AYAKTAN HASTA HIZMETLERİ EKİP LİDERİ HASTA HİZMETLERİ & İLETİŞİM DİREKTÖRLÜĞÜ

HASTA HİZMETLERİ & İLETİŞİM DİREKTÖRLÜĞÜ

AYAKTAN HASTA

HIZMETLERİ

EKİP LİDERİ

Alan Turu

Her ekip liderimizden güne başlarken, günün yoğun saatlerinde ve mesai saati bitimine doğru tüm bankoları dolaşarak alan turu yapması beklenmektedir.

Ekip liderlerinin alan turu sırasında kontrol ve dikkat edeceği maddeler şu şekildedir;

• Sabah ekip ile toplantı yapılarak günü planlayabilir, güncel duyuruları paylaşabilir,

• Banko düzenini kontrol eder,

• Tüm ekibin kıyafet düzenini kontrol eder,

• Alandaki kırtasiye malzemelerini kontrol eder, ihtiyaç varsa talebini yapar,

• Danışma’nın aldığı çiçek teslim formlarının kontrolünü yapar,

• Bankolarda bulunan hekim mesaj formlarının kontrolünü yapar, hekimlerin hastalara dönüş yapıp yapmadığını kontrol eder,

• Bankolarda üzerinde reklam bulunan materyaller olup olmadığını kontrol eder,

• Çay ve yemek saatlerinde bankoların nasıl destekleneceğini planlar, planı tüm ekibe iletir,

• Hizmet bildirim formlarının kullanılıp kullanılmadığının kontrol eder, kullanılmayan bölümler için gerekli kişiler ile görüşür, biriken formların arşivlenmesi konusunda destek olur,

• Alanlarda bulunan ASG’nin broşür, dergi gibi kurumsal materyallerini kontrol eder, eksik varsa talebini yapar,

• Bankoların yoğun olduğu anlarda hastaları başka bankoya yönlendirerek hasta şikâyetlerini önler,

• Ana vezneden bozuk para alıp ekibe teslim edebilir,

• Ekibin kasalarındaki eksik/fazla kontrolünü yapar,

• Gün içinde kesilen faturaların fatura eki kontrolü konusunda yardımcı olur,

• Gün içinde önemli bir duyuru paylaşıldıysa ekiplerle iletir,

• Alınan bir şikâyet varsa sebebi ve önlemek için yapılması gerekenler ekip ile paylaşılır,

• Fatura Kontrol tarafından iade edilen faturaları ekibe teslim eder, tamamlanmalarında/düzeltilmelerinde yardımcı olur.

Yeni Başlayan Personel

Süreci

Ekibe yeni bir personel başladığında ekip liderinin yapması gerekenler şu şekildedir;

• İlk günlerinde yeni başlayan arkadaşlarımız karşılanır, tüm bölümler tanıtılarak, yöneticiler ve

Çalışmaya başlayacağı bölümde hekimlerle ve hasta hizmetleri dışında çalışan sağlık personelleriyle tanıştırılır.

• İlk gün yemek ve çay saatlerinde eşlik edilir.

• Ulaşım ya da Destek Hizmetleri’nden destek alınarak servis organizasyonu yapılır, gün sonunda servislerin kalktığı yere kadar eşlik edilir.

• Güvenlik ile görüşülerek giyinme odası için dolap talebi yapılır.

• Şubenin santralinden dış hat arayabilmek için telefon şifresi temin alınır.

• Özlük işlerinden yaka kartı temin edilir

• İki aylık deneme süresi dolduğunda değerlendirme

görüşmesi planlanır ve

“Deneme Süresi

Değerlendirme Formu” ile kayıt altına alınır. Doldurulan

form İnsan Kaynakları’na iletilir.

• Kişi kasa açtığında

taahhütname düzenlenerek İK’ya teslim edilir.

Taahhütnamenin boş hali İK’dan alınır.

• Okuma listeleri paylaşılır, birkaç gün sonra okuyup okumadığı kontrol edilir, aklına takılan konularda

destek olunur.

• “Hasta Hizmetleri Performans Gelişim Planı” ile, ihtiyaç duyduğunu düşündüğünüz

çalışanlarınıza 3 ya da 6

aylık hedefler koyabilir, onlara yol gösterebilirsiniz.

Toplantılar

Ekip liderlerinin ekipleriyle düzenli aralıklarla toplantı yapmaları, güncel duyuruları iletmeleri, ekibin tümünü ilgilendiren konuları paylaşmaları, diğer

birimlerden ya da yöneticilerden gelen istek ya da bilgileri ekibe aktarmaları beklenir.

Toplantıda dikkat edilmesi gerekenler şu şekildedir;

• Gündemler belli ise ekibe önceden bilgi vererek hazırlanmaları sağlanabilir,

• Gündemler belli değilse ekipten öneri talep edilebilir,

• Toplantının süresi belirlenmeli ve dışına çıkmamaya özen gösterilmelidir,

• Toplantıya katılan herkese söz hakkı tanınabilir fakat toplantının süresinin uzamaması için kişilerin konuşacağı süreler sabit tutulur,

• Gündemlerin dışına çıkmadan konunun dağılmaması sağlanır,

• Toplantıya başlarken önceki toplantı notlarının üzerinden hatırlatmalarda bulunulur, önceki toplantıda alınması kararlaştırılan aksiyonların alınıp alınmadığı kontrol edilir,

• Geçen hafta alınmış şikâyetler üzerinde durulur (şikâyeti alan kişi ya da hasta bilgileri paylaşılmadan), sebepleri ve nasıl önlenebileceği ekip ile paylaşılır,

• Ekip içinde teşekkür almış bir arkadaşımız varsa tebrik edilir,

• Gelen tüm geri bildirim alınır, not edilir,

• Toplantıda bir gerginlik yaşanmasına, herhangi bir konuda şikâyet edilmesine izin verilmez (bunlar için kişiyle ayrıca bir görüşme ayarlanabilir),

• Toplantı sonunda belirlenen maddeler özetlenebilir,

• Katılımcılarla alınan kararlarda mutabakat sağlanabilir,

• Bir sonraki toplantının tarih ve saati belirlenebilir,

• Herkese katkılarından dolayı teşekkür edilir.

Sosyal Medya

Acıbadem Sağlık Grubu’nda çalışan herkes gibi; iyi bir liderin de tüm sosyal medya hesaplarda ASG çalışanı olmanın getirdiği sorumlulukla hareket etmesi beklenir.

