OSMANLI DAN GÜNÜMÜZ TÜRKİYE SİNE KADAR YÖNETİCİ SEKRETERLERİ

OSMANLI’DAN GÜNÜMÜZ TÜRKİYE’SİNE KADAR YÖNETİCİ SEKRETERLERİ

Aylanur ATAKLI atakli@hacettepe.edu.tr

Sebahat EKİNCİ sebahate@hacettepe.edu.tr

Hacettepe Üniversitesi, Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu

Ankara / TÜRKİYE

ÖZET

Yönetici sekreterleri, teknolojideki hızlı gelişmeye bağlı olarak yöneticilerin artan işlerini daha sağlıklı yürütebilmeleri için kendilerine geniş alanda hizmet veren yardımcılardır. Fakat literatürde sekreterlerle yapılmış araştırma bulunmamaktadır. Hacettepe Üniversitesi’ne bağlı Ankara ve Polatlı’da bulunan Tıbbi Dokümantasyon ve Sekreterlik Bölümü son sınıf öğrencilerinin yaz stajı yaptığı 22 üniversite hastanesinden veri toplamadaki kolaylık nedeni ile tesadüfen seçilmiş 110 sekreter bu çalışmanın örneklemini oluşturmaktadır. Araştırmada Paknadel (1995) tarafından geliştirilen ve daha sonra Altınışık (1996 ve 1997) tarafından geliştirip geçerlik ve güvenirliği test edilerek kullanılan “İş Doyumuna Verilen Önem” ölçeği kullanılmıştır. Anketlerin deneklere dağıtılması ve toplanması işlemleri Hacettepe Üniversitesi’ne bağlı Ankara ve Polatlı’da bulunan Tıbbi Dokümantasyon ve Sekreterlik Bölümü son sınıf öğrencileri tarafından yapılmıştır. Anketör olacakların seçiminde, yaz stajı yapıyor olma ve anket çalışmasına gönüllü katılma şartı aranmıştır. Verilerin çözümlenmesinde f, % ve X’dan yararlanılmıştır. Elde edilen sonuçların sekreterlerin beklentilerinin karşılanmasında ve performanslarının artırılmasında yararlı olacağı düşünülmektedir.

Anahtar Kelimeler: Sekreter, yönetici, tutum, iş doyumu

MANAGERS’ SECRETARIES FROM OTTOMAN TO TODAY’S’ TURKEY ABSTRACT

In a rapidly developing technological environment and under the pressure of an intensive workload, executive secretaries are considered as the assistants who provide wide ranging services to managers. However no research on the work of secretaries exists in any relevant literature.

The population sample for this research was taken randomly and consisted of 110 secretaries from 22 university hospitals in which Hacettepe University’s Medical Documentation and Secretariat Department’s (located in Ankara and Polatlı) last term students had their summer internship. In the research, “The Importance Given to Job Satisfaction”

scales which were developed by Paknadel (1995) and expanded and used by Altınışık (1996 & 1997) after testing their validity and reliability were applied. A questionnaire was distributed to the research subjects and collected by Hacettepe University’s Medical Documentation and Secretariat Department’s last term students. Being a summer term student and being a volunteer for attending questionnaire process was required in selection of testers.

In the analysis of data f, %,

X

Key Words: Secretary, manager, attitude, job satisfaction

GİRİŞ

Sekreterlik mesleğinin kökeni eski Roma ve Yunan toplumlarına dayanmaktadır. İlk ticari daktilonun 1873 yılında kullanılmaya başlaması işyerlerinde daktilo kullananlar için bir kadro oluşturmuş, böylece sekreterlik denilen birim yavaş yavaş ortaya çıkmıştır (Altınöz, 1998: 6-7).

Sekreter sözcüğü pek çok kişide “bayan eleman” çağrışımı yapmakla birlikte, Endüstri Devrimi öncesinde sekreterlik hizmetleri erkek iş gücü tarafından yürütülmüştür (Başpınar, 1999: 4). O yıllardaki sekreterlik hizmetlerinde çalışanlarla ilgili istatistiklere bakıldığında, erkeklerin

%97,3’lük bir oranla önde oldukları görülmektedir. 1970’li yıllarda ise durum tersine gelişmiştir.

Erkekler %35 oranında istihdam edilirken, bayanlar %65’lik bir çoğunlukla çalışma alanında öne

geçmişlerdir (Demirtaş, 1998: 7). Bayanların sekreterlik mesleğine girmesinde steno ve daktilonun rolü olmuştur. Bir başka neden de, erkeklerin tüm iş alanlarında ortaya çıkan iş gücü talebini karşılayamamalarıdır (Başpınar, 1999: 4).

Sekreterlik hizmetlerinin ülkemizdeki tarihsel gelişimi de hemen hemen diğer ülkelerle paralel olmuştur. Eski Türk Devletleri içerisinde, çeşitli görevlerde sekreterlere rastlanmaktadır.

Bu görevliler hakanın mektuplarını yazan, devletin çeşitli kademelerinde sorumluluk alan ve yazışma yapan “umumi katip”, “mahsus kalem müdürü” ya da “yazıcı” olarak adlandırılmaktadır (Demirtaş, 1998: 8). Osmanlı Devleti ise, Türkiye tarihinin dördüncü dönemini oluşturur. En uzun varlık göstererek, en geniş sınırlara ulaşmıştır. Ayrıca kültür ve uygarlıkta çok büyük gelişme göstererek XV ve XVI. yüzyıllarda dünyanın en geniş imparatorluğu haline gelen bir devlettir. Dinsel ve ekonomik amaçlar üzerine kurulmuştur ve güç tek elde toplanmıştır (Suadiye, 1997: 105).Bugünkü Türk milleti de, Orta Asya’nın Altay yaylalarında yetişmiş eski bir millettir.

