Primavera P6 Web Access
Eğitim Notları
İÇİNDEKİLER
Primavera P6’ya Genel Bakış ... 3
Navigasyon...7
Enterprise Project Structure (EPS) ...9
Organizational Breakdown Structure(OBS) ...10
Proje Kodları ...10
Proje Planlama ... 12
Proje Açma...12
Proje Yaratma...19
Aktivite Ekleme...22
Aktivite Tipleri ...24
Aktivitelerin İlişkilendirilmesi ...25
Aktivite Adımları ...26
Çizelgeleme ...28
Kaynak Yönetimi ... 32
Kaynak Tanımlama ...32
Roller...34
Aktivitelere Rol Atama...34
Aktivitelere Kaynak Atama...36
Primary Resource ...38
Kaynak Kullanımının Analizi...39
Kaynak Atamaları Görünümü ...42
Proje Takibi... 43
Hedef Plan Oluşturma ...43
Projelerin Güncellenmesi ...45
Timesheets ile güncelleme ...47
Kaynak Zamanlarının Onayı ...48
Hedeflerle Karşılaştırma...49
Portföy Yönetimi... 50
Kapasite Planlama ...54
Primavera P6’ya Genel Bakış
Oracle Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management (P6 EPPM) proje, program ve portföyleri önceliklendirmek, planlamak ve yürütmek için kullanılan entegre bir çözümdür. Proje yöneticileri, projeler ve kaynaklar hakkında bilgilenmesi gereken daha üst düzey yöneticiler, takım üyeleri gibi tüm proje paydaşlarınına hitap eden özellikleri vardır.
Bu dokümanda web tabanlı Primavera P6 EPPM kullanılarak proje ve kaynak planlama ve takip nasıl yapılır
anlatılmaktadır.
Bu dokümanda aşağıdaki başlıklar altında Primavera P6 proje ve kaynak yönetimi özellikleri anlatılcaktır:
Primavera P6’ya Genel Bakış
Proje Yaratma
Aktivite Tanımlama ve Planlama
Çizelgeleme
Proje Takip ve Güncelleme
Timesheet Onayı
Kaynak ve Rol Tanımlama
Kaynak Planlama
Kaynak Kullanımının Analizi
Portföy Tanımlama ve Analizi
Primavera P6’ya Giriş
Primavera P6 web tabanlı bir araç olduğundan internet tarayıcılarla kullanılır. Primavera P6’ya ulaşmak için, tarayıcı ile sistem yöneticilerince belirtilen adrese gitmek gerekir.
İlgili adresi tarayıcı ile açtığında kullanıcı, yukarıda görülen giriş ekranı ile karşılaşır.
Kullanıcı adı ve şifresini girip Login bağlantısına tıklayarak sisteme bağlanır.
Giriş Ekranı
Kullanıcıları Dashboard görünümleri karşılar. Bu görünümlerde çeşitli portletlerle tek bir noktadan bilgiye hızlı ulaşmak
mümkündür.
Navigasyon Çubuğu
Portletler
Kullanıcı Tercihleri
Kullanıcılar sistem yöneticisi tarafından yapılandırılan ve kendilerine erişim hakkı verilen Dashboard’ları görürler.
Primavera P6 dört temel bölümden oluşur:
• Dashboards – Giriş sayfası ve aynı zamanda gösterge paneli
• Portfolios – Proje portföyünü izleme için
• Projects – Bir proje üzerinde çalışma için
• Resources – Kurum kaynaklarının yönetimi için
Portfolios birden fazla projeyi kapsayan raporları aldığımız ve analizleri yaptığımız bölümdür.
Proje yöneticileri Projects bölümünü kullanarak projelerini planlayıp kontrol edebilirler.
Resources kısmından kaynak yöneticileri ve proje ofisleri için gerekli olan kaynak tanımlama ve iş yüklerini görme gibi fonksiyonlarına erişilebilir.
Projects bölümü bir anasayfa (workspace) ile açılır. Bu sayfada kullanıcının tercihine göre, gösterilecek detaylar şunlardır:
• Proje performans göstergeleri
• Projenin sağlık durumu
• Projenin sorunları ve riskleri
• Proje dokümanları
• Aşırı yüklü kaynaklar
• Geciken kritik aktiviteler
• Kilometretaşları
• Kısa vadede yapılması beklenen aktiviteler
Navigasyon
1 P6 Başlık Çubuğu: Administer menüsü ve Help menüsü bu bölümde yer alır.
2 P6 Navigasyon Çubuğu: Ana modüllere erişim düğmelerini ve menülere erişim sağlar.
3 Dashboards Menüsü: Gösterge panellerini yönetmeyi ve zaman onaylama ekranlarını açmak için kullanılır.
4 Portfolios Menüsü: Portföy, senaryo ve portföy görümümlerini açmak ve yönetmek için kullanılır. Ayrıca en son açılan portföyleri göterir.
