BELGELENDİRME KURALLARI TALİMATI

(1)

Hazırlayan: YÖNETİM TEMSİLCİSİ Onaylayan: GENEL MÜDÜR

1. AMAÇ

Bu Talimat İNTEGRA 96’ya Belgelendirilmek amacı ile başvuran Firmalara, İNTEGRA 96’nın belgelendirme şartlarını açıklamak amacıyla hazırlanmıştır. İNTEGRA 96 Uluslararası ürün ve sistem belgelendirme bağımsız gözetim denetim ve eğitim hizmetleri Limited Şirketi aşağıda “İNTEGRA 96” adı altında ifade edilir. Bu belgelendirme kuralları TÜRKAK politikaları ile uyum içinde geliştirilmiştir.

2. KAPSAM

İNTEGRA 96 Türkiye Cumhuriyeti Yasalarına göre kurulmuş, TC Mevzuatına göre faaliyet gösteren ve bu konuda tam uygunluğu bulunan, bağımsız, üçüncü taraf tetkik ve TS EN ISO 9001:2008 (QMS), uluslararası Standartlara göre belgelendirme hizmeti veren bir belgelendirme kuruluşudur.

3. TANIMLAR

Tetkik: Bir kuruluşun belgelendirme ile ilgili olarak belgelendirme kararını vermek üzere kuruluşun belgelendirme işlemlerine temel alınan standardın ilgili şartlarını karşılayıp karşılamadığını tayin etmek ve dokümantasyonun gözden geçirilmesi, Tetkik, Tetkik raporunun hazırlanması ve dikkate alınması da dahil belge işleminin sonuçlandırılması için gerekli bilgileri sağlamak üzere yapılan bütün faaliyetler.

Uygunsuzluk: Yönetim Sistemi şartlarından bir tanesinin veya daha fazlasının eksikliği veya uygulanamaması veya sürdürülememesi veya mevcut objektif kanıtlara göre kuruluşun sağlayacağı kalite konusunda önemli oranda şüphe doğuran bir durum.

Majör (Büyük) Uygunsuzluk; Yönetim sistemi standardının bir veya daha fazla şartının yerine getirilememesi, Firmanın yönetim sisteminin amaçladığı sonuçları gerçekleştirme kabiliyeti hakkında önemli bir şüphe durumu,

Minör (Küçük) Uygunsuzluk; Yönetim sistemi uygulanmasından kaynaklanan kısmi sapmalar, eksik/yanlış uygulamalar

Gözlem; Tetkik heyetinin bir sonraki Tetkike de yardımcı olması amacıyla belgelendirmeye esas Yönetim Sistemi ile ilgili olumlu veya olumsuz yazılı görüşlerdir.

Aşama Tetkiki - 2.Aşama Tetkikin planlanmasına yardımcı olmak amacıyla Firmanın yönetim sisteminin Tetkik edilebilir olup olmadığının belirlenmesi amacıyla masa başında veya Firmanın sahasında gerçekleştirilen değerlendirme. ( doküman kontrol, başvuru bilgileri doğruluğu, çalışma ortamı alt yapı vs..)

2.Aşama Tetkiki (Belgelendirme Tetkiki) - Yönetim Sistemi’nin belirlenen standartlara uygun olup olmadığının, etkin şekilde geliştirilip geliştirilmediğinin ve kuruluşun Politikasına uygunluğunun belirlenmesi amacıyla yapılan sistematik değerlendirme.

Takip Tetkik - Belgelendirme veya gözetim Tetkikleri sonunda majör (büyük)

(2)

uygunsuzluklar olması durumunda gerçekleştirilen uygunsuzluk doğrulama tetkikleridir.

Özel Tetkik - Kapsam genişletme için yapılan tetkikler ve kısa süreli tetiklerdir. (Şikâyet ve itiraz durumunda yapılan tetkik, firma bünyesinde meydana gelen değişiklikler için yapılan tetkik, belgelendirmeyi askıya alma, geri çekme veya kapsamını daraltma için yapılan tetkik.)

4. YASAL DURUM

Türkiye yasalarına göre Aralık 2011 tarihinde tescil edilen İNTEGRA 96 şu an için gerekli denetim personeli temini sağlandığı taktirde mesleki sorumluluk sigortası kapsamında yer alan Türkiye,Kıbrıs ,AB ülkeleri,Rusya,Makedonya ve Irak 'ta faaliyet gösteren bağımsız ortaklı ve yönetimli bir belgelendirme kuruluşudur.

5. GİZLİLİK

İNTEGRA 96, çalışanlarının, tetkikçilerinin ve teknik uzmanlarının Firmalar ile ilişkileri sırasında edindikleri herhangi bir bilgi ile alakalı olarak ilgili belgelendirme sürecinde gizliliği koruduklarını temin etmekle yükümlüdür. Her çalışanın, tetkikçi ve teknik uzmanın, her zaman Firma ile ilgili tam gizliliği garantileyen bir gizlilik anlaşmasını imzalaması, doğrulanması gerekmekte ve hâlihazırda uygulanmaktadır.

6. ORGANİZASYON YAPISI

İNTEGRA 96’ in çeşitli faaliyetleri İNTEGRA 96 Üst Yönetimin kontrolü altında idare edilir.

İNTEGRA 96’ in sorumlulukları, yetkileri ve organizasyon içi ilişkileri tanımlayan organizasyon şemasının bir kopyası ve görev tanımları istek halinde ulaşılabilir.

Belgelendirmenin yapılması, sürdürülmesi, genişletilmesi, daraltılması, askıya alınması, geri çekilmesi, iptali veya yeniden belgelendirilmesi ile ilgili kararlar teknik yeterliliğe sahip İNTEGRA 96 Belgelendirme Komitesi bünyesinde karara bağlanır. Komite tarafından alınan her türlü karar oy birliği şeklinde alınır. İNTEGRA 96 bu yetkilerini kesinlikle dışarıdan bir kuruluşa devretmez. Belgelendirme Komitesi üyeleri dışında İNTEGRA 96 şirket ortakları hiçbir şekilde karar sürecine dahil olamaz.

Firma belge tescilinin, bu kuralların devamlılığının sağlanmasında başarısız olursa Belgelendirme Komitesi belirlenmiş şartlara göre gerekli gördüğü durumlarda; Sertifikayı geri çekme, kapsamının daraltılmasına, sertifika verilmemesine veya yenileme yapılmamasına karar verebilir. Bu kararlar ve kararların alınma sebepleri Belgelendirme Komitesi tarafından yazılı olarak bildirilir.

Belgelendirme Komitesi, organizasyonun iflas yasalarına tabi hale gelmesi, alacakları ile herhangi bir düzenleme ve anlaşmaya gidilmesi, zorla ya da kendi isteği ile tasfiyeye gidilmesi (yeniden yapılanma hariç), işin alıcısının çıkması ve iyi niyetli müteşebbis olma ehliyetinin yitirildiği durumlarda sertifikayı geri almaya, sertifika verilmemesine ya da yenilenmemesine karar verebilir. Bu gibi kararlar ve sebepleri Firmaya yazılı olarak bildirilecektir.

(3)

7. GENEL ŞARTLAR

7.1. BAŞVURAN FİRMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ

Belge Tescili edinmek ve sürdürmek için tüm Firmaların kabul etmesi ve uyması gereken temel şartlar ve gereklilikler aşağıdaki gibidir;

Firma il g il i standardın gerekliliklerine, bu dokümanda çerçevelenen gerekliliklere ve FRM.16.Sözleşme-Teklif Formu şartlarına uymalıdır.

