5. ÜNİTE. Üniteye Hazırlık

(1)

Veri tabanı UygUlamaları

1. Kişisel verilerin bilgisayar ortamında nasıl saklandığını araştırınız.

2. Ülkemizde devlet kurumları milyonlarca kişinin bilgisini nasıl tutmaktadır? Araştırınız.

3. Okuldaki bilgisayarda bir öğrenci hakkında hangi bilgiler tutulmaktadır? Araştırınız.

5. Veri tabanı programları hangi amaçla kullanılmaktadır? Araştırınız.

Üniteye Hazırlık

5. ÜNİTE

(2)

A. BAŞLANGIÇ

MS Access bir veri tabanı programıdır. Bir konuyla ilgili çok sayıda verinin tutulmasına, depolan- masına ve belli bir mantık içerisinde gruplara ayrılmasına veri tabanı denir. Veri tabanı programları; bilgisayara verilerin toplanması, toplanan verilere erişimi, istenilen veriler üzerinde değişiklik yapılmasını ve istenilen verilerin listelenmesini sağlayan bir yapıdır.

1. Veri Tabanıyla İlk Adımlar

a. Veri Tabanı Uygulamasını Açma

Veri tabanı programı MS Access’i açmak için Başlat menüsüne tıklanır, açılan menüden Tüm Programlar seçeneği seçilir, gelen menüden Microsoft Office seçeneği altında yer alan Microsoft Office Access programına tıklanır.

Bu işlemler sonrasında karşımıza MS Access program penceresi gelecektir (Resim 5.1).

MS Access uygulaması ekranında; Başlık Çubuğu, Menü Çubuğu, Durum Çubuğu ve Görev Bölmesi alanları bulunmaktadır. Bu ekranda sadece Veri Tabanı Araç Çubuğu standart olarak bulun- maktadır (Resim 5.1).

b. Mevcut Veri Tabanını Açma

MS Access veri tabanı programı yüklendiğinde örnek veri tabanı olan Northwindde bilgisayara yüklenir. Bu veri tabanı dünya çapında gıda maddesi ihracatı ve ithalatı yapan “Northwind Traders”

adında hayal ürünü bir şirketin satış verilerini içerir. Northwind bizim yapacağımız veri tabanı uygu- lamaları için örnekler oluşturmaktadır. MS Access’in çalışma mantığını anlamak için kendi verilerinizi girmeden önce mevcut veri tabanının verileriyle deneme yapabilirsiniz.

Konuya Hazırlık

1. MS Access programını bilgisayarımıza nasıl yükleriz? Araştırınız.

2. Günümüzde kullanılan veri tabanı programları hangileridir? Araştırınız.

Resim 5.1: MS Access penceresi Başlık Çubuğu

Veri Tabanı Araç Çubuğu

Menü Çubuğu Görev

Bölmesi

Durum Çubuğu

(3)

Mevcut veri tabanı olan Northwind’i açmak için aşağıdaki adımları takip edelim:

1. Yardım menüsü altında bulunan Örnek Veri Tabanları… komutunu seçelim.

2. Örnek Veri Tabanları… komutu altından Northwind Örnek Veri Tabanı komutuna tıklayalım (Resim 5.2).

Böylece Northwind örnek veri tabanı açılmış olacaktır (Re- sim 5.3).

Açılan veri tabanında; Tab- lolar, Sorgular, Formlar, Ra- porlar, Sayfalar, Makrolar ve Modüller bulunmaktadır.

Bu nesnelerin işlevleri aşa- ğıdaki gibidir:

Tablolar: Veri tabanının ana bileşeni ve bilgilerin tutuldu- ğu yer tablodur. Bir veri tabanın- da ilk olarak tablolar, ardından

tablolar esas alınarak diğer bölümler oluşturulur. Hazırlanan bir veri tabanında birden çok tablo buluna- bilir.

Sorgular: Bu bölümde; hazırlanan tablolarda tutulan kayıtlar arasından, belli şartları taşıyanlar gö- rüntülenebilir, bu kayıtlar üzerinde işlem yapılabilir veya bu kayıtlarla yeni bir tablo oluşturulabilir.

Formlar: Formlar hazırlanarak mevcut tablolara bilgiler kolayca girilebilir ve tablolardaki bilgiler daha anlaşılır bir biçimde görüntülenebilir.

Raporlar: Bu bölüm, tablolardaki bilgileri belirli bir düzende kâğıda dökebilmek için kullanılır.

Sayfalar: Veri erişim sayfasında, veri tabanında kaydedilen veriler görüntülenebilir, istenen verilere ekleme yapılabilir, düzenlenebilir veya işlenebilir. Sayfa aynı zamanda Excel gibi başka kaynaklardan gelen verileri de kapsayabilir.

Makrolar: Veri tabanında birden fazla işlemi bir defada yapmak için tasarlanan küçük program parçalarıdır.

Modüller: Access’te başka küçük program parçacıkları hazırlamak da mümkündür. Bu bölümde Visual Basic programı kullanılarak program parçaları da yazılabilir.

c. Veri Tabanı İçindeki Kaydı Değiştirme

MS Access veri tabanı programında oluşturduğumuz bir tablodan verileri değiştirmek için aşağıda- ki adımları takip edelim:

Resim 5.2: Örnek veri tabınını açma

Resim 5.3: Northwind örnek veri tabanı penceresi

(4)

1. Açık olan mevcut Northwind veri tabanı dosyasının Nesne- ler bölümünden Tablolar bölü- müne tıklayalım (Resim 5.3).

2. Ekrana gelen hazırlanmış tab- lolar listesinden Categories’e çift tıklayalım. Categories tablosu açılacaktır.

3. Category Name sütunundan “Beverages”’ metnini seçelim ve yerine “İçecek” metnini yazalım (Resim 5.4)

Bir kayıt üzerinde değişiklik yapıldıktan sonra diğer kayıtlara geçildiğinde son yapılan değişiklik otomatik kaydedilir.

ç. Kaydetme

Açık olan veri tabanı üzerinde değişiklik yapıldığında çalışmaların kaydedilmesi gerekir. Kayıt işlemi için aşağıdaki seçeneklerden biri kullanılır:

1. Dosya menüsünden Kaydet komutu- nu kullanmak.

2. Klavyeden CTRL+S tuşlarına birlikte basmak.

3. Araç çubuğu üzerinde bulunan Kaydet ( )simgesine tıklamak.

Yukarıdaki seçeneklerden herhangi biri seçildiğinde karşımıza Resim 5.5’teki Farklı Kaydet penceresi açılır. Buradan bir tablo ismi verilerek Tamam düğmesine tıklanır.

d. Veri Tabanını Kapatma

Üzerinde çalıştığımız veri tabanını kapatmak için aşağıdaki seçeneklerden biri kullanılır:

1. Dosya menüsünden Çıkış komutunu vermek.

2. MS Access penceresinin sağ üst köşesinde bulunan kapat ( ) simgesine tıklamak.

3. Klavyeden ALT + F4 tuşlarına birlikte basmak.

e. Yardım Fonksiyonlarını Kullanma

MS Access veri tabanı uygulamasında bir konuyla ilgili yardım almak için aşağıdaki adımları takip edelim:

1. Yardım menüsünü açalım.

Resim 5.4: Kayıt değiştirme

Resim 5.5: Kaydetme penceresi

Çalışma Etkinliği

Category Name sütunundan “Confections”’ metni yerine “Tekstil” metnini yazınız.

(5)

2. Açılan menüden Microsoft Office Acces Yardımı komutunu tıklayalım.

3. Ekranın sağ tarafına Yardım penceresi açılır (Resim 5.6).

4. Ara kutucuğuna aramak istediğimiz bir veya birden fazla anahtar söz- cüğü yazalım ve Aramayı Başlat ( ) simgesine tıklayalım. Arama sonucunda bulunan konular altta listelenecektir.