5
Projects Menüsü: Proje açma, kurumsal proje verilerine ulaşma ve periyodik servislere erişim linklerini içerir. Ayrıca en son açılan dört proje veya proje grubunu gösterir.
6 Resources Menüsü: Kurumsal kaynak verilerine erişim sağlar.
7
Administer Menüsü: Kullanıcı tercihlerine, kullanıcının kendi takvimine, sistem tercihleri, erişim hakları tanımları ve kurumsal verilere ulaşmayı sağlar.
8 Help menüsü: Yardım seçeneklerine ulaşmayı sağlar.
1
Sıralama Kriteri Göstergesi: Tabloyu hangi kolona göre sıraladığınızı gösterir. Kolon başlığına her tıkladığınızda sıralama küçükten büyüğe veya büyükten küçüğe döner.
2
Grup Bandları: P6 içerisindeki tabloların büyük kısmında verileri hiyerarşik bir şekilde gruplandırılabilir. Kapatılıp açılabilen bu grup başlıkları renkli bandlarla görülebilir.
3
Seçilen Kayıt Gösterimi: Seçilen veri satırı boyanarak gösterilir. Fare ile tarayarak veya CTRL ve SHIFT tuşlarını kullanarak birden fazla satır seçebilirsiniz.
4
Değişen Kayıt İkonu: Bir tabloda değişen kayıtları göstermek için üç farklı ikon kullanılır. Turuncu kayıt edilmemiş bir değişiklik
olduğunu, yeşil yeni bir kayıt girildiğini, kırmızı ise hata olduğunu gösterir.
5 Veri Giriş Özellikleri: Veriler tablo içinde girilir. Gerektiğinde açılır listeler veya takvimler ile doğru formatta veri girişi temin edilir.
6 Kolon Genişliği Ayarlama: Kolon genişlikleri fare ile tutup çekerek ayarlanabilir.
7 Kolon Konfigürasyonu: Çoğu ekranda, kolon seçme düğmesi ile tabloda hangi alanların gösterildiği seçilebilir.
8 Kolon Sırası: Kolonların yerleri sürükle bırak yöntemiyle değiştirilebilir.
Enterprise Project Structure (EPS)
EPS bir organizasyonun projelerinin hiyerarşisidir. Projeler bu hiyerarşinin seviyeleri altında yer alır. EPS projelerin nasıl yürütüldüğü, izlendiği ve raporlandığı dikkate alınarak oluşturulur. Örneğin depatmanlar, ürün grupları veya programlar bu yapının seviyelerini oluşturabilir.
Bir proje eklenirken mutlaka bir EPS seviyesinin altına yerleştirilir.
Hiyerarşik EPS yapısı proje verilerinin özetleneceği temeli de oluşturur. EPS seviyelerinde özetlenen bilgiler, kolayca raporlanıp izlenebilir.
EPS ve Proje Detayları
Projenin genel bilgilerine, not alanlarına, kodlarına ve ayarlarına EPS görünümünün altındaki sekmelerden ulaşılır.
Organizational Breakdown Structure(OBS)
OBS (Organizational Breakdown Structure) projeleri yürüten organizasyonu ifade eden ve projelerin ve proje gruplarının (EPS seviyelerinin) sorumlularını gösteren hiyerarşik bir yapıdır.
OBS kurumsal bir veri yapısı olarak Administer/User Access altındaki OBS ekranında tanımlanır.
Yeni sorumlular eklemek, silmek ve hiyerarşiyi yapılandırmak için araç çubuğundaki düğmeler kullanılır.
Proje Kodları
Projeleri gruplamak ve filtrelemek amaçlı olarak kullanılabilecek ve projelere girilecek olan kodlardır. Sınırsız sayıda proje kodu tanımlanabilir. Proje kodları Administer menüsündeki Enterprise Data linkinden açılan ekranda tanımlanır.
1 Administer Menüsü: Kurumsal veriler (Enterprise Data) altında proje kodlarına ulaşılır.
2 Proje Kodları: Proje kodları sayfasına sol taraftaki linkten erişilir.
3 Proje Kodları Araç Çubuğu: Kodları ve değerlerini eklemek, silmek, hiyerarşiyi yapılandırmak için araç çubuğundaki düğmeler kullanılabilir.
4 Name kolonu hem kod adlarını hem de kod değerlerinin kısaltmalarını gösterir.
5 Description alanı kod değerlerinin uzun açıklamasını gösterir.
6
Proje Kodlarının Ağırlıkları: Kod ve değerlerine girilen ağırlıklar kullanılarak proje skoru belirlenebilir. Girilen ağırlıklar, kod
değerlerinin birbirlerine görece değerlendirmelere dayanır.
Proje Planlama
Proje Açma
Kullanıcının erişim hakkı olan bir projeyi açması için en üstteki navigasyon çubuğundaki Projects yanındaki aksiyon
menüsünden Open Projects bağlantısına tıklaması yeterlidir.
