Örneğin bir firma Türkiye’nin çeşitli yerlerindeki 300 kadar bayisine yapacağı toplantı için davetiye gönderecek veya kişisel bir kullanıcı yine çeşitli adreslerdeki 250 kadar arkadaş veya akrabasına bayram kutlama mesajı gönderecek. Bu gibi işler için
aynı davetiye veya mektubun kişiye özel isim ve adres bilgileriyle kişi sayısı kadar defalarca yazılması gerekir veya mektuptaki isim ve adres alanlarını boş bırakıp bu kısımları elle yazabilir.
Adres/Mektup Birleştirme, bu gibi işler için yukarıda anlatılan zahmetlerden bizi kurtarır. Bunun için gereken sadece mektup veya davetiye gönderilecek kişilerin isim ve adres gibi bilgilerinin bilgisayarda bir tabloda tutuluyor olmasıdır. Eğer böyle bir tablomuz yoksa Word 2010, Excel 2010 veya Access 2010 gibi bir Office programı ile tablo oluşturulabilir. (Tablo menüsü bölümünde böyle bir tablonun nasıl oluşturulacağı anlatılacaktır)
Adres/Mektup Birleştirme kişilerin isim ve adreslerini bulunduğu tablo (Veri kaynağı) ile kendi oluşturacağımız mektup metnini (Asıl belge) birleştirerek tablodaki tüm kişiler için ayrı ayrı mektup oluşturur.
Bilgisayar Tabanlı Bilgi/Veri Yönetimi I
Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 37
Yeni düğmesine basarak boş bir belge açılır,
Postalar sekmesi açılıp Adım Adım Adres
Mektup Birleştirme Sihirbazı seçeneğine tıklanır,
Sağ tarafta açılan Adres Mektup Birleştirme bölümünden istenilen belge türü seçilir.
Yandaki pencere geldiğinde bu pencerede Asıl Belgenin şu anda aktif olan belgeye mi yoksa yeni bir belgeye mi oluşturulacağı belirlenir. Bu örnek için “Geçerli belgeyi kullan” seçeneği işaretlenir. Ve ardından İleri komutu tıklanır.
Bu kısımda Alıcıları seçin bölümü açılacaktır
Eğer daha önceden bir veri kaynağı oluşturmuş isen Varolan Listeyi kullan seçeneğine tıklayıp oluşturulmuş veri kaynağı dosyası bulunup açılabilir. Bu örnek için Yeni Liste Yaz seçeneği tıklanıp yeni bir veri kaynağı
oluşturulacaktır.
Karşımıza gelen Yeni Adres Listesi penceresinden veri kaynağında
kullanacağımız veri alanları belirlenir. Bu alan adlarından istenilen alanlar listeden silinebilir. Sütunları Özelleştir tıklanarak sil komutu ile silinir, yeni alan adları da aynı şekilde ekle komutu ile eklenebilir. Ayrıca alan adlarının sırası da Sütunları Özelleştir tıklanarak Aşağı Taşı düğmeleri ile değiştirilebilir. Alan adlarını ve sırasını belirledikten sonra Tamam düğmesine basılır. İlk veri girildikten sonra Yeni Girdi komutu ile diğer veriler girilebilir.
Bu pencereden, veri giriş işlemleri tamamlandıktan sonra bu adres listesini kaydetmek için Tamam’ı tıklayarak Dosya Adı kutusuna veri kaynağı için dosya adı yazılır ve Kaydet düğmesi tıklanır.
Veri giriş formunu kapattıktan sonra karşımızdaki boş belgeye Mektup Formu oluşturulur.
Mektup formunu oluştururken Word 2010’un tüm özelliklerini kullanıp formu süsleyebilirsiniz. (Yazıtipi, paragraf biçimleme, kenarlık, gölgelendirme, resim veya Wordart ekleme gibi). İleri tıklandığında karşımıza yandaki gibi bir pencere gelir. Bu pencerede
mektubunuza eklemek istediğiniz bilgileri ekleyebilirsiniz.
Bilgisayar Tabanlı Bilgi/Veri Yönetimi I
Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 38
Mektup yazma işlemi bittiğinde İleri tıklanır.
Bu pencerede Mektuplarınızın ön izlemesine bakılabilir, sırasıyla diğer mektupların ön izlemesini görebilmek için Alıcı’nın yanında bulunan oklar tıklanır.
Veri kaynağına yeni kayıt eklenmek isteniyorsa, bunun için Değişiklikleri yap satırının altında bulunan Alıcı Listesini Düzenle seçilir. Veri formunda yeni kayıt girme, kayıt silme veya düzeltme yapılabilir.
