BİS 13.2
Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir.
BİS 13.3
Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır.
Bilgi ve iletiĢim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır.
BİS 13.5
Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır.
Yönetim Bilgi Sistemine ilişkin çalışmalar
Destek-2 Grubu tarafından devam etmektedir. 13.5.1
Başkanlık yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanarak uygulanacaktır. Birimler, faaliyet alanına giren konularda düzenli bilgi akışı sağlayacaklardır.
Destek Grubu-2 Tüm birimler
Yönetim Bigi Sistemi, Yönetim raporları
2016
BİS 13.6
Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir.
Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve
amaçları hakkında personeli bilgilendirmektedir. 13.6.1
Yöneticiler, Sayıştay Başkanlığının stratejik planında belirtilen, misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini, görev ve
sorumlulukları kapsamında ilgili personele bildirilme çalışmalarına devam edilecektir.
Başkanlık,
SGBB Tüm birimler
Birim iş planlarında yer alacak
performans hedefleri ve bu hedeflerin personele
duyurulmasına ilişkin birim içi toplantılar
2015
BİS 13.7
İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır.
Yatay ve dikey iletişimin düzeyi birimlere göre değişmekle birlikte, personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmeleri büyük ölçüde sağlanmaktadır.
13.7.1
Personelin değerlendirme, öneri ve sorunların belirlenebilmesi için elektronik ortamda öneri ve şikayet kutusu, anket formları, yüz yüze görüşmeyi sağlayacak toplantılar yapılacaktır.
Destek Grubu-2, Stratejik Planlama ve İç Kontrol Program Yöneticiliği
SGBB, İKBB
Memnuniyet anket formları - Dilek ve şikayetler- Personelin sorun, öneri ve değerlendirme iletim sistemi - toplantılar
2015
Standart Kod No
Kamu Ġç Kontrol Standardı ve
Genel ġartı Mevcut Durum Eylem
Kod No Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim ĠĢbirliği Yapılacak
Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma
Tarihi Açıklama
Bilgi ve iletiĢim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır.
4- BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM STANDARTLARI
BĠS14
BİS 14.1
İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans
programlarını kamuoyuna açıklamalıdır.
Tüm birimler adına amaçlar, hedefler, stratejiler, varlıklar, yükümlülükler ve performans programları kamuoyuna açıklanmaktadır.
14.1.1
Amaç, hedef, strateji, varlık, yükümlülük ve performans programlarının her yıl Başkanlığımız web sitesinde yayınlanması uygulamasına devam edilecektir
Başkanlık, SGBB
Stratejik Planlama ve İç Kontrol Program Yöneticiliği
İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır.
Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu her yıl düzenli olarak yayınlanmaktadır. 14.2.1
Sayıştay Başkanlığı bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları ile ikinci altı aya ilişkin beklentiler, hedefler ve faaliyetleri, Başkanlığımız web sitesinde yayımlanarak kamuoyuna açıklanmaya devam edilecektir.
Başkanlık, SGBB
Stratejik Planlama ve İç Kontrol Program Yöneticiliği,
Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu
2015-2016
BİS 14.3
Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır.
Birimlerin faaliyet sonuçları ve
değerlendirmeleri, idare faaliyet raporunda gösterilerek, Başkanlığımız web sitesinde yayımlanarak kamuoyuna duyurulmaktadır.
14.3.1
Birimlerin faaliyet sonuçları ve değerlendirmeleri, idare faaliyet raporunda gösterilmeye ve Başkanlığımız web sitesinde yayımlanarak duyurulmaya devam edilecektir.
Başkanlık,
SGBB Tüm birimler İdare faaliyet raporu 2015-2016
BİS 14.4
Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir.
Başkanlık genelinde yatay ve dikey raporlama bulunmakta olup; sistematik hale getirme çalışmaları devam etmektedir.
14.4.1
Birim içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenerek faaliyetlerin gözetimi sağlanacaktır. Görev ve faaliyetlere ilişkin hazırlanması gereken raporlar hakkında yazılı prosedürler hazırlanarak bilgilendirme toplantılarıyla tüm birim personelin bilgilendirilmesi sağlanacaktır.
Başkanlık,
SGBB Tüm birimler
Bilgi Yönetim Stratejisi,
Organizasyon ve İş Akış Şemaları, Yönetim Bilgi Sistemi
2015-2016 Raporlama: İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır.
