Terimler ve Kısaltmalar. Advanced Business Application Programming. Human Resource (Human Capital Management) Organization Management SAP

(1)

Modülü Kullanıcı Eğitim Belgesi -

Deneme Süresi, Oryantasyon Dönemi ve Aday Değerlendirme Formlarının Oluşturulması

Terimler ve Kısaltmalar

Terim / Kısaltma Açıklama

ABAP Advanced Business Application Programming

HR (HCM) Human Resource (Human Capital Management)

OM Organization Management

SAP ASAP

Systems Applications and Products in Data Processing Accelerated SAP

O Organization

S Position

C Job

P Person

Giriş

Bu belge, TED Üniversitesi Yönetim Bilgi Sistemi Kurulumu Projesinin, İnsanKaynakları Personel Gelişimi Modülü (+Human Resources/Personnel Development - HR/PD+) altında gruplanan, aşağıdakiişlem ve işlevlerin anahtar kullanıcılaraaktarılmasıamacıylaoluşturulmuştur:

• Deneme Süresi ve Oryantasyon Dönemi FormlarınınOluşturulması

• Form Üzerindeki İşlemler

• FormlarınBakımı ve Temel Uyarlamaları

• Hatırlatma Bildirimlerinin Gönderilmesi

Yukarıdaözetlenmiş bulunan süreçlerin temel olarak, ana veri kümelerine yönelik olarak yapılacakaşağıdaki işlemleriiçerdiği kabul edilebilir:

• Veri kümesine (veri tabanına) yeni veri girilmesi,

• Veri kümesinin (belli ölçütlere göre) listelenmesi / sorgulanması,

• Veri kümesindeki verinin güncellenmesi,

• Veri kümesindeki verinin silinmesi ("silinmiş" olarak işaretlenmesi),

• Bu veri kümelerinin, diğer veri kümeleriyle bağlantılarının ve işlemlerinin yürütülmesi.

(2)

HR - İnsanKaynakları Personel Gelişimi Modülü KullanıcıEğitim Belgesi - Deneme Süresi, Oryantasyon Dönemi ve Aday DeğerlendirmeFormlarınınOluşturulması

Anahtar kullanıcıların,kullanıcıeğitim belgeleriyle ve kullanıcıeğitimleri sürecinde üretilecek diğer belgelerle birlikte, diğer uç kullanıcıları, sistemin genel kullanımı ve işlevselliği konusunda eğitmesi öngörülmektedir.

Deneme Süresi, Oryantasyon Dönemi ve Aday DeğerlendirmeFormlarınınOluşturulması Arka Planda Toplu Form Oluşturma

Deneme Süresi ve Oryantasyon Dönemi değerlendirmeformları ZHRHAP_P001 işlem koduyla günlük olarak arka planda (background job) çalışacak program aracılığı ile oluşturulacaktır. Bu programınişlevini yerine getirebilmesi için ihtiyaç duyulan adımlaraşağıdaki gibidir:

a. Personel işegiriş tarihlerinin Deneme Süresi ve Oryantasyon Dönemi formları için uygunluğu;

Bu gereksinimde personelin PA modülünde, İşlemler Dizisi bilgi tipinde "İşe Alma" işlem dizisinin yürütüldüğü tarih personelin işegiriş tarihi olacaktır. Bu tarihe göre personelin şirketteki 15. Günü itibariyle Oryantasyon Dönemi Form A, 50. Gününde Deneme Süresi Formu, 150. Gününde ise Oryantasyon Dönemi Form B, C ve D formlarıoluşacaktır.

b. Personelin üst düzey iki yöneticisi olan pozisyonda bulunması;

Organizasyon şemasında 1. ve 2. Seviye yöneticisi olmayan personel için bu formlar oluşturulamayacaktır.