2. Temel Ayarları Yapma

a. Veri Tabanı Uygulamasının Sayfa Görünümünü Değiştirme

MS Access veri tabanında nesnelerin sayfa görünümünü değiştirmek için ilk önce hazırlanmış nes- ne açılır ve Görünüm menüsünden istenilen görünüm tipi seçilerek değişiklik uygulanmış olur.

b. Araç Çubuğu Özelliklerini Değiştirme MS Access uygulaması ekranında bulu- nan araç çubuklarını kaldırmak veya yenilerini eklemek için aşağıdaki adımları takip edelim:

1. Görünüm menüsündeki Araç Çubuk- ları altından Özelleştir komutunu seçe- lim (Resim 5.7).

2. Açılan Özelleştir penceresinden Araç Çubukları sekmesine tıklayalım ve bu- rada bulunan listedeki araç çubuklarını işaretleyerek aktif hâle gelmelerini sağ- layalım.

Resim 5.7: Araç çubukları penceresi

Resim 5.6: Access yar- dımı görev bölmesi

Ek Bilgi

Access Yardım penceresini açmak için ayrıca klavyeden F1 tuşu kullanılabilir.

Yardım penceresini açmanın diğer bir yolu da Veri Tabanı Araç Çubuğu üzerinde bulunan Microsoft Office Access Yardımı ( ) simgesine tıklamaktır.

Access Yardım penceresinde “Tablolar” metnini aratarak tablolar hakkında bilgi edininiz.

(6)

DEğErlEnDirmE Soruları

1. Bir konuyla ilgili çok sayıda verinin tutulmasına ve depolanmasına ne denir?

A) Tablolama B) Veri Tabanı C) Bilgi İşlem

D) Verileme E) İnternet

2. MS Access veri tabanı programı kurulduğunda bilgisayara yüklenen örnek veri tabanı ismi nedir?

A) Northwind B) Access C) Örnek veri

D) Traders E) WordAccess

3. Veri tabanında birden fazla işlemi bir defada yerine getirmek için hazırlanan ve kulla- nılan küçük program parçalarına ne ad verilir?

A) Tablo B) Rapor C) Sayfa

D) Sorgu E) Makro

4. MS Access veri tabanında nesnelerin sayfa görünümünü değiştirmek için kullanılan menü aşağıdakilerden hangisidir?

A) Biçim B) Dosya C) Görünüm

D) Pencere E) Düzen

5. Access Yardım penceresini açmak için kullanılan klavye tuşu aşağıdakilerden hangisi- dir?

A) F1 B) F2 C) F3 D) F4 E) F5

(7)

B. BİR VERİ TABANI YARATMA

MS Access’te veri tabanı oluşturmadan önce mutlaka iyi bir planlamaya ihtiyaç vardır. Oluşturu- lacak veri tabanını nerelerde, kimlerin, hangi amaçlar için kullanacağı ve içerisinde hangi nesnelerin olması gerektiği açıkça belirtilmelidir. Ayrıca veri tabanını hazırlayan kişinin bu kıstasları çok iyi analiz etmesi ve verileri ona göre hazırlaması gerekmektedir.

1. Temel İşlemler

a. Veri Tabanını Planlama ve Tasarlama

İyi bir veri tabanı oluşturmanın en önemli adımı planlama ve tasarlamadır. Veri tabanı tasarlamada, tasarımın amacı ve ne için kullanılması gerektiği belirlenmelidir.

Tasarım aşamasında aşağıdaki kıstaslar dikkate alınmalıdır:

1. Hazırlayacağınız veri tabanını kimler kullanacaksa onlarla konuşunuz.

2. Veri tabanının hangi raporları oluşturmasını istiyorsanız taslağını çiziniz.

3. Veri tabanında verilerinizi kaydetmek için kullandığınız formları bir araya getiriniz.

4. MS Access’te Tabloları, sorguları ve diğer nesneleri oluşturmadan önce tasarımınızı kâğıt üze- rinde oluşturmak ve üzerinde çalışmak iyi bir fikirdir. Ayrıca tasarlamakta olduğunuz veri tabanı- na benzeyen ve iyi tasarlanmış veri tabanlarını da inceleyebilirsiniz.

5. İyi tasarımlanmış bir veri tabanı genellikle gerek duyduğunuz bilgileri gösteren farklı türde sor- gular içerir.

6. Tasarımda diğer bir adım da veri tabanınızda gerek duyduğunuz alanları belirlemektir. Veri tabanında her alan belirli bir konuyla ilgili bir olguyu içerir. Örneğin, ürünlerinizle ilgili hangi olgu- ları bulundurmak istersiniz? Düşünün: Ürünün adı, üretim tarihi, üretim yeri, içindekiler ve son kullanma tarihi. Belirlediğiniz bu olguların her biri için ayrı ayrı alan oluşturmanız gerekecektir.

7. Ayrıca oluşturacağınız veri tabanında ana nesne olan tabloları belirlemelisiniz. Her tablo bir konu hakkında bilgi içermelidir. Daha önce belirlediğiniz olgulardan yararlanarak alan listenizi oluşturunuz. Bu liste ihtiyaç duyduğunuz tablolara ilişkin ipuçları sağlar.

Tasarım aşaması tamamlandığında öncelikle MS Access programında oluşturacağımız veri ta- banlarını kaydetmek için Belgelerim klasörü içindeki “MS Office Uygulamalarım” klasörünün içerisine

“MS Access Uygulamalarım” adlı bir klasör oluşturunuz. Ardından aşağıdaki adımları izleyerek veri tabanı oluşturabilirsiniz:

Konuya Hazırlık

1. İnsanlar hafızalarında ne gibi bilgileri gruplandırarak tutmaktadır? Tartışınız.

2. Veri tabanlarına bilgi kaydetmenin bir sınırı var mıdır? Araştırınız.

(8)

1. Dosya menüsünden Yeni seçeneğini tıklayınız. Yeni Dosya penceresi görev bölmesinde açıla- caktır.

2. Yeni Dosya penceresinden Boş veri tabanı seçeneğini seçiniz.

3. Ekrana Yeni Veri Tabanı Dosyası penceresi gelecektir (Resim 5.8).

4. Kayıt Yeri olarak daha önce oluşturulan MS Access Uygulamalarım klasörünü seçiniz.

5. Dosya adı bölümüne Öğrenci İşleri ismini giriniz.

6. Oluştur düğmesine tıkladığınızda tablo belirtilen konumda oluşturulur.

7. Bu işlemler sonrasında ekrana Öğrenci İşleri veri tabanı dosyasının açılmış olduğu görülür (Resim 5.9).

Resim 5.8: Yeni veri tabanı dosyasının kaydı penceresi

Resim 5.9: Öğrenci işleri veri tabanı penceresi

(9)

b. Tablo Oluşturma

Hazırladığımız veri tabanına ana bileşen olan tablo oluşturmak için aşağıdaki adımları takip edelim:

1. Açık olan “Öğrenci İşleri” Veri Tabanı pen- ceresinde Nesneler bölümünden Tabloları seçelim (Resim 5.9).

2. Sağ taraftaki seçeneklerden herhangi birisi- ni seçelim.

Açılan penceredeki (Resim 5.10) tabloda ilk sü- tuna alan adları tanımlanır, ikinci sütuna alanın veri

türü belirtilir. Tanım bölümü ise o alanla ilgili açıklama satırıdır.

Aşağıda tabloda veri türleri ve açıklamaları verilmiştir:

VERİ

TÜRLERİ AÇIKLAMA

Metin Alfabetik ve sayısal türde her türlü bilgi veya işlem gerektirmeyen bilgilerin girilebildiği alan türüdür. Bu alan maksimum 255 karakter bilgi alır.

Not Bir tablo alanı için metin türünün uzunluğu yetmiyorsa not türü seçilebilir. Bu tür alanlara 65535 karaktere kadar bilgi girilebilir.

Sayı

Üzerinde işlem yapılabilecek sayısal verilerin girilebileceği alan türüdür. Alan boyutunu belirler- ken aşağıdaki boyut türleri seçilebilir

1. Bayt : 0 ile 255 arasında değer alabilir. 1 Bayt yer tutar.

2. Tamsayı : -32768 ile 32767 arasında değer alabilir. 2 Bayt yer tutar.

3. Uzun tamsayı : -2 147 483 648 ile 2 147 483 647 arasında değer alabilir. 4 Bayt yer tutar.

4. Tek ve Çift : Çok büyük sayılar ve ondalık kesirler için kullanılır. 15 basamak sayıyı tutar, üstünü ise 10 üssü olarak yazar. 4-8 Bayt yer tutar.