Ekip liderinin sosyal medyada dikkat etmesi ve ekibindeki herkese hatırlatması gereken kurallar şunlardır;

• Hasta mahremiyetine saygı gösterilmelidir,

• Kurumla ilgili her türlü bilginin paylaşımından kaçınılmalıdır,

• Kurum adına sosyal medyada konuşulmamalı, çıkan haber ve yorumlara karşılık

• verilmemelidir,

• Gündem yaratan dini, siyasi konularda yorum yaparken kuruma zarar vermeyecek şekilde hareket edilmelidir,

• Kurum ismi ve logosuyla hesap/sayfa açılmamalıdır,

Konu hakkında sorusu olan çalışanlar Smartport

üzerindeki “Sosyal Medya Kullanımı” adlı dokümana ya

da Pazarlama ve Kurumsal İletişim Direktörlüğü

Dijital Pazarlama ekibine yönlendirilir.

Hizmet Bildirim Formları

Hekim, hemşire ve tekniker tarafından yapılan tüm işlemlerin girişleri, uygun hizmet bildirim formlarına göre yapılır.

Ekibinizin yaptığı girişlerde hizmet bildirim formu kullanıp kullanmadığını kontrol etmeli, eğer bölümde kullanılmıyorsa gerekli yöneticilerle konuşarak

kullanılmasını sağlamalısınız.

Aşağıda tüm hizmet bildirim formlarına ulaşabilirsiniz;

• Acil Servis Hizmet Bildirim Formu

• Acil Servis Hizmet Bildirim Formu İlaçlar

• Ağız ve Diş Sağlığı Hizmet Bildirim Formu

• Ağrı Tedavisi İşlemleri Hizmet Bildirim Formu

• Ambulans Hizmet Bildirim Formu

• Ameliyat Hizmet Bildirim Formu

• Anestezi Hizmet Bildirim Formu

• Brakiterapi Hizmet Bildirim Formu

• Dermokozmetik Hizmet Bildirim Formu

• Dermotoloji Hizmet Bildirim Formu

• DSA Hizmet Bildirim Formu

• Endoskopi Hizmet Bildirim Formu

• Fizik Tedavi ve Rehabilitasyon Hizmet Bildirim Formu

• Genel Yoğun Bakım Ünitesi Hasta İzlem Formu

• Genel ve KVC Yoğun Bakım Hizmet Bildirim Formu

• Göz Hastalıkları Hizmet Bildirim Formu

• Hematoloji Hizmet Bildirim Formu

• Kadın Hastalıkları ve Doğum Hizmet Bildirim Formu

• Kardiyolojik Girişimler Hizmet Bildirim Formu

• KBB İşlemleri Hizmet Bildirim Formu

• Kemoterapi Uygulaması Hizmet Bildirim Formu

• Konsinye Malzeme Hizmet Bildirim Formu

• KVC Anestezi Hizmet Bildirim Formu

• Organ Nakli Hizmet Bildirim Formu

• Poliklinik Hizmet Bildirim Formu

• Radyasyon Onkolojisi Hizmet Bilgilendirme Formu

• Radyoloji Hizmet Bildirim Formu

• Radyoterapi Hizmet Bildirim Formu

• Saç Ekimi Hizmet Bildirim Formu

• SGK Hasta Hizmet Bildirim Formu

• Üreme Sağlığı ve Tüp Bebek Merkezi Hizmet Bildirim Formu

• Yatan Hasta Hizmet Bildirim Formu

• Yenidoğan Yoğun Bakım Ünitesi Hizmet Bildirim Formu

• Yoğun Bakım Ünitesi Hizmet Bildirim Formu

Polikliniklerde

Katlarda Kullanılan Formlar

Aşağıda yer alan formlar polikliniklerde ya da katlarda kullanılan formlardır. Günlük alan turlarınız esnasında formların kullanılıp kullanılmadığını, hasta dosyalarına konup konmadığını kontrol

edebilirsiniz. Formların tümü Kalite Direktörlüğü tarafından onaylı olduğu için Smartport üzerinden ulaşabilirsiniz.

• Ayaktan Hasta Kabul Formu

• Bebek Randevu/Kontrol Kartı

• Bebek Ziyareti İstem Formu

• Check-Up Sonuç Teslim Formu

• Poliklinik İşlem Formu

• Uluslararası Hasta Kayıt Formu

• (İngilizce-Fransızca-Arapça-Rusça)

• Yabancı Dil Tespit Kartı

• Yatan Hasta Dosya Düzeni

• Radyoloji Sonuç Kartı

• Unutulan Kart/Kimlik Takip Formu

• Borç Senedi

• Yatan Hasta Oda Tanıtımı Kontrol Formu

• Yatarak Tedavi Ücret Bilgi Formu

• Yatış Öncesi Hasta Bilgilendirme Kontrol Listesi

• Yenidoğan Yatan Hasta Listesi

• Yenidoğan Yoğun Bakım Ünitesi Hasta İzlem Formu

• Anestezi Hasta İzlem Formu

• Anestezi Uygulamaları İçin Bilgilendirilmiş Onam Formu

• Check-Up Ön Hazırlık Bilgilendirme

• Hasta Çıkış İşlemleri Kontrol Formu

• Hasta Hizmetleri Hasta Dosyası Kontrol Formu

• Hasta Yatış Taahhütnamesi

• Hekim Mesaj Formu

• Girişimsel İşlemler Ücretlendirme Formu

• Konsültasyon Formu

• Kordon Kanı Hizmet Bilgilendirme Formu

• Kurumlu Hasta Borç Taahhütnamesi

• Oda Kullanım Kabul Formu

• Özel Hekim Talep Beyanı

• Refakatçi Kontrol Formu

• Tetkik Teslim Formu

• Tıbbi Uygulamalar İçin Bilgilendirilmiş Onam Formu

• Yatan Hasta Danışmanı Günlük İş Takip Listesi

• Kardiyovasküler Cerrahi Yoğun Bakım Ünitesi Hasta İzlem Formu

• İlaç ve Malzeme İade Formu

• Koroner Yoğun Bakım Ünitesi Hasta İzlem Formu

• Pediatrik Yoğun Bakım Ünitesi Hasta İzlem Formu

Ekip Lideri İçin Formlar

Aşağıda yer alan formlar gerekli durumlarda sizler tarafından doldurulacak formlardır. Tümüne Smartport üzerinden ulaşılabilir.

Personel Kasa Tazminatı Kesinti Bilgi Formu (Mutlaka kasasından kesinti yapılacak

personele bilgi verilmeli, imzası alınmalıdır)

• Teslim Edilemeyen Fatura Formu

• Avans Talep Formu

• Deneme Süresi Değerlendirme Formu

• Görev Değişikliği İstem Formu

• Çıkış Görüşmesi Formu

• Toplantı Tutanağı ve İmza Listesi

• İşten Ayrılan Personel Son Çalışma Günü

• Tespit Belgesi

• Kısa Süreli İzin İstek Formu

• Maaş Avans Formu

• Personel Muayene İstek Formu

• Seyahat Avans Takip ve Masraf Beyan Formu

• Savunma Formu (Tutanak yazılan personel tarafından doldurulur)

• Tutanak Formu (Savunması alınacak personel için sizin tarafınızdan

doldurulur)

Onam Formları

Hasta Hizmetleri ile ilgili konularda hastalara bilgi verilmesi durumunda onam bizler tarafından, tıbbi uygulamalarla ilgili hastalara bilgi verilmesi durumunda

hemşirelik ya da hekimlik tarafından doldurulur, hastadan imza alınır.

