1
Doç. Dr. Deniz Güney Y. Mimar Vedat Akan
11 Aralık 2015
YAPIM SÖZLEŞMELERİNDE TALEP YÖNETİMİ
(DERS-09)
İNŞAAT PROJELERİNDE SÖZLEŞME VE TALEP YÖNETİMİ
INS5807
İÇİNDEKİLER
1. ANAHTAR KELİMELER 2. ÖNSÖZ
3. GİRİŞ 4. GENEL
5. TALEPLERİN NEDENLERİ 6. TALEP TÜRLERİ
7. YÜKLENİCİLERİN TALEPLERDEN YARARLANMASI
8. TALEPLERİN ÖNLENMESİ İLKELERİ
9. TALEP PROSEDÜRLERİ 10. TALEPLERİN
SONUÇLANDIRILMASI
3
ANAHTAR KELİMELER
Talep
Talep Yönetimi
Sözleşme
Sözleşme Yönetimi
ÖNSÖZ
Sözleşme tarafları sözleşmeye uygun davranmaz, gerekçesiz taleplerde bulunur veya gerekçeli olanları reddeder ise, karşı tarafa haklı talepleri kabul ettirebilmek ne yapılmalıdır? Sözleşme koşulları nasıl analiz edilmelidir? Verimli ve etkili bir talep yönetimi için işleyiş yolları nasıl olmalıdır? Bu derste hep birlikte talep ile ilgili hedefleri ve stratejileri belirleyeceğiz. Buna bağlı olarak inşaat projelerinde taleplerin nasıl yapılması ve değerlendirilmesi gerektiği konusunda birbirimize yol(lar) göstereceğiz. Talep yönetimi sayesinde taraflar
5
GİRİŞ
Talep nedir?
Talep sözleşmenin taraflarından birinin diğerine karşı
sözleşmeden doğan haklarıdır.
Talep normalde işveren için bir uyuşmazlık (anlaşmazlık) ve potansiyel bir fiyat artışı ve/veya süre uzatımı olarak kabul edilir.
GENEL (1/2)
Talepler genellikle işveren ile yüklenici arasında bir anlaşmazlık (uyuşmazlık) olduğu durumlarda ortaya çıkar:
Sözleşme çerçevesinde hak ve yükümlülüklerin yorumlanması olarak ortaya çıkabilir.
Bazı olaylar ya da durumların sonuçları olarak ortaya çıkabilir.
7
GENEL (2/2)
Yüklenicinin ek süre (süre uzatımı) veya ek ödeme arayışı içinde olması mutlaka bir uyuşmazlık yaratmaz. Ancak, işveren ek süre veya ödeme vermeyi onaylamadığı takdirde bir anlaşmazlık ortaya çıkabilir ve yüklenicinin de resmi bir talepte bulunmaktan başka çıkar yolu kalmaz.
İdeal bir projede hiç talep olmaması gerekir idi.
Ancak, inşaat projeler süresince, özellikle de büyük ve karmaşık projeler süresince bu tür anlaşmazlıklar kaçınılmazdır.
Talepler çok farklı nedenlerden, hatta öngörülemeyen nedenlerden kaynaklanabilir olsa bile sık sık sözleşme maddelerine dayandırıldığı gözlenmektedir.
Sözleşmeyi oluşturan çeşitli belgeler arasındaki herhangi bir çelişki, tutarsızlık veya belirsizlik işveren ve yüklenicinin hak ve yükümlülüklerinin
TALEPLERİN
NEDENLERİ (1/2)
Değişiklik emirlerinin maliyet ve/veya zamana etkisi de çözümlenemediği takdirde talebe yol açabilir.
Sözleşmelerde kullanılan ifadelerin anlam ve öz açısından “açık” olması idealdir. Ancak, aynı sözleşmeye tarafların farklı görüş açılarından bakmaları ve olayları farklı yorumlamaları taleplerin çözümünü zorlaştırabilir ve taleplerin çözümü biraz zaman alabilir.
Bu gibi durumlarda sözleşme yöneticisine düşen görev, talebin anlaşmazlığa dönüşmesini önlemek ve talepleri sonuçlandırmaktır.