5. Ondalık Sayı : 28 basamağa kadar sayı tutar. 12 Bayt yer tutar.

Tarih/Saat Tarih ve saat türündeki bilgilerin girilmesi için kullanılır.

Para Birimi Parasal değerler için tanımlanır. Bu alanda 15 basamak tamsayı, virgülden sonra da 4 basamak bilgi tutulabilir.

Otomatik

Sayı Bu bilgi alandaki sayı değeri girilen her yeni kaydın numarası otomatik olarak tutulur.

Evet/Hayır Bu bilgi alanı iki sonuçlu bilgiler için kullanılır. Evet/Hayır, Açık/Kapalı, Doğru/Yanlış gibi veriler tutulur.

Köprü İnternet adresi gibi bir yere bağlantı kurmak için bu veri türü kullanılır. Bu alana girilen veriye tıklanırsa yazılı olan İnternet adresine bağlantı kurulur.

OLE Nesnesi Resim, ses, film gibi nesnelerin veri tabanına eklenmesini sağlar.

Resim 5.10: Tasarım görünümünde tablo penceresi

(10)

Aşağıdaki gibi örnek bir tablo oluşturmaya çalışınız.

1. Tasarım görünümündeki tabloda Alan Adı sütununu tıklayınız ve ilk alan için “Sıra Nu.”

metnini yazınız. Bilgisayar otomatik olarak Veri Türü sütununa varsayılanı Metin yapar.

Siz Veri Türü’nü Otomatik Sayı olarak değiştiriniz.

2. Diğer alanları da Resim 5.11’deki gibi doldurunuz.

3. Tablo oluşturma işlemini tamamladıktan sonra tasarım penceresini kapatınız.

4. Kapatırken tablo üzerinde yaptığınız değişiklikleri kaydetmek isteyip istemediğiniz soru- lacaktır. Evet diyerek değişiklikleri kaydediniz.

5. Daha sonra ilk defa oluşturdu- ğunuz bu tablonun isminin ne olacağını soran bir pencere gelir (Resim 5.12). Herhangi bir isim vererek Tamam düğmesine tık- ladığınızda tablo veri tabanınıza eklenecektir.

Ek Bilgi

Tanım sütununa alanla ilgili açıklayıcı bilgi yazılabilir. Ancak bu sütuna herhangi bir bilgi girme zorunluluğu yoktur.

Resim 5.11: Tablo tasarım görünümü

Resim 5.12: Tablo kaydı farklı kaydet penceresi tıklanabilir.

Ek Bilgi

Bir hücreye girilen bilgi içerisinde home ve end tuşları kullanılarak başa veya sona gidile- bilir. Veri tabanı penceresini öne getirmek için F11 tuşu kullanılır.

c. Tablo İçinde Hareket Etme

Tablo içinde hareket etmek için herhangi bir hücre tıklanabilir veya yön tuşları kullanılarak hücreler arasında hareket edilebilir. Aynı kayıttaki alanlar arasında hareket etmek için Tab tuşu kullanılabilir.

(11)

ç. Tabloya Veri Girme

Veri tabanı penceresi açıkken Tablolar nesnesinden oluşturduğumuz “ÖĞRENCİ BİLGİLERİ” tablosunu seçelim. Aç düğmesine tıklayarak tablonun açılmasını sağlayalım.

Açılan Tabloda her satır ayrı bir kayıt tutar. Tablomuza yeni kayıt eklemek için tablonun en altında bulunan boş satır kullanılır. Tablomuzdaki boş satıra yeni kayıt girilmeye başlar başlamaz bu satırın bir altına yine boş bir satır oluşturulduğunu görürüz. Tablo alanlarına bilgi girildikten sonra Enter tuşuna basılarak bir sonraki alana geçilebilir.

Siz de tablonuza Resim 5.13’teki gibi örnek bilgiler giriniz.

Tabloya bilgi girişi sırasında bazı sütunların gizlenmesi istenilebilir. Bunun için aşağıdaki adımları takip edelim:

1. Biçim menüsünden Sütunları Göster seçeneğini seçelim (Resim 5.14).

2. Buradan gizlemek istediğimiz alanın işaretini kaldı- rarak Kapat düğmesine tıklayalım:

2. Anahtarları Tanımlama

a. Birincil Anahtarı Tanımlama

Birincil anahtar, işlemlerin hızını artırmak ve tabloyu diğer tablolardaki yabancı anahtarlarla iliş- kilendirmek için kullanılır. Birincil anahtar olarak tanımlanacak alana girilen veri, tabloda o alandaki her kayıttan farklı olmalıdır. Örneğin, Cep telefonu, T.C. Kimlik Nu., Müşteri Nu., Sipariş Nu. gibi. Tablo- da bir birincil anahtar tanımlamak için aşağıdaki adımları takip edelim:

1. Daha önce oluşturduğumuz “Öğrenci İşleri” veri tabanı dosyasını açalım.

2. Tablolar nesnesine tıklayarak “Öğrenci Bilgileri” tablosunu seçelim ve Tasarla düğmesine tıklayalım. Tablomuz tasarım görünümünde açılacaktır.

3. Tablomuzun alanlarından benzersiz olan ve veri girilebilecek alan sadece “Numarası” olduğun- dan birincil anahtar olarak tanımlayabiliriz.

Resim 5.13: Öğrenci bilgileri tablosu

Resim 5.14: Sütunları göster penceresi

“ÖĞRENCİ BİLGİLERİ” tablosunda Doğum Tarihi alanını gizleyiniz ve daha sonra tekrar

gösteriniz.

(12)

4. “Numarası” alanı üzerinde sağa tık- layalım ve açılan menüden Birincil Anahtarı seçelim (Resim 5.15).

5. Dosya menüsünden Kaydet komutu- na tıkladığımızda tablo birincil anahtar tanımlanmış olarak kaydedilecektir.

b. İndeks Oluşturma

MC Access’te bir veri tabanı tablosundaki belirli bilgiye hızlı erişim sağlamak için Dizin kullanılabilir.

Dizin bir veri tabanı tablosundaki bir veya daha fazla sütunun değerlerini sıralayan bir yapıdır. Örneğin, ÖĞRENCİ BİLGİLERİ tablosunun “SOYADI” sütunu. Belirli bir eleman soyadına göre aranıyorsa dizin, tablodaki tüm satırları aramaya göre daha hızlı bir şekilde bilgi alınmasına yardım eder. Dizin oluştur- mak için aşağıdaki adımları takip edelim:

1. ÖĞRENCİ BİLGİLERİ tablosunu Ta- sarım görünümünde açalım.

2. Görünüm menüsünden Dizinler seçe- neğine tıklayarak Dizinler penceresinin açılmasını sağlayalım.

3. Dizinler penceresini Resim 5.16’daki gibi dolduralım.

4. Bu işlemlerden sonra penceremizi ka- patalım.

3. Tablo Tasarımı

a. Tablo Özelliklerini Değiştirme

Daha önce oluşturulan ÖĞRENCİ BİLGİLERİ tablosunun özelliklerini değiştirmek için aşağıdaki adımları takip edelim:

1. Doğum Tarihi alanı üzerinde farenin sağ tuşuna tıklayalım ve açılan menüden Satır Ekle’yi seçelim.

2. Yeni açılan satıra “ADRES” adını girelim ve veri türünü Metin olarak ayarlayalım.

Resim 5.15: Öğrenci bilgileri tablosu

Resim 5.16: Öğrenci bilgileri penceresi

Ek Bilgi

Dizin oluşturmak için tablomuz tasarım görünümünden açıkken Araç çubuğunda bulunan Dizinler ( ) simgesini tıklayabiliriz.

ÖĞRENCİ İŞLERİ tablosunda, NUMARASI alanını azalan olarak belirleyiniz.

(13)

3. Böylece yeni bir kayıt alanı oluşturmuş olu- ruz.

4. ADRES alanını fare yardımıyla en alta ala- lım.

5. Böylece tablomuz Resim 5.17’deki tasarım görünümünü alır.

b. Alan Özelliklerini Değiştirme

ÖĞRENCİ BİLGİLERİ tablosunun alan özellik-

leri üzerinde değişiklik yapabiliriz. Bunun için aşağıdaki adımları takip edelim:

1. Öncelikle tablomuzu tasarım görünümünde açalım.

