END 418 Proje Yönetimi Bahar 2016
- Proje Süreçleri -
Yrd. Doç. Dr. Bülent Gümüş
Bilgi Alanları (Knowledge Areas)
Proje Paydaş Yönetimi
Sayfa 3
Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi
(Develop Project Charter )
Proje Beratı (Project Charter) projenin resmen başladığını duyurur, üst yönetimin destek ve onay verdiğini gösterir. Basit ama çok
önemli bir dokümandır.
Proje varlığını onaylar.
Proje yöneticisi formal olarak atanır ve duyurulur.
Proje ürünü/hizmetini tanımlar.
Projenin hedeflediği iş gereksinimini tarifler
Proje Yöneticisini ihtiyaç duyacağı kaynakları tedarik etmesi için yetkilendirir.
5
Project Statement of Work (Proje Beyanatı):
Bir projenin finansal veya operasyonel amacını veya ihtiyacını belgeler.
Müşteri veya Sponsor tarafından oluşturulur.
Business Case: (İş Gerekçesi - Olurluk incelemesi) Proje beyanatını daha net olarak, bir takım tekniklerle destekler.
Net Present Value(NPV)
Internal Return of Rate (IRR)
Cost-Benefit Ratio
Payback Period
Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi
(Develop Project Charter )
Uzman Görüşleri
(Expert Judgement)
PMI birçok proje yönetim sürecinin Araç ve Teknikler kısmında Uzman Görüşleri’ne yer verir.
Uzmanlar sürecin planlanması ve yürütülmesi sırasında fikir beyan edebilecek kişilerdir.
Profesyonel ve teknik kişiler/kuruluşlar
Endüstri grupları
Organizasyondaki diğer birimleri
Danışmanlar
Konuyla ilgili uzmanlar
Proje Beratı Neler İçerir?
1. Projenin adı
2. Projenin amacı ve gerekçesi
3. Ölçülebilir proje hedefleri ve başarı kriterleri 4. Üst seviye proje tanımı, ürün karakteristikleri 5. Aşamalar ve kilometre taşı listesi
6. Özet bütçe
7. Üst seviye riskler
8. Atanmış proje yöneticisi ve takımı, sorumlulukları ve yetkileri
9. Proje duyurusunu onaylayacak kişiler
7
Proje Başlangıcı
• Proje kısıtları
• Kısıt türleri – Zaman – Bütçe – Kalite
– Kaynak kısıtları – Teknolojik kısıtlar – Yönetimin talimatları
Proje Başlangıcı
• Proje Varsayımları
– Proje paydaşlarının proje ile ilgili varsayımlarının anlaşılması ve dökümante edilmesi gereklidir
– Projelerin ileri bir aşamasında, belirli bir varsayımın yanlış çıkması veya unutulması yüzünden proje başarısızlıkla
sonuçlanabilir
9
Kaynak: Zen ve Uygulamalı Proje Yönetimi Sanatı, 2006 11
Proje Başlatma Belgesi- Örnek
Proje Hikayesi
13
Paydaların Belirlenmesi
(Identify Stakeholders)
• Proje paydaşları, projeden doğrudan/dolaylı etkilenen/etkileyen şahıs, grup ve kurumlardır.
• Proje paydaşlarının belirlenmesi süreci projeden olumlu veya olumsuz etkilenen şahıs ve organizasyonların
belirlenmesi ve onların proje başarısına yönelik olarak ilgi, katılım ve etkilerini belgelemek üzere yapılan
çalışmadır.
Paydaş Analizi
• Paydaşlar belirlenir.
• Paydaşların ilgi sahaları belirlenir.
• Paydaşların güç ve etkileri belirlenir.
• Paydaların projeye ne amaçla dahil edileceği belirlenir.
• Bilgi alışverişi amacıyla mı paydaş?
• Danışılmak üzere mi paydaş?
• Uzlaşma sağlaması için mi paydaş?
• Sorumluluk taşıması için mi paydaş?
• Paydaşlar için katılım şekli belirlenir. Paydaşları katılım için motive etmenin yöntemlerini araştırın.
15
Paydaş Analiz Matrisi
Proje Paydaş Listesi
Tanımlama Bilgisi: Ad-Soyad, organizasyondaki yeri, görev yeri, projedeki rolü, iletişim bilgileri
Değerlendirme Bilgisi: Temel gereksinimleri, beklentileri, projedeki potansiyel etkisi, hangi aşama ile en çok ilgili olduğu
Paydaş Sınıfı: İç/Dış veya Destek/Tarafsız/Karşıt
17
Proje Başlatma Toplantısı
Kickoff Meeting
Proje yöneticisi ve projede görev alacak birimler belli olduktan sonra proje başlangıç toplantısı (kickoff
meeting) organize edilir.
