Doküman No: SA Yürürlük Tarihi: Revizyon No/Tarih:

(1)

T.C.

ERZĠNCAN ÜNĠVERSĠTESĠ

ĠDARĠ VE MALĠ ĠġLER DAĠRE BAġKANLIĞI Hizmet Alımı Ġhaleleri ĠĢ AkıĢ ġeması

ĠġLEM / Ġġ AKIġI SORUMLULUKLAR FAALĠYET DOKÜMANTASYON /

ÇIKTI

Talep KarĢılanabilir mi?

HAYIR

EVET

---

Talep Eden Birim Yetkilisi, Evrak Kayıt Memuru, ġube Müdürü

ġube Müdürü Daire BaĢkanı Rektör

Rektör Yardımcıları

ġube Müdürü Daire BaĢkanı

Görevli Memur, ġube Müdürü, Daire BaĢkanı

YaklaĢık Maliyet Komisyonu, GerçekleĢtirme Görevlisi, Harcama Yetkilisi

GerçekleĢtirme Görevlisi, Harcama Yetkilisi

---

Ġhtiyaca iliĢkin talep yazısı (gerekiyorsa teknik Ģartname) evrak kaydına alınır.

Talebin KarĢılana bilirliği incelenir.

Rektörlük Makamı Onayına Sunulur.

Talebin karĢılanamayacağı gerekçesiyle ilgili birime yazı ile bildirilir.

Talebin karĢılanabileceği Rektörlük Makamınca Onay verildikten sonra YaklaĢık Maliyet ve Teknik ġartname Hazırlamak için Daire BaĢkanlığından ve/veya Diğer Birimlerden oluĢacak bir Komisyon oluĢturulur.

YaklaĢık maliyet piyasa araĢtırması yapılarak tespit edilir. YaklaĢık maliyet hesap cetveli çıkartılarak YaklaĢık Maliyet tutarı belirlenir..

Ġhale Onay Belgesi Dokümanı hazırlanır.

---

Ġhtiyaç Listesi, Teknik ġartname

Ödenek Durumu Lüzum Müzekkeresi

Giden Evrak

Görevlendirme Yazısı

YaklaĢık Maliyet Hesap Cetveli ve Ekleri,

Ġhale Onay Belgesi

Doküman No: SA-5-2-2 Yürürlük Tarihi: 01.01.2014 Revizyon No/Tarih:

Mal-Hizmet Alımı Ġhaleleri ĠĢ AkıĢ Süreci

Talebinin Kayda Alınması

YaklaĢık Maliyet Tespit ve Teknik ġartname Komisyonu TeĢkili

YaklaĢık Maliyet Tespiti Onay ĠĢlemi

Ġhale Onay Belgesi

(2)

HAYIR

EVET

HAYIR

EVET

GerçekleĢtirme Görevlisi, Harcama Yetkilisi

Görevli Memur, ġube Müdürü, Daire BaĢkanı

Görevli Memur, ġube Müdürü, Daire BaĢkanı, Rektör Yardımcısı

Görevli Memur, Komisyon Üyeleri, Harcama Yetkilisi

Görevli Memur

Görevli Memur, ġube Müdürü, Daire BaĢkanı,

Alınan ihale onayına göre EKAP’ tan ihtiyaç raporu oluĢturulur. Teknik ġartname EKAP’ a yüklenir. EKAP’ tan Ġhale Kayıt Numarası alınır ve EKAP’

tan ihale dokümanı hazırlanır(Ġdari ġartname ve SözleĢme Tasarısı),

EKAP’ tan Ödeme Pusulası oluĢturularak Ġlan Bedeli yatırılmak üzere SGDB ‘na Gönderilir.

Ġhale Ġlanı Bedeli SGDB tarafından KĠK hesaplarına yarıldıktan sonra EKAP’

tan Sevk ĠĢlem Formu Düzenlenerek EKAP’ a gönderilir.

