RAPORLAR VE RAPOR YAZMA TEKNİKLERİ

12. HAFTA: RAPORLAR

- RAPORLAR

- RAPOR TÜRLERİ

- RAPOR HAZIRLAMA VE RAPOR YAZIMI

RAPORLAR VE RAPOR YAZMA TEKNİKLERİ

Herhangi bir konu, olay veya sorunla ilgili olarak yapılan araştırma ve incelemenin sonuçlarını belirtmek, varılan sonuçlarla ilgili değerlendirmeyi bildirmek amacıyla yazılan yazılara rapor denir.

Rapor, kamu ya da tüzel kuruluşların yetkilileri tarafından incelenmek üzere

görevlisine havale edilen ya da doğrudan görevlisi tarafından görülen bir sorun

üzerinde yapılan inceleme sonucunu, ilgili makama bildiren yazıdır.

RAPORLAR VE RAPOR YAZMA TEKNİKLERİ

Raporlar çoğu zaman bilgi, hesap ya da kararlar verilmesini,

değişiklikler yapılmasını, işlerin ve örgütlerin yeniden

düzenlenmesini, ödenek ayrılmasını ya da kesilmesini sağlamak

amacıyla yazılır. Raporlar, üst ve eşit kademedekilere bilgi ve hesap

vermek, ast kademedekilere ise yalnız bilgi vermek için yazılır.

RAPOR TÜRLERİ

Raporlar, faaliyet alanlarına göre farklı türlere sahiptir. Raporun hazırlandığı olay ya da olgunun durumuna göre türleri ortaya çıkar. Bunlar;

• Bilimsel raporlar

• İş raporları

• Öğretmen raporları

• Bilirkişi raporları

• Müfettiş raporları

RAPOR TÜRLERİ

Genel olarak raporlar, içeriklerine (fonksiyonlarına), sürelerine ve şekillerine göre üçe ayrılır.

İçeriklerine göre raporlar :

Bu raporlar, herhangi bir konuda bilgi almak, olayları öğrenmek, bu

bilgiler sonucunda karar vermeyi kolaylaştırabilmek amacıyla, konuyu

bilen kişilerce hazırlanan raporlardır. İçeriklerine göre raporları; bilgi veren

raporlar, araştırma raporları, uzman raporları, durum raporları ve öneri

raporları olarak sınıflandırabiliriz.

Bilgi Veren Raporlar

Bir durum hakkında bilgi veren raporlardır. Bu tür raporlar, bir durumu olduğu gibi açıklar ve toplanan verileri sunar. Bilgi veren raporlar, raporu verdiğimiz kişi ya da merciinin karar vermesini kolaylaştırmak için hazırlanır ve yorum içermez.

Örneğin;

1) Çalıştığınız kurumda, Şubat ayı içerisinde muayene olmak amacıyla gelen hastaların listesi istenmesi

2) 2020 yılının ilk 3 ayında verilen muayene sıra listesinin istenmesi

Araştırma raporları

Bir sorunun tespitine ve çözümüne yönelik hazırlanan raporlardır. Bu tür raporlara analiz raporları da denir. Bu tür raporlarda, gerçekleri ortaya çıkarmak amaçlanır. Raporu hazırlayan bulgulardan hareketle sonuçların neler olabileceğini tahmin ederek bu tahminler doğrultusunda yorum yapar.

Örneğin; Kurumda olağan dışı bir şekilde eksilen tıbbi malzeme ile

ilgili istenen ve sunulan raporlar

Uzman raporları

Uzmanlık gerektiren isteyen bir bakış açısıyla, konuyla ilgi

bilgilere sahip ve o konuda uzmanlaşmış olan kişilerin

yorumlarını içeren raporlardır. Bu tür raporları hazırlayanlar

uzmanlık bilgi ve deneyimi ile konuyla ilgili çözüm

önerilerini sunarlar.

Sağlık kurumlarında düzenlenen raporlar

Adli tıp, hukuka yardımcı olmak görevini üstlenmiştir. Adli tıpın görevleri;

• Mal ve hakkın kullanılmasının sorumluluğunu belirlemek,

• Evliliğin hükümsüz olup olmadığına karar vermek ve boşanma nedenlerinin araştırılması,

• Ölüm halinin ve anının tespit edilmesi,

• Hastalık ve yaralanmalarda çalışma kabiliyetinin azalma derecesi ile işten kalma süresinin belirtilmesi,

• Hukuki ehliyet ve ceza sorumluluğu hususlarının saptanması, vb.