• Doğum Görüntüleme İçin Bilgilendirilmiş Onam Formu (Hasta Hizmetleri tarafından alınabilir)

• Fotoğraf ve Görüntü Kullanımı için Onam Formu (Hasta Hizmetleri ya da Kurumsal İletişim tarafından alınabilir)

• Tıbbi Uygulamalar İçin Onam Formu (Hemşirelik ya da hekimlik tarafından alınabilir)

Hizmet

Giriş Kuralları

Acil, Ayaktan ve Yatan ekiplerinin hizmet girişleri belli

kurallara göre yapılır. Ekibin yaptığı girişlerin kurallara uygun olup olmadığı Ekip Lideri tarafından kontrol edilmelidir. Bu

kurallara aşağıdaki prosedürler üzerinden ulaşılabilir.

• Acil Serviste Kullanılacak Hizmet Giriş Kuralları

• Ayaktan Hasta Hizmet Giriş Kuralları

• Yatarak Tedavi Hizmetlerinde Uygulanacak Hizmet Giriş Kuralları

Olay Bildirim

Hasta ya da çalışan güvenliğinin tehlikeye girdiği durumlarda;

Acıbadem Suite üzerinden “Olay Bildirim Sistemi” ne giriş yaparak

olay bildirim yapabilirsiniz.

Duyuru Takibi

Yeni oluşturulan ve revize dokümanlar kalite biriminden mail olarak gelmektedir. Takip

için ilgili linki açıp okuyabilirsiniz.

Ayrıca bir hafta boyunca tüm

birimlerden gönderilmiş duyurular Pazartesi günü Hasta

Hizmetleri Direktörlüğü tarafından paylaşılmaktadır. Ekibin kolay takibi

açısından bu mailleri ekiplerinize iletebilirsiniz.

(Gelen maillerin bir örneği yandadır, ayrıca mail eklerinde

yollanan tüm duyurular yer almaktadır)

Hasta Hizmetleri Direktörlüğü, SGK Koordinasyon, İş Analizi ve Bütçe gibi birimlerinin aylık hazırladığı raporlar müdürlerimize gönderilmektedir. Bu raporların sizlerle paylaşılmasını talep edebilir,

raporlarda ekibinizin performansını değerlendirebilirsiniz;

Monitör rapor eğitimleri yıl sonuna kadar açıktır.

Aylık Takip Edilen Raporlar

• İç İade Fatura Raporu & Dış İade Fatura Raporu,

• E-Posta & Cep Telefonu Raporu

• Hasta Hizmetleri Performans Karnesi,

• Açılan Mükerrer Kayıt Datası,

• Fatura Kontrolde Bekleyen Fatura Raporu,

• Veznede Bekleyen Fatura Raporu,

• Kurum Eksik Ödeme Raporu,

• Hizmetsiz Hasta Kabul Raporu,

• Servis Bazlı Fatura Üretim Raporu,

• Hasta Hizmetleri İş Hacmi Raporu,

• SGK Raporu,

• Ciro İçindeki Açık Hizmet Payı, İyileşme Oranları ve Yaşlandırma Sebebiyle Kapatılan

Hizmetler Raporu.

Günlük/Haftalık/Aylık Çalışılması Gereken Raporlar

Ekip Lideri’nin belli periyodlarla (günlük/haftalık/aylık) Monitor sisteminden çektiği raporlarla ekibin performansını takip etmesi, yapılan girişlerin ve faturalandırmanın doğruluğunu kontrol etmesi beklenmektedir. Çekebileceğiniz raporlar Monitor’de olan isimleriyle birlikte şu şekildedir;

• Kimlik Bilgisi Alınmamış Hastalar Raporu Vezne Bazlı

TC Kimlik Numarası

sabitlenmemiş hastalar listesini verir. Günlük olarak çalışılması ve kimlik bilgisi alınmamış hastalara dönülüp kayıtların güncellenmesi

gerekir.

• Açık Hizmetler Raporu

Detaylı, Geliş Bazında ya da Gruplu olarak faturalandırılmamış hizmetleri

gösterir. Şube yöneticisinin isteğine göre haftalık ya da aylık olarak

çalışılabilir. Rapor ayrıca aylık olarak da çekilmeli ve kişi başı açık hizmet

adedi ortalamadan fazla olan

çalışanların sebepleri incelenmelidir.

• Yeni Açılan Protokol Listesi ASG’ye ilk kez başvuran hastaların kaydı yapılırken alınan/alınmayan e-

mail, adres, telefon bilgilerini verir.

Günlük olarak çalışılması ve günlük olarak tüm ekibe mail olarak

iletilmesi gereklidir. Ayrıca bilgileri alınmamış hastaların protokollerine

hatırlatıcı notlar eklenebilir.

• Kimliği Eklenmeyen Hasta Raporu Kabulü yapılan fakat kimliği sisteme

eklenmeyen hastaları verir. Günlük olarak çalışılması ve günlük olarak

tüm ekibe mail olarak iletilmesi gereklidir. Ayrıca kimliği sisteme eklenmemiş hastaların protokollerine

hatırlatıcı notlar eklenebilir.

• Silinen Personel Yakını Raporu

Çalışanlar tarafından personel yakını olarak eklendikten sonra

silinen kişilerin bilgilerini verir.

Aylık olarak çalışılabilir.

• Hasta Notları Raporu Hastaların protokollerinde yazılı olan notları verir. Aylık

olarak kontrol edilebilir ve kullanılmayan notlar

silinebilir.

• Günlük İptal Raporu Aynı gün kesilen ve aynı gün

iptal edilen faturaları verir.

Günlük çalışılmalı, sebepleri araştırılmalıdır.

• Günlük İptal Edilen ve Kesilmeyen Faturalar

Gün içinde iptal edilmiş ve yerine yenisi kesilmemiş fatura bilgilerini verir. Günlük

çalışılmalı ve sebepleri araştırılmalıdır.

Rapor ayrıca aylık olarak da çekilmeli ve kişi başı iptal adedi ortalamadan fazla olan

çalışanların sebepleri incelenmelidir.

.

 Kabul Detay Raporu

İlgili tarihlerde kabul edilen hastaların iletişim bilgisi verilmektedir.

Protokolü olan ve kaydı

güncellenmeyen hastaların

sorgulaması bu rapor ile yapılabilir.