TALEPLERİN NEDENLERİ (2/2)
TALEP TÜRLERİ (1/2)
İşveren ile yüklenici arasındaki gerçek anlaşmazlıklar projenin tüm yaşam döngüsünü kapsayan konularda ve geniş bir yelpazede ortaya çıkabilir.
Ayrıca, her projede kendine özgü özellikler içeren talep riskleri vardır.
11
TALEP TÜRLERİ (2/2)
Yükleniciler tarafından öne sürülen en yaygın talep konularından bazıları şunlardır:
İş değişiklikleri
Belirsiz sözleşme belgeleri
Sözleşme belgelerinde hatalar ve ihmaller
Hakediş ödemelerindeki gecikmeler
Farklı saha koşulları
İşin durdurulması
Sahaya ulaşmanın gecikmesi veya kesintiye uğraması
İş miktarlarında dalgalanmalar
Proje yönetimi veya mühendis tarafından geciktirilen onaylar
Mücbir sebep (Force majeure)
YÜKLENİCİLERİN TALEPLERDEN YARARLANMASI (1/3)
Talepler bazı yükleniciler için stratejik bir araçtır.
Özellikle düşük veya sıfır kar marjı ile ihale alan yüklenicilerin proje süresince işin sonuna kadar sürekli taleplerde bulunmayı benimseyerek işi tamamlayabilme umudu içinde oldukları görülmektedir. Araştırmalar ve sağduyu bunun bir proje için sağlıksız bir durum olduğunu göstermektedir. Bu strateji yüklenicileri nakit akışı, sermaye aktarımı ve kar marjları açısından yüklenicileri olumsuz yönde etkilemektedir.
13
YÜKLENİCİLERİN TALEPLERDEN YARARLANMASI (2/3)
Bazı yükleniciler ek süreye ve/veya ek ödemeye hak kazanabilmek için asılsız (haksız) talepler için çalışmalar yaparlar.
Bu tür asılsız (haksız) talep oluşturma nedenleri:
Kendi gecikmelerine kılıf uydurmak
Kendi yetersizliklerine kılıf uydurmak
Kendi kusurlarına kılıf uydurmak
Gecikme cezalarına maruz kalmaktan kaçınmak
Tamamen kar marjını yükseltmek
YÜKLENİCİLERİN TALEPLERDEN YARARLANMASI (3/3)
Yüklenicilerin iyi niyeti ile bağdaşmayan ve sözleşmenin hiç bir maddesine dayandırılamayan bu tür haksız talepler proje yöneticisi veya mühendis tarafından kaale alınmamalıdır.
Bir yüklenici talepler karşısında etkin ve dikkatli bir işveren tarafı bulduğu takdirde bu tür taleplerinden vazgeçecektir. Bu caydırıcı bir talep önleme prosedürüdür. Böylece işveren tarafı bu tür talepleri çürüterek gerçek talepler karşısında daha iyi bir konumda olur.
15
TALEPLERİN ÖNLENMESİ İLKELERİ (1/10)
Proje Yaşam Döngüsü ve Talepler:
Taleplerin büyük bir çoğunluğu inşaat sırasında veya projenin daha sonraki evrelerinde ortaya çıkar. Bu taleplerin altında yatan veya temel neden çeşitli proje yaşam döngüsü aşamalarının herhangi birinde bulunabilir. Örneğin test ve devreye alma sırasında ortaya çıkan bir talebin kökeni tasarım sürecinin erken aşamalarında meydana gelen bir tasarım tutarsızlığı olabilir. Bir başka anlaşmazlık ise inşaat faaliyetlerinin doruk noktasında ihale aşaması öncesi hazırlanan sözleşme taslağında bazı bölümler arasındaki belirsizliklerden kaynaklanabilir.
