Bütünleşik dinamik performans ölçüm modeli

Model, Ghalayini ve arkadaşları tarafından 1997 yılında bir işletmeyle işbirliği halinde geliştirilmiştir. Modelin amacı, işletmenin rekabet gücünü artırarak sürekli iyileştirme sağlamaktır. [35]. Bu model işletmenin üç temel fonksiyonel alanının bütünleşmesine dayanmaktadır. Bunlar yönetim, süreç iyileştirme takımı ve üretim bölümüdür. Bu

fonksiyonların bütünleşik anlamda ölçümü ve performanslarının geliştirilmesi üç farklı araç yardımıyla yapılmaktadır. IDPMS’de üç çeşit fonksiyon arasında üç çeşit bağlantı söz konusudur. Bunlardan ilki olan yönetim ve üretim bölümü arasındaki bağlantı; yönetimin, üretim bölümü için başarı alanlarını ve bu alanlar için uygun performans ölçülerini belirlemesi ile oluşmaktadır. Bu alanlar ve ölçüler, kurumsal stratejik planlama ve PMQ çıktıları tarafından belirlenmektedir. Üretim bölümü ve yönetim arasındaki bilgi akışı; günlük, haftalık veya aylık performans operatör/gözetmen raporlarının ilgili yönetim kademesine gönderilmesi şeklinde gerçekleşmektedir. Bu bağlantı; önemli performans ölçülerinin operatörler tarafından net bir şekilde anlaşılmasını ve ayrıca yönetimin farklı kademelerine, doğru zamanda doğru kararların almalarına yardımcı olacak gerçek zamanlı bilgi sağlamaktadır. İkinci olarak incelenen yönetim ve süreç iyileştirme takımları arasındaki bağlantı, yönetim tarafından başarı alanlarının ve ilgili performans ölçülerinin belirlenmesi amacıyla kullanılmaktadır. Aynı zamanda bu bağlantı, süreç iyileştirme takımları ve yönetimin iyileştirme çabalarından faydalanmak için birlikte çalışmasını da teşvik etmektedir. Son olarak süreç iyileştirme takımı ve üretim bölümü arasındaki bağlantı, performans standartlarının dinamikliğini desteklemektedir. Buna göre her bir planlama sürecinde, süreç iyileştirme takımları her bir aşama için kabul edilebilir performans standartları tanımlamakta ve bunları üretim bölümündeki operatör/gözetmenlere yollamaktadır. Sonuç olarak, süreç iyileştirme takımları üretim bölümü için performans standartlarını güncellemiş olmaktadır.

Buna karşılık, üretim bölümündeki operatör/gözetmenler süreç iyileştirme takımlarına bir geri bildirimde bulunmaktadır. Böylece üretim bölümü yaşadığı sorunlardan süreç iyileştirme takımlarına bildirilmesi gerekenleri de iletme imkânı bulmaktadır. Dolayısıyla bu bağlantı sürekli iyileştirme sürecini olanaklı hale getirmektedir. IDPMS Şekil 2.5 te gösterilmiştir.

Şekil 2.5. Bütünleşik dinamik performans ölçüm modeli [44]

