BAŞLANGIÇ 1. VERI TABANIYLA İLK ADIMLAR. Konuya Hazırlık 1. Veri tabanı programları hangi amaç için kullanılmaktadır?

(1)

Veri tabanı, bir konuyla ilgili pek çok kaydın tutulduğu bir bilgi havuzudur. Veri tabanı programları, bilgi havuzunu oluşturmak ve veri tabanından istenilen bilgiyi istenildiği şekilde alıp kullanmayı sağlar. Günümüzde kullanılan birçok veri tabanı programı vardır. Bunlardan bir tanesi ise Microsoft Office 2007 paketinde yer alan Access 2007 veri tabanı programıdır.

Access bilgileri birbiriyle ilişkili birden fazla tabloda depolayarak ilişkisel veri tabanı olarak bilinen veri ta- banları oluşturur. Bilgiler doğru düzenlenmişse bir ilişkisel veri tabanındaki birden fazla tabloyu tek bir depolama alanı gibi kullanarak bilgileri gereksinimlerinizi karşılayan herhangi bir düzende elektronik olarak süzebilirsiniz.

Tablo, Access içinde kullanabileceğiniz nesnelerden yalnızca biridir. Diğer nesne türleri arasında sorgular, formlar, raporlar, makrolar ve modüller yer almaktadır.

Tablolar, temel veri tabanı nesnesidir. Tabloların amacı bilgileri depolamaktır. Diğer bütün veri tabanı nes- nelerinin amacı bir veya birden fazla tabloyla etkileşimde bulunmaktır. Bir Access ver itabanı bileşeni binlerce tablo içerebilir ve her tablonun içerdiği kayıtların sayısı öncelikle sabit diskinizdeki boş alanla sınırlıdır.

Sorgular, bilgileri bulmak için kullanılır ve böylece bilgileri çeşitli yollarla görüntüleyebilir, değiştirebilir ve çözümleyebilir.

Formlar, tablolarda depolanan bilgilerin girilmesini, alınmasını, görüntülenmesini ve yazdırılmasını kulla- nıcılar için kolay hâle getirir. Form aslında kullanıcılara bilgiler veren ve onların girdiği bilgileri kabul eden dene- timlerin olduğu bir penceredir.

Raporlar, tablolardaki bilgileri bilgisayar ekranında veya kâğıt üzerinden güzelce biçimlendirilmiş ve kolay erişebilecek şekilde gösterir. Raporda çok sayıda tablo ve sorgudan gelen bilgiler, veri tabanındaki bilgilerden hesaplanan değerlerler, üstbilgi, altbilgi başlık gibi biçimlendirme öğeleri bulunur.

Makrolar, standart veri tabanı işlemlerinin daha az deneyimli kullanıcıların veri tabanında çalışmasına yar- dım edecek komut düğmeleri şeklinde olmalarını sağlamak için kullanılır.

Modüller, VBA programlarıdır. Makrolar birçok işlemi otomatik hâle getirseler bile VBA makroların yerine getiremeyeceği kadar zor görevleri yapar.

A ^BAŞLANGIÇ

Konuya Hazırlık

1. VERİ TABANIYLA İLK ADIMLAR

1. Veri tabanı programları hangi amaç için kullanılmaktadır?

Access 2007 Microsof Office 2007 sisteminin bir parçası olduğu için Ofis menüsü, Hızlı Erişim Araç Çubu- ğu, Şerit ve İletişim kutuları gibi temel arabirim nesneleri, diğer Office 2007 ürünlerindekilere benzemektedir.

Ancak bu ürün ve programlardan daha ileri boyutları olması dolayısıyla Access, ona alışıncaya kadar size karma- şık gelebilir.

a. Veri tabanı uygulamasını açma: Access veri tabanı uygulamasını açmak için Başlat menüsü/Tüm prog- ramlar/Microsoft Office menüsünden Microsoft Office Access 2007 seçeneği seçilir. Yeni Access veri tabanı penceresi arabirimi kullanıcıların genel olarak bir veri tabanıyla veya veri tabanı nesnesiyle çalışma şeklini yansıtacak şekilde tasarlanmıştır (Resim 5.1).

Resim 5.1: Veri tabanı uygulamasını açma

(2)

b. Mevcut veri tabanını açma: Access’i veri tabanı açmadan başlatıldığında Microsoft Office Access ile Başlarken penceresi görürsünüz. Bu pencerede en son açılan veri tabanları bölümünden veri tabanı açılabilir. Eğer açılacak veri tabanı bu listede yoksa bu bölümde yer alan Tümü seçeneği ile veri tabanı açma penceresi gelir ve buradan veri tabanı seçilerek açılır. Açılacak veri tabanı daha önce çalışılan bir veri tabanı olabileceği gibi herhangi bir veri tabanı da olabilir (Resim 5.2).

c. Veri tabanı içindeki kaydı değiştirme: Veri tabanı içindeki kayıtlar tablolarda tutulmaktadır. Access açıldığında veri tabanı bileşenlerine gezinti bölmesinden ulaşılmaktadır. Gezinti bölmesi içinde yer alan tabloya çitf tıklandığında tablo içinde var olan kayıtlar görüntülenir. Değiştirilecek kayda tıklayıp kayıt değiştirme işlemi klavye ile gerçekleştirilir. Değişiklik yapıldıktan sonra tablo doğrudan kapatılabilir (Re- sim 5.3).

Resim 5.2: Mevcut veri tabanını açma

Resim 5.3: Veri tabanı içindeki kaydı değiştirme

bilgiek Mevcut veri tabanını açmak için diğer ofis programlarında olduğu gibi ofis düğmesinden aç seçeneği kullanılabileceği gibi Ctrl + O kısayolu da kullanılabilir.

