İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ ATATÜRK İLKELERİ VE İNKILAP TARİHİ ENSTİTÜSÜ SORUMLU AMİR. Harcama ve. Gerçekleştirme Yetkilileri, Taşınır Kontrol Yetkilisi

(1)

İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ

ATATÜRK İLKELERİ VE İNKILAP TARİHİ ENSTİTÜSÜ HASSAS GÖREVLER

HASSAS GÖREVLER GÖREVLİ PERSONEL

SORUMLU AMİR GÖREVLERİN YERİNE GETİRİLMEMESİNİN

SONUÇLARI

ALINACAK ÖNLEM

Kütüphane ambarında bulunan demirbaşların rutin ve fiili olarak sayılması

Kütüphane Taşınır Kayıt Yetkilisi

Harcama ve Gerçekleştirme Yetkilileri,

Taşınır Kontrol Yetkilisi

Demirbaşa kayıtlı eserlerin zamanında ve fiili olarak sayılmaması sonucunda verilerin kaybolması veya yıl sonu sayımlarıyla örtüşmemesi, Sayıştay ve İç Denetim Birimi yaptırımları.

Yıl sonu sayımları veya Harcama Yetkilisinin uygun gördüğü zamanlarda Kütüphane ambarına kayıtlı demirbaşların fiili olarak sayılması, varsa eksikliklerin giderilmesi.

Günlü ve hizmete özel yazıları takip

etmek Tüm idari personel Enstitü Sekreteri

İdari ve mali cezai işlemler, İşlerin aksaması, idarenin itibar kaybı

Yazılara süresi içinde işlem yapmak

Elektronik Belge Yönetim

Sisteminden (EBYS) gelen/giden evrakları ve genel evrakların takibi

Tüm akademik ve idari personel

Enstitü Müdürü Enstitü Sekreteri

İdari ve mali yaptırımlar, kuruma ve kişilere rücu işlemleri, İş ve işlemlerin yavaşlaması

Evrak takip işlemlerinin hızlı ve güvenilir şekilde

yapılması.

Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, belge ve cetvelleri oluşturmak, düzenlemek.

Taşınır ve Satınalma Bürosu

Harcama ve Gerçekleştirme Yetkilileri, Taşınır Kontrol Yetkilisi

Taşınırların listelenmemesi, barkodlanmaması ve TKYS sistemine aktarılmaması, Sayıştay ve İç denetim birimlerinden idari ve mali sorumluluklar doğuracak olumsuz raporların gelmesi

Taşınırların güvenlik ve kontrolünün düzenli yapılması, TKYS sisteminde olmayan taşınırların giriş işlemlerinin ivedi olarak yapılarak listelerinin oluşturulup arşivlenmesi, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ve İç Denetim Birimiyle uyumlu çalışmak, ortak alan listelerinin oluşturularak asılması, zimmetlerin güncellenmesi

Taşınıra kaydedilen demirbaş ve malzemelerin tartarak, ölçerek, sayarak teslim alınması ve ambara yerleştirilmesi

Taşınır ve Satınalma Bürosu

Harcama ve Gerçekleştirme Yetkilileri, Taşınır Kontrol Yetkilisi

Sayıştay ve İç denetim birimlerinden idari ve mali sorumluluklar doğuracak olumsuz raporların gelmesi

Demirbaşa kayıtlı taşınır ve taşınmaz malzemelerin Harcama ve

Gerçekleştirme Yetkilileri, Taşınır Kontrol Yetkilisi, Taşınır Kayıt Yetkilisi ve oluşturulan sayım komisyonunca sayım ve

kontrollerinin düzenli ve güvenilir şekilde yapılması, arşivlenmesi.

(2)

Öğretim elemanlarının görev

süresi uzatımı işlemleri Personel Bürosu Enstitü Müdürü Enstitü Sekreteri

Eğitim Öğretimin aksaması, Kişiler bazında hak kaybı ve kamu zararı ortaya çıkması ile beraber yasal faiz eklenerek kamuya ve personele rücu edilmesi

Öğretim elemanlarının görev süresi uzatımı işlemlerinin yasal süresi ve akademik takvim göz önüne alınarak yapılması.