Ancak, Osmanlı devletinin kuruluş yıllarındaki eğitim kurumları bir süre toplumun ihtiyacını karşılayabilmiştir. Daha sonra değişen dünya şartlarına ayak uyduramamanın yanı sıra bu dönemde kızların eğitimi de ihmal edilmiştir. Ayrıca Osmanlı toplumunda özellikle büyük kentlerde kadın ile erkeğin sokakta ve sosyal hayatta karşılaşması uygun görülmediğinden çalışma hayatı erkeklerden meydana gelmiştir. Dolayısıyla yönetici sekreterlerin tamamı erkektir.

Literatürdeki yönetici sekreterlerine ilişkin kısıtlı bilgiye dayanarak, Osmanlı Devletinde “sır katibi” olarak isimlendirilen sekreterliğin, devlet yönetiminde etkin bir yeri olduğu bilinmektedir.

Divan-ı Hümayun’daki (devletin en üst kademesi) işler, Reisülküttap (yönetici sekreter) ve onun idaresinde bulunan Beylikçi’nin denetiminde yapılmakta idi. Bunlara bağlı “divan kalemleri” adı verilen çeşitli kalemler de vardı (Demirtaş, 1998: 8). Ancak daha detaylı bilgi bulunmamaktadır.

Sekreterlik mesleğinin öneminin daha çok kavranması ve gelişmesi XX. yüzyılın ikinci yarısı içinde gerçekleşmiştir. Toplumda yer alan kuruluşların sayısı arttıkça ve geliştikçe hem profesyonel anlamda yöneticilik, hem de sekreterlik mesleği gelişme göstermiştir (Demirtaş, 1998: 8). Yönetici, bir grubu önceden saptanan amaçlara yöneltip, planları gerçekleştirmek üzere, koordine ve kontrol eden kişidir (Ar, 1999: 9). Türkiye’de sekreterlik hizmeti, iş akışı fazla olan yöneticilerin yazışma, haberleşme ve organizasyon işlerinin aksamadan yürütülmesi için iş hayatına girmiştir. Giderek iş yaşamının yoğunlaşması ve karmaşık bir yapıya sahip olması, sekreterlik hizmetlerini sunacak kişilerin eğitimini ön plana çıkarmıştır. Ülkemizde ilk kez lise ve dengi okul mezunları için 1956 yılında, Amerikalı uzmanlar tarafından Ankara’da 30 kız öğrenci ile bu dalda eğitim yapılmaya başlanmıştır. 1979 yılında Sekreterlik Meslek Liseleri açılarak ortaöğretim düzeyinde, 1982 yılından itibaren de üniversiteler bünyesinde ön lisans düzeyinde eğitim yapılmaya başlanmıştır.

Günümüzde insanlar hemen her gün, değişik nedenlerle, çeşitli kuruluşlarla görüşmek durumunda kalmaktadır. Bu görüşmeyi bazen bilgisayar, telefon, faks ya da mektup gibi iletişim araçlarından yararlanarak, bazen de yüz yüze yapmaktadır. Her iki durumda da ilk karşılaşılan kişi sekreter, ilk karşılaşılan hizmetler de sekreterlik hizmetleridir. İnsanlar üzerinde ilk ve son bir dakikanın çok önemli etkisi olduğu düşünüldüğünde, sekreter ve sekreterlik hizmetlerinin önemi anlaşılmaktadır. Sekreter sözcüğü İngilizce’de “secret” gizli, sır anlamında, “secretery” ise sır saklayan, gizliliği koruyan kişi anlamına gelmektedir. Uluslararası Sekreterler Derneği Sekreteri;

iş yaşamının gün geçtikçe karmaşıklaşan yönetiminde, yöneticinin en yakın desteği, iletişim gücü, ona aktivite kazandıran ve süresinin tamamını etkin olarak kullanabilmesini sağlayan, çalışma ortamının önemli bir büro görevlisi olarak tanımlamaktadır (Altınöz, 1998: 1).

Sekreterler birkaç yıl öncesine kadar iş dünyasının ikinci sınıf vatandaşları olarak görüldüğü için, büyük çoğunluğu (öncelikle bayanlar), aile kurmaya karar verene dek geçici iş gücü olarak çalışmaktaydı (Demirtaş, 1998: 17). Ancak günümüzde sekreterlik hizmetleri yönetimin bir parçası olup başlı başına bir meslek haline gelmiştir (Keyvan, 1991: 12). Geçmişten bugüne sekreterin görev alanı çeşitlenip genişlemiş ve sekreterlik mesleği bir uzmanlık alanı olmuştur. Çağdaş sekreter sadece daktilograf ya da stenograf değildir. Ayrıca Osmanlı devletindeki uygulamanın tam

tersine, sadece kadınlara özgü olarak düşünülen bir meslek olmaktan da çıkmıştır. İş dünyasındaki ve toplumdaki ekonomik değişmeler de, günümüz sekreterlerinin rolünü değiştirmiştir. Enflasyon eğilimleri, işverenleri ofislerini çalıştırmak için daha verimli yollar aramaya yöneltmiştir. Bu durum, gereksinim duyulan sekreter sayısını azaltmamış, artırmanın yanı sıra uzmanlaşmayla birlikte sekreterlerin, sekreterlik hizmetlerinden başka farklı görevlere de kaymalarına neden olmuştur. Dolayısıyla, sekreterin geniş anlamdaki idari görevlerdeki ustalık ve bilgilerine duyulan gereksinim artış göstermiştir (Dermirtaş, 1998: 3-17). Günümüzde kuruluşlar en alt bölümden en üst bölüme kadar sekreterlik hizmetlerine gereksinim duymaya başlamışlardır Böylece sekreterlik mesleği, gelişen teknoloji karşısında her sektörün hemen her bölümünde yer almıştır (Aygen, 2000:

9).