TALEPLERİN ÖNLENMESİ İLKELERİ (2/10)
Taleplerin etkili bir biçimde önlenmesi, proje yaşam döngüsünün her aşamasında taraflar arasındaki ilişkilere endekslidir. Tarafların talep konusunda bilgili ve birbirlerine karşı anlayışlı olmaları sonucu projenin herhangi bir aşamasında talepler önlenebilir ve daha sonraki aşamalar için alt yapı oluşturulmuş olunur.
17
TALEPLERİN ÖNLENMESİ İLKELERİ (3/10)
Yüklenici bakış açısından, proje yaşam döngüsü projenin konsept aşamasından başlayıp tamamlanma aşamasına kadar uzanır ve dört (4) ana vere veya aşamaya ayrılabilir:
1) İhale öncesi aşama 2) İhale aşaması
3) Yapım aşaması ve sözleşmenin tasfiye aşaması 4) İşletme ve garanti aşaması
Proje yaşam döngüsünün bu ana aşamaları bir çok alt- evreden oluşur. Etkili bir talep önleme süreci katılımcıların her aşamada daha sonraki aşamalarda da taleplerin nasıl önlenebileceği …
TALEPLERİN ÖNLENMESİ İLKELERİ (4/10)
Bir talep önleme stratejisi genellikle birkaç cephede odaklanarak uygulanmaktadır. Bu cepheler:
Proje yönetimi temel ilkeleri ve durum değerlendirme
Sözleşmenin tüm tarafları arasında iyi iş ilişkileri
Sözleşme yönetimi
Planlama ve çizelgeleme
Maliyet tahmini ve maliyet kontrol
Değişiklik görüşmeleri (pazarlıkları)
Dökümantasyon kontrol
Proje risk yönetimi
19
TALEPLERİN ÖNLENMESİ İLKELERİ (5/10)
Proje Yönetiminin Temel İlkeleri:
Bir projenin başarısı proje yönetimi ve inşaat yönetimi ilkelerinin ve tekniklerinin sağlam bir mühendislik tasarım ve planlaması ile uygulanmasına bağlıdır. Proje yönetimi bir projenin yaşam döngüsü boyunca projenin süresinde, bütçesinde ve belirtilen kalite düzeyinde tamamlanmasını teminen bir planlama, kontrol ve izleme sürecidir.
TALEPLERİN ÖNLENMESİ İLKELERİ (6/10)
İnşaat proje yönetimi temel becerileri şunlardır:
Sözleşme hazırlıkları
Etkili iletişim (hem yazılı hem de sözlü)
İşin denetimlerini yürütmek
Malzeme ve işçilik kalitesinde güvence
Belgeleri izlemek için pratik teknikle kullanmak
Kayıtları doğru tutmak
Çeşitli proje katılımcılarından bilgi edinmek
Projenin durumu hakkında sürekli haberdar olmak
21
TALEPLERİN ÖNLENMESİ İLKELERİ (7/10)
Planlama, zamanlama ve proje süre kontrolu
Proje ile ilgili ödemelerin izlenmesi
Projenin her aşamasının tasfiyesi
Yetki kullanma ve karar verme
…
TALEPLERİN ÖNLENMESİ İLKELERİ (8/10)
Etkin Sözleşme Yönetimi:
Sözleşme yöneticisinin en vazgeçilmez görevi temel sözleşme ilkeleri hakkında bilgi sahibi olmak ve etkin sözleşme yönetimi ile inşaat süresince olaylara gün-gün hakim olarak sözleşme hükümlerini uygulamaktır.
23
TALEPLERİN ÖNLENMESİ İLKELERİ (9/10)
Planlama ve Çizelgeleme:
Yüklenicinin ana iş programının irdelenmesi ilkesi sözleşme yönetiminin vazgeçilmezidir. Herhangi bir gecikme nedeninin belirlenmesi, projenin zamanında ya da gecikmiş olmadığının belirlenmesi, gecikme nedenlerinin belirlenmesi, gecikmiş onaylar, yüklenicinin iş ilerlemesinde eksiklikler bu irdelemeler ile açığa çıkar.
İşverenlere karşı en zor talepler gecikme ile ilgili ve gecikme etkisi olanlardır. Planlama, zamanlama ve program izleme tekniklerinde inşaat proje yöneticisi ne kadar çok bilgili olur ise taleplerin önlenmesi ve hafifletilmesi (telafisi) konusunda o kadar çok etkili olur.