Access penceresi diğer ofis uygulamalarına benzerdir, onlardan farklı olarak Gezinti Bölmesi bu- lunmaktadır. Gezinti Bölmesi veri tabanı nesnelerinin süzülmüş listelerini görüntüler. Listede yer alan nesneleri liste başlığını sonra da görüntülemek istediğiniz nesne kategorisini veya grubunu tıklayarak değiştirebilirsiniz.

(3)

ç. Kaydetme: Veri tabanı içinde yapılan değişikliklerden sonra kayıt işlemi diğer ofis uygulamalarıyla ay- nıdır. Kayıt işlemi Ofis düğmesinden kaydet, Hızlı Erişim araç çubuğu üzerinden Kaydet veya klavyeden Ctrl+ S kısa yoluyla yapılabilir. Eğer veri tabanı türü değişikliği veya isim değiştirme işlemleri gerekiyorsa Ofis düğmesinden Farklı Kaydet seçeneği kullanılır.

d. Veri tabanını kapatma: Veri tabanını kapatmak için Ofis düğmesinden Access’ten Çık seçeneği kulla- nılabilir. Başlık çubuğu üzerinde bulunan kapat düğmesi de kullanılabilir.

e. Yardım fonksiyonlarını kullanma: Access’te şeridin en sağında bulunan simgesine tıklandığın- da Access Yardım penceresi açılır. Pencere üzerinde bulunan arama çubuğuna konu yazılarak istenilen konu hakkında yardım alınır. Access yardım penceresin alt kısmından istenirse yardım çevrim içi (online) olarak alınır (Resim 5.4).

Resim 5.4:

Access yardım penceresi

Access 2007 diğer ofis ürünlerinde olduğu gibi sekmeli yapıdan oluşmaktadır. Komut düğmeleri sekmeler altında derli toplu bir şekildedir. Her şeyin daha derli toplu olması yapılacak işleme ait komutlara daha kolay erişilmesini sağlamaktadır.

a. Veri tabanı uygulamasının sayfa görünümünü değiştirme: Sayfa görünümleri Giriş sekmesi Gö- rünümler grubunda Görünüm düğmesinden değiştirilmektedir. Access’te standart bir sayfa görünümü yoktur. Farklı veri tabanı bileşenlerinin kendine has görünümleri vardır. Access’te veri tabanları ve gö- rünüm türleri şöyledir:

Tablolarda; Veri Sayfası, Özet Tablo, Özet Grafik ve Tasarım görünümleri yer alır.

Formlarda; Form, Düzen ve Tasarım görünümleri yer alır.

Sorgularda; Veri Sayfası, Özet Tablo, Özet Grafik, SQL Göster, Tasarım Görünümleri yer alır.

Raporlarda; Rapor Görünümü, Baskı önizleme, Düzen Görünümü, Tasarım Görümleri yer alır (Resim 5.5).

Resim 5.5: Tablo görünümleri

2. TEMEL AYARLARI YAPMA

(4)

b. Araç çubuğu özelliklerini değiştirme: Access diğer ofis 2007 ürünlerinde olduğu gibi sekmeli yapıdan oluşmaktadır. Işlemlere ait komutlar sekmeler altında yer almaktadır. Bunun haricinde sık kullanılan işlemler için Hızlı Erişim Araç Çubuğu mevcuttur. Hızlı erişim araç çubuğu Özelleştir düğmesi ile açılan pencereden yeni komutlar eklenebileceği gibi bu pencerede olmayan komutlar Diğer Komutlar seçene- ğine tıklanarak eklenir.

Değerlendirme Soruları

Aşağıdaki tümcelerin noktalı yerlerini doğru sözcüklerle doldurunuz.

1. Veri tabanında yer alan bir kaydı değiştirmek için değiştirilecek kaydın üzerine bir kez ……….. ye- terlidir.

2. Access’te veri tabanı bileşenlerinin kendilerine has ……….. türleri vardır.

Aşağıdaki soruları yanıtlayınız.

3. Aşağıdakilerden hangisi bir veri tabanı bileşeni değildir?

A) Tablo B) Form C) Rapor D) Sorgu E) Izgara

4. Aşağıdakilerden hangisi tablolarda depolanan bilgilerin alınmasını, görüntülenmesini ve yazdırılmasını kullanıcılar için kolay hâle getiren veri tabanı bileşenidir?

A) Tablo B) Form C) Makro D) Modül E) Sorgu

5. Modül nedir? Kısaca tanımlayınız.

………..………...

………..………

………..………...

………..………

(5)

B BİR VERİ TABANI YARATMA

1. TEMEL İŞLEMLER

1. Bir veri tabanın da ne tür bilgiler saklanabilir?

Veri tabanının ana bileşeni tablodur. Bütün alanlar ve alanlara ait veri türleri tabloda düzenlenmek- tedir. Veri tabanı tasarlanırken alan adları ve veri türleri belirlenir, tabloya sonradan alanlar eklenebileceği gibi, ihtiyaç olmayan alanlar silinebilir veya alan adı ve veri türleri değiştirilebilir. Eksikler ve düzeltmeler yine tablolar üzerinden yapılır.

a. Veri tabanını planlama ve tasarlama: Iyi bir veri tabanı hazırlamak için tasarlamaya geçmeden önce planlamanın yapılması gerekir. Veri tabanında kullanılacak alan isimleri, veri türleri, alan boyutları, giriş maskeleri gibi pek çok konunun netleştirilmesi gerekir. Kullanılacak veriye ait veri türü belirlenmeli ve verinin niteliğine göre alan boyutu iyi ayarlanmalıdır. Alan boyutu ne gerektiğinden az ne de fazla ol- malıdır. Eğer alan boyutları iyi ayarlanmazsa veri tabanı hantal bir yapıda olur. Alan adları ve veri türleri tablolarda belirlenir. Tablolarda veri girişi yapılabileceği gibi kullanılacak işleme göre farklı veri tabanı bileşenleri de kullanılabilir.

