İZMİR DEFTERDARLIĞI KONAK EMLAK MÜDÜRLÜĞÜ İŞLEM YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, Misyon ve Tanımlar Amaç
Madde 1- Bu Yönergenin amacı; İzmir Defterdarlığı Konak Emlak Müdürlüğünce yürütülen işlem süreçleri hakkında çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
Madde 2- Bu Yönerge, İzmir Defterdarlığı Konak Emlak Müdürlüğüne ait iş ve işlem süreçlerini kapsar.
Dayanak
Madde 3- Bu Yönerge; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve Maliye Bakanlığı Kamu iç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planına dayanılarak hazırlanmıştır.
Konak Emlak Müdürlüğünün Misyonu
Madde 4- Devlete ait taşınmazların edinimi, yönetimi ve elden çıkarılması amacıyla elde edilen bilgileri zamanında ve doğru analiz etmek, Hazine taşınmazlarının atıl vaziyette kalmaması için en son teknolojik imkânlar vasıtasıyla gerekli tespitleri yapmak suretiyle kamu ihtiyaçlarını karşılamak, gelir elde etmek veya ekonomiye kazandırarak ekonomik değer haline dönüştürmek, bu kapsamda Hazine taşınır ve taşınmazları en etkin şekilde idare etmektir.
Tanımlar ve Kısaltmalar Madde 5- Bu yönergede yer alan;
1) Bakanlık: Maliye Bakanlığını, 2) Bakan: Maliye Bakanını,
3) Üst Yönetici: Maliye Müsteşarını, 4) Defterdarlık: İzmir Defterdarlığını,
5) Müdürlük: İzmir Defterdarlığı Konak Emlak Müdürlüğünü,
6) Müdür Yardımcısı: İzmir Defterdarlığı Konak Emlak Müdür Yardımcısını, 7) Personel: İzmir Defterdarlığı Konak Emlak Müdürlüğü çalışanlarını,
8) İşlem Yönergesi: Konak Emlak Müdürlüğü İşlem Yönergesini, 9) MEOP: Milli Emlak Otomasyon Programını,
10) KBS: Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemini, 11) HYS: Harcama Yönetim Sistemini,
12) KANUN: 2886 Sayılı Devlet İhale Kanununu, 13) EBYS: Elektronik Belge Sistemi Yönetimini, 14) Yönerge: Bu Yönergeyi ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Konak Emlak Müdürlüğünün Görevleri ve İşlem Süreçleri Madde 6- Konak Emlak Müdürlüğünün Görevleri
6.1. Hazinenin özel mülkiyetindeki taşınmazların satışı, kiralanması, trampası ve üzerinde sınırlı aynî hak tesisi, Devletin hüküm ve tasarrufu altındaki yerlerin kiralanması ve bu yerler için gerekli görülen hallerde kullanma izni verilmesi işlemlerini yürütmek,
6.2. Devlete intikali gereken taşınır ve taşınmazlarla hakların Hazineye mal edilmesi işlemlerini yürütmek, taşınmaz malların tescilini, taşınırların tasfiyesini sağlamak,
6.3. Hazine taşınmazlarından kamu hizmeti için kullanılması gerekli olanları; kamu idarelerine ve köy tüzel kişiliklerine tahsis etmek ve tahsis amacının ortadan kalkması veya amaç dışı kullanılması halinde tahsisi kaldırmak; tahsisi kaldırılan taşınmazların üzerinde Hazine dışındaki kamu kurum ve kuruluşlarına ait yapı ve tesislerin tasfiye işlemlerini yürütmek,
6.4. İl sınırları içindeki Bakanlık ve Defterdarlığa tahsisli kamu konutlarını yönetmek, tahsis etmek, kira tahsilatlarını ve oturma sürelerini takip etmek, bakım ve onarımlarını yapmak, 6.5. Hazinenin paydaş olduğu taşınmazlar hakkında izale-i şüyu (paydaşlığın giderilmesi) davalarını takip etmek, davaya iştirak edilip edilmeyeceğine karar vermek üzere işlem yapmak, gerekirse satın alma işlemlerini yürütmek,
