ÖĞRENCİ STAJ TAKİBİ PROSEDÜRÜ

(1)

Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı Hale SEVER SARICI

Tülin GÖKÇİL Sena KİRAZ Hüseyin ERGUN

1. AMAÇ

Bu prosedürün amacı, KTO Karatay Üniversitesi öğrencilerinin öğrenimleri süresince yapmakla yükümlü oldukları zorunlu stajlar ile ilgili olarak Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu staj çalışmalarının usul ve esaslarını düzenlemektir.

2. KAPSAM

Bu prosedür, KTO Karatay Üniversitesi öğrencilerinin öğrenim süreleri boyunca tamamlamakla yükümlü oldukları yaz stajı ve dönemlik stajı kapsar.

3. TANIMLAR

Üniversite: KTO Karatay Üniversitesi

Fakülte: KTO Karatay Üniversitesi Fakülteleri

Yüksekokul: KTO Karatay Üniversitesi Yüksekokulları

Meslek Yüksekokulu: KTO Karatay Üniversitesi Meslek Yüksekokulları Bölümler: KTO Karatay Üniversitesi Fakültesindeki Bölümler

Staj: Öğrencilerin öğrenimleri sırasında kazandıkları bilgi ve becerileri geliştirmek ya da pratik tecrübe kazanmalarını sağlamak amacıyla, yurt içinde veya dışında özel veya resmi kurum veya kuruluşlarda, program staj uygulama esaslarında belirlenen sürelerde yapılan uygulamalı çalışmalardır.

Zorunlu Staj: Akademik birimlerin belirlenen müfredatları gereği öğrencilerin mezun olabilmesi için yapması gereken ve zorunlu olan stajlardır.

Zorunlu Staj Başvuru Formu: Öğrenciler tarafından doldurulan, staj tarihi ve süresini, yapmak istedikleri yeri belirttikleri Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu Dekanlığı/Müdürlüğü tarafından onaylanan belgedir.

Staj Sorumlusu(İşyeri): Staj yapan öğrenciye kurumda doğrudan doğruya iş ve görev veren ve onu denetleyen kişi veya kişilerdir.

(2)

Staj Danışmanı(Üniversite) E-staj sisteminde kendisine tanımlı olan öğrencilerin staj ile ilgili tüm sürecini takip eden ve onaylayan kişidir.

Staj Değerlendirme Formu: Staj tamamlandıktan sonra staj yapılan işyeri yetkilisinin öğrenci hakkında yaptığı değerlendirmeyi içeren belgedir.

Staj Devam Çizelgesi: Öğrencilerin staj.karatay.edu.tr adresinden staja gittikleri günleri belirttikleri ve her ayın sonun takip eden 3 iş günü içerisinde onayladıkları belgedir.

Staj Defteri: Öğrencinin staj yaparken yaptığı çalışmalarla ilgili, hazırladığı rapordur.

Müstehaklık Belgesi: Öğrencinin SGK kurumunda hangi sigorta kapsamında olduğunu gösterir belgedir.

Staj Kılavuzu: Stajların tüm aşama ve gerekliliklerinin ayrıntılı olarak listelendiği belgedir.

4. SORUMLULUKLAR

Bu prosedür kapsamında öğrencilerin staj yapacakları şirketin belirlenmesinden stajların değerlendirmelerine kadar geçen süreç içerisinde sorumluluk dağılımı şu şekildedir:

a- Öğrenciler: Staj işlemlerini staj.karatay.edu.tr adresinden yaparak ilgili mercilerden gerekli onayları almak, staj devam çizelgesini eksiksiz zamanında doldurmak, staj usul ve esaslarına uymakla yükümlüdür.

b-Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokul Sekreterliği: Staj başvurusu yapan öğrencilerin SGK işlemlerinin (giriş ve çıkış işlemleri) yapılması için Kariyer ve Gelişim Ofisine gerekli bilgi ve belgeleri iletmek.

c-Kariyer ve Gelişim Ofisi: SGK işlemlerinin yapılması, gerekli bilgilerin kayıt altına alınması ve diğer ilgili tüm işlemlerin prosedüre uygun şekilde yürütülmesini sağlamak.

d-Staj Sorumlusu: Öğrencinin staj ile ilgili olarak staj başvuru formunun, devam çizelgesinin doğru ve zamanında doldurulması, teslim edilmesi sürecini takip etmek ile yükümlüdür.Her ay sonunda devam eden öğrencilerin devam çizelgelerini onaylayıp Kariyer ve Gelişim ofisine iletmek. Stajı biten

(3)

öğrenciler için ise, 3 iş günü içerisinde Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksek Okul sekreterliğine iletmek. Devam çizelgesi girmeyen öğrencilerin takibini yapmak.