Tablo tasarlanırken farklı veri türleri vardır. Bunlar;

Metin : Alfabetik ve sayısal türde her türlü bilgi veya işlem gerektirmeyen bilgilerin girilebildiği alan türüdür. Bu alan maksimum 255 karakter bilgi alır.

Not : Bir tablo alanı için metin türünün uzunluğu yetmiyorsa not türü seçilebilir. Bu tür alanlara 65535 karaktere kadar bilgi girilebilir.

Sayı : Üzerinde işlem yapılabilecek verilerin girilebileceği alan türüdür. Alan boyutunu belirlerken farklı boyutta sayı türleri vardır, bunlar:

• Bayt : 0 ile 255 arasında değer alabilir. 1 Bayt yer tutar.

• Tamsayı :-32768 ile 32767 arasında değer alabilir. 2 Bayt yer tutar.

• Uzun tamsayı : -2 147 483 648 ile 2 147 483 647 arasında değer alabilir. 4 Bayt yer tutar.

• Tek ve Çift : Çok büyük sayılar ve ondalık kesirler için kullanılır. 15 basamak sayıyı tutar, üstüne ise 10 üssü olarak yazar. 4-8 Bayt yer tutar.

• Ondalık Sayı : 28 basamağa kadar sayı tutar. 12 Bayt yer tutar.

Tarih /Saat : Tarih ve saat türündeki bilgilerin girilmesi için kullanılır.

Para birimi : Parasal değerler için tanımlanır. Bu alanda 15 basamak tamsayı, virgülden sonra da 4 basamak bilgi tutabilir.

Otomatik sayı : Bu bilgi alandaki sayı değeri girilen her yeni kaydın numarası otomatik olarak tutu- lur. Evet/Hayır : Bu bilgi alanı iki sonuçlu bilgiler için kullanılır. Evet/Hayır, Açık/Kapalı, Doğru/Yanlış gibi veriler tutulur.

Köprü : İnternet adresi gibi bir yere bağlantı kurmak için bu veri türü kullanılır. Bu alana giri- len veriye tıklanırsa yazılı olan İnternet adresine bağlantı kurulur.

OLE nesnesi : Resim, ses, film gibi nesnelerin veri tabanına eklenmesini sağlar.

b. Tablo oluşturma: Access açıkken Oluştur sekmesi Tablolar grubundan tablo oluşturulabilir. Tablolar grubunda Tablo, Tablo Şablonları ve Tablo Tasarımı düğmeleri kullanılarak

tablo oluşturulur.

Tablo düğmesiyle tablo tasarlanırken alan adları ve veri türleri elle be- lirlenebileceği gibi alan şablonları kullanarak da tablo hazırlanır. Tablo Şab- lonları düğmesiyle hazır tablo şablonları kullanılarak tablolar oluşturulur.

Tablo Tasarımı düğmesiyle alan adları ve veri türleri Access’ten yardım alın-

maksızın kullanıcının istekleri doğrultusunda yapılır (Resim 5.6). Resim 5.6: Tablo oluşturma

(6)

Resim 5.9: İndeks oluşturma

c. Tablo içinde hareket etme: Tabloya bilgi girmek için tablo içinden hareket etmek gerekir. Işlemler ge- reği tablonun farklı yerlerinde düzeltmeler veya veri girişi olabilir. Tablo içinde klavyeden Tab tuşu, yön tuşları ile veya fare ile istenilen alan bir kez tıklanarak hareket edilebilir.

ç. Tabloya veri girme: Tabloda bir alana veri girmek için o alanın seçili olması yeterlidir. Alana veri girdik- ten sonra bir sonraki alana geçmek için yön tuşları, Tab ve Enter tuşları kullanılabilir (Resim 5.7).

Resim 5.7: Tabloya veri girme

Resim 5.8: Birincil anahtar tanımlama

2. ANAHTARLARI TANIMLAMA

a. Birincil anahtarı tanımlama: Birincil anahtarı tanımlamak için tablo tasarım görünümündeyken bi- rincil anahtar olarak tanımlanacak alana tıkladıktan sonra Tasarım sekmesi içinde Araçlar grubunda Birincil Anahtar düğmesine tıklanır. Birincil anahtardaki değer her bir kaydı benzersiz (unique) olarak tanımlamak için kullanılır yani aynı birincil anahtar değerine sahip iki kayıt olamaz. Bu değeri siz kendiniz girebilir veya Access’ten yardım alabilirsiniz (Resim 5.8).

b. İndeks oluşturma: Veri tabanındaki alanlarda kullanılmak üzere birtakım bilgilere ihtiyaç duyulabilir.

Belli bir düzene göre dizilmiş bilgiler içinden veri bulmak çok daha kolaydır. Bunun için dizinler oluştu- rulur. Dizin tablo içindeki bir alanda oluşturulabileceği gibi birkaç alan içinde oluşturulabilir. Dizin oluş- turmak için tablo tasarım görünümündeyken Tasarım sekmesi Göster/Gizle grubunda Dizinler düğmesi kullanılır. Dizinler penceresinde dizin adı, dizinin hangi alan ya da alanlarda olacağı ve dizinin sıralama düzeni artan veya azalan olarak belirlenir (Resim 5.9).

