Önsöz
Bu kalite el kitabı; T.C. Akdeniz Üniversitesi İdari Birimlerinin Kalite Yönetim Sistemini oluşturan, TS EN ISO 9001:2015 Standart şartlarına uygun, en üst düzeydeki kalite dokümanlarını içermektedir. Kaliteyi etkileyen tüm faaliyetler ve bunları gerçekleştiren tüm bölüm ve personel için bağlayıcıdır ve tüm hizmetleri kapsar. Yönetimin onayı olmadan hiç bir bölümü iptal edilemez, değiştirilemez ve 3. şahıslara verilemez.
İçindekiler Bölüm
Numarası Sayfa
Numarası Konu Başlığı ISO 9001:2015
Standart Maddesi
- Önsöz
- İçindekiler
- Genel Tanıtım - Kurumsal Kimlik
- Üniversitenin Tarihçesi
- Referans Standart ve Mevzuatlar
1 Kapsam 1
2 Atıf yapılan Standart ve /veya Dokümanlar 2
Yasal Referanslar
3 Tanımlar ve Terimler 3
4 Kuruluşun Bağlamı 4
Kurumun ve Bağlamının Anlaşılması 4.1
İlgili Tarafların İhtiyaçlarının ve Beklentilerinin
Anlaşılması 4.2
Kalite Yönetim Sisteminin Kapsamının Belirlenmesi 4.3
Kalite Yönetim Sistemi ve Süreçleri 4.4
5 Liderlik 5
Liderlik ve Taahhüt 5.1.
Politika 5.2
Kurumsal Görev, Yetki ve Sorumluluklar 5.3
6 Planlama 6
Risk ve Fırsatları Belirleme Faaliyetleri 6.1 Kalite Hedefleri ve Hedeflere Ulaşmak için Planlama 6.2
Değişikliklerin Planlanması 6.3
7 Destek 7
Kaynaklar 7.1
Yeterlilik 7.2.
Farkındalık 7.3.
İletişim 7.4.
Dokümante Edilmiş Bilgi 7.5.
8 Operasyon 8
Operasyonel Planlama ve Kontrol 8.1.
Ürün ve Hizmetler için Şartlar 8.2.
Ürün ve Hizmetlerin Tasarımı ve Geliştirilmesi (Kapsam
Dışı) 8.3.
Kurum Dışından Tedarik Edilen Ürün ve Hizmetlerin Kontrolü
8.4.
Üretim ve hizmetin sunumu 8.5.
Ürün ve hizmetin sunumu 8.6.
Uygun Olmayan Çıktının Kontrolü 8.7.
İçindekiler Bölüm
Numarası Sayfa
Numarası Konu Başlığı ISO 9001:2015
Standart Maddesi
9 Performans Değerlendirme 9
İzleme ve Ölçme, Analiz Etme ve Değerlendirme 9.1
İç Tetkik 9.2.
Yönetimin Gözden Geçirmesi 9.3.
10 İyileştirme 10
Genel 10.1
Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet 10.2
Sürekli İyileştirme 10.3
Üniversite Organizasyon Şeması EK 1
Kurumun Adı : T.C. Akdeniz Üniversitesi Bağlı Olduğu Kuruluş : Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı Faaliyet Gösterdiği Sektör : Yükseköğretim
Kuruluş Tarihi : 20 Temmuz 1982
Bütçesi : Özel Bütçe
İlgili Mevzuat : 2809 sayılı kanunun Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanunu (23. Maddesi), 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu, 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim
Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname,
• İletişim Adresi : Dumlupınar Bulvarı Kampus Antalya 07058, Türkiye
• Telefon No : 0 242 227 44 00
• Faks No : 0 242 227 55 40
• Web Site Adresi : http://www.akdeniz.edu.tr Genel Tanıtım – Kurumsal Kimlik
Üniversitenin Tarihçesi
Akdeniz Üniversitesi’nin temelleri, 1973 yılında Ankara Üniversitesi’ne bağlı olarak kurulan Antalya Tıp Fakültesi’ne dayanmaktadır. Fakülte, 1982’de Akdeniz Üniversitesi’nin kurulması ile Akdeniz Üniversitesi Tıp Fakültesi adını almıştır. Akdeniz Üniversitesi, 20 Temmuz 1982’de çıkarılan Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı hakkında 41 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname ve bu Kararnamenin değiştirilerek kabulüne ilişkin 1983/2809 sayılı Yasa’nın 23. maddesi ile kurulmuştur. Kuruluşunda Antalya, Burdur, Isparta ve Eğirdir’deki tüm yüksek eğitim-öğretim birimlerini bünyesinde toplayan Akdeniz Üniversitesi, Isparta, Burdur, Eğirdir ve Yalvaç’daki birimlerini 1992 yılında 1992/3837 sayılı Yasa ile yeni kurulan Süleyman Demirel Üniversitesi’ne, Burdur Veterinerlik Fakültesini ise 2006 yılında kurulan Mehmet Akif Ersoy Üniversitesi’ne, Akseki ve Alanya’da bulunan akademik ve idari birimlerini Alaattin Keykubat Üniversitelerine devretmiştir. Akdeniz Üniversitesi Eğitim Öğretiminine 7 Enstitü, 24 Fakülte, 1 Yüksekokul, 12 Meslek Yüksekokulu ve Antalya Devlet Konservatuarı akademik birimleri ile devam etmektedir.
Akdeniz Üniversitesine bağlı Fakülte, Yüksekokul ve Enstitülerin kuruluş ve öğrenci alarak eğitim öğretime geçiş tarihleri Akdeniz Üniversitesi web sayfasında (www.akdeniz.edu.tr) belirtilmiştir.
Referans Standart ve Mevzuat
Uluslararası Referanslar
Akdeniz Üniversitesi Kalite El Kitabının hazırlanmasında ve Kalite Yönetim Sisteminin oluşturulmasında; TS EN ISO 9001:2015 standardı referans alınmıştır.
Yasal Referanslar
• T.C. Akdeniz Üniversitesi kuruluşu ile ilgili 2809 sayılı yasa
• 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu
• 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu
• 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname
• Mali mevzuat
• Kamu Personeline İlişkin Genel Mevzuat
• Bakanlar Kurulu Kararları
• Yönetmelikler, Yönergeler
• Tebliğler, Genelgeler, Usul ve Esaslar
Yeri geldikçe, verilen hizmetlerin işleyiş biçimlerinin anlatıldığı prosedürlerde dikkate alınması gereken ulusal ve uluslararası standartlara ve yasal mevzuat gibi düzenlemelere atıflarda bulunulacaktır.
Bölüm 1 Kapsam ve Hariç Tutulan maddeler
Kapsam
Akdeniz Üniversitesi, EN ISO 9001:2015 Standart şartları referans alınarak uygulamaya geçirilen Kalite Yönetim Sistemini, Destek hizmetleri kapsamında yer alan tüm faaliyetler için uygulamaya koymuştur. Akdeniz Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı birimlerde uygulamaya geçirilen Kalite Yönetim Sistemi, aşağıdaki hizmet alanlarında yürütülen faaliyetleri kapsamakta ve bu faaliyetlere göre denetlenerek sertifikalandırılmaktadır.
• Öğrenci Hizmetleri • İnsan Kaynakları Hizmetleri
• Eğitim-Öğretim Hizmetleri • Mali Hizmetler
• Kütüphane Hizmetleri • Yapım, Bakım, Onarım Hizmetleri
• Beslenme Hizmetleri • Çevre, Alt Yapı, Üst Yapı İşleri Hizmetleri
• Bilgi İşlem Hizmetleri • Ulaşım Hizmetleri
• Sağlık Hizmetleri • Güvenlik Hizmetleri
• Spor Hizmetleri • Yönetim Hizmetleri
• Kültür Hizmetleri • Destek Hizmetler
• Sosyal Hizmetler
• Hukuk Hizmetleri
Akdeniz Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı birimler faaliyetlerini gerçekleştirirken izleyecekleri yöntemleri ve bunların detaylarını bu kitapta atıflarına yer verilen iç ve dış kaynaklı dokümanlar ile belirlemiştir.