5. UYGULAMA

Staj yapacak olan öğrenci Fakülte/ Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu tarafından belirlenen başvuru tarihleri içerisinde staj.karatay.edu.tr adresinden staj başvurularını yapar ve staj ile ilgili tüm işlemlerini buradan takip eder. Öğrenci staj başvuru formunu, ilgili evrakları ile birlikte staj sorumlusuna onaylatmak ve 10 iş günü öncesinde fakültesine teslime etmek zorundadır. SGK girişi yapılacak olan öğrencilerin EBYS üzerinden Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu sekreterliği tarafından Kariyer ve Gelişim Ofisine 15 iş günü öncesinden gönderilir.

Başvuru aşamasını tamamlayan öğrenci staja başladığı günden itibaren staj.karatay.edu.tr adresinde yer alan “Devam Çizelgesi” menüsünden FR-0032-Staj Devam Çizelgesini doldurur.

Öğrencinin doldurmuş olduğu devam çizelgesi staj danışmanı tarafından her ayın sonunu takip eden 5 iş gün içerisinde onaylamak zorundadır. (Örn: 25 Haziran da başlanan staj için 30 Hazirana kadar gidilen günler devam çizelgesine işlenir, en geç 3 Temmuza kadar sistemden onaylanır.) Öğrenciler tarafından devam çizelgesi onaylanmadığı takdirde SGK işlemleri yapılmaz, stajları kabul edilmez.

Öğrenci belirttiği günlerde staj yerine devam etmek zorundadır. Devam etmediği günlerin (rapor, izin vb.) kayıtlı bulunan evrakını staj sorumlusunda teslim etmek zorundadır. Staj danışmanı ilgili evrakı Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu sekreterliğine bildirmek zorundadır.

Stajı devam eden öğrencinin girmiş olduğu günlerin devam çizelgesi staj danışmanı tarafından takip edilir, onaylanır ve her ayın sonunda staj danışmanı tarafından onaylanan devam çizelgeleri 5 iş günü içerisinde Kariyer ve Gelişim Ofisine gönderilir.

Stajı biten öğrenciler için; staj danışmanı tarafından onaylanan ve stajı tamamladıktan sonra sistemden onayladığı devam çizelgelerini 2 iş günü içerisinde Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu Sekreterliğine iletmek zorundadır. Staj danışmanı iletmiş/onaylamış olduğu devam çizelgeleri üzerinde değişiklik yapamaz. Çıkış yapılacak olan öğrencilerin devam çizelgeleri, EBYS üzerinden Kariyer ve Gelişim Ofisine 3 iş günü içerisinde iletmek zorundadır

Öğrenci staj defterini; ilgili Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulun belirttiği tarihler

(4)

içerisinde, kurum yetkililerince onaylatılmış staj değerlendirme formu, devam çizelgesi (iki form kapalı zarf içerisinde) ve kurum yetkililerince onaylatılmış staj defterini staj sorumlularına teslim etmek zorundadır. (İlgili Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulun istemiş olduğu farklı evraklar var ise bu evraklarda onaylatılmış şekilde teslim edilmek zorundadır.)

Staj defteri, ilgili akademik birimin belirlediği kurallara göre yazılır ve değerlendirilir. Her öğrenci, staj defterini staj takviminde belirtilen tarihler arasında staj sorumlularına teslim etmek zorundadır. Staj defterini ilan edilen tarihten sonra teslim eden öğrencilerin stajı kabul edilmez.

Öğrenciler, üretim ve hizmetle ilgili gizliliği gerektiren konularda başkalarına bilgi veremez.