Yerel Gazetelere Ġhale ilanın yayınlanması için ve Emniyete ihale günü gerekli tedbirlerin alınması için yazılar yazılır.

Ġhale Komisyonu EKAP ta

yayınlandıktan sonra 3(üç) gün içinde Ġhale Komisyonu oluĢturulur ve üyelere tebliğ edilir.

EKAP ’tan E-imzalı ile satın alan firmalar kontrol edilir.

Ġhale Dokumanı Almak isteyen firmaların EKAP’ a kayıtlı olup olmadığı EKAP’ tan kontrol edilir. EKAP’ a kaydı olmayan gerçek/tüzel kiĢilere kayıtlarını yapmadıkları için dokuman satıĢı ilgi görevli memur tarafından gerçekleĢtirilmez.

Ġhale Dokümanı(Teknik ġartname, Ġdari ġartname, SözleĢme Tasarısı)

Ġlan Metni

Ġlan Metni Ödeme Pusulası Harcama Talimatı Muhasebe ĠĢlem FiĢi Teslim Tutanağı

Sevk ĠĢlem Formu

Üst Yazı Ġlan Metni

Ġhale Komisyonu Olur Yazısı

Tebliğ-Tebellüğ Belgeleri

Dokuman Ġndirenlerin Listesi

EKAP' a Kayıtlı Gerçek/Tüzel KiĢi Sorgulama Ġhale ĠĢlem Dosyasının

Hazırlanması

KĠK Ġlan Bedelinin Hazırlanması

Ġhale Ġlanı Yerel Gazetede Yayınlanacak mı?

Ġhale Komisyonu OluĢumu Yerel Gazete ve Emniyet

Tedbirleri

Ġhale Dokümanı EKAP’ tan e- imza ile satın alınmıĢ mı?

Ġhale Dokumanı Almak Ġsteyen Firmalar EKAP’

a Kayıtlı mı?

(3)

HAYIR

EVET

HAYIR

EVET

Görevli Memur, Ġhale Komisyon BaĢkanı Ġhale Komisyon Üyeleri

Ġhale Komisyon BaĢkanı Ġhale Komisyon Üyeleri

Ġlanda belirtilen doküman bedeli istekli firmalardan ilgili hesaba yatırıldığına dair dekont istenir. Ġhale dokümanı satın alındı belgesi görevli memurca EKAP’ tan düzenlenerek firmalara ihale dokuman satıĢı yapılır.

EKAP’ tan Ġhale Dokumanı alanlar kontrol edilir.

EKAP’ tan Ġhale Dokumanı almadığı tespit edilen firmaların teklif zarfları teslim alınmaz.

Ġhale Dokuman alanlardan Ġstekliler teklif zarflarını idareye teslim eder.

Teklif zarfı alındı belgesi EKAP’ tan düzenlenir ve teklif zarfına sıra numarası yazılarak Ġhale Komisyonuna sunulmak üzere görevli memur tarafından teslim alınır.

Gelen teklifler Ġhale Komisyonuna Tutanakla teslim edilir. Ġhale Komisyonu Tutanakla teslim edilen Teklif Zarflarının Kontrolünü yaparak teslim alır.

Ġhale komisyonu ihalenin gerçekleĢtirileceği ihale odasında eksiksiz olarak toplanarak isteklilerin katılımıyla ihaleyi gerçekleĢtirir. Teklif zarfları ve Teklif zarfları içerisinde sunulan evraklar isteklilerin katılımında kontrol edilir.

Teklif Zarfları uygun olmayan

isteklilerin teklif zarfları değerlendirme dıĢı bırakılır.

