Üretim/Hizmet Sektöründe Dijital Dönüşüm

(1)

Üretim/Hizmet Sektöründe Dijital Dönüşüm

(2)

İş Ortaklarımız

(3)

Üretim/Hizmet Sektörü Dijital Dönüşüm Çözüm ve Hizmetlerimiz

Fiziksel Arşiv

Dijital Arşiv -CubeBox

ERP/Muhasebe/Kalite/CRM – Dijital Arşiv Entegrasyonu

Dijitalleştirme Hizmeti

Mali mühür/eİmza ve Biyometrik İmza Arşiv Zaman Damgası

Evrak ve İş Akışları

(4)

Neden Dijital Dönüşüm Gerekli ?

Henüz dijital dönüşüm yapmamış olan hizmet sektöründeki belgelerin durumu:

Elektronik ortamda olanlar:

• Muhasebe kayıtları

• ERP

• Kalite sistemi kayıtları

• Verilen hizmet ile ilgili kayıtlar

Kağıt ortamda olanlar

• Özlük dosyaları

• Sözleşmeler

• Teslim-tesellüm belgeleri

• Faturalar

• Kalite belgeleri

• Yazışmalar

• Verilen hizmet ile ilgili belgeler(ıslak imzalılar dahil)

Sorunlar

• ERP - Dijital Arşiv Entegrasyonu olmadığı için bir tedarikçi veya müşteriye ait kağıt ortamındaki belgeleri bulmak zaman almaktadır.

• Hizmet kalitesi

• İmha zamanı gelen belgeler takip edilmemektedir.

• Kötü koşullarda belgelerin saklanması

• Belgeleri kaybetme (bulamama ile sonuçlar aynıdır)

Maliyetler

• Belge aramada işgücü kullanımı, daha fazla sayıda personel ihtiyacı

• Klasörlerin fazla yer kaplaması ve bunun sonucunda daha fazla alan kirası ödeme

• İmha edilmesi gereken belgeleri izleyememe

• Gereksiz belgeleri fiziksel saklanması

(5)

Dijital Dönüşüm Kazanımları

 ERP/Kalite/Muhasebe/CRM sistemi ile kısıtlı olmakla kalınmaz, dijitalleştirilen tüm belgelere erişebilir.

 Kağıt kullanımı asgari düzeye iner. Bu sayede daha az ve düzenli arşiv depolama alanları yeterli olur.

 Fiziksel arşiv ile dijital arşiv birebir eşleşir.

 İmha zamanı gelen belgeler fiziksel depolama alanlarında yer kaplamaz.

 Personelden tasarruf sağlanır.

 Zamandan tasarruf sağlanır.

 Fiziksel arşiv hizmetinin alınması ile birlikte ofis alanından tasarruf sağlanır.

 Kağıt ve baskı maliyetleri dramatik olarak düşer.

 Yüksek teknoloji kullanan firma imajı

 İşletme giderlerinin azalması

 ERP veya hizmet için kullanılan sistemler ile entegrasyon ile dijital arşivden maksimum derecede yararlanabilme

(6)

Dijital Arşiv ile Birlikte Fiziksel Arşiv Kazanımları

 Fiziksel arşivden belgenin alınması, tarama yapılıp gönderilmesi veya klasör/kutunun kargo ile

müşteriye gönderilmesi masrafları ortadan kalkar

 Fiziksel arşivde istenen belgeye erişmek için kutu ve klasör barkod değerini iletmek yeterli olur.

Fiziksel arşiv envanterini tutmak gerekmez, bu maliyet ortadan kalkar.

 Belgelerin kaybolması ve başka klasörlere karışması ortadan kalkar

 Mali mühür ve zaman damgası kullanımı ile

gerekmeyen kağıt ortamındaki belgelerin sadece dijital kopyalarını kullanılması olanağı oluşur

 Kurumsal hafızanın sağlanması ile mükerrer belge üretme sorununun ortadan kalkması

 İmha zamanı gelen belgeleri belirleyebilme ve gereksiz fiziksel saklamadan kurtulma – otomatik imha tutanaklarının üretilmesi ile anında imha

(7)

Otomatik İmha Kazanımları

 İmha işlemi sayesinde daha az fiziksel saklama bedeli ödenir

 Bir müddet sonra fiziksel arşive sürekli belge girişi ortadan kalkar ve sabit hale gelir, eğer fiziksel arşivde 1000 koli var ise her ay 10 koli ile giderek artan koli miktarı yerine sabit olarak 1000 koli civarında kalır hatta başlangıçtaki koli miktarı 1000 iken saklama süresi dolan belgeler

dijitalleştirildikten sonra bu miktar 600 koliye inebilir.

 Ayrıca verdiğimiz danışmanlık ile ıslak imza olmayan ve mali mühür/zaman damgası kullanılması yeterli olan belgeler ile birlikte söz konusu koli miktarı daha aşağıya düşer ve gereksiz belgelerin imha edilmesi sağlanır.

 Hatalı imha ortadan kalkar.

