Halkla İlişkilerde Etkinlik Yönetimi

(1)

www.themegallery.com LOGO

Halkla İlişkilerde

Etkinlik Yönetimi

Add your company slogan

(2)

Etkinlik niçin yapılır?

Sizin istediğiniz program gerçekleşebilecek mi?

Yeterli bütçe sağlanmış mı?

Mesaj yüz yüze daha iyi iletilir?

Tek bir yayın kuruluş ile mi görüşülmeli

Haber medyanın izlemesini sağlayacak kadar güçlü mü?

(3)

Hot Tip

 Basın brifingleri/periyodik basın toplantıları

 Temel ihtiyaçlar: Yeterince büyük bir salon, kürsü, konuşmacıların oturacağı masa ve mikrofonlar…

 Ekipmanların rahatça girip çıkabileceği bir yerin seçilmesi

 Toplantı sonrası birebir görüşmelerin yağılabilmesi için özel odanın bulunması

(4)

Diagram

Bütün basın kuruluşlarına toplantının

gerçekleşeceği, yer, tarih ve saatin bildirilmesi

Yapmanız gerekenler

Etkinlik sırasında ya da sonrasında dağıtılmak üzere basın bülteni hazırlanması

(5)

Diagram

Olası katılımcı sayıları Günün hangi saatleri

Nasıl bir sunuş tarzı Ulaşım nasıl Konaklama gerekecek mi?

Basın davetleri Basın davetleri Basın davetleri Basın davetleri

Olası katılımcı sayıları Günün hangi saatleri Nasıl bir sunuş tarzı Ulaşım nasıl

Konaklama gerekecek mi?

Ödül törenleri Ödül törenleri

ve ve

şirket toplantıları şirket toplantıları

Ödül törenleri Ödül törenleri

ve ve

şirket toplantıları şirket toplantıları

Olası katılımcı sayıları Günün hangi saatleri Nasıl bir sunuş tarzı Ulaşım nasıl

Konaklama gerekecek mi?

Ürün Ürün duyurma duyurma toplantıları toplantıları

(6)

Toplantı yerlerinde dikkate alınacak noktalar

 Toplantı yerleri

 Oteller: Yiyecek içecek işini organize etmeleri ve konukları ağırlamaları genellikle kolaydır. Ancak bazı otellerin salonları toplantı yapmak için pek elverişli değildir.

 Meslek odaları: Bunlar mükemmel toplantı yerleri olabilir. Ancak, alışılmadık şeyler yapmak için olanakları sınırlıdır. Genelde,

standart talepleri karşılamak üzere düzenlenmişlerdir.

 ' Restoranlar: Küçük toplantılar, etkinlikler için elverişlidirler.

Özellikle ticari basma yönelik brifingler için. Her zaman iyi yiyecek temin ederler; ancak pahalı olabilirler.

 Konferans merkezleri: Çok işlevsel olmakla birlikte, istenilen toplantı atmosferi bakımından yetersizlikleri olabilir.

 Topluluklar ve dernekler: İşlevsellikleri sinirinin

 Diğerleri: Müzeler, sanat galerileri, kafeler, şatolar, saraylar, Özel veya kamu kuruluşlarının toplantı salonları vb. mutlaka bizzat

görerek aşağıdakileri kontrol etmelisiniz:

(7)

Dikkate alınacak diğer noktalar

İki veya üç toplantı yeri için geçici rezervasyon

yaptırılmalı ve toplantı yeri seçilmeden önce söz konusu

 Mekâna Ulaşım ve giriş

 Salonu kullanabilme süresi

 Işık ve ses düzeneği

 Yiyecek-içecek listeleri (mönüleri)

 Fiyatlar ve iptal ücretleri

 Toplantı odasının atmosferi toplantı temasına

uygun mu?

(8)

Sergiler ve Fuarlar

Ne ölçüde katılacaksınız? Müşteriniz sergi, fuarda bir stant açmak isterse şunları yapmanız gerekecek:

 Stant tasarımcısı veya yapımcısını görevlendirme ve bilgilendirme

 Sergi stantının içeriğini planlama

 Basını, stantı görmeye davet etme ve/veya sergide bir basın toplantısı düzenleme

 Sergiyi gezen basın mensupları için bir medya dosyasının hazırlanması

 Stantı ziyaret eden gazeteciler ve ziyaretçilerle ilgilenme, onlara bilgi verme.