Günümüz kuruluşlarının giderek büyümeleri, yeni sorunlarla karşılaşmalarına neden olmaktadır. Hızlı gelişmenin getirdiği sorunlar karşısında yöneticiler, artan işlerini daha sağlıklı yürütebilmek için kendilerine geniş bir alanda hizmet verebilecek yardımcılara gereksinim duymaktadırlar. Bu gereksinim ve arayışlar yönetici sekreterliğinin önemini ortaya koymaktadır (Karadağ, 1997: 56). Yönetici sekreteri, yönetim kadrosunun en vazgeçilmez ve zorunlu parçasıdır (Türkel, 1999: 23). Yönetici sekreteri; yöneticinin iletişim, enformasyon ve zamanını organize ederek daha verimli çalışmasını sağlayan, olgun, insiyatif sahibi, ölçülü görgülü, çalışkan, protokol bilgisine sahip ve temsil yeteneği olan kişilerdir (Demirtaş, 1998: 10). Ayrıca, kuruluş içinde gerek iç müşteri gerekse dış müşteri ile doğrudan iletişim içindeki tek kişidir.

Kuruluşun dış müşterisi için, kuruluşun imajını oluşturur. Kuruluşa gelen ya da telefon eden bir müşteri, yöneticiden önce yöneticinin sekreteri ile görüşmektedir. Bu da kuruluşun ilk izlenimi için oldukça önemlidir (Aygen, 2000: 12). İyi bir yönetici sekreteri yöneticisinin başarısında doğrudan etkilidir. Onlar mutfakta güzel yemekleri hazırlayan aşçılara benzemektedir. Mutfakta güzel yemekleri aşçılar hazırlamakta ama başarı şef garsona mal edilmektedir. İyi sekreteri olan yöneticiler de başarılı şef garson gibidirler. O halde yönetici sekreteri hem sekreterlik, hem de yönetime ilişkin bilgi ve becerilere sahip olmalıdır. Ancak bu durumda bağlı bulunduğu kuruluşun amacına ulaşmasına önemli katkı sağlayabilir. Yöneticisinin sağ kolu ve asistanı olması nedeniyle sekreterde aranılan nitelikler şöyle özetlenebilir: Sır saklayabilme, güler yüzlü olma, Türkçe’yi çok iyi bilip kullanabilme, sözcük hazinesi zengin olma, hızlı anlama ve anlatım yeteneğine sahip olma, ses tonunu ayarlayabilme, ciddi ve özenli giyinebilme, dedikodulara karışmama, sağlıklı ve iyi görünümlü fiziki yapıda olma, ciddi ve nazik olma, temsil yeteneği bulunma, görgülü ve soğukkanlı olabilme, iş ortamındaki beşeri ilişkilerde başarılı olma, iyi bir belleğe sahip olma, sabırlı olabilme, bilgisayar kullanabilme ve dosyalama sistemlerini bilme de önemli becerileri arasındadır (Karadağ, 1997: 57).

Yönetici sekreteri hedef kitleyi iyi tanımalıdır. İnsanı tüm özellikleri ile tanımadıkça, kuruluşun işleyişini ve mesaj yöneltilebilecek hedef kitleyi öğrenmenin ve iletişimde başarı sağlamanın olanağı yoktur. İnsanın özelliklerini öğrenmenin yolu ise sosyoloji, sosyal psikoloji ve toplumun özelliklerini etki-leyen oluşumları öğreten tarih, coğrafya, hukuk, ekonomi gibi konuları kavramış olmayı gerektirir. Toplumun sanatsal yapısı ve bu yapıdaki gelişim de, bir yönetici sekreterinin incelemesi gereken konular arasındadır (Asna, 1997: 258).

Yönetici sekreteri, aynı zamanda bir halkla ilişkiler görevlisidir. Halkla ilişkiler; bir kuruluşu çalışanlara, müşterilere, bağlantılı olduğu kişilere sevdirme ve saydırma sanatıdır (Asna, 1997). Halkla ilişkiler sayesinde kamuoyunda kuruluş hakkında görüş oluşturabilir, olumsuz görüşler olumlu hale getirilebilir ya da olumsuz görüşler etkisiz hale dönüştürülebilir (Tengilimoğlu, 2001: 7). Halkla ilişkilerin önemli olduğu günümüz çalışma ortamında, gelen kişilere nasıl davranılacağını bilmeyen, telefon konuşmalarına dikkat etmeyen, yazışmaları gerektiği gibi düzenli yapamayan, randevuları birbirine karıştıran, toplantıları düzenleyemeyen, basınla ilişkileri bilmeyen bir sekreterin hangi alanda olursa olsun sekreterlik mesleğini yapması ve başarılı olması mümkün görünmemektedir. Çünkü sekreterlik mesleği ile ilgili özel bilgileri bilmeden sekreterlik yapmak, kuruluşa zarar verir. Bu durumda sekreterin, sekreterlik eğitimi

almış olması, kuruluşun verimlilik ve etkililiğini artıracaktır. Her ne şekilde olursa olsun eğitim almadan başarılı olmak zordur, eğitim almadan sadece deneyim ile iş yapmak, hataları ve zaman kaybını beraberinde getirir.

Kuruluşların yaşayabilmesi için müşteri çok önemlidir. Müşteri; kuruluşun farklı hizmetlerinden yararlanmayı amaçlayan, isteyerek ya da istemeyerek o kuruluşu seçmiş olan kişidir. Müşteriler yaş, cinsiyet, karakter ve sosyo ekonomik düzey olarak birbirlerinden farklı olmalarına rağmen işlemlerinin kısa bir süre içinde gerçekleştirilmesi, ilgi ve güler yüz beklentileri konusunda ortak gereksinimlere sahiptir. İnsanların ortak gereksinimlerinin bir listesi aşağıda verilmiştir (Manning ve Haddock, 1997: 73): İyi karşılanmak, zamanında hizmet almak, kaliteli ve güvenilir ürün temin etmek, doğru anlaşılmak, rahat hissedebilmek, yardım veya destek almak, önemli olduklarını hissetmek, takdir edilmek, tanınmak ve hatırlanmak, saygı görmek.