Staj süresince öğrenci ile işletme/kurum arasında yürürlükteki mevzuata uygun olarak staj koşulları, izin, tarafların görev ve sorumlulukları ve gerekli görülen diğer hususları da içeren bir sözleşme imzalanabilir. İşletme/Kurum ile öğrenci arasında doğabilecek ihtilaflarda, KTO Karatay Üniversitesi taraf gösterilemez. Öğrenciler staj süresince Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği hükümlerine; staj yaptığı kurumun çalışma ilkelerine, iş koşulları, disiplin ve 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanununda belirtilen iş güvenliğine ilişkin kurallara ve yasal düzenlemelere uymak zorundadır. Öğrencinin işyerinde çalışma düzenini veya kurallarını bozması ve işyerine maddi/manevi zarar vermesi halinde, işyerinin isteği ile staj sonlandırılarak geçersiz sayılır. Disipline aykırı hareketlerinden dolayı, kurum tarafından stajlarına son verilen veya stajlarını tamamlamış olmalarına karşın iş yerinden “yetersiz/başarısız” sicil alan öğrencilerin stajları staj sorumlularının da uygun görmesi halinde geçersiz sayılır. Ayrıca stajın, öğrenimin bir parçası olduğundan disipline aykırı hareketlerinden dolayı stajına son verilmiş öğrenci hakkında disiplin soruşturması açılması için staj sorumluları tarafından tutanak tutularak ilgili Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokul Dekanlığına/

Müdürlüğüne bildirilir.

5.1. Staj Başvurusu için Gerekli Evraklar

• FR-0030-Zorunlu Staj Başvuru Formu

• FR-0031- Sağlık Yardımı Beyan ve Taahhütnamesi

• FR-0032-Staj Devam Çizelgesi

• Müstehaklık Sorgulaması

• Nüfus Cüzdanı Fotokopisi

(5)

5.2. Öğrencileri Bilgilendirme

Her akademik birim, genel ve kendine özgü staj uygulamalarının ayrıntılarını içeren bir staj kılavuzu hazırlar. Staj danışmanı tarafından Dekanlığa/ Müdürlüğe sunulan bu kılavuz ilgili birim amiri tarafından değerlendirilerek staj.karatay.edu.tr adresinde yayınlanır. Kılavuz ekinde, öğrenci tarafından staj başvurusunda teslim edilmesi istenen gerekli evrak örnekleri yer alır. Staj kılavuzlarında yer alması gereken bilgiler aşağıdaki gibidir:

• Stajın tanımı

• Stajın amacı ve stajyerden beklentiler

• Uygun staj yerleri için ön görülen ölçütler

• Stajyer öğrencinin görev ve sorumlulukları 5.3. Staj Süreleri:

Toplam staj süresi, ilgili bölüm/program staj kurulu tarafından belirlenir.

Raporlu, izinli olunan günler, resmi tatil ve Pazar günleri staj süresinden sayılmaz.

Raporlu ve işyerinden izinli olan öğrencilerin durumlarını belgeleriyle birlikte üniversite ve işyeri staj sorumlularına bildirmeleri gerekir. Öğrenciler stajlarını ilgili akademik birim tarafından belirlenen tarihlerde yapmak zorundadır. Ancak ilgili dönem veya yılda mücbir sebeplerden dolayı tamamlanamayan eksik staj günü ilgili Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokul Dekanlığına/

Müdürlüğünün değerlendirilmesine bırakılır. Öğrencilerin stajlarını yapabilmeleri açısından ders programlarında boşluklar düzenlenir. Ancak ilgili birim uygun gördüğü taktirde hafta sonu, ara tatili ve yıl sonu tatilinde de staj yaptırılabilir. Staj takvimi önceden ilgili akademik birim tarafından belirlenerek ilan edilir.

5.4. Staj Yerinin Belirlenmesi:

Kariyer ve Gelişim Ofisi, öğrencilerin istenilen nitelikte staj yeri bulabilmelerini kolaylaştırmak adına, iş yerleri ile gerekli her türlü temas ve girişimde bulunurlar, ancak uygun staj yeri bulma sorumluluğu öncelikle öğrenciye aittir. Kariyer ve Gelişim Ofisi staj yapacak olan öğrenciler için, dönem içerisinde firmalar ile görüşmeler yaparak her bölüme ait bir firma havuzu oluşturur. Staj talebi olan öğrencinin staj yeri ataması otomatik olarak Staj Havuzundan yapılır.

