Bütçenin Yönetim Fonksiyonlarıyla İlişkisi

Yönetim insanlığın var oluşundan beri varlığını sürdürmektedir. Ortak bir amacı gerçek-leştirmek için bir araya gelmiş veya fiziken aynı mekanı paylaşan/paylaşmak zorunda olan insanların huzur ve sükünunu sağlamak ve varsa ortak amaçlarını gerçekleştirmek için yapılması gerekenleri ve uyulması gereken kuralları belirlemek için bir yönetim mekanizması oluşturulur. Bu yürüdüğümüz yoldan oturduğumuz mahalleye ve yaşadı-ğımız ülkeye kadar çeşitli organizasyonlar olarak kendini gösterir. Örneğin oturduğu-muz mahallenin bir muhtarı, yürüdüğümüz caddenin bir düzeni vardır, ülke yönetimi partilerin belli kurallarla girdikleri seçim sonrasında kazanan parti tarafından hükümet adı ile yönetilir. Yönetim her yerde karar alıcı ve yönlendiricidir. Kısa ve uzun vadeli hedefler koyar ve bunlara ulaşmak için çeşitli planlar yapar. Bu planlar fiziksel mekan-dan kaynak planlaması ve harcamaya kadar geniş bir yelpaze olarak karşımıza çıkar. Bir organizasyonun idaresi için yönetim çeşitli fonksiyonlar icra eder. Bu fonksiyonlar: - Planlama

- İşletmenin örgütlenmesi - Koordinasyon

- Yöneltme

- Kontrol, olarak belirlenmiştir.

Bütçe yönetim süreci ile iç içedir. Bütçeler bir planlama ve kontrol aracı olarak yöneti-cilere karar verme ve yöneticilerin hedeflerini tanımlama, koordine etme ve aralarında haberleşmeyi sağladıkları aşamada alternatifler arasından seçim yapma sürecini içine

alırlar (Wilsmore,1973:25). Bütçeler yönetimin tüm fonksiyonları ile ilişki içerisindedir. Bu ilişki yönetim fonksiyonları bazında şöyle özetlenebilir:

a) Planlama ve İşletme Bütçeleri

Plan önceden belirlenen bir amaca izlenecek yöntem ve ortaya konacak davranış biçimi olarak tanımlanabilir. Planlama ise, belirlenen amacı gerçekleştirmek için en iyi hareket şeklini seçme ve geliştirme şeklinde ortaya çıkan bilinçli bir süreçtir.

Planlama dar ve geniş olmak üzere iki anlamda ele alınabilir. Geniş anlamda planlama şimdiki veriler ve gelecekteki muhtemel gelişmelerin ışığında belli bir amaca ulaşmada izlenecek yolu gösteren bir süreç olarak tanımlanır.Dar anlamda planlama ise; neyin, ne zaman, nasıl, nerede ve kim tarafından yapılacağını önceden kararlaştırma süreci-dir”(www.ekodialog.com,24.12.2011,Yüngül,1998:1).

İşletme belirlediği hedefleri gerçekleştirmek üzere çeşitli planlamalar yapmaktadır. Büt-çe de hedeflerin gerBüt-çekleşmesine dair bir planlama dökümanıdır. BütBüt-çeleme işletmedeki genel planlama faaliyetinin bir kısmını oluşturur. Her şeyden önce işletmenin amaç ve hedeflerinin tespiti ile bütçelemeye başlanır. İşletmenin amaç ve hedeflerini uzun vadeli planı belirler (Türko,1994:182). Yönetimin fonksiyonlarından biri olan planlama genel bir planı işaret ederken bütçeleme belli bir zaman dilimi için bir kısmından bahsetmek-tedir. Büyükmirza’ya (2003:665) göre bütçenin planlamadaki asıl katkısı, dönemsel ça-lışmayı zorunlu hale dönüştürmesinden kaynaklanmaktadır. Öte yandan bütçenin başka bir üstün yanı derli toplu bir plan olmasıdır. Oysa bütçe niteliği taşımayan planlarda ki-mi hesapların üstün körü yapılmış olması, olayın bazı boyutlarının dikkate alınmamış bulunması, vb. gibi aksaklıklar çoğu kez kaçınılmazdır.

b) Örgütlenme ve İşletme Bütçeleri

Bütün işletmeler bir organizasyon olabilmek için örgütlenmeye ihtiyaç duyarlar. İşlet-menin yetki ve sorumlulukları belli birimleri, bu birimler arasındaki bağlılık ve ast üst ilişkisi kurulmadan işletmenin yaşama şansı yoktur. İşletmeler kurdukları bu örgütsel yapıdan yola çıkarak bütçelerini oluşturmalıdır. Çünkü herhangi bir görev yüklenmiş bi-rimin bunu yerine getirebilme yeteneği yanlış tahmin edilmişse toplam hedeflerin ger-çekleşmesinde negatif bir durum ortaya çıkabilecektir. Bu durum da örgüt yapısına göre bütçe hazırlama zorunluluğu yaratmaktadır.