6.6. Hazineye ait taşınmazların ve Bakanlık Milli Emlak Birimine ilişkin taşınırların envanter kayıtlarını tutmak,
6.7. Bakanlık adına yapılacak kamulaştırma işlemlerini yürütmek ve diğer genel bütçeli kuruluşların kamulaştırdığı yerlerin Hazine adına tescilini sağlamak,
6.8. Kanunlar ve antlaşmalar gereğince muayyen zümrelere izafetle el konulması gereken para, mal ve hakların işlemlerini yapmak ve tasfiyelerini sonuçlandırmak, kapanan siyasi partilerin malvarlıklarını tasfiye etmek,
6.9. Genel bütçeye dâhil dairelerin hizmet dışı kalan taşınırlarının satışını yapmak, 6.10. Hazine mallarıyla ilgili diğer mevzuatla verilen görevleri yürütmek,
6.11. Görev alanına giren konulardaki alacakların süresinde ve mevzuata uygun olarak takip edilerek tahsil aşamasına getirilmesi için gerekli tedbirleri almak, tahsil edilmesine ilişkin işlemleri yürütmek,
6.12. Teşkilat ve görev alanına giren işlemleri defterdarlık uzmanları vasıtasıyla incelemek ve denetlemek,
6.13. Yönetimi kimseye ait olmayan taşınmazlar üzerinde Hazine hak ve menfaatlerinin korunmasını sağlamak, yönetmek, işletmek, bakım ve onarımlarını yaptırmak, işgal ve tecavüzlere karşı korumak, yönetiminden elde edilen gelirleri tahsil etmek ve gerekli diğer işlemleri yapmak,
6.14. Hazine taşınmazlarında define aramak isteyenler için mevcut mevzuat hükümleri çerçevesinde izinlerin alınması ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi kaydı ile muvafakat vermek, arama faaliyetinin izlenmesinde görev yapmak üzere personel görevlendirmek,
6.15. İmar planları, revizyon ve değişiklikleri ile arsa ve arazi düzenlemelerini izlemek, belediye nezdinde takip edilerek gerektiği taktirde dava açılmasının sağlanması ve takibi işlemlerini yürütmek,
6.16. Kesinleşmiş imar planlarında, 3194 sayılı İmar Kanununun 11 inci maddesi gereğince kamu hizmetlerine ayrılmış yerlere rastlayan taşınmazların kamuya bedelsiz terk edilmesi ve gerektiğinde tapu kaydı terkin edilmesi işlemlerini yürütmek,
6.17. Hazine yararını gözeterek taşınmazların ifraz ve tevhit işlemlerini yürütmek,
6.18. Kiraya verilen, irtifak hakkı kurulan veya kullanma izni verilen taşınmazlardan süresi dolduğu halde tahliye edilmeyen, sözleşmesi feshedilen veya herhangi bir sözleşmeye dayanmaksızın fuzuli olarak işgal edilen Hazine taşınmazlarının tahliye işlemlerini yürütmek, 6.19. Gerçek ve tüzel kişiler tarafından Hazineye yapılacak şartlı veya şartsız ya da mükellefiyetli veya mükellefiyetsiz taşınmaz bağış işlemleri ile bağış amacında kullanılamaması veya mükellefiyetin yerine getirilememesi nedeniyle bağışlayana iadesi gereken taşınmazların iade işlemlerini yürütmek,
6.20. Düzenleyici ve denetleyici kurumlar hariç kamu idarelerinin, görmekle yükümlü olduğu kamu hizmetlerinde kullanılacağına ve amacına uygun kullanılmaması hâlinde geri alınacağına dair tapu kütüğüne şerh konulması kaydıyla, devralınması istenilen taşınmazların devri yerine tahsisinin yapılması suretiyle kamu hizmetlerinin görülmesi sağlanabiliyor ise tahsis yapmak, aksi halde bedelsiz devir işlemlerini yürütmek,