TALEPLERİN ÖNLENMESİ İLKELERİ (10/10)
Proje yaşam döngüsünün tüm aşamalarının planlanması ve programlanması sayesinde talepler büyük ölçüde azaltılabilir veya ortadan kaldırılabilir.
Planlama mühendisi ihale öncesi aşamanın en başında özet düzeyde bir ön program geliştirmelidir. Böylece işverenin projenin önemli kilometre taşlarını (işe başlama, işletmeye alma, vb.) saptaması mümkün olabilir.
25
TALEP
PROSEDÜRLERİ (1/5)
Talebin Alınması:
Yükleniciden talep ile ilgili gerekli tüm bilgilerin alınması üzerine sözleşme yöneticisi kesin hesap mühendisinin de yardımı ile talep raporunu hazırlayacaktır. Bu talep raporu aşağıdaki bilgileri içerecektir:
Yüklenicinin sözleşmesel dayanağı
Talebin parasal ve/veya süresel boyutu ile yüklenicinin nicelikleme yöntemi
Talep öncesi yazışmaların özeti
Saha notları, günlük raporlar, toplantı tutanakları, kişisel görüşmeler, telefon görüşmeleri ve benzeri kayıtlar ile ilgili bilgilerin özeti
TALEP
PROSEDÜRLERİ (2/5)
Talep Raporunun Hazırlanması:
Tam tekmil talep dosyasının yükleniciden alınmasını takiben sözleşme yöneticisi;
Talep analizini başlatır,
Tüm veri ve belgeleri derleyip toplar,
Verilerin toplayan veya üreten kişi tarafından imzalı ve tarihli olmasından emin olur,
İlgili kişilerin tarihli ve imzalı beyanlarını toplar,
Süre ile ilgili taleplerde inşaat takvimini irdeler ve günceller,
Uzman görüşü/tanıklığı gerektiren sorunları
27
TALEP
PROSEDÜRLERİ (3/5)
Talepte adı geçen kişilerden alınan beyanlar
Talep ile ilgili tüm beyanlar, sözleşme hükümleri ve kesin hesapçının analizleri
Yasal ve/veya diğer uzman görüşleri (gerektiği takdirde)
İş programı özet analizi (gerektiği takdirde)
Talep sonrası yüklenici ile yapılan tartışmaları/görüşmelerin özeti
Talep sonrası yüklenici ile yapılan yazışmaların özeti
Talebin sözleşme yöneticisi ile kesin hesapçı tarafından hazırlanmış ayrıntılı maliyet analizi
Talep sonuçları ve öneriler
TALEP
PROSEDÜRLERİ (4/5)
Sonuçlar ve öneriler sözleşme yöneticisi tarafından taslak olarak hazırlanır ve proje yöneticisine sunulur.
(Analiz sonuçları ve talep ile ilgili tavsiyeler
belirtmelidir) .
Aşağıdaki alternatif öneri türlerinden biri yapılmalıdır:
Talebin tamamen veya kısmen haklı olup, prensipte kabul edilebilir.
29
TALEP
PROSEDÜRLERİ (5/5)
Talepler Üzerinde İşlem Yapılması:
Sözleşme yöneticisi eksiksiz bir talep analizi hazırlamalı ve bu analizi proje yöneticisine iletmelidir. Talep esas açısından kısmen veya tamamen haklı bulunduğu takdirde talep işlem için sözleşme yöneticisine geri verilecektir. Talep esas açısından haklı bulunmadığı takdirde proje yöneticisi işverene talebin reddedilmesi konusunda özet bilgi verecektir. İşveren ret önerisini onayladığı takdirde sözleşme yöneticisi işverenin imzasını alır.
Kısmen veya tamamen hak kazanılması durumunda proje yöneticisi değişiklik emrini yüklenici ile görüşmeden önce işverenin onayını almış olmalıdır.
TALEPLERİN
SONUÇLANDIRILMASI
Yüklenici tavsiye niteliğindeki öneriden haberdar edilir.