(9)

Eğer bir sergi ya da fuar için kapsamlı bir halkla ilişkiler planı hazırlamanız isteniyorsa

programınız aşağıdaki maddeleri içermelidir:

 Fuardan aylarca önce potansiyel ziyaretçilere yönelik bir doğrudan posta kampanyası

 Fuar öncesi veya sırasında gerçekleştirilecek etkinlikler, yayınlar ve sponsorluk duyuruları

 Açılıştan hemen önce basın tanıtımı ya da resepsiyonu

 Basına fuar boyunca yardım edilmesi

(10)

 Organizasyon Yönetimi Becerileri

 Başarılı bir organizasyon için;

 Görsel-işitsel donanımın kullanıma hazır halde tutulması

 Sahne düzeninin (ses ve ışıklandırma düzeneğinin) işler halde tutulması

 Konuşmaların yazılması ve halka hitap becerileri

 Salon düzeni ve planı

 Yiyecek-içecek ikramı

 Proje yöntemi

(11)

 Mesajlar

 Mesajlarınızı hedef kitlenize ulaştırırken dikkate almanız gerekenler şunlardır:

 • Vermek istediğiniz mesajı iyice belirleyin.

 • Bilgileri paylaşacak yetkiliyi hedef kitleye tanıtın.

 • İletişim kurarken esnek davranın.

 • İletişim politikasını aynı seviyede koruyun.

(12)

 1. İletişim sürecinde mesajın, hedef kitlenin dikkatini

çekecek biçimde dizayn edilmesi gerekir. Kodlamasında, yayınlanmasında, dağıtılmasında böyle davranılmalıdır.

 2. Mesajın kodlanmasında kullanılan simgelerin, mesajı gönderen kadar mesajı alacak, algılayacak, açımlayacak hedef kitle tarafından da bilinen simgeler olması gerekir.

Yani, her iki tarafın benzer yaşam-deneyimlerinin ürünleri kullanılmalıdır.

 3. Hedef kitleye yöneltilen iletişimin etkili olabilmesi için, mesaj, İnsanların bireysel gereksinimlerine seslenmeli, bu gereksinimlerinin farkına varmalarına,

gereksinimlerini gidermelerine yardımcı olmalı, bu yolda onlan aydınlatmalıdır.

(13)

 4. Mesajımızın eriştiği hedef kitle dahilindeki insanların, bütün grup ilişkilerinden soyutlanmış bir durumda

bulunmayacağını bilmemiz gerekir. Uygun zamanda, uygun bir dilde kodlanıp yayınlanan mesajımızın ilgi

çekmesi, öğrenilmesi, akılda tutulması ve belirli bir yönde tutum değişikliği yaratabilmesi için, ayrıca, hedef kitlenin temel değerlerini, tutumlarını, grup standartlarını

bilmemiz de gerekmektedir. Bu sorun, yüz yüze

iletişimde daha kolay; kitle iletişiminde ise çok daha zordur.

 5. Mesajımızın hedef kitleye erişebilmesi için en uygun medya türünün ne olduğunu bilmeliyiz. Bilmiyorsak, bizim mesajımıza benzer mesajlar için rakip reklam

ajanslarının,

(14)

 başka kuruluşların, siyasal partilerin bu konudaki başarılı ve başarısız kampanyalarına, çalışmalarına ilişkin arşiv bilgilerimize göz atmalıyız. Hedef kitlenin medya

türlerine karşı sürdürdüğü ilişkiler, alışkanlıklar, değişik ilgi alanı ya da konularda yeğledikleri medya türleri

hakkında geniş bilgi sahibi olmalıyız. Çoğu kez yapıldığı gibi, "el yordamı" ile ya da "koku alma" ile iletişim

kampanyası yapmaya kalkışmamalıyız. Bu konudaki güçlüklerle başa çıkmanın yolu, karşılaştıktan sonra onlarla boğuşmak değil, bu güçlüklerle hiç

karşılaşmayacağımız yollardan hedef kitleye ulaşmak olmalıdır.