!1.png|width=450|height=150!

c. Programın seçim ekranına girilecek kriterlere personelin uyumluluğu;

Arka planda çalışacak bu programın seçim ekranındakullanılmasıdüşünülen seçim kriteri 0000 Nolu

İşlemler dizisi bilgi tipinde yer alan İstihdam Durumu alanındasıfır olmayanlar(etkin-aktif personel) ve 0001 Nolu Organizasyonel Tayin bilgi tipinde yer alan Bordro Alt Birimi alanı T2-İdariolanlardır.

Değerlendirme Formu Şablon Id isimli kriter için bir seçim yapılmayacaktır.İhtiyaca ve duruma bağlı olarak kullanılabilmesi için seçim ekranınakoyulmuştur.

d. DeğerlendirmeŞablonu tipinin doğrubelirlenmişolması;

PP01 işlem koduyla ulaşılacak ekranda Plan varyantı = 01, Nesne Tipi = VA seçimleriyle erişilecek form

tiplerinin Teyit edildi sekmesinde yer alan Değerlendirme Formu Tipi bilgi tipinin doğru tiple doldurulmuşolması gerekmektedir.

e. Form oluşturma günü Cumartesi ya da Pazar günü değilse;

(3)

Programda hafta içi gün kontrolü bulunmaktadır. Formun ilk oluşturulmasında hafta sonu kontrolü

yapılmaktadır. Bu nedenle oluşacakformların günleri yukarıda belirlenen günlerden 1 ya da 2 gün sonrası olarak belirlenebilir.

Örnek: 15 ve 50 küsür günlük olan iki personel için bu programıyürüttüğümüzdeolması gerekenler aşağıdaki gibidir:

a. Aşağıdaki gibi maillerin gitmesi gerekmektedir;

Mail 1: Bu mail daha sonraki maddelerde anlatılacak yöntemle belirlenen formlarınİK sorumlusu kullanıcılarına gönderilen bilgilendirme mailidir. Bu mailde programın o gün çalışması ile yukarıda belirtilen kriterlere uyum sağlayıp form oluşması gereken personelde, program tarafından form oluşturulurkenalınanbaşarı ve hata mesajları ile form oluşturulan personelin adı,soyadı,işegiriş tarihi ve hangi tip form oluşturulduğu bilgisini içeren Excel ekli dosya yer almaktadır.

Mail içeriğiaşağıdaki gibidir:

(4)

Bilgilendirme Maili İçeriği

Not: Bu mail içeriği uyarlanabilir değildir. Program içerisinde yazılmıştır.

Mail 2: Bu grupta gönderilen mailler Form Oluşturmaesnasında gönderilen, içeriği, kime ve hangi yöntemle gönderileceği uyarlanabilir mailleri içermektedir.

(5)

Not: Mail uyarlama adımları Form Uyarlamalarıbaşlığıaltındaanlatılmaktadır.

•b. Aşağıdaki gibi bir form listesine İKtarafındanulaşılabilmelidir;

PHAP ADMINPA işlem koduyla İK sorumlusu ve süreç yöneticisi kullanıcılartarafındanaşağıdaki seçim kriteri ekranıyla program yürütüldüğünde seçim kriterlerine uyan tüm formlar listelenecektir.

Yukarıda çekilen listede bazı sütunlar gizli alan olarak bulunmaktadır. Bu sütunların gösterilmesi için aşağıdaki adımlar izlenmelidir:

•

butonundaki ok işaretitıklanarakaşağıdaki gibi "Düzeni Değiştir" seçilir.

(6)

• Daha sonra gelen kutucukta Sütun listesi altında yer alan gizli sütunların yer aldığı gösterilmek istenen sütunlar seçilip,

butonuna tıklanarak sol tarafa alınır

• Daha sonra yukarıdaki kutucukta yer alan

"Düzeni Sakla" butonuna basılır ve Düzeni Sakla alanındaaşağıdaki gibi (/TEDU) yeni bir isim verilerek kaydedilir.

