As questões deste bloco versarão sobre as competências e habilidades identificadas pelos gestores, bem como aquelas que eles acreditam faltar ou que acham que podem melhorar o desempenho dos profissionais na Instituição.
Perguntou-se aos gestores quais as competências que poderiam identificar no secretário executivo que atua em seu setor. Todos identificaram pelo menos três competências em suas respostas. Os itens mais citados, porém, foram: profissionais proativos, com capacidade para tomada de decisão, capacidade de comunicação e liderança, atuando, portanto, como co-gestores.
Questões técnicas como atendimento ao público, boa redação oficial, organização de eventos, organização de reuniões, cerimonial, organização de informações de forma rápida, iniciativa com vistas à solução de problemas, bem como uso de linguajar apropriado, excelente relacionamento interpessoal, vestimentas adequadas ao ambiente de trabalho, interesse em boas condições de trabalho, dentre outros, também figuraram nas respostas como competências.
Nas competências e habilidades dos profissionais de secretariado perpassam a assessoria, a consultoria, o empreendedorismo e a gestão. Todos são definidos pelas Diretrizes em seu artigo 4º, subdivido em 13 itens, ao determinar que o curso de graduação deva possibilitar a formação profissional que revele a capacidade de articulação e emprego de raciocínio lógico, crítico e analítico; visão generalista da organização, sólido domínio sobre planejamento, organização, controle e direção; gestão, liderança, gerenciamento da informação e domínio tecnológico; ética, criatividade, iniciativa, determinação e empreendedorismo. “Essas são as competências e habilidades essenciais que o profissional de secretariado deve adquirir para garantir o pleno exercício profissional, a dignidade e a identidade da profissão” (LIEUTHIER, 2004/2005, p. 9).
Chega-se à conclusão, porém, de que os secretários executivos atuantes na UFC congregam estas competências e têm capacidade para atender as exigências da Instituição.
Como último item, perguntou-se que sugestões apresentavam para que o secretário executivo desempenhasse melhor o seu papel e atendesse bem a unidade e a Instituição.
Este item revela sugestões diversificadas, algumas das quais versam sobre as capacidades que faltam ao profissional sem formação naquele quesito contemplado; outras esbarraram em uma cultura arraigada, difícil de mudar.
Três dos sete gestores disseram que os secretários executivos deveriam dominar a língua inglesa; falta-lhes esta habilidade, imprescindível no momento da redação de documentos ou no atendimento telefônico de uma ligação internacional.
Três gestores informaram que o secretário deveria ter uma visão geral acadêmica e institucional; conhecer a instituição, entendendo suas principais atividades que perpassam o ensino, a pesquisa e a extensão.
O que eu vejo que é prioritário, não só para o Secretário Executivo, mas principalmente para ele, pela proximidade que trabalha com o gestor, pela proximidade da pessoa ou das pessoas, da equipe que toma as decisões estratégicas, é que conheça a instituição; então, é necessária quando receber o grupo recém-ingresso proveniente dos concursos públicos ou transferências, que essas pessoas vejam a Universidade, que elas leiam sobre a instituição; saber onde as coisas existem; saber quais são os gestores; saber sobre o nosso tripé de extensão, pesquisa e ensino; saber exatamente qual a missão, a visão daquela unidade onde vai estar lotado, para saber se a pessoa realmente se encaixa no perfil exigido para aquela unidade; porque muitas vezes são colocadas pessoas nas unidades que não tem o perfil exigido; então, o gestor fica numa situação delicada, porque é um profissional que está chegando; a gente tem que saber receber, tem que abrigar; tem que ir mostrando a instituição como um todo, mas ao mesmo tempo, em paralelo, você não pode deixar a coisa parar (GESTOR 2). Um dos gestores possui visão mais ampla e filosófica, pois acredita faltar, não só ao secretário mas também aos servidores em geral, é o entendimento de que a Universidade é um bem público, “um bem nacional, que deve ser defendida” (GESTOR 3). Acredita, também, que se deve ter uma compreensão de que o servidor está ali para atender bem as pessoas, o que ele acredita não acontecer sempre.
Outro fator importante citado recai sobre autonomia. Dentre os gestores que indicaram a falta da língua inglesa como uma sugestão para um melhor desempenho, também citaram que o secretário executivo deveria ter mais autonomia, principalmente na gestão de documentos.
[...] eu acho assim, que tem muitos documentos, muita coisa que tem aqui na Universidade, que não precisaria passar para a Direção da Faculdade; eu acho que o Secretário Executivo poderia resolver isso muito bem, como também o Secretário Administrativo; [...] eu acho que deveria a instituição disciplinar algumas regras de que o Secretário poderia o processo correr ali; dali ir para outro canto, não precisava passar para o Diretor, porque, então, o Diretor teria mais tempo para olhar a unidade acadêmica do que administrativa, porque, às vezes, eu acho que a gente se preocupa muito com problemas administrativos [...] (GESTOR 7).
No que concerne à sugestão do domínio da língua inglesa, esta é uma condição importante para o desenvolvimento do profissional e sua atuação, principalmente em uma instituição pública.
VI – domínio dos recursos de expressão e de comunicação compatíveis com o exercício profissional, inclusive nos processos de negociação e nas comunicações interpessoais ou intergrupais;
IX – gerenciamento de informações, assegurando uniformidade e referencial para diferentes usuários;
A integralização curricular do Curso de Secretariado Executivo da UFC passou por uma readequação e, em 2007.1., começou a vigorar a integralização que privilegia língua inglesa em seis dos oito semestres do curso, garantindo a possibilidade do aprendizado desse código. Na integralização curricular anterior, do ano de 1995.2, este aprendizado já ficou comprometido, haja vista que a disciplina de Inglês Instrumental era disponibilizada em apenas dois dos oito semestres do curso.
As demais sugestões poderão ocorrer com uma mudança cultural dentro da Instituição, uma ambientação adequada aos novos servidores, o que poderia minimizar tais inabilidades.
O profissional, contudo, não pode deixar que isso prejudique seu desempenho, há de se inteirar dos processos gerenciais da instituição, conhecer seus aspectos organizacionais para que possa atender bem a unidade e a Instituição como um todo.