Amacı, projeye katılacak olan tüm partilerin aynı masa etrafında bir araya gelerek projenin yapılma nedeni, amaçları ve hedefleri hakkında fikir birliğine varmasını sağlamaktır.
Toplantıda hem işi yapacak olan taraf, hem de
projeyi kabul edecek olan iş sahibi/müşteri bulunur.
END 418 Proje Yönetimi Bahar 2016
Planlama Süreçleri Grubu
21
Proje Yönetim Planı
Proje Planlaması
Planlar hiçbir şeydir, planlama her şeydir!
“Plans are nothing, planning is everything.”
-- Dwight Eisenhower
23
Proje Planlaması
• Proje planlama, projenin başlangıcında ve proje süresince yapılması gereken sürekli bir aktivitedir.
• Proje planlamanın öncelikli amacı, proje takımına, nelerin yapılmasına ilişkin gerekli detay yönlendirmeyi sağlamaktır.
• “Planlar hiçbir şeydir” çünkü:
– Tam olmayan bilgiye dayanarak üretilmiş tahminleri gösterir – Planlar tamamlandığı anda eskimiş olurlar
• Ancak, bu demek değildir ki planlar kullanılmamalıdır!
Proje Planı ne işe yarar?
Bütün katılımcıların aşağıdaki sorularına cevap verir
Ne yapılacak?
Nasıl birlikte çalışılacak?
Ne bekleniyor?
Kimlerin dahil edileceğinin organize edilmesinde kullanılır
Kaynakların işlere atanmasında kullanılır
Kilometre taşlarında tamam/devam kararları vermekte kullanılır
Sorunları anlamamıza ve daha iyi kararlar vermemize yardımcı olur
Potansiyel güçlükleri keşfetmeye, geleceği görmeye yarar.
Sırasal ilişkileri düzenler.
İletişimin nasıl olacağını belirler
Kayıt oluşturma, geleceğe aktarmayı sağlar.
25
Planlama her şeydir! Çünkü…
Planlama, meseleleri anlamanızı sağlar Bilgi
Edindiğiniz bilgi, daha iyi kararlar vermenizi sağlar Beklenen gelişmeler
Beklenmeyen problemler
Edindiğiniz bilgi sayesinde, planlara ne zaman ve neden
uymayacağınızı bilirsiniz!
Planlamada Problemler
Beklentilerin bilinmemesi
Bilgi seviyesinin yeterli olmaması
Bir tarihe yetişme paniği ile planlamanın hızlı yapılması veya hiç yapılmaması
Amaçların değişmesi
Belirsizliklerin doğru planlamaya izin vermeyecek kadar fazla oluşu.
27
Plan Yapmaya İsteksizlik
Ekstra zaman ve efor gerektirmesi
Üretken olmadığının düşünülmesi
Yapan kişiye sorumluluk yüklemesi
Planların gerçekleşeceğine dair güvensizlik
Nasıl planlama yapılacağının bilinmemesi
Proje Planlama Süreci
SÖZLEŞME
Kapsam Tanımlama
"NE"
WBS
"KİM"
"NE"
YAPAR
"KİM"
Organizasyon
"NASIL"
Ağ yapısı
"NE ZAMAN"
İş Programı
TL/$
"NE KADAR"
Bütçe Planı
"NE OLUYOR"
Sapma Çözümlemeleri Sorumluluk
Matrisi
29
Planlama Nasıl Başlar?
Kaba Plan
Proje Yöneticisi atandıktan sonra 2-4 hafta arasında oluşturulur.
Taslak Plan
Kapsam belli olduktan sonra yapılır
Her faz sonunda güncellenir.
Proje Planının İçeriği
• Ürün bilgileri
• Proje bilgileri
• Proses/Süreç bilgileri
31
Ürün bilgileri – Sistem
• Sistemin kısa tanımı:
– Sistemin kullanım senaryoları
– Mimarinin ve ana parçaların özeti
– Kullanılacak teknolojinin açıklanması
– Anahtar performans amaçları ve sistem kısıtları – Riskler
Proje bilgileri
• Kontrat tipi (sabit fiyat, maliyet +, vb.)
• Raporlama yapısı
• Müşteri ile ilişki
• Projenin yapılacağı yer(ler)
• Güvenlik ile ilgili konular
• Riskler
33
Proje bilgileri – Takvim
• Ürün geliştirme modeli (ör. Şelale, spiral, vb.)
• Ana (Mastır) plan (Başlıca aktiviteler)
• Ana (Mastır) takvim
– Ana kilometre taşları ve amaçlar – Önemli aktivitelerin zamanlaması
– Ana gözden geçirmeler (ör. Gereksinim gözden geçirme toplantısı, öntasarım gözden geçirme, detay tasarım
gözden geçirme, vb.)
