Yazışma Teknikleri
SAĞLIK HİZMETLERİ MYO
Öğr. Gör. Aysel Arslan
RESMİ YAZILARIN
1.DERECE BÖLÜMLERİ
Hafta-4
Yazışma Teknikleri
RESMİ YAZILARIN BİRİNCİ DERECE BÖLÜMLERİ
1.BAŞLIK 2.SAYI
3.TARİH 4.KONU
5.GÖNDERİLEN MAKAM 6.METİN
7.İMZA
8.PARAF
9.ADRES
1. Başlık Bölümü
Tanımı ve İçeriği:
Yazıyı gönderen kuruma ait isim, unvan, telefon ve adres gibi temel bilgilerin yazıldığı bölümdür. Başlıkta üst-alt kurum isimleri
hiyerarşik (üst kademeden alt kademeye) sıraya
göre yazılır.
Başlıklı (Antetli) Kağıt
• Organizasyonlar çoğunlukla yazışmalarında başlıklı (Antetli) kağıt kullanırlar. Başlıklı kağıt yoksa mektubun baş kısmına şirketi tanımlayıcı, başlık yazmak gerekir. Başlık, en fazla iki simge (logo) , isim ve kısa adresi kapsar.
• Başlık, kağıdın üstünden 1.5 cm’lik mesafeye yazılır. Logo kullanıldığında üst satır 0.5 cm olabilir. Başlıkta adres; tek, iki veya en çok üç satır halinde düzenlenir. Bağlı kuruluşlarda 4 satır kullanılabilir.
Resmi yazı başlık örneği:
T.C.
ADANA VALİLİĞİ
İl Milli Eğitim Müdürlüğü
T.C.
İSTANBUL VALİLİĞİ
Kurtköy Ticaret Meslek Lisesi
2-SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI:
*Sayı bölümü, başlığın son satırından itibaren, iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki “Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
*Bu ifadeden sonra idari birim kodu numarası verilir. İdari birim kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır.
*Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur. Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve/veya kurumun genel evrak biriminde aldığı numaradır.
*Resmi yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.
Sayı: E- 12906743- 134-510 /45500 Kod
Dosya Evrak Kayıt Genel Evrak
E-imzalı belgelerde kayıt numarasının başına
‘‘ E’’
Zorunlu hallerde ‘‘Z’’
Olağanüstü hallerde ‘‘O’’
Harfleri birim kodundan önce kullanılır.
3-TARİH BÖLÜMÜ
• Tanımı ve İçeriği: Tarih, yazının
gönderildiği zamanın gün, ay ve yıl olarak
gösterildiği bölümdür.
Tarih Yazımı
• Başlıktan hemen sonra gelir.Sayı ile aynı hizada olmak üzere , yazı alanının en sağında yer alır.
• Başlıktan iki boşluk sonra yazılır. Antetli
kağıtlarda tarih için, özel bir düzenlenmiş
olabilir. Tarihlerde aylar yazıyla
kısaltılmadan tam olarak yazılır ve
noktalama işareti konulmaz. Tarih; gün, ay
ve yıl rakamla, aralarına (.) işareti
konularak yazılır.
ÖRNEK:
Sayı: E- 12390786-134-510/45500 15.05.2009
4-Konu
• Yazının taşıdığı ana fikrin çok kısa bir özetidir.
• Kamu kuruluşlarının yazışmalarında, ”SAYI:”
ifadesinin bir aralık aşağısına ve kağıdın sol”
metin sınırından” itibaren yazılır, sayının bir aralık altına "Konu:" yan başlığından sonra,
yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir. Noktalama işareti kullanılmaz.
Reha ÜNLÜEROĞLUGİL
Konu, sayının bir aralık altına “ Konu: " yan başlığından sonra, yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.
T.C.
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI
Ticaret ve Turizm Öğretimi Genel Müdürlüğü X
X
Sayı :01.01-314/
Konu : XXXXXXXXXXX
25 / 02 / 2005
5-Gönderilen Makam
• Yazının gönderildiği kişi veya kurumu belirler.
• Kamu kuruluşlarının yazışmalarında,”Konu”dan sonra, iki ila dört satır boşluğu bırakarak ortalı biçimde, gönderileceği makamın resmi adında kısaltma yapılmadan, büyük harflerle;
• Bağlı kuruluşlar ise, ana kuruluşun altında,küçük harflerle, noktalama işareti olmaksızın yazılır.
• Resmi belgelerde kişilerin adları küçük harfle, soyadları büyük harfle yazılır. Şehir isimleri büyük harfle belirtilir.
• Özel kurumların kullandığı yazışmalarda,İç adresin amacı, mektup gönderilen kişinin veya kurumun adresini tam olarak belirlemektir.İç adres başlığın altında, iki satır boşluğundan sonra, dayalı başlık hizasında yazılır.
• Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın" kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Reha ÜNLÜEROĞLUGİL
Madde 13-
Gönderilen makam; yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri
belirtir.
T.C.
