı tarihte ilgili ürünlere ait sipariĢleri hazırlayıp kargo firması aracılığı ile sevkiyatı gerçekleĢtirmektedir. SipariĢler depodan sevk irsaliyesi ile gerçekleĢmekte fatura muhasebe bölümü tarafından kesilerek müĢteriye gönderilmektedir.