Enstitü Yönetim Kurulu, Enstitü Kurulu ve Komisyonlarda görevli Akademik ve İdari Personele yönelik olarak yapılan toplantıların gündemlerini hazırlamak ve zamanında akademik ve idari p ers onel e bildirmek

Personel Bürosu Enstitü Müdürü Enstitü Sekreteri

Toplantıların akademik ve idari personele zamanında bildirilmemesi sonucu gerekli hazırlıkların yapılamaması, toplantıya katılımın düşük olması ve toplantıdan gerekli verimi alamamak

Toplantı öncesi, toplantı esnası ve toplantı sonrasında uyumlu çalışarak rapor ve tutanaklar düzenleyerek hayata geçirmek.

Öğrenci bilgilerinin

Otomasyon Sistemine Veri

Girişi Öğrenci İşleri Bürosu Enstitü Müdürü

Enstitü Sekreteri

Eğitim Öğretim hizmetlerinin aksaması, Öğrenciler adına hak kaybı, kurum adına itibar kaybı

Bilgi ve belgelerin zamanında Aksis sistemine yüklenmesi, Ö ğ r e n c i İ ş l e r i

B ü r o s u n c a takibinin yapılması. Birim personeline güncel ve yeterli hizmetiçi eğitimlerin verilmesi.

Gizli yazışmaların hazırlanıp

yapılması Enstitü Sekreteri Enstitü Müdürü

Enstitü Sekreteri

Devletin milli güvenliğine aykırı olarak bilgilerin açığa çıkarak art niyetli kişilerin ve kamuoyunun eline geçmesi, idari ve adli yaptırımlar.

Kanun ve Yönetmeliklerle belirlenen gizli bilgi ve belgelere sadece yetkili personelin

ulaşmasının sağlanması, işlemleri gerekli gizlilik içerisinde

yürütülmesi.

Kütüphanede araştırmacının aradığı kaynağa en kısa zamanda erişimini sağlamak, araştırmacıdan dönen yayınların Kütüphane raflarına doğru bir şekilde yerlerine yerleştirilmesi.

Kütüphane Hizmetleri

Sorumlusu Enstitü Sekreteri

Kitap, tez ve makalelerin kaybolması, mali ve idari yaptırımlar ile birlikte kurum adına prestij kaybı

Ödünç verilen yayınlarının takibinin ilgili tutanak, fiş veya zimmet defterlerine işlenerek titizlikle kontrolünün yapılması.

Akademik, İdari personel ve

Öğrencilere ilişkin disiplin işlemleri Personel Bürosu

Öğrenci Bürosu Enstitü Müdürü Enstitü Sekreteri

Enstitü içerisinde gerektiğinde disiplin sürecine başvurmamak Eğitim Öğretim hizmetleri ve İdari hizmetlerin aksamasına ve Enstitü içerisindeki çalışma ortamının bozulmasına neden olabilmektedir, hukuki, idari ve mali yaptırımlar hak kaybı.

Anayasa, 2547 Sayılı

Yükseköğretim Kanunu, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunun ilgili disiplin maddeleri ve

Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği uyarınca gerekli süreçleri gizlilik içerisinde ve ivedi olarak

yürütmek.

(3)

Kadro talep ve çalışmaları Enstitü Sekreteri

Anabilim Dalı Başkanlığı Enstitü Müdürü Eğitim Öğretim ve İdari hizmetlerin aksaması

Akademik ve İdari personel ihtiyacını Eğitim Öğretim dönemi başlamadan belirlenerek Rektörlük ve YÖK ile uyumlu bir şekilde çalışılması.

Maaş, ekders, özlük hakları ödemeleriyle diğer ödemelerin

zamanında yapılması Mali İşler Bürosu Enstitü Müdürü Enstitü Sekreteri

Kamu zararı, Kurum ve kişilere yasal faizi ile rücu işlemleri kişiler bazında hak kaybı

Maaş ve Ek ders işlemlerinin Enstitü içerisinde ivedi olarak son güne bırakılmadan

hazırlanması Strateji

Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilmesi.

