T.C. ESKİŞEHİR OSMANGAZİ ÜNİVERSİTESİ BİRİM GÖREV TANIM FORMU

(1)

ESKİŞEHİR OSMANGAZİ ÜNİVERSİTESİ BİRİM GÖREV TANIM FORMU

Hazırlayan Onaylayan

Ad Soyad : Selime UZSERT Ad Soyad : Ali YÖNTEM

Unvan : Birim Sorumlusu Unvan : S.K.S.Daire Bşk.V.

Birim Adı : Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Bağlı Olduğu Üst Birim : Genel Sekreterlik

Bağlı Olduğu Üst Yönetici : Genel Sekreter

Görevin Alanı / Kapsamı : Üniversite birimleri ( Öğrenci ve Personel ) Görevin Kısa Tanımı :

Üniversite öğrenci ve personelinin Sağlık, Kültür ve Spor işleri ile Psikolojik Danışmanlık ve Rehberlik işlemleriyle beslenme işlemleri

Yapmakla Sorumlu Olduğu Görevler :

1- Üniversite öğrenci ve personelinin beslenme ( Öğle ve İkinci Öğretim ) hizmetleri.

2- Öğrenci ve Personelin Kültür işlemleri.

3- Öğrenci ve Personelin Spor İşlemleri.

4- Öğrenci ve Personelin Psikolojik Danışmanlık ve Rehberlik işlemleri.

5- Daire ile ilgili bütçe, Tahakkuk ve Satınalma İşlemleri.

Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı, üniversitede öğrenimlerini sürdüren öğrenci ve personel beslenme hizmetleri sunarak, öğrencilerin kültür, sanat, spor ve diğer sosyal alanlardaki ihtiyaçları ile psikolojik danışma ve rehberlik alanındaki ihtiyaçlarını karşılamaya çalışan bir hizmet birimi ve ayrıca eğitim ve öğretimin desteklenmesi amacıyla tüm birimleriyle faaliyette bulunan bir hizmet birimidir.

Bağlı Alt Birimler : 1-Spor Hizmetleri Birimi 2-Kültür Hizmetleri Birimi

3-Sağlık ve Sosyal Hizmetler Birimi 4-İdari ve Mali İşler Birimi

5-Beslenme Hizmetleri Birimi

(2)

ESKİŞEHİR OSMANGAZİ ÜNİVERSİTESİ ALT BİRİM GÖREV TANIM FORMU

Bağlı Olduğu Birim : Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Alt Birimin Adı : Kültür Hizmetleri Birimi

Görevin Alanı / Kapsamı : Üniversite de Kültür İşleri

Görevin Kısa Tanımı :

Kültür hizmetleri olarak öğrencilerin ilgi alanlarına göre boş zamanlarını değerlendirmek, yeni ilgi alanları ile birlikte ve eğlence alışkanlığı kazanmalarını sağlamak, güzel sanatlarla ilgili faaliyetleri izlemelerini isterlerse bu faaliyetlere katılmalarını temin etmek.

Yapmakla Sorumlu Olduğu İşler :

1- Resim ve fotoğraf sergileri açmak, konser, konferans, tiyatro ve benzeri sanat ve kültür alanlarında faaliyetler düzenlemek ve bu maksatla bu çeşit faaliyetlerde bulunan kuruluşlarla işbirliği yaparak, öğrencilerin daha geniş ölçüde sanat ve kültür faaliyetlerinden yararlanmalarını sağlamak.

2- Öğrencilerin boş zamanlarında ilgi ve yeteneklerine göre sanat ve kültür çalışmaları yapmaları için resim, fotoğraf, el sanatları, halk dansları, klasik dans, müzik ve benzeri faaliyet alanlarında kurslar, çalışma grupları, korolar oluşturmak, bu grup ve koroların üniversite içinde ve dışında konser, gösteri, sergi ve karşılama gibi faaliyetlerde bulunmalarını veya karşılaşmalara katılmalarını sağlamak

İşi Yapmakla Sorumlu Personelin Unvan ve Nitelikleri :

1-Kurumun ve birimin hedeflerini en üst seviyede gerçekleştirilmesi için maiyetindeki personele liderlik eder.

