ANKARA HACI BAYRAM VELİ ÜNİVERSİTESİ 6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA PERSONEL /ÇALIŞAN/TEDARİKÇİ ÇALIŞANIAYDINLATMA METNİ

(1)

ANKARA HACI BAYRAM VELİ ÜNİVERSİTESİ

6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA PERSONEL /ÇALIŞAN/TEDARİKÇİ ÇALIŞANIAYDINLATMA METNİ

VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ

ANKARA HACI BAYRAM VELİ ÜNİVERSİTESİ (“Üniversite”), yürütmekte olduğu faaliyetler kapsamında kişisel verilerinizin işlenmesinde 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“KVKK”) uygun olarak her türlü teknik ve hukuki tedbiri almaktadır.

Mersis No :

İnternet Adresi :

Telefon Numarası :

E-Posta Adresi :

Adres :

İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER, KİŞİSEL VERİ İŞLEME AMAÇLARI, HUKUKİ SEBEP

Kişisel Veri İşlenme Amacı Hukuki Sebep

Kimlik Bilgisi

(Ad, Soyad, Doğum Yeri ve Tarihi, Nüfusa Kayıtlı Olduğu İl ve İlçe, Medeni Durum, Evlilik Tarihi ve Çocuk Sayısı, TCKN, Kimlik Fotokopisi)

İstihdam süreçlerinin yürütülmesi

Saklama ve arşiv süreçlerinin yürütülmesi İş süreçlerinin en doğru ve eksiksiz şekilde yürütülmesi

Çalışan memnuniyeti süreçlerinin yürütülmesi

Talep halinde yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına bilgi verilmesi

Yönetsel faaliyetlerin yürütülmesi Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi Hukuki yükümlülüklerin eksiksiz şekilde yerine getirilmesine azami özen gösterilmesi İletişim süreçlerinin yönetilmesi

İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması/yürütülmesi

Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi Talep ve şikayetlerin yönetilmesi

Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla, sözleşmenin taraflarının kişisel verilerinin işlenmesinin gerekli olması; ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için zorunlu olması.

Eski tür kimliklerde yer alması durumunda din ve kan grubu hanesinde yer alan bilgiler “Açık Rıza”

İletişim Bilgisi

(Adres, İl, İlçe, Telefon Numarası, E-Posta Adresi)

(2)

Hukuki/idari yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi

Fiziksel Mekân Güvenliği (Kamera Kaydı)

Fiziksel mekân ve iş yeri güvenliğinin temini Taşınır mal ve kaynakların güvenliğinin temini

Talep ve şikayetlerin yönetimi Talep halinde yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına bilgi verilmesi

Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi Yönetsel faaliyetlerin yürütülmesi

İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için zorunlu olması.

Lokasyon

İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi

Mal / Hizmet Üretim ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi

Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

Özlük Bilgisi Kimlik bilgileri,

ikametgah adresi, sabıka kaydı, diploma, sağlık raporu, fotograf, hesap bilgisi, banka, hesap no, ehliyet fotokopisi, askerlik tescil belgesi, kan grubu, sgk hizmet dökümü, bes, agi,

mesleki yeterlilik bilgileri, çocuk kimlik bilgileri, evlilik cüzdanı, askerlik bilgileri, pasaport.

İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması İş Sürekliliğinin Sağlanması ve Faaliyetlerin Yürütülmesi

İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi ve Denetimi İş Sağlığı ve Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi

Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi Sosyal Sorumluluk Etkinliklerinin

Yürütülmesi

Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması

(3)

Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi Talep ve Şikayetlerin Takibi Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini

Yetenek ve Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi Denetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi İç Denetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini

Finansal Bilgi

Fazla mesai ödemeleri, maaş detayları, AGİ, SGK, Vergi ödemeleri, yol- yemek ödemeleri, bütçe çalışmaları, bordrolar, icra takip dosyalarına ilişkin dosya ve borç bilgileri, banka hesap cüzdanı, özel sağlık sigortası/tamamlayıcı sağlık tutarı, asgari geçim indirimi bilgisi, IBAN numarası, hesap

Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi

Ücret Politikasının Yürütülmesi Çalışan Memnuniyeti ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi

Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan

Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi

(4)

numarası, çalışılan banka, banka hesap cüzdanı.

Risk Yönetimi Bilgisi IP Adresi, MAC Adresi, İnternet Log Kayıtları

Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi Denetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi

Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi İç Denetim, Soruşturma, İstihbarat

Faaliyetlerinin Yürütülmesi Talep ve Şikayetlerin Takibi

Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

Beden ve Vücut Ölçüsü Kıyafet temini için gerekli bilgiler (ayakkabı

numarası, vücut ölçüleri vb.)

Çalışanlara kıyafet temini sağlanması Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için zorunlu olması.

Hukuki İşlem Bilgisi (Devam etmekte olan adli süreçler, icra takibi)

İşverenin takip etmekle yükümlü olduğu çalışana ilişkin hukuki/sözleşmesel yükümlülüklerin yerine getirilmesi Hukuki işlerin yürütülmesi ve takibi Saklama ve arşiv süreçlerinin yürütülmesi Yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi

Görsel ve İşitsel Bilgi (Fotoğraf)

İş süreçlerinin güvenli ve en doğru şekilde sürdürülmesi

Saklama ve arşiv süreçlerinin yürütülmesi Yönetsel faaliyetlerin yürütülmesi

Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi İnsan kaynakları süreçlerinin yürütülmesi Talep halinde yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına bilgi verilmesi

İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

(5)

Eğitim Bilgisi

(Eğitim Görülen Okullar, Sertifikalar, Sınav

Bilgileri, Kurs/Seminer ve Yabancı Dil Bilgisi)