Proje bilgileri – Organizasyon
• Organizasyon kırılım ağacı (Organizational breakdown structure)
– Önemli roller ve sorumluluklar – Proje dahilinde raporlama yapısı – Önemli ilişkiler ve iletişim yolları
– Önemli roller için gerekli kabiliyet ve beceriler
• İş kırılım ağacı, İKA (Work breakdown structure, WBS)
• Alt-yüklenici (taşeron) ve ortak (co-contractor) ilişkileri
35
Proje bilgileri – Örnek proje ölçümleri
• Hangi aktiviteler tamamlandı
– Planlanan – Gerçekleşen karşılaştırması
• Efor ve bütçe harcamaları
Süreç bilgisi
• Sistem geliştirmede, değerlendirme ve testinde kullanılacak metot ve süreçler
• Kilometre taşları ve gözden geçirmeler (reviews)
• Alt-yüklenici yönetimi metotları
• Kullanılacak araçlar
• Süreç iyileştirme teknikleri
• Risk analiz ve yönetim teknikleri
• Kalite kontrol ve konfigürasyon yönetimi gibi diğer destek aktivitelerinde kullanılan süreçler
• Riskler
37
Örnek süreç ölçümleri
• Kontrol ve gözden geçirmelerde hataları bulabiliyor muyuz?
• Bulunan hatalar ve hata düzeltme oranları
• Hatalar yüzünden tekrar işlerin sayısı/büyüklüğü
Tanımlanan süreçler takip ediliyor mu?
Süreçler amaçlarına ulaşabiliyor mu?
• Giriş
– Geçmiş çalışmalar
– Sözleşme ve müşteri bilgileri
• Proje Tanımı
– Projenin amacı
– Sistem (ürün veya hizmet) tanıtımı
– Beklenen çıktılar (Ürün ve dokümanlar)
• Proje Organizasyonu – Organizasyon şeması
– Görev, yetki ve sorumluluklar
• İş Dağılım Ağacı ve İş Tanımlar (Özet)
• Proje Takvimi(Özet)
• Proje Bütçesi (Özet)
Proje Yönetim Planı İçeriği (Tipik)
39
• Proje Takibi ve Kontrolü – Toplantılar
– Dokümanlar / Planlar / Raporlar
– Teknik Performans ve Maliyet/Program Kontrolü – Teknik Problem Kontrolü
– Değişiklik Kontrolü
– Malzeme Tedarik ve İzleme
• Dokümanların Saklanması – Yazışmalar
– Proje Dokümanları
• Gizlilik Önlemleri
• Ekler
– Ana Program
Proje Yönetim Planı İçeriği (Tipik)
Plan statik (durağan) ancak
planlama dinamiktir (devamlıdır)
Planlar genellikle olduğu gibi takip edilmezler!
İlerledikçe, daha fazla bilgiye sahip olursunuz.
Planların güncellenmesiyle herkes etken bir şekilde koordine edilir ve sağlıklı iletişim sağlanır.
41
Gereksinimlerin Toplanması
Collect Requirements
Proje hedeflerine ulaşmak için proje paydaşlarının ihtiyaçlarını tanımlama ve belgeleme sürecidir.
Gereksinim Dökümanı
Mevcut Durum - Ulaşılmak istenen hedef
İş ve proje hedefleri
Ürünle ilgili fonksiyonel gereksinimler
Hizmet, performans, güvenlikle ilgili ihtiyaçlar
Kalite ihtiyaçları
Destek ve eğitim ihtiyaçları
Gereksinim takip matrisi (requirment traceability matrix)
43
Gereksinimlerin Toplanması ve Dengelenmesi
Görüşmeler
Belirli bir konuda uzman paydaşların bir araya geldiği odak gruplar
Farklı perspektifteki paydaşların bir araya gelmesi (tasarımcı ve son kullanıcı)
Beyin Fırtınası (Brainstorming)
Zihin Haritaları (Mind Maps)
Anketler
45
Kapsamın Tanımlanması
Define Scope
Proje Başarısı için kritik faktörlerin başında «kapsamın doğru ve eksiksiz anlaşılması» ve kapsamın doğru
yönetilmesi gelir.
Kapsamın iyi yönetilememesi
Gecikmelere
Kalitesiz ürünlere ve
Aşılmış bütçelere yol açar….!
Kapsamın Tanımlanması
Gereksinimlerin toplanması ile birlikte Proje Kapsam Bildirimi (Scope Statement) hazırlanır.
Başarısız projelerin çoğunda ya bu belge hiç
hazırlanmamıştır veya başlangıçta anlaşılan kapsam fazlasıyla değişmiştir.