Zamanı yerinde ve düzenli kullanır.

2-Tüm faaliyetlerinde öğrencilerin ve çalışanların memnuniyetini arttırmayı ön planda tutar.

3-İşin yapılışı sırasında istenen ve arzu edilen sonuçların elde edilmesine odaklanır.

4-Kurumdan hizmet alan tüm paydaşları memnun edecek şekilde işleri düzenler 5-Birimin hedeflerine ulaşması için kısa ve uzun vadede planlama yapar

6-İşin gerektirdiği konularda çekingen davranmaz, sorumluluk alır riskleri de göz önünde bulundurarak inisiyatif kullanır.

7-Üst yöneticilerle ilişkilerini Kurum kültürüne uygun olarak düzenler ve sağlıklı bir bilgi akışı sağlar.

8-Görev alanıyla ilgili alan ve mekanların korunması, bakım ve her türlü onarım ile eksiklerin giderilmesi için üstleri ile irtibat kurar ve gereğini yapar.

(3)

ESKİŞEHİR OSMANGAZİ ÜNİVERSİTESİ İŞ ANALİZ FORMU

Unvan : Birim Sorumlusu Unvan : S.K.S.Daire Bşk.V.

Birim Adı : Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı.

Alt Birim Adı : Kültür Hizmetleri Birimi

İşin Adı : Kültürel Faaliyetler

İşin Kısa Tanımı :

Kültür hizmetleri olarak öğrencilerin ilgi alanlarına göre boş zamanlarını değerlendirmek, yeni ilgi alanları ile birlikte dinlenme, eğlence alışkanlığını kazanmalarını sağlamak.

İşi Yapmakla Sorumlu Personelin Sahip Olması Gereken ; a) Bilgi ve Beceriler ;

1-İlgili memur veya memurlar yaptıkları işle ilgili (kültür) mevzuat, yönetmelik, yönerge ve kararları bilmeli ve takip etmeliler. Bilgi noktasında yeterli düzeyde bilgi aktarabilmeli ve kendisi de uygulayıcı olmalı.

b) Deneyim :

İlgili Memurlar: Uyum sağlayabilme, değişebilme, ayrıntıları görebilme ve değerlendirebilme deneyimine sahip olmalılar.

c) Belge ve Sertifikalar :

İlgili Memurlar: 657 sayılı devlet memuru kanunun istediği mezuniyet belgesine sahip olmalılar.

Yapılacak İş İçin Gereken Donanım ve Ekipman:

1-Büroda kullanılacak ekipmanlar. Güncel veri tabanına sahip PC ve yazıcısına sahip olmalıdır.

Yapılacak İşin Yasal Dayanağı :

1-2547 sayılı yasanın 46 ve 47. Maddeleri

2-Yüksek Öğretim Kurumları Mediko-Sosyal Sağlık,Kültür ve Spor işleri Dairesi Uygulama Yönetmeliği 3-657 Sayılı Devlet memurları kanunu v.s

Yapılacak İşin Çıktısı :

Yetki ve sorumlulukları içerisinde yapılan iş ve işlemlerle hizmetin aksamadan yürütülmesini sağlamak ve yapmış olduğu iş ve işlemlere ilişkin gerekli bilgi ve belgeler.

İşin Kısa Tanımı :

Kültür Şubesindeki her türlü yazışma, program, dosya ve evrak işlemlerinin yürütülmesi.

(4)

ESKİŞEHİR OSMANGAZİ ÜNİVERSİTESİ İŞ ANALİZ FORMU

İşi Yapmakla Sorumlu Personelin Sahip Olması Gereken ; d) Bilgi ve Beceriler ;

1- İlgili memur veya memurlar yaptıkları işle ilgili (kültür) mevzuat, yönetmelik, yönerge ve kararları bilmeli ve takip etmeliler. Bilgi noktasında yeterli düzeyde bilgi aktarabilmeli ve kendisi de uygulayıcı olmalı.

e) Deneyim :

Kamu kaynaklarını etkin ve verimli kullanmalı, kurumun yararını gözetmeli yeni bilgi ve davranışları, becerileri işinde uygulamalı, sorumluluk almalı, uyumlu olmalı.

f) Belge ve Sertifikalar :

Devlet memurluğu için istenen belge ve diplomalara sahip olmalı.