Veznede Bekleyen Fatura Raporu

Suitte bulunan ’’Programlar’’ butonu tıklanır ve ’’Fatura Durum Raporları’’

sekmesi seçilir. Gerekli alanlar doldurularak rapor alınır. Tarih seçiminde Fatura tarihi ve İşlem Tarihi seçimi hangi bilgileri görmek isterseniz o başlığı seçip raporu alabilirsiniz.

Veznede Bekleyen Fatura Raporu Seçilmesi zorunlu başlıklar;

Tarih, Durum, Rapor Tipi^.

• Açıkta Bekleyen Avans Raporu Seçili tarihlerde hasta hesaplarında bulunan avansları verir. Aylık olarak

çalışılabilir, kullanılmayacak

avanslar tutarlarına göre hastalara iade edilebilir.

• Şüpheli Silinmişler Raporu

Tıbbi kaydı olduğu halde hizmetleri silinen hastaların bilgilerini verir. Şube

yöneticilerinin isteğine bağlı olarak günlük/haftalık ya da aylık çalışılabilir,

sebepleri araştırılır. Rapor ayrıca aylık olarak da çekilmeli ve kişi başı silinmiş adedi ortalamadan fazla olan çalışanların

sebepleri incelenmelidir.

• Fatura İndirim Raporu (Yabancı Uyruklu Hasta KDV İstisna Raporu)

Seçili tarih kriterleri arasında şubede Yabancı Uyruklu Hasta KDV İstisnası yapılmış

faturaları verir. Şube yöneticilerinin isteğine bağlı olarak günlük ya da haftalık olarak çalışılabilir.

Rapordan yararlanarak istisna uygulanmış hastaların belgelerinin (pasaportta kimlik

bilgilerinin bulunduğu sayfanın ve

ülkeye son giriş tarihinin bulunduğu sayfanın fotokopileri) olup olmadığı kontrol edilebilir.

• Hizmet Charge Raporu Seçili

tarihlerde charge edilen hizmet sayılarını verir. Hizmetlerin ana grup-alt gruplarına

göre farklı raporlar çalıştırılabilir. Aylık olarak kontrol edilebilir, girilmesi

gerekenden az ya da fazla giriş varsa ilgili tarihlerde kullanılmış hizmet bildirim

formları kontrol edilebilir.

• Hastanın Yaptırmadığı Randevusuz Hizmetler Raporu

Hekim tarafından istemi yapılmış fakat hasta tarafından alınmamış randevusuz hizmetleri verir. Aylık olarak çalışılabilir ve

hasta tarafından gerçekten yaptırılmamış mı yoksa giriş eksikliği mi var, kontrol

edilebilir.

Raporlar Monitor sisteminden çekilirken yalnızca tarih kırılımı seçilebilmektedir.

Çalışmak istediğiniz tarih aralığını vererek ham veriyi Excel formatında bilgisayarınıza indirmeli, sonrasında kendi ekip arkadaşlarınızı filtreleyerek

(tüm şube için çalışılıyorsa filtrelemenize gerek yok) çalışmalısınız.

• Günde birkaç kez, çalışanlarla iletişime geçerek alan turu yapılması,

• Günlük çay ve yemek saatlerinin planlanması,

• Yönetimin dönemlik olarak isteği raporların çalışılması,

• Yeni başlayan personeller için oryantasyon planı yapmak ve sistem tanımlamalarını yaptırmak,

• Gün içinde ekipten gelen taleplere göre fatura iptalleri,

• Alınmayan hizmetlerin silinmesi,

• İndirim talepleri için yönetici ile görüşülmesi,

• Ekibin kısa süreli/yıllık/doğum/evlilik/ücretsiz izin taleplerinin yönetilmesi,

• Çalışma planı hazırlanması,

Ekip Lideri sahada anlık gelişen sorunları çözmenin yanı sıra bazı işlerini düzenli olarak takip etmelidir.

Bunlardan bazıları aşağıda sıralanmıştır;

Ekip Lideri’nin Rutin Olarak Yaptığı İşler

Ekip Lideri sahada anlık gelişen sorunları çözmenin yanı sıra bazı işlerini düzenli olarak takip etmelidir.

Bunlardan bazıları aşağıda sıralanmıştır;

Ekip Lideri’nin Rutin Olarak Yaptığı İşler

• Yoğun dönemlerde alana destek olunması,

• İhtiyaca göre iş istem oluşturulması ve takip edilmesi,

• Ekipten gelen indirim ya da kapama föylerinin takip edilmesi, yöneticilerden imza alınması,

• Ekip ile toplantılar düzenlenmesi,

• Ekibin Akademi üzerinden tamamlaması gereken eğitimleri tamamlayıp tamamlamadıklarının kontrol edilmesi,

• Ekip üyelerinin gelişimleri için farklı bölüm oryantasyonları planlanması,

• Günlük çalışılması gereken raporların çalışılması,

• Yatan hastaların borç durumlarının kontrol edilmesi, avans alınması gereken hastaların davet edilmesi,

Ekip Lideri sahada anlık gelişen sorunları çözmenin yanı sıra bazı işlerini düzenli olarak takip etmelidir.

Bunlardan bazıları aşağıda sıralanmıştır;

Ekip Lideri’nin Rutin Olarak Yaptığı İşler

• Yatan hasta dosyalarının kontrol edilmesi, eksik olması durumunda tamamlanması konusunda destek olunması,

• Polikliniklerde ve katlarda kullanılan hizmet bildirim formlarının kontrol edilmesi, kullanılmıyorsa yöneticilerle görüşülmesi,

• Hasta şikayetlerinin dinlenmesi, çözülmesi için destek olunması, sonrasında (hasta adı, şikayeti alan personel adı, bölüm gibi bilgileri vermeden) ekiple paylaşılması,

• Hasta teşekkürlerinin ekiple paylaşılması,

• Kurum kültürüne uygun olmayan bir davranış sergileyen ekip üyesinin uyarılması, geri bildirim görüşmesinin yapılması, gerekliyse tutanak tutulması,

• Kurum eksik ödemelerin takip edilmesi,

Yatan Hasta Katlarında Giriş ve Dosya Kontrolü

Yatan hasta katlarında bulunan ve Yatan Hasta Danışmanı arkadaşlarımızın sorumluluğunda olan dosyaların belli bir düzeni bulunmaktadır. Bu düzene ve dosyada bulunması gereken evraklara

Smartport üzerinden ulaşılabilir.

Bu dosyaların eksiksiz olması hastanın taburculuğu sırasında yapılan kontrolleri ve fatura eklerinin düzenlenmesini kolaylaştıracaktır.