(7)

Resim 5.10: Tablo özellikleri

Resim 5.11: Alan özellikleri

3. TABLO TASARIM

a. Tablo özelliklerini değiştirme: Tablo özelliklerini değiştirmek için tablo tasarım görünümündeyken Tasarım sekmesi Göster/Gizle grubunda Özellikler Sayfası düğmesine tıklanır. Tablo özellikleri pencere- sinden tabloyla ilgili değişiklikler yapılabilir (Resim 5.10).

b. Alan özelliklerini değiştirme: Tablo tasarlanırken alanlarla ilgili veri türleri seçilir. Veri tabanının han- tal olmaması için kullanıcı açısından etkin ve verimli olabilmesi için alanlarla ilgili birtakım düzenlemeler yapılabilir. Her veri türünün kendine özgü alan özellikleri bulunmaktadır.

Bir alandaki veri türünü sınırlayabilirsiniz. Veri türü ayarı bir alandaki girdileri metin, sayı veya ta- rih gibi belirli veri türleriyle sınırlar. Örneğin, veri türü Sayıya ayarlıysa ve siz metin girmeyi denerseniz Access, girişi reddeder ve bir uyarı görüntüler. Veri girişini denetlemek için kullanılan alan özellikleri, Gerekli, Sıfır Uzunluk İzni, Alan Boyutu, Giriş Maskesi ve Geçerlilik kuralıdır (Resim 5.11).

(8)

4. VERİ TABANINI GÜNCELLEME

a. Tablodaki verileri değiştirme: Tablodaki verileri değiştirme işlemi oldukça basittir. Değiştirilmek iste- nen hücreye gidildikten sonra o hücredeki bilgi yerine yenisi yazılarak işlem tamamlanır. Access, yapılan değişikliğin kayıt edileceğine dair bir uyarı vermez. Değişiklik yapıldığı an itibariyle geçerli olur.

b. Tablodaki verileri silme: Tablo içinden içeriği silinecek hücre seçildikten sonra Delete tuşuna basmak yeterlidir. Hücre içindeki veri silindiğinde Access, bu işlemin onayı için uyarı vermez. Silme işlemi yapıl- dığı an itibariyle geçerli olur.

c. Veri tabanına kayıt ekleme: Access’te veri tabanına kayıt eklemek için farklı yöntemler kullanılabilir.

Kayıt eklemek için Giriş sekmesi Kayıtlar grubunda Yeni düğmesine tıklanabileceği gibi tablonun son hücresindeyken Enter tuşuna, yön tuşlarına veya Tab tuşuna basarak yeni kayıt eklenebilir.

bilgiek Tabloya yeni kayıt eklemek için Ctrl + + kısayolu da kullanılabilir.

ç. Veri tabanından kayıt silme: Tablo içindeki hücre içinde yer alan bilgi silinebileceği gibi herhangi bir kayıt da silinebilir. Silinecek kayıt seçiliyken Giriş sekmesi Kayıtlar grubunda Sil düğmesi açılır kutusuna tıklanarak Kayıt Sil seçeneği seçilerek kayıt silme işlemi gerçekleştirilir (Resim 5.12).

1. Access’te tablo oluşturmak için ……… sekmesi ………. grubu kullanılır.

2. Access’te veri tabanına kayıt eklemek için klavyeden ……… kısayolu kullanılır.

3. Aşağıdakilerden hangisi Access’te kullanılan veri türlerinden biri değildir?

A) Metin B) Sayı C) Otomatik metin D) Ole nesnesi E) Not

4. Aşağıdakilerden hangisi üzerinde matematiksel işlem yapılabilecek verilerin girilmesi için kullanılan veri türüdür?

A) Metin B) Köprü C) Not D) Sayı E) Tarih/Saat 5. Bir tabloda birincil anahtar oluşturmak için hangi adımlar izlenir?

………..………...

………..………

Resim 5.12: Veritabanından kayıt silme

(9)

C FORMLARIN KULLANIMI

1. FORM OLUŞTURMA

2. FORM GÖRÜNTÜSÜNÜ DEĞİŞTİRME

1. Bir bilgiyi tabloda görme ile formda görme arasında ne gibi farklar olabilir?

a. Basit bir form oluşturma: Access’te boş bir form oluşturmak için Oluştur sekmesi içinde Formlar grubu kullanılır. Form oluşturmanın en kolay yolu formlar grubunda yer alan Form düğmesini kullan- maktır. Form düğmesi ile form oluşturmak için önce kaynak tablo veya sorgu seçili hâle getirilir ve form düğmesine tıklanır. Access formu doğrudan oluşturur ve form üzerinde değişiklik yapılabilmesi için şerit üzerine Biçimlendirme ve Düzenle bağıl sekmelerini ekler. Tercih veya ihtiyaca göre formlar grubunda yer alan diğer seçenekler kullanılarak da form oluşturulabilir (Resim 5.13).

a. Metni biçimleme: Form içinde yer alan metin kutularını veya etiketleri biçimlemek için önce formu tasarım görünümünde açmak gerekir. Form tasarım görünümdeyken biçimlenecek metin kutusu veya etiket seçili hale getirildikten sonra Tasarım sekmesi Yazı Tipi bölümünden Yazı Tipi, Stili, Boyutu, Ren- gi, Hizalama ve Dolgu Rengi değişiklikleri yapılabilir (Resim 5.15).

b. Arka plan renklerini değiştirme: Form, tasarım görünümündeyken Tasarım sekmesi Yazı Tipi bölü- münde yer alan Dolgu Rengi düğmesiyle arka plan rengi değişikliği yapılır. Eğer form içinde yer alan bir öge seçilirse dolgu rengi düğmesi ile seçilen ögenin arka plan rengi değiştirilir. Eğer formda hiçbir öge seçilmez forma tıklandıktan sonra dolgu rengi düğmesi kullanılırsa formun rengi değiştirilir.