 İmha edilen belgeler dijital arşivde olmaya devam eder.

 Kırpılmış kağıtlar ayrıca gelir kaynağıdır.

 İmha edilen belgelerin dijital arşivdeki kopyaları 1/30

oranında kaliteden ödün vermeden sıkıştırılarak «storage»

kapasitesinden tasarruf sağlanır

(8)

Özet Olarak Kazanımlar

 Teknolojiden yararlanarak daha kaliteli hizmet

 Belge saklama maliyetlerinin düşmesi

 Bilgilere saniyeler içerisinde erişim

 Hizmet sununlan sistemler ile dijital arşiv sistemi arasında mükemmel entegrasyon

 İmha edilen belgelerden gelir elde etme

 Daha az yer kaplayan dijital belgeler

 Daha az sayıda personel kullanımı

 Müşteriye daha hızlı hizmet sağlama

 Kağıt ortamındaki verilerin hatasız olarak yüksek teknolojiler kullanılarak dijitalleştirilmesi

 Kurumsal hafıza

 Evrak yığınlarının ortadan kalkması

 Kağıtsız ofisler

(9)

Dijital Dönüşüm Çözüm ve Hizmetlerimiz

(10)

Dijitalleştirme Hizmeti

Yapısal türdeki başvuru belgeleri, Formlar, Belge Setleri

Arşiv Yönetim Sistemi için Dijital Tasnif Yapısal olmayan

belgeler

Tarama

Veri yakalama

Doğrulama

• Profesyonel hizmet

• Yüksek Teknoloji

• Düşük maliyet

• İleri görüntü işleme

• ABBYY FlexiCapture ile manuel veri girişi olmaksızın otomatik veri yakalama

• %100 doğruluk

• Fiziksel arşiv ve fiziksel arşiv danışmanlığı

• Arşiv damgası

• Hızlı ve güvenilir

• Barkod, RFID

Dijital Dönüşüm Öncü’nüz

Fiziksel Arşiv

Entegrasyon (ERP Finans

sistemleri, EDMS,vb)

(11)

Neden Farklıyız ?

• Fiziksel ve dijital arşivi birlikte ele alıyor

• Kağıdın yapısına özgün tarayıcı cihazlar kullanıyor, kağıda zarar verilmiyor

• Taranan belgelere ait metadata olarak tanımlanan belge üst verileri insan gücü ile girilmiyor, insan hatası söz konusu değil

• Taranan belgeler üzerindeki metadata veri yakalama sistemleri ile otomatik olarak elde ediliyor ve PDF belgenin metadata katmanına ekleniyor.

• Diğerlerinden farklı olarak metadata PDF belgede yer alıyor, bu sayede PDF belge yapısı korunuyor, metadata başka bir yerde tutulmuyor. PDF yani taşınabilir belge elde ediliyor.

• Kaliteden taviz verilmeden 1/50 oranına kadar sıkıştırma uygulanıyor ve belgeler daha az yer kaplıyor.

• Mali mühür ve zaman damgası ile belge değişmezliği garanti ediliyor, fiziksel arşivdeki belge miktarı azalıyor

• Yüksek tekoloji kullanımı ile daha uygun maliyetli çözümler sunuyor

• Secube bir teknoloji firması ve sürekli maliyetleri düşürecek çalışmalar yapıyor

• Fiziksel arşiv ve güvenliğine önem veriyor

(12)

ABBYY OCR Çözümleri

• Yüksek hacimli OCR sistemleri

• Kolay kurulum ve kullanım

• Yüksek hassasiyet

• Kolay entegrasyon

• Kurumsal veya kişisel

• Script kullanımı

(13)

ABBYY Veri Yakalama Çözümleri

• Sabit ve esnek yapıda formlar üzerindeki her türlü veriyi yakalama (yapısal, yarı yapısal ve yapısal olmayan)

• El yazısı, daktilo, faks, yazıcı çıktılarındaki karakterleri

yakalayabilme

• Barcode, QR Code, Data Matrix

• MICR

• SDK ile bankacılık ve finans sistemleri içerisinde

kullanabilme

• Yüksek huz ve kapasite

• Fatura, çek, başvuru formları, yazışmalar vb.

ABBYY FlexiCapture Standalone

ABBYY FlexiCapture Distributed

ABBYY FlexiCapture Server ABBYY FlexiCapture SDK

Operasyon maliyetlerini dramatik olarak düşürür, müşteriye daha iyi ve kaliteli hizmet sunmayı sağlar, daha az eleman ile çok daha fazla iş

yapılabilmesine olanak sağlar.