Firma, tetkike tabi olacağı Standartların gerektirdiği dokümanlara uygun yazılı bir yönetim sistemine sahip olmalıdır ve ilk belgelendirme tetkikinden en geç 1 hafta önce incelenebilmesi için İNTEGRA 96’ e göndermelidir.

Firma, Belgelendirme tetkik edilmesinin tamamlanabilmesi için İNTEGRA 96’ e bütün gerekli bilgi, erişim ve düzenlemeleri sağlamalıdır. Başvuran Firma ayrıca tetkik esnasında rehber özelliğine sahip yönetim temsilcisi atamak ve tetkik de İNTEGRA 96 tetkik ekibine yardımcı olması için görevlendirmesi gerekmektedir.

Firma, kalite yönetim sistemini etkileyebilecek değişikliklerde ( Unvan, adres , yeni şube açılması, iflas , üre timin v e ya hizmetin durması , Yasal, Ticari ve ya kuruluşun statüsü veya mülkiyeti, Kuruluş ve Yönetim (Kilit Yönetici (Firma Üst Yönetimi, Yönetim Temsilcisi ve Teknik Kadrodaki Yönetici), Karar Alma), İletişim Adresi ve Sahalar, Belgelendirilmiş Yönetim Sistemi altındaki işlemlerin kapsamı (projeler, şantiye, adres, personel, çalışan sayısı), Yönetim sistemi ve proseslerdeki büyük değişiklikler, dokümanlarda değişiklik vs..) İNTEGRA 96’i bilgilendirmek ile yükümlüdür .

Firma, tetkiki sonrası İNTEGRA 96 tarafından tespit edilen küçük (minör) uygunsuzlukları varsa müşterinin uygunsuzlukları gidermek için uygulayacağı düzeltme veya düzeltici ve önleyici faaliyetlerin planını kuruluşumuza bildirmesi için 15 gün; bu faaliyetlerin uygulanmasına dair delilleri kuruluşumuza -denetim heyetinin baş denetçisine ileterek- bildirmesi için ise denetimin bitiminden itibaren en fazla 3 ay süre verilir.

Firma, tetkiki sonrası İNTEGRA 96 tarafından tespit edilen büyük (majör) uygunsuzluklar için düzeltici faaliyetler yerine getirilmeden ve takip denetimi yapılarak doğrulanmadan belge verilme kararı alınamaz. Bu durumda, faaliyetlerin uygulamasına dair objektif delillerin kuruluşumuza bildirilmesi ve takip denetimin gerçekleştirilmesi için gerekli süre yine en geç 3 aydır.

Belgelendirme, İNTEGRA 96 ve Firma arasında teyit edilen ve sadece belge üzerinde belirtilen kapsam dâhilindeki alanlara uygulanması gereklidir. Bu kapsam, ilgili Firma ve İNTEGRA 96 arasındaki FRM.12 Belgelendirme Başvurusu Formu'nda ayrıca teyit edilir.

(4)

İNTEGRA 96 tarafından Belgelendirme Kurallarında yapılan değişiklikler neticesinde, Firmalar alınan kararlara verilen termin süreci içerisinde gerekli değişiklikleri yapmakla sorumludur.

Firma, İNTEGRA 96 tarafından tetkik edilecek olan kendisine gelen her türlü şikâyet kayıtlarını muhafaza etmekle yükümlüdür. Alınan her şikâyet incelenmeli ve gereken yerde düzeltici faaliyet uygulanmalıdır ve istendiği takdirde İNTEGRA 96’ e veya TÜRKAK’ a sunabilmelidir.

Firmaların, yılda en az bir kez olmak üzere, tüm yönetim sistemini tetkik etmesi gerekir;

bu tetkik; uygun nitelikli ve tetkik yapılan bölümden bağımsız bir ikinci şahıs tarafından gerçekleştirmelidir.

Firmaların, yılda en az bir kere ve üst yönetimi tarafından yönetim sisteminin gözden geçirmesinin yapması gerekmektedir.

Firma, birden fazla ayrı yerlerde bulunan işletmeleri içeren belgelendirmelerin, geçerliliğini etkileyecek herhangi bir değişiklikten İNTEGRA 96’ i haberdar etmelidir.

Belgenin yayınlanması, hiçbir şekilde Firmanın ürün veya hizmetlerinin TÜRKAK veya herhangi bir resmi kuruluş tarafından onaylandığı anlamına gelmez.

Firma belgelendirmesini, İNTEGRA 96’ in itibarını zedeleyecek şekilde kullanamaz veya İNTEGRA 96’ in; yanlış anlaşılmasına sebebiyet verebilecek veya yetkisiz olarak gösterebilecek herhangi bir beyanda bulunamaz. Firma İNTEGRA 96 tarafından sağlanan bilgilerin güncel olduğunu temin eden prosedürlere sahip olmalıdır.

Firma ilgili standartlara uygunluğu etkileyebilecek ürünlerinde, yürüttüğü süreçler, hizmette,yönetim sisteminde adresinde veya tüzel kişiliğinde herhangi bir değişiklik olduğu takdirde 1 ay içerisinde İNTEGRA 96’ ya bildirmek zorundadır

Firma; hiçbir belgelendirme dokümanını, raporunu veya logoları ya da bunların bir kısmını yanıltıcı tarzda kullanmamalıdır.

Belge, belgede adı geçen Firmanın mülkiyetinde olup, hiçbir şekilde başka bir kurum ya da tüzel kişiliğe devretmemelidir.

Firma, İNTEGRA 96 resmi web adresinden (www.integra96.com)’ dan ulaşabileceği TLM.02 Sistem Logo ve Belge Kullanma Talimatı’na uygun hareket etmek zorundadır.

Firmaların tetkik öncesi kendilerine gönderilen İNTEGRA 96 hizmet faturalarını belirtilen zaman içinde ödemeleri gerekmektedir.

7.2 İNTEGRA 96 YÜKÜMLÜLÜKLERİ

(5)

Belgelendirmenin yapılması, sürdürülmesi, genişletilmesi, daraltılması, askıya alınması, geri çekilmesi, iptali veya yeniden belgelendirilmesi ile ilgili kararları almak ve işlemlerini yürütmekle yükümlüdür.

İNTEGRA 96, Firma tarafından istenen belgelendirme kapsamı özel bir programla ilgili ise gerekli bütün açıklamaları müracaatçıya sağlamakla yükümlüdür.

İNTEGRA 96, müracaatçı tarafından talep edildiğinde kullanılan yabancı dil gibi özel şartlara göre tetkik hizmeti verilebilme kapasitesini sağlamakla yükümlüdür.

İNTEGRA 96, Firma ile ilgili tüm bilgi ve belgeleri prosedürleri gereği gizli tutmakla gizlilik hükümlerini içeren sözleşmeyi tüm personele tetkikçilere, uzmanlara, kurul ve komite üyelerine imzalatmakla yükümlüdür.

Firmaya yönelik objektif deliller içeren şikâyetler söz konusu olduğunda şikâyetin durumuna göre İNTEGRA 96 Firmayı haberli veya habersiz bir şekilde tek başına veya TÜRKAK ile birlikte özel tetkik statüsünde denetleyebilir.

İNTEGRA 96 tetkikçilerine bazen, İNTEGRA 96 proseslerinin uygulamalarını izlemek amacıyla İNTEGRA 96 ya da TÜRKAK şahit tetkikçileri eşlik edebilir. Bu, Firmaya herhangi bir ekstra maliyet yüklemeyecek ve tetkik takvimini de hiçbir şekilde etkilemeyecektir.