Yatan Hasta Katlarında Giriş ve Dosya Kontrolü

Yatan Hasta Hizmetleri Ekip Lideri’nin günlük olarak katlarda bulunan dosyaları kontrol etmesi beklenmektedir. Kontrolü yaparken dikkat edilecek maddeler aşağıdaki gibidir;

• Hasta dosyalarında; onam, taahhütname ve hasta imzası kontrolü yapılarak eksik olanlar için ekip üyelerine destek olunabilir,

• Hizmet bildirim formları ve yapılan girişler her gün kontrol edilebilir,

• Hastaların bekleyen hizmetleri olup olmadığı kontrol edilebilir, bekleyen hizmet varsa girilmesi konusunda ekibe destek olunabilir,

• Yüksek tutarlı sarf malzemelerin ya da konsinye malzemelerin barkodlarının dosyada olup olmadığı kontrol edilebilir,

• Hasta dosyaları arşive iletilmeden önce Epikriz Raporu ve –varsa- Ameliyat Raporu’nun dosyada olup olmadığı kontrol edilir,

• Böylece yüksek tutarlı faturaların iade olarak gelmesi engellenebilir.

Eğitim Analizi

Takip edilen raporlar doğrultusunda eğitim ihtiyaçları belirlenip, eğitim planlamaları

yapılabilir.

• Eğitim planlamaları konusunda şubelerin Eğitim Lideri’ne ulaşılabilir, Eğitim Lideri olmaması

durumunda Hasta Hizmetleri Eğitim ve Gelişim Müdürlüğü’nden destek alınabilir.

([email protected] adresine mail gönderebilirsiniz)

• Ekibin eğitim ihtiyacı olduğu düşünülen konularda Süreç Çalışması kartlarından destek

alınabilir, şubenin Süreç Sorumlusu’ndan ilgili kartı o hafta işlemesi istenebilir.

Ekip Lideri ekibinin zayıf yönlerini görebilmeli, bunları geliştirmek için çaba harcamalıdır.

Ekibin zayıf yönlerini görebilmek için

Monitor’den çekilen raporlar, Hasta Hizmetleri Direktörlüğü’nün paylaştığı raporlar,

performans karneleri, yanlış yapılan girişler, sürekli tekrarlayan hatalar, gün içinde

telefonda ya da çağırılarak sorulan sorular, bilgi eksikliği sebebiyle alınan iç iadeler,

Kompetanlık Sınavı’nda en çok yanlış yapılan konular birer ipucu oluşturabilir.

Ekibinizdeki Kişiler Kasa Açtığında Yapmanız Gerekenler

Ekibinizdeki kişiler oryantasyon sürecini tamamladıktan sonra kasalarını açtıklarında bazı sistem tanımlamaları ve yetkilendirmeler gerekmektedir. Ayrıca kişilere iş başı eğitim şeklinde (çalışma saatleri içinde ve çalışma ortamında) öğretilmesi gereken bazı teknik bilgiler vardır. Kişiler kasalarını

açar açmaz yapmanız gerekenler aşağıdaki şekildedir;

• Kişi kasa açtığında taahhütname düzenlenerek İK’ya teslim edilir.

Taahhütnamenin boş hali İK’dan alınır.

• POS rulosu temin edilir, ihtiyaç halinde nereden temin edileceği

aktarılır.

• Sahte para kalemi temin edilir.

• Sahte para kalemi olmayan lokasyonlarda para sayma makinesinin yeri gösterilir ve

kullanımı öğretilir.

• Nakit para

saklamak için zarf temin edilir, zarfın nerede saklandığı gösterilir.

• Depo yetkileri tanımlanır.

 Barkod cihazı ve yazıcı seçiminde hangi cihazları kullanacağı öğretilir.

 Geçici kasa raporunun kullanımı hakkında bilgi verilir.

 Kasa Kapatma Kontrol Formu’nun nereden alınacağı gösterilir ve kullanımı aktarılır.

Kasasını ve faturalarını nereye ve ne şekilde teslim etmesi gerektiği öğretilir.

 Yazıcıyı nasıl kullanacağı ve taranan dosyaları sisteme nasıl ekleyeceği öğretilir.

Günlük bozuk para temini hakkında bilgi verilir. (Şube bazlı değişiklik gösterebilir

Mail Yazışma Kuralları

Ekip liderliği yöneticiliğin ilk adımıdır. Dolayısıyla hem astlarınıza hem de üstlerinize gönderdiğiniz mailler ciddi, anlaşılır ve kurallara uygun olmalıdır. Mail ile yazışmalarda dikkat edilmesi gereken

konular aşağıdaki gibidir;

• Konu bölümü boş bırakılmamalıdır ya da mail içeriği konu bölümüne yazılmamalıdır. Konu bölümü mailin ana konusunu içermeli, tüm kelimelerin baş harfleri büyük harf ile başlamalıdır.

• Tüm metin büyük harfle ya da tüm metin küçük harfle yazılmamalıdır.

• İletiler ilgisiz kişilere gönderilmemeli, ilgisi olmayan yöneticiler CC’ye konulmamalıdır.

• Gereksiz semboller kullanılmamalıdır.

• Anlaşılmayan terimler kullanılmamalı, kullanılması gerekiyorsa da mutlaka açıklanmalıdır.

• İletiler imzasız gönderilmemelidir.

• Bir mailin cevabı için ayrı bir e-posta oluşturulmamalı, var olanın üzerinden ilerlenmelidir.

• Size mail gönderen bir kişiye yollayacağınız cevap sadece onu ilgilendiriyorsa “Yanıtla”, CC’deki kişileri de ilgilendiriyorsa “Tümünü Yanıtla” sekmeleri kullanılmalıdır.

• Çok uzun ve anlaşılmaz metinler gönderilmemeli, sahanın yoğunluğu göz önüne alınarak anlatılmak istenen en net, en anlaşılır, en kısa şekilde yazılmalıdır.

Mali İşler Süreci

Kuruma kesilen bir faturanın paraya dönüşebilmesi için bir sürece ihtiyacı vardır. Faturanın hizmet verildikten sonra azami 7 gün içinde düzenlenmesi büyük önem taşımaktadır. Mali işler süreci

aşağıdaki adımlardan oluşmaktadır;

• Hastanelerimizde/Tıp Merkezlerimizde verilen her hizmet için Anlaşmalı Kurumlar ile sözleşme

mutabakatı sağlanır.

• Hizmetlerin, kullanılan ilaçların ve sarf malzemelerin tümünün fiyatı belirlenir ve

sistem tanımlamaları yapılır.

• Hizmeti alan hastanın kabulü yapılır.

• Alınan hizmet/kullanılan ilaç ya da sarf malzeme hastanın hesabına girilir ve faturası

kurum prosedürlerine uygun olarak kesilir.

• Kesilen fatura gün sonunda Fatura Kontrol’e teslim edilir.

• Fatura Kontrol tarafından kontrol edilen faturalar anlaşmalı kurumlara

gönderilir.