Hariç tutulan maddeler
8.5.1. Üretim ve hizmet sunumunun kontrolü
Bu madde birimlerde gerçekeştirilen iş ve işlemlerde özel süreç olmaması nedeni ile tüm birimlerde hariç tutulur.
8.3. Tasarım ve Geliştirme
Üniversitemiz idari birimlerinde Tasarım ve Geliştirme faaliyetleri yürütülmemesi nedeniyle hariç tutulmuştur.
Bölüm 1 Dağıtım Listesi
1. Kalite El Kitabı (AÜKEK) aşağıda belirtilen tabloda yer alan noktalara iletilir.
2. Aşağıda belirtilen birimlerin dışında ya da kurum dışı kalite el kitabı isteği olduğunda, Yönetim Temsilcisinin onayı ile kontrollü ya da kontrolsüz kopya olarak dağıtımı yapılabilir. Kalite El Kitabının kullanım noktalarında bulundurulması ile ilgili işlem web sayfası ISO Dokümanları bölümü aracılığı le yapılır. İhtiyaç duyulduu noktalrda Kontrollü kopyaları bulundulur. Kontrolsüz kopyaların dağıtımı izlenmez.
Öncelikli İletilecek birim listesi Ünvanı
Rektör ve RektörYardımcıları Rektör ve Yardımcıları
Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcıları Genel Sekreter ve Yrd.
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Daire Başkanı İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Daire Başkanı
Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Daire Başkanı
Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Daire Başkanı
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Daire Başkanı
Sağlık, Kültür, Spor Daire Başkanlığı Daire Başkanı
Personel Daire Başkanlığı Daire Başkanı
Yapı İşleri Teknik Daire Başkanlığı Daire Başkanı
Hukuk Müşavirliği Hukuk Müşaviri
Bilimsel Araştırma Projeleri Yönetim Birimi Koordinatör
Kalite Yönetim Birimi Koordinatör
Uluslararası İlişkiler Ofisi Koordinatör
Yazı işleri ve Evrak Şube Müdürlüğü Müdür
Basın ve Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğü Müdür
Özel Kalem Müdürlüğü Müdür
Bakım Onarım ve İşletim Müdürlüğü Müdür
Koruma Güvenlik Şube Müdürlüğü Müdür
75. Yıl Kreş ve Çocuk Kulübü Şube Müdürlüğü Müdür
Basımevi Şube Müdürlüğü Müdür
Bölüm 2 Tanımlar - Terimler
Kalite Yönetim Sistemimizde TS EN ISO 9001:2015 Standardında verilen terimler ve tarifler kullanılmaktadır.
TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi versiyonun da kullanılan terim ve tariflerin açıklamaları, detaylı olarak aşağıda açıklandığı gibidir.
Üst Yönetim: Kuruluşu en üst seviyede yöneten ve kontrol eden kişi, grup veya kişilerdir.
Katılım: Bir faaliyet, olay ya da durumun içinde yer almadır.
Bağlılık: Paylaşılan amaçlara ulaşmak için yürütülen faaliyetlerin içinde yer alarak katkı sağlamadır.
Kalite Yönetim Sistemi: TS EN ISO 9001:2015 Standartları kapsamında kurum proseslerinin risk tabanlı olarak yürütülmesi ve kontrolünü kapsayan tanımlanmış faaliyetler sistemidir.
Kuruluşun Bağlamı: Kuruluşun amaçlarını geliştirmesine ve ulaşmasına etki eden iç ve dış konuların bütünüdür.
İlgili Taraf (Paydaş): Bir karar veya faaliyetle kendilerini etkileyebilen, etkilenebilen yada kendilerinin etkilenebileceğini düşünen kişi veya kuruluştur.
Kalite El Kitabı: Bir kuruluşun tanımlanan Kalite Yönetim Sistemini belirleyen dokümandır.
Kalite Politikası: Kurumun üst yönetimi tarafından resmi olarak saptanan kalite hedeflerini gerçekleştirmede temel teşkil eden amaçlar ifadesidir.
Vizyon: Üst yönetim tarafından ifade edilen kuruluşun olmak istediği durumdur.
Misyon: Üst yönetim tarafından ifade edilen kuruluşun varoluş amacıdır.
Strateji: Uzun vadeli ya da genel amaca ulaşmak için yapılan plandır.
Kalite Hedefleri (Amaçları): Kuruluş içindeki ilgili fonksiyon ve seviyeler için kalite politikasına uygun olarak belirlenen ve ulaşılmak istenen varış noktalarıdır.
Kalite Planlanması: Kalite hedeflerinin gerçekleşmesine odaklanan, bu amaçla gerekli prosesleri ve kalite hedeflerini yerine getirebilmek için ilgili kaynakları belirleyen ve kim tarafından ve ne zaman uygulanacağını belirten dokümanlardır.
Bölüm 4 Kuruluşun Bağlamı
4.1. Kuruluş ve Bağlamının anlaşılması
Üniversitemizin misyonu ve vizyonu ile ilgili olan, ulusal ve uluslararası kalite yönetim sistemlerinin amaçlanan sonuçlarına ulaşabilme yeteneğini etkileyen, iç ve dış hususları tespit edilmiş ve aşağıdaki şekilde tanımlanmıştır.
İÇ HUSUSLAR
(İÇ BAĞLAM) DIŞ HUSUSLAR
(DIŞ BAĞLAM) IH.1: Akademik personel
İH.1.1. Akademik personel sayısı İH.1.2. Akademik personel yeterliliği İH.1.3. Akademik personel motivasyonu İH.1. 4. Akademik personel memnuniyeti
DH.1: Yükseköğretim Kurumlarının tabi
olduğu yasal şartlar (Mevzuat)İH.2: İdari personel
İH.2.1: İdari personelin sayısı İH.2.2: İdari personelin yeterliliği İH.2.3: İdari personelin motivasyonu İH.2.4: İdari personelin memnuniyeti
DH.2: YÖK Kurumsal Değerlendirme –
Akreditasyon SüreçleriİH.4: Öğrenci İH.4.1: Öğrenci sayısı
İH.4.2: Öğrenci memnuniyeti İH.4.3: Öğrencinin Niteliği
DH.3: Belgelendirme Süreçleri
İH.5: Eğitim
İH.5.1: Eğitim müfredatı
İH.5.2: Teorik ve uygulamalı dersler İH.5.3: Ölçme ve değerlendirme
yöntemleri (sınavlar)İH.5.4: Eğitim öğretim ile ilgili kurullar
DH.4: Siyasi / ekonomik / doğal olaylar
İH.6: Değişim programları (öğretim
üyesi-öğrenci hareketliliği)kooordinatörlüğü
DH.5: Teknolojik Değişim
İH.7: Kalite Yönetim Sistemi DH.6: Tedarikçilerin güvenilirliği
İH.8: Birimler arası entegrasyon DH.7: Paydaşlarla işbirliği (Üniversiteler, ,
araştırma enstitüleri, milli eğitimbakanlığı, TÜBİTAK- diğer fon kuruluşları, sektörler, mezunlar vs)
IH.9: Birimler arası iletişim DH.8: Paydaşların (ilgili tarafların)
memnuniyeti
IH.10: Altyapı (Eğitim-Öğretim ve
Araştırma ile ilgili)
DH.9: TSE
İH.11: Malzeme (Demirbaş-Sarf) DH.10: Uluslararası Değişim Programları İH.12: Çalışma ortamı ve ergonomi DH.11: Araştırma Bursları/Proje Fonları İH.13: İş sağlığı ve güvenliği DH.12: ULAKBİM, YÖKSİS alt yapısı İH.14: Bilgi işlem (otomasyon) alt yapısı DH.13: Yükseköğretim Ulusal/
Uluslararası Derecelendirme Kuruluşları (THE, URAP, TÜMA, Girişimcilik Yenilikçilik Endeksi vb.)