Belgelendirme kapsamının genişletilmesi veya başka bir standarda yükseltme isteği, İNTEGRA 96’ in takdiri ile ilgili Standartla uyumu değerlendirmek için ek doküman gözden geçirmesi veya ek tetkik süresi ile gerçekleştirilir.

Firma tetkiki esnasında İNTEGRA 96 tarafından majör (büyük) uygunsuzlukların tespiti halinde takip tetkik yapılması için , Firma ile beraber belirlenen ileri bir tarihte, İNTEGRA 96 ve Firma tarafından onaylanmış FRM.16 Sözleşme-Teklif Formunda belirtilen maliyetle takip tetkiklerini icra etmekle yükümlüdür.

İNTEGRA 96, takip tetkikleri esnasında belirlenen uygunsuzluklar sonucu gerçekleştirilen düzeltici faaliyeti gözden geçirmek için; sistemin sadece gerekli bölümlerini yeniden değerlendirmekle yükümlüdür.

Başka bir belgelendirme kuruluşundan İNTEGRA 96’ e transfer olmak isteyen kuruluşların istenen bazı noktaların yeterliliğinin İNTEGRA 96 tarafından eksik bulunması durumunda eksik olan noktanın yeterliliğini yerinde doğrulanması için tetkikler gerçekleştirebilir. (Transfer olmak isteyen Firma başvurularında)

İNTEGRA 96, Belgelendirme şartlarında değiştirme hakkını, ilgili kurul kararlarıyla ve (www.integra96.com) resmi web adresinde yayınlayıp Firma görüşleriyle de destekleyerek, alınan kararları Firmaya bildirmekle sorumludur.

Bütün tetkiklerin sıklığı , risk değerlendirmesi ve belgelendirme ile ilgili teknik etkenler göz önünde bulundurularak belirlenir. İlgili yönetim sistemi,

(6)

belgelendirmenin devamını sağlayamayacak kadar uygunsuz görülür ise, İNTEGRA 96, tetkik sıklığını arttırma hakkını saklı tutar.

İNTEGRA 96, belge tescili için tüm gerekliliklerin karşılanmadığını düşünüyor ise, dikkat edilmesi gereken alanları Firmaya bildirmekle yükümlüdür.

Gözetim tetkikleri sistemin olgunluğuna ve faaliyetlerin ölçüsüne bağlı olarak yılda en az bir kere veya daha sık olarak İNTEGRA 96 tetkik ekibi tarafından gerçekleştirilir.

7.3. Belgelendirme Başvurusu

Firma tarafından FRM.12 Belgelendirme Başvurusu Formu doldurulmak sureti ile yapılan belgelendirme talebi için beyan edilen bilgiler doğrultusunda İNTEGRA 96 tarafından Firmaya FRM.16.Sözleşme-Teklif Formu haz ırla nara k gönderilir. Sözleşmenin Firma ve İNTEGRA 96 tarafında n onaylanmasında n sonra Belgelendirme Süreci başla r.

Başvuru için FRM.12 Belgelendirme Başvurusu Formu istenilen belgeler/ dokümanlar müracaat formu ile birlikte Firmadan talep edilir. FRM.12 Belgelendirme Başvurusu Formu İNTEGRA 96 web sayfasında da yer almaktadır. (www.integra96.com)

Başvuruda bulunan Firmalar, başvuru için gerekli formları eksiksiz doldurmak zorundadırlar.

Formların eksik doldurulması

Başvuru için doküman ve evrakların tamamını n İNTEGRA 96’ya gönderilmemesi durumlarında başvurular işleme alınmaz.

Firmanın başvuruda bulunduğu tarih itibari ile sahada yapılacak olan Aşama 1 tetkiki, 6 ay içinde Firma tarafından kabul edilmeyerek ertelenir ise Firmanın müracaatı iptal edilir. Ancak mücbir sebepler durumunda bu süre uygulanmaz. Müracaatın iptali Firma talebi ile de yapılabil ir. Müracaatı düşen Firmanın yeniden müracaatı halinde, müracaat ve doküman inceleme ücreti yeniden tahakkuk ettir il ir.

7.4. Ön tetkik

Kuruluşumuzdan belgelendirmeye dair herhangi bir hizmet almak için başvuruda bulunan ya da almakta olan müşteriler ön denetim yapılmasını talep edebilirler. Bu durumda İNTEGRA96, Aşama 1’nın zorunlu olarak sahada yapılacağı denetimlerde ön denetimin Aşama 1’nın kapsamında yapılmasını, Aşama 1’nın sahada yapılması zorunlu değilse ön denetim için fazladan masraftan kaçınmak için Aşama 1’i sahada gerçekleştirmeyi böylece öndenetimi de gerçekleştirmiş olmayı teklif eder

7.5. Belgelendirme Tetkiki

Bütün belgelendirme tetkikleri 2 aşamalı olarak yapılır. ISO 9001 Aşama 1 tetkikleri başvuran kuruluşun risk grubuna göre masa başında veya kuruluşun sahasında gerçekleştirilebilir. Risk grupları TÜRKAK R.40.05 rehberindeki NACE kodlarına göre

(7)

oluşturulmuş risk tablosunda tanımlıdır. ISO 9001 belgelendirme tetkiklerinde yüksek ve en yüksek risk gruplarında aşama 1 tetkikleri sahada yapılır. Ancak baş denetçi gerekli gördüğü takdirde Sistem Belgelendirme Müdürünün ve Firmanın onayını alarak aşama 1 tetkikinin sahada gerçekleşmesini talep edebilir.

Aynı zamanda Firmada aşama 1 tetkikinin sahada yapılmasını talep edebilir. Aşama 1 tetkiki Başvuran firmaların kalite yönetim sistemlerini yeterli kayıt oluşacak şekilde işletmesi durumunda gerçekleştirilir . Aşama 1 denetimi sırasında saptanabilecek uygunsuzluklar Aşama 2’nin gerçekleşmesine genel olarak engel değildir ancak Aşama 2 sırasında önemli sıkıntılara sebep olacak uygunsuzluklar varsa öncelikle müşterinin bu tür uygunsuzlukları gidermesi gerekir Sahada gerçekleştirilen aşama 1 tetkiklerinde başvuru v e sözleşmedeki bilgilerden önemli sapma kaydedilmiş ise tetkikçi gün sayısının arttırılması ve maliyetin tekrar tespiti amacı ile Firma ile irtibat kurulur.

Aşama 1 denetimi

Aşama 1 denetimi, müşterinin dokümanlarının gözden geçirilmesi için masa başı çalışmayı veya müşterinin faaliyet alanındaki yerinde denetimi kapsar. Aşama 1 denetiminin amacı müşterinin başvuru sırasında verdiği bilgilerde ya da kurmuş olduğu yönetim sistemindeki eksiklerin belirlenmesi ve denetimin mümkün olduğu kadar sağlam temellere dayandırılarak yapılmasının sağlanmasıdır. Bu aşamada baş denetçi müşterinin el kitabını, zorunlu prosedürlerini ve organizasyon şemasını inceleyerek aşağıdakileri belirler:

Bu dokümanların belgelendirme kapsamına uygun olup olmadığını,

Söz konusu dokümanların kurulan yönetim sistemi standardının gerekliliklerini karşılayıp karşılamadığını,

Müşterinin yönetim sistemi standardına göre herhangi bir maddeyi hariç tutup tutmadığını not eder. (Aşama 1 masa başı bir çalışmaysa; Bu not daha sonra yerinde denetim sırasında doğrulanmalıdır.)