(6)

Öğrencinin staj yeri bulamaması halinde web sitesinde ilan edilen staj başvuru süresinden 2 ay önce staj.karatay.edu.tr adresinde yer alan FR-000X-Staj Yeri Talep Formu ile staj yeri talep ettiğine dair başvurusunu gerçekleştirir. Kariyer ve Gelişim Ofisi başvuruların bittiği tarihten itibaren talep eden öğrencilere staj yeri ataması yapar ve staj.karatay.edu.tr adresinde ilan eder. Sektör Danışmanı bulunan ve staj yeri bulunmasını talep eden öğrenci Sektör Danışmanı olan firmaya yönlendirilir.

Öğrenci belirletilen tarihleri esas alarak süreci takip etmekle yükümlüdür. Kariyer ve Gelişim Ofisi’nin yaptığı atamayı kabul etmeyen öğrencinin staj yeri bulunması sorumluluğu kendisine aittir.

Resmi veya özel kurum ve kuruluşlarca kabul edilen/uygun görülen staj kontenjanlarına göre staj sorumluları tarafından öğrenci dağılımı yapılır. Tahsis edilen staj yerlerinin yeterli olmaması durumunda, öğrencilerin kendi imkânları ile bulacağı ve ilgili bölüm başkanlıklarının da uygun göreceği kamu veya özel sektöre ait işletmelerde staj yapması mümkündür.

Öğrenci kendi bulduğu işletmede staja başlamadan önce Bölüm Başkanlığı/Dekanlık/Müdürlük onayını almak zorundadır. Hiçbir öğrenci kendi girişimiyle bulduğu işletmede Bölüm Başkanlığı/Dekanlık/Müdürlük onayı olmadan staj yapamaz.

Öğrencilerin SGK işlemleri KTO Karatay Üniversitesi tarafından ödenir. Bu nedenle sgk işlemleri yapıldıktan sonra Bölüm Başkanlığı/Dekanlık/Müdürlüğün bilgisi ve onayı alınmaksızın staj yeri ve süresinde kesinlikle değişiklik yapılamaz. İşletmelerde grev ve lokavt uygulaması, işletmelerin çalışmalarına ara vermesi veya çalışmalarını durdurması, deprem, yangın ve sel gibi doğal afet olması durumunda öğrenciler stajlarını Bölüm Başkanlığı/Dekanlık/Müdürlüğün bilgisi ve onayı ile başka işletmelerde sürdürebilirler.

5.5. Sigorta İşlemleri:

5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun 5. maddesi b bendi uyarınca “yüksek öğrenimleri sırasında zorunlu staja tabi tutulacak öğrenciler hakkında iş kazası ve meslek hastalığı sigortası” uygulanır ve aynı yasanın 87. maddesinin birinci fıkrası (e) bendi uyarınca öğrencilerin staj süresince iş kazası ve meslek hastalığı sigortası KTO Karatay Üniversitesi tarafından ödenmektedir. İlgili Bölüm Başkanlığı, staj başvuruları kabul edilen öğrencilerin, staj yapacakları tarihler kesinleştikten sonra staj takviminde belirlenen süreler içerisinde, staj yapacak öğrenci listeleri,

(7)

staj başvuru belgeleri ve öğrencilerin staj başlama ve bitiş tarihlerini gösteren listeyi yazılı olarak Dekanlığa/ Müdürlüğe bildirir. İlgili Dekanlık/Müdürlük tarafından Rektörlük aracılığıyla tüm bilgiler iletilerek Kariyer ve Gelişim Ofisi tarafından staj yapacak öğrencilerin sigorta girişleri yapılır. Sigorta girişi yapılmayan öğrenci staja başlayamaz. Öğrencilerin herhangi bir sebeple belirlenen staj sürelerini dolduramaması halinde İlgili Dekanlık/ Müdürlüğe yazılı olarak bildirmesi gerekmektedir.