Açılan hiyerarşik EPS (Enterprise Project Structure) yapısından üzerinde çalışılacak projeler seçilir. Bu listede sadece
kullanıcının erişim izni bulunan projeler yer alır.
Açılacak projenin hiyerarşide kolayca bulunabilmesi için araç çubuğundaki Search düğmesi ve açılan kutu kullanılabilir.
Seçilip açılan projenin ismi aktiviteler görünümünde navigasyon çubuğunun altında görülecektir.
Proje Seçimi
Proje verilerine çeşitli görünümlerle ulaşmak mümkündür.
Yukarıda görülen görünüm listesinden istenilen bir görünüme ulaşılır.
• EPS – Projelerin genel bilgilerine, (kodlar, notlar gibi) erişmek ve gerektiğinde değişiklik yapmak için kullanılır.
• Workspace – Projeye özel gösterge panelidir.
• Activities – Aktivite listesini ve Gantt şemasını görmeyi sağlar. Aynı zamanda aktiviteleri export etmek ve aktivite eklemek için kullanılır.
• Team Usage – Projede çalışan kaynakları ve iş yüklerini gösterir.
• Issues – Proje sorunlarının görüldüğü ve girldiği görünümdür.
• Risks – Proje risklerinin dokümante edildiği görünümdür.
• Documents – Proje dokümanlarına bu görünümden erişilebilir.
Proje
Görünümleri
Aktivite Listesi
Aktivite listesi görünümünde kullanıcı özelleştirebileceği kolonlarda aktivitelerin detaylarını görebilir ve gerektiğinde değişiklik yapar.
Aktivite eklemek için butonuna tıklamak, mouse sağ tuşuna tıklayarak Add activity seçmek yada klavyeden insert tuşuna basmak yeterlidir.
İstenilen kolonları yerleştirmek, gruplama ve filtreleme kriterlerini değiştirmek için Customize View linkine tıklanır.
Aktivite hiyerarşik olarak gruplanarak görüntülenebilir.
Aktiviteler sol tarafta bir ağaç yapısı içerisinde görülür.
Gruplama kriteri olarak seçilenWBS veya aktivite kodları renkli bantlar olarak görülürken, en alt seviyede ise aktiviteler yer alır.
Araç çubuğundaki Export to Excel düğmesine tıklanarak veya Actions menüsünden Import/Export altından Export to Excel seçilerek aktivite tablosu export edilerek Excel ve benzer programlarda açılabilir.
Listeden bir aktivitenin üzerine tıklandığında, aşağıdaki sekmelerde o aktivitenin detaylarına ulaşılabilir.
İstenilen detaylara buradan ulaşıp gerektiğinde değişiklik yapmak mümkündür.
Gantt Şeması
Gantt şeması aktivitelerin çubuk diyagramını, gruplanmış olarak görmeyi sağlar.
Gantt şemasında zaman aralıkları ve gruplama kriteri araç çubuğunun en sağındaki düğmeye basılarak açılan menüden Customize View seçilerek özelleştirilebilir.
Ağ Diyagram
1 Aktivite Görünüm Tipleri: Ağ diyagramı açmak için düğmesine basılır.
2 Aktivite Ağı: Aktivite ağı aktiviteleri kutularla aralarındaki ilişkileri oklarla gösteren bir görünümdür.
3 Görünüm Ayarları: Aktivite kutularının hangi verileri göstereceği ve diğer gösterim seçenekleri ayarlanabilir.
4
Aktivite Detayları: Aktivite detay sekmeleri seçilen aktivitenin çeşitli verilerinin girilmesi veya görülmesi için kullanılabilir. Örneğin yukarıda aktivite risklerinin gösteren detay açıktır.
Takvim Görünümü
1 Aktivite Görünüm Tipleri: Takvim görünümünü açmak için düğmesine basılır.
2
Takvim Çalışma Alanı: Aktiviteler aylık takvim görünümünde çubuklarla gösterilir. Aylar arasında geçiş için yukarıdaki oklar
kullanılır. Çubuk renkleri Customize View düğmesiyle açılan ekranda değiştirilir. Kırmızı çubuklar kritik aktiviteleri gösterir. Kilometretaşları siyah baklava dilimi şeklinde gösterilir.
3 Günlük Detay: Takvim görünümünde çıft tıkladığınızda o günde yapılan işleri gösteren detay görünüm açılır.
4
Aktivite Detayları: Aktivite detay sekmeleri seçilen aktivitenin çeşitli verilerinin girilmesi veya görülmesi için kullanılabilir. Örneğin yukarıda aktivite ilişkilerini gösteren Trace Logic detayı açıktır.
Dokümanlar
Proje dokümanlarının detaylarına bu görünümden ulaşılır.
Yeni dokümanlar tanımlanabilir, varolanlar üzerinde değişiklik yapılabilir. Dokümanların genel bilgileri, açıklamaları
değiştirilebilir ve aktivite/WBS atamaları yapılabilir.
