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Decidimos elaborar este quadro comparativo53 _{para percebermos o ponto da}

situação dos arquivos das Secretarias-Gerais em relação à difusão cultural. Uma vez que o nosso estágio se realizou ainda em 2015, durante o período de vigência do Plano de Redução e Melhoria da Administração Central, elaborámos este quadro para os onze ministérios existentes durante esse período, incluindo também a ainda recente cisão do então Ministério da Agricultura, do Mar e do Ordenamento do Território (MAMAOT) em dois ministérios distintos — Ministério da Agricultura e do Mar (MAM) e Ministério do Ambiente, Ordenamento do Território e Energia (MAOTE).

Por forma a termos um ponto de partida comum e uma primeira base de análise, procurámos examinar apenas aquilo que estava disponível nos sites das respetivas Secretarias-Gerais. Nestes sites tentámos perceber se existia alguma zona dedicada ao serviço de arquivo ou, pelo menos, ao organismo responsável pelo serviço de arquivo das respetivas SG. Também foi do nosso interesse perceber que tipo de informação é disponibilizada ao utilizador no que respeita aos serviços providenciados por esse mesmo serviço (se existe um espaço de leitura, se é possível fazer-se reprodução de documentos, etc). Porém, aquilo que procurámos realmente foi a existência de atividades ou produtos que possam ser enquadrados no âmbito da difusão cultural das Secretarias-Gerais (como existência de exposições, físicas ou virtuais, debates, tertúlias e outros eventos de natureza similar, etc).

Segundo esta premissa, visitámos onze sites correspondendo às onze Secretarias- Gerais de Ministérios54 _{e pudemos constatar que a função de difusão cultural é}

praticamente inexistente e aquilo que efetivamente existe é, de uma forma geral, bastante disperso e irregular. De todas as SG analisadas destacamos, de forma meritória, a Divisão de Arquivo e Biblioteca, unidade orgânica do Instituto Diplomático (serviço da SG do Ministério dos Negócios Estrangeiros), a Divisão de Arquivos (pertencente à Direção de Serviços de Arquivo e Documentação da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças) e ainda a Direção de Serviços de Documentação e de Arquivo da SGMEC. Estas três são aqui destacadas por razões de qualidade, quantidade e regularidade, critérios que não encontramos nos restantes sítios das Secretarias-Gerais.

Relativamente à Divisão de Arquivo e Biblioteca do Instituto Diplomático do Ministério dos Negócios Estrangeiros destacamos a clareza do sítio oficial e a organização dos conteúdos. Destacamos também a atenção que é dada à criação desses mesmos conteúdos, especialmente quando abordamos exposições virtuais. Exemplo disso é a exposição “Vidas Poupadas” que abordaremos num capítulo mais apropriado deste trabalho. O Instituto Diplomático tem também um blogue dedicado à comunicação e publicação de notícias relacionadas com a área de atuação do respetivo instituto. Contudo, à semelhança do que acontece com a Secretaria-Geral do Ministério da Educação e Ciência, não o colocámos no nosso quadro comparativo porque não existe qualquer referência, no site do Instituto, à sua existência.

Quanto à Divisão de Arquivo que integra a Direção de Serviços de Arquivo e Documentação da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças queremos destacar a iniciativa da Newsletter que, desde 2006, nos apresenta trimestralmente uma página digital com assuntos relacionados com as atividades do Arquivo do Ministério das Finanças e ainda sobre matérias arquivísticas (como informações sobre formação em Ciências da Informação e Documentação, documentos digitalizados do arquivo da respetiva SG ou ainda a análise do trabalho que foi desenvolvido pelo arquivo durante o trimestre anterior). Em cada novo trimestre a Newsletter é disponibilizada aos subscritores da página e encontra-se também disponível para consulta um arquivo digital

54 _{É de assinalar a inexistência de uma SG para o Ministério da Agricultura e do Mar, sendo que o Gabinete}

de Planeamento, Políticas e Administração Geral (GPP) passou a assumir as competências e responsabilidades outrora atribuídas à Secretaria-Geral.

no qual é possível aceder a todas as edições publicadas55_{. É aqui destacada pela sua}

rigorosa regularidade e pelo tipo de conteúdos diversificados que mostra ao seu público. Por último, queremos referir o papel da SGMEC que, pelo menos desde 2002, procura ter uma presença mais ativa no que respeita à criação de conteúdos que possam ser enquadrados no âmbito de difusão cultural. Pese embora a sua regularidade não seja comparável à da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças, percebemos que existe uma clara intenção por parte da equipa da DSDA em criar produtos de difusão cultural como aqueles que já tivemos oportunidade de mencionar. Importa também referir que sabemos da existência do blogue, uma ferramenta importantíssima na atual função de difusão cultural da DSDA pela regularidade e conteúdos com que é atualizado, mas, tal como referimos para o Instituto Diplomático, não podemos considera-lo no nosso quadro comparativo pois não aparece mencionado no site da SGMEC.

Relativamente às restantes SG, existem pontuais produtos de difusão cultural — os “Folhetos informativos” pertencentes à Secretaria-Geral do Ministério da Defesa Nacional, os “Eventos culturais” da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça, os “Documentos mais consultados” da SG do Ministério da Administração Interna ou ainda os “Apontamentos históricos” do Ministério da Agricultura do Mar — mas que não têm grande visibilidade por não serem atualizados ou por não lhes ser dada continuidade enquanto parte de uma estratégia de difusão cultural das respetivas Secretarias-Gerais.