Aşama 1 Denetimi şayet riskli gruba girmesi nedeniyle sahada yapılıyorsa; Çalışan sayısı, kapsam, şantiye bilgileri, yasal zorunlulukları yerine getirip getirmediği, hariç tutmaların kabul edilebilir açıklamaları, etkin bir saha denetimi (Firma ana proseslerinin yerinde görülmesini [Aşama 1 Denetim süresi en fazla toplam denetim süresinin %30’unu içerecek şekilde]) içermelidir. Bu süre etkin bir denetim için 0,5 adam/gün ’den de az olmaması öngörülür.

Aşama 1 tetkikinde ortaya çıkan Uygunsuzlukların sınıfları ve kapatma süreleri

(8)

Aşama 1 denetiminde uygunsuzluk çıkması halinde rapor tutulup firmaya teslim edilir.

Aşama 2 tarihi planlanan tarihten uzatılır, takip denetimi açılmaz. Firma geç 15 gün içerisinde gerekli düzeltici faaliyetlerin tanımlanması ile firma tarafından baş denetçiye ulaştırılır. Bunların tamamlanması için firmaya maksimum 3 aylık süre tanınır. 90 günlük süre zarfında da bu eksiklikler giderilemezse denetim iptal edilir.

Aşama 2 tetkikinin (Belgelendirme Tetkiki) gerçekleştirilmesi

Belgelendirme Tetkiki, tetkik planına göre yürütülür. Tetkik; açılış toplantısı, tetkikin gerçekleştirilmesi ve kapanış toplantısı aşamalarından oluşur.

Tetkikin gerçekleştirilmesi; Firma yönetim sisteminin müracaat edilen standarda, kapsama ve oluşturulan dokümantasyona göre kabul edilebilir bir şekilde uygulanıp uygulanmadığının teyidi için karşılıklı görüşmeler, dokümanların ve kayıtların örnekleme metoduyla incelenmesi, ilgili alanlarda çalışmaların ve şartların gözlemlenmesi suretiyle yapılır.

Tetkik esnasında hiçbir uygunsuzluk çıkmadığı takdirde Baş Tetkikçi Firmaya; İNTEGRA 96 Belgelendirme komitesine belgelendirilmek üzere tavsiye edeceğini belirtir.

Uygunsuzluk Raporu ve ekleri Tetkik Ekibi ve Firma Yönetim Temsilcisi tarafından uygunsuzlukların kabul edildiğini göstermek üzere karşılıklı imzalanır.

Tetkik esnasında sadece küçük uygunsuzluklar (minör) tespit edilir ise, Baş Tetkikçi Firmaya; İNTEGRA 96 Belgelendirme komitesine çıkan küçük uygunsuzlukların kapatılmasına müteakip belgelendirilmek üzere tavsiye edeceğini belirtir. Çıkan uygunsuzlukların kapatılması ile ilgili olarak, Firma, uygunsuzluk raporuna sertifikasyon sürecinin devam etmesine olanak sağlayan uygunsuzluğun kapatılmasına ilişkin düzeltici faaliyet planlamasını aşama 2 tetkikinden en geç 15 gün sonrasına kadar İNTEGRA 96’ya bildirmelidir. Düzeltici faaliyet ve uygunsuzlukların kapatıp delilleriyle İNTEGRA 96 e (Tetkiki gerçekleştiren Baş Tetkikçi tarafından incelenmesi için) gönderilmesi için tanınan süre aşama 2 tetkikinden sonra en fazla 3 aydır. Eğer bu süre içinde uygunsuzluklar kapatılmazsa Firmanın başvurusu askıya alınarak Firma dokümanları geri iade edilir.

Tetkik esnasında büyük uygunsuzluklar (majör) tespit edilir ise düzeltici faaliyetler yerine getirilmeden ve takip tetkiki yapılarak doğrulanmadan belge verilme kararı alınamaz.

Firma, uygunsuzluk raporuna sertifikasyon sürecinin devam etmesine olanak sağlayan uygunsuzluğun kapatılmasına ilişkin düzeltici faaliyet planlamasını aşama 2 tetkikinden en geç 15 gün sonrasına kadar İNTEGRA 96 e bildirmelidir. Büyük uygunsuzluklar için düzeltici faaliyet süresi aşama 2tetkikinden sonra en fazla 3 aydır. Firmanın verdiği termin tarihlerine göre Takip Tetkiki planlanır. Aksi halde yeniden tam bir Tetkik yapılması gerekecektir. Uygunsuzluklar kapatılmadan Firma dosyası komitesine sunulamaz.

7.6 Belgenin Verilmesi

Tetkikler gerçekleştikten sonra uygunsuzluk tespit edilmemişse veya tespit edilen uygunsuzlukların tamamının kapatıldığı Baş Tetkikçi tarafından güvence altına alınmışsa, Baş Tetkikçi Belgelendirme kuruluna belgenin verilme si yönünde tavsiyede bulunur. Belgelendirme kararını Belgelendirme Komitesi alır.

Belgelendirme Komitesi üyelerinin sistem belgelendirme konusunda bilgi sahibi

(9)

olması garanti altına alınmıştır. Belgeler kargo yolu ile Firmaya gönderilir .

Ayrıca İNTEGRA 96 Internet sitesinde (www.integra96.com) belgeli Firmalar eklenerek güncellenir.

Belgenin verilmesi, sürdürülmesi, kapsamın daraltılması, genişletilmesi, askıya alınması, geri çekilmesi ve iptal etme kararı ile ilgili yetki ve otorite kesinlik le dışarıdan bir kişi veya kuruluşa verilemez veya devredilemez.

Belgelendirme kararı , belgenin sürdürülmesi veya askıya alınması ile iptal etme yetkisi Belgelendirme Komitesinindir.

Düzenlenen belgede, aşağıda belirtilen bilgiler yer alır:

 İNTEGRA96’nın unvanı ve tam adresi, belgelendirme markası, akreditasyon markası,

 Müşterinin adı,

 Müşterinin merkez ve/veya belgelendirilen tesisinin tam adresi,

 Belgelendirme karar tarihi ve geçerlilik süresi, yeniden belgelendirme ya da kapsam değişikliği yapılmışsa bunlara ilişkin tarihler, yanına “/” işareti ile belgenin basım numarası.

 Belge numarası,

 Belgelendirme kapsamı (Ürün, proses veya hizmet kategorileri)

 Yönetim sisteminin belgelendirildiği sistem standart(lar)ı ve/veya diğer standart özelliğindeki dokümanların adı.

Belge üzerine ayrıca yazılacak tarihler ve süreleri:

 Belgelendirme Denetim Tarihi: Buraya Aşama 2 denetiminin son günü yazılır.

 Tescil Tarihi: Buraya Belgelendirme Komitesi Karar tarihi yazılır.Tescil tarihi belgenin başlangıç tarihidir.Belge, tescil tarihinden itibaren gözetim denetimleri zamanında yapıldığı sürece 3 yıl boyunca geçerlidir.

 Yeniden Basım Tarihi: Kapsam genişletme, adres değişikliği, unvan değişikliği vb.

nedenle verilen bir sertifika tekrar basılır ise buraya yazılır. Tarihin yanına “/” işareti ile belgenin kaçıncı kez basıldığını belirten basım numarası

 Geçerlilik Tarihi: Buraya Belgelendirme Komitesi Karar tarihinden sonraki 364. gün yazılır ve ara denetimde belge sürdürülür ise bu süre 365 gün uzatılır.