Proje Kapsam Bildiriminde, proje temel kısıtları
teslimatlar ve tahminler başlangıç sürecine göre daha detaylı olarak belirlenir.
47
PROJE KAPSAM BİLDİRİMİ
Proje Başlatma Belgesi’nin detaylandırılması ile oluşur
Projenin yapılış amacı
Projenin temel teslimatları (deliverables)
Proje kabul kriterleri
Kısıtlar ve varsayımlar
Öngürülen temel riskler ve söylenebiliyorsa alınabilecek potansiyel önlemler
Kaba maliyet ve tarih tahminleri
Kapsamın Tanımlanması
49
İş Kırılım/Dağılım Ağacı/Yapısı
• İş Kırılım Ağacı, İKA (Work Breakdown Structure – WBS) proje sonuçlarına ulaşmak için gerçekleştirilecek
(önemsediğiniz/kontrol etmek istediğiniz) bütün faaliyetleri içerir.
– Ürün geliştirme aktiviteleri – Yönetim aktiviteleri
– Destek aktiviteleri
– Dokümantasyon, eğitim, seyahat, vb.
WBS proje yönetimini kolaylaştırır
Büyük hedefe ulaşmak için ara hedefler belirlenir.
Sorumlulukların atanmasını kolaylaştırır.
Maliyetlerin çıkartılmasını kolaylaştırır.
Kapsam değişikliklerinin takibini kolaylaştırır.
Risk yönetimini kolaylaştırır.
Ekip ihtiyacı daha kolay belirlenir.
Projenin genel takibi kolaylaşır.
51
Ürün Bazlı WBS
Süreç Bazlı WBS
53
WBS Örneği
1 Software for “C” Compiler 1.1 Build a “C” Compiler
1.1.1 Build a User Interface 1.1.2 Build a File System 1.1.3 Build a Parser
1.1.4 Build a Code Generator 1.1.5 Build a Run Time System
1.2 Build the Test Suite for the Compiler 1.2.1 etc.
1.3 Write Documentation
1.4 Write Installation Software
İKY – Faz temelli ayrışım örneği
55
WBS’in Süreçlerle Etkileşimi
İKA - Terminoloji
• Aktivite (Activity)
• İş Paketi (Work Package)
• Tahminlerin Temeli (Basis of Estimate)
• İş Paketi Şablonu
57
İKA - Aktivite
• İKA’nın her seviyesinde yapılacak işler.
• Her bir aktivite bir gereksinime karşı gelir / gelmesi gerekir.
• Yönetim, kaynakların bulunması, geliştirme sürecinin detayları gibi işler direk gereksinimlere karşı
gelmeyebilir
İş Paketi (Work Package)
İş paketi, İKA’nın en alt seviyesindeki aktivitelerdir.
Başlangıcı ve bitimi belirlidir
Maliyeti tahmin ve takip edilebilir
Yönetebilecek kadar küçük ancak ayrıca yönetilmeyi gerektirecek kadar büyüktür
Bütçeden atama yapmak için uygundur
İnsan, saat, maliyet/para, bilgisayar, makine, vb.
59
Tahminlerin Temeli (Basis of Estimate)
• İş paketinin ve maliyet tahminin sebeplerinin tanımı
Tahminlerin Temeli Aktivite: Müşteri toplantıları için seyahat
İKA #: 1.5.2.3 Maliyet: $16,800 Tanım: Müşteri toplantıları için 4 seyahat. Her bir
seyahate 3 mühendis katılacak ve 2 gün sürecek
İş Paketi Şablonu / WBS Dictionary
Aktivite: Dosyalama sisteminin tasarımı WBS #: 1.1.3.2 Süre: 3 ay
Girdiler: Dosyalama sistemi için müşteri isterleri Çıktılar: Dosyalama sistemi tasarım dokümanı
Gözden geçirme (review): Ön tasarım gözden geçirmesi, detay tasarım gözden geçirmesi ve ara emsal (peer) gözden
geçirmeleri
Çıkış kriteri: Dosyalam sistemi tasarımı bütün isterleri karşılayacak ve tasarım standartlarına uyacak
Detaylı Tanımı: Booch metot ve nesneye dayalı tasarım yaklaşımı kullanılarak dosyalama sisteminin tasarımının yapılması.
61
WBS Dictionary (İKY Sözlük)
İKY - Riskler
• Çok detaylı olabilir
• İş tanımları çok muğlak olabilir
• Bazı aktiviteleri unutulabilir – 0 zaman, 0 bütçe!
• Önlemler: Gözden geçirmeler, aktivitelerin gereksinimlere takibi, periyodik güncelleştirmeler…
63