Proje Yaratma
Proje yöneticileri yetkileri dahilinde Primavera P6’dan yeni proje yaratabilirler.
Yeni proje yaratmak için EPS görünümünde sağ tıklayıp Add Project.. seçilir veya araç çubuğundan düğmesine tıklanır.
Yukarıda görüldüğü gibi, projenin ID ‘si ve adı girilir.
EPS Seçimi
Yeni projenin altına yerleştirileceği, ilgili EPS (Enterprise Project Structure) seviyesi seçilir.
Proje yöneticisi EPS’in ancak erişim hakkına sahip olduğu seviyelerini görür ve yetkisi varsa proje ekler.
Sorumlu Seçimi
Projenin sorumlusu OBS (Organizational Breakdown Structure- Organizasyon Şeması)’ndan seçilir.
Proje başlangıç tarihi ve isteğe bağlı olarak beklenen bitiş tarihi girilir.
Create tıklanarak proje yaratılır.
Proje yaratıldıktan sonra aktivite eklenebilir veya projenin genel bilgileri girilebilir.
Aktivite Ekleme
Proje planları WBS ve aktivitelerden oluşur.
WBS proje iş paketlerinin hiyerarşik gösterimidir. Projenin kapsamını ortaya koymak için kullanılır ve projenin çıktılarına odaklı bir şekilde tanımlanır.
Aktiviteler bir projenin planlanan ve takip edilen en küçük iş birimidir.
WBS eklemek için ekrandaki butonuna basabilirsiniz.
Aktivite eklemek için de klavyeden insert tuşuna basmak, ekrandaki butonuna tıklamak yada mousenin sağ tuşuna tıkladıktan sonra Add activity seçmek yeterlidir.
Alternatif bir yol olarak Excel formatında hazırlanmış bir tablodan aktiviteleri import etmek mümkündür.
Import etmek için, araç çubuğundaki butonuna tıklanır.
Açılan sayfadan *.xls dosya seçilip Import ‘a basılarak import tamamlanır.
Aktivite Tipleri
Primavera’da aktiviteler için 6 tipten biri seçilir.
• Task dependent
• Start Milestone
• Finish Milestone
• Resource dependent
• Level of effort
• WBS Summary
Sık kullanılacak olan tipler, Task dependent ve Milestone’dur.
Task dependent aktivite takvimine göre yapılan ve 0’dan büyük bir süreye sahip aktiviteler için seçilecek olan tiptir.
Milestone ise 0 süreli olan ve projenin çeşitli kilometre taşlarını gösteren aktiviteler için tercih edilecek tiptir. Milestone
aktivitilere kaynak atanamaz.
Aktivitelerin İlişkilendirilmesi
Aktivite tarihlerinin hesaplanabilmesi için aktivitelerin ilişkilendirilmesi gerekir.
Primavera’da aktiviteleri ilişkilendirirken dört tip ilişki kullanılabilir.
İlişki Tipleri
Aktiviteler görünümünde Gantt Şeması üzerinde sağ tıklayınca açılan menüden Create Relationships seçilir ve sonra
ilişkilendirelecek aktiviteler arasında mouse yardımıyla ilişki kurulur.
Alternatif olarak aktivite detay sekmelerinden Predecessors veya Successors seçilip bu sekmelerdeki Assign düğmeleri
kullanılarak aktiviteler ilişkilendirilebilir.
Eğer aktiviteler FS bağlanacaksa, önce bağlanacak aktiviteler Shift düğmesine basılarak seçilir ardında sağ tıklanarak açılan menüden Link Selected Activities seçilir.
Aktivitenin İlişkileri Detayı
Aktivite Adımları
Adımlar aktivite olarak takip etmediğimiz iş parçalarını
tanımlayıp takip etmemizi sağlar. Bir aktiviteye sınırsız sayıda
adım tanımlanabilir. Tanımlı adımların tamamlanıp tamamlanmadıkları izlenebilir.
Aktivitelere adımlar eklemek için, aktivitenin üzerinde iken aşağıdaki Steps sekmesine basılır.
Aktivite Adımları
Add düğmesi tıklanarak aktivitenin adımları tanımlanır ve istenirse adımların görece ağırlık katsayıları girilebilir.
Çizelgeleme
Aktivitelerin ve aralarındaki ilişkilerin tanımlanmasından sonra, aktivite tarihlerinin ve proje bitiş tarihinin hemen hesaplanması için çizelgeleme işlemi yapılmalıdır.
Primavera P6 Kritik Yol Metodu’na göre çizelgeme yapmaktadır.
Kritik Yol Metodu iki adımda aktivite tarihlerinin hesaplanmasını sağlar:
İleri doğru hesap adımında erken başlangıç (early start) ve erken bitiş (early finish) tarihleri hesap edilir.
Geriye doğru hesap adımında geç başlangıç(late start) geç bitiş (late finish) tarihleri hesap edilir.