2. “Numarası” alanı için Alan Boyutu bölümüne Tamsayı, Gerekli bölümünü ise Evet olarak belirleyelim (Resim 5.18).

3. “Adı” alanı için Alan boyutu “15”, Giriş Maskesine on beş tane yan yana “?” karakteri koyalım. Böyle- ce bu alana sadece alfabetik değer girilebilir. Gerekli bölümünü ise Evet olarak seçelim (Resim 5.19).

4. Soyadı alanı özelliklerini Adı alanıyla aynı yapalım.

5. Tablomuzu kaydedelim. Böylece tablomuzun alan özelliklerini değiştirmiş olduk.

4. Veri Tabanını Güncelleme

a. Tablodaki Verileri Değiştirme

Tablodaki bir veriyi değiştirmek için aşağıdaki adımları takip edelim:

1. Veri tabanı penceresi açıkken Tablolar nesnesinden oluşturduğumuz ÖĞRENCİ BİLGİLERİ tablosuna çift tıklayarak tablomuzun açılmasını sağlayalım.

Resim 5.17: Tabloda değişiklik

Resim 5.18: Adı alanı özellikleri Resim 5.19: Numarası alanı özellikleri

(14)

2. Sıra Nu. “3“ olan kaydın “Adı” alanındaki “Mustafa” verisine tıklayalım ve “Mert Mustafa” şek- linde değiştirelim (Resim 5.20).

3. Enter tuşuna basarak değişikliğin aktif olmasını sağlayalım.

b. Tablodaki Verileri Silme

Açık olan “ÖĞRENCİ BİLGİLERİ” tablosu üzerindeki bir veriyi silmek için aşağıdaki adımları takip edelim:

1. Sıra Nu. “2“ olan kaydın “Doğum Tarihi” alanında bulunan “02.05.1993” verisini fare yardımıyla seçelim.

2. Klavyeden Delete tuşuna basalım. Böylece kaydımızın bu verisi silinecektir (Resim 5.20).

c. Veri Tabanına Kayıt Ekleme

Tabloya yeni bir kayıt eklemek için aşağıdaki adımları takip edelim:

1. “ÖĞRENCİ BİLGİLERİ” tablosunu aktif hâle getirelim.

2. Ekle menüsünden Yeni Kayıt seçeneğine tıklayalım.

3. İlk alanda Resim 5.21’deki yeni verileri yazalım, ardından sonraki alana gitmek için klavyeden ENTER veya TAB (sekme) tuşuna basalım.

4. Her alandaki veri girişini tamamladıktan sonra Dosya menüsünden Kaydet seçeneğine tıklaya- rak kaydedilmesini sağlayalım.

Resim 5.20: Tablodan veri değiştirme

Resim 5.21: Kayıt ekleme

Ek Bilgi

• Tabloyu kaydetmek için Tablo Veri Sayfası araç çubuğu üzerinde bulunan Kaydet ( ) simgesine tıklanır.

• Veri girerken bir yanlışlık yapılmış ise Geri Al ( ) simgesine tıklanarak işlem geri alına- bilir. Bulunulan alanda yapılan değişiklikleri iptal etmek için klavyeden ESC tuşuna basılır.

(15)

ç. Veri Tabanından Kayıt Silme

Mevcut veri tabanı tablomuzdaki Sıra Nu. “2” olan kaydı silmek için aşağıdaki adımları takip edelim:

1. ÖĞRENCİ BİLGİLERİ tablosunu aktif hâle getirelim.

2. Sıra Nu. “2” olan kaydın en solundaki kutucukta iken fa- renin sağ tuşuna tıklayıp açılan menüden Kayıt Sil seçe- neğini tıklayalım (Resim 5.22).

3. Açılan pencerede bu kaydı silmek isteyip istemediğimiz sorulacaktır. Evet düğmesine tıklayarak işlemi onaylaya-

lım. Resim 5.22: Kayıt silme

Ek Bilgi

Kayıt silmek için silmek istenilen kayıt üzerinde iken Delete tuşuna basılır veya araç çubu- ğu üzerinde bulunan Kayıt Sil ( ) simgesine tıklanır.

1. Veri tabanı ana bileşenlerinden biri aşağıdakilerden hangisidir?

A) Sorgu B) Sayfa C) Form

D) Tablo E) Modül

2. Tablomuzdaki alanların hangi veri türlerini içerebileceğini belirleyen özellik aşağıdaki- lerden hangisidir?

A) Veri düzeni B) Veri türü C) Veri çeşidi D) Veri biçimi E) Veri yapısı

3. Aşağıdaki veri türlerinden hangisi, bilgi alanına iki sonuçlu veriler girmek için kullanılır?

A) Metin B) Köprü C) OLE D) Not E) Evet/Hayır

4. Aşağıdakilerden hangisi Alan Özellikleri iletişim kutusunda alana belirtilen koşullara göre veri girmek için kullanılır?

A) Geçerlilik Kuralı B) Biçim C) Varsayılan Değer

D) Gerekli E) Sıralı

5. Tablo içinde aynı kayıttaki alanlar arasında hareket etmek için hangi tuş kullanılır?

A) Alt B) Tab C) Ctrl D) Enter E) End

(16)

C. FORMLARIN KULLANIMI

MS Access veri tabanı programında Form nesnesi, özellikle veri tabanına kolay bir şekilde veri girilmesi veya verilerin daha anlaşılır bir şekilde görüntülenmesi için kullanılır. Oluşturulan tablo açıldı- ğında aynı anda birçok kayıt görülebilir. Formda birçok kayıt yerine tek bir kayıt ve o kayda ait veriler bir ekranda belirli bir düzen içerisinde görüntülenir. Form ekranı kullanılarak tabloya bilgi girilebilir veya değişiklik yapılabilir.

1. Form Oluşturma

a. Basit Bir Form Oluşturma

Daha önce oluşturduğumuz “Öğrenci İşleri” veri tabanı dosyasına bir form oluşturmak için aşağı- daki adımları takip edelim:

1. Öncelikle Öğrenci İşleri veri tabanı dosyasını açalım.

2. Veri tabanı penceresinde Nesneler bölümünden Formlar seçeneğine tıklayalım.

3. Gelen seçeneklerden Sihirbazı Kullanarak Form Oluştur seçeneğini seçelim.

Karşımıza Resim 5.23’teki Form sihirbazı penceresi gelecektir. Bu pencerede formumuzda hangi tablolardan, hangi verilerin yer alacağını belirleriz. Birçok tablo veya sorgudan seçim yapabiliriz. İlk önce Tablolar ve Sorgular’dan hangi tablodan veri alınacağı belirlenir ve daha sonra bu tablonun alan isimleri Kullanılabilir Alanlar bölümünde görülür. Bu alanlardan kullanılmak istenen seçilir ve Taşı ( ) simgesine tıklanarak Seçili Alanlar bölümüne alınır. Tüm alanlar alınmak istenirse Tümünü Taşı ( ) simgesine tıklanır.

4. Tablolar ve sorgular bölümünden ÖĞRENCİ BİLGİLERİ tablosunu seçelim.

5. Kullanılabilir Alanlar bölümün- den tüm alan isimlerini Tümünü Taşı ( ) simgesine tıklayarak Seçili Alanlar bölümüne aktara- lım ve İleri düğmesine tıklayalım.

Konuya Hazırlık

1. Bir işe başvuran kişiden form doldurmasını istemenin faydaları nelerdir? Tartışınız.

2. Sınıflarda oturma planı yapılmasının amacı nedir? Tartışınız.

Resim 5.23: Form sihirbazı 1. adım penceresi

(17)

Karşımıza çıkan Resim 5.24’teki pencerede bizden formumuza bir yerleşim düzeni seçmemiz istenmektedir.

1. Sütunlu seçeneğini seçelim ve İleri düğ- mesine tıklayalım.

2. Erkana gelen pencereden forma hangi stili uygulamak istediğimizi belirleyelim (Resim 5.25).

1. Uluslararası stilini seçelim ve İleri düğme- sine tıklayalım.

2. Son aşamada Resim 5.26’daki pencerede formumuz için başlık olarak “ÖĞRENCİ FORMU” metnini yazalım ve Son düğme- sine tıklayalım.

