A questão do lugar do arquivo dentro das estruturas organizacionais visa a garantir seu prestígio e sua equidistância de todos os órgãos da entidade, de modo a permitir a gestão dos documentos desde a origem; portanto, quando a instituição arquivística é colocada dentro das funções da Cultura, a perspectiva do arquivo como patrimônio histórico-cultural fica reforçada, comprometendo a realização das atividades arquivísticas. O que se apurou em Belo Horizonte mostra, no que diz respeito à posição de prestígio, que ela não ocorre e, em alguns casos se dá de maneira oposta ao preconizado.
Segue no Quadro 1, a subordinação de cada instituição arquivística ou do setor que recebe a denominação de arquivo nessas entidades113 esclarecendo a sua configuração dentro da estrutura organizacional da entidade e a configuração que ele assume no seu cotidiano.
113 No caso da Câmara Municipal, não há um setor denominado arquivo, o setor em questão é apenas o responsável pelo recolhimento dos documentos para guarda permanente ao APCBH.
Quadro 1 - Subordinação dos arquivos na estrutura organizacional da entidade
APM MPMG APCBH CMBH ALMG TCE-MG TRE-MG
Nível imediatamen- te superior Secretaria Estadual de Cultura Diretoria de Informação e Conheci- mento Fundação Municipal de Cultura Diretoria do Processo Legislativo Gerência de Documenta ção e Infor- mação Diretoria de Jurisprudência, Assuntos Técnicos e Publicações Secretaria de Gestão de Serviços Configuração na estrutura organizacio- nal Instituição
Arquivística Arquivística Instituição Arquivística Instituição
Seção de Registro Normativo Gerência de Memória Institucional Coordenadoria do Arquivo Geral Seção de Arquivo Geral Configuração no seu cotidiano Instituição Arquivística * Arquivo intermediário da Finanças Instituição Arquivística ** Responsável por recolher o arquivo permanente ao APCBH *** Arquivo Permanente e Biblioteca *** Arquivo intermediário sem seleção Arquivo intermediário sem seleção * Parte do arquivo intermediário do Governo Estadual permanece nos setores de serviço e em um arquivo privado ** Parte do arquivo intermediário da Prefeitura é transferida para um arquivo subordinado à Gerência de Serviços Gerais que terceirizou uma parte do seu acervo.
*** Os arquivos intermediários das atividades-meio da Câmara e da Assembleia ficam em cada setor de serviço que os produz e subordinados aos seus produtores.
Acrescentem-se a esse Quadro1, as informações recolhidas sobre a situação dos arquivos no Tribunal Regional do Trabalho 3ª Região - Minas Gerais / TRT-MG, e no Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais / TJMG, que se seguem:
A Secretaria do Arquivo-Geral do TRT-MG é subordinada à Secretaria de Coordenação Administrativa que faz parte da Diretoria Geral. Há um Centro de Memória, inserido como um Departamento da Escola Judicial, com a finalidade, segundo se encontra na sua página na Internet, de:
promover a formação do acervo permanente da “Memória”; realizar o
inventário do acervo; estimular e inter-relacionar atividades de instituições culturais no resgate da memória trabalhista do Estado e estimular a consciência social na pesquisa, conservação e restauração do patrimônio trabalhista mineiro.114 (grifo nosso)
O Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG) tem uma Gerência de
Arquivo e Tratamento da Informação Documental dentro da Diretoria Executiva de
Gestão da Informação Documental, ligada à Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes (EJEF), órgão da Secretaria do Tribunal de Justiça.
Ambos esses tribunais trabalham com Tabela de Temporalidade, mas nenhum dos dois criou sua instituição arquivística. Não foi possível identificar setor de arquivo no Tribunal de Justiça Militar de Minas Gerais (TJM-MG) através do seu site na Internet, embora se tenha encontrado referência a providências que estejam sendo tomadas relativamente aos seus documentos.
Subordinação à função da Cultura no Poder Executivo – Parte significativa das instituições arquivística do poder Executivo, no Brasil, é subordinada à função da Cultura limitando sua atuação na gestão arquivística dos documentos correntes, e, em Belo Horizonte, assim é também.
