e-STAJ KULLANIM KILAVUZU 2018
HAZIRLAYAN
BİLGİ İŞLEM KOORDİNATÖRLÜĞÜ
1. BU BÖLÜMÜ LÜTFEN OKUYUNUZ
Sevgili öğrenciler, staj işlemleriniz okulumuz tarafından tamamen elektronik ortamda gerçekleştirilmektedir. Bu yüzden stajınıza ait tüm dokümanları veya işlemleri e-staj sistemi üzerinden gerçekleştirmeniz gerekmektedir.
Sistem üzerinden dolduracağınız her bilgi bir sonraki işlem için akış niteliğindedir.
Örneğin zorunlu staj formunda dolduracağınız bilgiler sağlık beyannamesi, devam çizelgesi ve değerlendirme formlarında da karşınıza çıkacaktır.
Tekrar tekrar her bir formda veri girişi yapmamak adına ilk başta doldurmak zorunda olduğunuz “Staj Formu” belgesinin doldurulması çok önemlidir.
Bilgilerinizin doğru bir şekilde sistemlerimize ulaşması akademik danışmanlarınız ve fakültelerinizin yönetim paneli üzerinden yapacakları kontrollerde doğru bilgilere ulaşmaları anlamına geleceği için bilgilerin eksiksiz ve doğru bir şekilde girilmesi gerekmektedir.
Sisteme üye olduktan sonra sizi Hukuk Müşavirliği tarafından hazırlanmış olan doğru bilgi beyan etme ve başkasının yerine online işlem yapmama taahhüt formu
karşılayacaktır. Online olarak kabul ederek onaylayacağınız bu form sizin ve sistemin güvenliği açısından önem arz etmektedir.
2. SİSTEME GİRİŞ YAPMAK
➢ KTO Karatay Üniversitesi e-staj sistemine üye olmak üzere staj.karatay.edu.tr internet adresini ziyaret ediniz.
➢ Sisteme kullanıcı adı öğrenci numaranız, şifreniz ise Öğrenci Bilgi Sistemi’nde
kullanmakta olduğunuz şifre olarak tanımlanmıştır. OBS şifrenizi değiştirdiğinizde staj şifreniz de değişmiş olacaktır.
HATIRLATMA :
Parolanızda Türkçe karakterler olmamalıdır. (ğ,ü,ş,ç,ö,İ gibi.) OBS hesabınıza Türkçe karakter olmasına rağmen OBS’ ye giriş yapabiliyor olmanızstaj sistemine de girebileceğiniz anlamına gelmemektedir. OBS Türkçe karakter izni veriyorken staj sistemi dünya şifre standartları gereği Türkçe karakter kabul etmeyecektir. Böyle bir durumda OBS’den şifrenizde var ise Türkçe karakterleri değiştirmeniz gerekmektedir.
Şekil 1 Giriş Ekranı
3. MENÜLERİN TANITIMI
Şekil 2 Menüler
➢ Sistemde staj işlemleri için her öğrencinin kullanması gereken 6 adet menü
bulunmaktadır. Bu menüler yukarıdaki ekran görüntüsünde yer aldığı sırayla “STAJ FORMU”, “SAĞLIK YARDIMI”, “DEVAM ÇİZELGESİ”, “DEĞERLENDİRME FORMU”,
“DOSYA & KAPAK” ve “MÜSTEHAKLIK” şeklindedir ve staja başlayacak olan her öğrenci bu menülerden yararlanarak işlemlerini gerçekleştirmelidir.
Şekil 3 Staj Başvuru Formu
➢ Staja başlamadan önce doldurulması gereken bir formdur. Aşağıdaki bölümlerde bu formun ne şekilde doldurulacağı detaylı bir şekilde verilmiştir.
➢ Staja başlayacak öğrenci bu form ile kişisel bilgilerini ve fotoğrafını OBS entegrasyonu sayesinde bir buton vasıtasıyla forma yükler daha sonra staj bilgilerini, staj yaptığı firma/kurum bilgilerini doldurarak kaydeder ve en son çıktısını alır.
Şekil 4 Sağlık Beyannamesi Formu
➢ Bu formu da staja başlamadan hemen önce fakülteye teslim etmeniz gerekmektedir.
Staj süresi boyunca okul tarafından yapılacak sigorta işleminde baz alınacak bilgilerin yer aldığı bir formdur. Sağlık yardım beyanı taahhütnamesinde sisteme
kaydedeceğiniz bir bilgi yoktur, yalnızca bu formda size uygun olan seçeneği işaretleyip çıktı almanız yeterlidir.
Şekil 5 Devam Çizelgesi Formu
➢ Staja başladıktan sonra her gün devam bilginizin bu form vasıtasıyla okula
gönderildiği sistemdir. Devam yani staja gittiğiniz her gün için bu form vasıtasıyla gittiğiniz güne ait tarihi ve çalışma konunuzu kaydetmelisiniz.