Oluşturduğumuz form, ekranımızda görüntüle- necektir (Resim 5.27).

Resim 5.27: Öğrenci formu penceresi Resim 5.26: Form sihirbazı 4. adım penceresi

(18)

b. Formları Kullanarak Veri Tabanına Bilgi Girme Form kullanarak veri tabanına bilgi girmek için aşa- ğıdaki adımları takip edelim:

1. “Öğrenci İşleri” veri tabanı dosyasını açalım.

2. Veri tabanı penceresinde Nesneler bölümün- den Formlara tıklayalım.

3. Açılan pencerede daha önce oluşturduğumuz

“ÖĞRENCİ FORMU” seçeneğine çift tıklayarak formumuzun açılmasını sağlayalım.

4. Yeni kayıt eklemek için Yeni Kayıt ( ) simgesine tıklayalım. Karşımıza böylece boş bir form penceresi açılacaktır.

5. Bu pencereye Resim 5.28’deki verileri girelim.

6. Dosya menüsünden Kaydet seçeneğine tıklayarak kayıt işlemini tamamlayalım.

2. Form Görüntüsünü Değiştirme

Hazırlanan formların görüntüsünü değiştirmek için formun tasarım görünümünde açılması gerekir.

Bu işlem için aşağıdaki adımları takip edelim:

1. “Öğrenci İşleri” veri tabanını dosyasını açalım.

2. Nesneler bölümünden Formlar nesnesine tıklayalım ve “ÖĞRENCİ FORMU” nu Tasarım ek- ranında açalım.

3. Görüntü değişiklerini yapmak için daha önce hazırladığımız formumuz tasarım görünümünde açılacaktır.

4. Değişikliklerimizi açılan bu form üzerinde yapalım ve kaydederek işlemi tamamlayalım.

a. Metni Biçimleme

Tasarım görünümünde açılmış formda verilerin metin biçimini değiştirmek için aşağıdaki adımları takip edelim:

1. “Sıra Nu.” alan ismini fare yardımıyla seçelim.

2. Biçimlendirme araç çubuğundan Yazı Tipini “Tahoma”, Yazı Tipi Boyutunu “10”, “Kalın”, Yazı Tipi Rengini “Yeşil” olarak belirleyelim.

3. Bir önceki adımı her alan ismi için tek tek uygulayalım ve son aşamada formumuzu kaydedelim.

Resim 5.28: Yeni kayıt ekleme penceresi

Formdaki alan isimlerinin Yazı Tipini “Arial”, Yazı Tipi Boyutunu “12”, “Kalın”, Yazı Tipi Rengini de “Mavi” olarak değiştiriniz.

(19)

b. Arka Plan Renklerini Değiştirme Form Tasarımında arka plan rengini değiş- tirmek için aşağıdaki adımları takip edelim:

1. Alanlara veri girişi için kullanılan metin kutularından “Sıra Nu.” alan ismini se- çelim.

2. Biçimlendirme araç çubuğundan Dol- gu/Arka Plan Rengi olarak “Açık Sarı”

rengini seçelim.

3. Bir önceki adımı her veri girişi metin ku- tusu için tek tek uygulayalım.

4. Tasarım görünümümüz Resim 5.29’daki gibi olacaktır. Bütün bu değişiklikler sonrasında formumuzu kaydedelim.

c. Şekil ya da Grafik Dosyası Ekleme Forma şekil ya da grafik dosyası eklemek için aşağıdaki adımları takip edelim:

1. Öncelikle “ÖĞRENCİ FORMU” nu tasa- rım görünümünde açalım.

2. Ekle menüsünden Resim seçeneğine tıklayalım.

3. Gelen Resim Ekle penceresinde bilgi- sayarımızdaki mevcut resimlerden birini seçelim ve Tamam düğmesine tıklaya- lım.

4. Tasarım ekranına gelen resmin kenarlarında bulunan noktalardan tutarak uygun boyuta getire- lim ve resmi istediğimiz bir konuma yerleştirelim.

5. Tasarım görünümümüz Resim 5.30’daki gibi olacaktır. Son olarak formumuzu kaydedelim ve işlemimizi tamamlayalım.

ç. Nesnelerin Sıralanışını Değiştirme

Formumuza ait her bir nesnenin yerini değiştirmek mümkündür. Bunun için Tasarım görünümünde açık olan formdaki mevcut nesnelerden birini tıklayarak istediğimiz yere sürükleyebiliriz. Böylece tüm nesnelerimizi istediğimiz konumda ekranda düzenleyebiliriz.

Resim 5.29: Form görünümünü değiştime

Resim 5.30: Forma şekil ya da grafik dosyası ekleme

Formunuzun alt bölümüne bir çiçek resmi yerleştiriniz.

(20)

1. Veri tabanına kolay bir şekilde veri girilmesini veya görüntülenmesini sağlayan nesne aşağıdakilerden hangisidir?

A) Tablo B) Sorgu C) Form

D) Rapor E) Makro

2. Oluşturduğumuz formlarda bulunan simgesinin görevi aşağıdakilerden hangisidir?

A) Son Kayıt B) İlk Kayıt C) Yeni Kayıt

D) Bir Sonraki Kayıt E) Kayıt Sil

3. Tasarım görünümünde açık olan formdaki değişiklikleri kaydetmek için aşağıdaki me- nülerden hangisi kullanılır?

A) Dosya D) Düzen C) Biçim

D) Ekle E) Araçlar

4. Formumuza şekil ya da grafik dosyası eklemek için aşağıdaki menülerden hangisi kul- lanılır?

A) Dosya B) Düzen C) Biçim

D) Ekle E) Araçlar

5. Tasarım görünümünde formumuzda bulunan verilerin metin biçimini değiştirmek için hangi araç çubuğu kullanılır?

A) Standart B) Veri tabanı C) Biçimlendirme

D) Düzen E) Metin Biçimi

(21)

Ç. BİLGİYE ERİŞİM

Oluşturduğumuz veri tabanı dosyasında, birden çok tablo üzerinde belirlediğimiz kriterlere uygun kayıtlara ulaşmak isteyebiliriz. Bizim tam olarak belirlediğimiz koşulları karşılayan verileri bulmak ve almak için bir Sorgu oluştururuz. Hazırladığımız bir sorguyla birden çok kaydı aynı anda değiştirebilir, silebilir veya verilerimiz üzerinde hesaplamalar yapabiliriz.

1. Temel İşlemler

a. Veri Tabanı Programını Kurma ya da Veri Tabanı Oturumuna Girme

Oluşturulan veri tabanı dosyalarında tüm kullanıcıların nesnelere erişimi ve üzerinde değişiklik yap- maları çok büyük problem oluşturabilir. Veri tabanı kullanıcı hesapları oluşturularak kullanıcılara veri tabanındaki bilgi ve kaynaklara erişimde belirli ayrıcalıklar sağlanır. Grup hesabı, birkaç tane kullanıcı hesabı içerir ve grubun veri tabanındaki nesnelere erişimini ve izinlerini denetlemek ve yönetmek için bir yol oluşturur. Oturum açma işlemleri için aşağıdaki adımları takip edelim:

1. Daha önce oluşturduğumuz “Öğrenci İşleri” veri tabanını dosyasını açalım.

2. Araçlar menüsünden, Güvenlik seçeneğinden, Çalışma Grubu Yöneticisi’ne tıklayalım.

3. Açılan Çalışma Grubu Yöneticisi penceresinden Katıl’a tıklayalım (Resim 5.31).

4. Karşımıza gelen Çalışma Grubu Bilgi Dosyası penceresinden Tamam düğmesine tıklayarak işlemlerimizi tamamlayalım (Resim 5.32).

b. Verilen Kriterlere Dayanarak Kayıt Bulma

Doğru bilgiye ulaşmak için elimizde bazı kriterler (ipuçları) olması gerekmektedir. Örneğin, bulun- duğumuz şehirde binlerce kişi arasından ismini bilmediğimiz bir kişiye ulaşmak için onunla ilgili bazı kriterler ortaya koyarak aradığımız kişiye ulaşmamız mümkündür. Kişinin cinsiyeti, yaş aralığı, yaklaşık boyu, kilosu, teninin rengi, mesleği gibi kriterler listemizi binlerce kişiden birkaç kişiye düşürebilir.