Foi possível entrevistar a Presidente da Fundação Municipal de Cultura, quando lhe foi perguntado como é visto o fato do APCBH ser subordinado à função da Cultura, sendo obrigado a desenvolver as atividades de gestão dos documentos de toda a Administração Municipal. Ela declarou que a Fundação “tem pouca reflexão sobre o
assunto. O Arquivo tem uma certa autonomia e navega em território muito próprio e muito distanciado das questões que permeiam a gestão da Fundação”.
A Diretora do APCBH, em resposta ao questionário proposto, apontou como fragilidade do Arquivo, sua baixa posição na hierarquia da Administração. Note-se que a Prefeitura tem também um arquivo intermediário de processos, desvinculado da instituição arquivística – o que contraria o Princípio de Integridade dos Fundos – subordinado à Gerência de Serviços Gerais. Acrescente-se que essa gerência terceirizou a guarda de uma parte do seu acervo.
Durante a entrevista com a Superintendente do APM, a entrevistada fez “uma crítica à recomendação do Conarq de criação de Conselhos Municipais de
Arquivos, pois em visitas ao interior do Estado, vê-se que eles teriam pouco significado devido à reduzida organização social nos municípios”. Sua sugestão é que se crie um
“Conselho Municipal de Cultura que abarque as questões do arquivo municipal”. Sua postura contraria os argumentos dos autores examinados no capítulo anterior.
A Superintendente informou que o APM, atualmente, investe em oferecer suporte aos servidores municipais do interior do Estado que tentam criar suas instituições arquivísticas, atendendo, de maneira especial, ao Programa de Interiorização da Cultura do Governo de Minas.
Ciclo de vida des-continuum – Nas demais entidades, a situação dos arquivos, dentro das estruturas organizacionais, mostra principalmente, a falta de integração e articulação do tratamento dos documentos nas três fases do seu ciclo de vida, posto que não se criaram as instituições arquivistas nos moldes da Lei de Arquivo. Além de implicar a falta de gestão adequada dos documentos, a falta de cumprimento da Lei se reflete também na relação da instituição com os cidadãos, determinando sua localização física de difícil acesso.
Gerais, criada em 2004, subordinada à Diretoria de Informação e Conhecimento que funciona como arquivo intermediário do setor de Finanças115 que se localiza em bairro afastado do centro da cidade, embora tenha uma sala de consultas; e a arquivista que elaborou o Plano de Classificação desses documentos está lotada na Divisão de Protocolo Geral e Reprografia na sede do MPMG. A Diretora afirmou na entrevista que “instituição arquivística é arquivo permanente”, manifestando sua oposição à gestão de documentos estabelecida na Lei de Arquivos. Um diagrama parcial da estrutura organizacional do MPMG mostra as subordinações. Ressalte-se a existência, em localização central da cidade, de um memorial com alguns documentos arquivísticos, bibliográficos e museológicos.
Ilustração 5: Diagrama parcial da estrutura organizacional do Ministério Público do Estado de Minas Gerais
Na Assembleia Legislativa de Minas Gerais há um arquivo permanente, reunido na Biblioteca, na Gerência de Memória Institucional, subordinada à Gerência de Documentação e Informação. A Gerente de Memória Institucional declarou que não há arquivo intermediário, pois a “Gerência de Memória se auto define como referente ao
Processo Legislativo”, justificando o fato de ela não controlar os documentos das
atividades-meio. Foi possível apurar que os setores de serviço mantêm seus próprios arquivos intermediários.
No Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais (TCE-MG) há uma Coordenadoria de Arquivo Geral, em uma Diretoria de Jurisprudência, Assuntos