(14)

I.R.I.S. OCR ve Veri Yakalama Çözümleri

• SDK ile kendi uygulamanız

içerisinde kullanım

• Ekonomik

• OCR ve ICR

• Bankacılık fontları

• Barcode, QR Code, Data Matrix

• Tam sayfa veya bölgesel tanıma

• Yüksek hız

(15)

Secıbe Veri Yakalama Çözümleri

• Kolay ve kullanışlı

• Finans sektörü

yazılımları içerisinde kullanabilme

• I.R.I.S. OCR/ICR teknolojisi

• Sözlük kullanımı

• Görüntü iyileştirme

• Veri doğrulama

• Veri yakalama

güvenliği eşiği seçimi

• 50 katına kadar PDF içeriği sıkıştırabilme

• Secube özgün veri yakalam teknolojisi

Fatura, çek, başvuru formları üzerindeki verileri elde etmek hiç bu kadar kolay olmamıştı…

(16)

İmza Varlığı Belirleme ve Karşılaştırma Sistemi - SignatureCUBE

• Form üzerinde imzaların varlığını belirleme

• Referans imza ile atılan imzanın

karşılaştırılması

• Biyometrik imza pad’i ile çalışmaya uygun

• Sunucu ve SDK sürümleri

• İmza belirleme süresi 100ms’den düşük

• Basit ve ayrıntılı imza karşılaştırma

• İmzayı yakalama

• Birden fazla imza üzerinde çalışabilme

• Paraf kontrolu

(17)

Biyometrikİmza Sistemi

• İmza varlığı belirleme ve karşılaştırma sistemi ile entegre

• Bankacılık sistemine kolay entegrasyon

• Zaman damgası kullanımı

• E-imza, mali mühür veya özgün hash

algoritması ile birlikte kullanılarak imzanın değişmezliği garantisi

• İmzanın referans imza olarak saklanabilmesi

Sağlam ve şık tasarım

10.1 inç ve A4 boyutunda

Fiziksel arşiv veya kağıt kopyaya ELVEDA!

Operasyon süresi ve maliyetleri azaltır

(18)

Biyometrikİmza Paneli

IPS LCD

10.1 inç

1280x800

USB

2048 seviyeli basınç

Temperli cam yüzey

Elektromanyetik dokunma

 Yazılım bağlı olduğu bilgisayardadır

 Monitör üzerinde işlemci bulunmaz

 Dokunmatiktir ve pasif kalem ile kullanılır.

(19)

Biyometrikİmza Sistemi Faydaları

Kağıt Printer Toner Enerji Depolama Taşıma Zaman

 Fiziksel Arşiv masrafları ortadan kalkar.

 Yüksek teknoloji kullanan hastane imajı

 İşletme giderlerinin azalması

 Daha hızlı müşteri işlemleri ve müşteri memnuniyeti

 Islak imza sahteciliğinin ortadan kalkması

 Kağıtsız, hatasız otomasyon

(20)

E-İmza – SignCUBE

• Kamu Sertifikasyon Merkezi onaylı imza oluşturma ve imza doğrulama

• Window Presentation

Foundation (WPF) teknolojisi

• Uygulama sihirbazı tipinde arayüzler

• Dosya sisteminde bulunan imzalı doküman veya belgeleri

açabilmeZaman damgası

• ClickOnce teknolojisi ile WEB üzerinden akıllı kurulum ve WEB üzerinden de çalıştırabilme, otomatik güncelleme

• Tübitak Elektronik Sertifika Alt Yapısı (ESYA) yazılım geliştirme kütüphanesi

• Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) tipindeki tüm sertifikalar ile kullanılabilme

• Tüm imza tipleri

• Seri, parallel ve ayrık imza

• Toplu evrak imzalayabilme

• Tüm üretici sertifikaları ile uyumlu

E-İmza Tipleri

CAdES–BES (Basit imza)

CAdES–EPES(İmza politikalı basit imza) CAdES–T (Zaman damgası eklenmiş elektronik imza)

CAdES–C ( Tüm doğrulama verilerinin referanslarının eklendiği imza)

CAdES–X-Long (Genişletilmiş uzun elektronik imza)

CAdES-X-Type1 (Genişletilmiş elektronik imza tip 1 zamanlı)

CAdES-X-Type2 (Genişletilmiş elektronik imza tip 2 zamanlı)

CAdES-X-Long Type1 ve 2 (Genişletilmiş uzun elektronik imza tip 1 ve 2 zamanlı)

CAdES-A (Arşiv elektronik imza)

(21)

Elektronik Doküman ve E-Arşiv Sistemi – CubeBox Enterprise

• Web, masaüstü ve mobil istemciler

• SQL Server FileSteam Teknolojisi

• Sınırsız depolama olanağı

• Metadata üzerinde arama yapabilme

• Google benzeri içerikte arama

• Zengin API desteği ile

uygulamalarınızda kullanabilme

• Sınırsız sayıda lokal disk klasörleri ile senkronizasyon olanağı

• Elektronik Doküman Yönetim Sistemi yetenekleri

• E-Arşiv sistemi

• Klasör paylaşma

• Stream tabanlı dosyalar üzerinde işlem yapabilme

• Klasik sistemlere nazaran 8 kat daha hızlı dosya görüntüleme veya indirme

E-Arşiv ve EDMS bir arada, geçmiş ile gelecek arasında köprü

(22)