Tamamlanacak sürelere ilişkin bilgiler Kariyer ve Gelişim Ofisine iletilerek öğrencilerin sigorta giriş çıkış tarihleri tekrar düzenlenir.

5.6. Staj Muafiyeti:

Daha önce herhangi bir öğretim kurumunda öğrenim görürken öğrencilerin başarmış oldukları staj/stajlar nedeniyle, ya da herhangi bir kamu kurumunda çalışan öğrencilerin bölümdeki staj/stajlardan muaf olmak amacıyla yaptıkları başvurular ilgili bölüm/programın tarafından değerlendirilir. Bölüm/programın uygun görmesi durumunda, staj muafiyeti Fakülte/Yüksekokul Yönetim Kurulu tarafından karara bağlanır ve Öğrenci İşleri Koordinatörlüğüne otomasyon sistemine işlenmek üzere gönderilir.

5.7. Stajın Değerlendirilmesi:

Stajın bitiminden sonra öğrenci; staj defteri ve stajın yapıldığı süreyi içeren ve işveren tarafından hazırlanmış staj değerlendirme formu ile devam çizelgesini staj takviminde belirtilen tarihler içinde Bölüm/Program staj sorumlusuna teslim eder. (ilgili Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulun istemiş olduğu farklı evraklar var ise bu evraklarda onaylatılmış şekilde teslim edilmek zorundadır) Staj değerlendirme formu, staj defteri ve stajla ilgili ek bilgi ve belgelerin Bölüm/Program staj sorumlusu tarafından da incelenerek gerektiğinde sözlü sınav uygulanmak suretiyle stajın başarılı/başarısız olduğu belirlenir. Bu amaçla farklı sınav kurulları da oluşturulabilir.

Değerlendirmede yeterli görülmeyen öğrencilerin stajlarını yinelemesi zorunludur.

Stajı başarılı bulunan öğrencilere ait değerlendirme notları, ilgili staj sorumluları tarafından akademik takvimde belirlenen not ilan tarihi sona ermeden sisteme girilir.

(8)

Öğrenciler stajlarını normal öğrenim süresi içinde yapmak zorundadır. Stajlarını staj takviminde belirtilen tarihler içinde yapamayan veya eksik yapan öğrenciler, mazeretleri staj sorumlusu tarafından uygun bulunduğu takdirde stajlarını belirlenen tarihlerde yaparlar. Staj dosyalarını zamanında teslim edemeyen öğrenciler, mazeretlerini belgeleyen bir dilekçe ile Fakülte/Yüksekokul Dekanlığına/Müdürlüğüne başvurur. Haklı ve geçerli mazeretleri sebebiyle staj dosyasını zamanında teslim edemeyen öğrencilere Dekanlık/Müdürlüğün uygun gördüğü kadar ek süre tanınır. Verilen ek süre içinde teslim edilmeyen staj dosyaları değerlendirmeye alınmaz.

Stajını yapmayan veya başarı ile tamamlayamayan öğrencilere mezuniyetleriyle ilgili belge verilmez. Bu öğrencilere öğrenimlerini tamamlamaları için, KTO Karatay Üniversitesi Ön lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliğine göre işlem yapılır.

Staj raporlarının incelenmesi sonucunda, staj evrakında ve belgelerinde eksiklik olan veya staj yerine devam etmediği halde staj raporu düzenleyip teslim ettiği belirlenen öğrenciler hakkında, Yüksek Öğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği çerçevesinde soruşturma açılır.

Stajla ilgili her türlü belge, stajın değerlendirilmesinden sonra Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokul arşivinde saklanmak üzere teslim edilir. Öğrencinin Özlük dosyası ile Kariyer ve Gelişim Ofisinde saklanır.

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR

• Dönemlik Staj İş Akış Süreci Formu

• Yaz Stajı İş Akış Süreci Formu

• KTO Karatay Üniversitesi Ön lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği

• Staj Başvuru Formu

• Sağlık Yardımı Beyan ve Taahhütnamesi

• Devam Çizelgesi

• Öğrencilerin Sigortaları için Aylık Puantaj Tablosu

• İlgili Staj Yönergesi