6.21. Hazine taşınmazlarından Bakanlığa tahsisli olan hizmet binaları ve Bakanlık hizmetlerinde kullanılmak üzere kiralanan hizmet binalarının onarımı işlemlerini yürütmek, 6.22. Mahkemelerden mirasçısı olmaksızın vefat etmesi veya gaipliği nedeniyle terekesi Hazineye intikal eden şahısların tüm malvarlıklarının Hazineye intikalinin sağlanması işlemlerini yapmak,
6.23. İdarece ihtiyaç duyulan taşınırların öncelikle diğer idarelerdeki ihtiyaç fazlası taşınırlardan karşılamak suretiyle temin etmek, bu şekilde karşılanamaması halinde, satın alma yoluna gitmek,
6.24. Gerektiğinde, 2644 sayılı Tapu Kanununun 35 ve 36 ncı maddelerinde sayılan iş ve işlemleri yürütmek,
6.25. Hazineye ait taşınmazların satışını arttırmaya ve tanıtımına yönelik çalışmalar yapmak, satışa çıkarılan taşınmazlar ve ihalelere ilişkin bilgilendirme ve tanıtım faaliyetlerinin yürütülmesini sağlamak, mevzuat ve işleyiş hakkında vatandaşlara bilgi vermektir.
Madde 7- Konak Emlak Müdürlüğü İşlem Süreçleri
7.1 Satış İşlem Süreci
7.1.1 İdaremize gelen satın alma talepleri MEOP sistemine girilir. Milli Emlak Mevzuatı gereği taşınmazın satışa uygun olup olmadığı incelenir. Taşınmazın satışı mevzuata göre uygun değilse; talep sahibine talebinin reddedildiği gerekçeleriyle birlikte yazılı olarak bildirilerek, reddedilen talebin MEOP kaydı kapatılır.
7.1.2 Taşınmazın satışı mevzuata göre uygun ise; ilgili Kurumlara taşınmazın satışı hakkında görüş sorulur.
7.1.3 Kurumlardan gelen görüşlerde taşınmazın satışına engel bir durum olması halinde;
talep sahibine talebinin reddedildiği gerekçeleriyle birlikte yazılı olarak bildirilerek, reddedilen talebin MEOP kaydı kapatılır.
7.1.4 Kurumlardan gelen görüşlerde taşınmazın satışına engel bir durum olmaması halinde;
taşınmazın tespiti yapılarak tespit bilgileri MEOP sistemine girilir.
7.1.5 Taşınmazın satış işlemine esas bilgi ve belgeler hazırlanır. (Satış İşlemleri Bilgi Formu-Tahmin Edilen Bedel Tespit Formu-Tapu Kayıt Örneği-İmar Durumu-Tespit Tutanağı-Bilgi Notu ve Liste-Fotoğraf-Google Görüntüsü)
7.1.6 Tahmin edilen bedeli Yılı Merkezi Bütçe Kanununun İ- cetvelinde Kanunun 76. maddesi için taşınmazın bulunduğu yere göre gösterilen parasal sınıra kadar olan taşınmazların satışı için Defterdardan, Parasal sınırın üzerinde ise Bakanlıktan izin alınır.
7.1.7 Bakanlık / Defterdar taşınmazın satışını uygun bulmaz ise; talep sahibine talebinin reddedildiği gerekçeleriyle birlikte yazılı olarak bildirilerek, reddedilen talebin MEOP kaydı kapatılır.
7.1.8 Bakanlık / Defterdar taşınmazın satışını uygun bulur ise; Taşınmazın satış ihalesi gereği onay belgesi hazırlanır. Onay belgesinde; ihale konusu olan işin nevi, niteliği, miktarı, tahmin edilen bedeli, ihalede kullanılacak usul, yapılacaksa ilanın şekli ve adedi, alınacaksa geçici teminat miktarı, şartname ve sözleşme gerekip gerekmeyeceği belirtilir. Onay belgesi İdarece hazırlanır ve ita amiri tarafından onaylanır.
