İÇ KONTROL SİSTEMİ

(1)

İÇK™202 1

T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI

KONYA

İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

İÇ KONTROL ^SİSTEMİ

(2)

5018 Sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu - Madde 55

İç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür.

İç Kontrolün Tanımı

(3)

5018 Sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu -Madde 56

İç kontrolün amacı;

a) Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini,

b) Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini,

c) Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini,

d) Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini,

e) Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamaktır.

İç Kontrolün Amacı

(4)

İç Kontrol Sistemi Mevzuatı

(5)

 Yönetimi dış denetime hazır kılar, hesap verebilirliği güçlendirir.

 Yeni yönetici ve personelin adaptasyon ve verim alınabilme süresini kısaltır.

 Kurumsallaşma ve kurumsal yönetimi güçlendirir.

 Risklerin kayıp gerçekleşmeden önlenmesini sağlar.

 Kurum genelinde görev ve sorumlulukları netleştirir.

 İş akışlarını ve iş yapışı standardize eder, uygulamaları standartlara bağlar.

 Üst yönetimin kurum performansını izlemesini ve düşük performansın nedenlerini sorgulamasını sağlar.

İç Kontrolün Faydaları

(6)

Yeterli ve etkili bir kontrol sisteminin oluşturulabilmesi için;

 Mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunması,

 Malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilere ve personele verilmesi,

 Belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanması,

 Mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesi,

 Kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanması için yöneticiler tarafından gerekli önlemler alınır.

İç Kontrolün Yapısı ve İşleyişi Nasıl Olmalı ?

(7)

• İç Kontrole olumlu bakan,

• Etik Değerlere önem veren,

• Yetki ve sorumluluğun bilgili,yeterli personele verilmesi,

• Adil olarak personelin performansının ölçülmesi

KONTROL ORTAMI

• İdarenin hedeflerini engelleyecek risklerin tanımlanması

• Stratejik Planın hazırlanması, Misyon ve Vizyonun belirlenmesi

RİSK

DEĞERLENDİRME

• İç Kontrol Politikaları, uygulamaları

• Tespit edici, düzeltici faaliyetler

KONTROL FAALİYETLERİ

• Gerekli bilginin, ihtiyaç duyan yönetici ve personele belirli bir standartta iletilmesi

BİLGİ VE İLETİŞİM

• İç Kontrol Sisteminin hedeflere ulaşmada etkin kullanılması, izlenmesi

İZLEME

Kamu İç Kontrol Standartları, COSO modeli çerçevesinde hazırlanmıştır.

 5 bileşen

 18 Standart

 79 Genel Şart

COSO Pramiti

7

İç Kontrol Bileşenleri

(8)

İÇ KONTROL BİLEŞENLERİNE GÖRE YAPILACAK FAALİYETLER

Kontrol Ortamı Kontrol

Ortamı

Etik değerler ve dürüstlük

Misyon, Organizasyon

yapısı ve görevler Personelin Yeterliliği ve

performansı

Yetki Devri

Risk Değerlendirme

Planlama ve Programlama

Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi

Kontrol Faaliyetleri

Kontrol Stratejileri ve

yöntemleri Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi

Görevler ayrılığı

Hiyerarşik kontroller

Faaliyetlerin sürekliliği

Bilgi sistemleri kontrolleri

Bilgi ve İletişim Bilgi ve İletişim

Bilgi ve İletişim

Raporlama

Kayıt ve dosyalama

sistemi Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların

bildirilmesi

İzleme İzleme

İç kontrolün değerlendirilmesi

İç denetim

(9)

Kontrol Ortamı Faaliyetleri

E 1.1.1. Genel Bilgilendirme Dosyası hazırlanması E 1.1.1. Genel Bilgilendirme Dosyası hazırlanması

E 1.1.2. İç kontrole yönelik farkındalığın artırılması için elektronik yayınlar yapılması

E 1.1.3. Web sayfasında bulunan iç kontrol sekmesinde iç kontrole yönelik gerçekleştirilen güncel çalışmalara yer verilmesi

E 1.1.4. İç Kontrol Sistemi, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı ve işleyişine ilişkin eğitimlerin yapılması

E 1.3.1. Kamu Görevlileri Etik Kurulunca yürürlükte olan "Etik Davranış İlkelerinin" tüm personele e-Posta olarak gönderilmesi

E 1.3.2. Etik Davranış İlkeleri doğrultusunda "Etik Slogan (Mesaj)" belirlenerek tüm personelin e-Posta adreslerine gönderilmesi