(7)

• Böylelikle PHAP ADMINPA işlem koduyla erişilenprogramın seçim ekranının en altında yer alan Düzen kısmında bu varyant seçilebilir ve form listesinde görüntülenmesi istenen sütun listesi bizim seçtiğimiz gibi olur.

(8)

c. Oryantasyon Dönemi Başlangıcında;

Sadece A formu

d. Oryantasyon Dönem Sonunda;

B-C-D formlarıaynı anda oluşturulacaktır. Bunlardan D formu haricinde hepsi Durum alanında"İşleniyor"

olarak oluşturulacaktır, D formunda ise Durum alanında"Hazırlanıyor"yazmalıdır.

Bunun nedeni D formunun B ve C formlarıtamamlandıktan sonra doldurulmasıgerektiği içindir. D formu

"Hazırlanıyor" durumundayken personel ve yöneticiler bu forma erişemeyecektir.Aynı zamanda D formu bu durumda oluşturulduğunda personel ve yöneticilere herhangi bir bilgilendirme maili gönderilmeyecektir. B ve C formunda yapılan kontroller ile bu personel için oluşturulan B ve C formlarının birlikte tamamlandığı (alt durum

"Form İK'da" ya da durum "Tamamlandı" ) durumda D formu otomatik olarak "İşleniyor" durumuna alınacak, personele D formunu doldurması için bilgilendirme maili gönderilecektir. Bu durumdayken personel bu forma erişebilecektir.

Münferit Form Yöneticisi(Admin) İşlemleri Form Oluşturma

Bu adım genel olarak Aday Değerlendirmeformları için kullanılacaktır.Aşağıda örnek olarak bir aday için münferit olarak Aday Değerlendirme Formu oluşturmaadımlarıanlatılmaktadır.

(9)

a. PHAP PREPAREPA işlem koduyla ilk ekran açılır.

b. En üstteki satır "Form, değerlendiren,değerlendirilen ile dğrln.hazırla" seçimi yapılır ve form oluşturma sihirbazıbaşlatılır ve ilk adım "Continue" butonu ile geçilir.

c. Sonraki adımda form tipi seçilir ve devam edilir.

(10)

d. Sonraki adımda formun başlangıç ve bitiş tarihi belirlenir. Temel olarak formlarınoluşturulma tarihleri günün tarihi olarak belirlenebilir.

(11)

e. Daha sonra forma bir isim verilir. Standartta form şablonununadı otomatik olarak ekrana gelir. İstenirsebaşka bir isim verilebilir.

(12)

f. Sonraki adımda"Değerlendiren" için P-Kişi nesnesi ile formdaki değerlendiren seçimi yapılır.

(13)

g. Sonraki adımda"Değerlendirilen" seçimi için yöntem belirlenir. Bu örnekte aday değerlendirme formu için

"Manüel" seçimi dışında herhangi bir yöntem uygulanabilir değildir.

(14)

Otomatik seçimi genel olarak aşağıdakiyöntemlerle(İşarkadaşı,Müşteri,harici, Üst düzey yönetici, LSO:

Kaydedilen eğitimler vb.) otomatik olarak "Değerlendirilen" personelin belirlenmesinde kullanılmaktadır. Fakat aday değerlendirmesinde bu yöntemlerin hiçbiri kullanılabilirdeğildir.

(15)

h. Bir önceki adımda "Manüel" seçimi yapıldıktan sonra bu adımda"Değerlendirilen" personel için nesne tipi seçimi yapılır. Bu form örneği aday değerlendirmeolduğu için AP-Başvuru sahibi seçimi yapılır ve alttan aday seçimi yapılır.Diğer form tiplerinde P-Kişi nesnesi kullanılabilir durumda gelecektir.

(16)

i. Son adımda ise "Complete" butonuna tıklanarak form oluşturmaişlemitamamlanacaktır.

(17)

j.

mesajı son ekranınaltında görülür

k. PHAP ADMINPA işlem koduyla formlar listelendiğindeartık listede aşağıdaki gibi bir satır da görüntülenecektir. Bu formun adınatıklanarak formun değerlendirmesinebaşlanabilir.