Görüleceği gibi yukarda sayılan maddelerin yarıdan çoğu, sekreterin halkla ilişkilerdeki rolü ile doğrudan ilgilidir. Halkın kuruluş hakkındaki görüşleri ilk olarak o kuruluştaki kişisel deneyimlerine dayanır. Bu nedenle çalışanların kalitesinin yükseltilmesi, halkla ilişkilerin temel amaçları arasındadır. Çünkü müşterilerle yüz yüze iletişim halinde olan her kişi, bir halkla ilişkiler görevlisidir. Müşterilere hizmet sunan kişi, davranışlarıyla kuruluşu temsil ettiğinin ve kuruluşun başarısında önemli rol oynadığının bilincinde olmalı (Tengilimoğlu, 2001: 37), müşteriye en kaliteli hizmeti vererek kuruluştan olumlu duygularla ayrılmasını sağlamalıdır.

Olumlu duygularla ayrılan müşterilerin, ilerideki gereksinimleri için yeniden aynı kuruluşu seçme olasılığı yüksektir (Karadağ, 1997: 129).

Yönetici sekreterinin halkla ilişkilerdeki rolünü en iyi gösterebileceği yerlerden biri de ziyaretçilerin karşılanması, bekletilmesi ve uğurlanması durumudur. Ziyaretçi kabulünde genel kural, ziyaretçiyi güler yüzle karşılamaktır. Ziyaretçi çekingen, sinirli ya da önyargılı olabilir. Bu yüzden ona oldukça kibar ve ilgili yaklaşmak gerekir. İyi başlayan bir ilişki kişiyi rahat bir iletişime sürükler. Tavır ve davranış nazik değilse, söylenen nazik sözcüklerin de bir anlamı yoktur.

Herhangi bir nedenle ziyaretçinin bir süre bekletilmesi gerektiğinde sekreter onu rahat ettirmelidir.

Yönetici adına içecek bir şeyler ikram edilmeli, gazete ve dergilere bakabileceği hatırlatılmalı, bekleme süresi daha az sıkıcı hale getirilmeye çalışılmalıdır. Beklerken sabırsız ve sinirli olmasını hoşgörür bir tavır içerisinde bulunulmalıdır. Uzun ya da kısa bir süre bekletilen kişiden mutlaka özür dilenmeli, ne kadar yoğun olursa olsun giderlerken “iyi günler” denilmelidir. Ziyaretçi, yöneticinin arzu etmediği bir konu için randevu istiyorsa ya da görüşmeye gelmişse, ziyaretçiyi kırmadan nazik bir şekilde durumu halletmek yine sekreterin görevidir. İyi hizmet, karşıdakine değer vermek, memnun etmeye çalıştığını göstermek, tepkilerine duyarlı olmak ve hataları gidermeye çalışmakla verilir. Hizmetin iyisi beklentilere en uygun olanıdır (Başpınar, 1999: 278- 279; Karadağ, 1997: 128-130).

TÜRKİYE’DEKİ DURUM

Literatürde yönetici sekreterleri üzerinde yapılmış hiçbir araştırma bulunmadığından bu çalışmada, sekreterlere ve yaptıkları işe, yöneticilerinin verdiği önemin sekreter tarafından algılanması incelenmiştir. İşi severek yapmada, kişiye ve işine yöneticinin değer vermesinin önemli olduğu gerçeğinden hareket edilerek (Motowidlo vd., 1986: 617-629; Toplu, 1998) bu çalışma yapılmıştır. Sekreterin bağlı bulunduğu yöneticisinin, görevinin ağır olduğu bir gerçektir.

Ancak yönetici, farklı beklentileri olan kişilerle iletişim kurmak, onların çelişkili beklentilerini bağdaştırarak demokratik yönetimi sürdürmek zorunda olan kişidir (Kaya, 1993: 132).

Yöneticinin zor olan görevini başarabilmesi için bazı yeteneklere ve yönetim kavramları ile süreçleri konusunda en azından temel bilgilere sahip olması gereklidir (Ünal, 1991: 131-134).

Herhangi bir kuruluşun etkili biçimde işleyişi hiyerarşi kademelerinin en üstünde bulunan ve genelde az sayıdaki yönetici ile yönetici sekreterinin kişisel çalışmalarındaki etkililiğe bağlıdır.

Günümüzde insanlar hangi işi yaparlarsa yapsınlar, yaşamlarının büyük kısmını kendi yetenek ve

sınırlarını zorlayarak sürdürmektedir.

Hacettepe Üniversitesi Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu ve Polatlı Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu Tıbbi Dokümantasyon ve Sekreterlik bölümü son sınıf öğrencilerinin yaz stajı yaptığı 22 üniversite hastanesinden veri toplamadaki kolaylık nedeniyle tesadüfen seçilen 110 yönetici sekreteri (rektör, başhekim, hastane müdürü, arşiv müdürü, satın alma müdürü gibi yönetim basamaklarının sekreterleri) örneklemi oluşturmuştur. Araştırmaya katılan sekreterlerin tamamı kadındır. Kadınların ekonomik yaşamda aktif rol almaları gerek kendileri, gerekse aile ve toplumsal kalkınma için önemli olmakla birlikte, iş gücüne katılım oranları düşüktür. Kırsal kesimde üretime katılan kadın, kente göçtüğünde eğitimsiz ve vasıfsız işgücü olması nedeni ile iş olanaklarından yararlanamamaktadır. Ancak bu araştırmada görüldüğü gibi sekreterlerin çoğu kadındır. Araştırmada Paknadel (1995) tarafından geliştirilen ve Altınışık (1996 ve 1997) tarafından geçerlik ve güvenirliği test edilerek tekrar kullanılan “tutum” ölçeği yöneticiler için uyarlanarak kullanılmıştır. Ölçekte toplam 32 madde bulunmaktadır. Katılımcılardan, her bir ifadenin yöneticileri için ne kadar önemli olduğunu 4’lü likert ölçeği üzerinde belirtmeleri istenmiştir (örnek: “yöneticim için işyerimde işimi gerçekten severek yapmam ...”).

