Örgüt Kültürünün Oluşmasında Örgütsel Hafızanın Etkisi

Örgütsel kültür, problemlerin çözümü olarak kabul edilen davranış ve normları şekillendiren, paylaşılan değerler ve inançlar bütünü olarak tanımlanır. Benzer şekilde Schein kültürü, yeni üyelerin doğru yolu kavramalarını, düşünmelerini ve ilişkileri irdelemelerini sağlayan problemlerin tutarlı çözümlerinin vücut bulması şeklinde tanımlar. Bu paylaşılan kabuller, değerler, beklentiler, incelemeler ve normlar örgütü bir arada tutar. Düzenli yapılara hayat veren örgütün süreçlerinin iyileştirilmesi kolektif değerlerin ve modellerin anlam kazanması ile sağlanır. Örgütsel hafıza bu açıdan örgütün hedeflerine ulaşmak için kendi kendini yönettiği ve sorunlarına çözüm bulduğu davranış şekli olarak düşünülebilir. Buna ek olarak örgütsel kültür bütünleştiricidir, tarihe dayanır, sosyal olarak yapılandırılır ve değişmesi zor olan bir yapıdır.

Daha önce de irdelendiği gibi bilgi iki türde varlığını sürdürür. Bunlar sübjektif ve taşınması zor olan örtülü bilgi, objektif ve kolayca iletilebilen açık bilgidir. Öğrenme ile açık bilginin örtülü bilgiye dönüşmesi gibi bilgi bir türden diğer türe geçebilir. Bilgi yönetimi için kısmen de olsa kullanılan pek çok teknik çözüm vardır. Doküman yönetim sistemleri, elektronik postalar veya iş akış yönetim sistemleri bunlara örnek olarak gösterilebilir.

Daha gerçekçi bir yaklaşım Stain ve Zwass(1995)’ın tanıttığı Örgütsel Hafıza Sistemlerinde ele alınmıştır. Bu yaklaşımda geçmiş ve mevcut bilgi gelecekte kullanılmak üzere açık bilgiye çevrilecek şekilde kaynaştırılır.

Şekil 7 : Bilgi Çeşitleri ve Örgütsel Hafıza

Kaynak : Lemken, Kahler ve Rittenbruch 1999:3

Örgütsel hafızanın ardında yatan düşünce bilginin birçok çeşidini kapsayabilmeyi temel alır. (Şekil 7) Örtülü bilginin somut ve açık hale getirilmesi zor olduğu için olayları yönetmek yerine uzmanlığı desteklemek ve yönetmek, yönetim anlayışında daha fazla önem kazanmaktadır (Lemken, Kahler ve Rittenbruch, 1999:2- 3).

Daha eski teorisyenler örgütsel hafızanın standart operasyonel süreçlerde şekillendiğini öne sürmüşlerdir. March ve Olsen (1976) , geçmiş olayların, verilen sözlerin, hedeflerin,kabullerin ve davranışların hafızada yer aldığını öne sürerken Argyris ve Schon (1978), öğrenme araçlarının, keşiflerin, buluşların ve evrimleşmenin örgütsel hafızada yer alması gerektiğini belirtmişlerdir (Lemon ve Sahota, 2002:3)

Örgütsel hafıza aynı zamanda, başkaları tarafından kullanılmak istendiğinde gittikçe etkisini kaybeden ve değişime engel oluşturan, insan faktörünün öne çıktığı bir olgu olarak görülmüştür.

Tecrübeye Dayalı Bilgi Teknik tecrübe

Süreçle Đlgili Bilgi Operasyonlar Genel durum

Örtülü Bilgi Bilinen ancak ifade edilemeyen bilgi

Olaylara Đlişkin Bilgi Olaylar ve trendler

Kodlanmış Bilgi Bireyler ayrılsa bile kalan bilgi

Sosyal Bilgi Paylaşılan bilgi, kültür, gruplar Kavramsal Bilgi Đdrak edebilme Soyutlama

Örgütsel

Hafıza

Walsh ve Ungson (1991) , örgütsel hafızayı en temel anlamıyla “Şimdiki zamanda verilecek kararları etkileyen örgütün geçmişine ait bilginin saklandığı yapı” olarak tanımlamışlardır. Bu bilgi, belli kararların uygulanması sonucu bireylerin anımsamaları ve paylaşılan yorumlamaları aracılığı ile saklanır.