Bilgi ve iletiĢim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır.
BĠS15
BİS 15.1
Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi
kapsamalıdır.
15.1.1
Gelen ve giden evrak ile iç yazışmaları kapsayacak EBYS’nin teknik altyapısı
tamamlanıp kuruluma hazır hale getirilecektir. Bu çerçevede, tüm birimler için geçerli standart bir kayıt, dosyalama ve arşivleme sistemi oluşturulacaktır.
Başkanlık, Destek Grubu-2
SGBB,
DHBB EBYS 2015
BİS 15.2
Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır.
15.2.1
EBYS'nin sahipliğini yapacak birim ve kullanan diğer tüm birimlerin personeline, sistemin kullanılması konusunda bilgilendirilme faaliyetleri düzenlenecek ve/veya eğitim verilecektir.
Sistemin sürekliliği ve güncelliğinin sağlanması için gerekli önlemler alınacaktır.
Başkanlık, Destek Grubu-2
DEGEM, SGBB, DHBB
Standart dosya planı EBYS kullanıcı kılavuzları, EBYS teknik kılavuzları
2015
BİS 15.3
Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve
korunmasını sağlamalıdır.
15.3.1 Kurulan sistem bilgi ve belgelerinin güvenliğini
sağlayacak kontroller içerecektir. Destek Grubu-2 Başkanlık
EBYS teknik kılavuzları, Yetkilendirme ve Erişim Kontrolleri, Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi
2015
BİS 15.4
Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır.
15.4.1 Kurulan sistem yasal mevzuat hükümlerine ve TS 13298 standardına uygun olacaktır.
Destek Grubu-2,
DHBB Başkanlık
Sayıştay Başkanlığı Evrak Yönetimi Usul ve Esasları, yazılıma İlişkin TSE Sertifikası
2015 Kayıt ve dosyalama sistemi: İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır.
Kayıt ve dosyalama sistemi tüm birimlerimizde uygulanmaktadır. Kısmi olarak elektronik ortamda yapılan kayıt ve dosyalama uygulamalarını sistematik hale getirmek için, tüm gelen ve giden evrak ile iç yazışmaları kapsayacak bir Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) kurulması çalışmaları devam etmektedir.
Standart Kod No
Kamu Ġç Kontrol Standardı ve
Genel ġartı Mevcut Durum Eylem
Kod No Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim ĠĢbirliği Yapılacak
Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma
Tarihi Açıklama
Bilgi ve iletiĢim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır.
4- BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM STANDARTLARI
BİS 15.5
Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir.
15.5.1
“EBYS Yönergesi” hazırlanacak ve “Arşiv Yönergesi” gözden geçirilerek yeni sistem çerçevesinde güncellenecektir.
Destek Grubu-2,
DHBB Tüm birimler EBYS Yönergesi,
Arşiv Yönergesi 2015
BİS 15.6
İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır.
15.6.1
Arşiv sistemi fiziki ve elektronik ortamda devam ettirilecek, elektronik ortamda olmayan arşivlerin elektronik ortama aktarılması çalışmaları başlatılacaktır. Bunun için Arşiv Yönetmeliğine uygun fiziki şartlar, ekipman ve eleman sağlanacaktır.
Başkanlık,
DHBB Destek Grubu-2
EBYS Yönergesi, Arşiv Yönergesi, Elektronik Ortama Aktarılmış Arşiv
2015-2016 Arşivleme mevcut durumda fiziki ortamda
yapılmaktadır. Kurulacak EBYS bünyesinde Başbakanlık Genelgesi ile zorunlu hale gelen Standart Dosya Planına uygun bir arşiv sistemi altyapısı oluşturulmuştur.
Bilgi ve iletiĢim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır.
BĠS16
BİS 16.1
Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır.
Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirimleri elektronik posta ve mektup yoluyla
gerçekleştirilmektedir.
16.1.1
Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzluk Bildirilmesine Dair Yönerge hazırlanacak ve personel bilgilendirilecektir.
Başkanlık, Destek
Grubu-5 Tüm birimler
Web modülü, Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzluk Bildirilmesine Dair Yönerge
2015
BİS 16.2
Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli
incelemeyi yapmalıdır.
Yöneticiler bildirilen hata, usulsüzlük ve
yolsuzluklara yönelik incelemeleri yapmaktadır. 16.2.1
Yöneticiler bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları mevzuat çerçevesinde
değerlendirerek gerekli işlemleri yapmaya devam edecektir.