Oluşturduğumuz veri tabanlarında da yüzlerce hatta binlerce kayıt arasından bazı özel kayıtlara ulaşmamız gerekebilir. Bizim bu kayıtlara ulaşmamız için bazı koşullar öne sürmemiz gerekecektir. Veri tabanı dosyamızda bu ihtiyacımız için Sorgu nesnesi kullanılmaktadır.

Konuya Hazırlık

1. Kütüphanelerde araştırma yaparken aradığınız bir kitabı bulmak için hangi yöntemlere başvurursunuz?

2. “Verileri filtreleme” ifadesi size ne çağrıştırıyor? Açıklayınız.

Resim 5.31: Çalışma grubu yöneticisi penceresi Resim 5.32: Çalışma grubu bilgi dosyası penceresi

(22)

c. Basit Bir Sorgu Oluşturma

MS Access veri tabanı programında ilk sorgumuzu oluşturmak için aşağıdaki adımları sırasıyla uygulayalım:

2. Veri tabanı penceresi Nesneler bölümünden Sorgular seçeneğine tıklayalım.

3. Sağ taraftaki bölmeden Sihirbazı Kullanarak Sorgu Oluştur seçeneğine tıklayalım.

4. Basit Sorgu Sihirbazı ekranı açılacak- tır (Resim 5.33).

İlk önce Tablolar ve Sorgular’dan hangi tablodan veri alınacağını belirleyelim. Bu tablonun alan isimleri Kullanılabilir Alanlar bölü- münde görüntülenir. Bu alanlardan kullanmak istediğimizi seçelim ve Taşı ( ) simgesine tıklayarak Seçili Alanlar bölümüne alalım. Tüm alanları silmek istersek Tümünü Taşı ( ) simgesine tıklayalım.

5. Tablolar ve sorgular bölümünden ÖĞ- RENCİ BİLGİLERİ tablosunu seçelim.

6. Kullanılabilir Alanlar bölümünden “NUMARASI”, “ADI” ve “SOYADI” alanlarını seçelim ve Taşı ( ) simgesine basarak Seçili Alanlar bölümüne aktaralım ve İleri düğmesine tıklaya-

lım (Resim 5.33).

7. Sonraki ekranımızda bizden sorgumuzun ayrıntılı mı yoksa özet mi yapılacağını belirtmemiz istenir. Ayrıntılı sorgu seçeneğini seçerek İleri düğmesine tıklayalım (Resim 5.34).

8. Yeni gelen pencerede sorgumuza başlık olarak “ÖĞRENCİ BASİT SORGU” metnini yazalım ve Son düğmesine tıklayalım (Resim 5.35).

Resim 5.33: Basit sorgu sihirbazı 1. adım penceresi

Resim 5.34: Basit sorgu sihirbazı 2. adım penceresi Resim 5.35: Basit sorgu sihirbazı 3. adım penceresi

(23)

9. Oluşturduğumuz sorgu, ekranımıza gelecektir (Resim 5.36).

ç. Çoklu Kriterlere Dayanarak Sorgu Oluşturma

Veri tabanımız binlerce kayıttan oluşabilir. Bunun için sorgulama yaparken çoklu kriterler koyarak sınırlı sayıda verinin ekrana gelmesini sağlayabiliriz. Öğrenci İşleri veri tabanında kayıtlı “1994” yılın- dan önce doğmuş “Erkek” leri sorgulamak için aşağıdaki adımları takip edelim:

1. “Öğrenci İşleri” veri tabanı dosyamız açıkken veri tabanı nesneler bölümünden Sorgular seçe- neğine tıklayalım.

2. Sağ taraftaki bölmeden Tasarım Görünümün- de Sorgu oluştur seçeneğine tıklayalım.

3. Ekrana Tabloyu Göster penceresi gelecektir (Resim 5.37). Bu pencereden Öğrenci Bilgileri tablosunu seçip Ekle düğmesine tıklayalım ve daha sonra bu pencereyi kapatalım.

4. Bu aşamada sorguda kullanacağımız alanları seçeceğiz. Tablomuzdan SINIFI, ADI, SOYADI, DOĞUM TARİHİ, CİNSİYETİ alanlarına çift tık- layalım. Bu alanlarımız Sorgu tasarımı ekranına eklenecektir.

5. Tasarım penceremizi Resim 5.38’deki gibi dolduralım.

Resim 5.36: ÖĞRENCİ BASİT SORGUSU: Seçme sorgusu

Resim 5.37: Tobloyu göster penceresi

Resim 5.38: Sorgu tasarım penceresi

(24)

6. Dosya menüsünden Kaydet seçeneğine tıklayalım ve sorgumuza “ERKEKLER <1994” ismini verelim. Sorgu tasarım ekranımızı kapatalım.

7. Sorgulardan “ERKEKLER <1994” ismini çift tıklayarak sorgumuzun açılmasını sağlayalım. Kar- şımıza Resim 5.39’daki gibi bir pencere gelecektir.

d. Sorguyu Kaydetme

Oluşturduğumuz veya üzerinde değişiklikler yaptığımız sorguyu kaydetmek için aşağıdaki seçenek- lerden biri kullanılabilir:

1. Dosya menüsünden Kaydet komutunu seçmek.

2. Klavyeden CTRL+S tuşlarını kullanmak.

3. Standart Araç Çubuğunda yer alan Kaydet ( ) düğmesine tıklamak.

e. Filtreler Ekleme

Veri tabanı penceresinden Sorgular nesnesine tıklayalım ve “ERKEKLER <1994” sorgusunu açalım.

1. SINIFI alanında bulunan bilgilerden 11/C yazan bir verinin üzerinde sağ tıklayalım ve gelen menüden Seçime Göre Filtre Uygula seçeneğine tıklaya- lım (Resim 5.40).

Resim 5.39: ERKEKLER <1994 Seçme sorgusu

Resim 5.40: Filtre ekleme

ÖĞRENCİ BİLGİLERİ tablosunda numarası 300’den küçük kayıtları gösteren bir sorgu oluşturunz.

(25)

2. Ekranımızda yalnızca sınıfı “11/C” olan kayıtlar kalacaktır (Resim 5.41).

f. Filtreleri Kaldırma

Uyguladığımız filtreyi kaldırmak için herhangi bir kayıt üzerinde sağ tıklanır ve Filtre/Sıralama Kal- dır seçeneği seçilir.

2. Sorguyu Arıtma

Daha önce oluşturulan sorgular üzerinde değişiklikler yapılabilir. Yeni alanlar eklenebilir veya var olan alanlar sorgudan çıkarılabilir.

a. Sorguya Alanlar Ekleme

Daha önceden oluşturulan sorguya yeni alanlar eklemek için aşağıdaki adımları takip edelim:

1. Veri tabanı penceresinde Nesneler bölümünden Sorgulara tıklayalım.

2. Sorgulardan “ERKEKLER <1994” sorgusunu seçelim ve Tasarla düğmesine tıklayalım.

3. Açılan Sorgu Tasarım Görünümü penceresinde CİNSİYET alanı yanındaki boş olan Alan kutusuna tıklayalım.

4. Alan adı olarak NUMARASI alanını seçelim (Resim 5.42).

Böylece artık sorgumuzda NUMARASI bilgileri de listelenecektir.

b. Sorgudan Alanları Kaldırma

Tasarım görünümünde sorgumuzun hangi alanının sorgudan kaldırılmasını istiyorsak o alanın Gös- ter satırındaki işareti kaldırılır. Sorgudan kaldırılmak istenen alanın fare yardımıyla seçilerek klavye- den Delete tuşuna basılması da diğer bir yöntemdir.

Resim 5.41: Filtre ekleme

Ek Bilgi

Seçtiğimiz veriye göre filtre uygulamanın bir diğer yolu ise Sorgu Veri Sayfası Araç Çubu- ğundan ( ) simgesine tıklamaktır.