Doğru kararları verebilmek amacı doğrultusunda, örgütsel kültür, her katmanı belli bir davranış kalitesine ve saklanan bilginin tekrar işlenebilme yeteneğine sahip çok katmanlı bilgi haznesi olarak düşünülebilir (Şekil 8). Örgütsel kültüre bu açıdan bakıldığında her katmanda saklanan bilginin şekline, tipine ve doğasına ilişkin ilginç sorular ortaya atılabilir.

Şekil 8 : Örgütsel Kültürün Kavramsal Modeli

Kaynak : Lemon ve Sahota 2002:6

Teknoloji Bilgi Misyon, Vizyon ve Değerler Bilgi Bilgi Yapıları Bilgi Yönetim biçimi ve stratejiler Bilgi Bireyler Bilgi Takımlar, Gruplar, Topluluk Bilgi Örgütsel Hafıza Bilgi Ortam Bilgi

Bu yapıdaki baskın bilgi tipi, işbirliğine, takım çalışmasına, yaratıcılık ve yenilenme için vazgeçilmez olan iş deneyimlerinin kullanılmasına verilen önemi vurgular. Sürekli çift döngülü öğrenme bir norm haline gelir. Kolektif seviyedeki öğrenme, sosyal ilişkiler, takım çalışması ve tecrübenin paylaşıldığı ortamlar aracılığı ile karşılıklı etkileşimi doğurur. Bu konuda var olan ortak fikir, şeffaflaştırılmış, somutlaştırılmış, şifrelenmiş ve kültürleşmiş bilgiyi ihtiva eden kolektif bilginin daha çok stratejik açıdan gücü olduğudur. Walsh ve Ungson (1991) tarafından tanımlanan ve temel açılımı “Şimdiki zamanda verilecek kararları etkileyen örgütün geçmişine ait bilginin saklandığı yapı” olan örgütsel hafıza sürekli öğrenme ile güncellenmelidir. Örgütsel hafıza güncellenmez ise örgütün olduğu yerde sayması, “işler burada böyle yapılır “ sendromunun yerleşmesi ya da kendi rutin süreçlerine fazlaca dalıp dış dünyadan kopması gibi kaçınılmaz sonuçları doğuracaktır (Lemon ve Sahota, 2002:5- 6).

Örgüt kültürünün oluşmasında, örgütsel hafızanın örgütün geçmişinde yaşanan olayları, verilen kararları, bu olayların bireylerin üzerinde meydana getirdiği etkinin sonuçlarını depolaması, bireylerin sahip olduğu örtülü bilgiyi açık bilgiye dönüştürerek saklaması, örgütün geçmişine ışık tutarak kültürde yaşanan değişimleri göstererek ciddi bir katkısı vardır.

Örgütsel kültürün, yeni bilgi ve süreçlere açık olması, bilginin suistimal edilmeyeceğini garanti etmesi, bilginin biriktirilmesini sağlayan iş güvenliğini sağlaması, mükemmellik taahhüdü yerine getirmesi ve gelişim için bilginin tekrar kullanılmasını teşvik etmesi gerekir. Bu kültür, örgütün hafızasında yer almalı ve örgütün gelişimini ve yenilenmesini destekleyici fonksiyonunu yerine getirmelidir.

Aynı zamanda örgütsel hafıza bilginin edinimi, depolanması ve tekrar erişimi işlevlerini yerine getirerek örgüt kültürünün gelişmesine yardımcı olur. Aslında örgütsel hafıza, işlevsel süreç ve prosedürleri, örgütsel yapıyı, çevre ve bilgi (iç ve dış) arşivlerinin yanı sıra örgüt kültürünü de içine alan ve yaşatan bir sistemdir.