3. MALZEME TEMİNİ ŞARTLARI
3.1. Sipariş Yönetimi
Bölüm 2.2.3. İlk numune sayısı) ve beraberinde sunacağı dokümanlar (Bkz: Bölüm 2.2.2. PPF sunum seviyeleri) belirtilmektedir. MBT, ilk numune ve eşlik dokümanları ışığında daha önce belirlenmiş olan teknik şartları ve kalite gerekliliklerinin karşılanıp karşılanmadığını kontrol/test eder. Kontrol/test sonuçlarının MBT tarafından değerlendirilmesi ile birlikte, ilk numuneye dair nihai karar verilir. Böylelikle, ürünün doğrulanması süreci tamamlanmış olur.
Bu süreçte, tedarikçinin üreteceği ilk numune, seri üretim şartlarında ve seri üretimde kullanılacak kalıp, tertibat, ekipman ile üretilmiş olmalıdır. Deneme amacı ile MBT’ye gönderilen prototip parçalar, PPF onayı için esas alınmaz.
Üretim prosesinin onaylanmasında, ürünün doğrulanması ile benzer yol izlenmektedir. Üretim prosesinin doğrulanması için tedarikçi, ürünle ilgili üretim proseslerinin (Hammadde girişinden ürünün sevkiyatına kadar-ambalaj ve nakliye dahil-tüm aşamalar) yeterliliğini ve kontrol altında olduğunu kanıtlaması gerekmektedir. MBT tarafından oluşturulan ilk numune siparişinde (Bkz: Bölüm 3.1.
Sipariş Yönetimi), tedarikçinin hazırlaması gereken ilk numune sayısı (Bkz: Bölüm 2.2.3. İlk numune sayısı) ve beraberinde sunacağı dokümanlar (Bkz: Bölüm 2.2.2.
PPF sunum seviyeleri) belirtilmektedir. MBT, ilk numune ve eşlik dokümanları ışığında daha önce belirlenmiş olan teknik şartları ve kalite gerekliliklerini karşılanıp karşılanmadığını kontrol/test eder. Kontrol/test sonuçlarının MBT tarafından değerlendirilmesi ile birlikte, ilk numune sunumuna dair nihai karar verilir. Böylelikle, ürünün doğrulanması süreci tamamlanmış olur.
MBT, gerekli gördüğü hallerde “Üretim Prosesi ve Ürün Onay Süreci“ içerisinde, tedarikçinin proseslerini yerinde tetkik edebilir. Bu durumda, tetkik esnasında imal edilen parça, ilk numune olarak MBT’ye sunulmalıdır.
2.2.2. İlk numune sunum seviyeleri
Tedarikçi, ilk numune siparişi (Bkz: Bölüm 3.1. Sipariş Yönetimi) ile kendisine bildirilen
“PPF Sunum Seviyesi”ne (Bkz: MBST 13/18) göre talep edilen doküman, belge ve raporları MBT‘nin Tedarikçi Yönetimi Kısmı’na göndermekle yükümlüdür. MBT tarafından oluşturulan ilk numune siparişinde aksi belirtilmedikçe ‘Sunum seviyesi 2’
uygulanır.
2.2.3. İlk numune sayısı
PPF kapsamında ihtiyaç olan ilk numune sayısı, yapılacak kontrol ve testler dikkate alınarak MBT tarafından belirlenir. Bu sayı, ilk numune siparişi (Bkz: Bölüm 3.1.
Sipariş Yönetimi) ile tedarikçiye iletilir. Aksi belirtilmedikçe numune sayısı 5 adettir.
Seri imalat için birden fazla kalıp ve/veya çok gözlü kalıp kullanılacaksa, her bir kalıp ve her bir kalıp gözünden numune gönderilmelidir. Tedarikçi kendisine bildirilen miktarda numuneyi MBT’ye göndermekle yükümlüdür.
Gerek görülmesi halinde, MBT laboratuarlarında yapılacak malzeme testleri için (Bkz:
Bölüm 2.1.3. Test raporları) Tablo 2.1’de belirtilen adet ve ebatlarda test plakası ve çekme çubuğu tedarikçi tarafından hazırlanmalı ve MBT’ye gönderilmelidir.