Başkanlık, Destek Grubu-5, İKBB
Tüm yöneticiler İnceleme raporları 2015-2016
BİS 16.3
Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır.
Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamaktadır.
16.3.1
Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personelin bu bildiriminden dolayı herhangi bir olumsuz muameleyle karşılaşmaması için yöneticiler gerekli tedbirleri alacaktır.
Başkanlık, Destek Grubu-5, İKBB
Tüm yöneticiler
Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzluk Bildirilmesine Dair Yönerge, etik eğitimleri, iş tanımlarında yapılan referanslar
2015-2016 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi: İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır.
Standart Kod No
Kamu Ġç Kontrol Standardı ve
Genel ġartı Mevcut Durum Eylem
Kod No Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim ĠĢbirliği Yapılacak
Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma
Tarihi Açıklama
ĠS17
İS 17.1
İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir.
17.1.1
İç kontrol sisteminin işleyişine ilişkin periyodik aralıklarla yatay ve dikey anket çalışması yapılacaktır. Kurum içi ve kurum dışı faaliyetlere ilişkin şikayetler değerlendirilecektir. Yıllık faaliyet raporları değerlendirilerek stratejik planda belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğu
izlenecektir. Dış denetim raporları incelenecektir.
Bu doğrultuda bütün veriler dikkate alınarak genel bir değerlendirme yapılacaktır.
İç Kontrol ve Risk Yönlendirme Kurulu, SGBB
Tüm Birimler
İç Kontrol Sistemi Genel Değerlendirme Raporu
2015-2016
İS 17.2
İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin
belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir.
17.2.1
İç Kontrol Sistemine uygun kontrol yöntemleri belirlenerek izlenecektir. Ayrıca anket, şikayet, yıllık faaliyet raporları, stratejik planlar, dış denetim raporlarının izlenmesi ve
değerlendirilmesi sonucunda tespit edilen eksiklik, hata, usulsüzlük ve yolsuzluğa ilişkin düzenleyici ve düzeltici önlemlerin alınması sağlanacak olup bu konuya ilişkin rapor düzenlenecektir.
İç Kontrol ve Risk Yönlendirme Kurulu, SGBB
Stratejik Plan ve İç Kontrol Program Yöneticiliği
İç Kontrol Sistemi Genel Değerlendirme Raporu
2015-2016
İS 17.3
İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır.
17.3.1
İç Kontrol Sistemine, İç kontrolün
değerlendirilmesinde birimlerin karar verme ve yönetici konumunda olan personelinin katılımı sağlanacaktır.
Başkanlık, SGBB
Stratejik Plan ve İç Kontrol Program Yöneticiliği, Tüm Birimler
İç Kontrol Sistemi İzleme yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır.
17.4.1
İç Kontrol Sistemi hakkında yapılacak toplantılarla yöneticilerin görüşlerinin alınması sağlanacaktır.
Web sayfasında oluşturulan öneri ve şikayet kutusuna iletilen talep ve şikayetlerin
değerlendirilmesi sağlanacaktır. İç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar ilgili birim yöneticisiyle birlikte değerlendirilmesi sağlanacaktır.
İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu
2015-2016
5- ĠZLEME STANDARTLARI
Ġç kontrolün değerlendirilmesi: İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir.
İç Kontrol Sistemi kurulma çalışmaları devam etmekte olup 2015-2016 yılları için eylem planı oluşturulmuştur.
Ġç kontrolün değerlendirilmesi: İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir.
İS 17.5
İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır.
İç Kontrol Sistemi kurulma çalışmaları devam etmekte olup 2015-2016 yılları için eylem planı oluşturulmuştur.
17.5.1
İç Kontrol Sistemiyle ilgili yukarıda yapılan değerlendirmeler sonucunda alınması gereken önlemler belirlenecektir. Söz konusu önlemler için eylem planı oluşturulacaktır.
Başkanlık, Stratejik Planlama ve İç Kontrol Program Yöneticiliği, SGBB
İç Kontrol ve Risk Yönlendirme Kurulu
İç Kontrol Eylem
Planı 2016
Standart Kod No
Kamu Ġç Kontrol Standardı ve
Genel ġartı Mevcut Durum Eylem
Kod No Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim ĠĢbirliği Yapılacak
Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma
Tarihi Açıklama