• Gönderilen faturalar kurumlar

tarafından incelenir, uygun bulunursa tahsilat gerçekleşir.

• Gerçekleşen tahsilat değerlendirilir.

Geçmiş Tarihli Fatura İptalleri

• 5 Ocak 2020 itibariyle geçmiş tarihli fatura iptali artık yalnızca Hasta Hizmetleri Müdürü, İşletme

Müdür / Sorumlu ve Fatura Kontrol Sorumlusu yetkisinde

yapılabilir.

Fatura İptali

Kasa açan çalışanlar gün içinde kendi kestikleri faturaları (açık ya da kapalı) iptal edebilirler. Fakat önceki tarihlerde kesilmiş faturalarını ya da başka bir kişinin

faturasını iptal etme yetkileri bulunmamaktadır. Bu sebeple Ekip Lideri’nden sıklıkla fatura iptali istenir. Fatura iptal edilirken aşağıdaki maddelere dikkat edilmelidir;

• Fatura iptali yapılan ödeme kredi kartı ile alınmış ise, POS cihazından iade işlemi yapılır. Ödemeye ve iptale ait pos slipleri birbirine zımbalanarak gün sonunda Ana Vezne’ye teslim edilir.

• Kişi kendi kestiği faturayı aynı gün iptal ederse günlük iptal olarak değerlendirilir ve mutlaka tüm günlük iptal faturalar Ekip Lideri tarafından kontrol edilmelidir.

• Önceki yıllara ait faturaların iptal edilmesi gereken durumlarda öncelikle iş istem düzenleyip, muhasebe müdürlüğünden onay alınır, sonra Bilgi Sistemleri tarafından iptal yapılabilir. (Eğitim dokümanı içinde “Geçmiş Tarihli Fatura İptalleri” konusuna bakabilirsiniz)

• Geçmiş tarihli iptal işlemi sonrası iptal tutarı kadar hasta avansı oluşur.

• Gün içinde kesilen faturanın iptali yapılırsa, alınmış olan tutar avansa düşmez.

• İptali yapılan ve yeniden düzenlenen faturalarda avans kapama ya da avans iade işlemi yapılır.

• Avans iade yapılabilmesi için yönetim onayı alınır.

• 1.000 TL kadar Hasta Hizmetleri Müdürü, 1.000 TL ve üstü için Hastane Direktöründen onay alınır.

Gider Pusulası

Hasta faturası (Kapalı Fatura) iptal edildiğinde hastaya nakit iade yapılacaksa mutlaka gider pusulası

düzenlenmelidir.

Gider pusulası düzenlemeden önce yöneticiden onay alınır. (Mail örneği

yandadır.)

• Fatura iptallerinde hasta imzalı Manuel Gider Pusulası düzenlenmelidir.

(E-arşive geçildiği için fatura aslına gerek yoktur.) (Manuel Gider Pusulası görseli yandadır.)

• Sistemsel Gider Pusulası yapılmamalıdır.

• Fatura iptali yapıldıktan sonra iptalden kaynaklanan avans hasta hesabına yansır.

• Hastaya iade işlemi yapılırken ödeme hangi yöntem ile yapılmış ise

(nakit, kredi kartı, banka havalesi, çek-senet) iade de o yöntemle yapılır.

• Manuel gider pusulasının bir nüshası fatura ile birlikte ana vezneye teslim edilir.

Gider pusulası düzenlenirken dikkat edilmesi gereken durumlar aşağıdadır;

• Faturanın Tamamı İade Edilecekse;

• Kısmı iadelerde fatura iptali

yapılmadan çıkartılacak hizmet tutarı kadar sistemden ve manuel gider pusulası hasta ıslak imzalı düzenlemesi gerekmektedir.

• Cerebral hasta hesabına,

çıkartılacak hizmet tutarı kadar

‘Gider Pusulası Avansı’ yansır.

• Bu tutar iade edilecek ise ‘Gider

Pusulası (GP) Avans İade’ seçilmeli.

• Eğer iade edilmeyecek hastanın almış\alacak olduğu hizmetlerden düşülecek ise sistemde avans olarak bırakılmalıdır.

• Fatura

Kısmi iade Edilecekse;

• Fatura kesim aşamasında ‘Avans Kapatma’ seçilerek kapatılmalıdır.

• Cerebral Plus ekranları üzerinden gider pusulası düzenlemek için aşağıdaki adımlar izlenebilir;

• Suite Raporlar Gider Pusulası/Kurum Eksik Ödeme

Avans

• Avans, alınan belli bir hizmet için belli bir oranda ön ödeme talep edilmesidir.

Özellikle uzun süreli tedavilerde tedavi bedelinin %50’si kadarının avans alınması önemlidir.

Avans Makbuzu

• Hasta nüshası ve muhasebe nüshası olarak iki bölümden oluşur.

• Hasta nüshasına ilgili vezne tarafından kurum kaşesi ile imza atılarak hastaya teslim edilir.

• Muhasebe nüshası da ana vezneye teslim edilmek üzere vezne yetkilisi tarafından alınır.

Avans İadesi

^• Geçmiş tarihli fatura iptali yapıldığında, ilgili tutar hastanın hesabına avans olarak yansır.

• Hastaya avans iadesi yapılacaksa aşağıdaki adımlar izlenmelidir;

Avans İadesi

• Avans iadesi yapılırken;

• Sistem üzerinde işlem tamamlandığında oluşan makbuzun her iki nüshasına da hasta imzası alınmalıdır. Bir makbuz hastaya verilirken, diğer makbuz kasa

kapatma raporu ile ana vezneye teslim edilmelidir.

• Ana vezneye teslim edilecek dökümde hasta tarafından yazıyla «Teslim Aldım»

ifadesi yazılmalıdır.

• Avans sürecinin işleyişinde Smartportta yer alan Hasta Avans Takip Talimatını dikkate almanızı rica ederiz^.

Çek ve Senet

Çek ve senet işlemlerinde yönetici onayı alınarak, “Çek Senet

Prosedürü” ne uygun, fatura kapalı ve ödeme şekli çek ya da senet

işaretlenerek düzenlenebilir.

Borç Senedi

O an ödeme yapamayacağını söyleyen hastalar için

yöneticiler ile görüştükten sonra borç senedi

oluşturulabilir.

Havale ve Döviz

İşlemleri

7.000 TL üzeri tutar aynı gün banka hesabımıza yatırılmalı, eğer

banka havalesi varsa aynı gün Cerebral’de avans girişi yapılmalı

ya da fatura düzenlenmelidir.

Döviz işlemlerinde Cerebral sistem kurunun uygulanması çok

önemlidir.