XXXXXXXXXXXXXXXX Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx X
X
Sayı :01.01-314/
Konu : XXXXXXXXXXX 25 / 02 / 2005
İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA (Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü)
2 – 4 aralık
Reha ÜNLÜEROĞLUGİL
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık
bırakılarak ayrıca belirtilir.
T.C.
XXXXXXXXXXXXXXXX Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx X
X Sayı :01.01-314/
Konu : XXXXXXXXXXX
25 / 02 / 2005
………….... BANKASI Kemeraltı 123 Sok İZMİR
2 – 4 aralık
2 aralık
Reha ÜNLÜEROĞLUGİL
Kişilere yazılan yazılarda; “ Sayın " kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır
T.C.
XXXXXXXXXXXXXXXX Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx X
X
Sayı :01.01-314/
Konu : XXXXXXXXXXX
25 / 02 / 2005
Sayın Prof. Dr. Recep TOPARLI Türk Dil Kurumu Başkan Danışmanı
2 – 4 aralık
YAZILARDA HİTAP BİÇİMLERİ
• RESMÎ HİTAP BİÇİMLERİ:
MALİYE BAKANLIĞINA İSTANBUL VALİLİĞİNE
SSK GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE
ANKARA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞINA
• SOSYAL HİTAP BİÇİMLERİ:
Sayın ... …………
Maliye Bakanı
6-Metin Bölümü
Tanımı ve İçeriği:
Metin, konuyu ve düşünceyi tam olarak
açıklayan madde, paragraf, vb. unsurlardan
oluşan, gereğine göre resim, çizelge, grafik vb.
unsurlar ihtiva eden esas yazı bölümüdür.
İlgi bölümünün bitiminden sonra, bir aralık satır bırakılıp sol bloktan itibaren paragraf başı yapılarak metin kısmına başlanır.
İlgi bölümü yoksa gönderilen yerden sonra iki satırlık aralık bırakılarak metin kısmına geçilir. Metin bölümüne,doğrudan doğruya konudan söz açılarak başlanır.
METİN BÖLÜMÜNÜN KONUMU VE ŞEKLİ
Metin, "İlgi"den sonra başlayıp "İmza"ya kadar süren kısımdır. Metne,"İlgi"nin son satırından itibaren bir
aralık, "İlgi" yoksa gönderilen yerden sonra iki aralık bırakılarak başlanır.
Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır.
Metin, "İlgi"den sonra başlayıp
"İmza"ya kadar
süren kısımdır.
Metne, "İlgi"nin son satırından itibaren bir aralık, "İlgi"
yoksa gönderilen yerden sonra iki aralık bırakılarak başlanır.
T.C.
BAŞBAKANLIK
İdareyi Geliştirme Daire Başkanlığı
Sayı : ………..
Konu: ……….
15/02/2005
……… BAKANLIĞINA
………..………..
……….
……….
………
(imza) 2 aralık
2 aralık
KAPANIŞTA İLTİFAT CÜMLESİ
• Alt makama yazılan yazılar “rica ederim.”,
• Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
“arz ederim.”,
• Üst ve ast makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar “arz ve rica ederim.” şeklinde bitirilir.
7-İMZA
• İmza, yazının sahibini belirler. Yazının uzunluğuna göre, “Saygılarımla,” veya “arz ve rica ederim.” Sözcüğünden sonra, iki ila dört satır aralığı olarak ayrılan boşluğa imza atılır.
• İmza, “Saygılarımla,” sözcüğünün tam
altına gelecek şekilde düzenlenir. Diğer bir
deyişle, dikey olarak katlanan bir sayfanın,
satır hizasında, sağ orta kısmına gelecek
şekilde düzenlenir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi
imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci
satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a.",
"Vali a." ve
"Rektör a.",
biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
………..………..
……….
………
……….
……….
………..
………
(imza)
2- 4 Aralık
Adı SOYADI Başbakan a.
Müsteşar Adı SOYADI
Vali a.
Vali Yardımcısı
Adı SOYADI Başbakan V.
(imza) (imza)
İMZA TÜRLERİ
Asaleten İmza (Genel Sekreter)
Vekâleten İmza (Genel Sekreter V.) Adına İmza (Genel Sekreter a.)
Onay İmza (OLUR) Çift İmza
Kurul İmzası
Kısa İmza (Paraf) (NA )
Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen görevliler tarafından paraf edilir. Paraflar, adres
bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları belirtilir, (:) işareti konulduktan sonra adı ve
soyadı yazılır ve paraf etmeleri beklenir.
PARAF/PARAFE ETME
Yazının ikinci nüshasında, yazıyı hazırlayan ve kontrol eden sorumluları belirleyen bloktur.
Paraflar, kağıdın en alt kısmında satırbaşı hizasından başlar.
Parafe eden kişi günü ve ayı belirterek adının ve soyadının baş harflerini el yazısıyla yazar.
• Paraf, kısa imzadır.
• Parafın hukukî ve idarî anlamı “Katılıyorum”
demektir.
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı
gönderen kurum ve
kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres
bölümünün sağında yer alır