Formun arka plan tasarımını değiştirmek için form tasarım görünümündeyken Düzenle sekmesi Otomatik Biçim grubunda Otomatik Biçim düğmesi de kullanılabilir. Otomatik Biçim düğmesine tıklan- dığında otomatik form biçimleri görüntülenir. Otomatik form biçimlerinden herhangi biri seçilerek form arka plan değişikliği yapılır.

b. Formları kullanarak veri tabanına bilgi girme: Formlar aracılığıyla veritabanına bilgi girmek için Giriş sekmesi Kayıtlar grubunda Yeni düğmesi kullanılır. Aynı zamanda formun altında bulunan Yeni kayıt düğmesi kullanılarak da kayıt yapılabilir. Her iki yöntemle de hangi kayıtta olunduğuna bakılmadan Yeni kayıt ekleme bölümü ekrana gelir. Son kayıttayken Kayıt düğmelerinden Sonraki Kayıt düğmesine tıkla- narak yeni kayıt eklenir (Resim 5.14).

Resim 5.13: Form oluşturma

Resim 5.15: Metin biçimleme

Resim 5.14: Yeni kayıt ekleme

(10)

c. Şekil ya da grafik dosyası ekleme: Forma şekil veya grafik dosyası eklemek için Tasarım sekmesi De- netimler grubu kullanılır. Denetimler bölümünde grafik eklenebileceği gibi resim ve ilişkili veya ilişkisiz nesne eklenebilir (Resim 5.16).

ç. Nesnelerin sıralanışını değiştirme: Formlardaki nesnelerin sıralanışını değiştirmek diğer ofis uygula- malarında olduğu gibidir. Nesne seçildikten sonra fareyle sürükle-bırak yöntemiyle nesne formun istenilen bölümüne konumlandırılabilir. Form üzerindeki nesnelerle ilgili düzenlemeler yapmak için mutlaka formun tasarım görünümünde olması gerekir.

Resim 5.16: Şekil ya da grafik dosyası ekleme

1. Formlara şekil veya grafik dosyası eklemek için ……….. sekmesi ……….. grubu kullanılır.

2. Formlarda yer alan metin kutularını biçimlemek için ……….. sekmesi ……… grubu kullanılır.

3. Aşağıdakilerden hangisi form oluşturmak için kullanılabilecek seçeneklerden biri değildir?

A) Form Planı B) Tüm Formlar C) Form Tasarımı D) Birden Çok Öge E) Form

4. Aşağıdaki sekmelerden hangisi form arka planını değiştirmek için kullanılır?

A) Giriş B) Oluştur C) Dış veri D) Tasarım E) Veritabanı Araçları

5. Formdaki nesnelerin yerleri nasıl değiştirilir?

………..………...

………..………

………..………...

………..………

(11)

D BİLGİYE ERİŞİM

1. TEMEL İŞLEMLER

1. Bir bilgi deposunda istenilen bilgiye hızlı bir şekilde ulaşmak için ne tür düzenlemeler yapılabilir?

a. Veri tabanı programını kurma ya da veri tabanı oturumuna girme: Access 2007, yalnızca Access 2003’te ve daha önceki sürümlerde oluşturulan veri tabanları (.mdb ve .mde dosyaları) için kullanıcı düzeyi güvenliği sağlar. Önceki bir Access sürümünde oluşturulmuş olan veri tabanını Access 2007’de açarsanız ve bu veri tabanına kullanıcı düzeyi güvenliği uygulanmışsa, bu güvenlik özelliği söz konusu veri tabanı için tasarlandığı gibi çalışır. Örneğin, kullanıcıların veri tabanını kullanmak için parola girmesi gerekir.

Access 2003 ve daha önceki sürümlerde sağlanan Kullanıcı Düzeyi Güvenlik Sihirbazı, çeşitli kul- lanıcı ve grup izni iletişim kutuları gibi farklı güvenlik araçlarını da başlatabilir ve çalıştırabilirsiniz. Oku- maya devam ederken bu araçların ancak bir .mdb veya .mde dosyasını açtığınızda kullanılabileceğini aklınızda bulundurunuz. Dosyaları Office Access 2007 dosya biçimine dönüştürürseniz, Access var olan tüm güvenlik özelliklerini kaldırır.*

b. Verilen kriterlere dayanarak kayıt bulma: Access’te kayıt bulmanın kolay yolu bilgiyi kriterlere göre ayırmaktır. Veri tabanındaki bilgileri belli kriterlere göre ayırmanın en kolay yolu sorgu oluşturmaktır.

c. Basit bir sorgu oluşturma: Access’te sorgu oluşturmak için Oluştur sekmesi Diğer grubu kullanılır.

Diğer grubu içinde Sorgu Sihirbazı ve Sorgu Tasarımı düğmeleriyle sorgu oluşturulur.

Sorgu Sihirbazı düğmesi tıklandığında Yeni Sorgu penceresi açılır. Yeni sorgu penceresi üzeriden Ba- sit Sorgu, Çapraz Sorgu, Yinelenenleri Bulma Sorgusu ve Eşleşmeyenleri Bulma Sorguları oluşturulur.

Basit bir sorgu oluşturmak için Basit sorgu sihirbazı seçilerek tamam düğmesine tıklanır (Resim 5.17).

* Access 2007’de Access 2003 kullanıcı düzeyi güvenliğini ayarlama veya değiştirme http://office.microsoft.com/tr-tr/access- help/HA010166227.aspx

Resim 5.17: Yeni sorgu

(12)

Basit Sorgu Sihirbazı penceresinde Tablolar/Sorgular açılır kutusunda sorguya kaynaklık edecek tablo veya sorgular seçilir. Kullanılan Alanlar bölümündeyse seçilen tablo ya da sorguda var olan alan- lar görüntülenmektedir. Bu alanlardan sorguda kullanılacak alanlar Seçili Alanlar bölümüne atılarak ileri düğmesine veya son düğmesine tıklanabilir (Resim 5.18).