 Çok işletmeli kuruluşların her şubesi için ayrı birer sertifika düzenlenir. Müşteri talebine göre belge Türkçe dışındaki dillerde de düzenlenebilir.

Sekretarya fatura, belge, TLM.02-Logo ve Belge Kullanım Talimatı, bayrak vs. gibi

dokümanları içerecek sertifika kutusunu hazırlayarak kontrol eder. Teslimat süreci PR.13- Ürün Muhafazası Prosedürü’ nde anlatılmıştır.

(10)

7.7 Gözetim Tetkikleri

Müşteri Temsilcisi, İNTEGRA96’nın İNTEGRA96 Müşteri Portalı’nı her ay gözden geçirerek gözetim denetimi yapılması gereken müşterileri belirler. Gözetim denetimi yapılacak müşteri ile denetimlerin yapılması gereken tarihten en geç bir ay önce FRM.17-Gözetim Denetimi Bilgi Formu’ nu göndererek iletişime geçer. İlk belgelendirmeyi takip eden ilk gözetim denetimi Aşama 2 denetiminin son gününden itibaren 12 ay içinde tamamlanmış olmalıdır. Bu süre doğal afet, yangın vs. gibi sebeplerle olmak kaydıyla en fazla 3 ay için uzatılabilir. Bu sürenin aşılması halinde ise müşterinin belgelendirmesi geri çekilir ve kendilerinden belgelerini kuruluşumuza göndermeleri istenir.

Ayrıca belgelendirmesi geri çekilen müşteri, belgelendirme ile ilgili her türlü faaliyetini ve reklam işlerini durdurmak zorundadır. Aksi halde İNTEGRA96 yasal yollara başvurur. Müşteri bu süreyi aştıktan sonra, yine belgelendirme hizmeti almak isterse, ilk belgelendirme süreci yürütülür. Bu süreci anlatan Belge Güncelliği Formu müşteriye fakslanarak İPTAL bilgisi iletilir. İptal bilgisini ileten Müşteri Temsilcisi Belge güncelliği formunun arkasına teyit tarihini atıp, Belgenin sistemden iptali için Sistem Belgelendirme Müdürüne iletir. Sistem Belgelendirme Müdürü ilk Komitede Belge İptalini sağlayıp, Müşterinin dosyasını Genel Müdüre iletir. Müşteri gözetim denetimin tarihini onaylıyorsa, FRM.17-Gözetim Denetimi Bilgi Formu’ndaki onay bölümünü yetkili kişiye kaşeletip imzalatarak kuruluşumuza geri gönderir.

Müşteri Temsilcisi onaylanmış formun bir kopyasını Sistem Belgelendirme Müdürü’ne iletir.

Bu aşamadan sonra denetimin planlanması, gerçekleştirilmesi ve tamamlanması madde 7.5-7.6 daki gibi işler ancak; gözetim denetiminde sadece Aşama 2 denetimi yapılması yeterlidir. Gözetim denetimi periyodik olarak yapılacak bir saha denetimi olmakla birlikte bütün sistemin denetimini gerekli kılmamaktadır.

Ayrıca, belgelendirilmiş yönetim sisteminin, yeniden belgelendirme denetimleri arasındaki sürede, bağlı olduğu standardın gerekliliklerini karşılayıp karşılamadığına emin olmak için gözetim denetimleri birbirini (1. ve 2. gözetimler) tamamlayacak şekilde planlanmalıdır.

Gözetim denetiminde denetim heyeti uygunsuzluk tespit ederse, uygunsuzluklar ilk belgelendirme sürecindeki gibi değerlendirilir. Büyük uygunsuzluklar takip denetimi yapılmasını gerektirir. Takip denetiminde uygunsuzlukların giderilmediği görülürse belgelendirilme 3 aylık bir süre için askıya alınır; askıya alma sürecinde yeni uygunsuzluk görülürse belgelendirme geri çekilir. Gözetim denetimlerinde büyük ve küçük uygunsuzlukların kapatılması 1 ay içerisinde yapılmalıdır. Uygunsuzluklar kapatılmadığı taktirde belge askıya alınır uygunsuzluk kapatılması için 2 ay süre verilir, kapatılmadığı taktirde belgelendirme geri çekilir.

Belgelendirmenin sürdürülebilmesi aynı ilk belgelendirme sürecinde olduğu gibi büyük uygunsuzlukların kapatılması ile mümkündür. Gözetim denetimi dosyası da ilk belgelendirme sürecinde olduğu gibi Belgelendirme Komitesi tarafından Belgelendirme Komitesi Soru Listesi (LST.08) ile incelenmeli ve belgelendirmeye dair karar belirtilmelidir.

7.8 Yeniden Belgelendirme

(11)

Yeniden belgelendirme denetimi, 3 yıllık belgelendirme döngüsü sona eren müşterilerin, istemeleri halinde, yönetim sistemlerinin tekrar belgelendirilmesi için yapılır. Müşteri Temsilcisi İNTEGRA96’ in belgelendirilmiş müşteriler dosyasını her ay gözden geçirerek yeniden belgelendirme denetimi yapılması gerekenleri belirler. Yeniden belgelendirme denetimi yapılacak müşteri ile denetimlerin yapılması gereken süreden 2 ay önce FRM.52- Yeniden Belgelendirme Bilgi Formu’ nu göndererek iletişime geçer. Yeniden belgelendirme kararı, 3 yıllık belgelendirme süreci sona ermeden verilmiş olmalıdır. Bu süreye uygunsuzluk kapatmaları da dahildir. Bu sürenin aşılması ancak mücbir sebeplerle mümkündür.

Bu denetim, ilk belgelendirme sürecinde olduğu gibi planlanıp uygulanır ve tamamlanır.

Yeniden belgelendirme denetiminin amacı, bir bütün olarak, yönetim sisteminin uygunluğunun ve etkililiğinin ve belgelendirme kapsamıyla olan ilişkisinin ve uygulanabilirliğinin sürdürüldüğünün teyit edilmesidir. Önceki gözetim tetkik raporlarının gözden geçirmesini kapsıyor ve gözetim denetimlerinde belirlenen uygunsuzlukların kapatılmış olmalıdır. Bu amaçla yeniden belgelendirme denetimi aşağıdakileri maddeleri ele alacak şekilde bir saha denetimini kapsamalıdır:

a) İç ve dış kaynaklı değişiklikler ışığında, kendi bütünlüğü içerisinde yönetim sisteminin etkililiği ve belgelendirme kapsamı ile sürdürülebilir ilgisi ve uygulanabilirliği,

b) Toplam performansı arttırmak için yönetim sisteminin etkililiği ve iyileştirmesini sürdürmeye yönelik gösterilmiş taahhüt,

c) Belgelendirilmiş yönetim sisteminin çalışmasının kuruluşun politikası ve hedeflerinin gerçekleştirilmesine katkı sağlama durumu.

Yeniden belgelendirme denetiminde Aşama 1 denetimi zorunlu olmayıp aşağıdaki durumlarda ihtiyaç duyulur:

 Yönetim sisteminde,

 Müşteride,

 Yönetim sisteminin çalıştığı kapsamda (mevzuat değişiklikleri, düzenleyici dokümanlarda değişiklik vb. gibi) belirgin değişiklikler olması.

