Uyum Eylem Planı

(1)

1/23

2021 – 2022 Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı

2. Çeyrek Dönem Eylemleri

STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI

(2)

2. Çeyrek Dönem Eylemleri

• E.2.3.1 – Görev Dağılım Formu

• E.4.1.1 – Sorumluluk Matrisi Formu

• E.2.6.5 – İş Akış Şemaların Oluşturulması

(3)

3/23

Formlar Arası İlişkiler

(4)

Görev Dağılım Formu

Görev Dağılım Formu Bileşen

Standart

Genel Şart

Kontrol Ortamı

Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır.

İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve

sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir.

Daire Başkanlığı/ Başkanlık düzeyinde Görev Dağılım Formunun hazırlanması

E.2.3.1 Sorumlu Birimler

Merkez Birimler

İl Sağlık Müdürlükleri

(5)

5/23

Görev Dağılım Formu

(6)

Görev Dağılım Formu

(7)

7/23

GÖREV DAĞILIM FORMU (Taşra Teşkilatı) Dokuman

Kodu:

İÇK-FR- 02

Yayın Tarihi: 01/01/2020 Revizyon No: 01 Revizyon Tarihi: 01/01/2021

Harcama Birimi Adı: ADANA İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

İl Sağlık Müdürü Adı Soyadı: Uzm. Dr. Halil NACAR

Başkanlık Adı: Destek Hizmetleri Başkanlığı

Başkan Adı Soyadı: Enver ÇELİK

Başkan Yardımcısı Adı Soyadı: Serhathan ŞİMŞEK; Özhan İDRİSOĞLU Açıklama

2021 - 2022 Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı E.2.3.1 Eylemi için doldurulacaktır.

Bu form Başkanlık düzeyinde hazırlanacaktır.

*Her Birim kendi içerisinde sınıflandırılmalıdır.

**Kadro unvanı değil, yaptığı görevin unvanı yazılmalıdır. (Örneğin …….. Birimi Birim Sorumlusu, …….. Birimi Birim Personeli gibi)

Adı Soyadı Bağlı Olduğu Birim* Görev Unvanı** Görevleri

Süleyman ÖZBAHTİYAR İdari Hizmetler Birimi İdari Hizmetler Birim Sorumlusu •Bölümde yapılan görevlerin kurumun misyon, vizyon ve temel değerlerine uygunluğunu sağlayacak şekilde çalışmaları yürütmek.

•Fiili durumun programlara uygunluğunu denetlemek ve faaliyetlerin programlara uygun olarak gerçekleşmesi için gerekli önlemleri almak.

•Görev ve sorumluluk alanındaki faaliyetlerin mevcut İç Kontrol Sisteminin tanım ve gereklerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak.

•Yaptığı görevin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen görevin kalitesini kontrol etmek.

•Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

Veysel KIYKIM Yasemin KOZANCIOĞLU İmge ATICI

İdari Hizmetler Birimi İdari Hizmetler Birim Personeli Müdürlük ve bağlı kurumların yatırım işlemlerini yürütmek,

Yatırım Programına Teklif Edilen Projeler İçin Arsa Temin Etmek ve Söz Konusu Taşınmazlarla İlgili Gerekli işlemleri yapmak.

Bakanlığın İhtiyaç Duyduğu Taşınmazların Kamulaştırma İşlemlerini yürütmek.

Hamit ŞAHİN Doğan BAKICI

İdari Hizmetler Birimi İdari Hizmetler Birim Personeli •Resmi evrakların kayıt işlemlerini yapmak

Gelen evrak ve giden evrak olarak ayrıştırılma işlemini yapmak KEP iletilerini almak ve göndermek

EBYS üzerinden havale işlemlerini yapmak

Posta -kargo kabul işlemlerini yapmak, fiziksel olarak gelen dilekçeleri kayıt etmek Fiziksel olarak gelen evrakları zimmet defteri ile teslim almak.