İH.15: Teknoloji (kullanımı, takibi) İH.16: Bilgi güvenliği
İH.17: Koruma ve güvenliği IH.18: Alt yapı (binalar)
4.2. İlgili tarafların ihtiyaç ve beklentilerinin anlaşılması
Kalite Yönetim Sisteminin ilgili taraflarını, bu ilgili tarafların Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili olası şartlarını (beklentilerini) aşağıdaki şekilde belirlemiştir:
İLGİLİ TAFAF İHTİYAÇ VE BEKLENTİLERİ
YÖK Kaliteli eğitim-öğretim, niteliği yüksek araştırma, başta araştırma sonuçları olmak üzere üniversite hizmetlerinin toplumla buluşturulması, nitelikli akademik personel, kurumsal değerlendirme programı standartlarının yerine getirilmesi
Çalışan (Akademik – İdari
Personel)
Personelin mesleki gelişiminin sürdürülmesi, iş sağlığı ve iş güvenliği, takdir edilme, ödüllendirilme, altyapı ve teknoloji olanaklarını sağlama, ücretlendirme ve yan haklar
Öğrenci Kaliteli eğitim-öğretim, sağlıklı iletişim, mahremiyete önem verme, şeffaflık,
adil/eşit/hakkaniyetli yaklaşım, farklılıklara saygı, hijyenik ve sağlıklı umumi alanlar, iş sağlığı ve güvenliği, sportif, kültürel, sanatsal gelişimin desteklenmesi
Mezunlar Diploma geçerliliği, marka bilinirliği, kişisel verilere/kayıtlara ulaşım, yaşam boyu öğrenme olanaklarına erişim
Tedarikçiler Etkin iletişim, açık, şeffaf şartname, zamanında ödeme Diğer Üniversiteler Araştırma ve eğitim süreçlerinde iş birliği
TSE Uygulanan standartlara uyum
TÜBİTAK Nitelikli araştırma projelerinin sunumu Sektörler / İş
Dünyası Nitelikli mezun, etkin üniversite sanayi işbirliği mekanizmaları, laboratuar altyapılarının kullanımı
Bakanlıklar ve diğer
kamu kurumları İlgili bulundukları alanda faaliyet gösteren nitelikli insan kaynağına erişim (bilirkişilikler, danışmanlıklar, eğitim vb.), üretim/hizmet sorunlarına yönelik AR-GE çözümleri
4.3. Kalite Yönetim Sisteminin Kapsamının Belirlenmesi Kapsam
Akdeniz Üniversitesi, EN ISO 9001:2015 Standart şartları referans alınarak uygulamaya geçirilen Kalite Yönetim Sistemini, Destek hizmetleri kapsamında yer alan tüm faaliyetler için uygulamaya koymuştur. Akdeniz Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı birimlerde uygulamaya geçirilen Kalite Yönetim Sistemi, aşağıdaki hizmet alanlarında yürütülen faaliyetleri kapsamakta ve bu faaliyetlere göre denetlenerek sertifikalandırılmaktadır.
• Öğrenci Hizmetleri • İnsan Kaynakları Hizmetleri
• Eğitim-Öğretim Hizmetleri • Mali Hizmetler
• Kütüphane Hizmetleri • Yapım, Bakım, Onarım Hizmetleri
• Beslenme Hizmetleri • Çevre, Alt Yapı, Üst Yapı İşleri Hizmetleri
• Sağlık Hizmetleri • Ulaşım Hizmetleri
• Spor Hizmetleri • Güvenlik Hizmetleri
• Kültür Hizmetleri • Yönetim Hizmetleri
• Sosyal Hizmetler • Destek Hizmetler
• Bilgi işlem Hizmetleri
• Hukuk Hizmetleri
Akdeniz Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı birimler faaliyetlerini gerçekleştirirken izleyecekleri yöntemleri ve bunların detaylarını bu kitapta atıflarına yer verilen iç ve dış kaynaklı dokümanlar ile belirlemiştir.
Hariç tutulan maddeler
8.5.1. Üretim ve hizmet sunumunun kontrolü
Bu madde birimlerde gerçekeştirilen iş ve işlemlerde özel süreç olmaması nedeni ile tüm birimlerde hariç tutulur.
8.3. Tasarım ve Geliştirme
Üniversitemiz idari birimlerinde Tasarım ve Geliştirme faaliyetleri yürütülmemesi nedeniyle hariç tutulmuştur.
4.4. Kalite Yönetim Sistemi ve Süreçleri
Akdeniz Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı idari birimlerinde: TS EN ISO 9001:2015 Standardı referans alınarak; ana- alt ve destek süreçler ve bu süreçlerin birbirleri ile olan etkileşimleri uygulamaya geçirilmiştir. Akdeniz Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi, 5 (beş) ana süreç ve bu ana süreçlere bağlı alt ve destek süreç modeli üzerine yapılandırılmıştır. Akdeniz Üniversitesi ana ve alt süreçleri aşağıdaki şemada gösterildiği gibidir:
Şemada belirtilen Ana ve Alt süreçler ve Alt süreçlere bağlı destek süreçler ile ilgili, Süreç Tanıtım Kartı (21543644.FR.005) hazırlanmış ve her süreç ile ilgili girdiler, kaynak ihtiyaçları ve süreç çıktıları belirlenmiştir.
Stratejik Planlama süreci Yatırım Planlama süreci Senato-
Yönetim Kurulu süreci
Kalite Yönetim Kurulu süreci Gözden geçirme süreci
Öğrenci Hizm. Süreci Eğitim-Öğretim Süreci Kütüphane Hizm. Süreci Beslenme Hizm. Süreci Sosyal Hizm. Süreci Bilgi İşlem Hizm. Süreci Ulaşım Hizm. Süreci Spor Hizm. Süreci Kültür Hizm. Süreci Güvenlik Hizm. Süreci Hukuk Hizmetleri Süreci Destek Hizm. Süreci
Düzeltici Faaliyet süreci Bireysel Öneri süreci
Risk
Değerlendirme Süreci
Öğrenci Memnuniyeti süreci Birimlerarası Memnuniyet süreci Çalışan Performans süreci Süreç Performans süreci Sistem Performans süreci
Öz değerlendirme süreci
Çalışan Memnuniyeti Ölçüm süreci İnsan Kaynakları
süreci
Alt ve Üst Yapı İşleri süreci Mali Hizmetler süreci
Bakım Onarım süreci
Hizmet Gerçekleştirme Süreci Kaynak Yönetim
Yönetim Süreci İzleme, Ölçme, Analiz
Süreci Sürekli İyileştirme Süreci
T.C. AKDENİZ ÜNİVERSİTESİ
TS EN ISO 9001:2015 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
Bölüm 5 Liderlik
5.1. Liderlik ve Taahhüt:
Akdeniz Üniversitesi Rektörü, Kalite Yönetim Sisteminin uygulanması, geliştirilmesi ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi için aşağıdaki yollarla taahhütlerini yerine getirdiğini kanıtlar.
5.1.1. Genel
Akdeniz Üniversitesi Birimlerinin faaliyetlerinin, yürürlükte bulunan mevzuat şartları kadar, öğrenci beklenti ve isteklerine de uygun olmasının önemi ve bu konuda gerekli hassasiyetin gösterilmesi, Akdeniz Üniversitesi Kalite Politikası (21543644.FR.013) vasıtasıyla Akdeniz Üniversitesi yönetimi tarafından, üniversite personeline bildirilmiştir.
Kalite Yönetim Sisteminin etkin bir şekilde uygulanması, Hizmet şartlarının karşılanması, öğrenci memnuniyetinin ve çalışma veriminin artırılması amaçlarına yönelik olarak Akdeniz Üniversitesi Kalite Hedefleri (Amaçları) (21543644.FR.014) oluşturulmuştur.