Form Silme

a. PHAP ADMINPA işlem koduyla formlar listelenir.

(18)

b. Silinecek formun satırı tutulur ve sil butonuna basılır.

(19)

c. Sonra gelen popup ekranda butonuna tıklanır ve silme tamamlanır.

d. Aşağıdaki gibi sonuç ekranı görüntülenir.

Form Durumunu Değiştirme

a. PHAP ADMINPA işlem koduyla formlar listelenir, durumu değiştirilecek form satırı seçilir ve yukarıdaki menüden "Değerlendirme->Durumu değiştir" seçilir.

(20)

b. Gelen popup ekranda hedef durum ve alt durumu seçilerek butonuna basılır ve işlemtamamlanır.

c. Aşağıdaki yeni durum ve alt durum ile form listesi alınır.

(21)

Not: Bu işlem genel olarak tamamlanmış ve "Form İK'da" alt durumuna getirilmişformlarınkapatılması işlemi için yapılır. Bunun için formun hedef durumu olarak "Tamamlandı" seçilir, alt durum için bir seçim yapılmaz.

Form Kilidini Kaldırma

a. PHAP ADMINPA işlem koduyla ilk ekran açılır ve üst menüden "Git->Bloke edilen değerlendirmeler" seçilir.

b. Sonraki ekranda bloke edilen değerlendirmesatırı seçilir ve butonuna basılarak blokaj kaldırılır.

(22)

Form Uyarlamaları

Bu adımdaformlarınoluşturulduğu ve form üzerinde durum değişikliğiyapıldığı durumlarda gidecek email uyarlamarları ile form üzerinde hangi rolün hangi sütuna erişeceğiuyarlamalarıyapılabilir.Ayrıca bu adımda her form tipinin ayrıayrıİK sorumlu kullanıcıları belirlenmektedir.

Bu uyarlamalar ZHRHAP_T001 işlem koduyla erişilen ekranlar üzerinden yapılmaktadır.

Bu ilk ekranda "Yeni girişler" butonuna basılarak Form Tipi seçimi yapılır.

Daha sonra üst tarafta kaydet butonuna basılır ve bu ekran kaydedilir.

E-posta İçeriklerinin Belirlenmesi

a- Üst adımda yeni girilmiş form tipi satırı tutulur ve sol tarafta "Eposta içerikleri" satırına çift tıklanır.

(23)

b- Gelen ekranda tekrar "Yeni girişler" butonuna basılır ve aşağıdaki ekrana geçilir.

(24)

c- Bu ekrandaki alanlarınaçıklamalarıaşağıdaki gibidir;

Değerlendirme durumu ve Alt durum (ilk); hangi durumdan geçişyapılırken gönderilecek mail için gerekli durum-alt durumu içerir.

Değerlendirme durum ve Alt durumu (sonraki); hangi duruma geçişyapılırken gönderilecek mail için gerekli durum-alt durumu içerir.

Kime; bu alanda ise form üzerinde tanımlı hangi role mail gideceği belirlenir. Bunlar:

• o AA Değerlendiren ve Değerlendirilen

• o AE Değerlendirilen (Personel ya da aday için kullanılır)

• o AR Değerlendiren(İlk yönetici için kullanılır)

• o OT DiğerKatılımcılar (Üst yöneticiler için kullanılır)

• o HR İnsanKaynakları

(25)

Alıcı tipi; bu alanda mailin hangi yöntemle gönderileceği belirlenir. Bunlar:

• o B SAP KullanıcıAdı (Sadece SAP inbox a gönderilir)

• o U İnternet Adresi (Sadece Outlook mailine gönderilir)

• o BU Her ikisine de

Başlık;alanında ise gidecek mailin Konusu yazılır.