Yapılacak İş İçin Gereken Donanım ve Ekipman:

1 Büroda kullanılacak ekipmanlar. Güncel veri tabanına sahip PC ve yazıcısına sahip olmalıdır.

Yapılacak İşin Yasal Dayanağı :

1-2547 sayılı yasanın 46 ve 47. Maddeleri

Yapılacak İşin Çıktısı :

1-1-2547 sayılı yasanın 46 ve 47. Maddeleri

(5)

ESKİŞEHİR OSMANGAZİ ÜNİVERSİTESİ PERSONEL GÖREV TANIM FORMU

Unvan : Birim Sorumlusu Unvan : S.K.S.Daire Bşk.V

Birim Adı : Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Alt Birim Adı : Kültür Birimi

Tanımı Yapılacak Unvan : Kültür Birim Sorumlusu

Bağlı bulunduğu Unvan Daire Başkanı/Genel Sekreter/Rektör Sorumlu Olduğu Görev ve İşler :

1- Rektörlük, Fakülte ve Yüksekokullarda var olan Üniversitenin kültürel faaliyetlerine ilişkin her türlü yazışma, tahakkuk işlemlerinin yerine getirilmesi ve kültürel faaliyetlere ilişkin alan tahsislerinin takibi ve organizasyonu sağlamak.

2- Öğrenci Kulüp ve Topluluklarının ilgili mevzuat ve yönergeler kapsamında yapacakları faaliyetleri ve sorumlulukları takip etmek.

3- Öğrenci Kulüp ve Topluluklarının başkan ve organlarının seçimi, seçimlerin süresinde yenilenmesi, akademik danışmanlarının görevlendirilmesi, faaliyet raporlarının takibini, “Öğrenci Kulüpleri Yönergesi”

ne göre yürütülmesini sağlamak.

4- Öğrenci Kulüpleri Yönergesi ’ne göre yürütülmesini sağlamak.

5- Öğrenci Kulüpleri Yönergesi ’ne göre konferans, panel, stant, sergi ve tanıtım ile ilgili yazıları hazırlamak ve onaya sunmak.

6- Çalışma takvimi oluşturarak güncel iş takibini ve akışını sağlamak.

7- Birim personelinin işi ile ilgili kurs, eğitim vb. katılımını sağlamak.

8- Birimindeki hizmetlerin etkili, verimli ve hızlı bir şekilde sunulmasını sağlamak.

9- Birime havale edilen iş ve evrakların astlara havalesini yapmak ve gereğini sağlamak; cevap yazılarının hazırlanmasını, günlük işlerin imza takibinin yapılmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak.

10- Birim faaliyetlerini ilgilendiren mevzuatı sürekli takip etmek.

11- Birimin işbirliği ve uyum içerisinde çalışmasını temin etmek, toplantılar yapmak ve ortaya çıkan sorunları çözmek.

12- Birim personelinin kanunlar ve yönetmelikler çerçevesinde belirlenmiş faaliyetleri yerine getirmesini sağlamak.

13- Birim içinde etkin bir kayıt ve dosyalama sistemi kurulmasını, yürütülmesini ve geliştirilmesini sağlamak.

14- Kültürel faaliyetlerle ilgili günlük yazışmaların yapılmasını, takip edilmesini, dosyalanmasını sağlamak.

15- Kültürel faaliyetlerle ilgili çeşitli evrak ve dokümanların hazırlanmasını sağlamak.

16- Üniversiteye konferans vermek üzere gelen konukların davet yazılarının yazılmasını sağlamak.

17- Kültürel faaliyetlere ilişkin duyuru yazılarının yazılmasını sağlamak.

18- Kültür ve sanat faaliyetlerinde ihtiyaç duyulan malzemelerin tespit edilmesini ve teminini sağlamak.

19- Üniversite birimlerinden gelen kültür ve sanat faaliyetleri ile ilgili talepleri değerlendirmek.