İleri Çizelgeleme
İleri Çizelgeleme bir aktivitenin erken günlerini hesaplar.
Early Start = Erken Başlama
Early Finish = Erken Bitiş
Erken tarihler, bir aktivitenin öncül aktivitleri tamamlandıktan sonra başlayabileceği ve bitebileceği en erken tarihlerdir.
Erken Başlama + Süre - 1 = Erken Bitiş
Geri Çizelgeleme
Geri Çizelgeleme bir aktivitenin geç tarihlerini hesaplar.
Late Start = Geç Başlama
Late Finish = Geç Bitiş
Geç tarihler, bir aktivitenin proje bitiş tarihini geciktirmeden başlayabileceği ve bitebileceği en geç tarihlerdir.
Geç Bitiş - Süre + 1 = Geç Başlama
Zorunlu Bitiş Tarihi ile Geri Çizelgeleme
Projelere Must Finish By tarihi girilirse P6 bu tarihi geriye doğru çizelgelemenin başlangıç noktası olarak kullanır.
Projeye empoze edilen bitiş tarihi sadece geri çizelgelemede kullanılır.
Geç Bitiş - Süre + 1 = Geç Başlama
Toplam Bolluk (Total Float)
Toplam Bolluk bir aktivitenin erken ve geç tarihleri arasındaki farktır.
Toplam Bolluk = Geç Başlama - Erken Başlama
Toplam Bolluk = Geç Bitiş - Erken Bitiş
TF = LS – ES veya TF = LF - EF
Bolluk bir aktivitenin projeyi geciktirmeden erken başlamasından kayabileceği zaman miktarıdır.
Toplam bolluğu 0 (sıfır) olan aktiviteler kritiktir.
Serbest Bolluk ( Free Float)
Bir aktivitenin kendisinden sonra gelen aktivitelerin erken başlama tarihlerini geciktirmeden ne kadar gecikebileceğini gösterir.
Toplam bolluktan farklı olabilir.
Sıfır veya pozitif olabilir, eksi olamaz.
Çizelgeleme için Aktiviteler görünümünde araç çubuğundaki Schedule düğmesi veya klavyeden F9 tuşu kullanılabilir.
Alternatif olarak Actions menüsünden Run/Scheduler tıklanır.
Çizelgeleme için Schedule düğmesine basılır ve proje çizelgelenir.
P6 çizelgeleme sonrası bir log dosyası üreterek sonuçları raporlar.
Proje zaman ve kaynak bilgilerinin portföy seviyesindeki
raporlara yansıması için Özetleme yapmak gerekir. Bunun için Summarize düğmesine basılır.
Kaynak Yönetimi
Kaynak Tanımlama
Aktiviteyi tamamlamak için kullanılan herşey bir kaynaktır.
Kaynaklar üç tip olarak tanımlanır:
• İşgücü (Labor)
• Ekipman (Non-Labor)
• Malzeme (Material)
Kaynaklara ulaşmak için navigasyon çubuğundan Resources tıklanır.
Kaynaklar
Yeni bir kaynak eklemek için açılan sayfada Administration sekmesine basılır. Açılan sayfada kaynağın bilgileri girilir.
Kaynak Tanımlama
Kaynak oluşturmak yada değiştirmek, Kaynaklar ekranında kolonlarda veya detay sekmelerinde yapılır.
Kaynak Araç Çubuğu
Kaynak ekleme, kopyalama, silme veya hiyerarşideki yerini değiştirme için araç çubuğundaki düğmeler veya sağ tıklanınca açılan menü kullanılabilir. Araç çubuğu ayrıca görüntüyü düzenleme ve Excel’e aktarma gibi fonksiyonlara erişim sağlayan düğmeler de içerir.
Bazı kaynak bilgileri ekranın alt tarfındaki detay sekmelerinde tanımlanır.
Kaynaklara birim fiyat tanımlamak için Units and Prices sekmesi kullanılır.
Kaynak Detayları
Roller
Roller ile kişisel görev tanımları ve uzmanlıklar belirtilir. Belirli bir bireysel kaynak yerine, tanımlı bir uzmanlık düzeyindeki herhangi bir kaynağı temsil eder. Proje Yöneticisi, Yazılım Mühendisi, Teknik Ressam gibi.
Roller Resources modülünde Administration altında Roles sekmesinden tanımlanır.
Rol bilgileri tablo içerisinde ve ayrıca alttaki sekmelerden girilir.
Örneğin rolerin kaynaklarla ilişkilendirilmesi için Resources detay sekmesi kullanılır.
Rollere birim fiyat tanımlanabilir. Bunun için Prices sekmesi kullanılır.
Aktivitelere Rol Atama
Planlama aşamasında kaynak atama öncesi aktivitelere geçici yer tutucu olarak roller atanabilir. Roller ile kişisel görev tanımları ve uzmanlıklar belirtilir. Belirli bir bireysel kaynak yerine, tanımlı bir uzmanlık düzeyindeki herhangi bir kaynağı temsil eder. Proje Yöneticisi, Yazılım Mühendisi, Teknik Ressam gibi.