Bunun için, müşterinin söz konusu değişiklikleri kuruluşumuza bildirmesi gerekir. Ayrıca bir ön inceleme yapılması amacıyla müşteriden aşağıdaki dokümanlar istenir:

 Kuruluşun yeni veya revizyona uğrayan sistem dokümanları (El Kitabı ve Prosedürler)

 Sözleşmeleri imzalayan yetkiliye ait imza sirküleri

 Ticaret Sicili Gazetesi’nin kopyası

 Faaliyet Belgesi

(12)

Yeniden belgelendirme denetimlerinde, denetim sonucunda elde edilen bulgular ve uygunsuzlukların giderilmesine yönelik düzeltici faaliyetlerin takibi, belgelendirme denetiminde olduğu gibi gerçekleştirilir.

Yeniden belgelendirme denetimi sonucunda, varsa tespit edilen uygunsuzluklara yönelik düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirilmesinden sonra, yazılan rapor ve TGG sonrası Belgelendirme Komitesi tarafından yeniden belgelendirme kararının verilmesiyle yeni belge düzenlenir.

Yeni belgede ilk belge düzenleme tarihi de belirtilir. Bu yeni belgenin geçerlilik süresi yeniden belgelendirme kararının alındığı günden itibaren 3 yıldır.

Mümkün olduğu durumlarda denetim ekibi üyeleri 3 yıllık denetim döngüsü sonunda yeniden belgelendirme denetimi öncesi değiştirilir.

7.9 Takip Tetkikleri:

Belgelendirme veya gözetim Tetkikleri sonunda majör (büyük) uygunsuzlukların kapatılıp kapatılmadığının sahada doğrulanması gerektiği durumlarda gerçekleştirilen uygunsuzluk doğrulama tetkikleridir.

Takip Tetkiki esnasında sadece büyük uygunsuzluk tespit edilen konular ile ilgili bulunan alanlar denetlenir ve raporlanır.

Firma Takip Tetkiki gerektiren Belgelendirme Tetkiki tarihini takiben max 3 aylık süre içinde takip tetkiki yapılabilmesi için teyit vermez ise başvurusu askıya alınır.

Gözetim Tetkiki sırasında majör uygunsuzluk tespit edilirse uygunsuzlukla ilgili düzeltici/önleyici faaliyetlerin gerçekleşmesi ve takip tetkikinin gerçekleştirilmesi için en fazla 1 ay süre verilir.

Belgelendirme komitesinin belgenin askıya alınması yönünde verdiği karar tarihini takiben 3 ay içerisinde firma tarafından takip Tetkiki için başvuru olmamışsa (Firma tarafından yazılı olarak ek süre istenmesi durumunda Sistem Belgelendirme Müdürü askı karar tarihinden itibaren max 6 ay olan askı süresini geçmeyecek şekilde ek süre verebilir) Belgelendirme Sözleşmesi fesih edilir, belgesi iptal edilip geri alınır.

Takip Tetkiki Firmanın belgelendirme veya gözetim Tetkikine katılan baş Tetkikçi tarafından yapılır.

Tetkik süresi 1 günü geçmemek kaydıyla gerçekleştirilir. Ancak uygunsuzluk sayısının oldukça fazla olması veya başka özel hallerde tetkik süresi uzayabilir.

Takip Tetkiki ücreti sözleşme de belirtilerek firmanın bilgisine sunulmuş ve onayı alınmıştır.

7.10 Özel Tetkikler

7.10.1 Belge Kapsamının Genişletilmesi

(13)

İNTEGRA96 müşterileri, belgelendirilmiş yönetim sistemlerinin kapsamını genişletmek için kuruluşumuza kendi antetli kağıtlarına yazacakları bir dilekçe ile başvurabilirler. Müşteri hangi NACE ya da EA kodunda genişletme istediğini dilekçede belirtir. Müşteriden geri gelen dilekçe Sistem Belgelendirme Müdürü’ne iletilir. Sistem Belgelendirme Müdürü talebi inceleyerek genişletmenin yapılıp yapılamayacağını belirler. İlgili kararını sertifika basım birimine iletir.

 Genişletilecek kapsam kuruluşumuzun sahip olduğu EA kapsamlarının dışında ise talep geri çevrilir.

 Genişletilecek kapsam, müşterinin mevcut kapsamı ile aynı NACE kodunda ise (3 basamağa kadar) ilgili firma denetimini yapan baş denetçinin onayı ile denetim yapılmaksızın kapsam değiştirilir. Ancak yeni kapsam takip eden ilk gözetim tetkikinde kontrol edilir.

Genişletilecek kapsam farklı EA hatta NACE kodunda (3 basamaktan yukarı) ise müşterinin bu kapsama uygun olup olmadığını belirlemek için denetim yapılması gerekir. Fazla masraftan kaçınmak için müşteriye söz konusu denetimin takip eden ilk gözetim denetimi çerçevesinde yapılması teklif edilir. Müşteri kabul ederse, gelecek ilk gözetim denetimi planlanırken kapsam genişletmenin plana dahil edilmesini sağlamak üzere kapsam genişletme talebi/dilekçe müşterinin denetim dosyasında saklanır. Müşteri kapsam genişletmenin bir an önce gerçekleşmesini istiyorsa gözetim denetim ile birleştirilmesini kabul etmeyebilir. Bu durumda gözetim denetimi süreci uygulanarak yeni bir denetim planlanır. Kapsamı genişletilerek değiştirilen müşteriden belgesi istenir ve yeni belge düzenlenerek kendisine iletilir.

7.10.2 Kısa Süreli Tetkikler

İNTEGRA 96 tarafından belgelendirilmiş firmalar hakkında, müşterileri veya herhangi bir kişi/kurum vs. tarafından İNTEGRA 96’ e şikayet olması durumunda İNTEGRA 96 firmaya şikayeti yerinde incelemek üzere veya; önemli değişikliklerin olması durumunda (Yasal, ticari veya kuruluşun statüsü veya mülkiyeti, organizasyon ve yönetim (kilit yönetici, karar-alıcı veya teknik kadro ), iletişim adresi ve sahalar, Belgelendirilmiş yönetim sistemi altındaki işlemlerin kapsamı yönetim sistemi ve proseslerdeki büyük değişiklikler) veya; Askıda bulunan Belgeye yönelik takip mahiyetinde; Kısa zamanlı tetkikler yapılır.. Bu tetkikler kısa süre içersinde planlanıp müşteriye haber verilir ve onay alınır. Ancak bu kısa süre sebebiyle, denetim heyetini atarken en üst seviyede özen gösterilmelidir çünkü müşterinin itiraz etmesi halinde bu süre uzayacaktır. Bu tetkikler, Yönetim Temsilcisi veya Sistem Belgelendirme Müdürü veya TÜRKAK’ın talebi doğrultusunda objektif bir gerekçeye dayandırılmak suretiyle gerçekleştirilir. Kapsamı sadece gerekçesine konu olan hususun araştırılmasıyla sınırlı olup, en az yarım tetkikçi-

(14)

gün ve en çok 1 tetkikçi-gün olarak gerçekleştirilir.Müşteri, özel tetkikler için gerekecek masrafı karşılamayı, belgelendirme süreci başlangıcında FRM.16-Belgelendirme Teklifi- Sözleşmesi formunu imzalayarak kabul etmiştir.