20- Yapılan her faaliyetin istatistiki bilgilerinin elektronik ortamda güncel ve düzenli olarak tutulmasını sağlamak.

21- Birim ile ilgili her türlü evrakın dosyalanmasını ve arşive kaldırılmasını sağlamak.

22- Kültürel ve sanatsal faaliyetlere ilişkin salon tahsislerinin takibini ve organizasyonunun yapılmasını sağlamak.

23- Üniversitenin açılış, mezuniyet törenleri ve bahar şenlikleri vb. organizasyonlarının yapılmasını sağlamak.

24- Kendi sorumluluğunda olan bütün büro makineleri ve demirbaşların her türlü hasara karşı korunması için gerekli tedbirleri almak.

25- Birimindeki mevcut araç, gereç ve her türlü malzemenin yerinde ve ekonomik kullanılmasını sağlamak.

26- Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Öğrenci Kulüpleri Yönergesi doğrultusunda öğrenci kulüplerine ilişkin her türlü iş ve işlemin yapılmasını sağlamak

(6)

ESKİŞEHİR OSMANGAZİ ÜNİVERSİTESİ PERSONEL GÖREV TANIM FORMU

27- Bağlı olduğu üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.

28- Şube Müdürü, yaptığı iş ve işlemlerden dolayı Daire Başkanına, Genel Sekretere ve Rektöre karşı sorumludur.

Sahip Olduğu Yetkiler ;

1- Kültürel faaliyetlerle ilgili yazışmalarının en iyi şekilde yerine getirilmesi 2- Personele verilen görevlerin takibi

Bilgi Beceri veYetenekler :

1- Şube Müdürlüğü görevini en iyi şekilde yerine getirecek bilgi ve tecrübeye sahip olunması

Yetkinlik Düzeyi (Bilgi, Problem Çözme, Sorumluluk Alanları) : 1- Liderlik,

2- Planlama ve Organize Etme, 3- Vizyon Sahibi Olma

Diğer Görev ve işler ile İlişkisi :

(7)

ESKİŞEHİR OSMANGAZİ ÜNİVERSİTESİ PERSONEL GÖREV TANIM FORMU

Birim Adı : Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Alt Birim Adı : Kültür Birimi

Tanımı Yapılacak Unvan : Büro Memuru

Bağlı bulunduğu Unvan Kültür Birim Sorumlusu/Daire Başkanı/Genel Sekreter/Rektör

Sorumlu Olduğu Görev ve İşler :

1- Üniversitemiz Rektörlüğü’ne ve Fakültelere bağlı olarak faaliyet gösteren Öğrenci kulüplerinin Genel Kurullarının yıllık olarak takip edilmesi

2- “Öğrenci Etkinlik Müracaat Formu” ile Rektörlüğe başvuran Öğrenci Kulüplerinin yapmayı planladıkları etkinliklerin, kulüp amaçlarına uygunluğunun tespit edilmesi

3- Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Öğrenci Kulüpleri Yönergesi ve kulüp amaçlarına uygun olan etkinlik başvurularının, yazışmalarının yapılarak idarenin onayına sunulması

4- Onaylanan etkinliklerde kulüp tarafından kullanılmak üzere “Öğrenci Etkinlikleri Müracaat Formu’nda talep edilen isteklerin ilgili birimlerden temin edilmesi ve salon tahsisi için Kurumsal İletişim Merkezi Müdürlüğü’ne gönderilmesi

5- Öğrenci Kulübü’nün talebi doğrultusunda yeni üye kaydı ve onaylanan etkinliklerinin tanıtımı amacıyla stant yazılarının hazırlanarak idarenin onayına sunulması, onaylanan stant yazılarının ilgili birimlere gönderilmesi

6- Etkinliklerde görev alan ve diğer Üniversitelerin etkinliklerine katılan kulüp üyelerinin, kulüp Yönetim Kurullarının talebiyle izin yazılarının hazırlanması ve idarenin onayına sunulması

7- Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Öğrenci Kulüpleri Yönergesi doğrultusun da kulüplerle ilgili her türlü iş ve işlemi yaparak takip edilmesi