Sağlık kurumlarında düzenlenen raporlar

• Adli olgularda rapor düzenlenmesi, hekimlerin temel görev ve

sorumluluklarından birisidir. Her hekim adli tıbbi konularda inceleme yapma

konusunda görevli kabul edilmektedir. Ülkemizde adli tıbbın yapılanmasındaki

ve adli tıp uzmanı sayısındaki yetersizliklerin yanı sıra, genelde sağlık

birimlerinde adli tıp uzmanı bulunmaması nedeni ile adli olguların büyük

çoğunluğu adli tıp uzmanları dışındaki hekimler tarafından

değerlendirilmektedir.

Sağlık kurumlarında düzenlenen raporlar

Geçici (ön) adli rapor, ilgili durumun kesinlik kazanması sürecinde hazırlanan bir ön belge niteliğindeki rapordur.

Adli rapor ise, geçici adli raporun kapsamında yer alan bazı hususlara ilişkin öngörülen sürelerin sonunda, durumun netlik kazanması halinde düzenlenen rapordur.

Otopsi raporu, adli otopsilerde otopsi işlemine ve bulgulara ait olan, ölü yanında

yazılan, hakim ya da savcı ile birlikte doktorlar tarafından imzalanan belgedir.

Sağlık kurumlarında düzenlenen raporlar

Sağlık raporu, hastanın teşhisini ve durumun gerektirdiği istirahat, tedavi vb. tıbbi dille açıkça gösterildiği ve doktorlar tarafından verilen belgedir.

Sağlık kurulu raporu ise, hastanın teşhisini ve durumun gerektirdiği

istirahat, tedavi vb. tıbbi dille açıkça gösterildiği ve doktor kurulu

tarafından verilen belgedir.

Durum raporları

İçinde bulunulan mevcut şartları yada gelecekte oluşabilecek

sorunları tespit etmek, tahminde bulunmak ve çözüm

önerileri sunmak amacıyla yazılan raporlardır.

Öneri raporları

Kurumda uygulanacak yeni kurallar, politika ve stratejileri

tespit etmek amacıyla hazırlanan raporlardır.

Sürelerine göre raporlar

Sürelerine göre raporlar, dönemsel veya yıllık olarak hazırlanır. Belirli bir dönem içerisinde gerçekleştirilmiş faaliyetlerde ilgili işlemlerin açıklandığı raporlardır. Aylık ya yıllık olarak hazırlanabilirler. Bu tür raporlarda, veriler doğru, açık ve anlaşılabilir bir dille yazılmalıdır.

Örneğin; Çalışılan kurumda yıllık mali bilanço, kaç tane hastanın hizmet

aldığı, bunların ayrıntılı bilgileri, vb. olabilir.

Yapılarına göre raporlar

Raporlarda bilgi raporun içeriğini oluştururken, bu bilgilerin sunuluşundaki düzen ise raporun şeklini oluşturur. Raporlar, şekilleri ile kabul, içerikleriyle takdir olunurlar. Raporlar şekil yönünden ikiye ayrılırlar. Bunlar; şekle bağlı raporlar ve şekle bağlı olmayan raporlar.

Şekle bağlı raporlar, içerik bakımından uzun raporlardır. Geniş bir aralık ve tez

formatında yazılırlar. Şekle bağlı olmayan raporlar ise daha kısadır. Bu tür

raporlar giriş, yöntem, özet ve öneriler gibi ana bölümler yer alır.

Raporların teknik özellikleri

Raporlar, inceleme, araştırma, gözlem, vb. çalışmalar sonucunda ortaya çıkan yazılı iletişim aracıdır. Raporlarda dikkat edilmesi gereken teknik özellikler şunlardır;

• Raporlar, belirli bir amaca yönelik olmalıdır,

• Raporlarda, kullanılan terim, tablo, grafik, vb. açısından sade, kısa ve anlaşılabilir olmalıdır,

• Raporlar, başlık, giriş, gelişme, sonuç planına uygun hazırlanmalıdır,

• Raporlarda kullanılan grafik, şema, şekil ve fotoğraflar yanıltıcı değil açıklayıcı olmalıdır,

• Raporlar, yazıldığı konunun diline uygun olarak yazılmalıdır.

RAPOR HAZIRLAMA VE RAPOR YAZIMI

Rapor yazmaya başlamanın ilk adımını amacın ve hedef kitlenin

belirlenmesidir. Amacın belirlenmesi raporun doğru bir içerikte

yazılabilmesi açısından önemlidir. Amaç doğrultusunda raporda

işlenecek konuyla ilgili veriler toplanır. Daha sonra ise veriler analiz

edilir. Analiz edilen verilerin içeriği, raporun içerik ve şekil olarak

kontrol edilmesiyle birlikte sunum yapılabilir.