Kurum prosedürlerine göre hatalı düzenlemiş faturalarda; hatalı ve mükerrer hizmet girişi, çalışılmayan tetkik, paket dahili hizmet, faturalandırma hatası vb. durumlar, fatura iptali yapılaması tercih edilmediğinde, ilgili şirkete

şubenin kararı veya sigorta şirketinin talebi doğrultusunda Kurum Eksik Ödeme Yazısı yazılır.

Kurum Eksik Ödeme Yazısı

Kurumlara düzenlenecek eksik ödeme yazılarının kararı için iş istem oluşturulabilecek dört birim mevcuttur. Eksik ödemenin sebebine göre uygun birime sorumlu/ekip liderleri ya da fatura kontrol

sorumlu/ekip liderleri tarafından iş istem oluşturulmalıdır.

1) Hasta Hizmetleri Direktörlüğü: Kullanıcı hatası olan çalışılmayan tetkik, mükerrer hizmet girişi,

hatalı hizmet girişi gibi durumlarda iş istem

oluşturulur.

2) Anlaşmalı Kurumlar:

Anlaşma gereği ödenmeyen hizmet (malzeme hariç), kurum itirazı gibi durumlarda iş

istem oluşturulur.

3) Fiyatlandırma: Fiyatın anlaşma ile uyumsuzluğu

(Hatalı oranlar ile ilgili öncelikle hekim görüşü alınmalıdır), paket

dahili hizmet, TTB birim

tanımlamaları gibi durumlarda iş istem oluşturulur.

4) Satın Alma: Tıbbi malzemeler için

ödenmeyen malzemeler, tıbbi malzemelerdeki fiyat

farklılıkları gibi durumlarda iş istem

oluşturulur.

Kurum Eksik Ödeme Yazısı

• Kurum Eksik Ödemeler konusunda oluşturulacak iş istemlerde; Protokol No, Belge No, Tarih, Hizmet Adı ve İş istem gerekçesinin belirtilmesi çok önemlidir. Aksi durumda ilgili bilgiye

ulaşılamayacağı için iş istem red edilebilir.

• Düzenlenen Kurum Eksik Ödeme yazısı, Fatura Kontrol birimine iletilerek, sisteme eklenmesi sağlanmalıdır.

Kasa Açık – Fazla Tablosu

Mali işler biriminden gelen vezne bazlı kasa açığı- kasa fazlası tablosu

çalışılır ve açıklama kısmı doldurulur. Hasta Hizmetleri

Müdürü’nün onayı alındıktan sonra çalışılmış rapor tekrar mali işler

birimine mail olarak gönderilir.

Vezne Kasa Kesintisi

Yatan ve ayaktan tedavilerde hizmet alan hastaların hesap işlemlerini yürütmek, faturalarını doğru kesmek ve fatura bedellerini tahsil etmek için veznelere ödenen bedele kasa tazminatı ismi verilir.

Dolayısıyla kişi bu görevlerden birini yerine getiremediğinde kasa tazminatı üzerinden kesinti yapılabilir.

Kasa kesintisi yapılırken aşağıdaki maddelere dikkat edilmelidir;

• Vezne hatası nedeniyle kesintiye karar verilirse, önce kasa kesintisi yapılacak vezneden Personel Kasa Tazminatı Kesinti Bilgi Formu’na imza alınır. Forma ulaşmak için tıklayınız.

• Personelden onay aldıktan sonra aynı forma Hasta Hizmetleri Müdürü ve Hastane Direktörü/Direktör Yardımcısı’ndan da imza alınmalıdır.

• Onay sonrası THY tarafından mahsup avans makbuzu olarak fatura düzenlenir.

Takipteki Hizmetler

Konsolu

THY konsolu Ekip Lideri’nin ekibini kontrol edebileceği, rapor çalışırken yararlanabileceği, raporlarda olmayan ayrıntıları görebileceği bir konsoldur. Konsoldan

yararlanarak aşağıdakiler yapılabilir;

• Ekibin hizmetleri kapamaya sunarken yazdığı açıklamaların kontrolü,

• İndirim/kapatma gerekçesine ait belge takibi ve kontrolü,

• Silinen hizmetlerinin doğruluğunun teyidi,

• Bekleyen açık hizmetlerin nedenleri ve doğruluğunun kontrolü yapılabilir.

Açık hizmetler raporu çalışılırken, ödemesi tahsil edilemeyen hastalara ait ödeme talep sürecinde aşağıdaki adımlar izlenir;

İlk olarak randevu ekranından hastanın en yakın randevu tarihi kontrol edilir. Yakın bir zamanda

randevusu varsa bölümdeki arkadaşlar bilgilendirilir ve ekrana ödemenin alınmasıyla alakalı hatırlatma notu eklenir.

• Eğer hasta randevu tarihinde ödemeyi yapmadıysa veya randevusu yoksa, Sorumlu veya Ekip Lideri

tarafından 2 kez telefon ile aranır, Acıbadem Kurum Kültürü’ne uygun şekilde ödeme için Hastaneye/Tıp Merkezi’ne davet edilir.

• Hasta şubeye gelemeyeceğini iletirse hesap numaraları iletilir ve sağlıklı günler dileyerek görüşme sonlandırılır.

• Hastaya ulaşılamadığı veya hasta ödeme için gelmediği durumda, Hasta Hizmetleri Müdürü onayı ile Takipteki Hizmetler Yetkilisi tarafından SMS gönderilir.

• Telefon ile arama ve SMS gönderimi sürecinden sonra ödeme gerçekleştirilmemesi durumunda, Hastane Direktörü ve Hasta Hizmetleri Müdürü tarafından ıslak imzalı ödeme mektubu hasta adresine gönderilerek ödeme talep edilmektedir.

• Ödeme yazısının gönderimi ardından Sair Alıcı faturası kesilir ve hukuk birimine bildirilir.

• Belirlenen tutarın altında kalan açık hizmetlerin sorumluluğu Hastane Direktörlüğü’ndedir.

Fatura Kontrol Konsolu

• FK konsolu Ekip Lideri’nin ekibinin kestiği

kurum faturalarını, veznede bekleyen faturaları, iç ya da dış iade olmuş faturaları ve sebeplerini ayrıntılı bir şekilde görebileceği bir konsoldur.

Konsoldan yararlanarak aşağıdakiler yapılabilir;

• Kurum bazında fatura edilen hizmetlerin doğruluğu kontrol edilebilir.

• Veznede bekleyen ya da iade olmuş kurum faturalarının fatura kontrol birimine teslim edilip edilmediğine bakılabilir.

• SGK dönem sonlandırmada tespit edilen ve faturalandırılabilecek hizmetlerde varsa eksik veya hatalı provizyon işlemler kontrol edilebilir.

• Yurtdışı SGK mensubu hastalarda; mevzuata uygunluğu kontrol ederek süreç takip edilebilir.