Dosya Seç; butonuna tıklandığında SAP serverinin home klasörü olan DIR_HOME

(D:\usr\sap\TED\DVEBMGS00\work) a yüklenmişdosyaların seçimi yapılarak bu dosyanın gönderilecek mailde ekli dosya olmasınısağlar.

(26)

Mail İçeriğ;alanına ise mailin içeriğiyazılır. Bu alanda yer alan

butonuna tıklanarak gönderilecek mail içeriğindedeğişkenler kullanarak çeşitli metinler bu içeriğe dinamik olarak yerleştirilebilir.

Bu değişkenleraşağıdaki gibidir;

Not: aşşagıddaki taglar küçüktür <, büyüktür > işaretleriarasındakullanılır

Mail içeriğialanında özel html tag leri (b,br, vb.) kullanılabilirdurumdadır. Bu maillerde genel olarak kullanılan önemli tag lerin açıklamalarıaşağıdaki gibidir:

br: Bu tag yeni bir satıranlamına gelmektedir. İki tane yan yana koyulduğunda iki satıratlanır.

b ... b: Bu iki tag arasınayazılan cümleler bold(koyu) fontta yazılır.

Sütun Erişimlerinin Belirlenmesi

ZHRHAP_T001 işlem koduyla erişilen ekranda form tipi seçildikten sonra sol tarafta "Sütun erişimleri" ne çift tıklanır ve gelen ekranda sütun erişimleri belirlenir.

(27)

Bu ekranda "Yeni girişler" butonuna basılır ve aşağıdaki ekrandaki gibi girişleryapılır.

Alanlarınaçıklamalarıaşağıdaki gibidir:

Mal sahibi: Hangi rol için erişiminbelirlendiğini gösterir. Aşağıdaki seçimleri içerir o AE Değerlendirilen : Form üzerindeki değerlendirilen, personel ya da aday olabilir.

o AR Değerlendiren: Form üzerindeki değerlendiren, yönetici personeldir.

o OT Diğerkatılımcılar : Form üzerindeki diğerkatılımcı, üst yönetici personeldir.

o PA Kısmideğerlendiren : Bu seçim TEDÜ sisteminde kullanılmamaktadır.

Dğrl.drm: Bu alan formun hangi durumları için sütun erişimi belirlemesi yapıldığını gösterir. TEDÜ sisteminde kullanılan durumlar aşağıdaki gibidir:****

o 1 Hazırlanıyor o 4 İşleniyor o 5 Tamamlandı

Alt durum: Bu alan hangi alt durumlar için sütun erişimi belirlemesi yapıldığını gösterir: TEDÜ sisteminde kullanılan alt durumlar aşağıdaki gibidir.

(28)

Durum Durum açıklaması Alt Durum Alt durum açıklaması 4 İşleniyor 7 Form İK'da

Sütun tn: Bu alan hangi sütun için erişim belirlemesi yapıldığını gösterir. TEDÜ sisteminde kullanılan sütunlar aşağıdaki gibidir: *****

Sütun Adı Sütun tanımı FAPP Değerlendirme

Mal sahibi: Bu sütunda ise erişimin hangi şekildeolacağı belirlenir. Bu alanda TEDÜ sistemi için kullanılabilecek değerleraşağıdaki gibidir:

o X Değiştir o Görüntüle o H Gizle

Örnek olarak aşağıdaki ekranda yer alan girişlerinanlamı:

Form "İşleniyor" durumundayken FAPP yani değerlendirmeyapılan sütuna AE yani Personel Görüntüle seçimiyle erişirken, AR yani Yönetici Değiştir seçimiyle erişir.

İKSorumlularının Belirlenmesi

ZHRHAP_T001 işlem koduyla açılan ekranda aşağıdaki gibi Form tipi satırı seçilir ve sol tarafta İKSorumluları satırına çift tıklanır.****

(29)

"Yeni girişler" butonuna basılır ve aşağıdaki ekrandaki gibi girişler ile İK sorumlusu kullanıcıları her form için belirlenir.