Maddelere verilen önem derecesi “Çok önemlidir”, “ Önemlidir”, “Önemsizdir”, “Çok önemlidir”

seçenekleri ile ifade edilmiş olup seçeneklerin sayısal karşılığı 4, 3, 2, 1’dir.

Anketlerin deneklere dağıtılması ve toplanması Hacettepe Üniversitesi ve Polatlı Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu Tıbbi Dokümantasyon ve Sekreterlik bölümü son sınıfta olup yaz stajı yapacak ve anket çalışmasına gönüllü olan öğrenciler tarafından gerçekleştirilmiştir.

Ankette deneklerin kimliklerine ilişkin herhangi bir soru yer almamış ve anketlerin başına deneklere hitaben bir açıklama yapılmıştır. Verilerin çözümlenmesinde frekans, yüzde,

X

Yönetim Biçimi, Çalışma Olanakları, Gelişme Olanakları, İş Arkadaşları, Fiziki Ortam ve Ücret Boyutlarında sekreterlerin işi severek yapmalarına, yöneticilerinin ne derece önem verdiği Tablo 1, 2, 3, 4 ve 5’de gösterilmiştir. Likert ölçeğinde 4’e yaklaştıkça sekreterlere ve yaptığı işe verilen önem olgusu yükselmektedir. Ancak tüm tablolarda görüleceği gibi oranlar oldukça düşüktür. Tablo 1’de “Önerilerinin dikkate alınması” en yüksek, “Yöneticilerin, sekretere değer verdiğine inanma” en alt sıralarda yer almaktadır. Birlikte çalıştığı yöneticinin kendisine değer vermediğini düşünen bir sekreter başarılı olamaz. İnsan özelliğinin gereği olan değer verme, soru sorma ve tartışma ortamı oluşturma gerçekleşmediğinde kişi, çekingen ve suskun bir davranış içerisine girmektedir. Ancak ne yazık ki ülkemizde bu tür alt-üst ilişkileri oldukça yaygındır (Tezcan, 1992). Oysa insanlar demokrat olmayan, önyargılı kişi ve yöneticilerle gerekli iletişimi kuramamaktadır (Akhun,vd., 1998).

Tablo 1. Yönetim Biçimi Boyutu

X

- Önerilerimi dikkate alma 1.76 .68

- Ulaşım olanaklarım 1.54 .50

- İşim konusunda kendime güvenim 1.49 .57

- Kararlara katılmam 1.44 .57

- Mesleğime değer verilmesi 1.37 .57

- Yöneticimin görevini iyi yaptığına inanıyor olmam 1.36 .48

- Sorunlarımın giderilmesi 1.30 .46

- Yöneticilerimin bana verdiklere değere inancım 1.25 .43

- Yükselmem 1.25 .43

Tablo 2. Çalışma Olanakları Boyutu

X

- Kantin ve yemekhane olanaklarım 1.75 .60

- Spor ve dinlenme olanaklarım 1.49 .50

- Büro araç gereçlerinin yeterli olması 1.49 .50

- Kuruluşun sağladığı olanaklar 1.45 .50 - Diğer çalışanların nitelikleri 1.34 .47

- Hizmet içi eğitim olanakları 1.31 .46

Tablo 2’de, görüleceği gibi “Kantin ve yemekhane olanaklarına verilen önem” en yüksek,

“Hizmet içi eğitime verilen önem” en düşük algılanmıştır. Tablo 3’de sekreterler “Mesleki geleceklerine inanıldığını” ancak “İşi severek yapmalarının”, yöneticileri açısından yeterince önemli olmadığını belirtmişlerdir. Aynı şekilde Tablo 4’de “İş arkadaşları ile iyi ilişkilerinin olması” ve Tablo 5’de “Çalışma ortamındaki dekorasyona” yöneticilerinin en düşük önemi verdiklerini ifade etmişlerdir.

Tablo 3. Gelişme Olanakları Boyutu

X

Yöneticim aşağıdaki maddelere önem verir

- Mesleğimde geleceğim olacağına inancım 1.44 .58

- Görevimle ilgili bilgilendirme 1.39 .58

- Yeteneklerimin gelişmesi 1.36 .48

- Yeteneklerimi kullanmam 1.25 .43

- İşimi sevmem 1.14 .34

Tablo 4. İş Arkadaşları Boyutu

X

Yöneticim aşağıdaki maddelere önem verir

- Arkadaşlarımca görüşlerimin alınması 1.80 .65

- Bana danışılmadan görev verilmemesi 1.55 .58

- İş dışı görüşmem 1.45 .50

- Çalışma arkadaşlarımın bana değer vermesi 1.37 .49

- İyi ilişkilerim olması 1.26 .44

Tablo 5. Fiziki Ortam ve Ücret Boyutu

X

Yöneticim aşağıdaki maddelere önem verir

- Ücretimden memnuniyetim 1.45 .50

- Çalışma ortamının fiziki koşulları 1.41 .49

- Dekorasyon 1.28 .45

SONUÇ VE DEĞERLENDİRME

Kuruluşlar, müşterilerin destek ve güvenini sürdürmeyi amaçlamalıdır ve bu amaca ulaşmanın anahtarı iyi bir iletişimdir. İletişim alanında başarı sağlanmadıkça, halkla ilişkilerde olumlu sonuçlara ulaşılamaz. İletişimde başarılı olmak, hedef kitleyi ikna etme sürecinin gerçekleşmesi demektir. İkna etme, hedef kitleyi etkileme, düşünceleri ve istekleri kabul ettirme anlamına gelmektedir (Tortop, 2001: 77). Kuruluşlarda bunu gerçekleştirecek en önemli kişi ise yönetici sekreterlerdir.

Türkiye’de sekreterler ve yönetici sekreteri üzerinde yapılmış araştırma bulunmamaktadır.

O nedenle bu araştırma, literatürdeki eksikliği bir derece gidermek amacı ile yapılmıştır.