IDPMS uygulamasına, performans ölçüm anketinin (PMQ) kullanılmasıyla başlanmaktadır. Bu aşamada PMQ; şirket yönetimi, tesis yönetimi ve süreç iyileştirme takım liderlerine uygulanmaktadır. PMQ’ dan elde edilen sonuçlar organizasyonun stratejisini ve ilgili performans ölçülerini geliştirmek için kullanılmaktadır. Aslında PMQ, Dixon vd. tarafından var olan performans ölçülerinin iyileşmeyi ne kadar etkilediğinin belirlenmesi ve organizasyonun ihtiyaçlarının tanımlanması için geliştirilmiştir. [44]. IDPMS’de kullanılan ikinci araç olan yarı ömür kavramı, süreç iyileştirme takımları tarafından makul performans hedeflerinin kurulmasını kolaylaştırmaktadır. Yarı ömür kavramı temel olarak, iyileştirme çabalarına konu olan herhangi bir kusur düzeyinin tahmin edilen orana düşürülmesi iddiasına dayanmaktadır. Süreç iyileştirme takımları, IDPMS’ deki yarı ömür kavramından makul bir planlama döneminin belirlenmesi ve beklenen gelişmelerin dönem içerisinde başarılması için faydalanmaktadır. Yarı ömür kavramı, üretim bölümü operatörlerine performans standartlarını sürekli güncellemenin arakasında yatan mantığı açıklamak için de kullanılmaktadır. Değiştirilmiş değer odaklı dönüş süresi diyagramı (MVFCT) IDPMS’ de kullanılan son araçtır. Bu diyagram, çalışan odaklı takımların süreç performansını bütünsel sistem perspektifinden yola çıkarak iyileştirebilmeleri için üretim süreçlerini basit ve doğru olarak modellemektedir. IDPMS’ nin prototip uygulaması dört adımı içermektedir. Bu adımlar şu şekilde sıralanmaktadır:

1. PMQ’dan çıkan sonuçlar hesaplanmakta, başarı alanları belirlenmekte ve performans ölçüleriyle ilişkilendirilmektedir,

2. Çeşitli alanlardaki başarı ve performans ölçüleri arasındaki ilişkiler tanımlanmaktadır,

3. İşletmeye yönelik belirli performans ölçüleri ve göstergeleri kurulmaktadır, 4. Sistemi geliştirici faaliyetler başlatılmaktadır.

PMQ’ nun sonuçlarına ve işletme çalışanlarıyla oluşturulan tartışmalara göre genel başarı alanları tanımlanmaktadır. Daha fazla analiz amacıyla her bir genel başarı alanı için spesifik başarı alanlarının listesi oluşturulmakta ve başarının belirtilen alanlarda ölçümünü destekleyici birtakım performans göstergeleri belirlenmektedir. [45] Aşağıdakiler, başarının tanımlanan genel sekiz alanıdır:

1) Müşteri tatmini

2) Müşterilerle bütünleşme

3) Kalite

4) Dağıtım

5) Üretim çevrim zamanı

6) Katma değer yaratmayan faaliyetlerin maliyeti

7) Süreç teknolojisi

8) Eğitim ve öğrenme

Dolayısıyla dinamik performans ölçüm sistemi aşağıdaki faktörleri içermelidir. [46].

a) Dış çevredeki gelişimleri ve değişiklikleri sürekli izleyen bir dış izleme sistemi, b) Belirli performans limitleri ve eşik değerlerine ulaşıldığında uyarı veren ve ikaz

sinyalleri olan ve iç çevredeki gelişimleri ve değişiklikleri sürekli izleyen bir iç izleme sistemi.

c) İç ve dış gözlemler tarafından tedarik edilen bilgiyi kullanan, tepe amaçlar ve önceliklerin sistem tarafından oluşturulduğu, içsel amaçlara ve önceliklere karar verilen bir gözden geçirme sistemi,

d) Revize edilen amaçları ve öncelikleri sistemdeki önemli kısımlara yayılımını sağlayan bir içsel yayılma sistemi.

İşletme birimi veya sürecinin mevcut çevresindeki değişikliklerin, bu birim veya sürecin genel amaçlarına en iyi katkıyı sağlayabilme biçimini etkilemesi oldukça muhtemel görünmektedir. Bundan dolayı, değişiklik gereksinimi her zaman organizasyonun tepesinden gelmemekte hatta çoğu zaman işletme birimi veya sürecinin mevcut durumu içindeki dışsal ve içsel değişiklikten kaynaklanmaktadır. Bu durum, Şekil 2.6 da verilen yapının bütün işletmeye ve her bir işletme birimine veya işletme sürecine uygulanmasını içermektedir.

Şekil 2.6. Dinamik performans ölçüm sistemleri modeli birim yapısı [46]