➢ Gitmediğiniz günlerde ise yine bu formda yer alan Raporluyum, Mazeretliyim, İzinliyim gibi seçeneklerden uygun olanı tarihi ile birlikte seçerek kaydetmelisiniz.
➢ Burada bildireceğiniz tarihler için sigorta işleminiz yapılacak olup, burada belirtmediğiniz günler için sigortanız yapılmayacaktır.
➢ Bu formda geriye veya ileriye dönük tarihlere ait işlemler yapamazsınız. Bu yüzden gittiğiniz her günü en geç o hafta içerisinde sisteme kaydetmelisiniz.
➢ Ayrıca içinde bulunduğunuz aya ait tüm devam kayıtlarını da o ay içerisinde sisteme girmek zorundasınız. Eğer sonraki aya kalırsa sistem sigortanızı yapmayacaktır.
NOT : Günlük olarak kayıt yapmak yerinde olacaktır.
Şekil 6 Staj Değerlendirme Formu
➢ Stajın sonunda doldurulacak olan bu form bölümlere göre farklı tasarımlara sahiptir.
Örneğin Mühendislik Fakültesi, İşletme Yönetim Bilimleri Fakültesi, Güzel Sanatlar ve Tasarım Fakültelerinde bu form işyeri tarafından doldurularak okula gizlidir ibareli bir zarf ile öğrenci tarafından teslim edilirken Sağlık Bilimleri Yüksekokulu veya Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu gibi programlarda staj değerlendirme formu daha farklı bir tasarımda sisteme Word dosyası olarak yüklenmiştir. İki durumda da bu formun doldurulması gerekmektedir.
Şekil 7 Staj Dosyası İle İlgili Formlar
➢ Stajı boyunca yaptığı işleri staj dosyasına (staj defteri) yazması beklenen bölümlerde öğrencilere bu menü vasıtasıyla örnek boş bir şablon staj defteri sayfası ile yine bu defterde kullanacakları staj dosyası kapak şablonu temin edilmektedir.
Şekil 8 Müstehaklık Belgesi Link
➢ Sigorta işlemlerinizde esas alınmak üzere gerekli olan belgelerden bir tanesi de
“müstehaklık” belgesidir. Bu belgeyi sisteme kaydetmenize gerek yoktur. Bu belge yalnızca e-devlet kapısı üzerinden elektronik olarak verilmektedir ve öğrenciler e- devlet üzerinde bu belgenin çıktı alınacağı menüyü aramakta zorlanmamaları
açısından e-staj sistemimizde bu menüye tıklanıldığında e-devlette istenilen belgenin döküm alınabileceği sayfaya doğrudan yönlendirilmiş olacaktır.
Şekil 9 Evrak Teslim Yüzdesi
➢ Sistemde yaptığınız her işlem için yüzdelik dereceniz artmaktadır. Yüzdelik dilimin değişebilmesi için yaptığınız işlemlerde danışmanlarınızın verdikleri onaylar sonrası işlemlerin tamamlandığını unutmamalısınız. Örneğin kaydettiğiniz bir staj formunu danışmanınınız da onayladı zaman yüzdelik dilimde değişiklik gözlemleyebilirsiniz.
➢ Tüm işlemleri eksiksiz yaptığınız halde yüzdelik dilimde değişim olmaması durumu staj işlemlerinde bir sakınca yaratmayacaktır.
Şekil 10 Anasayfa Dokümanlar Menüsü
➢ Anasayfada yer alan bu menüde ancak sizin bölümünüze veya fakültenize ait bir doküman olduğunda dokümanların listelenmesi sağlanmaktadır.
Şekil 1 Anasayfa Kullanım Kılavuzu Menüsü
➢ Anasayfada yer alan bu menüde sistem hakkında bilgilendirmeler yer almaktadır.
Şekil 2 Anasayfa Takvim
➢ Anasayfada yer alan takvim menüsü.
Şekil 13 Anasayfa Duyurular
3.1 Staj Formu
➢ Staja başlamadan önce dolduracağınız bu form adım adım aşağıdaki görsellerle anlatılmıştır.
Şekil 3 Staj Başvuru Formu
➢ Staj başvuru formuna tıkladığınızda açılan sayfanın sol üst kısmında yukarıdaki alan bulunmaktadır. Kaçıncı stajınızı yapıyorsanız yukarıdaki seçim kutusundan staj sayısını seçmelisiniz.
➢ Eğer ilk defa staj yapıyor ve sistemden de ilk defa staj başvuru formu dolduruyorsanız
“Staj Seçiniz” seçim kutusundan “1.” Birinci staj seçeneğini seçerek “Devam Et”
butonuna tıklamalısınız.