E 2.4.1. Teşkilat şemalarının web sayfasında yayınlaması E 2.4.1. Teşkilat şemalarının web sayfasında yayınlaması

(10)

Kontrol Ortamı Faaliyetleri

E 2.1.1.Bakanlığımızın misyon ve vizyonunun personele e-Posta olarak gönderilmesi

E 2.3.1. Başkanlık düzeyinde Görev Dağılım Formunun hazırlanması E 2.3.1. Başkanlık düzeyinde Görev Dağılım Formunun hazırlanması

E 2.6.1. Birim düzeyinde iş süreçlerinin hazırlanması E 2.6.1. Birim düzeyinde iş süreçlerinin hazırlanması

E 2.6.3. En az 100 (yüz) yataklı olmak kaydı ile ilde bir hastanenin mali iş süreçlerinin oluşturulması

E 2.6.5. Birim düzeyinde iş süreçlerine ait iş akış şemalarının oluşturulması E 2.6.5. Birim düzeyinde iş süreçlerine ait iş akış şemalarının oluşturulması

E 2.6.6. Birim düzeyinde Görev Tanımlarının oluşturulması E 2.6.6. Birim düzeyinde Görev Tanımlarının oluşturulması

E 2.6.7. Harcama Birimi düzeyinde Hassas Görevlerin belirlenmesi E 2.6.7. Harcama Birimi düzeyinde Hassas Görevlerin belirlenmesi

(11)

Kontrol Ortamı Faaliyetleri

E 2.7.1. Başkanlık düzeyinde görev alanı ile ilgili Üç Aylık Durum Raporunun hazırlanması

E 3.3.2. Sözleşme imzalayan İl Sağlık Müdürü/Başkan/Başkan Yardımcılarının ilgili yıl içerisinde tamamının USES üzerinden eğitimlerini tamamlaması

E 3.5.4. Muhasebe Yetkilileri tarafından görev alanı ile ilgili sık karşılaşılan sorunlar hakkında yılda en az bir defa ilgili İl Sağlık Müdürlüğü/Hastane/ADSM personeline eğitim verilmesi

E 4.1.1. Başkanlık düzeyinde iş akış süreçlerindeki imza ve onay mercilerinin (Sorumluluk Matrisleri) hazırlanması

(12)

Kontrol Faaliyetleri Çalışmaları

7.2.1. Birinci, ikinci ve üçüncü basamak sağlık tesislerine ilişkin mutemetlik (Maaş

Mutemetliği/Muhasebe Yetkilisi Mutemetliği) işlemlerinin yılda en az 1 defa İl Sağlık

Müdürlüğünce denetlenmesi

E 7.3.1. Döner Sermaye Bütçesi ile ilgili Kamu İhale Kanununun

62. maddesinin ı bendi kapsamında bir defadan fazla

%10 artırım talebinde bulunulmaması E 7.3.2. Bakanlıkça onaylanmış

ilgili yıl konsolide döner sermaye gider bütçesinin içinde kalarak

(öngörülemeyen ve Strateji Geliştirme Başkanlığınca uygunluğuna karar verilen

durumlar hariç) ek bütçe talebinde bulunulmaması

(13)

Risk Değerlendirme

RİS K

E 6.1.1. Alt süreçlere ilişkin risklerin

belirlemesi, ölçümlemesi.

Belirlenen risklere karşı kontrol faaliyetlerinin oluşturulması

E 6.2.1. Başkanlık düzeyinde belirlenen

risklerin Risk Envanterinin oluşturulması

E 6.2.2. Başkanlık düzeyinde belirlenen

risklerin Risk Haritasının oluşturulması E 6.2.3. Harcama

Birimi düzeyinde Risk

Değerlendirme Raporunun oluşturulması

(14)

Bilgi ve İletişim Çalışmaları

E 13.6.1. Birim düzeyinde ilgili yıl İş Takvimlerinin hazırlanması E 13.6.1. Birim düzeyinde ilgili yıl İş Takvimlerinin hazırlanması

E 13.6.3. ''Yönetim Kararlılık Beyanının" hazırlanarak EBYS üzerinden tüm personele gönderilmesi

E 15.6.2. Standart Dosya Planı kodlarına ilişkin eğitim düzenlenmesi E 15.6.2. Standart Dosya Planı kodlarına ilişkin eğitim düzenlenmesi