Tablo 2.1. Test plakası ve çekme çubuğu ölçü ve miktarları
Malzeme Kapsam Numune ölçüleri Miktar
Metal Parçalar
yapabilen tedarikçiler için) 50X100 mm plaka (OES) 1 adet
(Çekme çubuğu yapabilen 200X200X4 mm boy yönünde 4 adet 200X300X4 mm boya
Boyalı Parçalar (Aynı şartlarda boyanmış) 100X200Xparça et kalınlığı 5 adet
2.2.4. İlk numune siparişi
İlk numune siparişi, MBT Satın Alma Bölümü tarafından belirlenmiş olan yöntemler (E-Mail, Tedarikçi Portali, Faks, EDI vb) ile yazılı olarak tedarikçiye iletilir. İlk numune sipariş numarası “2045xxxxxx” formatındadır (Bkz: Bölüm 3.1. Sipariş Yönetimi).
2.2.5. İlk numune sevkiyatı
PPF için hazırlanan numuneler, sipariş mektubunda belirtilen miktar ve terminlerde, belirtilen adrese sevk edilmelidir. Sevk irsaliyesinin üzerinde de “İlk Numune” ibaresi ve “Sipariş Numarası” mutlaka belirtilmiş olmalıdır.
İlk numuneler seri sevkiyat kapsamındaki parçaların sevkiyatından kesinlikle ayrı tutulup, ayrı ambalajda / palette gönderilmelidir. Üzerinde ‘İlk Numune’ ibaresi ve
‘Sipariş Numarası’ yazılı etiket kullanılmalıdır.
Numune parçaların üzerinde bulunacak etiketlerde ve ilk numune kontrol raporlarında aşağıdaki bilgiler mutlaka belirtilmelidir:
MBT parça numarası ve MBT resim numarası,
Parça adı,
Resim değişiklik numarası (ZGS) ve değişiklik tarihi,
Tedarikçi adı.
Tedarikçi MBT siparişine göre hazırladığı, ıslak imzalı ilk numune rapor ve dokümanlarını içeren, PPF sunum dosyasını MBT’ye iletmeden önce; dijital platformda da gönderimi hususunda Tedarikçi Yönetimi Kısmı’ndaki iletişim partneri ile mutabık kalmalıdır.
2.2.6. İlk numune dosyası
İlk numune kontrol raporu ve kapak sayfası form ve içerik olarak VDA 2 Madde 4’te gösterildiği şekilde olmalıdır.
Kapak Sayfa: İlk numune kontrol raporu kapak sayfası, tedarikçi tarafından eksiksiz doldurulup imzalanmalıdır.
Numuneler herhangi bir sebeple seri üretim şartları, seri üretim kalıp ve tertibatları yerine; geçici kalıp/tertibatlarla üretilmişse, bu durum numune kontrol raporunun kapak sayfasında "Geçici kalıp/tertibatlarla üretilmiştir." ibaresi ile belirtilmelidir. Seri kalıp/tertibatla üretilmiş numune termini de mutlaka bildirilmelidir. Ancak, bu sunum yalnızca MBT onayı alınarak gerçekleştirilebilir.
Ölçü Kontrol Raporu: Daimler AG veya MBT onaylı teknik resim veya teknik data üzerinde ölçüm noktaları sıra ile numaralandırılmalıdır. Ölçüm raporu, bu sıralamaya göre doldurulmalıdır. Teknik datada öngörülen değer, tedarikçi tarafından ölçülen değer, toleranslar, tedarikçi tarafından ölçüm yapılan ekipmanın numarası ve ilgili normlar, ölçüm raporunda mutlaka belirtilmelidir. Numaralandırılmış teknik resim/data, ölçü kontrol raporuna ek olarak MBT’ye sunulmalıdır. Sipariş mektubunda bildirilen adetteki tüm numuneler ölçü kontrolüne tabi tutulmalı ve sonuçları paylaşılmalıdır.
Test-Analiz Raporları:
Malzeme Analiz Raporu: Tedarikçi malzeme spektleri belirtilmiş her parça için malzeme analiz raporu sunmalıdır.