Resim 5.42: Sorguya alan ekleme

(26)

3. Seçme ve Sınıflandırma

a. Verilen Kritere Dayanarak Verileri Seçme ve Sınıflandırma

Veri tabanlarımızda sorgular oluştururken kullana- cağımız ölçütler önemlidir. Sorgu tasarımı penceresi açıkken ölçüt deyimini, alanınızın Ölçüt sütununa yaza- rak veya Deyim Oluşturucu’yu kullanarak girebilirsiniz (Resim 5.43). Deyim Oluşturucu’yu görüntülemek için Ölçüt hücresi üzerinde farenin sağ tuşu tıklanır ve açı- lan menüden Oluştur komutu seçilir.

Sorgu ve filtrelerde alan ölçütleri için aşağıdaki ifadeler kullanılabilir:

Alan Açıklaması İfade Sonuç

Öğrencinin Yaşı > 15 15’ten büyük sayılar

Öğrencinin Boyu < 145 145’ten küçük sayılar

Öğrencinin Soyadı > “MERT” Alfabetik olarak MERT’ten sonra gelenler Doğum Tarihi >#05.10.1998# Doğum tarihi belirtilen tarihten büyükler

Doğum Tarihi Between #10.02.1990#

And #16.10.1993# Doğum tarihi belirtilen tarihler arası olanlar Öğrencinin Cinsiyeti Not “ERKEK” Cinsiyeti ERKEK olmayan kayıtlar

Öğrencinin Yaşı Not 16 Yaşı 16 olmayan kayıtlar

Öğrencinin Sınıfı Not 9* Sınıfı “9” karakteri ile başlamayan kayıtlar Öğrencinin Adı In(“Hakan”, “Ezgi”) Adı “Hakan” veya “Ezgi” olan kayıtlar

Doğum Yeri “Adana” Doğum yeri “Adana” olan kayıtlar

Öğrencinin sınıfı “10/A” Or “11/C” Sınıfı 10/A veya 11/C olan kayıtlar Doğum Tarihi ‘03.12.1993’ 03.12.1993 olan kayıtlar

Öğrencinin Sınıfı Is Null Sınıf bilgisi boş olan kayıtlar Öğrencinin Sınıfı Is Not Null Sınıf bilgisi boş olmayan kayıtlar

Resim 5.43: Deyim oluşturucusu penceresi

Ek Bilgi

Deyim Oluşturucuyu açmak için Araç Çubuğundan Oluşturur ( ) simgesine de tıkla- nabilir.

(27)

b. Mantık İşlemlerine Dayanarak Verileri Seçme ve Sınıflandırma

Veri tabanında sorgu ve filtrelerde ölçütleri mantıksal işlemler kullanarak daha ayrıntılı bir sorgulama yapılabilir.

“ÖĞRENCİ BİLGİLERİ” tablosu kullanılarak sorgulama ya da filtreleme yapılabilir. Örneğin, ADI verisi “A” ile başlayan veya DOĞUM TARİHİ “1993” verisinden küçük kayıtların listesini almak istersek filtremizi Resim 5.44’teki gibi doldurmamız gerekir.

Bu örneğimizi şu şekilde de değiştirebiliriz: ADI verisi “A” veya “M” harfi ile başlayanlar ve DOĞUM TARİHİ “1993” verisinden küçük kayıtların listesini almak istersek ölçütleri Resim 5.45’teki gibi girme- liyiz.

Resim 5.45: Bir filtreleme örneği Resim 5.44: Verileri seçme ve sınıflandırma

1. Tam olarak belirlediğimiz koşulları karşılayan verileri bulmak ve almak için hangi veri tabanı nesnesi oluşturulur?

A) Tablo B) Sorgu C) Form D) Rapor E) Makro

2. Veri tabanı kullanıcı hesapları oluşturularak kullanıcılara veri tabanındaki bilgi ve kaynakla- ra erişimde belirli ayrıcalıklar sağlamak için Araçlar menüsünden hangi seçenek kullanılır?

A) Şifreleme B) Kullanıcı C) Erişim D) Güvenlik E) Seçenekler

3. Seçtiğimiz veriye göre filtre uygulamak için Sorgu Veri Sayfası Araç Çubuğunda bulu- nan simgelerden hangisi kullanılır?

A) B) C) D) E)

4. Ölçüt bölümüne yazılan aşağıdaki ifadelerden hangisi “Verinin değeri 16 olmayan ka- yıtlar” anlamına gelir?

A) Null 16 B) >16 < C) Between 16

D) Not 16 E) In 16

(28)

D. RAPORLAMA

MS Access Veri tabanı programında, veri ve bilgileri yazdırılmış bir biçimde sunmanın etkin bir yolu Rapor nesnesi oluşturmaktır. Rapor üzerinde değişiklikler yaparak verileri görmek istediğiniz biçimde çıktı alabilirsiniz.

1. Seçilmiş Verileri Belirli Bir Sırayla Ekranda ve Raporlarda Gösterme

Raporu oluşturmak için aşağıdaki adımları takip edelim:

2. Veri tabanı penceresi Nesneler bölümünden Raporlar seçeneğine tıklayalım.

3. Yan bölmeden Sihirbazı Kullanarak Rapor Oluştur seçeneğini seçelim.

4. Rapor Sihirbazı ekranı açılacaktır (Resim 5.46). Tablolar ve sorgular bölümünden ÖĞRENCİ BİLGİLERİ tablosunu seçelim.

5. Kullanılabilir Alanlar bölümünden SIRA NU., DOĞUM TARİHİ, ADRE- Sİ alanları hariç tüm alan adlarını tek tek Taşı ( ) simgesine basarak Seçili Alanlar bölümüne aktaralım ve İleri düğmesine tıklayalım.

6. Gelen pencerede raporumuzu han- gi alana göre gruplandıracak isek o alanı seçeriz. Biz burada “CİNSİ- YET” alanına çift tıklayalım ve daha sonra İleri düğmesine basalım (Re- sim 5.47).

Konuya Hazırlık

1. Veri tabını dosyamızda bulanan verileri neden kâğıt üzerine dökmek isteriz? Araştırınız.

2. Veri tabanında bulunan bilgilerin kâğıt üzerinde olmasının avataj ve dezavantajları neler- dir? Tartışınız.

Resim 5.46: Rapor sihirbazı 1. adım penceresi

(29)

7. Açılan pencerede alanlarımızın ekranda hangi sırayla nasıl sıralanacağını belirleriz. Hiçbir deği- şiklik yapmadan İleri düğmesine tıklayalım (Resim 5.48).

8. Gelen pencere raporumuzun yerleşimiyle ilgilidir. Değişiklik yapmadan İleri düğmesine tıklaya- lım (Resim 5.49).

9. Sıradaki Stil ekranından “Kalın” stilini seçelim ve İleri düğmesine tıklayalım (Resim 5.50).

(30)

10. Son ekranda raporumuza başlık olarak “CİNSİYET LİSTESİ” metnini yazalım ve Son düğmesi- ne tıklayalım. Raporumuz belirlediğimiz kriterlere göre ekrana gelecektir (Resim 5.51).

2. Raporu Değiştirme

Daha önce oluşturduğumuz rapor üzerinde değişiklikler yapmak için aşağıdaki adımları takip edelim:

1. Veri tabanı penceresinde Nesneler bölümünden Raporlar’a tıklayalım.

2. Yan bölümden “CİNSİYET” raporunu seçelim ve Tasarla düğmesine tıklayalım.

3. Raporumuz tasarım görünümünde açılacaktır. Bu ekranda alan başlıklarımızın ve veri referans- larının yerini ve biçimini değiştirebiliriz.

4. Rapor sayfamızda Resim 5.52’deki gibi “CİNSİYET LİSTESİ” başlığını ortalayalım ve “NUMA- RASI” veri kutusunu biraz sola kaydıralım.