Rol Atama
Aktivitelere rol atamak için aktivitenin üzerinde iken
Assignments sekmesi seçilir. Daha sonra Assign Role düğmesi tıklanır ve açılan listeden istenen rol seçilebilip atanır.
Aktivitelere Kaynak Atama
Tanımlanan aktivitelere kaynak atamak için, aktivitenin üzerinde iken Assignments sekmesi seçilir. Bu aktivitenin kaynaklarının atandığı ve görüldüğü sekmedir.
Kaynak Formu
Aktivitelere kaynak atamak için aktivitenin üzerinde iken Assignments sekmesi seçilir. Daha sonra Assign Resource düğmesi tıklanır ve açılan listeden istenen kaynak seçilip atanır.
Bir kaynağı atamak için Assign düğmesine basılır. Ardından aşağıdaki uyarı sonrasında atanan kaynaklara uyarı mesajı gönderilebilir.
Kaynaklar default saatlerle atanmış olur. Kaynağın harcayacağı zamanı (planned units) değiştirmek gerekiyorsa ilgili kolonda değiştirilebilir.
Primary Resource
Atanan kaynaklardan biri Primary Resource olarak
işaretlenmelidir. Sadece aktivitelere birincil olarak atanmış kaynaklar (Primary Resource) Timesheets içerisinde aktivitenin gerçekleşen başlangıç ve bitiş tarihlerini girebilirler.
Aktivite’ye ilk atanan kaynak otomatik olarak Birincil Kaynak olur.
Aktiviteye atanmış kaynaklardan birini Primary olarak
işaretlemek için Assignments detay sekmesinde kaynağı seçip Primary Resource kutusunu işaretleyin.
Birincil Kaynak aktiviteyi Timesheets ile başlatıp bitirebilir.
Kaynak Kullanımının Analizi
Proje Ekibinin İş Yükleri
Proje yöneticisi, üzerinde çalıştığı projede hangi kaynakların kullanıldığını ve bu kaynakların iş yüklerini Team Usage görünümünde grafik veya tablo olarak görür.
Sol tarafta proje kaynaklarının listesi sağ tarafta ise seçilen kaynağın, histogram veya tablo olarak iş yükü görülür.
Kaynakların seçili projedeki yükü ile diğer projelerdeki yükü ayrı ayrı gösterilir.
Tüm kaynakların, kaynak ekiplerinin veya kaynak gruplarının iş yükü Resources modülü altında Resource Analysis ve Resource Usage sekmelerinde analiz edilebilir.
Analysis Sekmesinden kaynağın yük dağılımı zamana bağlı olarak, bütün projeler genelinde yada seçilen bir proje bazında görüntülenerek analiz edilebilir.
Chart Type için Histogram, Stacked Histogram, Area Chart yada Pie Chart seçeneklerden biri seçilebilir.
Analiz (Stacked Histogram)
Analiz (Area Chart)
Resource Usage sekmesinden, ilgili kaynağın bütün projeler genelinde yük dağılımları incelenebilir. İş yükleri Histogram ve Spreadsheet olarak görülebilir. Bu görünümlerde aşırı
yüklenmeler de gösterilir. Histogramlar gerçekleşen, kalan ve aşırı yüklenmeleri ayrı renklerde gösterirler.
Kaynak Kullanımı (Histogram)
Histogramlar Customize linkine basılarak açılan aşağıdaki ekranda düzenlenebilir. Histogramların miktar veya maliyet göstermesi, haftalık veya aylık çubuklar çizilmesi bu ekrandan
Kaynak Histogramı Ayarları
Kaynak Kullanımı (Spreadsheet)
Kaynak kullanım tablosu Customize linkine basılarak açılan aşağıdaki ekranda düzenlenebilir. Miktar veya maliyet
göstermesi, haftalık veya aylık çubuklar çizilmesi bu ekrandan ayarlanabilir.
Kullanım Tablosu Ayarları
Kaynak Atamaları Görünümü
Assignments sekmesi kaynakların tüm projelerde atandıkları aktiviteleri ve miktarları görmek için kullanılır. İki parçalı olan bu ekranın sağ tarafında zaman ölçeğine yayılı bir şekilde miktar veya maliyet dağılımları görülebilir.
Proje Takibi
Hedef Plan Oluşturma
Hedef planlar (baseline) proje planlarının çeşitli zamanlarda dondurulmuş olan hallerini ifade ederler ve tüm proje verilerini içerirler. Hedef planlar sayesinde ilk yapılan planlardan
sapmalar ve gecikmeler izlenip raporlanabilir.
Her projenin proje başındaki planını ve ara hedefleri Baseline olarak saklamak gerekir. Bir proje için sınırsız sayıda Baseline saklanabilir.