Malzeme analizi raporunda; ilgili normlarda (DIN, EVO, EN, ISO vb) ve DBL’lerde öngörülen değerler ve toleranslar, numune üzerinden alınan güncel değerler karşılaştırmalı olarak gösterilmelidir. Test veya deneylerin hangi normlara göre yapıldığı da raporda mutlaka belirtilmelidir.
Eğer malzeme spektlerini tanımlayan bir talimat, norm veya DBL yoksa; tedarikçi hazırladığı numune üzerinden alınan değerleri, bu değerlerin oluşması için gerekli koşulları (proses parametrelerini) belirleyip dokümante etmelidir. Belirlenen ve kayıt edilen numune koşullarının seri üretim aşamasında da sağlanması tedarikçi tarafından garanti altına alınmalıdır.
Yüzey Koruma Test Raporu: Tedarikçi parça yüzeyine uygulanan koruma için test raporu sunmalıdır.
Yüzey koruma test raporunda; ilgili normlarda yüzey koruma kalitesi ve dayanıklılığına ilişkin değerler karşılaştırmalı olarak gösterilmelidir. Testlerin hangi normlara göre yapıldığı raporda mutlaka belirtilmelidir.
Fonksiyon Test Raporu: Tedarikçi fonksiyonellik spektleri teknik dokümanlarda belirtilmiş her parça için fonksiyon test raporu sunmalıdır. Fonksiyon test raporunda;
parçaya ait teknik dokümanlarda bulunan öngörü değerler ve toleranslar, numune üzerinde yapılan test sonuçları karşılaştırılmalı olarak gösterilmelidir.
Teknik şartnamelerde belirtilmiş tüm spekifikasyonlar ile ilgili fonksiyon testleri gerçekleştirilmeli ve kanıtlanabilecek şekilde dokümante edilmelidir.
2.2.7. Proses yeterliliği
Tedarikçi, ürün karakteristiklerinden (kritik ürün parametreleri) hareketle proses karakteristiklerini (kritik proses parametreleri) belirlemeli ve bunların yeterlilik analizleri yapılmalıdır. (Bkz: VDA Kitapçığı, Band 4)
Tedarikçi, ürünün üretiminde kullanacağı makine ve techizatların seçimini, belirlenen proses karakteristiklerinin sürekli yeterliliklerini garanti edecek şekilde yapmalıdır.
Proses yeterliliği olarak öngörülen minimum değerler Tablo 2.2’deki gibidir:
Tablo 2.2. Proses yeterlilikleri
Ön seri ve/veya numune aşaması Cmk ≥ 2,00
Geçici üretimler Ppk ≥ 1,67
Seri üretim Cpk ≥ 1,67
Proses yeterlilik analizi, ürünle ilgili ardışık tüm prosesler için yapılmalıdır.
Kararsız/yetersiz prosesle karşılaşıldığında, öngörülen ve gerçekleştirilen düzeltici faaliyetler ve alınan önlemler kayıt altına alınmalıdır.
2.2.8. FMEA
Tedarikçinin, ürünle ilgili proseslerinde olası riskleri önceden tespit etmesi; bu risklerden doğabilecek olası hatalar meydana gelmeden karşı önlem alması gerekmektedir. Tedarikçinin risk analizini VDA Kitapçığı Band 4’te belirtildiği şekilde FMEA yöntemi ile yapması gerekmektedir.
2.2.9. Üretim prosesi ve ürün onayının raporlanması
Tedarikçi tarafından gönderilen ilk numuneler ve ilk numune dosyasındaki dokümanlar, MBT Tedarikçi Yönetimi Kısmı tarafından incelenir. İnceleme neticesinde, “Üretim Prosesi ve Ürün Onayı”na ilişkin karar alınır. Gerekli hallerde tedarikçi lokasyonunda yapılan PPF denetiminin sonucu da kararı etkileyebilir. Karara ilişkin oluşturulan ‘Üretim Prosesi ve Ürün Onay Raporu’ tedarikçiye iletilerek süreç tamamlanır.
Verilen karar aşağıdaki şekillerde olabilir:
Kabul: Ürün, öngörülen kalite ve teknik şartları karşılamakta, seri sevkiyata başlanabilir.