Sorgunun ayrıntılı veya özet mi olacağı belirlenir. Ayrıntılı sorgu seçeneği ile sorgunun bütün alan- ları gösterilirken özet sorgu seçeneği ile alanla ilgili istatistiki bilgiler görüntülenir. Seçeneklerden biri seçilerek İleri düğmesine tıklanır (Resim 5.19).

Resin 5.18: Sorguya alan ekleme

Resim 5.19: Ayrıntılı veya özet sorgu

(13)

Sorgu başlığı verildikten sonra Sorguyu başlatma veya Sorgu tasarımını değiştir seçeneklerinden biri seçildikten sonra Son düğmesine tıklanarak işlem sonlandırılır (Resim 5.20).

Resim 5.20: Sorgu başlığı

Resim 5.21: Çoklu kriterlere dayanarak sorgu oluşturma

ç. Çoklu kriterlere dayanarak sorgu oluşturma: Sorgu oluştururken tek bir alan üzerinden sorgu yapı- labileceği gibi birden çok alan üzerinden de sorgu yapılabilir. Bunun için sorgu oluştururken sorgu ve alanlar penceresinden birden fazla alan seçmek gerekir (Resim 5.21).

d. Sorguyu kaydetme: Bir sorgu oluşturulduktan sonra sorgu, tasarım görünümünde açılarak üzerinde değişiklikler yapılabilir. Yapılan değişikliklerden sonra Ofis düğmesinden Kaydet seçeneği kullanılarak veya Hızlı Erişim Araç Çubuğu üzerinden Kaydet düğmesine tıklanarak sorgu kaydedilir.

(14)

Resim 5.22: Filtre ekleme

Resim 5.23: Filtre kaldırma

f. Filtreleri kaldırma: Sorguya eklenen filtreyi kaldırmak için filtre eklenen alana bir kez tıklandığında filt- re seçenekleri penceresi açılır. Açılan pencereden alan adı öğesinden Filtreyi Temizle seçeneği seçilerek Tamam düğmesine tıklandığında filtre kaldırılır (Resim 5.23).

e. Filtreler ekleme: Sorgu açıldıktan sonra filtre eklemek için Giriş sekmesi Sırala ve Filtre Uygula gru- bunda yer alan Filtre düğmesi kullanılır. Bir alan seçiminden sonra Filtre düğmesine tıklandığında alan içinde yer alan bilgilerle ilgili filtre seçenekleri görüntülenir. Görüntülenmesi istenen seçenekler haricin- deki diğer seçeneklerin tikleri kaldırılarak filtre eklenmiş olur (Resim 5.22).

(15)

2. SORGUYU ARITMA

3. SEÇME VE SINIFLANDIRMA

a. Verilen kritere dayanarak verileri seçme ve sınıflandırma: Belirli bilgileri içeren kayıtları bulmak is- tiyorsanız ama karakterlerin tümünden emin değilseniz veya aramanızın bir temel karakter kümesinin birden çok değişimini vermesini istiyorsanız arama ölçütünde joker karakterler kullanabilirsiniz. En çok kullanılan jokerler şunlardır:

►* (yıldız) : Herhangi bir sayıdaki karakteri temsil eder. Örneğin: Soyadı=Er* soyadı Er ile baş- layan girdileri verir.

►? (soru işareti) : Herhangi bir tek alfabetik karakteri temsil eder. Örneğin: Ad=A?? adı A ile başlayan üç harfli Ali, Ata gibi girdileri verir.

►# (sayı işareti) : Herhangi bir tek sayısal karakteri temsil eder. Örneğin: No= 2## 200’den 299’a ka- dar herhangi bir sayı verir.

Tabloda yer alan girdilerden sadece 9. sınıf öğrencileri listelenmek istenebilir. Bu durumda sorgu oluşturduktan sonra ölçüt belirlemek gerekir (Resim 5.25).

Daha önceden oluşturulmuş sorgular üzerinde düzenlemeler yapılabilir. Sorguya ihtiyaç hâlinde yeni alanlar eklenebileceği gibi ihtiyaç duyulmayan alanlar kaldırılabilir.

Sorgu oluştururken filtreler uygulanarak bilgiler belirli ölçütlere göre ayrılabilir. Filtre oluşturarak belli ölçütlere dayanan bilgiler listelenemeyebilir. Bir ölçüte göre seçme ve sınıflandırma gerektiğinde sorgularda ölçüt kullanılır.

Resim 5.24: Sorguya alan ekleme

a. Sorguya alanlar ekleme: Sorgu, tasarım görünümünde açıldığında boş bir sütuna gelerek istenilen tablo ve tabloya ait alan seçilerek sorguya alan eklenir. Bir alanın sorguda yer alıp almadığını Göster satırında yer alan tik işareti belirlemektedir (Resim 5.24).

b. Sorgudan alanları kaldırma: Sorgudan alan kaldırmak için sorgu, tasarım görünümünde açılır. Kaldı- rılacak alan veya alanlar için göster satırında yer alan tik işaretini kaldırmak yeterlidir. Tik işareti kaldırılıp kaydedilir. Sorgu yeniden açıldığında kaldırılan alan artık sorguda yer almaz.

(16)

Resim 5.25: Kaynak tablo

Resim 5.26: Sorgu tasarımı

Sorgu tasarım görünümünde açılır ve sınıf alanı Ölçüt bölümüne “9?” yazılır. Bu ölçüt ile 9. sınıf ve şubeleri fark etmeyen öğrencileri listeler (Resim 5.26).