Dekont, Ġhale Dokümanı Satın Alındı Belgesi

Teklif Zarfı, Teklif Zarfı Alındı Belgesi

Teklif Zarfı Alındı Belgesi ve Teklif Zarfı

Teklif Zarfı Teslim Tutanağı ve Teklif Zarfları

Teklif Zarfları

Zarf Açma Ve Belge Kontrol Tutanağı Teklif Zarfları Tekliflerin Alınması

Tekliflerin Komisyona Teslimi Tekliflerin Alınması

Ġhale Doküman SatıĢı

Teklif Zarfını Teslim etmek Ġsteyen Firma Ġhale Dokumanı AlmıĢ mı?

Firmalar EKAP’

Ġhalenin GerçekleĢtirilmesi

Teklif Zarfları Uygun mu?

(4)

HAYIR

EVET

HAYIR

Birim Fiyat Teklif Mektubu ve Eki Birim Fiyat Cetveli ve Geçici Teminat Mektubu uygun olmayan ve Ġhale Dokümanında Ġstenilen belgelerden eksik olanların teklifleri değerlendirme dıĢı bırakılır.

Bütün Teklif Zarfları açıldıktan sonra istekli firmaların teklifleri okunur ve YaklaĢık Maliyet Ġsteklilerin huzurunda açıklanır ve ihalenin 1. Oturumu ihale Komisyon BaĢkanı Tarafından Kapatılarak Ġhale Kararı alınma aĢamasına geçilir.

Ġhale Komisyonu toplanarak Teklif Zarfları içinde sunulan istekli firmaların evrakları ve fiyatları tek tek kontrol edilir.

Fiyatı yada Evrakı Uygun olmayan isteklinin teklifi değerlendirme dıĢı bırakılır.

Zarf Açma Ve Belge Kontrol Tutanağı Uygun Olmayan Belgelerin Uygun Sayılmama Gerekçeleri

Ġsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlar

Yasaklı Teyit Formu, Ġhale Kararı

Birim Fiyat Teklif Mektubu

Birim fiyat Teklif Cetveli Teklif Zarfı içinde Sunulan Evraklar Uygun Olmayan Belgelerin Uygun Sayılmama Gerekçeleri Birim Fiyat Teklif

Mektubu ve Eki Birim Fiyat Cetveli

ve Geçici Teminat Mektubu uygun

mu? ve Ġhale Dokümanında

Ġstenilen Evrakların tam mı?

Ġhale 1. Oturumunun Kapatılması

Ġhale 2. Oturum AĢaması

Ġsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlarda

ya da Evraklardan Uygun Olmayan

var mı?

(5)

Ġhale Kararı Uygun mu?

HAYIR

EVET

SözleĢmeye Davet Yazısının Tebliği 10(on) gün içinde

ġikayet

BaĢvurusu Var mı?

EVET

HAYIR

Ġhale Yetkilisi

Ġdari ve Mali ĠĢler Daire BaĢkanlığı, Ġhale Yetkilisi, Raportör

Ġhale Komisyon BaĢkanı Ġhale Komisyon Üyeleri Ġhale Yetkilisi

Ġhale Komisyonu Ġhale Komisyon Kararını alır. Ġsteklilere ait yasaklılık sorgulamalarını ve varsa vekâleten katılan vekillerin yasaklılık

sorgulamalarını EKAP üzerinden yapar.

Ġhale Komisyonu Ekonomik Açıdan 1.

ve 2. Teklif veren isteklileri belirler ve EKAP’ tan yasaklılık sorgulamalarını yapar.

Ġhale yetkilisince Ġhale Komisyon Kararı uygun ise uygundur olarak imzalar uygun değilse uygun değildir diye imzalar.

Ġhale Kararının uygun olmadığının gerekçesi isteklilere bildirilir. Ġhale Ġhale yetkilisince gerekçesi ile birlikte iptal edilir.

KesinleĢen Ġhale Kararı ihaleye katılan isteklilere EKAP üzerinde bildirilir ve Harcama Yetkilisine imza ettirilir.

.