Şartlı Kabul: Ürün, öngörülen kalite ve teknik şartları kısmen karşılamakta, raporda ‘*) giderilmek şartı ile’ belirtilen hata, sapma veya uygunsuzluk seri sevkiyata başlarken (veya özel durumlarda Tedarikçi Yönetimi/Kalite grubu ile tedarikçi arasında belirlenecek termine kadar) giderilmiş olmalıdır.
Ret: Ürün, öngörülen kalite ve teknik şartları karşılamamakta, seri sevkiyata başlanamaz. En kısa sürede tüm hataların giderildiği yeni numune (öngörülen dokümanlar ile birlikte) gönderilmesi gerekir.
2.3. Seri Sevkiyat
MBT sevkiyatları kontrolsüz kabul etmeyi hedeflemektedir. Tedarikçi, bu hedef doğrultusunda hatasız (sıfır hata) ürün sevk etmekle yükümlüdür. Tedarikçi, sevkiyat kalitesini yeterli düzeye getirmeli ve sürekliliğini uygun Kalite Yönetim Sistemi ile garanti altına almalıdır (Bkz. Bölüm 2.4. Kalite Yönetim Sistemi).
Sıfır hata kriterinden herhangi veya olası bir sapma durumunda tedarikçi bunu derhal MBT Tedarikçi Yönetimi Kısmı’na bildirmekle yükümlüdür.
Tedarikçi, MBT’ye sevk ettiği ürünlere ait kontrol planlarında belirtildiği şekilde, ürün özel karakteristiklerinin ve üretim proses parametrelerinin kontrollerini yapmalı;
kontrol yöntemi ve sonuçlarını rapor haline getirerek dokümante etmelidir.
Dokümanlar MBT tarafından belirlenmiş koşullar doğrultusunda tedarikçi tarafından saklanmalıdır (Bkz: Bölüm 1.6 Doküman ve Kayıtların Saklanması). Özel olarak talep edildiği durumlarda her sevkiyatla birlikte son kontrol raporları MBT'ye göndermelidir.
Ömürlü ürünlerde malzemelerin son kullanım tarihleri ile ilgili dokümanları MBT’ye göndermelidir.
Tedarikçi, alt tedarikçilerden temin ettiği ürünlerin/malzemelerin kalitesinden de sorumludur.
MBT, tedarikçilerinin kaliteyi güvence altına tutmak için aldığı önlemlerini inceleme ve değerlendirme, gerekli gördüğü iyileştirmeleri talep etme yetkisine sahiptir. Tespit edilen zayıf noktalar için gereken iyileştirme faaliyetlerinin belirlenmesinden ve yerine getirilmesinden tedarikçinin kendisi sorumludur.
2.4. Kalite Yönetim Sistemi
Tedarikçi, MBT’ye sevk ettiği ürünlere ilişkin öngörülen kalite seviyesinin sürekliliğini sağlayabilmesi için, uygun bir Kalite Yönetim Sistemi kurmalı ve uygulamalıdır.
Uygulanan Kalite Yönetim Sistemi, güncel IATF 16949 standardına göre ve IATF tarafından akredite bir kuruluşça tarafından belgelendirilmiş olmalıdır.
Tedarikçi, iç denetim sürecini (Sistem, ürün, lay-out vb) minimum IATF 16949 gerekliliklerini karşılayacak şekilde oluşturmalıdır. Denetim sonucunda, bulgu olması halinde gerekli aksiyonları almalı ve aksiyon takiplerini yaparak uygunsuzlukları
ortadan kaldırmalıdır. İç denetim sürecinde, IATF 16949 iç denetimi üzerine eğitilmiş kişiler görev almalıdır.
Tedarikçi, kendisinin tedarik ettiği kapsamı da kendi Kalite Yönetim Sistemine tümüyle entegre etmek zorunluluğundadır ve kendi alt tedarikçilerini düzenli bir şekilde denetlemekle yükümlüdür. Tedarikçinin bu yükümlülüğü, alt tedarikçinin MBT tarafından belirlenmiş veya önerilmiş olduğu durumlarda da geçerlidir.