Üniversite Yönetimi Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğinin kontrolü, öğrenci beklentileri ve memnuniyetinin gözden geçirilmesi, Üniversite Kalite Hedeflerinin değerlendirilmesinin planlı aralıklarla gerçekleştirilmesi için Yönetimin Gözden Geçirme Prosedürü (21543644.PR.09) hazırlanarak uygulamaya konulmuştur.
Üniversite Yönetimi tarafından yılda bir kez yapılacak olan Gözden Geçirme Toplantılarına Hizmet Birimleri tarafından yılda bir kez düzenlenen Birim gözden geçirme toplantısı sonuçlarına paralel olarak oluşturulan Birim Faaliyet Raporlarına bağlı olarak: Kalite Yönetim Sisteminin yasal şartlar ve öğrenci istek ve beklentileri doğrultusunda sürekli iyileştirmenin sağlanması için gerekli olan tüm kaynak ihtiyaçları Sürekli İyileştirme Planında (21543644.FR.030) belirlenmiş ve üniversite yatırım program ve bütçesi doğrultusunda giderilmektedir.
5.1.2. Müşteri Odağı
Üniversite yönetimi, öğrenci memnuniyetinin arttırılmasına yönelik olarak, öğrencilerin isteklerinin değerlendirilmesini, yerine getirilmesini ve öğrenci beklentilerinin de ötesine geçmek amacı ile 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 7. ve 65. inci maddelerine dayanılarak YÖK tarafından yürürlüğe konulan, Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Konseyleri ve Yükseköğretim Kurumları Ulusal Öğrenci Konseyi
Yönetmeliği çerçevesinde, eğitim ve öğretimle ilgili konuların olduğu Senato toplantılarına Öğrenci Konseyi Başkanının katılımını sağlamaktadır.
Akdeniz Üniversitesi öğrencilerine ve çalışanlarına daha iyi hizmet sunmak ve hizmet kalitesinde, beklentilerin ötesine geçmek amacı ile iç ve dış paydaş istek ve beklentilerinin ve sunulan hizmetlerden memnuniyet ve tatmin seviyelerinin belirlenmesi amacı ile Yönetim Temsilcisinin onayı ile yayınlanan Veri Analizi Prosedürü (21543644.PR.07) doğrultusunda, öğrenci memnuniyet anketleri düzenlemekte ve anket sonuçlarına bağlı olarak, öğrenci tatmininin ve memnuniyetinin arttırılmasına yönelik faaliyetler planlanmaktadır.
5.2. Politika
Üniversite kalite yönetimi kurulu tarafından, çalışmalara yön vermesi, tüm çalışanların aynı bakış açısı ile hizmet vermesi ve kurum kültürü sağlamak amacıyla Akdeniz Üniversitesi Kalite Politikası (21543644.FR.013) oluşturulmuş ve www.akdeniz.edu.tr resmi internet sitesinden iç ve dış paydaşların bilgisine sunulmuştur.
Akdeniz Üniversitesi Kalite Politikası
“Etkin, verimli, rekabetçi, üstün performansa odaklanmış, uluslararası tanınırlığı ve saygınlığı olan girişimci bir dünya üniversitesi olmak amacı ile Üniversitemizin yönetim anlayışına uygun bir kalite kültürü oluşturmak, iç ve dış paydaşlarımızın bugün ve gelecekteki gereksinim ve beklentilerini karşılamak üzere; eğitim, araştırma ve hizmet süreçlerimizi sürekli iyileştirerek, değişim ve gelişmeyi sağlamak. ”
5.3. Kurumsal Görev, Yetki ve Sorumluluklar
Akdeniz üniversitesi kalite yönetim sisteminin etkinliğini ve sürekliliğini sağlamak üzere birimlerde organizasyon şemaları ve bağlı çalışan görev tanımları oluşturulmuş ve kullanıkmaktadır. Ayrıca Üniversite Kalite örgütlenmesi aşağıdaki gibi belirlenmiştir.
Akdeniz Üniversitesi Akademik ve İdari yapılanmasında; 2547 sayılı Yükseköğretim kanunu ve 124 sayılı Yükseköğretim üst kuruluşları ile yükseköğretim kurumlarının idari teşkilatı hakkında kanun hükmünde kararname belirleyicidir.
Akdeniz Üniversitesi 2547 sayılı Yükseköğretim kanuna bağlı olarak Yönetim Kurulu, Senato, Rektör ve Rektör Yardımcıları faaliyet ve kararlarına bağlı olarak akademik ve idari hizmetlerini yapılandırmaktadır. Akdeniz Üniversitesi İdari yapılanması Ek-1’de yer alan organizasyon şemasında belirtilmiştir.
İdari birimlerin başı Genel Sekreterdir ve Rektöre karşı sorumludur. Genel Sekreter ve yardımcılarının görev, yetkive sorumlulukları 2547 sayılı kanun kapsamında belirlenmiştir. Ayrıca Genel Sekreter Yardımcılarına ait görev kapsamları planlanarak üniversitede genelinde duyurumu yapılmaktadır.
Hizmetlerin gerçekleştirilmesi sırasında görev, yetki ve sorumluluk belirsizliğini ortadan kaldırmak amacı ile Görev Tanımları (21543644.FR.004) Daire Başkanı, Müdür, Şube Müdürü ve bağlı personel seviyesinde oluşturulmuştur.
Bölüm 6 Planlama 6.1. Risk ve Fırsatları Belirleme Faaliyetleri
Rektörlüğe bağlı idari birimler Kalite Yönetim Sistemi için planlamalarını yaparken iç ve dış konular ile ilgili tarafların gereksinimleri ve beklentilerini göz önüne alarak, Kalite Yönetim Sistemi’nin istenen sonuçlara ulaşması için güvence verecek şekilde, olumlu etkileri arttırıp istenmeyen etkileri önlemek veya azaltmak ve iyileştirmeyi hayata geçirmek için risk ve fırsatlarını belirler. Bu belirlemeleri Risk Analiz Prosedürü (21543644.PR.13) doğrultusunda yapar. Süreç tanıtım kartları (21543644.FR.005), Risk Analiz Formları (21543644.FR.072) ve Aksiyon planlarında (21543644.FR.073) dokümante eder.
Kurumda iç ve dış müşterileri olumsuz etkileyen istenmeyen sonuçlar ve potansiyel problemler Düzeltici Faaliyet Prosedürü (21543644.PR.03) ile değerlendirilir.
Birimlere ait Süreç Tanıtım kartlarında (21543644.FR.005) yer alan birimin faaliyetlerine ilişkin performans izlemeleri ile sürekli iyileştime faaliyetleri gerçekleştirilir.
6.2. Kalite Hedefleri (Amaçları) ve Bunlara erişmek için Planlama
Üniversitemiz Stratejik Planına bağlı olarak, Rektörlük Kalite Hedefleri (21543644.FR.14) ve fonksiyonel seviyede Birim Kalite Hedefleri (21543644.FR.14) belirlenmiş ve Hedef Takip Planı (21543644.FR.035) ile izlenmektedir.
6.3. Değişikliklerin Planlanması
Üniversitemizde iç ve dış bağlamdan gelen değişiklik ihtiyaçları karar alma ortamlarında değerlendirilmektedir.
Üniversite Yönetim Kurulu, Senato toplantıları, Fakülte Kurulu, Fakülte Yönetim Kurulu, Bölüm Kurulu Toplantıları, üniversite geneline hitap edecek şekilde kurulmuş kurullar (etik kurulu, kalite kurulu, stratejik planlama kurulu vb.), idari birimler koordinasyon toplantıları gibi ortamlar etkin çalıştırılmakta değişiklik kararlarının alındığı, planlamasının yapıldığı mekanizmalara dönüşmektedir. Alınan kararlarla ilgili ileti ve izlemeler ilgili kurulların sekreterya ve yazı işleri ofisleri tarafından yürütülür. Değişiklik planlamasında etkilenen birimlerin aksiyonları Kalite Yönetim Sistemi kapsamında izlenir.
