Conforme já mencionado anteriormente, a decisão estratégica pela implantação de um sistema de gestão da qualidade na organização é da Alta Direção.
Para uma organização funcionar de maneira eficaz e eficiente, ela tem que identificar e gerenciar um expressivo número de atividades interligadas, demandando uma abordagem de processos.
As instituições públicas, mesmo que não busquem a certificação ou atendimento a requisitos contratuais, que estejam focadas na melhoria contínua do seu desempenho global, para atingir o sucesso esperado, demandam uma gestão de forma sistemática e transparente.
Uma instituição orientada para o cliente define seus sistemas e processos de modo que possam ser claramente entendidos, gerenciados e melhorados, tanto em eficácia quanto em eficiência, assim como que assegurem uma operação eficaz, eficiente e com o devido controle dos seus processos, possibilitando determinar se o desempenho é satisfatório.
Dentro desse enfoque, buscar conhecer com mais detalhes as unidades funcionais da instituição, de maneira a se poder mapear sua estrutura global, o perfil da distribuição funcional dos colaboradores, seu quadro de talentos, o planejamento estratégico, bem como, um diagnóstico que aponte seus pontos fortes e fracos, deverá ser ponto de partida para a implementação de um sistema de gestão da qualidade.
Sabendo-se da conveniência de que a alta direção defina a documentação, com os respectivos registros necessários, de maneira que possa estabelecer, implementar e manter o sistema de gestão da qualidade, assim como que dê suporte ao funcionamento eficaz e eficiente dos processos da organização, devem ser efetivadas algumas considerações no sentido de que esta documentação satisfaça as necessidades dos clientes e atenda as expectativas das partes interessadas.
Como segundo passo, o qual trata da formatação das etapas do processo de implantação do sistema de gestão da qualidade na instituição, deve-se procurar levantar quais as ações estratégicas mais recentes voltadas para as reestruturações implementadas, estabelecer uma análise crítica acerca da necessidade de redefinição da visão, missão e da política da qualidade.
A possibilidade de implantação ou adequação de um plano de produtividade deve analisada, assim como a identificação clara e objetiva dos indicadores de desempenho do sistema proposto.
Promover reuniões específicas com cada unidade funcional propiciará a identificação das atuais e novas potencialidades, demandas, escopo de atuação e perspectivas de novos negócios, a parir da sensibilização e compreensão de que essas unidades, na realidade, podem ser vistas como unidades de negócios.
Elaborar um planejamento estratégico participativo, que contemple o envolvimento dos representantes de todas as unidades funcionais, operacionais e de suporte administrativo, dará consistência e legitimidade ao processo de implantação do sistema.
A alternativa de qualificação em agência executiva, da instituição interessada na implantação do sistema de gestão da qualidade, deverá ser analisada, tendo em vista as vantagens registradas pela experiência vivenciada, assim como pelas facilidades de gestão que a referida qualificação propicia às organizações públicas interessadas.
Um aspecto considerado de extrema importância para a assimilação de um sistema desse porte, que possa facilitar o envolvimento e promova o comprometimento, indispensáveis em iniciativas como essa, diz respeito à definição das ações a serem desenvolvidas para o estabelecimento de um clima que favoreça a confiança, motivação e o
comprometimento dos colaboradores no processo de implantação do sistema de gestão da qualidade e da sua certificação, se assim o for conveniente.
Dentro das responsabilidades da direção, sua liderança, comprometimento e o envolvimento são essenciais e, entre outras ações, que conduza a organização pautada em exemplos, com o fim de desenvolver a confiança, sempre comunicando os valores e o norte da organização, com respeito à qualidade e ao sistema de gestão da qualidade, criando, dessa maneira, um ambiente que encoraje o envolvimento e o desenvolvimento das pessoas e, garanta uma estrutura e os recursos demandados para apoiar os planos estratégicos da organização.
A esse propósito, a realização de reuniões específicas de sensibilização para a qualidade, com a participação de todo o quadro de pessoal da organização, o estabelecimento dos enfoques, objetivos da qualidade, indicadores de desempenho, formas de consecução, metas e recursos demandados para a viabilização do sistema, a criação de comitês da qualidade e dos 5 S's , formação de auditores internos da qualidade e, por último, ações de melhoria da auto-estima, contribuirão para o êxito da etapa em referência.
Com a realização desses eventos, fica explicitado que a direção leva em consideração os princípios da qualidade, demonstrando liderança e comprometimento através das seguintes atividades:
• compreensão das necessidades e expectativas atuais e futuras dos clientes, adicionalmente aos seus requisitos;
• promoção de políticas e objetivos para aumentar a conscientização, motivação e envolvimento das pessoas na organização;
• estabelecimento da melhoria contínua como um objetivo para os processos da organização;
• planejamento para o futuro da organização e gestão da mudança e;
• instalação de uma estrutura para alcançar a satisfação das partes interessadas. Logo em seguida, a promoção de uma análise crítica das ações e reações decorrentes da metodologia adotada, atendo-se ao clima motivacional alcançado, propiciará indicativos para correções de rumos e redefinição de estratégias mais adequadas às particularidades de cada caso, as quais culminarão com a definição das ações corretivas e preventivas necessárias para a implantação e consolidação do sistema de gestão da qualidade adotado.
Por fim, a Figura 4.11, sumariza a proposta de metodologia de ação para a implantação do sistema de gestão da qualidade em uma instituição pública, a partir do estudo
de caso realizado no Nutec, validado pelas evidências apresentadas, que se devidamente adequada, poderá subsidiar iniciativas com esse propósito em outras organizações similares.
Figura 4. 11 – Delineamento do processo de implementação do SGQ em uma instituição pública de PD&I (2006) Estrutura organizacional da instituição. Diagnóstico:
Fortalezas Oportunidades Fraquezas
Ameaças Planejamento estratégico da
instituição.
Levantamento das ações estratégicas com foco nas últimas reestruturações efetuadas.
Realização de reuniões específicas com cada unidade funcional objetivando identificar potencialidades, demandas, escopo e perspectivas de novos negócios.
Redefinição da visão, missão e definição da política da qualidade da instituição.
Elaboração do Planejamento Estratégico de forma participativa.
Identificação dos indicadores de desempenho
Ações empreendidas para o estabelecimento de um clima favorável à confiança, motivação e ao comprometimento dos colaboradores no processo de implantação do SGQ e na sua certificação.
Reuniões de sensibilização para a qualidade envolvendo todo o conjunto de colaboradores.
Quadro de pessoal da instituição.
Etapas da implantação do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).
Estabelecimento do Plano de Produtividade da instituição.
Elaboração do projeto de qualificação da instituição em Agência Executiva.
Criação dos Comitês da Qualidade e dos 5 S`s.
Formação de Auditores Internos da Qualidade. Estabelecimento dos enfoques, objetivos da
qualidade, indicadores de desempenho, formas de consecução, metas e recursos (BSC).
Melhoria da auto-estima através da realização de treinamento enfocando a cidadaniano ambiente de trabalho e suas relações com a melhoria contínua.
Análise crítica das ações e reações decorrentes da metodologia de implantação utilizada com foco no panorama motivacional observado.
Ações corretivas e preventivas com vistas à implantação do SGQ.