7.1.9 Kanununun ilgili maddelerinde belirtilen süre ve miktarlarda taşınmazın satış ihalesine esas ilanlar gerçekleştirilir.
7.1.10 Taşınmazın satış ihalesinde Tahmin edilen bedelden aşağı olmamak üzere, teklif edilen bedellerin en yükseği olarak oluşan uygun bedel sahibi üzerine ihale bırakılır.
7.1.11 İhale Komiyonunca karara bağlanan ihalelerden; Kanunun 76 ncı maddesi gereğince her yıl merkezî yönetim bütçe kanunu ile tespit edilen parasal sınıra kadar olan ihale kararları, karar tarihinden itibaren en geç onbeş iş günü içinde ita amirlerinin, bu miktarı aşanlar ise aynı süre içinde Bakanlığın onay veya ret kararı ile kesinleşir.
7.1.12 Kesinleşen ihale kararları, kesinleştiği günden itibaren en geç beş iş günü içinde, üzerine ihale yapılana veya vekiline imza karşılığı tebliğ edilir veya iadeli taahhütlü mektupla tebligat adresine gönderilir.
7.1.13 Üzerine ihale yapılan taşınmazın satışına esas yükümlülüklerini yerine getirmesi halinde tapuda ferağ verilerek taşınmaz dosyası arşive kaldırılır.
7.2 Kamulaştırma İşlemleri Süreci
7.2.1 Kamulaştırma ihtiyacının doğması, kamu yararı kararı alınması
7.2.2 Kamulaştırılacak taşınmazın ve maliklerinin tespiti ile bilgi ve belge toplanır, tapuya şerh verilmesi istenmesi
7.2.3 Kıymet takdir kararı alınması, 7.2.4 Pazarlık görüşmeleri yapılması
7.2.5 Anlaşma tutanağı düzenlenip, taraflarca imzalanması, 45 gün içinde kamulaştırma bedeli ödemeye hazır hale getirilmesi
7.2.6 Tapu ferağı için malike bildirim yapılması 7.2.7 Ödeme Prosesi
7.2.8 Tapu Sicil Müdürlüğüne yazı yazılarak Hazine adına tescil sağlanması
7.3 Arsa/Kat Karşılığı İnşaat Süreci
7.3.1 Arsa/Kat Karşılığı inşaat Talebinin Alınması 7.3.2 Arsa/kat karşılığı inşaat talep Yazısı
7.3.3 Gelen evrak süreci
7.3.4 Talebin MEOP'a girilmesi
7.3.5 Taşınmazın arsa/kat karşılığı inşaatı Mevzuata uygun mu?
7.3.6 Kurumlara Görüş Sorulması ( Mevzuata uygun değilse talebin reddi) 7.3.7 Kurum görüş yazılarının gelmesi
7.3.8 Kurum görüşleri ve İncelemeler Sonucunda arsa/kat karşılığı inşaata engel bir Durum Var mı?
7.3.9 Taşınmazın Tespitinin Yapılması (inşaata engel bir durum olması halinde talebin reddi)
7.3.10 Bilgi ve belgelerin hazırlanması
7.3.11 Bakanlığa arsa/kat karşılığı inşaat onayı için yazı yazılması 7.3.12 Bakanlıktan cevap gelmesi
7.3.13 Bakanlıkça arsa/kat karşılığı inşaat uygun görüldü mü? (görülmez ise talep reddedilerek işlem sonlandırılır )
7.3.14 İhale süreci
7.3.15 Geçici ihale kararının Bakanlığa gönderilmesi 7.3.16 Tapuda ferag verilmesi
7.3.17 Tescil bildiriminin imzalanması
7.3.18 Yer tesliminin yapılması ve dosyanın arşive kaldırılması 7.3.19 İşlem tamamlandı.
7.4 Kiralama İşlem Süreci
7.4.1 İdaremize gelen kiralama talepleri MEOP sistemine girilir. Milli Emlak Mevzuatı gereği taşınmazın kiralanmaya uygun olup olmadığı incelenir. Taşınmazın kiralanması mevzuata göre uygun değilse; talep sahibine talebinin reddedildiği gerekçeleriyle birlikte yazılı olarak bildirilerek, reddedilen talebin MEOP kaydı kapatılır.