Bölüm 7 Destek
7.1. Kaynaklar
Akdeniz Üniversitesi Stratejik Planında yer alan amaç ve hedeflere ulaşmak için gerçekleştirilen faaliyetlerin sonuçlarına gore ortaya çıkan üniversite ve Birim Performans Raporlarına (21543644.FR.016), ürün ve hizmetlerin öğrencilerimizin beklentilerini karşılayabilmesi için gerekli kaynaklar şu şekilde sınıflandırılır;
• İnsan kaynakları
• Altyapı ve çalışma ortamı
• Mali kaynaklar
• Bilgi kaynakları
Akdeniz Üniversitesi, bir sonraki yıla ait kaynak ihtiyaçlarını bütçe hazırlama faaliyetleri sırasında belirler ve yatırım ve bütçe planlarına göre ilgili ihtiyaçlar karşılanır. Acil kaynak ihtiyacı olur ise, hedeflerin ölçülmesi ve Yönetimin Gözden Geçirme Toplantıları sonucunda alınan karar doğrultusunda hareket edilir.
7.1.2. Kişiler
Akdeniz Üniversitesinde çalışan tüm personelin yaptığı işe göre yeterliliği belirlenmiş ve bu özellikler, Görev Tanımı Formlarında (21543644.FR.004) belirtilmiştir.
Ürün ve hizmet kalitesini etkileyen işleri yürüten personelin (Eğitim, Beceri ve Deneyim) yönünden yeterlilikleri Görev Tanımı Formlarında (21543644.FR.004) tanımlanmıştır.
Akdeniz Üniversitesi’nde görevli personelin günün koşullarına uygun olarak yetişmelerini sağlamak, görevin gerektirdiği bilgi, beceri ve davranışlara sahip tutum kazanmalarını sağlamak, etkinlik ve tutumluluk bilinci ile yetiştirilerek verimliliğini artırmak ve daha ileride verilecek görevlere hazırlanmaları için uygulanacak hizmet içi eğitimin hedefleri, ilkeleri, planlama esasları ve değerlendirme usulleri ile diğer hususlar Hizmet İçi Eğitim Yönetmeliği’ne göre yürütülmektedir.
Akdeniz Üniversitesi’nde görevli personelin günün koşullarına uygun olarak yetişmelerini sağlamak, görevin gerektirdiği bilgi, beceri ve davranışlara sahip tutum kazanmalarını sağlamak, etkinlik ve tutumluluk bilinci ile yetiştirilerek verimliliğini artırmak ve daha ileride verilecek görevlere hazırlanmaları için yürürlükteki mevzuat kapsamında her yıl sonunda performansları değerlendirilmektedir.
Akdeniz Üniversitesi personelinin, eğitim, beceri ve deneyim ile ilgili kayıtları, Personel Daire Başkanlığı tarafından personel özlük dosyalarında, Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğine göre muhafaza edilmektedir.
7.1.3. Altyapı
Yükseköğretim alanında, eğitim, öğretim, bilimsel araştırma ve geliştirme faaliyetlerinin ve Beslenme, Kütüphane, sağlık, sosyal, bilişim gibi destek hizmetlerin; yükseköğretim alanında yaşanan değişime ve teknolojik gelişmelere bağlı olarak, hizmetlerin etkin ve kaynakların verimli kullanımını esas alarak, mevcut altyapının sürekli iyileştirilmesi amacı ile kaynak ihtiyaçları belirlenmekte ve; Üniversite yatırım programları ve Stratejik Planı ve bütçe imkanları doğrultusunda kaynak ihtiyaçları giderilmektedir.
Binalar ve Tesisler: Üniversitemiz öğrenci ve personeline sunulan hizmetlerin daha etkin bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlamak amacı ile ihtiyaç duyulan bina ve tesislerin Yapım işleri ve bakım işleri, Yapı İşleri Teknik Daire Başkanlığı tarafından yürütülmektedir.
Mevcut bina ve tesislerin bakım onarım işlerinin zamanında yapılabilmesi amacı ile Yıllık Bina Bakım Planları (21543644.FR.032) Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı tarafından yapılmakta ve gerçekleştirilen bakım faaliyetleri bakımı yapan birim tarafından Periyodik Bakım Takip Formu (21543644.FR.024) ile kayıt altına alınmaktadır.
Üniversitemizin çevre koşullarının iyileştirilmesi amacı ile Park ve Bahçeler Şube Müdürlüğü tarafından peyzaj düzenleme, bakım ve onarım çalışmaları yürütülmektedir. Üniversite kampus alanının öğrenci ve personel üzerindeki etkilerinin daima pozitif olması amacı ile Yıllık Çevre Bakım Planları (21543644.FR.033) oluşturulmuş ve uygulanmaktadır.
Akdeniz üniversitesi’nde kullanılmakta olan demirbaşların ( bilgisayar ve network ağı hariç ) bakım ve onarım faaliyetleri, Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı tarafından yürütülmektedir. Demirbaş bakım onarım faaliyetlerinin planlı bir şekilde yapılabilmesi amacı ile Yıllık Cihaz Bakım Planı (21543644.FR.031) ve Günlük, Haftalık, Aylık Cihaz Bakım Planı (21543644.FR.034) oluşturulmuş ve planlara bağlı olarak, sorumlu birimler tarafından bakım faaliyetleri gerçekleştirilmekte ve yapılan işlemler Periyodik Bakım Takip Formu (21543644.FR.024) ile kayıt altına alınmaktadır.
Yükseköğretim hizmetlerinin etkinliği ve verimliliği açısından bilişim alt yapısının sürekli geliştirilmesi amacı ile, yazılım, donanım, ağ ve network hizmetleri veren Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, Akdeniz Üniversitesi hizmet birimlerinin etkin ve verimli çalışmak amacı ile arıza takip sistemini üniversite bilişim sistemi içerisinde hayata geçirmiştir.
Bilgisayar ve donanımlarının bakım faaliyetleri ile ilgili Yıllık Cihaz Bakım Planı (21543644.FR.031) oluşturulmuş ve yıllık planlara bağlı olarak Günlük, Haftalık, Aylık Cihaz Bakım Planı (21543644.FR.034) oluşturulmuş ve uygulanmaktadır. Bilgisayar, yazılım ve donanımları ile ilgili oluşturulan periyodik bakım planlarına bağlı olarak yapılan bakım faaliyetleri Periyodik Bakım Takip Formu (21543644.FR.024) ile kayıt altına alınmaktadır.
Akademik ve İdari hizmetlerin etkin bir şekilde gerçekleştirilmesi amacı ile üniversite bilişim alt yapısı, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından sürekli geliştirilmektedir.
7.1.4. Süreçlerin İşletimi için Çevre
Üniversite öğrenci ve personelinin performansı üzerine etkisi düşünülerek çevre, değişen ihtiyaçlara zamanında cevap vermek için üniversite mali kaynaklarına, yatırım programlarına bağlı olarak sürekli iyileştirilmektedir.
7.1.5. Kaynakların İzlenmesi ve Ölçümü
7.1.5.1. İdari birimler tarafından sunulan hizmetler ile ilgili hizmetin sunulmasından sorumlu birim tarafından uyulması ve uygulanması zorunlu olan mevzuat, Senato ve Yönetim Kurulu kararları, standartlar (ulusal- uluslararası) ve hizmetin sunulduğu öğrenci istek ve beklentileri 124 sayılı Kanun Hükmünde Kararname gereğince belirlenmiştir.
İdari birimler tarafından sunulmakta olan hizmetlerin etkin ve verimli bir şekilde sunulabilmesi için gerekli olan ve ihtiyaç duyulan kaynaklar (21543644.FR.040 - 21543644.FR.042), hizmetin gerçekleştirilmesinden sorumlu birim tarafından belirlenmiştir.
İdari birimler tarafından sunulan ürün ve hizmetler ile ilgili belirlenen şartların yerine getirildiğini ortaya koymak için gerekli olan; doğrulama, geçerli kılma, izleme, muayene deney faaliyetleri (21543644.FR.040-21543644.FR.042) ürün/hizmetin gerçekleştirilmesinden sorumlu birim tarafından belirlenmiştir.