➢ Bu butona tıkladıktan sonra sistem OBS de yer alan kişisel bilgilerinizi ve fotoğrafınızı doldurmanız gereken alanlara otomatik olarak getirecektir.
➢
Şekil 4 Staj Başvuru Formu Devam Et Butonuna Tıklandı
➢ Seçim kutusundan “1” seçildikten sonra “Devam Et” butonuna tıklandı ve OBS’den öğrencinin fotoğrafı getirildi.
Şekil 5 Staj Başvuru Formu
➢ Öğrencinin fotoğrafı ile birlikte OBS’den fakültesi, bölümü, sınıfı gibi bilgileri de getirilmektedir. Diğer boş alanları ise öğrenci kendisi doldurmalıdır.
Şekil 6 Staj Başvuru Formu Öğrenci Bilgileri
➢ Öğrencinin “Devam Et” butonu ile OBS’den getirdiği bilgiler ve OBS’de olmadığı için öğrencinin doldurması gereken öğrenci bilgileri kısmı.
Şekil 7 Staj Başvuru Formu Staj Bilgileri
➢ Öğrencinin staj başvuru formunu doldururken girmesi gereken diğer staj bilgileri.
➢ Başlangıç ve bitiş tarihleri önemlidir kesinlikle doldurulması gerekmektedir.
➢ Stajın yapılacağı dönem kesinlikle seçilmelidir.
➢ Kaçıncı staj olduğu ise işleme başlamadan önce seçmiş olduğunuz staj seçiminde yer alan bilgidir ve otomatik olarak seçili gelir.
Şekil 8 Staj Başvuru Formu İş Yeri Bilgileri
➢ Staj yapılan işyerinin bilgilerinin doldurulduğu alandır.
Şekil 9 Staj Başvuru Formu Yetkili Bilgileri
➢ Staj yapılan iş yerindeki sorumlu/yetkilinin bilgilerinin yer aldığı alandır. Tarih olarak çıktı aldığınız bu formu işyerine imzalattığınız günün tarihi yazılmalıdır.
➢ Akademik danışmanınız sistemde yüklü ise seçebilirsiniz, değilse boş bırakabilirsiniz.
Şekil 21 Staj Başvuru Formu Kaydetme Menüsü
➢ Staj başvuru formuna ait verileri ilgili alanlara girdikten sonra aşağıda yer alan butonlardan
“Staj Başvuru Formunu Kaydet/Güncelle” butonu ile sisteme kaydedilmesini sağlayabilirsiniz.
➢ Akademik danışmanınız elektronik olarak kendisine ait panelden sizin staj başvuru formunuzu onaylamadığı sürece bu forma tekrar tekrar gelip bilgilerinizde güncelleme yapabilirsiniz.
Yaptığınız değişikliklerden sonra da yine yukarıdaki “Staj Başvuru Formunu Kaydet/Güncelle”
butonu ile sisteme güncellenerek kaydedilmesini sağlayabilirsiniz.
➢ Akademik danışmanınız kaydetmiş olduğunuz staj başvuru formunu onayladığında ise yukarıdaki buton pasif hale gelmektedir.
➢ Böyle bir durumda değiştirmek istediğiniz bir bilgi olması durumunda fakülte veya yüksekokul sekreterliğine başvurabilirsiniz.
Şekil 22 Staj Başvuru Formunu Yazdırmak
➢ Staj başvuru formunuzu eksiksiz bir şekilde doldurduktan sonra “YAZDIR” butonu ile çıktısını alabilirsiniz.
Şekil 23 Staj Başvuru Formunu Yazdırmak
➢ Yazdır butonuna tıkladığınız zaman sizi yukarıdaki gibi bir yazdırma ekranı karşılamaktadır.
➢ Sayfanın üst kısmında yer alan “STAJ FORMU SEÇİNİZ” seçim kutusundan bir önceki adımlarda kaçıncı staja ait staj başvuru formu doldurduysanız bu sayfada da o numaralı formu seçiniz ve yazdır butonu ile yazdırma işlemini gerçekleştiriniz.
➢ Birden fazla yere başvuru formu vermeniz gerekiyorsa birden fazla kez yazdırabilirsiniz.
3.2 Sağlık Yardım Beyannamesi
➢
Sigorta işlemleriniz için önemli olan bir diğer evrak ise sağlık yardım beyan ve taahhütnamesidir.Şekil 24 Sağlık Beyannamesi
➢ Bir önceki formda (zorunlu staj başvuru formu) doldurup kaydetmiş olduğunuz bilgiler neticesinde bu formda ad soyad, öğrenci numaranız, fakülte bölüm bilginiz, T.C kimlik numaranız gibi bilgiler sizin yazmanıza gerek kalmadan karşınıza getirilmiş durumdadır.
➢ Yukarıdaki seçeneklerden size uygun olan seçerek yazdırmanız yeterlidir. Bu form için sisteme kayıt söz konusu değildir.