Öneri tamamen veya kısmen uygun görüldüğü ya da prensipte (ilke olarak) uygun görüldüğü takdirde Proje Yöneticisi durumu yükleniciye bildirir.
Mutabık kalındığı takdirde bu durum işveren onayına tabidir.
31
TALEP ÖRNEKLERİ
ÖRNEK-1: Değişiklikler (Variations)
ORNEK-2: İşin Kabulü (Taking Over)
ÖRNEK-3: İhbarlar (Notices)
ÖRNEK-1
Sorunlar:
1. Geçtiğimiz haftalardaki aşırı yağışlar nedeni ile bir karayolu projesinde bir çok sorun meydana gelmiştir.
2. İmalatı tamamlanmış olan 5,00 mt uzunluğundaki ve 4,00 mt yüksekliğindeki bir set daha önce varlığından haberdar olunmayan bir su yolundan gelen sel sonucu akıp gitmiştir.
3. Akan dolgu malzemesi drenaj hatlarını tıkamış ve
33
ÖRNEK-1
Bu sorunların üstesinden gelebilmek için mühendis tarafından yükleniciye aşağıdaki talimatlar verilmiştir:
a. Yeni ortaya çıkan su yolundan gelen suların tahliyesi için menfez yapılması ve suların menfeze yönlendirilmesi için taş duvar yapılması (işin aciliyeti açısından, zaman kazanmak için menfez yapımında prekast beton halkalar (bilezikler) kullanılacaktır)
b. Setin selden hasar gören bölümünün yeni baştan yapılması
c. Tıkanmış olan drenaj kanallarının derhal temizlenmesi tıkanan mevcut yolların açılması
d. Suya doymuş olan mevcut zeminin 1,00 mt derinliğinde kazılması ve 15 km uzaklıktaki taş ocağından getirilecek olan kırma taş ile doldurulması.
ÖRNEK-1
Keşif özetinde aşağıdaki birim fiyatlar bulunmaktadır:
1,00 mt derinliğe kadar kazı yapılması (Birimi: m³);
5 km’ye kadar uzaklıktan kum-çakıl (granüler) dolgu malzemesi nakliyesi;
Kum-çakıl dolgunun en fazla 20 cm (0,20 mt) kalınlığında tabakalar halinde serilmesi ve sıkıştırılması;
5 km ile 10 km arası uzaklıktan malzeme taşınması fiyat farkı;
10 km ile 15 km arası uzaklıktan malzeme taşınması fiyat farkı;
Betonarme betonu (Birimi: m³)
35
ÖRNEK-1
Keşif özetinde kırma taş dolgu, prekast menfez veya taş duvarlar ile ilgili birim fiyatlar bulunmamaktadır.
Sözleşme günlük işçilik ücretlerini içermektedir.
Bu koşullar altında, ödemeler ne/nasıl olmalıdır?
ÖRNEK-2
Açıklama:
FIDIC “Kırmızı Kitap” (1999) maddeleri ve fıkraları esas alınmıştır.
Proje tamamlanmak üzeredir.
İşverenin veya yüklenicinin mağduriyetini önlemek için neler yapılması gerektiği kronolojik olarak listelenecektir.