Düzeltme işlemlerden sonra Adres Mektup Birleştir penceresinin altında bulunan İleri komutu tıklanır.
Yan tarafta bulunan pencere açılır. Mektupları
kişiselleştirmek için “Kişisel Mektupları Düzenle” seçeneği seçilir veya Yazdır komutu ile belgeler yazdırılabilir.
Seçenekler Adım Adım Adres Mektup Birleştirme sihirbazı
ile E posta İletileri, Zarflar, Etiketler veya Dizin oluşturulabilir.
Tablo Menüsü
Tablolar, satır ve sütunlardan ve bunların kesiştiği yerlerdeki hücrelerden oluşmaktadır. Word 2010’da belge içine bir tablo oluşturmak için 4 yol kullanılabilir.
Birincisi; Şerit üzerinden Ekle sekmesinden Tablo tıklanır. Yandaki görüntüde olduğu gibi istenilen satır ve sütun sayısı kadar farenin sol tuşuna basılı tutup sürüklenerek seçilir ve farenin sol tuşu bırakıldığında seçilen satır ve sütun sayısı kadar bir tablo ortaya çıkar.
İkincisi; Ekle sekmesinden Tablo seçeneğine girilip, yandaki görüntüde olduğu gibi, karşımıza gelen pencerede istenilen satır ve sütun sayısı yazılıp, ayrıca
Bilgisayar Tabanlı Bilgi/Veri Yönetimi I
Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 39
istenirse sütun genişlikleri de belirlenip Tamam düğmesine tıklanır. Aynı şekilde Hızlı Erişim Araç Çubuğunda bulunan Tablo komutu ile de aynı işlemler yapılabilir.
Üçüncüsü; Hızlı Erişim Araç Çubuğunda bulunan Tablo çiz seçenekleri ile de tablo çizilebilir.
Dördüncüsü; Ekle sekmesinden Tablo seçeneğin altında bulunan Excel Elektronik
Tablosu seçeneği kullanılarak excel formatında tablolar da eklenebilir.
İlk iki yöntemde tablonun satır ve sütunları hazır olarak karşımıza gelmektedir ve biz bu satırlar ve sütunlar üzerinde çalışırız.
Üçüncü yöntem, birleştirilmiş hücreleri çok olan karmaşık tablo çizimlerinde kullanılabilir.
Tablo oluşturulduktan sonra tablo üzerindeki gerekli düzenlemeleri tablo seçilip şerit üzerinde oluşan Tablo Araçları sekmesinden düzenlenebilir. Ayrıca tablo içerisinde yapılmak istenen birçok şey hücre seçilip farenin sağ tuşu tıklanarak yapılabilir.
Tablo Hücrelerine Bilgi Girişi ve Hücreler Arası Geçiş Nasıl Yapılır?
Tabloda sütun ve satırların oluşturduğu her bir kutucuğa hücre adı verilir.
Her hücreye bilgi girişi ayrı ayrı yapılır. Biçimlendirme, silme veya düzenleme gibi işlemler için her hücre bağımsız olarak değerlendirilmelidir. Örneğin; bir hücredeki metni kalın ve ortalı yazdığımızda bu durum diğer hücreleri etkilemez.
Bir hücreye metin girerken eğer metin o hücreye sığmıyorsa hücreyi aşağıya doğru genişletir. Yine hücre içinde enter tuşuna basıldığında hücre aşağıya doğru genişler.
Tab veya ok tuşu ile yana doğru hareket Aşağı ok tuşu ile
aşağı doğru hareket
Bilgisayar Tabanlı Bilgi/Veri Yönetimi I
Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 40
Tablo içinde imleci hücreler arasında hareket ettirmek için Tab tuşu, Ok tuşları kullanılabilir, fareyi istenilen hücreye tıklatarak da o hücreye geçilebilir.
Tablo İçinden Hücre, Satır, Sütun Seçmek Hücre Seçme
Bir tabloda istenilen bir veya birden çok hücreyi seçmek için klavye veya fareyi kullanabiliriz. Klavyeden hücreleri seçmek için istenilen hücreye gidilip Shift tuşuna basılı iken ok tuşları ile istenilen yöne doğru hücreler seçilir. Fare ile seçmek için fare işareti yandaki şekilde olduğu gibi seçilecek hücrenin sağ alt köşesinde ok şeklinde iken farenin sol tuşuna basılır veya birden çok hücre seçmek için basılı tutulup sürüklenir.