(15)

 6. Sunacağımız mesajdaki - mesajlardaki yeni bilgilerin ilgi çekebilmesi, öğrenilmek istenmesi için, özellikle bu konuda hiç ya da hiç denecek kadar az bilgisi olan "bakir"

hedef kitleler söz konusu olduğunda, onlara "bütünüyle yeni", "bütünüyle yabancı" bir şey gibi görünmesinden kaçınmamız gerekir. Einstein'ın "görelilik" kuramından hiç haberi olmayan insanlara bu kuramı anlatamazsınız. Bu konuda ona yardımcı olacak

"yaşam deneyimleri" ya da dolaylı yoldan edindiği bilgileri olmadığı için dünyaya, nesnelere, olgulara ilişkin alıştığı bilme biçimini bütünüyle tehdit eden böyle bir kuramın ne olduğunu sezinlemeye başlar başlamaz, onu toptan reddetme yoluna gidecektir. Dünyayı alıştığı tarzda "bilmekte" ısrar edecektir; çünkü, onun bu bilme biçimi yanlış da olsa alıştığı ortamda, alıştığı grup ilişkileri içinde yaşadığı gündelik hayatının akışını sürdürmesine yetmektedir. Basit bir hayatın içine kapatılmış basit bir insan için her şeyin ya siyah ya beyaz olması daha "doğal" gelmektedir. Onun anlayabildiği "doğallık", hayatın akışına ters düşmeyen "alıştığı" şeylerdir. Hayatı görünüş düzeyinde algılamaya (ampirik düzeyde algılamaya) alıştığı için nesnelerin, olguların, hayatın şimdiki görünüşünün tarihsel oluşunu (yani, eskiden bugünkü gibi olmadığını/gelecekte de başka türlü olabileceğini) düşünmemektedir.

 7. Görelilik kuramı gibi iletilmesi zor konuları anlatabilecek bir iletişim sürecini

kurgulamadan önce, hazırlayıcı iletişim süreci ile hedef kitlenin bilgi/algılama düzeyini yükseltmeniz gerekmektedir. Kitle iletişiminde hazırlayıcı iletişim süreçlerinin en

önemli örnekleri dış politikalardaki değişikliklerin gündeme oturtulmasıdır.

(16)

Halkla ilişkiler Araçları ve Bilinmesi Gerekenler

 Taktikler ve Araçlar

 Hedef kitleyi tanımlayıp inceledikten sonra, kurumun avantajı doğrultusunda hazırlanacak mesajları hedef kitleye iletmek için

kullanılan yöntemlerin tümü taktiktir. Mesajın hedef kitleye en yaygın şekilde iletilmesi ise medya aracılığıyla Olur. Medyaya, hangi

aktiviteyle, hangi boyutta bir mesajın ulaştırılacağının kararı ise çok dikkatli verilmelidir.

 Halkla ilişkiler kampanyasının planlanmasındaki araçlar basın toplantıları, basın bültenleri, özel görüşmeler, fabrika hırlan,

seminerler, açık oturumlar, sponsorluklar gibi aktivitelerdir. Ancak unutulmamalıdır ki, araç olarak planlanan aktivite ne olursa olsun mutlaka medya kullanılmalıdır.

 Medya İlişkileri

Kampanya planının uygulanmasında en büyük yardımcı, her zaman için medyadır. Kampanya araçlarınız olan basın bültenleri, basın toplantıları, özel röportajlar, sponsorluklar gibi aktivitelerle siz

kurumunuzun adını basında duyurarak kendi lehinize kamuoyu

(17)

Cycle Diagram

Text

Text Text

Cycle name

Add Your Text

(18)

Diagram

Text Text Text Add Your

Title Text

•Text 1

•Text 2

•Text 3

•Text 4

•Text 5

Add Your Title Text

•Text 1

•Text 2

•Text 3

•Text 4

•Text 5

Text

(19)

Diagram

Add Your Text Add Your Text

Add Your Text

(20)

Diagram

Add Your Text

(21)

Diagram

Add your text Add your text

Add your text Add your text Add your text

Your Your Slogan Slogan

here here Your Your Slogan Slogan

here here

(22)

Diagram

Add Your Title Add Your Title Text

Text

Text

(23)

Diagram

Text Text

Text

Title

Text

Text Text

Add Your Text

(24)

Diagram

Click to

add Title ^Text

Text Text

Text

(25)

Diagram

You r Text

Yo ur T

ext

You r Text

2001 2002 2003 2004

(26)

Diagram

Add Your Text Add Your Text

Add Your Text

(27)

Block Diagram

TEXT TEXT TEXT TEXT

TEXT TEXT TEXT TEXT

(28)

Table

Add Your Title Add Your Title

Add Your Title Add Your Title Add Your Title

Add Text Text Text Add Text

(29)

3-D Pie Chart

Title Title

Add Your Text

(30)

Marketing Diagram

(31)

www.themegallery.com LOGO

Add your company slogan