KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE VERİ İMHA POLİTİKASI BXL-BEXEL DIŞ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ 1* AMAÇ:
ĠĢbu KiĢisel Verileri Saklama ve Ġmha Politikası (“Politika”), BXL-BEXEL DIġ TĠCARET LĠMĠTED ġĠRKETĠ „‟ BXL-BEXEL ‟‟tarafından gerçekleĢtirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine iliĢkin iĢ ve iĢlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıĢtır.
KiĢisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve imhasına iliĢkin iĢ ve iĢlemler, BXL-BEXEL tarafından bu doğrultuda hazırlanmıĢ olan Politikaya uygun olarak gerçekleĢtirilir.
2* KAPSAM:
BXL-BEXEL, çalıĢanlarına, tedarikçilerine ve diğer üçüncü kiĢilere ait kiĢisel veriler, bu Politika kapsamında olup BXL-BEXEL ‟ nun sahip olduğu ya da BXL-BEXEL tarafından yönetilen kiĢisel verilerin iĢlendiği tüm kayıt ortamları ve kiĢisel veri iĢlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.
3* TANIMLAR:
- Alıcı Grubu : Veri sorumlusu tarafından kiĢisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kiĢi kategorisi.
- Açık Rıza : Belirli bir konuya iliĢkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan
rıza
- Anonim Hale Getirme : KiĢisel verilerin, baĢka verilerle eĢleĢtirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kiĢiyle iliĢkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
- Çalıġan : BXL-BEXEL personeli.
- Elektronik Ortam : KiĢisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluĢturulabildiği,okunabildiği, değiĢtirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.
- Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dıĢında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.
- Tedarikçi: BXL-BEXEL ‟ ya belirli bir sözleĢme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kiĢi. - Ġlgili KiĢi: KiĢisel verisi iĢlenen gerçek kiĢi.
-Ġlgili Kullanıcı : Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kiĢi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kiĢisel verileri iĢleyen kiĢiler.
-Ġmha : KiĢisel verilerin silinmesi ,yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
-Kanun : 6698 Sayılı KiĢisel Verilerin Korunması Kanunu.
-Kayıt Ortamı : Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir verikayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla iĢlenen kiĢisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
-KiĢisel Veri : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kiĢiye iliĢkin her türlü bilgi.
-Kiġisel Veri Ġġleme Envanteri: Veri sorumlularının iġ süreçlerine bağlı olarak gerçekleġtirmekte oldukları kiġisel verileri iġleme faaliyetlerini; kiġisel verileri iġleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kiġi grubuyla iliġkilendirerek oluġturdukları ve kiġisel verilerin iġlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kiġisel verileri ve veri güvenliğine iliġkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter.
-Kiġisel Verilerin Ġġlenmesi : Kiġisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiġtirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleġtirilen her türlü iġlem.
-Kurul : Kiġisel Verileri Koruma Kurulu
-Özel Nitelikli Kiġisel Veri : Kiġilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düġüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.
-Periyodik Ġmha : Kanunda yer alan kiġisel verilerin iġlenme ġartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kiġisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re‟sen gerçekleġtirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme iġlemi.
-Politika : Kiġisel Verileri Saklama ve Ġmha Politikası
-Veri Ġġleyen : Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kiġisel verileri iġleyen gerçek veya tüzel kiġi.
-Veri Kayıt Sistemi : Kiġisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak iġlendiği kayıt
sistemi.
-Veri Sorumlusu : Kiġisel verilerin iġleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen,veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kiġi.
-Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi: Veri sorumlularının Sicile baġvuruda ve Sicile iliġkin
ilgili
diğer iġlemlerde kullanacakları, internet üzerinden eriġilebilen,Baġkanlık tarafından oluġturulan ve yönetilen biliġim sistemi.
-VERBĠS : Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi
-Yönetmelik : Kiġisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.
4* SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMI:
BXL-BEXEL ‟ nun tüm çalıġanları , Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalıġanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kiġisel verilerin hukuka aykırı olarak iġlenmesinin önlenmesi, kiġisel verilere hukuka aykırı olarak eriġilmesinin önlenmesi ve kiġisel verilerin hukuka uygun saklanmasının
sağlanması amacıyla kiġisel veri iġlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.
Kiġisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görevleri ġu ġekildedir:
-ġĠRKET MÜDÜRÜ :Çalıġanları politikaya uygun hareket etmesinden, politikanın geliġtirilmesi, yürütülmesi, yayınlanması ve güncellenmesi, politikanın uygulanması için ihtiyaç duyulan teknik desteğin sağlanmasından sorumludur.
-VERĠ GÜVENLĠĞĠ BĠRĠMĠ:Kiġisel verilerin korunmasına iliġkin mevzuat değiġiklikleri, Kurulun düzenleyici iġlemleri ile kararları, mahkeme kararları veya süreç, uygulama ve sistemlerdeki değiġiklikler gibi durumları ilgili iġ birimlerinin takip etmesi ve gerekiyorsa iġ süreçlerini güncellemeleri için gerekli duyuruları ve bildirimleri yapar ve Kanun ve ikincil düzenlemeleri ile Kurulun kararları ve düzenlemeleri, mahkeme kararları ve sair yetkili makamların kararlarının ve/veya taleplerinin incelenmesi, değerlendirilmesi, takibi ve sonuçlandırılmasına yönelik süreçleri belirler ve ilgili birimlere duyurur.
-ĠNSAN KAYNAKLARI :Çalıġanların politikaya uygun olarak hareket etmesinden ve görevine uygun olarak politikanın yürütülmesinden sorumludur.
5* KAYIT ORTAMLARI:
Kiġisel veriler, BXL-BEXEL tarafından aġağıda belirtilen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir ġekilde saklanmaktadır.
-Elektronik Ortamlar: Masaüstü bilgisayarlar.
-Elektronik Olmayan Ortamlar: Yazılı kağıt(Özlük dosyası, Fatura), görsel ortamlar.
6* SAKLAMA POLİTİKAMIZ:
Kanunun 3 üncü maddesinde kiġisel verilerin iġlenmesi kavramı tanımlanmıġ, 4 üncü maddesinde iġlenen kiġisel verinin iġlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya iġlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiġ, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kiġisel verilerin iġleme ġartları sayılmıġtır.
Buna göre, BXL-BEXEL faaliyetleri çerçevesinde iġlenen kiġisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya iġleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.
7* SAKLAMANIN HUKUKİ DAYANAĞI:
BXL-BEXEL ‟ da , faaliyetleri çerçevesinde iġlenen kiġisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre
kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kiġisel veriler; Kiġisel Verilerin Korunması Kanunu, Türk Borçlar Kanunu,Türk Ticaret Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, Ġġ Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Ġġ Kanunu çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır. Bu sebeplerden dolayı saklama faaliyeti;
-Kiġisel verilerin sözleġmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması,
-Kiġisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması,
- Kiġisel verilerin kiġilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla iirket‟in meġru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması,
-Kiġisel verilerin iirket‟in herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması,
- Kiġisel verilerin , temel hak ve özgürlüklere zarar vermemek kaydı ile , ġirket‟in meġru menfaatinin sağlanması amacı ile ,
-Mevzuatta kiġisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi, sebeplerine dayalı olarak gerçekleġtirilmektedir.
8* SAKLAMAYI GEREKTİREN NEDENLER:
BXL-BEXEL, faaliyetleri çerçevesinde iġlemekte olduğu kiġisel verileri ; ticari faaliyetlerin sürdürülebilmesi, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, çalıġan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası ve ileride doğabilecek hukuki uyuġmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü amaçları doğrultusunda ve temel hak ve özgürlüklere zarar vermemek kaydı ile , iirket‟in meġru menfaatinin sağlanması amacı ile Kanun ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.