5. Araç çubuğundaki simgesini kullanarak “CİNSİYET LİSTESİ” başlığını “Yeşil” ve alan adlarını “Mavi” yapalım.

6. Dosya menüsünden Baskı Önizleme seçeneğine tıklayarak raporumuzun son hâlini görelim (Resim 5.52).

Resim 5.51: Cinsiyete göre rapor oluşturma

Resim 5.52: Rapor tasarımını değiştirme

(31)

3. Sayfa Başlıkları ve Altlıkları Oluşturma

Sayfa Başlıkları ya da Altlıkları, her rapor sayfasının üstünde ya da altında bulunacak bilgiler- dir. Tasarım görünümünde açık olan raporumuzun Rapor Üstbilgisi veya Rapor Altbilgisi bölümüne Rapor Araç Kutusu üzerinde bulunan Etiket ( ) simgesini kullanarak Başlıklar ya da Altlıklar oluşturabiliriz.

4. Verileri Gruplama

Daha önce oluşturduğumuz bir raporu Ta- sarım görünümünde açalım. Araç çubuğu üze- rindeki Sıralama ve Gruplandırma ( ) simgesini tıklayalım ve Sıralama ve Gruplandırma penceresinin açılmasını sağlayalım (Resim 5.53).

Bu kutudan gruplamayla ilgili gerekli değişiklikleri yapabiliriz.

Raporunuza “Atatürk Lisesi” metnini girerek Altlık oluşturunuz.

Resim 5.53: Sıralama ve gruplama penceresi

1. MS Access Veri tabanı programında, veri ve bilgileri yazdırılmış bir biçimde sunmak için aşağıdaki veri tabanı nesnelerinden hangisi oluşturulur?

A) Tablo B) Sorgu C) Form D) Rapor E) Makro

2. Oluşturulan raporun son hâlini görmek için Dosya menüsünden aşağıdaki komutlardan hangisi seçilir?

A) Yazıcı B) Son Görünüm C) Baskı Önizleme

D) Sayfa Yapısı E) Düzen

3. Raporumuzda Sıralama ve Gruplandırma yapmak için Araç Çubuğu üzerinde bulunan aşağıdaki simgelerden hangisi tıklanır?

A) B) C) D) E)

4. Raporun Üstbilgi veya Altbilgi bölümüne Başlıklar ya da Altlıklar oluşturmayı sağlayan Etiket düğmesi aşağıdakilerden hangisidir?

A) B) C) D) E)

5. Raporun tasarımında yapılan değişiklikleri kaydetmek için aşağıdaki menülerden han- gisi kullanılır?

A) Dosya B) Düzen C) Biçim

D) Ekle E) Araçlar

(32)

A. Aşağıda verilen cümleleri uygun ifadelerle tamamlayınız.

1. Bir konuyla ilgili çok sayıda verilerin tutulmasına, depolanmasına ……… denir.

2. Veri türü “METİN” olarak belirlenen alanlara maksimum ……… karakter bilgi alınır.

3. ……… nesnesi tablolardaki bilgileri belirli düzende kâğıda dökebilmek için kullanılır.

4. ……… alan türü, alfabetik ve sayısal türde her türlü bilgi veya işlem gerektirmeyen bilgilerin girilebildiği alan türüdür.

5. Bizim tam olarak belirlediğimiz koşulları karşılayan verileri bulmak ve almak için bir ………

nesnesi oluştururuz.

6. Tasarım görünümünde, sorgumuzun hangi alanının sorgudan kaldırılmasını istiyorsak o alanın

……… satırındaki işaretini kaldırırız.

7. Dizin yapısı oluşturmak için ………menüsünden Dizinler seçeneğine tıklanır.

8. Tablo tasarım görünümünde bir satır eklemek için eklenecek satır üzerinde sağ tıklanır gelen menü- den ……… seçeneği seçilir.

9. Tablomuza kayıt girişi sırasında bulunduğumuz alanda yaptığımız değişiklikleri iptal etmek için klav- yeden ……… tuşuna basarız.

10. Formumuza resim eklemek için Ekle menüsünden ……… seçeneğine tıklarız.

11. ………, birkaç tane kullanıcı hesabı içerir ve grubun veri tabanındaki nesnelere eri- şimini ve izinlerini denetleme ve yönetme için bir yol oluşturur.

12. Üzerinde değişiklik yaptığımız Sorguyu kaydetmek için Klavyede Ctrl tuşu basılı iken …...

tuşuna basarız.

13. Tabloda istenilen bir veriye göre filtre uygulanmak istenirse o verinin üzerinde sağ tıklanır ve gelen menüden ………...……… seçeneğine tıklanır.

14. Uygulanan filtrenin kaldırılması için herhangi bir kayıt üzerinde sağ tıklanır ve …………...………

seçeneği seçilir.

B. Aşağıdaki sorularda doğru yanıtı işaretleyiniz.

1. Alanlarla ilgili aşağıdaki özelliklerden hangisinde Evet seçeneğini seçersek bu alana mutlaka bilgi girilmesi gerekir?

A) Sıralı B) Biçim C) Giriş Maskesi

D) Gerekli E) Varsayılan Değer

2. MS Access uygulaması ekranında bulunan araç çubuklarını kaldırmak veya yenilerini eklemek için aşağıdaki menülerden hangisi kullanılır?

A) Ekle B) Biçim C) Dosya

D) Düzen E) Görünüm

ÜniTE Sonu DEğErlEnDirmE Soruları

(33)

3. Dizin oluşturmak için tablomuz tasarım görünümünde açıkken Araç Çubuğunda aşağıdaki simge- lerden hangisine tıklanır?

A) B) C) D) E)

4. Kayıt silmek için klavyedeki aşağıdaki tuşlardan hangisi kullanılır?

A) Insert B) Esc C) Shift

D) Delete E) Ctrl

5. Sorgu tasarım ekranında bir alana ölçüt olarak aşağıdakilerden hangisi yazılırsa sadece B harfi ile başlayanlar listelenir?

A) “B*“ B) “B” C) “B-“ D) “B?” E) “B!”

6. Sorgu tasarım ekranında bir alana ölçüt olarak aşağıdakilerden hangisi yazılırsa bu alan boş olan kayıtlar anlamına gelir?

A) Is Null B) Is Not C) Not

D) Is Not Null E) Is Or

7. Sorgu tasarım ekranında bir alana ölçüt olarak aşağıdakilerden hangisi yazılırsa bu alan boş olma- yan kayıtlar anlamına gelir?

A) Is Null B) Is Not C) Not

D) Is Not Null E) Is Or

8. Sorgu tasarım ekranında bir alana ölçüt olarak hangisi yazılırsa bu alanda verisi “Ekran” veya “Klav- ye” olan kayıtlar anlamına gelir?

A) In (“Ekran”, “Klavye”) B) And (“Ekran”, “Klavye”)

C) Not In (“Ekran”, “Klavye”) D) Is Not In (“Ekran”, “Klavye”) E) Or (“Ekran”, “Klavye”)

9. MS Access’te veri tabanını kaydetmek için aşağıdaki simgelerden hangisi kullanılır?

A) B) C) D) E)

10. Bir veri tabanı dosyası oluştururken ilk olarak aşağıdaki nesnelerden hangisi oluşturulmalıdır?

A) Tablo B) Sorgu C) Form

D) Rapor E) Makro

11. Bilgi alanında metin türünün uzunluğu yeterli olmuyorsa aşağıdaki veri türlerinden hangisi kullanılır?

A) Metin B) Köprü C) OLE

D) Not E) Evet/Hayır

(34)

12. Deyim Oluşturucuyu açmak için form Sorgu tasarım görünümünde açıkken Araç Çubuğunda hangi simgeye tıklanır?

A) B) C) D) E)

13. Yardım penceresini açmak için Veri Tabanı Araç Çubuğu üzerinde bulunan hangi simgeye tıklanır?

A) B) C) D) E)

B U L M A C A

1. Oluşturduğunuz tabloda bir alana mutlaka bilgi girilmesi için kullanılan alan özelliğidir.

2. Tablolardaki bilgileri belirli düzende kâğıda dökebilmek için kullanılır.

3. Tasarım görünümündeki formumuzda verilerin metin biçimini değiştirmek için kullanılan araç çubu- ğudur.

4. İnternet adresi gibi bir yere bağlantı kurulmasını sağlayan tablodaki bir alan için kullanılan veri türüdür.

5. Tablodaki belirli bilgiye hızlı erişmek ve Dizinler penceresini açmak için kullanılan menüdür.

1

2

3

4

5