Mehmet GÖZCÜ

İdari Hizmetler Birimi İdari Hizmetler Destek Personeli •Evrakların ilgili birimlere dağıtımını ve takibini yapmak.

•Birimler arasında koli, zarf vb. taşınabilecek malzemelerin dağıtımını yapmak.

•Gerektiğinde çalıştığı bölümde yürütülen diğer faaliyetlere ve bazı işlemler yöneticisi tarafından verilen talimatlar çerçevesinde yardımcı olmak.

•İşi ile ilgili diğer çalışanlar ile bilgi alışverişinde bulunmak, işbirliği yapmak.

Özlem ATAM

İdari Hizmetler Birimi İdari Hizmetler Birim Personeli (Diyetisyen) •Kalori hesabı ile aylık yemek listesini hazırlamak.

•Günlük çıkan yemeklerin kontrollerini yapmak.

•Çıkan yemeklerden numune almak.

•Yemek dağıtımında plan ve koordinasyonu sağlamak.

•Personel sayısına göre gıda malzemelerinin ihtiyaç tespitini yapmak.

•Malzemelerin teslimi sırasında İhtiyaç Tespit Birimi ile malzemeleri teslim almak.

•Yemekhane ve gıda malzemelerinin hijyeninden sorumlu olmak.

(8)

Sorumluluk Matrisi Formu

Bileşen Standart

Genel Şart

Kontrol Ortamı

Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır.

İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır.

Daire Başkanlığı/Başkanlık düzeyinde iş akış süreçlerindeki imza ve onay mercilerinin (Sorumluluk Matrisleri) mevzuat doğrultusunda hazırlanması

E.4.1.1 Sorumlu Birimler

Merkez Birimler

İl Sağlık Müdürlükleri

(9)

9/23

Sorumluluk Matrisi Formu

(10)

SORUMLULUK MATRİSİ FORMU

Doküman Kodu: İÇK-FR-06 Yayın Tarihi: 01/01/2020 Revizyon No: 01 Revizyon Tarihi: 01/01/2021

Harcama Birimi Adı: Adana İl Sağlık Müdürlüğü Daire Başkanlığı / Başkanlık Adı: Destek Hizmetleri Başkanlığı

Açıklama

2021 - 2022 Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı E.4.1.1 eylemi için doldurulacaktır.

Bu form Daire Başkanlığı/Başkanlık düzeyinde hazırlanacaktır.

Alt Süreç No Alt Süreç Adı I. Sorumlu II. Sorumlu III. Sorumlu I. Kontrol

(Paraf)

II. Kontrol (Paraf)

III. Kontrol (Paraf)

IV. Kontrol (Paraf)

V. Kontrol (İmza-Onay) 6.1.1 Mal/ Malzeme Alımı İhtiyaç Tespit

Komisyon İşlemlerinin Yapılması Elif TATLI Handan YAYLA Süleyman

ÖZBAHTİYAR Serhathan ŞİMŞEK Enver ÇELİK

6.1.2 Bakım Onarım Hizmet Alımı İhtiyaç Tespit

Komisyon İşlemlerinin Yapılması Elif TATLI Handan YAYLA Süleyman

ÖZBAHTİYAR Serhathan ŞİMŞEK Enver ÇELİK

6.1.4 Müdürlük Birimlerine Ait Mal Alımlarına İlişkin Teknik Şartnamelerin Kontrolü, Muayene ve Kabul İşlemlerinin Yürütülmesi

Ramazan

TAŞDEMİR Selçuk ŞENTÜRK Ahmet ÖZTÜRK Serhathan ŞİMŞEK Enver ÇELİK

6.1.8 Müdürlüğümüz Envanterine Kayıtlı Ulaşım Araçları, Dayanıklı Taşınır HEK İşlemlerinin Yapılması

Hürü ADIYEKE İbrahim ÖZCANLI Alparslan TEKEREK

Süleyman

ÖZBAHTİYAR Serhathan ŞİMŞEK Enver ÇELİK Uzm. Dr. Halil

NACAR

6.2.1 Kamu Sağlık Tesislerinin Bütçe Tekliflerinin Hazırlatılması ve Bakanlığa Sunulması, Bütçe Taleplerinin Konsolide Edilerek, Gerçekleşmelerinin Takip Edilmesi