2.4.1. Sıfır hata stratejisi
Tedarikçi, oluşturduğu Kalite Yönetim Sistemi ile üründe sıfır hatayı sağlamalı ve sürdürülebilir kılmalıdır.
Tedarikçi; teknik şartnameler, normlar ve MBT tarafından iletilmiş diğer bilgiler ışığında ürünün ve üretim prosesinin özel karakteristiklerini/parametrelerini doğru belirlemekle ve üretim ekipmanlarını, kontrol metotlarını ve ölçme sistemini sıfır hatayı garanti eder duruma getirmekle ve sürekliliğini sağlamakla yükümlüdür.
2.4.2. Makina ve proses yeterliliği
Tedarikçi üretim ekipmanlarının, tüm ürün ve proses karakteristiklerini dikkate alarak yeterli ve uygun olduklarını kanıtlayan analizler yapmalı ve dokümante etmelidir.
(Referans: VDA Kitapçığı, Band 4)
Makina yeterliliğinde hedeflenen değer Cmk ≥ 2,0 Proses yeterliliğinde hedeflenen değer Cpk ≥ 1,67 dir.
Bu analizlerin amacı oluşturulacak kontrol mekanizmaları ile yetenekli olmayan proseslerin ve hatalı sevkiyatların önüne geçmek olmalıdır. Elde edilen sonuçlar doğrultusunda gerekiyorsa %100 kontrol devreye alınarak sıfır hata garanti edilmelidir. Tedarikçi aynı zamanda kontrol sonuçlarıyla ilgili trendi takip etmeli ve anormallikleri saptamak için erken uyarı sistemleri geliştirmelidir.
2.5. Çevresel Etkiler / Çevreyle Uyumluluk
Tedarikçi MBT için ürettiği ürünle ilgili;
Hammadde / malzeme alımı,
Üretim prosesi,
Üretilen ürünün MBT’ye sevk edilmesi,
Sevk edilen ürünün MBT dahilindeki proseslerde kullanımı,
Ürünün müşteride kullanımım ve ömrünü tamamlaması
aşamalarında “hayat döngüsü – life cycle assessment” kapsamını dikkate alarak ilgili norm, standart, talimat ve yasal yönetmeliklere uygun hareket etmeli, çevreye yaptığı çevresel etkileri tanımlamalıdır.
Tedarikçi,
MBT için ürettiği ürünle ilgili hammadde ve malzeme alımında, DBL 8585’e uygun davranmalı, bu normda tanımlanmış, yasaklı malzemeleri almamalı ve/veya belirtilen limitlere uygun temin etmelidir.
MBT için ürettiği ürünün üretim prosesinde DBL 6714’e uygun davranmalı, üretim esnasında yasaklı malzeme, kimyasal vb. kullanmamalı ve/veya normda belirtilen limitlerde kullanmalıdır.
MBT’ ye sevk ettiği ürün “tehlikeli maddeler” sınıfına giriyorsa, bunun “Tehlikeli maddelerin karayolu ile taşınması yönetmeliği “ (Resmi Gazete No: 15742 ve 26479)’ e göre taşınmasını güvence altına almalıdır.
Gönderilen ürünün MBT içinde bekletilmesi ve kullanımı esnasında oluşabilecek çevresel etkileri hakkında MBT’nin ilgili Kalite Güvence ve Ambar Yönetimi birimlerine bilgi vermekle yükümlüdür.
3. MALZEME TEMİNİ ŞARTLARI 3.1. Sipariş Yönetimi
MBT’nin üretimi için gerekli malzemelere yönelik 3 farklı sipariş yöntemi vardır:
2045 ile başlayan siparişler; ilk numune siparişleridir. MBT, ilk numune sunumu için gerekli gördüğü evrakları ve ilk numune miktarını, bu sipariş mektubu içerisinde bildirmektedir.
1545 ile başlayan siparişler; KSW, önseri, tamir vb sözleşmesi olmayan malzemeler içindir.
55 ile başlayan siparişler; sözleşmesi olan malzemeler içindir.
MBT siparişleri; E-Mail, Tedarikçi Portali, EDI, Fax vb araçlar ile tedarikçiye iletir.