Çalışanların etkililiğinde yöneticilerinin önemli olması nedeni ile, bu araştırmada, sekretere ve yaptıkları işe yöneticilerin verdiği önemin, sekreterlerce nasıl algılandığı incelenmiştir. Genel olarak yaptığımız çalışma değerlendirildiğinde; sekreterlerin kendilerine ve yaptıkları işe, yöneticilerinin yeterli önemi vermediklerini düşündükleri anlaşılmaktadır. Oysa kişilerin yöneticiden beklentileri saygınlık onların gelecekteki kararları üzerinde doğrudan etkili olabilmektedir (Paskewitz ve Manis, 1984). Bu sonuç sekreterlerin mesleğini sevmesi ve isteyerek çalışması açısından olumsuz etki yapacak önemli bir bulgudur. Çünkü kendilerine ve işine verilen önemin düşük algılanması kişilerin dış baskı hissetmelerine ve savunma mekanizmalarına başvurmalarına neden olmaktadır (Folkman ve Lazarus, 1986; Mapnusson, 1982). Bu bulgu yöneticilerin, konunun üzerinde daha titizlikle durmaları açısından da önemlidir.

Tablo 2 incelendiğinde sekreterler, çalışma olanakları içerisinde “Hizmet içi eğitim olanaklarına” en az önem verildiğini ifade etmişlerdir. Oysa eğitim veren kurumlar, piyasa koşullarına uygun programlar uygulayamadıkları için işverenler, işe aldıkları elemanları yeniden eğitmek durumundadır (TİSK, 1997). Kalite, hizmet içi eğitim ile başlayıp, hizmet içi eğitim ile bitmektedir (Cafoğlu, 1996: 104-105). Bir kuruluşun başarılı olması için bireylerin kendi yeteneklerine, çağdaş toplumun beklentilerine, bilim ve teknolojideki gelişmelere paralel olarak hizmet içinde yetiştirilmeleri önemli olmaktadır (Özbilgin, 1991: 154-157). Tablo 3’de, “İşi severek yapmaları” konusu, yöneticiler için en alt düzeyde önemli olduğu şeklinde algılanmıştır.

Oysa sekreterlerinin verimli ve etkili çalışmasında, işi severek yapmaları ve işten memnun olmaları önemli rol oynamaktadır. İş memnuniyeti, işin kapsamı ve iş ortamına ilişkin bireylerin olumlu tutumlarının tümü şeklinde tanımlanmaktadır (Robbins, 1993; Şimşek, 1994; Sancar, 1996; Erdoğan, 1996: 231; Güney, 2001: 525). İnsan yeteneklerini ve olanaklarını kullanabildiği ölçüde mutlu olmaktadır (Cezayirli, 1999: 109). Çağdaş yönetim kuramcıları yönetimin iki amacından birinin hizmetlerin etkililiğini artırmak, diğerinin ise çalışanlarda iş memnuniyetini sağlamak olduğu konusunda birleşmektedir (Aksayan, 1990; Baransel, 1993: 55-57). Yaptığımız bu araştırma sekreterlerin işlerini severek yapmaları konusunun, yöneticilerin öncelikle ele almaları gereken konu olduğunu ortaya çıkarmıştır.

Tablo 4’de görüleceği gibi sekreterler, iş yerinde “İlişkilerinin iyi olmasına”, yöneticilerinin yeterli önemi vermediğini belirtmişlerdir. Oysa iş ortamındaki atmosferin önemli olduğu ve bireylerin yaşadığı performanslarında etkili olduğu bir gerçektir. Tablo 5’den anlaşılacağı gibi sekreterler “Aldıkları ücrete” az da olsa önem verildiğini düşünmektedirler.

Ücret, emek gücünün satın alınması karşılığında verilen paradır ve ücretin geçimi sağlayacak boyutta olması önemlidir. Aksi halde kişi, ertesi gün çalışacak gücü bulamayabilir (Oğuzkan, 1999: 103). Tüm tablolar karşılaştırıldığında sekreterler, “Önerilerini dikkate alma” (Tablo 1) konusunda yöneticilerine en yüksek puanı vermişlerdir. Bu olumlu sonuç sekreterlerin özgüvenlerini artırarak, kendilerini kuruluşun bir parçası olarak görmelerini sağlayacak önemli bir bulgudur. Çalışanların etkililiğini artırmak için, onlara değer vermek ve beklentilerini karşılamak çok önemlidir (Aksakal vd., 1999: 1301-1421; Ersen, 1997; Öztek, 1995: 9-11).

Çalışanlarına yardımcı olan, onları engellemeyen, takdir eden yöneticilerin, çalışanların

başarısını artırmada etkili oldukları araştırmalarla belirlenmiştir (Baysal, 1984). Ancak bu araştırmada sekreterler, yöneticileri tarafından önemli algılanmadıklarını düşünmektedir ve bulgu literatüre ters düşmektedir. Bu sonuç, konunun önemini, ciddiyetle ele alınmasını ve yeni araştırmalar yapılması gerektiğini göstermektedir.

Aralarında uyumlu ilişkiler olan iş arkadaşlarının, ısısı, ışığı, dekorasyonu uygun olan çalışma ortamlarının, hakça alınan ücretin, işi severek yapmanın iş memnuniyeti ve işteki başarıyı etkilediği bir gerçektir. Ancak bu araştırma ile elde edilen diğer bulgular; sekreterlerin, yönetim boyutunun yanı sıra çalışma olanakları, fiziki ortam ve ücret boyutlarına da yöneticinin önem vermediği düşüncesinde olmalarıdır.

Araştırmanın sonuçlarına dayanarak, sekreterlerin işi severek yapmalarında, yöneticilerin olumlu çaba göstermediğini düşündükleri anlaşılmaktadır. Böyle düşünen bir sekreterin işinde etkili çalışması ve işini sevmesi zordur. Araştırmadan elde edilen bulgular doğrultusunda yöneticiler için öneriler getirilmiş olup aşağıda verilmiştir. Ayrıca, yöneticilerle ortak çalışmaları nedeniyle sekreterler için de öneriler verilmiştir.