(17)

Resim 5.27: Sorgu

Sorgu çalıştırıldığında sınıf alanındaki ölçüt devreye girer ve sadece 9. sınıf öğrencileri görüntülenir (Resim 5.27).

b. Mantık işlemlerine dayanarak verileri seçme ve sınıflandırma : Access’te alanlar üzerinde birden çok ölçüt kullanmak gerekebilir. Birden çok ölçüt; mantıksal, karşılaştırma ve aritmetik işleçler kullanıla- rak birleştirilir. Farklı türde ifadelerde farklı işleçler kullanılır.

Sık kullanılan mantıksal işleçler şunlardır:

►And (Ve) : Bu işleç belirtilen tüm ölçütlere uyan kayıtları seçer.

►Or (Veya) : Bu işleç ölçütlerden en az birine uyan kayıtları seçer.

►Not (Değil) : Bu işleç ölçüte uymayan kayıtları seçer.

Sık kullanılan karşılaştırma işleçleri şunlardır:

►< (küçüktür)

►> (büyüktür)

►= (eşittir)

►<= (küçüktür veya eşittir)

►>= (büyüktür veya eşittir)

►< > (eşit değildir)

Mantıksal işlemlere dayanan seçme ve sınıflandırmayı bir örnekle açıklayalım. Tabloda yer alan soyadı alanındaki kayıtlardan S veya A ile başlayan kayıtlar listelenmek istenebilir.

Sorgu tasarımında soyadı alanında yer alan ölçüt bölümüne A* or S* yazdığımızda Access mantıksal ifadeyi otomatik olarak Like “A*” Or Like “S*” şekline çevirir. Sorgu çalıştırıldığında soyadı A veya S ile başlayan kayıtlar listelenir (Resim 5.28).

Resim 5.28: Ölçüt belirleme

(18)

1. Sorguya alan eklemek ve çıkarmak için sorgunun ……… görünümünde açılması gerekir.

2. Sorguya filtre eklemek için ………sekmesi Sırala ve Filtre Uygula grubunda ………….. düğmesi kul- lanılır.

3. Aşağıdakilerden hangisi sorgularda birden çok karakteri belirtmek için kullanılan jokerdir?

A) + B) ? C) * D) % E) &

4. Aşağıdakilerden hangisi sorgu oluştururken ölçütlerden en az birine uyan kayıtları seçmek için kullanı- lan işleçtir?

A) And B) Or C) Not D) But E) Also

5. Sorguya eklenmiş filtre nasıl kaldırılır?

………..………...

………..………

………..………...

………..………

(19)

E ^RAPORLAMA

1. SEÇİLMİŞ VERİLERİ BELİRLİ BİR SIRAYLA EKRANDA VE RAPORLARDA GÖSTERME

2. RAPORU DEĞİŞTİRME

1. Bir metin sunumun doğrudan yapılması ile rapor hâlinde sunulması arasında ne tür fark- lar olabilir?

Raporlar genellikle daha büyük bilgi birimlerinin özetleridir. Örneğin, veritabanınız binlerce sipariş hakkında ayrıntılı bilgi tutabilir. Bu siparişleri düzenlemek veya yenilerini girmek istiyorsanız bunu doğru- dan tabloda veya formla yapabilirsiniz. Şirketin satışlarındaki artış oranını görüntülemek için bu siparişleri özetlemek isterseniz bir rapor üretirsiniz.

Rapor oluşturmak için Oluştur sekmesi Raporlar grubu kullanılır. Raporlar grubunda bulunan seçenekler kullanılarak rapor oluşturulabilir. Kullanıcı, ihtiyaçları doğrultusunda veya tercihe göre seçeneklerden birini seçebilir (Resim 5.29).

Raporu değiştirmek için öncelikle raporun tasarım görünümünde açılması gerekmektedir. Raporu tasa- rım görünümünde açmak içim rapor üzerine sağ tıklayıp Tasarım Görünümü seçeneği seçilmelidir. Rapor tasarım görünümünde açıldığında şerit üzerinde Tasarım, Düzenle ve Sayfa Yapısı bağıl sekmeleri yerini alır.

Tasarım sekmesi ile Yazı tipi, Gruplar ve Toplamlar, Kılavuz Çizgileri, Denetimler ve Araçlar grubu altın- da bulunan özellikler ile rapor üzerinde istenilen değişiklikler yapılır.

Raporlar grubunda yer alan seçeneklerden rapor oluşturmanın en kolay yolu Rapor düğmesini kullan- maktır. Rapor düğmesine tıklandığında Access doğrudan raporu oluşturur ve Biçimlendirme, Düzenle ve Sayfa Yapısı bağıl sekmeleri ile rapor üzerinde düzenlemeler yapılabilir. Rapor oluştururken rapor üzerinde istenilen değişiklikler yapılabileceği gibi ihtiyaç halinde daha sonra da değişiklikler yapılabilir (Resim 5.30).

Resim 5.29: Rapor oluşturma

Resim 5.30: Rapor ekranı

(20)

Düzenle sekmesi ile Otomatik Biçim, Denetim Düzeni, Hizalamayı Denetle, Konum, Boyut ve Gözter/

Gizle grupları altında bulunan özelliklerle ilgili düzenlemeler yapılır.

Sayfa Yapısı sekmesi altında Sayfa Düzeni grubu bulunmaktadır. Sayfa Düzeni grubu ile kâğıt boyut, yönü, kenar boşlukları gibi baskı ile ilgili düzenlemeler yapılır (Resim 5.31).