• SGK dönem sonlandırmalarda tespit edilen eksik muayene formlarının yazılması konusunda hekimler ile görüşülebilir.

• SGK’ya yanlış kesilen taslak faturalar düzeltilebilir ve süreçleri takip edilebilir.

• SGK dönem sonlandırmadan önce, dönem faturasına dahil edilebilecek hasta faturalarının kontrolü yapılabilir.

• SGK dönem örneklemeye basılmadan önce sistemin fiyat-hasta sayısı bazında kontrolü yapılabilir.

• SGK dönem örneklemi sonrasında SGK’ya teslim edilmesi gereken klasörler hazırlanabilir.

Sağlık Uygulama Tebliği yılın belli zamanlarında güncellenmektedir.

Dolayısıyla yanlış bir faturalandırma ya da kural hatası yapmamak için aşağıdaki adımlar izlenebilir;

SGK

• Sağlık Uygulama Tebliğinde yer alan provizyon süreçleri

izlenebilir,

• Branş kurallarına göre faturalandırma kriterleri

okunabilir,

• Revize edilen bilgilerin takibi yapılabilir,

• SGK sürecinde ilgili taahhütnamelerin alınma

nedenleri takip edilebilir,

• Hatalı taslak fatura nedenleri izlenebilir ve

aynı gün düzeltilebilir,

• Değişen bir prosedür olduğunda ekibe

bilgilendirme yapılabilir,

• Acil ve Yatan hastalarda kullanılan tamamlayıcı sigorta

süreçleri izlenebilir,

• Takip numarası alınan ve faturası kesilmeyen

hizmetlerin günlük kontrolü yapılabilir,

SGK

• Faturalandırılabilecek hizmetler

faturalandırılabilir, faturalandırılmayacak

olan takip numaraları tespit edilebilir ve

silinebilir.

• SGK mevzuatına göre faturalandırılamayacak

hizmetlerin fatura dışı bırakılarak kapatma için

Takipteki Hizmetler birimine gönderim takibi

yapılabilir,

• Acil (Trafik kazası, Adli vaka, İş kazası) Servis

birimine ait olan ilgili evrakların SUT

kurallarına göre gerekliliğinin takibi

yapılabilir,

• Faturaların hatasız kesilmesi sağlanabilir, çalışılmayan tetkiklerin

sistemden silinmesi takip edilebilir.

KDV Muafiyeti

• Muafiyet yalnızca yabancı uyruklu olan ve Türkiye’de kalıcı olarak ikamet etmeyen

kişilere uygulanabilir.

KDV genel tebliğinde yabancı uyruklu hastalara KDV istisna uygulaması 01.06.2018 tarihinde açıklanmıştır. Bu sebeple Türkiye Cumhuriyeti Devleti ile vatandaşlık bağı

bulunmayan ve Türkiye’de yerleşmiş olmayan yabancı uyruklu gerçek kişiler ve kendilerine mavi kart verilen ve Türkiye’de yerleşmiş olmayan gerçek kişiler de bu

istisnadan faydalanabilir.

• Hasta kaydı açılırken hastanın uyruğu doğru seçilmelidir.

• Adres kısmında ülke bilgisine hastanın kalıcı olarak ikamet

ettiği ülke girilmelidir.

• Pasaportun kimlik bilgilerinin ve ülkeye son

giriş tarihinin olduğu sayfaların fotokopisi

alınmalıdır.

• Muafiyet uygulandıktan sonra pasaportun fotokopileri Ana

Vezne’ye iletilmelidir.

• Hastanın pasaportu alınmalı, ülkeye giriş tarihinin 6 ayı

geçmediğinden emin olunmalıdır.

KDV istisnası uygularken dikkat edilmesi gereken konular aşağıdadır;

İş İstem Süreci

Ekip Lideri’nin takip ettiği birçok

konuda iş istem göndererek farklı birimlerden görüş ya da yardım alması

gerekmektedir. En çok ihtiyaç duyduğumuz birkaç birim ve örnekleri aşağıdadır;

• Smartport’ta yer alan kurum prosedürlerine uygun olduğu halde

iade gelen faturalarda Anlaşmalı Kurumlar Müdürlüğü’ne iş istem

gönderilir. Gelen cevaba göre faturalandırma yapılır.

• Yanlış hekim adına charge edilmiş ve faturalandırma yapılmış

hizmetler için ekran görüntüsü ile doğru hekim adını belirterek Hakediş ve Sistem Geliştirme Müdürlüğü’ne iş istem ve mail

yoluyla bilgilendirme yapılır.

• Yeni başlayan personellerin sistem tanımlamaları, mail adresi teminleri, depolarının açtırılması,

yetkilendirme yapılması gibi konularda Bilgi Sistemleri

Direktörlüğü’ne iş istem gönderilir.

• Çağrı Merkezi’nin sorumlu olunan bölümlerdeki hekimler hakkında hatalı/eksik bilgilendirme yaptığı fark edilirse ekran scriptlerine ekleme/değiştirme yapmaları, bölüm hekimlerinin randevularının açılması ya da kapatılması, hasta şikayetine sebep olmuş bir telefon konuşmasının dinlenmesi gibi konularda Çağrı ve Operasyon Merkezi

Direktörlüğü’ne iş istem gönderilir.

• Sisteme tanımlanmış herhangi bir hizmet ile anlaşmalı kurumların fiyat farklılıkları için Fiyatlandırma

ve Analiz Müdürlüğü’ne iş istem gönderilir.

Kurumsal Check Up

• Anlaşmalı Check-up

kurumları ile ilgili prosedür, kampanya check–up paket ve

duyurular ile takip edilebilir,

• Kurumsal Check-up panelleri içeriklerinin sistemden kontrol edilerek kişilere uygulanması son

derece önemlidir. Bazı

durumlarda paket dışında olan hizmetler de

uygulanabilmektedir.

• Check-up ana grubu altında tanımlı olan Kurumsal

Pazarlama paketleri faturalandırma sürecinde doğru anlaşma tanım seçimi

kontrolü yapılabilir.

• Sigorta check-up panelleri ya da ayakta tedavi paketlerinde (FTR

ve Pre-op’lar dışında kalan paketler) provizyon alınmadan

işlem yapılmaması için günlük takip yapılabilir.

• Check-up hizmet girişi ve faturalandırma sürecinde doğru anlaşma tanım seçimi

kontrolü yapılabilir.

• Bireysel Check-up olan Check-up Kampanyaları (Anneler Günü- Babalar Günü - Diyet) ve Şubesel Ürünler (Fulya Sporcu Sağlığı vb.) sonrasında yapılacak ek tetkik/ek

hizmetlerin faturalandırma

sürecinde, doğru anlaşma tanımı seçimi kontrol edilebilir.

• Check-up satışları ve ciroya katkısı düzenli

olarak raporlanarak takip edilebilir.