RAPORLARDA BULUNMASI GEREKEN BÖLÜMLER

• Kapak sayfası

• Özet

• Önsöz

• İçindekiler

• Tablolar Listesi

• Grafikler ve şekiller Listesi

• Kısaltmalar ve simgeler

RAPORLARDA BULUNMASI GEREKEN BÖLÜMLER

• Giriş

• Kaynak Taraması

• Yöntem

• Bölümler

• Verilerin analizi ve yorumu

• Araştırmanın sonuçları

• Öneriler

• Ekler

Rapor Hazırlama Süreci

Raporların hazırlanma sürecinde üç temel amaç gözetilir. Bunlar; amaca uygunluk, anlaşılırlık ve etkililiktir. Raporlarda bilgi, raporun içeriğini; bu bilgilerin sunuluşundaki düzen ise raporun şeklini oluşturur. Bir rapor bir takım aşamalar dikkate alınarak hazırlandığında etkili ve verimli olur ve daha kolay yazılır. Söz konusu aşamalar şunlardır;

• Rapor konusunun belirlenmesi

• Raporu okuyacak ve yararlanacak kişi/kişilerin belirlenmesi

• Bilgi kaynaklarının araştırılması

Rapor Hazırlama Süreci

• Raporun yazımı

• Tablo ve grafiklerin gösterilmesi

• Alıntıların gösterilmesi

• Kaynakların gösterilmesi

• Raporun kontrolü

• Raporun çoğaltılması ve ilgililere iletilmesi

Rapor Hazırlama Süreci

Raporun Konusu: Rapor yazımında öncelikle konunun temel amacı

belirlenmelidir. Yazarken esas amaçtan sapmayacak şekilde dikkatli ve titiz

çalışmak, planlı ve sistemli olmak gerekir. Raporun belli bir sayfa ve sözcük

sayısıyla sınırlanıp sınırlanmadığı bilinmelidir. Raporun başlığı düşünüleni tam

olarak vermeli, konunun özünü belirleyecek özelikleri ve herkesin ilgisini

çekecek nitelikleri göstermelidir. Rapordaki bilgiler ne beklenilenden az ne de

fazla olmalıdır.

Rapor Hazırlama Süreci

Raporu Okuyacak ve Yararlanacak Kişiler: Bu kişiler konuyla ilişkili yöneticiler

ya da bilgi sahibi olması gereken çalışanlar olabilir. Raporun bir kişiye mi, gruba

mı yazılacağı, rapor eğer bir gruba yazılacaksa grubun homojen olup olmadığı,

kişilerin rapordan beklentilerinin ne olabileceği gibi bilgilerin önceden

belirlenmesi gerekir. Ayrıca raporu okuyacak olanların bilgi ve deneyim düzeyi,

konuya olası yaklaşımları, konuyla kişisel bağlantıları, konuya hangi düzeyde

önem verdikleri vb. hususların da önceden değerlendirilmesi gerekir.

Rapor Hazırlama Süreci

Bilgi Kaynakları: Doğru, eksiksiz, zamanlı ve uygun bilgilere

ulaşabilmek için önce araştırma yapılmalıdır. Araştırma sürecinde

doğru bilgi kaynaklarına hızla ulaşabilmek, bilgiyi mantıklı bir

şekilde organize etmek ve rapor haline getirmek gerekir.

Rapor Hazırlama Süreci

Raporun türü, konusu ve kime yazılacağı; hangi bilgilerin hangi amaçla toplanacağını belirler.

Bilgi toplarken yararlanılacak kaynaklar; o bilgiye yakın olan kişiler, kitaplar, dergiler, haritalar,

sözlükler, gazeteler vb. olabilir. Bunların yanısıra aranılan bilgi; resmi gazetelerden, televizyonun

teleteks yayınlarından, Merkez Bankası, DPT, TUİK gibi devlet kuruluşlarından, Ticaret Odası,

Sanayi Odası, TÜSİAD gibi kuruluşlardan elde edilebilir. Günümüzde en yaygın kullanılan ve

hızlı bir şekilde bilgiye ulaşmamıza yarayan bilgi kaynağı ise internettir. Ancak internette bilgi

uçsuz bucaktır. Bir arama yaparken asıl amacın dışında gereksiz birçok bilgi yığını ile

karşılaşılabilir. Dolayısıyla kısa zamanda bilgiye ulaşmak yerine gereksiz birçok bilgi yığını

içinde zaman kaybı söz konusu olur. Bu nedenle internette bilgiye doğru ve hızlı ulaşmanın püf

noktalarını bilmek gerekir.