Hedef planlar bir proje açıldıktan sonra Activities görünümden oluşturulabilir. Bu görünümde araç çubuğundaki Define
Baselines düğmesine tıklayarak veya Actions menüsünden Define Baselines seçilerek projenin o anki hali bir baseline olarak saklanabilir.
Proje Hedefleri (Baselines)
Baselines ekranında Add Baseline düğmesiyle projenin o anki hali bir hedef olarak saklanır. Başka bir projeyi hedef plan haline getirmek için Convert a Project to Baseline düğmesi kullanılabilir.
Saklanmış hedef planlarından hangisinin karşılaştırma amaçlı kullanılacağı Project Baseline ve User’s Primary Baseline tercihleri ile belirlenir.
Kullanıcılar hedef plan verilerini çeşitli şekillerde görüp raporlayabilir. Aktivite görünümlerine hedef planla ilgili kolonlar ekleyerek veya hedef tarihleri gösteren çubuklar yerleştirerek hedef projeyle karşılaştırma yapılabilir.
Project Baseline olarak seçilen hedef planın verilerini görmek için kolonlarda BL Project ile başlayan alanlar kullanılabilir. BL Project Start, BL Project Duration gibi.
Primary Baseline olarak seçilen hedef planın verilerini görmek için kolonlarda BL1 ile başlayan alanlar kullanılabilir. BL1 Start, BL1 Duration gibi.
Hedef tarihleri Gantt şemasında çubuklarla görmek mümkündür.
Projelerin Güncellenmesi
Proje fiilen başladıktan sonra projeyi denetlemek ve ilerlemeleri izlemek gerekir.
Bu aşamada aktivitelerin gerçekleşmeleri veri tarihi itibari ile kaydedilecektir:
• Gerçekleşen tarihler ve ilerleme
• Gerçekleşen kaynak kullanımı
• Tahakkuk eden maliyetler
Data Date (Veri Tarihi)
“Şimdiki an”—ilerlemeleri hangi tarih itibari ile ifade ettiğimizi ve geriye kalan işlerin hangi tarih itibariyle çizelgeleneceğini gösterir.
Bitmiş aktivitelere aşağıdaki bilgiler girilmelidir.
Gerçekleşen Başlangıç Tarihi (Actual Start)
Gerçekleşen Bitiş Tarihi (Actual Finish)
Başlamış ve devam eden aktiviteleri güncellemek için
Gerçekleşen Başlangıç Tarihi (Actual Start)
İlerleme Yüzdesi ve/veya Kalan Süre (Remaining Duration) girmek gerekir.
Eğer güncelleme yaptığımız tarih (data date - veri tarihi) itibariyle aktivite bitmiş ise yani ilerleme yüzdesi % 100’e ulaşmışsa, başlangıç tarihinin yanında bitiş tarihi de
kaydedilmelidir.
• Kilometretaşları tipine göre sadece gerçekleşen başlangıç veya bitiş tarihi girilerek güncellenir.
Güncelleme yapmak için Activities görünümünde General detay sekmesi kullanılabileceği gibi kolonlarda yer alan gerçekleşen başlangıç (actual start) ve bitiş alanları (actual finish) da kullanılabilir.
Aktivitelerin ilerleme yüzdeleri dışında gerçekleşen kaynak ve maliyet bilgileri de güncellenmelidir. Gerçekleşen kaynak
miktarı Assignments sekmesinde Actual Units olarak kaydedilir.
Timesheets ile güncelleme
Projede çalışan kaynaklar yetkileri ölçüsünde, Timesheets’i kullanarak aktivitelerinin ilerlemelerini girip, aktivitelerde harcadıkları saatleri kayıt altına alabilirler. Kaynaklar aynı zamanda kalan zamanlarını da güncelleyebilirler. Timesheets, Primavera ürün ailesinin bileşenlerinden biridir ve kullanımı ayrı bir dökümanda anlatılmıştır.
Zaman tablosu döneminin açılması ve zaman girişi
Onaya gönderme
Proje Lideri onayladı
mı?
Kaynak Yöneticisi
onayladı
Apply Actuals- Gerçekleşen saatlerin aktivitelere
aktarılması Yeniden
Çizelgeleme
Evet Hayır
Hayır
Evet
Zaman tablosu onay süreci
Kaynak Zamanlarının Onayı
Kaynakların timesheet doldurarak projelerde harcadıkları zamanları aktivite bazlı olarak raporlamaları durumunda, proje yöneticilerinin timesheet’leri onaylaması istenebilir.
Proje yöneticisi, sorumlu olduğu projelerdeki kaynakların
onaylarını Dashboards menüsünde Approve Timesheets linkine tıklayarak verebilir.
Açılan sayfada dönem bazında onaya gönderilen ve
gönderilmeyen tüm timesheet’ler görülür. Girilen saatlerin detayları incelenir.