ġikâyet baĢvurusu, ihale yetkilisince bizzat ya da görevlendireceği raportör (ler) tarafından sonuçlandırılarak tüm isteklilere bildirilir.

SözleĢme imzalanmadan önce EKAP’

tan Kamu Ġhale Kurumuna itirazen Ģikâyet yapılıp yapılmadığı sorgulanır.

Ġhale Komisyon Kararı Yasaklılık Sorgulaması Teyit Belgesi

Ġhale Ġptal Kararı

KesinleĢen Ġhale Kararı

---

Giden Evrak KesinleĢen Ġhale Kararının Tebliği

SözleĢme Yapılması KesinleĢen Ġhale Kararının

Alınması

Ekonomik Açıdan Teklif Belirlenmesi

Ġhale Komisyon Kararının Onaya Sunulması

(6)

SözleĢmeye Davet Yazısının Tebliği 10(on) gün içinde

Ġtirazen ġikâyet

EVET

BaĢvurusu Var mı?

HAYIR

Yüklenici Firma Ġhale Yetkilisi

KĠK tarafından itirazen Ģikâyet baĢvurusu sonuçlandırıldıktan sonra yayımlanacak karara göre iĢlem yapılır.

Ġhale üzerinde kalan istekliye SözleĢmeye Davet Yazısı EKAP’ tan gönderilir

Ġhaleyi alan firma/firmalarla

sözleĢmenin imzalanması için gerekli belgeler ve kati teminat ile*Kik Payı/

SözleĢme/ Karar Vergisi yüklenici firma tarafından yatırıldıktan sonra sözleĢme imzalanır. KĠK'ten yasaklı teyitleri alınır. SözleĢme ihale yetkilisine onaylatılır.

SözleĢmenin imzalanmasını müteakip KĠK’e EKAP’ tan sözleĢme bildirimi yapılır. SözleĢme SGK’ya yazı ile bildirilir.

Ġhaleyi alamayan firmaların talebi üzerine geçici teminatları iade edilir.

Kesin Teminat muhafaza edilmek üzere SGDB’ na gönderilir.

HakediĢ ĠĢlemlerinin yapılması için 2 Adet Ġhale ĠĢlem Dosyası OluĢturularak HakediĢ Birimine gönderilir.

KĠK Kararı

SözleĢmeye Davet Edilmesine ĠliĢkin Form

SözleĢme Evrakları, SözleĢme, Yasaklı Teyit Formu SözleĢme Tasarısı

Giden Evrak

Dilekçe, Geçici Teminat

Mektubu/Makbuz,

Kesin Teminat Mektubu/Makbuz

Mal/Hizmetin Teslimi Sonucu Kesilen Ġrsaliye Fatura Geçici Teminatların Ġadesi

SözleĢmenin Ġmzalanması

HakediĢ Düzenlenmesi SözleĢmeye Davet Yazısının

Tebliği

SözleĢme Bildirimi

Kesin Teminatın Muhafazası

(7)

Mal Alımı Ġhaleleri ĠĢ AkıĢ Sürecinin Sonlandırılması

SGK’ dan iliĢiksiz belgesi alındıktan yükleniciye Kesin Teminat iade edilir.

Yüklenicinin iĢi sözleĢme kapsamında tesliminden sonra yazılı talebi ile sözleĢme imzalanan iĢ için ĠĢ Bitirme Belgesi Düzenlenir.

Vergi Borcu yoktur Yazısı

SGK Borcu yoktur yazısı Kesin Teminat

Mektubu/Makbuzu

Talep Yazısı, ĠĢ Bitirme Belgesi

Adı Soyadı Görevi Ġmza

Hazırlayan Servet ŞAHİN Bilgisayar İşletmeni

Kontrol Eden Şenay KAVAZ Şube Müdürü

Onaylayan E. Oktay ŞAHİN Daire Başkanı

ĠĢ Deneyim Belgesi Düzenlenmesi Kesin Teminatların Ġadesi