Tedarikçi, siparişteki tarih ve adetleri kontrol ederek, siparişe yazılı olarak (E-mail, tedarikçi portali vb) teyit vermekle yükümlüdür. Tedarikçi ilk numune siparişleri ve sözleşmesi olmayan malzemelerin siparişleri için 5 işgünü; sözleşmesi olan siparişler için 10 iş günü içerisinde teyit eder. Bu süre içerisinde teyit edilmeyen siparişler otomatik olarak kabul edilerek işleme alınır.
MBT, teslim tarihini ve sipariş miktarlarını tedarikçiyle mutabık kalınan temin süresi içerisinde kendi takdir yetkisi ile değiştirebilir.
Tedarikçiye açılan siparişler için ihtiyaç olan alt malzemelerin satıcısı MBT ise, bu malzemelerin tedarik süresine uygun şekilde MBT’den tedarik edilmesinden tedarikçi sorumludur.
Tedarikçi sevk programı, tekil sipariş ve numune siparişini miktar ve/veya tarih açısından karşılayamayacağı durumda, MBT’deki ilgili partnerini yazılı olarak bilgilendirmelidir.
3.1.1. Üretim, planlama ve sevk parametreleri
Teslimat süresi, tedarikçinin bir malzemenin siparişini aldığı günden, malzemeyi sevkiyata hazır hale getirmesine kadar geçen takvim günü sayısıdır. Tedarikçi her malzemenin teslimat süresini MBT Tedarikçi Yönetimi Kısmı’na bildirmekle
yükümlüdür. Tedarikçi, yeni bir parça için numune onayını aldıktan sonraki ilk 2 iş günü içerisinde ilgili parçanın teslimat süresini e-mail ile bildirir. Eğer tedarikçi bu süreyi daha önceden belirleyebiliyorsa, numune onayını beklemeden de bildirimi yapabilir. Tedarikçi teslimat süresini MBT Tedarikçi Yönetimi Kısmı’na bildirmezse, bu süre 1 gün olarak kabul edilir. Tedarikçi teslimat sürelerini tek taraflı değiştiremez.
Değişiklik talepleri ancak tedarikçi ve MBT’nin mutabakatı neticesinde geçerli olur.
Tedarikçi, parça bazında minimum sipariş miktarını belirlemeli ve miktar ile ilgili MBT Tedarikçi Yönetimi Kısmı mutabakat sağlamalıdır.
Tedarikçi teklif verdiği parça ile ilgili (bütünleşik) kapasitesini teklifinde belirtmelidir.
Tedarikçi satınalma sözleşmesinde belirtilen (bütünleşik) kapasitesinin üzerinde bir sipariş aldığı takdirde MBT Tedarikçi Yönetimi Kısmı’nı bilgilendirmelidir ve mutabakat sağlamalıdır. Sözleşmede kapasite belirtilmediği takdirde, kapasite sınırlaması olmadığı kabul edilmektedir.
MBT Tedarikçi Yönetimi Kısmı gerekli hallerde tedarikçiden parça bazında yarı mamul veya bitmiş ürün olarak, tedarikçi bünyesinde, emniyet stoğu tutmasını isteyebilir.
MBT Tedarikçi Yönetimi Kısmı tutulması istenen emniyet stoğunun mutabakatını tedarikçi ile yapar.
Tedarikçi, yukarıda mutabakatı sağlanan şartlara uygun olmayan siparişlerin üretimi için oluşabilecek muhtemel ilave maliyetleri, MBT Tedarikçi Yönetimi Kısmı gerekçelerini yazı ile bildirip, mutabakat sağlamalıdır.
Tedarikçi, tedarik sürekliliğini garanti altına almak ve MBT’ye sunulan hizmetlerin sekteye uğramaması amacıyla; MBT ile ilk çalışmaya başladığı andan itibaren acil durum planı (Alternatif makine, alternatif tedarikçi, doğal afetler vb) oluşturmalı ve MBT Tedarikçi Yönetimi Kısmı paylaşmalıdır. Gerekli hallerde bu acil planı uygulamalıdır. Değişiklik olması halinde, MBT Tedarikçi Yönetimi Kısmı bilgilendirilmelidir.