E 13.6.2 İş Takvimlerinin sonuç (gerçekleşme) durumlarının bildirilmesi E 13.6.2 İş Takvimlerinin sonuç (gerçekleşme) durumlarının bildirilmesi

E 13.7.2. Personele yönelik yılda bir kez olmak üzere memnuniyet anketi yapılması, sonuçların değerlendirilerek raporlanması

(15)

E 17.1.2. Başkanlık düzeyinde İç Kontrol Sistemi Soru Formunun uygulanarak Strateji Geliştirme Başkanlığına bildirilmesi (Başkanlıktan biri Yönetici olmak üzere

en az iki soru formunun doldurularak sisteme yüklenmesi)

İzleme Değerlendirme Çalışmaları

(16)

1. Çeyrek Dönemde Yürütülen Faaliyetler (Ocak-Şubat-Mart 2021)

2021 YILINDA YÜRÜTÜLECEK FAALİYETLER

Kurum hakkında Genel Bilgilendirme Dosyasının hazırlanması

Onaylanmış Yönetim Kararlılık Beyanının hazırlanması ve duyurulması

Web sayfasında bulunan iç kontrol sekmesinde yönetici onayı ile iç kontrole yönelik gerçekleştirilen güncel çalışmalara yer verilmesi

"Etik Davranış İlkelerinin" tüm personele e-Posta olarak gönderilmesi

Kurumsallaşma kapsamında personel ile eğitim yapılması

Standart Dosya Planı kodlarına ilişkin eğitim düzenlenmesi Standart Dosya Planı kodlarına ilişkin eğitim düzenlenmesi

Misyon ve vizyonun tüm personele tebliğ edilmesi Misyon ve vizyonun tüm personele tebliğ edilmesi

İş süreçleri ve Görev Tanımı Formunun Hazırlanması

2021 yılı İş Takvimlerinin Hazırlanması 2021 yılı İş Takvimlerinin Hazırlanması

1. Çeyrek Üç Aylık Durum Raporunun hazırlanması 1. Çeyrek Üç Aylık Durum Raporunun hazırlanması

Üç Aylık Durum Raporunun hazırlanması Üç Aylık Durum Raporunun hazırlanması

(17)

2.Çeyrek Dönemde Yürütülecek Faaliyetler (Nisan-Mayıs-Haziran 2021)

2021 YILINDA YÜRÜTÜLECEK FAALİYETLER

Etik Davranış İlkeleri doğrultusunda "Etik Slogan (Mesaj)"

belirlenerek tüm personelin e-Posta adreslerine gönderilmesi Etik Davranış İlkeleri doğrultusunda "Etik Slogan (Mesaj)"

belirlenerek tüm personelin e-Posta adreslerine gönderilmesi

İç kontrol uyum eylem planı hakkında elektronik yayınlar yapılması

Etik davranış ilkelerinin ve etik sloganın tüm personele duyurulması

Görev dağılım Formunun oluşturulması Görev dağılım Formunun oluşturulması

Teşkilat şemalarının hazırlanması ve Web sayfasında yayınlanması Teşkilat şemalarının hazırlanması ve Web sayfasında yayınlanması

İş Akış Şemalarının ve Sorumluluk Matrislerinin hazırlanması İş Akış Şemalarının ve Sorumluluk Matrislerinin hazırlanması

Kurumsallaşma kapsamında personeli ile toplantı düzenlemesi

2. Çeyrek Üç Aylık Durum Raporunun hazırlanması 2. Çeyrek Üç Aylık Durum Raporunun hazırlanması

Üç Aylık Durum Raporunun hazırlanması Üç Aylık Durum Raporunun hazırlanması

(18)

3.Çeyrek Dönemde Yürütülecek Faaliyetler (Temmuz-Ağustos-Eylül 2021)

2021 YILINDA YÜRÜTÜLECEK FAALİYETLER

Hassas Görev Envanterinin oluşturulması

Birim düzeyinde alt süreçlere ilişkin risklerin belirlemesi, ölçümlemesi. Belirlenen risklere karşı kontrol faaliyetlerinin oluşturulması

Başkanlık düzeyinde belirlenen risklerin Risk Envanterinin oluşturulması

Başkanlık düzeyinde belirlenen risklerin Risk Haritasının oluşturulması

3. Çeyrek Üç Aylık Durum Raporunun hazırlanması

(19)

4.Çeyrek Dönemde Yürütülecek Faaliyetler (Ekim-Kasım-Aralık 2021)