İdari birimler tarafından sunulan ürün/hizmetlerin belirlenen şartları karşıladığına dair tutulması gereken kayıtlar (21543644.040 - 21543644.FR.042) belirlenmiş ve Kayıtların Kontrolü Prosedürüne gore (21543644.PR.02) muhafaza edilmektedir.
7.1.5.2. İzleme ve ölçme cihazlarının kullanıldığı birimlerde; Cihazların kullanımda olduğu sure içerisinde yapılacak olan sertifikasyon işlemlerinin sistematik bir şekilde gerçekleştirilmesi ve yasal gerekliliklerin yerine getirilmesi amacı ile Yönetim Temsilcisi tarafından onaylanarak yürürlüğe konulan Kalibrasyon Prosedürü (21543644.PR.11) doğrultusunda gerekli işlemler yapılır.
İzleme ve ölçme cihazlarının kullanımda olduğu birimler; Kalibrasyon Prosedürü’ne bağlı olarak, birimde kullanılmakta olan Muayene, Test ve Ölçüm Cihazları Listesini (21543644.FR.037) ve listede yer alan cihazlarla ilgili Muayene, Test ve Ölçüm Cihazları Kalibrasyon Planını (21543644.FR.044) oluşturur.
İzleme ve ölçme cihazlarının kullanımda olduğu birimler oluşturdukları Kalibrasyon Planına (21543644.FR.044) bağlı olarak, kullanımda olan Muayene, Test ve Ölçüm Cihazları ile ilgili doğrulama planı (21543644.FR.045) doğrultusunda belirli aralıklarda cihaz ile ilgili doğrulama işlemini gerçekleştirirler ve kalibrasyon faaliyetleri ile ilgili tutulan tüm kayıtlar, Kayıtların Kontrolü Prosedürüne (21543644.PR.02) göre ilgili birimlerde tanımlanmış klasörlerde muhafaza edilir.
7.1.6. Kurumsal Bilgi
Üniversite web sitesi, Rektörlük ve bağlı birimleri kapsayacak şekilde detaylı olarak sunum vermektedir. Tüm birimlerin web siteleri üniversite web sitesine bağlı çalışmakta, birimlerin faaliyet alanları ile ilgili tanıtıcı bilgi ve kurumsal bilginin biriktirildiği alanlar olarak kullanılmaktadır. Ayrıca üniversitemizde kullanılan yazılımlar (Netiket, Proliz, EBYS, BAPSİS, AVESİS vb.) kurumsal bilginin biriktirildiği ve çeşitli sorgulamların imkan tanıdığı alanlardır.
Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün faaliyetleri kapsamında üniversitelerin haber takibi yapılmakta ve etkinlik ve etkileşimleri ile ilgili ilgi alanları oluşturulmaktadır. Akdeniz Ünivesitenin yayınladığı Akdeniz Bülten dergisi başta olmak üzere çeşitli akademik ve idari birimlerin çıkardığı ve kurumsal bilginin yer aldığı dokümanlar mevcuttur.
7.2. Yeterlilik
Ürün ve hizmet kalitesini etkileyen işleri yürüten personelin (Eğitim, Beceri ve Deneyim) yönünden yeterlilikleri Görev Tanımı Formlarında (21543644.FR.004) tanımlanmıştır.
Akdeniz Üniversitesi’nde görevli personelin günün koşullarına uygun olarak yetişmelerini sağlamak, görevin gerektirdiği bilgi, beceri ve davranışlara sahip tutum kazanmalarını sağlamak, etkinlik ve tutumluluk bilinci ile yetiştirilerek verimliliğini artırmak ve daha ileride verilecek görevlere hazırlanmaları için uygulanacak hizmet içi eğitimin hedefleri, ilkeleri, planlama esasları ve değerlendirme usulleri ile diğer hususlar Hizmet İçi Eğitim Yönetmeliği’ne göre yürütülmektedir.
7.3. Farkındalık
Akdeniz Üniversitesi’nde görevli personelin günün koşullarına uygun olarak yetişmelerini sağlamak, görevin gerektirdiği bilgi, beceri ve davranışlara sahip tutum kazanmalarını sağlamak, etkinlik ve tutumluluk bilinci ile yetiştirilerek verimliliğini artırmak ve daha ileride verilecek görevlere hazırlanmaları için yürürlükteki mevzuat
kapsamında her yıl sonunda performansları değerlendirilmektedir. Çalışanlara yönelik oryantasyon ve eğitim programlarında kalite amaçları, kalite politikası, çalışanlardan beklentiler aktarılmakta birimlerde yapılan toplantılar vasıtasıyla üniversite genelindeki güncel konular bilgilendirilmektedir.
7.4. İletişim
İç iletişim, özellikle politika ve hedeflerin paylaşılması, hedeflerin gerçekleştirilebilme durumlarının paylaşılması, kalite sistemini etkileyen değişimlerin (yeni hizmetler vb.) paylaşılması gibi genel katılımı destekleyecek unsurları içerir. Farklı düzeylerde gerçekleştirilen toplantılar, özellikle ortak kullanım mekanlarına yerleştirilen panolar, iç yazışmalar ve üniversite internet sitesi, duyuru sistematiği, akademik kurul toplantıları, EBYS sistemi üzerinden yürütülen resmi yazışmalar iç iletişim sistemimizin ana unsurlarını oluşturur.
Akdeniz Üniversitesi hizmet birimlerinin iç ve dış paydaşlar ile olan iletişimin etkin bir şekilde sağlanması amacı ile İç İletişim Planı (21543644.FR.046) Rektörlük, Genel Sekreterlik ve Daire Başkanlığı seviyesinde, oluşturulmuş ve uygulanmaktadır.
Genel Sekreterlik, Daire Başkanlıkları ve müdürlükler seviyesinde değerlendirilmesi, birim içi takım çalışmasının yaygınlaştırılması ve karar alma süreçlerinin etkinleştirilmesi amacı ile Rektörlük tarafından Toplantı Talimatı (21543644.TT.01) yürürlüğe konmuştur.
7.5. Dokümante Edilmiş Bilgi 7.5.1. Genel
Akdeniz Üniversitesi Kalite Yönetim Sisteminin, TS EN ISO 9001:2015 Standart şartlarına uygunluğunu göstermek amacı ile: Kalite El Kitabı (AÜKEK), Akdeniz Üniversitesi Kalite Politikası (21543644.FR.013), Akdeniz Üniversitesi Kalite Hedefleri (21543644.FR.014), TS EN ISO 9001:2015 Standardının istemiş olduğu zorunlu prosedürler, birimlerde gerçekleştirilen faaliyetlerin etkin planlanmasını ve uygulanmasını sağlamak amacı ile birimler tarafından ihtiyaca bağlı olarak oluşturulan İç Kaynaklı Güncel Doküman Listeleri (21543644.FR.009) ve Üniversite Kalite Yönetim Birimi tarafından hazırlanıp Yönetim Temsilcisi tarafından onaylanarak uygulamaya geçirilen ve mevzuat kapsamında birimler tarafından uygulanması zorunlu olan Dış Kaynaklı Güncel Doküman Listesi (21543644.FR.010) ve TS EN ISO 9001:2015 Standardının şartları içerisinde yer alan kayıtlar, iç ve dış kaynaklı dokümanlar kapsamında belirlenmiş ve birimlerde uygulamaya geçirilmiştir.
7.5.2. Oluşturma ve Güncelleme
TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi kapsamında oluşturulan doküman tiplerinin tanımlanması, bu dokümanların hazırlanması, yeterlilik ve uygulanabilirlik açısından incelenmesi, onaylanması, uygun görülenlerin
kontrollü olarak dağıtımı, güncel olan dokümanların revizyonu, güncel olmayanların yürürlükten kaldırılması ve tutulan verilerin korunması esaslarını belirlemek amacı ile üniversite Kalite Yönetim Birimi tarafından Dokümanların Kontrolü Prosedürü (21543644.PR.01) oluşturulmuş ve Yönetim Temsilcisi tarafından onaylanarak tüm birimlerde uygulamaya geçirilmiştir.