Timesheet Detayı
Onay bekleyenler yani durumu Submitted veya Re-submitted olanlar seçilip araç çubuğundaki Approve düğmesine basılarak onaylanır. Reddedilecekler de benzer şekilde seçilip Reject düğmesi ile kaynaklara geri gönderilir.
Birden fazla satırı seçmek için Ctrl veya Shift tuşu kullanılabilir.
Hedeflerle Karşılaştırma
Projeler ilerledikçe hedef planlarla karşılaştırılarak performansları analiz edilir.
Kullanıcılar hedef plan verilerini çeşitli şekillerde görüp raporlayabilir. Aktivite görünümlerine hedef planla ilgili
kolonlar ekleyerek veya Gantt şemasında hedef tarihleri gösteren çubuklar yerleştirerek hedef projeyle karşılaştırma yapılabilir.
Aşağıdaki görünüm aktivitelerin hedeflenen tarihlerini ve sapmalarını göstermektedir.
Portföy Yönetimi
Bir arada raporlanan ve izlenen proje gruplarına portföy
denmektedir. Örneğin bu yıl başlayacak projeler veya belli bir departmanın projeleri gibi portföyler tanımlanabilir.
Portföyler global veya kullanıcıya özel olabilir.
Portföylere projeler elle eklenebileceği gibi, bir seçim kriteri ile otomatik olarak da eklenebilir.
Bir portföy oluşturmak için Manage Portfolios görünümde sol üst köşedeki Create Project Portfolio linkine tıklamak yeterlidir.
Var olan bir portföy seçildiğinde o portföyle ilgili aşağıdaki görünümlerde çeşitli analizler yapılabilir:
• Portfolio Analysis – Scorecard, çeşitli Histogramlar, Pie Chart ve Bubble Chart gibi gösterimlerle proje metrikleri görülebilir, çeşitli portföy senaryoları karşılaştırılabilir
• Capacity Planning – Roller bazında portföydeki
projelerin iş yükü analiz edilebilir ve projelerin iptali ve ertelenmesinin ortaya çıkaracağı etkiler dinamik olarak görülebilir
• Performance Status – Zaman ve kaynak kullanımı açısından projelerin performans göstergeleri izlenir
• Gantt Chart – Portföyün özet Gantt şeması
• ROI – Harcama ve Fayda planları görülür ve net bugünkü değer analizleri yapılır
• Details – Portföyün kimler tarafından görüleceği ve hangi projeleri içerdiği bu görünümde ayarlanabilir
1 Portfolio Analysis araç çubuğu 2 Portfolio Analysis ayarları
3 More/Basic düğmeleri: More düğmesi ile detaylı ayarlar görülebilir ve değiştirilebilir. Basic düğmesi ile detaylar kapatılabilir.
4 Üst çalışma alanı: İki parçalı porföy analizinin üst kısmında skorkart görülmektedir.
5 Alt çalışma alanı: İki parçalı porföy analizinin alt kısmında skorkart görülmektedir.
6 Proje seçme kutuları: Projeyi portföy analizinden çıkarmak için bu kutulardaki işaretler kaldırılabilir.
Değişik Portföy Analiz Görünümleri
Kapasite Planlama
Aktif ve planlanan projelerin kaynak ihtiyacını analiz ederek senaryolar oluşturmayı sağlayan kapasite planlama özelliği ile kaynak kısıtları dikkate alınarak portföydeki projelerin
uygulanabilirlikleri sorgulanabilir.
Bir proje veya proje grubu için rollerin kullanım miktarını ve maliyetini zamana bağlı olarak analiz edebilmeyi sağlar.
Proje tarihleri ile ilgili farklı senaryoların insan kaynağı kapasitesinin kullanımına etkileri analiz edilebilir.
1 Kapasite planlama görünümünü kullanmadan önce üzerinde çalışılacak olan portföy açılır.
2
Skorkart: Bu tablo projeleri seçmek, sıralamak ve analiz etmek için kullanılır. Tablonun solundaki kutucuklar işaretlenerek projenin kapasite planlamada dikkate alınması sağlanır.
3 Gantt Şeması: Mevcut ve öngörülen tarihleri gösteren çubukları gösterir.
Öngörülen çubuğu sürüklenerek kapasite grafikleri ayarlanabilir.
4 Roller: Kapasite planlama grafiklerinde görülmesi istenen roller bu alandaki kutucuklar işaretlenerek dahil edilir.
5 Kapasite Planlama Grafiği: Rollere olan talep stacked histogram, area chart, net availability(net müsaitlik) veya tablo görülmektedir.
6
Kapasite Planlama Grafiğinde Aşırı Yüklenme: Grafikler seçilen roller için kapasite limitini ve limit aşımlarını gösterebilir. Rollerin limitleri, o role sahip kaynakların limitlerinin toplamından bulunur.
7
Kapasite Planlama Görünümünü Düzenleme: Customize linki ile kolonlar, gruplama ve grafik seçenekleri ayarlanabilir. Grafiklerin miktar veya maliyet göstermesi ayarlanabilir.