Kısa süreli tetkik süreci, tetkikin planlanmasından denetim raporunun yazılıp belgelendirmeye dair kararın verilmesine kadar geçen aşamaları içerir. Gözetim Tetkiki Raporu doldurularak Belgelendirme Komitesi’ ne karar için sunulur

Bunun dışında eğer gerek görülürse, belgeli kuruluşun yönetim sistemine yönelik faaliyetlerini doğrudan etkileyen yapısal değişiklikler (yeniden yapılanma, tüzel kişilik değişikliği, kuruluş üst yönetiminin değişmesi, organizasyonel değişiklikler, şirket evlilikleri, üretim/ hizmet kapsamının tamamen değişmesi v.b.) halinde uygulanan sistemin sürdürülüp sürdürülmediğinin araştırılması amacıyla bir tam tetkik gerçekleştirilebilir.

7.11 Transfer Tetkikleri

Kuruluşların transfer başvuruları, Müşteri Temsilcisi tarafından, FRM.12-Belgelendirme Başvurusu Formu ile alınır, kontrol edilir ve transfer teklifinin verilmesi amacıyla, Sistem Belgelendirme Müdürlüğü’ne iletilir.

Transfer işlemi, yalnızca IAF MLA anlaşması kapsamındaki akreditasyon kuruluşları tarafından akredite edilmiş belgelendirme kuruluşlarından gelen başvurular için uygulanır.

Diğer belgelendirme kuruluşları transfer için başvuruda bulunursa yeni müşteri olarak ele alınırlar ve belgelendirme süreçleri ilk belgelendirme aşamasından başlatılır.

Sistem Belgelendirme Müdürlüğü, transfer talepleri faaliyetleri için teklifi, Belgelendirme sözleşmesi ile hazırlayarak, ilgili kuruluşa gönderir.

Transfer için, teklifi kabul eden kuruluş ile sözleşme yapılarak, kuruluşun sistem dokümanları ve önceki belgelendirme kuruluşunun yapmış olduğu denetim kayıtları talep edilir ve incelenir. Gereken durumlarda kuruluş ziyareti yapılabilir.

Belge geçişinin transfer statüsünde değerlendirilmesi aşağıdaki konulara bağlıdır.

Transfer edilmek istenen belgelendirme kuruluşunun Tetkik ekibi atama kurallarının TÜRKAK R.40.02 ve TLM.05 Denetçi Görevlendirme Talimatı’na uygun olup olmadığı.

Transferin nedeni,

Devam eden sertifikanın geçerliliği Alınan şikâyetler ve yapılan faaliyetler

Devam eden sertifikasyon döngüsünün tarihleri, (Burada özellikle firmanın haksız yere transfer olmak isteyip istemediğinden şüphelenilmesi gereklidir. Eğer firma gözetim tetkikini önceki belgelendirme kuruluşundan yeni geçirdiyse daha çok dikkat edilmesi gerekli)

(15)

Önceki belgelendirme kuruluşunun akreditasyonunun askıya alıp almadığı veya iş faaliyetlerini durdurup durdurmadığı, (bu durumda transferi kabul edilmez ve yeni başvuru olarak değerlendirilir) .

Firmanın sertifikasının askıya alınıp alınmadığının veya alınma tehlikesi altında olup olmadığı (bu firmalar İNTEGRA 96 tarafından tüm bu şüpheli durumlar düzeltilene kadar kabul edilmeyecektir.)

Mevcut belgeye ait Belgelendirme Kuruluşuna ilişkin güven duymama, (İNTEGRA 96, duyulan kuşkunun seviyesine bağlı olarak ya yeni firma veya belirlenen problem alanlarına yoğunlaşarak transfer tetkiki yürütülür)

Sertifikalı firmanın faaliyet kapsamının, İNTEGRA 96’ in Akreditasyon kapsamında olup olmadığının kontrolü,

Son tetkik raporunun incelenmesi (içerik, tetkik süresi uygunluğu vs..) ve devam eden uygunsuzluklar

Yukarıdaki koşulların sağlanamadığı durumlarda firma ilk belgelendirme başvurusu statüsünde değerlendirilir.

7.12 Belgenin Askıya Alınması

İNTEGRA96 aşağıdaki durumlarda müşterisinin belgelendirmesini askıya alır:

1. Müşterinin belgelendirilmiş yönetim sisteminin belgelendirme şartlarını karşılamada devamlı ve ciddi şekilde başarısız olması,

2. Müşterinin gözetim veya yeniden belgelendirme tetkiklerinin gerekli sıklıkta yapılmasına izin vermemesi,

3. Müşterinin gönüllü olarak, geçici askıya alma talebinde bulunması.

Madde 5.3’de anlatıldığı gibi, gözetim denetimleri sonucu belgelendirmesi askıya alınmış müşteride yeni uygunsuzluk görülürse belgelendirmesi geri çekilir.

Askıya alma süresince müşterinin belgesi geçici olarak geçersizdir. Bu sebeple, müşteri belgelendirmesinin reklamını yapacak her türlü faaliyetten bu dönemde kaçınmalıdır.

Belgelendirmenin askıya alınması veya geri çekilmesi halinde kuruluş logo ve belge kullanımını durdurmak zorundadır. (Bkz. TLM.02-Logo ve Belge Kullanımı Talimatı).

Askıya alma süresi en fazla 6 aydır.

7.13 Belgenin Geri Çekilmesi

Belgelendirmesi askıya alınan müşterinin askıya alma süresi boyunca uygunsuzlukları gidermediği veya belgelendirme şartlarına herhangi bir şekilde uymadığı görülürse belgelendirme geri çekilir. Belgelendirmenin geri çekilmesi müşterinin belgelendirmesinin kuruluşumuz tarafından iptal edilmesi ve sözleşmenin fesih edilmesi demektir.

(16)

Belgelendirmesi geri çekilen müşterinin kuruluşumuzdan hizmet alması için yeniden başvurması gerekir.

Belgelendirmesi askıya alınan veya geri çekilen müşterinin durumu İNTEGRA96 web sitesinde erişime sunulur. Ayrıca müşteriye askıya alma sürecinde sahip olduğu hakları anlatan FRM.34-Askıya Alma ve Geri Çekme Süreci Şartları formu gönderilir.

Belgelendirme aşağıdaki durumlarda geri çekilir:

 Müşterinin talebi,

 Müşterinin iflası veya belge kapsamındaki faaliyetine son vermesi,

 Müşteriye ait tüzel kişiliğin değişmesi,

 Müşterinin askıya alma şartlarını kabul etmemesi,

 Müşterinin askıya alma gerekçelerini ortadan kaldırmaması,

 Müşterinin, askı süresi sonunda takip denetimi yapılabilmesi için teyit vermemesi,

 Askı halinin kaldırılması için gerçekleştirilen takip denetimlerinde belirlenen uygunsuzlukların öngörülen sürelerde kapatılmaması,

 Müşterinin belgeyi, belge kapsamında belirtilen ürün veya hizmetten farklı alanlarda, yanıltıcı ve haksız kullanması,

 Müşterinin belgede belirtilen tesis adresinde bulunamaması,

 Müşterinin belge üzerinde tahrifat yapması sonucu,

 Müşterinin gözetim denetimini zamanında kabul etmemesi,

 Çok sahalı müşterilerin sahip olduğu saha ya da şubelerin herhangi birinin kapanması halinde müşteri İNTEGRA96’ e bilgi vermeyi ihmal ederse belgelendirme geri çekilir. Merkez ofis ya da sahalardan herhangi biri belgenin sürdürülmesi ile ilgili şartları yerine getirmezse belgelendirme bütünüyle iptal edilir.

Müşterinin belgesi askıya alındıktan sonra 6 ay içerisinde takip denetimi için başvurusu olmamışsa Belgelendirme Komitesi kararı ile ek süre verilebilir veya belgesi geri çekilebilir.