Rapor Hazırlama Süreci

Raporun Yazılması: Raporun yazım sürecinde içerik kadar görselliğe

de dikkat etmek önemlidir. Özellikle genel yazım kurallarına,

noktalama işaretlerine, anlatım bozukluklarına ve biçimsel kurallara

dikkat edilmelidir.

Rapor Hazırlama Süreci

Genel Yazım Kuralları: Raporun sayfa sayısında değişmez bir ölçü

yoktur. Raporu yazanın amacı istediği bilgileri aktaracak iletişimi

sağlamaktır. İletişimi en ekonomik şekilde gerçekleştirebilmek için

rapor olabildiği ölçüde kısa tutulmalıdır. Anlaşılmayı güçleştirecek

cümlelerden, gereksiz tekrar ve uzatmalardan kaçınılmalıdır. Bir

başka ifadeyle rapor sayfa sayısıyla değil, sayfaların geçerli,

güvenilir, önemli ve anlaşılır bilgiler içermesiyle anlam kazanır.

Rapor Hazırlama Süreci

Tablo ve Grafikler: Sayısal verilerin gösteriminde tablo ve grafiklerin kullanılması

anlaşılmayı kolaylaştırır. Tablo ve grafikler bilgileri görsel olarak ortaya koyar,

böylelikle bilgilerin hatırlanma oranı yükselir, daha büyük oranda bilgi daha kısa sürede

öğrenilebilir, çok sayıdaki very ya da mesaj küçük bir alanda verilebilir. Doğru

kullanıldığında tablolar ve grafikler okuyucunun ilgisini ve algı düzeyini artırır; ancak

kullanımda aşırıya kaçmamak gerekir. Sözel anlatımın daha iyi olacağı bölümlerde

ısrarla grafik ya da şekil kullanmak hatalıdır. Tablo ve şekillerin gerektirdiği bölümlerde

kullanılmaması ise raporu renksiz, sıkıcı bir hale getirir, raporun anlaşılmasını zorlaştırır.

Rapor Hazırlama Süreci

Grafikler; konunun temel eğilimlerini gösterir ya da okuyucuya verilerle ilgili boyutların görsel karşılaştırmasını sağlarlar. Tabloların daha kolay anlaşılmasını sağlamak amacıyla bilgilerin grafik şekline dönüştürülmesidir. Bilgisayarda çok farklı çeşitlerde grafikler hazırlanabilir. Sürun, çubuk, çizgi, pasta, halka, radar piramit vb.

Şekiller; tablo ve grafikler dışında kalan tüm çizim veya resimler “şekiller” başlığı

altında (haritalar, planlar, fotoğraflar, krokiler) toplanır. "ekil kullanırken de numara ve

başlık yazılır. şekiller rapor içinde kesintisiz biçimde numaralanacağı gibi her bölümde

kendi içinde ayrı da numaralanabilir.

Rapor Hazırlama Süreci

Alıntılar: Raporlar özelikle de araştırma raporları kendilerinden önce yapılan araştırmalara kısacası mevcut bilgi birikimine dayanırlar. Çeşitli bilgi birikimlerinden yararlanılarak yazılan her raporda bilginin kaynağı açıkça belirtilmelidir. Başka araştırmacı ve yazarların neler yazdıklarını, neler söylediklerini, konuyu hangi yönleriyle incelediklerini, elde edilen bulguların neler olduğunu bilmek ve gerekli görülen bilgileri raporda aktarma işlemine “aktarma”, aktarılan ise “alıntı” denir.

Alıntıların ve kaynakların belirtilmesi iş ve bilim ahlakının da bir gereğidir. Aksi

takdirde intihal (bilgi hırsızlığı) yapılmış olur.

Rapor Hazırlama Süreci

Kaynakça: Başka kaynaklardan rapora bilgi alırken neyi, nereden ve

nasıl alındığının belirtilmesine kaynak gösterme denir. Başka

kaynaklardan alınan her bilgiyi anında belirterek kaynağını

tanımlamak, doğrudan ya da dolaylı aktarma olduğunu göstermek

gerekir.

Rapor Hazırlama Süreci

Raporun Kontrolü: Rapor yazımı bittikten sonra ilgili kişilere teslim

edilmeden önce raporun anlatım ve bilgi kontrollerinin yapılmasında

yarar vardır. Bir yazıyı yazdıktan sonra işiniz bitmiş sayılmaz. Yazı

yazılır, kontrolü yapıldıktan sonar yazı bitmiş demektir. Raporun

kontrolü yapılırken yazım düzeltme işaretleri (tashih) kullanılabilir.