Sosyal Güvenlik Kurumuna elektronik ortamda gönderilen keseneklerin doğru, eksiksiz ve zamanında gönderilmesi

Mali İşler Bürosu Enstitü Müdürü Enstitü Sekreteri

Kamu zararı, Kurum ve kişilere yasal faizi ile rücu işlemleri kişiler bazında hak kaybı

İlgili güncel mevzuat uyarınca iş ve işlemleri zamanında yapmak

Bütçe hazırlamak Taşınır ve Satınalma Bürosu

Mali İşler Bürosu Enstitü Müdürü Enstitü Sekreteri

Hazırlanacak bütçenin eksik yada abartılı yapılması, gelecek mali desteğin yetersiz kalması

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ve Rektörlük ile koordineli bir biçimde hareket ederek alanında güncel mevzuata hakim personel ve yöneticeler ile reel ihtiyaç listesi ve bütçeyi hazırlamak.

Görevden ayrılan Akademik ve İdari personelin yerine görevlendirme yapılması

Anabilim Dalı Başkanlığı Enstitü Müdürü Eğitim Öğretim ve İdari hizmetlerin aksaması.

Görevden ayrılan Akademik ve İdari personelin Görev Devri Formunu eksiksiz doldurması ve bu formun birim ve üst amir tarafından da onaylanmadan görevinden ayrılmaması, personel kimlik belgesi ile üzerindeki kayıtlı zimmet ve taşınırların iade alınması. Emeklilik veya nakil nedeniyle gidecek olan personelin ayrılma tarihinden önce yerine bakacak nitelikli personellerin temini yapılmalı eğer yeni

personel istihdam edilemeyecekse mevcut personel içerisinden aksayacak olan göreve en uygun kişinin vekalet ettirilmesi.

(4)

Yüksek lisans ve doktora programlarına alım süreçlerinin belirlenmesi, ilan edilmesi, öğrenci başvurularının alınması, mülakatların yapılması, öğrenci kayıtları.

Enstitü Yönetim Kurulu

Anabilim Dalı Başkanlığı Öğrenci İşleri Bürosu

Enstitü Müdürü Enstitü Sekreteri Anabilim Dalı Başkanlığı

Eğitim Öğretim ve İdari hizmetlerin aksaması, kişiler bazında hak kaybı, kurum bazında itibar kaybı.

Sürece dahil olan tüm

Akademik ve İdari yetkililerin etkin ve koordineli bir şekilde çalışarak iş ve işlemlerinin takip edilerek sonuçlandırılması.

İdari ve Akademik personelin, Mal bildirimi, görevlendirme, ücretsiz izin, işe giriş ve ayrılış, yıllık izin, hastalık izni, hizmet içi eğitim, kadro derece kademe işlemleri v.s. takiplerinin

yapılması.

Personel İşleri Bürosu Mali İşler Bürosu Taşınır ve Satınalma Bürosu

Kişiler bazında hak kaybı, kurum bazında itibar kaybı, Kamu zararı, Kurum ve kişilere yasal faizi ile rücu işlemleri, idari ve mali yaptırımlar.

Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde ve g ü n c e l mevzuata göre uygulama ve kontrolünün zamanında yapılması, birimler arası koordinasyon sağlanması.

Sivil savunma hizmetlerinin düzenli yürütülmesi, araç gereç temini ve personelin eğitimi

Sivil Savunmaya İlişkin

Oluşturulan Komisyon Üyeleri Enstitü Müdürü

Doğal afet, İlk yardım, yangın vb. Hizmetlerin aksaması durumunda Enstitü binasının, evrakların veya personel ve öğrencilerin zarar görmesi.

Enstitü binası, personeller,

öğrenciler, evraklar ile ilgili olarak her türlü oluşabilecek acil

durumda müdahaleye imkan verecek teknik malzeme desteği ile birlikte personel eğitimlerinin tamamlanması.

Yaklaşık Maliyet Komisyonu Taşınır ve Satınalma Bürosu Enstitü Müdürü

Bütçe ve ihtiyaçlar oranında reel araştırmaların yapılmaması, hukuki ve mali yaptırımlar, Sayıştay sorgusu

Yaklaşık Maliyet Komisyonu olabildiğince Devlet Malzeme Ofisi ve Kurumsal firmalar ile birlikte piyasa firmalarının verilerini harmanlayıp kamu yararını gözönüne alınarak raporlar düzenlenmelidir.