Belgenin geri çekilmesi durumunda kuruluşun aşağıda belirtilen yükümlülüklerini yerine getirmesi gereklidir:

 İNTEGRA96 belge ve logosunun kullanımının durdurulması,

 İptal edilen belge kapsamındaki her tür haktan vazgeçilmesi,

 Ödenmemiş belge veya denetim ücretlerinin ödenmesi.

 Belgenin geri çekilmesini takiben 1 ay içerisinde kuruluşun, İNTEGRA96 logosunu her tür yazışma ve tanıtım materyalinden çıkarması gerekmektedir. Aksi takdirde İNTEGRA96;

 İlgili akreditasyon kuruluşu ile diğer belgelendirme kuruluşlarına bilgi verir,

 Kuruluşun belgeyi, sözleşme kurallarını ihlal etmek suretiyle illegal olarak kullandığını, çeşitli yayın organlarında duyurur,

 Bu yüzden oluşacak maddi ve manevi zararların giderilmesi için yasal yollara başvurur.

(17)

Ayrıca kuruluşun belge yenileme talebinde bulunmaması, belge kapsamındaki ürün üretimi/hizmet sunumunun durdurulması veya kuruluşun kapanması durumunda belge geri çekilerek, kamuoyuna duyurulur.

7.14 Kapsamın Daraltılması

Müşterinin, belgelendirme kapsamının bir kısmı için belgelendirme şartlarını karşılamada devamlı ya da ciddi başarısızlık gösterdiği görülürse İNTEGRA96 müşterinin belgelendirme kapsamını, şartları karşılamayan kısmını dışarıda tutacak şekilde daraltır. Belgelendirme kapsamı daraltıldığında müşteri bütün reklam malzemelerini değiştirmelidir. Bununla birlikte müşterinin kendi talebi ile belgelendirilme kapsamı daraltılabilir. Belgelendirme kapsamı daraltılan müşteriden belgesi istenir ve yeni belge düzenlenerek kendisine iletilir. Kapsam daraltma ihtiyacı müşterinin belgelendirme sürecinde uyması gereken şartlara uymaması halinde ya da denetimler sırasında ortaya çıkabilir. Genel olarak kapsam daraltmak için denetim gerçekleştirilmez. Kapsamı daraltılan müşterinin durumu da İNTEGRA96 web sitesinde yayınlanır.

7.15 Dış Kaynak Kullanımı

İntegra96’nın ISO 17021 Sistem Belgelendirme faaliyetleri kapsamında yer alan ISO 9001, faaliyetlerinde kendi adına belgelendirme faaliyetlerinin bir kısmını yerine getirmek amacı ile herhangi bir dış kaynak (taşeron) kullanmamaktadır.

Mevcut akreditasyonu Uygunluk Değerlendirme faaliyetleri çerçevesinde yapılan denetim ve ölçümlerde emin olunmadığı durumlarda TS EN ISO IEC 17025 Akreditasyonuna sahip Taşeron laboratuvara gerekli testler yaptırılabilir. Taşeron Laboratuvar ile FRM.99

Laboratuvar Hizmet Sözleşmesi yapılır.

7.16 Şikâyetler

Herhangi bir Firmanın veya hisse sahibinin, İNTEGRA 96 tetkikçilerinin, teknik uzmanların ve çalışanların çalışmalarından, belgelendirme sürecinden veya herhangi başka bir sebepten kaynaklanan bir şikayeti mevcut ise şikayet yazılı olarak İNTEGRA 96 uluslararası ürün ve sistem belgelendirme bağımsız gözetim denetim ve eğitim hizmetleri Ltd. Şti, Haydar Aliyev Cad. Eski İzmirliler Apt A Blok No:55 K:6 D:24 Bayraklı - İZMİR - TÜRKİYE adresine gönderilmelidir. Bu tür tüm şikayetler araştırılır ve gerek görüldüğü takdirde işlem yapılır ve mutlaka Firmaya şikayetinin sonucu yazılı olarak bildirilir.

Firma şikâyetinin sonucundan tatmin olmadı ise İNTEGRA 96 Şikayet ve İtiraz Değerlendirme Komitesine itirazda bulunabilir. Şikayetleri ele alma prosesi İNTEGRA 96 web sayfasında (www.integra96.com) PS.05 itiraz ve şikayet değerlendirme Prosesinde detaylı olarak açıklanmıştır.

(18)

7.17 İtirazlar

Bir şikâyetin sonucu olan itirazlar veya belgelendirme hakkındaki kararlar, İNTEGRA 96 'ya yazılı olarak bildirilmelidir. İtiraz alındıktan sonra derhal komite toplantıya çağrılır ve komite en geç 1 hafta içinde toplanır. Komite kararını en geç 1 ay içinde İNTEGRA96’ya bildirmelidir.

Komite kararı itiraz sahibine 1 hafta içerisinde Yönetim Temsilcisi tarafından FRM.38 İtiraz Şikayet Formu ile bildirilir. Komitenin kararının itiraz sahibi tarafından kabul edilmemesi durumunda, Ürün Belgelendirmelerinde (TÜRKAK) Ürün ve Hizmet Akreditasyon Başkanlığına ve İlgili Bakanlığa başvurulabilirler. Sistem Belgelendirmede de Sistem Belgelendirme Başkanlığına (TÜRKAK) başvurabilirler. TÜRKAK’ın veya yasal yollarla elde edilen karar hem Firma hem İNTEGRA 96 için bağlayıcı karar olacaktır. İtirazları ele alma prosesi İNTEGRA 96 web sayfasında (www.İNTEGRA 96.com) PS.05 itiraz ve şikayet değerlendirme Prosesi’nde detaylı olarak açıklanmıştır.

7.18 Bilgilerin 3. Taraflara Açıklanması

İNTEGRA 96, Firmanın yazılı izni ve onayı olmaksızın, Firma ile ilgili tüm bilgi veya özel ürünleri üçüncü bir tarafa kesinlikle bildiremez.

Eğer ilgili Kanunlar gereği, üçüncü bir tarafa bu bilgilerin açıklanması durumunda, Firma gene ilgili kanunun izin verdiği şekilde bilgilendirilecektir.

7.19 Belgeli Kuruluşlar Listesi

İNTEGRA 96, belgesine sahip ve geçerli tüm Firmalarının bir listesini oluşturur. Belgeli Kuruluşlar Listesi olarak bilinen bu listeye İNTEGRA 96 internet sitesinden herkes ulaşabilecek durumda hazırlanmıştır. (www.integra96.com).

7.20 Ücretler

Müşteri denetim ve ilk belgelendirme ücretlerinin en az % 25ini denetimden 1 hafta önce İNTEGRA96’ya ödemek zorundadır. Gözetim denetimi ücretleri denetim zamanı gelmeden 15 gün öncesinden yatırılarak İNTEGRA96’ ile temasa geçilmesi gerekmektedir.

Tetkikler İNTEGRA 96’ in belirlediği ve teyit aldığı zaman diliminde gerçekleştirilemez ise belgelendirme askıya alınabilir veya iptal edilebilir

7.21 Belgenin Yanlış Kullanımı

TLM.02 Sistem Logo ve Belge Kullanma Talimatı’nda ayrıntılı olarak anlatılmıştır.www.integra96.com).adresinden ulaşılabilir

7.22 Belgelendirme Logosunun Kullanımı

TLM.02 Sistem Logo ve Belge Kullanma Talimatı’nda ayrıntılı olarak anlatılmıştır.www.integra96.com).adresinden ulaşılabilir