Resim 5.31: Rapor tasarımı

Resim 5.33: Verileri gruplama Resim 5.32: Sayfa başlığı ve altlığı

3. SAYFA BAŞLIKLARI VE ALTLIKLARI OLUŞTURMA

4. VERİLERİ GRUPLAMA

Sayfa başlıkları ve altlıkları düzenlemek için rapor, tasarım görünümünde açılmalıdır. Tasarım görünü- münde sayfa başlıkları ve altlıkları için alanlar ayrılmıştır. Bu alanlar kullanılarak sayfa başlığı ve altlığı dü- zenlenir (Resim 5.32).

Raporda yer alan verileri gruplamak için rapor, tasarım görünümünde açılır. Tasarım sekmesi Gruplar ve Toplamlar grubunda Gruplandır ve Sırala düğmesi kullanılarak veriler gruplandırılır (Resim 5.33).

(21)

1. Access’te verileri gruplamak için ………. sekmesi kullanılır.

2. Rapor tasarım görünümündeyken kâğıt boyutu, kenar boşlukları vb. özellikleri düzenlemek için

……….. sekmesi kullanılır.

3. Aşağıdakilerden hangisi raporlar grubunda bulunmaz?

A) Indeks Rapor B) Rapor Sihirbazı C) Rapor Tasarımı D) Boş Rapor E) Rapor 4. I. Giriş II. Tasarım III. Düzenle IV. Sayfa Yapısı

Yukarıda verilen seçeneklerden hangileri rapor, tasarım görünümündeyken şeride eklenen bağıl sekme- lerdir?

A) I, II B) I, II, III C) II, III D) III, IV E) II, III, IV

5. Raporu, tasarım görünümünde açmak için hangi adımlar izlenir?

………..………...

………..………

………..………...

………..………

(22)

V. ÜNİTE ÖLÇME DEĞERLENDİRME SORULARI

1. Aşağıdaki programlardan hangisi veri tabanı programıdır?

A) Word B) Paint C) OneNote D) Access E) Publisher

2. Aşağıdakilerden hangisi Access ilk açıldığında şerit üzerinde yer alan sekmelerden biri değildir?

A) Giriş B) Oluştur C) Dış Veri D) Veritabanı Araçları E) Tasarım 3. Aşağıdakilerden hangisi veri tabanına girilmiş bir kaydın silinmesini sağlar?

A) Giriş-Kayıtlar-Sil B) Oluştur-Kayıtlar-Sil C) Veritabanı Araçları-Kayıtlar-Sil D) Dış Veri -Kayıtlar-Sil E) Düzenle-Kayıtlar-Sil

4. Veri tabanındaki her bir kaydı benzersiz olarak tanımlamak için kullanılan seçenek aşağıdakilerden hangisidir?

A) Sorgu B) Birincil Anahtar C) Indeks D) Rapor E) Form 5. Aşağıdakilerden hangisi formlar bölümünde yer alan form tasarımının simgesidir?

A) B) C) D) E)

6. Aşağıdakilerden hangisi formlara ilişkili nesne çerçevesi ekleme simgesidir?

A) B) C) D) E)

7. Aşağıdakilerden hangisi yeni sorgu sihirbazı ile oluşturulacak sorgu türlerinden biri değildir?

A) Basit Sorgu B) Eşitleme Sorgusu C) Yinelenenleri Bulma Sorgusu

D) Eşleşmeyenleri Bulma Sorgusu E) Çapraz Sorgu

8. Aşağıdaki görünüm türlerinden hangisi bir sorguya yeni alan, filtre vb. eklemek için kullanılan görü- nüm türüdür?

A) Veri Sayfası B) Özet Tablo C) Tasarım D) SQL Göster E) Özet Grafik

9. Aşağıdakilerden hangisi rapor tasarımında “Düzenle” bağıl sekmesinde yer alan gruplardan biri de- ğildir?

A) Otomatik Biçim B) Denetim Düzeni C) Hizalamayı Denetle D) Konum E) Sayfa Düzeni 10. Aşağıdakilerden hangisi rapor tasarımında “Tasarım” bağıl sekmesinde yer alan gruplardan biri

değildir?

A) Yazı Tipi B) Gruplar ve Toplamlar C) Kılavuz Çizgileri D) Göster/Gizle E) Denetimler 11. Makro nedir? Kısaca tanımlayınız.

………..……….

……….……

………..…...

(23)

12. Dizin oluşturmak için gerekli adımlar nelerdir?

………..………...

………..………

13. Forma grafik nesnesi eklemek için gerekli adımlar nelerdir?

………..………...

………..………

14. Veri tabanında en çok kullanılan jokerler nelerdir? Bu jokerleri ve anlamlarını yazınız.

………..………...

………..………

15. Veri tabanı bileşenlerinden raporun tanımı nedir?

………..………...

………..………

16. Access’te veritabanı nesnelerinin süzülmüş listeleri ………..……… listelenir.

17. Veri tabanına resim, film ve ses eklemek için …... ……… kullanılır.

18. Access‘te yeni bir form oluşturmak için ……….. sekmesi ……….. grubu kullanılır.

19. Access’te verileri belirli kriterlere göre seçmek ve sınıflandırmak için ……… kullanılır.

20. Access’te raporların sayfa düzeni ile ilgili düzenlemeleri için ………. sekmesi kullanılır.

BAŞLANGIÇ 1. VERI TABANIYLA İLK ADIMLAR. Konuya Hazırlık 1. Veri tabanı programları hangi amaç için kullanılmaktadır?

A BAŞLANGIÇ

B BİR VERİ TABANI YARATMA

C FORMLARIN KULLANIMI

D BİLGİYE ERİŞİM

E RAPORLAMA

V. ÜNİTE ÖLÇME DEĞERLENDİRME SORULARI

A ^BAŞLANGIÇ

E ^RAPORLAMA