DOKÜMAN YÖNETİMİ
DOKÜMAN YÖNETİMİ NEDİR?
Sağlıkta Kalite Standartları Evde Sağlık Kalite Yönetim Sistemi kapsamında bulunan tüm dokümanların hazırlanması, onaylanması, yayını, sürdürülmesi, revizyonu ve dokümanlara ulaşım için yöntem ve sorumlulukların belirlenmesidir.
AMAÇ
Evde sağlık hizmet biriminde;
• Uygulamalara ait süreçlerin planlanması ve yazılı hale getirilmesi
• Uygulamaların yazılı kurallara uygun olarak yerine getirilmesi
• Kalite çalışmalarının etkin şekilde yönetilmesini sağlamaktır.
KAPSAMI
Manisa Evde Sağlık Hizmetleri
Koordinasyon Merkezinde ve bağlı tüm evde
sağlık birimlerinde, Kalite Yönetim Sistemi
kapsamında hazırlanan ve kullanılan tüm
dokümanları kapsar.
SKS EVDE SAĞLIK DOĞRULTUSUNDA HAZIRLANABİLECEK DOKÜMAN TÜRLERİ
SKS Evde Sağlık doğrultusunda hazırlanabilecek doküman türleri şunlardır;
Prosedür (PR)
Talimat (TL)
Rehber (RH)
Form (FR)
Plan (PL)
Rıza Belgesi (RB)
Liste (LS)
Yardımcı Doküman (YD)
Evde Sağlık Hizmetleri Koordinasyon Merkezi ve bağlı tüm evde sağlık birimlerinde SKS dokümantasyon sisteminde kullanılan dokümanlarda;
Dokümanın ; Adı
Doküman kodu, no su Yayın Tarihi
Revizyon No
Revizyon Tarihi
Sayfa No/Sayfa Sayısı
Sağlık Bakanlığı Evde Sağlık Hizmetleri Logosu Hazırlayan - Kontrol Eden - Onaylayan bilgileri
bulunmalıdır.
DOKÜMAN HAZIRLARKEN NELERE DİKKAT EDİLMELİDİR
Kodlama sistemi; Doküman Yönetim Rehberine göre, SKS-Evde Sağlık Kodlama Sistematiği Tablosuna göre yapılır.
Bölüm kodu, doküman türü kısaltması ve sıra numarası arasında ayıraç olarak nokta (.) işareti kullanılır.
Kalite Yönetim Direktörü tarafından kontrol edilmeli ,
Kamu Hastaneleri Hizmetleri Başkanı tarafından onaylanmalıdır.
Dokümanlar Güncel olmalıdır.
Hazırlanan dokümanlar çalışanlara duyurulmalı, güncel haline erişimleri sağlanmalıdır.
DOKÜMANLARIN DUYURULMASI
İlgili yazılı düzenlemeler intranet ortamında ve/veya basılı kontrollü kopya olarak yayınlanır veya dağıtımı sağlanır.
Basılı kontrollü kopyalar kesinlikle asılmamalıdır.
Birimlere dağıtılacak dokümanlar kırmızı renkli kontrollü kopya kaşesi ile kaşelenip ya da ilgili dokümana kontrollü kopya filigranı eklenerek dağıtımı sağlanır.
Formlar, kontrollü kopya kaşesi olmadan kullanıma sunulur.
Dokümanlar internet ortamında basılı kontrollü kopya olarak yayımlanmalıdır.
Doküman yönetim sistemi kapsamında kullanılan tüm dokümanları içeren bir liste bulunmalıdır.
Güncellemeler bu listeden izlenebilmelidir.
DOKÜMANLARIN İMHASI
Dokümanlar ıslak imzalı olarak Kalite Yönetim Biriminde arşivlenir.
Arşivlenmiş dokümanlar Her yılın başında gözden geçirilerek, imhasında sakınca görülmeyenler iptal kaşesi basılarak imha edilir.
DIŞ KAYNAKLI DOKÜMAN
Kalite Yönetim Sistemi kapsamında kurumun kendi hazırlamadığı fakat faaliyetlerinde yararlandığı ve kullandığı tüm dış kaynaklı dokümanları kapsar.
Kurumun kendisi tarafından hazırlanmayan ancak faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde faydalanılan dokümandır.
Kullanım alanlarında bulunması gereken ve kullanılacak form şeklinde verileri kaydetmede kullanılacak dış kaynaklı dokümanlar, dış kaynaklı doküman listesine kaydedilerek kullanılır
SKS dokümantasyon sisteminden numara verilmez.
Dış kaynaklı dokümanların güncelliğinin korunması için 6 aylık periyotlarla ve her düzenlemeden sonra gözden geçirilir.