Yöneticiler için öneriler:

• Sekreterlerinin; önerilerini dikkate almalı, kararlara katmalı, sorunları ile ilgilenmeli ve yeterince değer vermelidir.

• Gerekli büro araç-gerecini temin etmeli, hizmet içi eğitim ve diğer olanakları sunmalıdır.

• Görevi konusunda sekreteri bilgilendirmeli, yeteneklerini kullanmasına ve geliştirmesine olanak vermelidir.

• Sekreterin iş arkadaşlarıyla iş dışı görüşme yapmasına olanak vermek için toplantılar düzenlemelidir.

• Fiziki ortamın mümkün olduğunca çalışmaya uygun olmasına özen göstermelidir.

• Meslek yüksekokullarının bünyesinde sekreterlik bölümleri bulunmaktadır. Sekreter seçiminde, bu eğitimi almış olanları tercih etmelidir.

• Sekreterin çalışma ortamındaki korku, endişe gibi yaratıcılığını engelleyecek faktörleri ortadan kaldırmalıdır (Aygen, 2000: 65).

• Sekreterin maaşını yönetim ekibi elemanlarının maaşına göre belirlemelidir (Karadağ, 1997: 83).

Sekreterler için öneriler:

• Yaptığı işi sevmeli, olumlu yönlerini görmeli ve daha fazla sevmeye çalışmalıdır.

• İnsiyatif sahibi olmalı, özellikle rutin işlerde talimat beklemeden hareket edebilmeli, yöneticinin yokluğunda büroyu yönetebilecek kadar işlere hakim olmalıdır.

• İş dışındaki zamanlarda kuruluştan, yöneticilerden ve çalışma arkadaşlarından olumlu söz etmelidir.

• Bir yanlış yaptığında hiç yanılmazmış gibi davranmamalı, yanlışlığı kabul etmeli, eleştiriye tahammüllü olmalı, samimi ve açık sözlü olmalı, imalı konuşmamalıdır.

• Yaptığı işlerle ilgili defter tutmalı, yönetici ile ilişkili olanları ona hatırlatmalıdır.

• Müşteriye sinirlenip bağırılmamalı, hoşnutsuzluğu hoş bir şekilde dile getirilmelidir. Sesi yükseltmek kişiyi daha ikna edici yapmamaktadır.

• Eleştirileri normal yaşamın parçası olarak kabul etmeli, kendi iş baskısı kadar karşıdakinin de baskısı olabileceğini düşünmeli, karşı koymalara hazırlıklı olmalı, itirazlar nezaketle karşılamalıdır.

• İş alanında gazete küpürleri, tatil fotoğrafları, üyelik sertifikaları, ya da çok sayıda aile

fotoğrafı bulundurmaktan kaçınmalıdır. Bir ya da iki aile fotoğrafı bulundurabilir. Ama unutulmamalıdır ki bundan fazlası hoş karşılanmayacağı gibi aynı zamanda çalışma alanını da yetersiz hale getirir. Masa için dikkat edilmesi gereken nokta piknik masası görünümünde olmamasıdır. Ayrıca büronun duman içinde kalmamasına, kül tablalarının ağzına kadar dolu olmamasına özen göstermelidir.

• Boş zamanlarda kişisel ve büro ile ilgili olmayan işlerle meşgul olmamalıdır. Örnek; örgü örme, tırnakları törpüleme, bir arkadaşla telefonda sohbet etme ya da şakalaşma, gazete ve magazin dergileri ya da roman okuma vb. Bunlar imajı olumsuz yönde etkiler. Arkasına rahatça yaslanmış, müşteriye ve zamana hiç aldırmadan, başka bir kişiyle özel konuşmalar yapan bir sekretere verilen puanın eksi olacağı unutulmamalıdır (Başpınar, 1999: 283).

KAYNAKÇA

− Akhun, İ. - Bircan, İ. – Bülbül, S. – Kavak, Y. – Senemoğlu, N. (1998), Milli Eğitim Bakanlığına Bağlı Örgün ve Yaygın Mesleki Eğitimin Kız Öğrencilerinin Mesleğe Yöneltilmesi ve İstihdamı Açısından Değerlendirilmesi Araştırması.

− Aksakal, N.,F. - Özkan, S. - Baykan, Z. - Aycan, S. (1999), Gölbaşı Bölgesinde Birinci Basamak Sağlık Kuruluşlarında Çalışan Sağlık Personelinin Meslek Memnuniyet Durumları,Sağlık ve Toplum, Sağlık ve Sosyal Yardım Vakfı ISSN. 1301-1421. Ankara.

− Aksayan, S. (1990), Koruyucu Ve Tedavi Edici Sağlık Hizmetlerinde Çalışan Hemşirelerin İş Doyumu Etkinliklerinin İrdelenmesi, (Yayımlanmamış Doktora Tezi), İstanbul Üniversitesi, İstanbul.

− Altınışık, S. (1996), T.C. Merkez Bankasında İş Doyumu ve İş Doyumuna Verilen Önem, (Yayımlanmamış Bir Araştırma), Merkez Bankası İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü, Ankara.

− Altınışık, S. (1997), Hizmetiçi Eğitime Katılmanın Okul Yöneticilerinin İş Doyumuna Etkisi, (Yayımlanmamış Doçentlik Tezi), Merkez Bankası İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü, Ankara.

− Altınöz, Mehmet (1998), Sekreterlik Teknikleri, 2. Baskı, Nobel Yayın, Dağıtım Ltd. Şti. Ankara.

− Ar, Fikret (1999), Büro Yönetimi Teknikleri, 6. Baskı, Yargı Yayınevi, Ankara.

− Asna, Alâeddin (1997), Halkla İlişkiler... Public Relations... P.R., Sabah Kitapçılık San. ve Tic. A.Ş., İstanbul.