2021 YILINDA YÜRÜTÜLECEK FAALİYETLER

Risk Değerlendirme Raporunun oluşturulması Risk Değerlendirme Raporunun oluşturulması

Sağlık tesislerine ilişkin mutemetlik (Maaş /Muhasebe Yetkilisi) işlemlerinin İl Sağlık Müdürlüğünce denetlenmesi Sağlık tesislerine ilişkin mutemetlik (Maaş /Muhasebe Yetkilisi) işlemlerinin İl Sağlık Müdürlüğünce denetlenmesi

% 10 artırım talebinde bulunulmaması

Ek Bütçe Talebinde bulunulması Ek Bütçe Talebinde bulunulması

En az 100 yataklı olmak kaydı ile ilde bir hastanenin mali iş süreçlerinin oluşturulması

Muhasebe Yetkilileri tarafından görev alanı ile ilgili İl Sağlık Müdürlüğü /Hastane/ADSM personeline eğitim verilmesi Muhasebe Yetkilileri tarafından görev alanı ile ilgili İl Sağlık Müdürlüğü /Hastane/ADSM personeline eğitim verilmesi

Üç aylık Durum Raporunun hazırlanması Üç aylık Durum Raporunun hazırlanması

İç Kontrol Soru Formunun hazırlanması İç Kontrol Soru Formunun hazırlanması

Rapor Döküm Formunun işlenmesi Rapor Döküm Formunun işlenmesi

Memnuniyet anketi yapılması, sonuçların değerlendirilerek raporlanması

İş Takvimlerinin sonuç durumlarının bildirilmesi İş Takvimlerinin sonuç durumlarının bildirilmesi

Yeni başlayan Yönetici USES üzerinden eğitimlerinin tamamlanması

İç Kontrol Sistemi Soru Formunun uygulanması ve sonuçlarının bildirilmesi

(20)

Sağlık Bakanlığı

Misyon-Vizyon

(21)

ETİK:

Doğru ile yanlışı

Haklı ile haksızı

İyi ile kötüyü

Adil ile adil olmaya nı

ayırt etmek ve buna uygun

davranış sergilemektir.

(22)

Kamu hizmeti Emanettir, Emanete Sahip Çık…

ETİK, hayata değer

katar

(23)

R is kl er in T an ım la nm as ı

Risk yönetim sürecinde öncelikle yapılması gerekenler risklerin tanımlanması

ve özelliklerinin belirlenmesidir.

Unutulmamalıdır ki özellikleri bilinmeyen

risk yönetilemez.

R is kl er in Ö lç ül m es i

Tanımlanan risklerin sayısallaştırılıp ölçülebilir hâle getirildiği aşamadır.

Literatürde üzerinde yoğun olarak çalışılan

bir alan olmasına rağmen hâlâ gelişmeye

çok açık bir alandır.

U yg ul am a

Tanımlanan, ölçülen ve somut hâle getirilen risklere karşı koruyucu

tedbirlerin

uygulanması aşamasını kapsamaktadır. Riskten kaçınma, risk azaltımı veya risk transferi gibi risk yönetim araçları

bu aşamada devreye girmektedir.

T ak ip v e D eğ er le nd ir m e

Politika ve uygulamaların başarısının sürekli

takip ve

değerlendirmeye tabi tutulması ve raporlanmasıdır. Takip

ve değerlendirme hem risklerin iyi yönetilip

yönetilmediğini hem de risklerin kabul edilebilen sınırlar dâhilinde tutulup

tutulamadığı değerlendirme

sürecidir.

Risk Yönetim Süreci Dört Temel Bileşenden Oluşmaktadır :

(24)

Riskleri belirleyin

Riskleri kategorilendirin

Riskleri ölçümleyin

Riskleri önceliklendirin Riskleri yönetin

Riskleri izleyin

İç Kontrol Siteminde Etkin Risk Yönetimi

(25)

 İç kontrol çalışan tüm personelin görevlerinin bir parçasıdır.

 Kurumda çalışan herkes iç kontrol sisteminin hayata geçirilmesinde rol oynar.

 İç kontrol yalnızca bir birimdeki personelin yürüteceği bir görev değildir.

 Kurumda çalışan herkesin yürüttüğü faaliyetlerin içinde yer aldığı süreçtir.

 İç kontrol ilave bir iş ya da görev olarak düşünülmemelidir.

25

Sonuç Olarak :

(26)