Muayene ve Kabul Komisyonu Taşınır ve Satınalma Bürosu Enstitü Müdürü

Satın alınan mal ve hizmetin şartnamede belirtilen

özelliklerde olup olmadığının tespit edilememesi durumunda kamu zararının oluşması sonucunda kütüphane hizmet kalitesinin olumsuz bir şekilde etkilenmesi. Mevzuat gereği sayıştay sorgusu riski doğar.

Muayene ve Kabul Komisyonu titizlikle satın alınan malzemenin özelliklerini şartname ile uyumlu olup olmadığını kontrol etmekle beraber malzemenin çalışır ve kullanılır durumda olduğunu tespit etmek.

(5)

İhale ve satın alma Taşınır ve Satınalma Bürosu

Enstitü Müdürü Enstitü Sekreteri Piyasa Araştırma Komisyonu

Muayene ve Kabul Komisyonu

Haksız rekabet, ihale iptali, menfaat sağlama, hesap verme sorumluluğu, idarenin itibar kaybı.

Enstitüye sağlanan bütçe ve belirlenen ihtiyaçlar çerçevesinde yapılacak olan ihale, satınalma ile ilgili mevzuat istikametinde kamu çıkarını gözeterek ve rekabeti sağlamak suretiyle iş ve işlemleri yürütmek.

Güvenlik hizmetleri

İ.Ü Özel Güvenlik ve Koruma Şube Müdürlüğünce

Görevlendirilen Personel

Enstitü Sekreteri

Enstitü binasının ana arterde bulunması nedeniyle başta hırsızlık, terör, toplumsal olaylar ve can güvenliği olmak üzere, yangın su baskını vb. doğal ve insan etmenli afetler çerçevesinde insan hayatını birinci derecede etkileyen güvenlik ve çalışma ortamının zarar görmesi, maddi ve hukuki yaptırımlar ve itibar kaybı.

Yeteri kadar personelin İ.Ü Özel Güvenlik ve Koruma Şube Müdürlüğünce

görevlendirilmesinin sağlanması, görevlendirilen personelin kontrolü ve entegrasyonunun sağlanması, güvenlik personeline uygun çalışma ortamının tahsis edilmesi.

Mahkeme kararlarının uygulanması

Enstitü Müdürü Enstitü Sekreteri Tüm akademik ve idari personel

Hukuki ve mali yaptırımlar sonucunda kişiler bazında hak kaybı ve kurum bazında itibar ve mali kayıp.

Mahkeme kararlarını zamanında uygulayıp kurum ve ilgili kişileri mağdur etmemek.

Kanun, yönetmelik ve diğer

mevzuatın takibi ve uygulanması Tüm akademik ve idari personel

Akademik ve İdari personelle birlikte öğrencilerin mağdur olma riski, tenkit,

soruşturma, cezai yaptırımlar.

Anayasa, 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu, 657 Sayılı Devlet

Memurları Kanunu uyarınca yasal süreçleri takip edip iş ve işlemleri buna göre

sonuçlandırmak.

4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamında yapılan işlemler.

İlgili akademik ve idari personel

Hukuki ve idari yaptırımlar, yasadan faydalanmak isteyenler için hak kaybı.

4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamından yararlanmak isteyenlere, bilgilerin zamanında tam ve eksiksiz olarak verilmesi.

(6)

İç kontrol, stratejik plan ve faaliyet raporlarına katılmak

Enstitü Müdürü Enstitü Sekreteri Risk Belirleme Komisyonu

Rektörlük bazında misyon ve vizyon belgelerine uyum sağlayamamak, idari ve akademik personelin verimliliğinin düşmesi.

Enstitü içerisinde yer alan akademik ve idari birimler ile personellerin verilerini her daim güncel tutarak hizmet içi

eğitimlerle ölçülebilir ve denetlenebilir seviyeye gelmek.

Maaş İşlemleri Mali İşler Bürosu Enstitü Müdürü

Enstitü Sekreteri

Maddi olarak Kamu ve personel zararı

Akademik yükselme, Görevde yükselme, Derece-Kademe yükselmesi, Ünvan değişikliği sınavları sonucunda mali haklarında değişiklik olanları KBS’ye işleyerek maaş ve bordrolarını ünvanlarına uygun olarak hazırlamak, İcra, nafaka ve kefalet kesintilerinin düzenli takibinin yapılması

Maaş ile ilgili değişikliklerin KBS sistemleri üzerinden kontrol edilmesi.