Akdeniz Üniversitesi’nde uygulanmakta olan kalite yönetim sistemi içerisinde tanımlanan dokümanlar aşağıda açıklandığı gibi sınıflandırılmıştır:
1. Seviye Doküman: Misyon, Vizyon, Kalite Politikası, Kalite Hedefleri ve Kalite El Kitabı
2. Seviye Doküman: Prosedür, İş Akış Şeması, Görev Tanımı, Talimatlar, Üniversite İçi Yönetmelik, Yönergeler 3. Seviye Doküman: Formlar, Planlar
4. Seviye Doküman: Dış Kaynaklı Dokümanlar
7.5.2.1. 1., 2. ve 3. seviye dokümanların hazırlanması ve yayınlanmadan önce yeterlilik açısından kontrol edilerek onaylanması ile ilgili sorumluluklar, Dokümanların Kontrolü Prosedüründe (21543644.PR.01) belirlenmiştir.
7.5.2.2. 1., 2., 3. ve 4. seviye dokümanların belirli aralıklarda gözden geçirilmesi, gerektiğinde güncelleştirilmesi amacı ile İç Kaynaklı Güncel Doküman Listesi (21543644.FR.009) ve Dış Kaynaklı Güncel Doküman Listesi (21543644.FR.010); birimler tarafından faaliyet konularına ve TS EN ISO 9001:2015 şartlarına göre oluşturulur.
7.5.2.3. İç kaynaklı ve dış kaynaklı dokümanların gözden geçirme işlemlerini her birim kendi kapsamında yer alan dokümanları belirli aralıklarda gözden geçirir ve kayıtlarını muhafaza eder. İç kaynaklı seviye dokümanların revizyon işlemlerinde, birim personeli uygulamalardaki etkinliği ve mevzuat değişikliklerini göz önünde bulundurarak, Revizyon talebinde bulunabilir. İç ve dış kaynaklı dokümanlarda gerçekleşen revizyonlar Revizyon Takip Tablosunda (21543644.FR.008) her birimin faaliyet alanına bağlı olarak takip edilir.
7.5.2.4. 1. seviye dokümanlar yeterlilik açısından onaylandıktan sonra, üniversite internet sitesinde tüm birimlerin kullanımına sunulur.2., 3. seviye dokümanlar yeterlilik açısından onaylandıktan sonra hangi birimlere ve hangi personele dağıtımının yapılacağı, Doküman Dağıtım Listesinde (21543644.FR.064) birim amirleri tarafından belirlenir. Doküman Dağıtım Listesinde (21543644.FR.006) belirlenen birim ve ilgili personele dağıtımı yapılacak dokümanlar, birim dokümantasyon sorumlusu tarafından, Doküman Dağıtım ve Geri Alma Formu (21543644.FR.063) ile imza karşılığı dağıtımı yapılır.
7.5.2.5. Akdeniz Üniversitesi kalite yönetim sistemi içerisinde tanımlanan 1., 2. ve 3. seviye dokümanların izlenebilirliğinin, ayırt edilebilirliğinin ve güncel durumunun takibinin, TS EN ISO 9001:2015 Standart şartlarına uygun bir şekilde sağlanabilmesi amacı ile Doküman Kodlama Rehberi (21543644RR.01) hazırlanmış ve üniversite internet sitesinde birimlerin kullanımına sunulmuştur.
7.5.2.6. Birimler uygulamakla yükümlü oldukları 4. seviye dokümanları (dış kaynaklı), dokümanı yayınlayan ilgili kuruluşun ve ilgili birimin resmi internet sitesinden ve/veya resmi gazeteden takip eder. Bu tür dokümanlara kurum internet sitesindeki birimin sayfasından internet köprüsü (link) verilir. Revizyona veya iptale uğradığı tespit edilen dokümanlar ilgili birim tarafından takip edilerek aynı yöntemle duyurulur.
7.5.2.7. 1. seviye dokümanlardan, değişiklik (revizyon) gören dokümanların eski orijinal nüshası Kalite Yönetim Birimi tarafından “İptal” kaşesi vurularak süresiz muhafaza edilir.
2. seviye doküman sınıfında yer alan ve Yönetim Temsilcisi tarafından onaylanarak yürürlüğe konuların prosedürlerin, yönetmelik, yönerge ve esasların ve eki dokümanların değişikliğe uğraması durumunda, eski orijinal nüshası Kalite Yönetim Birimi tarafından “İptal” kaşesi vurularak süresiz muhafaza edilir.
2. ve 3. Seviye doküman sınıfında yer alan birimlerin faaliyetleri ile ilgili oluşturdukları dokümanların revizyonu birim amiri tarafından onaylandıktan sonra değişikliğe uğrayan dokümanların eski orijinal nüshası birim tarafından
“İptal” kaşesi vurularak süresiz muhafaza edilir.
7.5.3. Dokümante Edilmiş Bilginin Kontrolü
Akdeniz Üniversitesi, kalite yönetim sisteminin, tanımlanan şartlara uygun olarak işletildiğinin objektif delili olarak göstermek için, tüm kayıtların tanımlanması, saklanması, korunması, elden çıkarılması ve saklama sürelerinin belirlenmesi ile ilgili bir sistem oluşturulmuştur. İlgili konular, Kayıtların Kontrolü Prosedüründe (21543644.PR.02) açıklanmıştır.
Kayıtlar belge üzerinde tutulabildiği gibi elektronik ortamda da tutulabilmektedir. Bilişim programlarının belirli aralıklarla yedekleme işlemleri, Yedekleme Talimatına (97134796.TT.01) göre Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından yürütülerek ilgili kayıtlar saklanmaktadır.
Akdeniz Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi içerisinde tanımlanmış ve TS EN ISO 9001:2015 Standart maddelerinde belirtilen kayıtların saklanması, tekrar elde edilebilmesi amacı ile birimde, birim arşivinde ve kurum arşivinde saklama süreleri, sorumluları ve saklama süresi Kayıtları Arşivleme Tablosunda (21543644.FR.012) belirlenmiştir. Saklama süresi tamamlanan kayıtların imha yöntemi Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğine göre gerçekleştirilmektedir.
Bölüm 8 Operasyon 8.1. Operasyonel Planlama ve Kontrol
8.1.1. Ürün/Hizmet Gerçekleştirmenin Planlanması: 2547 sayılı yükseköğretim kanunu ve 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname gereğince: Akdeniz Üniversitesi Önlisans, Lisans, Yüksek Lisans, Doktora öğrencilerine, Akademisyenlere ve idari birim personeline sunulan hizmetler; Akademik ve İdari birimler tarafından gerçekleştirilir.
İdari birimler (Genel Sekreterlik, Daire Başkanlıkları ve Müdürlükler) tarafından yerine getirilecek faaliyetler 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamede belirlenmiştir.
Öğrenci işleri, Kütüphane, Beslenme, Sağlık, Spor, Kültür, Sosyal, Bilgi işlem, Ulaşım, Güvenlik hizmetleri; 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname gereğince idari birimler tarafından gerçekleştirilmekte ve bu hizmetler ile ilgili planlama (21543644.FR.040 - 21543644.FR.042) hizmetin sunulmasından sorumlu idari birim tarafından yapılmıştır.
8.1.2. İdari birimler tarafından sunulan hizmetler ile ilgili hizmetin sunulmasından sorumlu birim tarafından uyulması ve uygulanması zorunlu olan mevzuat, Senato ve Yönetim Kurulu kararları, standartlar (ulusal- uluslararası) ve hizmetin sunulduğu öğrenci istek ve beklentileri 124 sayılı Kanun Hükmünde Kararname gereğince belirlenmiştir.
8.1.3. İdari birimler tarafından sunulmakta olan hizmetlerin etkin ve verimli bir şekilde sunulabilmesi için gerekli olan ve ihtiyaç duyulan kaynaklar (21543644.FR.040 - 21543644.FR.042), hizmetin gerçekleştirilmesinden sorumlu birim tarafından belirlenmiştir.