c) Koordinasyon ve İşletme Bütçeleri

Koordinasyon, belli bir amaca ulaşmak için bu işi gerçekleştirmeye hasredilmiş bütün varlıkların arasında bir düzen ve uyum sağlama olarak tanımlanabilir. Haftacı (2010:17)’ya göre işletme bütçeleri açısından koordinasyon (uyumlaştırma), işletmenin genel planları ile ayrıntılı planları arasında dengenin sağlanması ve işletme içindeki çe-şitli faaliyetler arasında uygun ilişkilerin geliştirilmesi ve sürdürülmesi demektir. Bay-ram (2007:14), İşletme bütçelerinin üç ana unsuru olduğunu dile getirmektedir. Buna göre koordinasyonun birinci unsuru planlamadır. Bize göre de planlama bütçenin esas unsurudur. Çünkü bütçe de nihayetinde büyüklüğü farklı bir plandır. Bayram, ikinci un-sur olarak haberleşmeyi gösterir. Gerçekten de birimlerin birbirinden haberdar olması yürütülen planların amaca ulaşmasına katkıda bulunur. Sevgener ve Hacırüstemoğlu (2000:278) bütçe yönteminde planların, işletme bütçelerinde yer alması ve bunlara ait kopyaların yöneticilere dağıtılmasını sağlayarak etkin haberleşmeyi sağladığını savu-nurlar. Bayram’ın savunduğu üçüncü unsur devamlı koordinasyonun ve dönem boyunca günlük faaliyetlerin yürütülmesinde koordinasyonun sağlanmasıdır. Bunu da, bütçe yöntemi sahip olduğu kontrol teknikleri ile gerçekleştirir. Öte yandan bütçenin yürütül-mesi için koordinasyonun varlığı birimlerin sadece kendi alanlarındaki işlerin iyi yürü-mesi için veya kendi hedeflerinin tutması için değil tüm örgütün hedeflerinin tutması için çalışması anlamına gelir.

d) Yöneltme ve İşletme Bütçeleri

Planların iyi hazırlanıp, örgütün buna göre kurulmuş olması belirlenen görevleri doğru yapacak çalışanlar bulunmadıkça önemsizdir.

Yöneltme veya motivasyon fonksiyonu, örgütlenmiş hareketi başlatarak, mevcut kay-nakları akılcı ve etkin biçimde kullanarak, örgütlenmiş yapıyı önceden belirlenen amaç-lara yönlendirme işlevidir. Yöneltmenin özü, tüm örgüt üyelerinin, örgüt amaçlarının gerçekleştirilmesi doğrultusunda seferber edilmesidir ve bu da salt plan yapmakla, emir vermekle sağlanamaz, önemli olan söz konusu plan ve emirlerin uygulanmasıdır (Bay-ram, 2007: 16).

Her ne kadar günümüzde teknolojik üretim toplam üretimde gittikçe payını arttırıyor ise de kurulan organizasyonlar ve yapılan planlar neticede insan unsuruna dayalıdır.

Planla-ra inanan bir grubun harekete geçmesi hedeflerin gerçekleşmesini sağlar. Bu yüzden bütçe gösterdiği hedefler ve kurduğu yapı ile çalışanları motive etmeli, işlerini kolaylaş-tırmalı ve katılımcı bir gelişim göstererek yol gösterici olmalıdır.

e) Kontrol ve İşletme Bütçeleri

İşletme bütçesinin sayısal ve ölçülebilir hedefler koyması onun sonuçlarını ölçebilmesi-ni sağlar. Kontrol için de en önemli kriter eldeki hedeflerle onlara ulaşma derecesiölçebilmesi-ni gösteren sayısal veriler bulunmasıdır. Bu sayede döneminin sonunda rakamsal karşılaş-tırmalar yapılarak bütçeden sapmalar, hedeflere ulaşmada etkinlik, birim bazında ger-çekleşmeler, dönem içindeki yükseliş ve düşüşler hesaplanabilir. Bu hesaplamalar büt-çeyi işletmeyi sürekli kontrol eden bir araç haline getirir. Bütçe bu yönüyle tedbir alına-cak durumu yöneticiye sunar. “Örneğin büyük ve ani değişiklikler, harcamanın hedefe uygun, satışın hedeften sapmış olduğu belirlenirse işletmeyi hedefleri doğrultusunda ilerletmek için tedbir almak gerekir (Stutely, 2004:352).

Bütçe örgütü kontrol amacını kendisinin denetlenmesine borçludur. Bütçe denetiminin başarılı olabilmesi için aşağıdaki şartların gerçekleşmiş olması gerekir (Büyükmir-za,2003:666).

-Öngörülmüş koşullardaki değişmelere uyarlanabilen (esnek) ve sağlıklı bir bütçenin hazırlanmış olması,

-Fiili sonuçları bütçe ile aynı sınıflandırma düzeni içerisinde izleyen rasyonel bir muha-sebe yönteminin uygulanması,

-Bütçe sapmalarının bölümsel sorumlulukları yansıtabilecek şekilde hesaplanıp rapor edilmesini sağlayacak bir rapor yönteminin (sorumluluk muhasebesi) kurulmuş bulun-ması gerekir.