Emine ÖZTÜRK Alparslan

KARTALOĞLU Leyla ÖNDER Serhathan ŞİMŞEK Enver ÇELİK Uzm. Dr. Halil

NACAR

(11)

11/23

İş Akış Şemaların Oluşturulması

İş Akış Şemaları Bileşen

Standart

Genel Şart

Kontrol Ortamı

Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır

İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır.

Birim düzeyinde iş süreçlerine ait iş akış şemalarının oluşturulması

E.2.6.5 Sorumlu Birimler

Merkez Birimler

İl Sağlık Müdürlükleri

(12)

Bir süreç içinde yer alan iş ve işlemlere yönelik gerçekleştirilen faaliyetlerin mantıksal sırasıyla; uygun uluslararası geçerli semboller, oklar ve açıklamalar kullanılarak ifade edildiği çizelgelerdir.

İş akışında her bir faaliyetten sorumlu personelin belirlenmesi ve belirlenen faaliyet için varsa gerekli evrakların belirtilmesi gerekir.

İş Akış Şemaların Oluşturulması

(13)

13/23

• İş akış şemaları ile bir işin aşamaları daha ayrıntılı bir şekilde incelenebilecektir.

• Katma değeri olmayan süreçlerin tespit ederek sürecin kalitesinin artırılmasına yarar sağlayacaktır.

• Süreç içerisindeki hataların bulunması kolaylaşacak ve hataların önlenebilmesi için gerekli adımlar atılabilecektir.

• Karışık süreçler herkes tarafından kolayca anlaşılabilecektir.

• Riskleri belirleme, riskleri değerlendirme, risklerin yönetilmesi ve risklerin kontrolü daha kolay olacaktır.

İş Akış Şemaların Oluşturulması

(14)

• İş akış şemalarının çizimleri belirli kural ve standartlar çerçevesinde kullanılabilecek birçok program ve uygulama bulunmaktadır

• Bu standartlara temel oluşturan tanımlar ve semboller aşağıda yer almaktadır.

Başlangıç; İş akışının başlangıç noktasını (işlemi başlatan tetikleyici) belirtmek amacı ile kullanılmaktadır. Yuvarlak olarak gösterilir.

Bitiş; İş akışının bitiş noktasını belirtmek amacıyla kullanılmaktadır. Etrafı kalın siyah çizgili yuvarlak olarak gösterilir.

İş Akış Şemaların Oluşturulması

(15)

15/23

İş adımı; süreç boyunca yapılan işlerin, bu işleri yapan kişilerin ve işin yapılma sıklığının belirtildiği alanlardır. İş adımları dikdörtgen kutular içerisinde gösterilir.

Karar; süreç boyunca ortaya çıkan karar aşamalarının gösterimidir. Karar aşamaları baklava şeklinde kutular içerisinde gösterilir.

Bağlayıcı ok; iş akışları birbirini izleyen adımlardan oluşur.

Adımlar arasındaki akış görsel olarak bağlayıcı oklarla ifade edilir. Bağlayıcı oklar iş akışının yönünü gösterir.

İş Akış Şemaların Oluşturulması

(16)

Doküman; İş Akış sürecindeki fiziki belgeleri ifade eder, Belgenin adı ve belge içerisinde sunulan bilginin ne olduğu belirtilir.

Şekilden faaliyete doğru bir ok çizildiğinde iş akışına bir dokümanın dâhil edileceği/ kullanılacağı ifade edilir.

Faaliyetten şekle doğru bir ok çizildiğinde iş akışından çıkan bir doküman ifade edilir.

Tanımlı Süreç; Sürecin ilişkide olduğu alt veya diğer süreçleri göstermektedir. İş akışı esnasında önceden tanımlanmış atıfta bulunmak için kullanılır.