Bu kapsamda sözleşme madde ve fıkralarına atıfta
37
ÖRNEK-2
İlgili sözleşme maddeleri:
Madde 4.1. Yüklenicinin genel yükümlülükleri
Madde 9.1. Yüklenicinin yükümlülükleri
Madde 10.1. İşin tamamının veya bazı bölümlerinin kabulü
Madde 14.10. İşin tamamlanma beyanı
Madde 14.9. Güvence kesintisinin iadesi
Madde 17.2. Yüklenicinin işe özen göstermesi
Madde 18.2. İşin ve yüklenicinin donatılarının sigortalanması
ÖRNEK-2
Madde Bildirim/Uygulama/Teslim Ne zaman Kime İçerik
4.1. (d) Yapıldı (As-built) projeleri temini İşin sonundaki testlerin başlamasından önce Mühendis
9.1. İşin sonunda deney bildirimi Testlerin başlamasından 21 gün önce Mühendis Testlerin detayları ve planlana tarihler
10.1. İşin teslim alınması için başvuru Testlerin tamamlanması planlanan tarihten en az 14 gün önce
Mühendis Testlerin tamamlanması beklenen tarih
10.1. Yazı 10.1. deki yazının mühendise verilmesinden
29 gün sonra (mühendisten cevap gelmediği takdirde)
Mühendis İşin kabule hazır olduğuna ilişkin beyan
14.9. Yazı Kabul tutanağı alındığında Mühendis Güvence kesintisinin ilk
yarısının serbest bırakılması
17.2. Yazı Kabul tutanağı alındığında Mühendis Hatırlatma yazısı (yüklenicinin
sorumluluğunun sona ermesi)
18.2. Yazı Kabul tutanağı alındığında Sigortacı Kabul tutanağı ve poliçenin
kuverinin değişmesi 14.10. İşin tamamlandığına ilişkin beyan Kabul tutanağından sonra 84 gün içinde Mühendis Yapılan ve kabul edilen işlerin
değeri
Yüklenicinin alacakları
39
ÖRNEK-3
Açıklama:
Sanal projemiz bir otoyol (köprüler dahil) yapımıdır.
Tasarım (projeler) işveren (mühendis) tarafından hazırlanmıştır. İş programına göre çok önemli bir projenin 12 Aralık 2014 tarihi itibarı ile mühendis tarafından yükleniciye teslim edilmesi gerekiyor idi.
Projeler bu gün itibarı ile halen yüklenicinin eline geçmemiştir.
Süre uzatımı ve ek ödeme talebi konusunda neler yapılması gerektiği kronolojik olarak listelenecektir.
FIDIC “Kırmızı Kitap” (1999) maddeleri ve fıkralarına atıfta bulunularak gerekli bildirimler ve teslimler zamanlama, adres ve içerik açısından irdelenecektir.
ÖRNEK-3
İlgili sözleşme maddeleri:
Madde 8.4. İş süresinin uzatılması
Madde 20.1. Yüklenicinin talepleri
Madde 1.9. Projelerin veya talimatların gecikmesi
41
ÖRNEK-3
Madde Bildirim/Uygulama/Teslim Ne zaman Kime İçerik
1.9. Olası gecikme bildirimi Projelerin gerektiği tarihten makul bir
süre önce Mühendis Geciken projenin ayrıntıları, niçin ve
ne zaman gerekli olduğu, işin gecikme ve işin durdurulma süresi 8.4. Gecikme bildirimi Gecikme olacağına karar verildiğinde Mühendis -
8.4. Süre uzatımı başvurusu Gecikme bildiriminden sonra 7 gün içinde Mühendis Gecikmeye neden olan durumlar; fiili veya tahmini gecikme süresi 8.4. Dayanak detayların teslimi Gecikmenin başlangıcından sonra 24
gün içinde Mühendis Tüm dayanak detayları
20.1. Talep bildirimi Olayın meydana geliş tarihinden sonra
en kısa zamanda (28 günü aşmamalı) Mühendis
ve İşveren Olayın ve durumun açıklanması 20.1. Tam ayrıntılı talep Olayın meydana gelişinden sonra 42
gün içinde İşveren Talebe esas dayanaklar ve talep
edilen ek ödeme 8.4. Geçici teslim (süreklilik
halinde) Gecikmenin başlangıcından sonra 28
gün içinde (gecikme 7 günü aştığı takdirde)
Mühendis Geçici detaylar
20.1. Geçici talepler Aylık aralıklar ile İşveren Talep edilen birikmiş miktar
8.4. Kesin teslim Gecikmenin son gününden itibaren 18
gün içinde Mühendis Tüm ve kesin detaylar
20.1. Kesin talep Durumdan kaynaklanan etkilerin sonunda
28 gün içinde İşveren -
SONUÇ
...
Not: Bu sonuç derse katılan öğrenciler tarafından kaleme alınacaktır.
43