− Aygen, Selin (2000), Sekreterlik Hizmetlerinde Toplam Kalite Yönetimi ve Antalya İli Beş Yıldızlı Oteller Uygulaması, (Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi), Gazi Üniversitesi, Ankara.

− Baransel, A. (1993), Çağdaş Yönetim Düşüncesinin Evrimi. Klasik ve Neoklasik Yönetim ve Örgüt Teorileri, Avcıol Yayınevi, 1, İstanbul.

− Başpınar, Nuran. Öztürk (1999), Sekreterlik Davranışları, T.C. Anadolu Üniversitesi Yayınları, Eskişehir.

− Baysal, C.A. (1984), Sosyal ve Örgütsel Psikolojide Tutumlar, Yalçın Ofset, İstanbul.

− Cafoğlu, Z. (1996), Eğitimde Toplam Kalite Yönetimi, İstanbul Avni Akyol Ümit Kültür Vakfı, s. 104-105.

− Ceyazirli, G. (1992), “Bilimsel Bilgi ve İnsan”, Amme İdaresi Dergisi, Cilt 32, Sayı 2, s. 109.

− Demirtaş, Hülya (1998), Sekreterlik Mesleği ve Sekreterlik Profilini Belirlemeye Yönelik Bir Araştırma, (Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi), Gazi Üniversitesi, Ankara.

− Erdoğan, İ. (1996), İşletme Yönetiminde Örgütsel Davranış, Avcıol Basım Yayın, İstanbul.

− Ersen, H. (1997), Toplam Kalite ve İnsan Kaynakları Yönetimi İlişkisi,Sim Matbaacılık, İstanbul.

− Folkman, S. ve Lazarus, R.S. (1986), “Appraisal Coping, Health Status And Psychological Symptoms”, Journal of Personality and Social Psychology, 50 (3), 571-580.

− Güney, S. (2001), Stres ve Stresle Başa Çıkma, Yönetim ve Organizasyon, Nobel Yayınevi, Ankara.

− Karadağ, Ayson (1997), 2000’li Yıllarda Sekreterlik, Akba Yayıncılık, İstanbul.

− Kaya, Y.K. (1993), Eğitim Yönetimi, Kuram ve Türkiye’deki Uygulama, Set Ofset Matbaacılık, Ankara.

− Keyvan, N.Çağlar (1991), Sekreterlik Hizmetiçi Eğitim Programının Değerlendirilmesi, (Yayımlanmamış Doktora Tezi), Hacettepe Üniversitesi, Ankara.

− Manning, Marliyn ve Haddock, Patricia (1997), Büro Yönetimi, (Çev. Tülay Savaşer), Rota Yayın Yapım Tanıtım Ticaret Ltd. Şti., İstanbul.

− Motowidlo, S.J.-Packard, J.S.-Manning, M.R. (1986), “Occupational Stres: İts Causes and Consequunces For Job Performance”, Journal of Applied Psychology, 7 (4).

− Oğuzkan, T. (1999), “Kamu Personelinin Mali Hakları” Amme İdaresi Dergisi” Cilt 32, Sayı 2, s. 103.

− Özbilgin, L. (1991), “Eğitimde Nitelik Geliştirmede Eğitim Teknolojisinin Yeri ve Katkısı”, Eğitimde Arayışlar I Sempozyumu Bildiri Metinleri, İstanbul Kültür Koleji Yayını, No: 1, s.154-157.

− Öztek, Z. (1995), Birinci Basamak Sağlık Hizmetlerinde Kalite Kavramı, Birinci Basamak Sağlık Hizmetlerinde Toplam Kalite Yönetimi, Haberal Eğitim Vakfı Yayını, Ankara, ISBN 975-9672-09-03.

− Paknadel, C. (1995), AİBU ve ODTÜ’nün Çeşitli Fakültelerdeki Öğretim Elemanlarının İş Doyumu, (Yayımlanmamış doçentlik tezi), AİBÜ Eğitim Fakültesi, Bolu.

− Paskewitz, j. & Manis, M. (1984), “Expectation and Contrast”, Journal of Experimental Social Psychology, vol:20.

− Robbins, S.P. (1993), Organizational Behavior: Concepts, Controversies and Applications, 6^th , Ed. New Jersey, Prentice Hall, Englewood Cliffs.

− Sancar, İ. (1996), İşletmelerde Motivasyon ve İş Doyumu İlişkisi Uygulamadan Bir Örnek, (Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi), Marmara Üniversitesi, İstanbul.

− Suadiye, Orhan (1997), Tarih, ABC Matbaacılık, Ankara.

− Şimşek, L. (1994), Mühendislerin İş Tatminini Etkileyen Faktörler ve Uygulamalı Bir Çalışma, (Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi), Marmara Üniversitesi, İstanbul.

− Tengilimoğlu, Dilaver (2001), Sağlık Kuruluşlarında Halkla İlişkiler, Gazi Kitapevi, Ankara.

− Tezcan, M. (1992), Eğitim Sosyolojisi, Zirve Ofset, Ankara.

− TİSK (1997), Türkiye’de ve Dünyada Meslek Eğitimi, Ankara, Türkiye İşverenler Sendikası Konfederasyonu Yayınları, No:168.

− Toplu, D.B. (1998), Kamu Kurum Arşivlerinde Çalışan Personelin İş Tatmini, (Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi), Hacettepe Üniversitesi, Ankara.

− Tortop, Nuri (2001), “Halkla İlişkilerin Gelişmesi ve Uyulması Gereken Temel Kurallar”, TODAİE Dergisi, Cilt 34, Sayı 2, Haziran, s. 69 – 77.

− Türkel, Asuman (1999), Çağdaş Yönetici Sekreteri’nin El Kitabı, Türkmen Kitapevi, İstanbul.

− Ünal, L. (1991), “Nitelik Geliştirmenin Ekonomik Boyutları”, Eğitimde Arayışlar I. Sempozyumu Metinleri, İstanbul, Kültür Koleji Yayınları, No:1, s.131-134.