İş Akış Şemaların Oluşturulması

(17)

17/23

Elektronik Sistem; İş akışında kullanılan web uygulamaları yazılımlarını ifade eder (ÇKYS, MBS, HBYS vb). Şekilden sürece doğru bir ok çıkartıldığında web uygulama yazılımının sürece bilgi sağladığını göstermek için kullanılır. Süreçten şekle doğru bir ok çıkartıldığında web uygulama yazılımına veri sağlandığını göstermek için kullanılır.

Bağlayıcı; İş akış şemasının bir sayfaya sığmaması durumunda bir başka sayfaya geçişte bağlantı noktası olarak kullanılır.

İş Akış Şemaların Oluşturulması

(18)

Sürecin Akış Şeması ile Gösterimi

Yataktan kalkılması İşe Gidiş Süreci

Duş almaya vakit var

mı?

Duş alınması El yüz yıkanması

Giyinilmesi

Kahvaltı yapılması Çantanın

hazırlanması Dişlerin fırçalanması

Evden çıkıp gazete alınması ve servis durağına gidilmesi Gazete okuyarak servisle işe

gidilmesi

İş yerine varılması ve kartın okutulması

Kolay anlaşılabilirlik

Kararlara göre süreç akışı farklılaşıyor ise kolayca gösterilebilir

Faaliyetler arası öncüllük ilişkisinin aktarımı

Paralel faaliyetlerin doğru gösterimi

Akış içinde karar, faaliyet ve üretilen belgelerin

kolayca ayırt edilebilmesi Madde Madde Anlatım

Saat çalınca kalkılması Duş almaya vakit;

• Var ise duş alınması

• Yok ise sadece el yüz yıkanması Sonra giyinilmesi

Kahvaltı yapıp dişlerin fırçalanması Kahvaltı öncesinde ya da sonrasında çantanın hazırlanması

Gazete alınması ve servise binmek için durağa gidilmesi

Gazete okuyarak servis ile işe gidilmesi İşe varınca giriş kartının okutulması Mesaiye başlanması

İş Akış Şemaların Oluşturulması

Evet Hayır

(19)

19/23

Sürecin Akış Şeması ile Gösterimi

Yataktan kalkılması İşe Gidiş Süreci

Duş almaya vakit var

mı?

Duş alınması El yüz yıkanması

Giyinilmesi

Kahvaltı yapılması Çantanın

hazırlanması Dişlerin fırçalanması

Evden çıkıp gazete alınması ve servis durağına gidilmesi Gazete okuyarak servisle işe

gidilmesi

İş yerine varılması ve kartın okutulması

Kolay anlaşılabilirlik

Kararlara göre süreç akışı farklılaşıyor ise kolayca gösterilebilir

Faaliyetler arası öncüllük ilişkisinin aktarımı

Paralel faaliyetlerin doğru gösterimi

Akış içinde karar, faaliyet ve üretilen belgelerin

kolayca ayırt edilebilmesi Madde Madde Anlatım

EBYS üzerinden İlgili Genel Müdürlükten ödenek taahhütnamesinin istenmesi

Genelgeler doğrultusunda İstenen ödenek taahhütlerinin ilgili kurumlar tarafından değerlendirilmesi

Ödenek Taahhütleri Uygun mu?

▪ Evet; Ödenek türüne karar verilmesi

▪ Hayır; Taahhüdün gerekçesi belirtilerek EBYS üzerinden iade edilmesi

Ödenek Türü;

• Sağlık Tesisleri Ödenekleri; Kamu Hastaneleri Genel Müdürlüğünce Analitik Bütçe Sistemi üzerinden tahahhüt verilmesi

▪ İl Sağlık Müdürlüğü Ödenekleri; Strateji Geliştirme Başkanlığı Analitik Bütçe Sistemi üzerinden taahahhüt verilmesi

Onaylanan taahhütler için fatura karşılığında ABS üzerinden ödenek talebinde bulunulması

İş Akış Şemaların Oluşturulması

Evet Hayır

(20)