115 Não foi possível colher informações sobre o arquivo intermediário de outros setores do MPMG.
Superintendência de Formação e Aperfeiçoamento
Centro de Estudos e Aperfeiçoamento Funcional
Procuradoria Geral de Justiça
Divisão de Memória e Arquivo Histórico
Diretoria de Informação e Conhecimento
Diretoria Geral da Procuradoria-Geral de JustiçaAdjunta Administrativa
Superintendência Administrativa Diretoria de Serviços Gerais eTransportes Divisão de Acervos
Bibliográficos Divisão de Protocolo Geral e Reprografia Diretoria-Geral
Técnicos e Publicações, subordinada à Secretaria Executiva do Tribunal que é ligada ao Gabinete da Presidência. O Arquivo guarda documentos das atividades-fim e -meio na fase intermediária. O Coordenador informou que não há arquivo permanente porque a Tabela de Temporalidade está com problemas e dependendo de alterações para que a seleção possa acontecer116. Ele lembrou que o arquivo se situava às margens do Ribeirão Arrudas e foi inundado, em certa ocasião, levando à destruição muitos documentos. Além disso, não havia orientação para a gestão documental, antes da Lei de 1991, e os documentos eram guardados, exclusivamente, pelo seu valor de prova legal, sendo, a maioria dos documentos mais antigos, que ainda sobrevivem, provenientes das atividades voltadas para os Recursos Humanos do TCE-MG.
Há um projeto de memorial, subordinado ao Arquivo Geral, com competências a serem definidas “como instituição arquivística pública” tendo por finalidade predefinida ser o responsável, apenas, pela “guarda dos documentos que
serão selecionados para guarda permanente”117 denotando desconsideração pela Lei de Arquivos.
Na Câmara Municipal (CMBH) os arquivos intermediários das atividades- meio estão em cada setor que os produz (RH e Finanças) e são geridos por eles. Não há TTDD e os documentos das atividades-fim, retirados do uso, são recolhidos ao APCBH, através da Seção de Registro Normativo da Divisão de Correspondência e Redação de
Atas, subordinada à Diretoria do Processo Legislativo, que é subordinada à Diretoria
Geral. Sem uma TTDD não se pode saber como são selecionados os documentos enviados para guarda permanente, situação considerada de alto risco na salvaguarda dos documentos oficiais, exceto no caso de não haver qualquer eliminação.
A Seção de Arquivo Geral do TRE-MG é um arquivo intermediário que se encontra na Secretaria de Gestão de Serviços, responsável pela Zeladoria, Transportes e Obras, e fica localizado em uma rodovia federal distante do centro da cidade. Um Centro de Memória com exposição de alguns documentos arquivísticos tem localização central na cidade. A chefe do Arquivo Geral considera inadequado o lugar do Arquivo também na estrutura organizacional da entidade e considera que suas chances de proceder à gestão dos documentos correntes e criar um arquivo permanente são nulas na atualidade.
116 O Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais foi criado pela Constituição Mineira de 1935. 117 Citações extraídas do Programa de Modernização dos Arquivos do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais, cedido pelo Coordenador do Arquivo Geral.
O Tribunal Superior Eleitoral (TSE) em Brasília publicou em abril de 2012, a Resolução nº 23.379 com a seguinte ementa: Dispõe sobre o Programa de Gestão
Documental, o Sistema de Arquivos, o Fundo Histórico Arquivístico e o Comitê de Gestão Documental no âmbito da Justiça Eleitoral. Nessa resolução, a Lei de Arquivos
não é citada e não se resolve a criação das instituições arquivísticas, cujas prerrogativas as colocam no papel de autorizar, ou não, a publicação das listas de eliminação. O Glossário, anexo à essa resolução, define Autorização de Descarte de Documentos:
documento que autoriza ao serviço de arquivo realizar eliminação ou alienação definitiva de documentos; essa autorização é composta de uma listagem, elaborada pelo serviço de arquivo, e enviada à unidade responsável pelos documentos, para que esta autorize o descarte dos documentos.
Vê-se que a Resolução estabelece a constituição da Comissão Permanente de Avaliação (Art. 9º), mas quem dá a autorização final para a publicação do edital de eliminação é o produtor do documento, colocando em risco a neutralidade mínima do avaliador na definição de eliminações, que Lei pretende com a determinação de que a instituição arquivística deverá aprovar ou não as listas de eliminação.
A pesquisa sobre o lugar dos arquivos nas estruturas organizacionais das entidades vem, portanto, evidenciar o desprestígio ou a falta de poder de interferência dos arquivistas junto ao tratamento documental nas entidades públicas.