3.3 Devam Çizelgesi
➢ Devam bilgileriniz baz alınarak sigorta işlemleriniz yapılacağından günlük olarak devam bilgilerinizi sisteme kaydetmelisiniz.
Şekil 10 Devam Çizelgesi Formu
➢ Devam çizelgesi menüsüne tıkladığınızda karşınıza gelen sayfada yukarıdaki görseldeki kısım gelmektedir.
➢ Buradan ilk başta doldurmuş olduğunuz staj başvuru formunun numarası ne ise onu seçerek işleminize devam etmelisiniz. Örneğin 1.staj formu doldurduysanız buradan da 1.staja ait devam bilgisi kaydetmek amacıyla “kaçıncı staja ait devam
gireceksiniz?” seçim kutusundan o staj sayısı seçilmelidir.
➢ Daha sonra altından staja gittiğiniz güne ait tarih seçilmelidir.
➢ Hemen altından o tarihin kaçıncı staj iş günü olduğu bilgisini seçmelisiniz.
cümlelik çalışma konusu yazmanız beklenmektedir.
Eğer staja gitmediyseniz;
➢ Staja gitmediyseniz yine yukarıdaki tüm bilgileri doldurup, aşağıdaki seçeneklerden de size uygun olanı seçip kaydetmelisiniz. (Mazeretleri)
Şekil 11 Devam Çizelgesi
➢ Yukarıdan (şekil 26) ilgili staj sayısını seçtiğinizde biraz aşağıda şekil 27’deki gibi bir devam çizelgesi oluşmaktadır. Buradan daha önce kaydettiğiniz tarihleri takip edebilirsiniz.
➢ Kaçıncı staja ait devam girmek isterseniz ona göre aşağı kısımda devam çizelgesi gelecektir.
➢ Aynı yıl içerisinde 3 tane staj yaptığınızı varsayalım, 3 tane staj başvuru formu doldurmanız gerekmektedir. Daha sonra her birinin devam bilgisini girmek için ilgili numaralarınız seçerek devam kaydedebilirsiniz. Aynı anda en fazla 1 adet staj yapabileceğiniz için staj numaralarına göre işlem yaparak kolay bir şekilde devam bilginizi kaydedebilirsiniz.
Eğer yanlışlık yaptıysanız ve düzenlemek istiyorsanız;
Şekil 12 Devam Bilgisi Düzenleme
➢ Şekil 26’da bulunan düzenle butonuna tıkladığınızda yukarıdaki (şekil 28) gibi bir düzenleme penceresi açılacaktır.
➢ Düzenleme penceresinden ilgili devam kaydını daha sonra tekrar eklemek koşuluyla silebilir veya güncelleyebilirsiniz.
Şekil 13 Devam Bilgisini Düzeltmek
➢ Düzenlemek istenilen devam bilgisinin hemen yanındaki düzenle butonuna tıklanarak yukarıdaki (şekil 29) gibi düzenleme diyalog kutusu açılır ve değiştirmek istediğiniz alanı değiştirerek kaydedebilirsiniz.
düzeltemezsiniz. Bu işlemi ancak akademik danışmanını gerçekleştirebilir.
➢ Akademik danışmanınız onaylama işlemi yapana kadar istediğiniz değişikliği gerçekleştirebilirsiniz.
➢ Stajınızın sonuna geldiğinizde son iş gününüze ait devam bilgisini de kaydettikten sonra devam çizelgenizi yazdırabilirsiniz.
3.4 Değerlendirme Formu
Şekil 29 Değerlendirme Formu
➢ Stajınız bittiğinde staj yaptığınız işyeri tarafından veya sizin tarafınızdan doldurulması gereken bir formdur. Bazı bölümlerde işyeri doldururken farklı bölümlerde öğrenciler de doldurabilir.
➢ Form her zaman sistem üzerinden dolduracağınız bir form olarak karşınıza gelmeyebilir.
➢ Bölümünüze göre Word dokümanı olarak da gelebilir.
3.5 Dosya & Kapak
Şekil 30 Dosya ve Kapak Menüsü
➢ Staj işlemlerinde eğer staj defteri yazıyorsanız defterin örnek bir şablonuna bu sayfadan ulaşabilirsiniz.
➢ Ayrıca staj defterinde bulunacak kapak için de bu sayfadan yararlanabilirsiniz.
3.6 Müstehaklık
Şekil 31 Müstehaklık Belgesi Link
➢ E-devlet üzerinden alacağınız belge için linke bu sayfadan ulaşabilirsiniz.
SORULARINIZ İÇİN:
KTO Karatay Üniversitesi Bilgi İşlem Koordinatörlüğü Yazılım Ofisi M Blok 3. Kat
İlgili Kişi : Fatih KAPLAN
E Posta : [email protected]