9* İMHAYI GEREKTİREN NEDENLER:
Kiġisel veriler;iġlenmesine esas teġkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiġtirilmesi veya ilgası,iġlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması, Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kiġinin hakları çerçevesinde kiġisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine iliġkin yaptığı baġvurunun BXL-BEXEL tarafından kabul edilmesi, ilgili kiġi tarafından kiġisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebinin Kurul tarafından uygun bulunması,kiġisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiġ olması ve kiġisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir ġartın mevcut olmaması, durumlarında, BXL-BEXEL tarafından ilgili kiġinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re‟sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Kiġisel verilerin silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan talepler, en geç 30 (otuz) gün içerisinde cevaplandırılmaktadır ve talebe konu verilerin üçüncü kiġilere aktarılmıġ olması durumunda, bu durum verilerin aktarıldığı üçüncü kiġiye bildirilmekte ve üçüncü kiġiler nezdinde gerekli iġlemlerin yapılması temin edilmektedir.
Kiġisel verilerin silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan tüm iġlemler iirket tarafından kayıt altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 3 (üç) yıl süreyle saklanmaktadır.
10* TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER:
BXL-BEXEL tarafından, kiġisel verilerin güvenli bir ġekilde saklanması, hukuka aykırı olarak iġlenmesi ve eriġilmesinin önlenmesi ile kiġisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için gerekli teknik ve idari tedbirler alınır.
Çalıġanların niteliğinin geliġtirilmesine yönelik, kiġisel verilerin hukuka aykırı olarak iġlenmenin önlenmesi, kiġisel verilerin hukuka aykırı olarak eriġilmesinin önlenmesi, kiġisel verilerin muhafazasının sağlanması, iletiġim teknikleri, teknik bilgi beceri, mevzuat hakkında eğitimler verilmektedir. BXL-BEXEL tarafından yürütülen faaliyetlere iliġkin çalıġanlara gizlilik sözleġmeleri imzalatılmakta olup, politikaya aykırı davranan çalıġan hakkında Ġnsan Kaynakları tarafından
yapılacak değerlendirme sonrasında gerekli idari iġlem yapılacaktır. Kiġisel veri iġlemeye baġlamadan önce BXL-BEXEL tarafından, ilgili kiġileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir. Kiġisel veri iġleme envanteri hazırlanmıġtır. BXL-BEXEL Veri Güvenliği Birimi tarafından periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır. Ġġlenen kiġisel verilerin hukuka aykırı yollarla baġkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul‟a bildirir.
Kiġisel verilerinizin güvenliği için gerekli tüm fiziki ve teknolojik tedbirler alınmaktadır.
11* KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ:
-Sunucularda Yer Alan Kiġisel Veriler:Sunucularda yer alan kiġisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların eriġim yetkisi kaldırılarak silme iġlemi yapılır.
-Elektronik Ortamda Yer Alan Kiġisel Veriler: Elektronik ortamda yer alan kiġisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalıġanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir ġekilde eriġilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.
-Fiziksel Ortamda Yer Alan Kiġisel Veriler: Fiziksel ortamda tutulan kiġisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arġivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalıġanlar için hiçbir ġekilde eriġilemez tekrar kullanılamaz hale getirilir.
12* KİŞİSEL VERİLERİN YOK EDİLMESİ:
-Fiziksel Ortamda Yer Alan Kiġisel Veriler: Kâğıt ortamında yer alan kiġisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek ġekilde yok edilir.
-Dijital Ortamda Yer Alan Kiġisel Veriler: Bu ġekilde saklanan verilerinizin saklanmasını gerektiren süre sona erdiği taktirde , sistemimizden geri döndürülemeyecek ġekilde silinmektedir.
13* KİŞİSEL VERİLERİN ANONİM HALE GETİRİLMESİ:
Kiġisel verilerin anonim hale getirilmesi, kiġisel verilerin baġka verilerle eġleġtirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kiġiyle iliġkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
Kiġisel verilerin anonim hale getirilmiġ olması için; kiġisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kiġiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin baġka verilerle eġleġtirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kiġiyle iliġkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.
14* SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ:
BXL-BEXEL tarafından, faaliyetleri kapsamında iġlenmekte olan kiġisel verilerle ilgili olarak;
- Süreçlere bağlı olarak gerçekleġtirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kiġisel verilerle ilgili kiġisel veri bazında saklama süreleri Kiġisel Veri Ġġleme Envanterinde;
- Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBĠS‟e kayıtta;
- Süreç bazında saklama süreleri ise Kiġisel Veri Saklama ve Ġmha Politikasında yer alır.
Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde Veri Güvenliği Birimi tarafından güncellemeler yapılır. Saklama süreleri sona eren kiġisel veriler için re‟sen silme, yok etme veya anonim halegetirme iġlemi Genel Müdür ve Ġnsan Kaynakları departman yetkilisi tarafından yerine getirilir.
Süreç bazında saklama ve imha süreleri aġağıdaki ġekildedir:
ÇALIiANLARIMIZA ĠLĠiKĠN VERĠLER;
-Ġġ Kanunu kapsamında saklanılan veriler :Sözleġmelerin ifası ve kanuni yükümlülüklerin yerine getirilmesi için toplanan verilerdir. Saklama süresi; sözleġmenin sona ermesini takiben 10 yıl olup, imha süresi;saklama süresinin bitimini takiben 180 gündür.
-Ġġ sağlığı ve güvenliği mevzuatı kapsamında toplanan veriler (sağlık raporları vs.). Saklama süresi; sözleġmenin sona ermesini takiben 10 yıl olup, imha süresi;saklama süresinin bitimini takiben 180 gündür.
-SGK mevzuatı kapsamında tutulan veriler. Saklama süresi; sözleġmenin sona ermesini takiben 10 yıl olup, imha süresi;saklama süresinin bitimini takiben 180 gündür.
-Sair ilgili mevzuat gereği toplanan veriler. Saklama süresi; ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar olup, imha süresi ; saklama süresinin bitimini takiben 180 gündür.
- Ġlgili kiġisel verinin Türk Ceza Kanunu veya sair ceza hükmü getiren mevzuat kapsamında bir suça konu olması.Saklamasüresi;dava zaman aġımı müddetince olup, imha süresi;saklama süresinin bitimini takiben 180 gündür.
MÜiTERĠLERĠMĠZE AĠT VERĠLER;
-Sözleġmenin ifası ve kanuni yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi için alınan kiġisel verilerdir.Saklama süresi TBK ve TTK uyarınca 10 yıl olup, imha süresi; saklama süresinin bitimini takiben 180 gündür.
TEDARĠKÇĠLERĠMĠZE AĠT VERĠLER;
Sözleġmenin ifası ve kanuni yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi için alınan kiġisel verilerdir.Saklama süresi TBK ve TTK uyarınca 10 yıl olup, imha süresi; saklama süresinin bitimini takiben 180 gündür.
ÇALIiAN ADAYLARIMIZA AĠT VERĠLER;
Kiġisel verilerinizi iġleme sebebimiz; ġirketimizde açık bulunan iġ pozisyonları için belirlenmiġ personel niteliklerine uygun çalıġan adaylarını seçmek ve değerlendirmek amacı ile Kanun‟da öngörülen temel ilkelere uygun olarak 2 ay süre ile saklanmaktadır.
ĠNTERNET ÜZERĠNDEN ERĠiĠM SAĞLAYAN KĠiĠLER;
Çerez yolu ile toplamıġ olduğumuz veriler için saklama süresi ÇEREZ POLĠTĠKAMIZ‟
da yer almakta olup https://www.bxl-bexel.com.tr/tr/cerez-politikasi Tıklayarak saklama süresini öğrenebilirsiniz.
15* PERİYODİK İMHA SÜRESİ:
BXL-BEXEL, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiġtir. Buna göre, BXL-BEXEL
‟ da her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha iġlemi gerçekleġtirilir.
16* POLİTİKANIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI:
Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da Veri Güvenliği Birimi‟nde KVKK kapsamında hazırlanan dosyada saklanır.
17* POLİTİKANIN GÜNCELLENME PERİYODU:
Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.
18* POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI
Politika, BXL-BEXEL ‟ nun internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiġ kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politika‟nın ıslak imzalı eski nüshaları Kurul Kararı ile Genel Müdür tarafından iptal edilerek (iptal kaġesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile Genel Müdürlük tarafından saklanır.
BXL-BEXEL DIġ TĠCARET LĠMĠTED ġĠRKETĠ
ADRES: 75. YIL OSB MAHALLESĠ 8 CADDE NO: 7/ ODUNPAZARI ESKĠiEHĠR E-Mail : [email protected]