8- Öğrenci kulüplerinin kurulması ile ilgili iş ve işlemleri yapılması 9- Kulüplerle ilgili her türlü yazışmanın yapılması

10- Kulüplerin tutacakları defter ve evrakları takip ve kontrol edilmesi

11- Kapatılan kulüplerin mal varlıklarının SKS’ye devredilmesini sağlanması 12- Kulüp faaliyet planlarının gerçekleşip gerçekleşmediğini takip edilmesi

13- Kulüplerin ve danışmanların talebi doğrultusunda kulüplerin açılması, kapatılması ile ilgili işlemlerin yapılması

14- Kulüp etkinliklerinin duyurulmasına ilişkin işlemleri yapılması

15- Kulüplerin düzenledikleri etkinliklerin koordinasyonunu ve takibinin yapılması 16- Kulüp kurma konusunda bilgi almak isteyen öğrencilerin bilgilendirilmesi

(8)

ESKİŞEHİR OSMANGAZİ ÜNİVERSİTESİ PERSONEL GÖREV TANIM FORMU

17- Kulüplerin iletişim bilgilerinin güncel tutulmasını sağlanması

18- Bahar şenlikleri hazırlık sürecinde; bahar şenlikleri programının hazırlanarak, koruma ve güvenlik, tanıtım, şenlik alanı temizliği ve sağlık önlemleri için ilgili birim ve kurumlarla gerekli yazışmaların yapılması, Bahar şenlikleri, mezuniyet törenleri, karşılama vb. organizasyon ve etkinliklerde görev alınması

19- Yeni gelen Üniversitemiz öğrencilerine, fakültelerdeki oryantasyon programlarında Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı faaliyetleri hakkında tanıtım yapılması.

20- Kültürel anlamda diğer faaliyetlerin hayata geçirilmesinde amirlerinin vereceği görevlerin yerine getirilmesi 21- Kendisine verilen görevleri zamanında, eksiksiz, işgücü, zaman ve malzeme tasarrufu sağlayacak şekilde

yerine getirmesi

22- Görevleriyle ilgili evrak, taşınır ve taşınmaz malları korumak, saklamak.

23- İş hacmi yoğun olan birimlere, amirin saptayacağı esaslara göre yardımcı olmak.

24- Üniversitede kültür ve sanat etkinliklerinin yerine getirilmesine yardımcı olmak.

25- Her türlü etkinlik öncesi, amirlerinden aldığı talimat doğrultusunda etkinlik mekanlarını hazır hale getirmek.

26- Daire Başkanlığının genel çalışma talimatına uymak.

27- Görev alanlarıyla ilgili ihtiyaç duyulan malzemeleri tespit ederek teminini sağlamak.

28- Kendisine verilen görevleri zamanında, eksiksiz, işgücü, zaman ve malzeme tasarrufu sağlayacak şekilde yerine getirmek.

29- Görevleriyle ilgili evrak, taşınır ve taşınmaz malları korumak, saklamak.

30- Memur, yaptığı iş ve işlemlerden dolayı Kültür Hizmetleri Birimi Şube Müdürüne, Daire Başkanına, Genel Sekretere ve Rektöre karşı sorumludur.

Sahip Olduğu Yetkiler ;

1. Kültür faaliyetlerine ilişkin günlük yazışmaları yapmak, takip etmek, işlemi bittikten sonra dosyalamak.

Bilgi Beceri veYetenekler :

1- Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzeme ile programları kullanabilmek.

2- Yukarıda belirtilen Görev Amacı ve Temel İş ve Sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak

Yetkinlik Düzeyi (Bilgi, Problem Çözme, Sorumluluk Alanları) : 1- Başarı ve Çaba

(9)

ESKİŞEHİR OSMANGAZİ ÜNİVERSİTESİ PERSONEL GÖREV TANIM FORMU

2- Bütünsel Bakış 3- Hizmet Odaklılık 4- Hesap Verebilirlilik 5- Kendi Başına İş Yapma 6- Kurumsal Fayda Odaklılık Diğer Görev ve işler ile İlişkisi :