Saklama ve arşiv süreçlerinin yürütülmesi Talep halinde yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına bilgi verilmesi

İnsan kaynakları süreçlerinin yürütülmesi Yönetsel faaliyetlerin yürütülmesi Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi

Ceza Mahkumiyeti ve Güvenlik Tedbiri (Adli sicil kaydı)

İnsan kaynakları süreçlerinin yürütülmesi Yönetsel faaliyetlerin yürütülmesi Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi

Açık Rıza

İşlem Güvenliği Bilgisi (Log Kayıtları)

Saklama ve arşiv süreçlerinin yürütülmesi Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi Talep halinde yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına bilgi verilmesi

Adayın iş başvurusunu e-posta ile yapması durumunda işlem kayıtlarının tutulması Talep ve şikayetlerin yönetimi

Mesleki Deneyim ve Özgeçmiş Bilgisi (Daha Önce Çalışılan Kurumlar ve Geçmiş Görevler)

Saklama ve arşiv süreçlerinin yürütülmesi Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi Çalışan yetkinliğinin tespiti ve uygun şekilde görevlendirme yapılması

Yönetsel faaliyetlerin yürütülmesi İnsan kaynakları süreçlerinin yürütülmesi Talep halinde yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına bilgi verilmesi

Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi İletişim süreçlerinin yönetilmesi

(6)

Sağlık Bilgisi (Sağlık Durumu ve Engellilik Durumu Bilgisi, Kan Grubu)

İşe başvuru süreçlerinin en sağlıklı ve doğru şekilde yürütülmesi

Faaliyetlerin mevzuata uygun şekilde yürütülmesi

İnsan kaynakları süreçlerinin yürütülmesi Talep halinde yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına bilgi verilmesi

Açık Rıza

Aile Yakını Bilgisi Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi Yasal düzenlemeler uyarınca çalışana tesis edilmesi gereken gerekli AGİ, BES vb.

hakların tesisi

Diğer Bilgiler

(Askerlik Durumu, Tecil Durumu, Ehliyet Bilgisi, Parmak İzi)

İnsan kaynakları süreçlerinin yürütülmesi Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi Yönetsel faaliyetlerin yürütülmesi Personel devam kontrol işlemlerinin yürütülmesi

Tecil nedeninin veya askerlik muafiyet nedeninin sağlık bilgisi olması durumu, parmak izi “Açık Rıza”

KİŞİSEL VERİLERİN ELDE EDİLME YÖNTEMİ

İşlediğimiz kişisel verileriniz yukarıda sayılan amaçlar dahilinde ve KVKK’nın belirlediği koşullar çerçevesinde aşağıda bulunan kanallar aracılığıyla toplanmaktadır;

 Üniversitemize internet ortamından yapılan başvurular,

 İş sözleşmeleri ve diğer muhtelif sözleşmeler,

 Yüz yüze yaptığımız görüşmeler ve mülakatlar,

(7)

 İş ve çözüm ortaklarımız aracılığıyla gelen başvurular, formlar, bilgilendirmeler,

 Referans olarak iletişim bilgileri iletilen kişiler,

 Üniversitemiz binası ve tesisleri içerisinde CCTV ile ses ve görüntü kaydı alan cihazlar,

 İnternet ortamında kullandığımız çerezler ve log kayıtları,

 Çağrı merkezimize yapılan başvurular,

 Sosyal medya araçları,

 Yazılı, sözlü veya elektronik ortamlarda yapılan görüşmeler,

 İş ortaklarımız

KİŞİSEL VERİLERİN ÜÇÜNCÜ KİŞİLERE AKTARILMASI

2. başlıkta işlenmekte olduğu belirtilmiş olan kişisel verileriniz, yine aynı başlık altında yer alan veri işleme amaçları doğrultusunda, Üniversite faaliyet konularımızın ve iş süreçlerimizin

gerçekleştirilmesi süreçlerinde gerekmesi halinde ve gerekenle sınırlı şekilde;

 İlgili mevzuat hükümlerine istinaden denetim firmalarına, mali müşavirlere, ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına (Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, Hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi, Sözleşme süreçlerinin yönetimi),

 Banka ve finans kuruluşlarına, (Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi),

 Faaliyetlerin gerçekleşmesi için iş süreçlerinde yer alan tedarikçilere, iş ortaklarımıza (İş sürekliliğinin sağlanması/denetimi, Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, Talep ve şikayetlerin takibi, Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi)

 Üniversitemizin iş süreçlerinde hizmet tedarik ettiği ilgili tedarikçi firmaya, iş ortağımıza (İş sürekliliğinin sağlanması/denetimi, Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, Talep ve şikayetlerin takibi, Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi)

 İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının talepleri doğrultusunda ve talep amaçlarıyla sınırlı olarak hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına (Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi, kanuni/idari düzenlemeler uyarınca hukuki

yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi),

aktarılmaktadır.

İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI

Çalışanlarımız/Stajyerlerimiz, Üniversitemize başvuruda bulunarak;

 Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

 Kişisel veri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

 Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

 Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

(8)

 Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

 Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok

edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

 İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

 Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir. Haklarınıza ilişkin taleplerinizi Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun bir şekilde iletebilirsiniz. Talepleriz en kısa sürede ve nihayetinde en geç otuz (30) gün içerisinde ücretsiz olarak değerlendirilip karara bağlanacaktır. Değerlendirme ve karar verme

işleminin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi durumunda Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret esas alınacaktır.

D. Veri Sorumlusunun Kimliği İnternet Adresi :

Telefon Numarası : E-Posta Adresi :

Adres :