7.4.2 Taşınmazın kiralanması mevzuata göre uygun ise; ilgili Kurumlara taşınmazın kiralanması hakkında görüş sorulur.
7.4.3 Kurumlardan gelen görüşlerde taşınmazın kiralanmasına engel bir durum olması halinde; talep sahibine talebinin reddedildiği gerekçeleriyle birlikte yazılı olarak bildirilerek, reddedilen talebin MEOP kaydı kapatılır.
7.4.4 Kurumlardan gelen görüşlerde taşınmazın kiralanmasına engel bir durum olmaması halinde; taşınmazın tespiti yapılarak tespit bilgileri MEOP sistemine girilir.
7.4.5 Taşınmazın kiralama işlemine esas bilgi ve belgeler hazırlanır. (Satış İşlemleri Bilgi Formu-Tahmin Edilen Bedel Tespit Formu-Tapu Kayıt Örneği-İmar Durumu-Tespit Tutanağı-Bilgi Notu ve Liste-Fotoğraf-Google Görüntüsü)
7.4.6 Tahmin edilen bedeli Yılı Merkezi Bütçe Kanununun İ- cetvelinde Kanunun 76.
maddesi için taşınmazın bulunduğu yere göre gösterilen parasal sınıra kadar olan taşınmazların kiralama için Defterdardan, Parasal sınırın üzerinde ise Bakanlıktan izin alınır.
7.4.7 Bakanlık / Defterdar taşınmazın kiralanması uygun bulmaz ise; talep sahibine talebinin reddedildiği gerekçeleriyle birlikte yazılı olarak bildirilerek, reddedilen talebin MEOP kaydı kapatılır.
7.4.8 Bakanlık / Defterdar taşınmazın kiralanması uygun bulur ise; Taşınmazın satış ihalesi gereği onay belgesi hazırlanır. Onay belgesinde; ihale konusu olan işin nevi, niteliği, miktarı, tahmin edilen bedeli, ihalede kullanılacak usul, yapılacaksa ilanın şekli ve adedi, alınacaksa geçici teminat miktarı, şartname ve sözleşme gerekip gerekmeyeceği belirtilir. Onay belgesi İdarece hazırlanır ve ita amiri tarafından onaylanır.
7.4.9 Kanununun ilgili maddelerinde belirtilen süre ve miktarlarda taşınmazın kiralama ihalesine esas ilanlar gerçekleştirilir.
7.4.10 Taşınmazın kiralama ihalesinde Tahmin edilen bedelden aşağı olmamak üzere, teklif edilen bedellerin en yükseği olarak oluşan uygun bedel sahibi üzerine ihale bırakılır.
7.4.11 İhale Komisyonunca karara bağlanan ihalelerden; Kanunun 76 ncı maddesi gereğince her yıl merkezî yönetim bütçe kanunu ile tespit edilen parasal sınıra kadar olan ihale kararları, karar tarihinden itibaren en geç onbeş iş günü içinde ita amirlerinin, bu miktarı aşanlar ise aynı süre içinde Bakanlığın onay veya ret kararı ile kesinleşir.
7.4.12 Kesinleşen ihale kararları, kesinleştiği günden itibaren en geç beş iş günü içinde, üzerine ihale yapılana veya vekiline imza karşılığı tebliğ edilir veya iadeli taahhütlü mektupla tebligat adresine gönderilir.
7.4.13 Kiralama sözleşmesi imzalanır. Sözleşme kiracı tarafından noterde tasdik ettirilir.
Yıllık kira bedeli tahsil edilir. Yer teslim tutanağı düzenlenerek yer teslimi yapılarak kiralama işlemi sonlandırılır.