8.1.4. İdari birimler tarafından sunulan ürün ve hizmetler ile ilgili belirlenen şartların yerine getirildiğini ortaya koymak için gerekli olan; doğrulama, geçerli kılma, izleme, muayene deney faaliyetleri (21543644.FR.040- 21543644.FR.042) ürün/hizmetin gerçekleştirilmesinden sorumlu birim tarafından belirlenmiştir.
8.1.5. İdari birimler tarafından sunulan ürün/hizmetlerin belirlenen şartları karşıladığına dair tutulması gereken kayıtlar (21543644.040 - 21543644.FR.042) belirlenmiş ve Kayıtların Kontrolü Prosedürüne gore (21543644.PR.02) muhafaza edilmektedir.
8.2. Ürün ve Hizmetler için Şartların Belirlenmesi 8.2.1. Müşteri İle İletişim
8.2.1.1. İdari birimler tarafından öğrencilere sunulan ürün ve/veya hizmetler de meydana gelen değişiklikler, www.akdeniz.edu.tr internet sitesi üzerinden, ürün ve/veya hizmetin sunulmasından sorumlu birimler tarafından duyuru işlemleri ile gerçekleştirilir.
8.2.1.2. İdari birimler tarafından öğrencilere sunulan ürün/hizmetler ile ilgili sürekli iyileştirmenin yapılabilmesi ve öğrenci beklentilerinin de üzerinde bir kalite anlayışının üniversitemizde yaygınlaştırılması amacı ile Yönetim Temsilcisi tarafından onaylanan Bireysel Öneri Prosedürü (21543644.PR.08) uygulanmaktadır. Prosedür gereğince, www.akdeniz.edu.tr internet sitesi üzerinde, öğrencilerin ve üniversite personelinin dilek, öneri ve şikayetlerini İstek ve Öneri Bildirim Formu (21543644.FR.025) aracılığı ile hızlı ve kolay bir şekilde iletebilecekleri geri bildirim sistemi çalıştırılmaktadır.
8.1.2.3. Öğrencilere sunulan ürün/hizmetler ile ilgili geri beslemenin farklı yöntemler ile yapılması amacı ile öğrenci ile direk iletişimde olan birimlerde, dilek, öneri ve şikayet kutuları oluşturulmuş ve Bireysel Öneri Prosedürüne (21543644.PR.08) göre yapılması gerekli olan işlemler, geri bildirimi alan birim tarafından gerçekleştirilmektedir.
8.2.2. Ürün ve Hizmetler için Şartların Tayin Edilmesi
8.2.2.1. Akdeniz Üniversitesi öğrencilerine sunulan hizmetlerin etkin ve verimli bir şekilde sunulabilmesi amacı ile öğrenci istek ve beklentileri (21543644.FR.025), ürün ve/veya hizmeti sunan birim tarafından belirlenmektedir.
8.2.2.2. İdari birimler tarafından, önlisans, lisans, yüksek lisans, doktora öğrencilerine sunulan ürün ve hizmetlerin:
2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu başta olmak üzere, bağlı bulunulan diğer devlet kurumları tarafından yürürlüğe konulan mevzuata uygun olması vazgeçilmez bir şarttır.
8.2.2.3. İdari birimler, öğrencilere sunulan ürün ve/veya hizmetler ile ilgili Üniversite Senatosu ve Yönetim Kurulu tarafından alınan kararların gereğini de yapmaktadır.
8.2.3. Ürüne/Hizmete Bağlı Şartların Gözden Geçirilmesi
2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, YÖK Yönetmelikleri, Akdeniz Üniversitesi Eğitim- Öğretim Yönetmeliğinde belirtilen ürün/hizmet şartları yükseköğretim alanında yaşanan güncel gelişmeler bağlamında takip edilip gözden geçirilmekte ve ilgili değişiklikler yapılmaktadır.
8.2.4. Ürün ve Hizmet için Şartların Değişmesi
Şartlarda meydana gelen değişikliklerin öğrencilere duyurulması işlemleri www.akdeniz.edu.tr internet sitesi üzerinden gerçekleştirilir. Ürün/hizmetler ile ilgili şartlarda meydana gelen değişikliklere bağlı olarak, birimlerin iş ve işlemleri ile ilgili tuttukları kayıtlarda revizyona gidilmesi durumunda; Dokümanların Kontrolü Prosedürüne
(21543644.PR.01) göre gerekli olan revizyon işlemleri ilgili birimler tarafından yapılır ve Revizyon Takip Tablosu (21543644.FR.008) ile kayıt altına alınır
8.3. Ürün ve Hizmetlerin Tasarımı ve Geliştirilmesi
Bu madde birimlerde gerçekeştirilen iş ve işlemlerde Tasarım Geliştirme faaliyeti olmaması nedeni ile tüm birimlerde hariç tutulur.
8.4. Dışarıdan Tedarik Edilen Ürün ve Hizmetlerin Kontrolü 8.4.1. Genel
Akdeniz Üniversitesi’ne bağlı birimler tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin kalitesini etkileyen işlerin yürütülmesinde kullanılan ürün/hizmet satın alma işlemleri Kamu İhale mevzuatı doğrultusunda gerçekleştirilir.
Harcama yetkisi olan tüm hizmet birimlerinde, satınalma sürecinin etkin bir şekilde yürütülmesi ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamak amacı ile İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından yürürlüğe konulan Satınalma ve İhale işlemlerinin süreçleri oluşturulmuştur.
Birimler tarafından satınalması yapılacak olan yapım işleri, mal ve hizmet almları ile ilgili tedarikçi firmaların ekonomik, mali, mesleki ve teknik yeterlilikleri ile ilgili seçme ve değerlendirme kriterleri 4734 sayılı Kamu İhale kanunu 10. maddesinde açıkça belirlenmiştir.
Yapım işleri, mal ve hizmet alımı yapılacak olan tedarikçi firmaların sorumlulukları 4735 sayılı kamu ihale sözleşmeleri kanununun 33. maddesinde açıkça belirlenmiştir.
4735 sayılı kanunun 33. Maddesinde belirtilen sorumlulukları yerine getirmeyen tedarikçi firmalar ile ilgili aynı kanunun 25. Maddesinde düzenlenmiştir.
8.4.2. Kontrolün Tipi ve Boyutu
Üniversitemizde, yıl bütçesine bağlı olarak yapılan harcamalar içerisinde yer alan ve birimlerin ürün/hizmet gerçekleştirme süreçlerine girdi teşkil edip ürün ya da hizmet kalitesini direkt etkileyen ürün ve hizmetler ile ilgili, ürün/hizmet teknik özelliklerini açıklayan Tedarikçi Değerlendirme Prosedürü ve Teknik Şartnamelere (21543644.FR.036) bağlı olarak, Girdi Kalite Kontrol Planı (21543644.FR.043) oluşturulur.
Birimler tarafından alımı yapılan ürün ve hizmetler ile ilgili, Kamu İhale Kurumu tarafından yayınlanan Yapım işleri, Mal ve Hizmet alımları ile ilgili Muayene ve Kabul Yönetmeliklerine bağlı olarak Muayene Kabul Komisyonu oluşturulur. Muayene ve Kabul Komisyonlarının görev, yetki ve sorumlulukları söz konusu yönetmeliklerde açıkça belirlenmiştir.
Muayene ve Kabul Komisyonları; alımı yapılan yapım işleri, mal ve hizmet alımları ile ilgili Teknik Şartname (21543644.FR.036), Ürün/Hizmet Muayene ve Kontrol Planına göre, yapım işleri, mal ve hizmet alımları için yürürlükte olan muayene ve kabul yönetmeliklerinde belirtilen işlemleri yapar ve ilgili kayıtları düzenler
8.4.3. Dış Tedarikçi için bilgi
Üniversitemizde, satınalma işlemlerinin kamu ihale mevzuatı doğrultusunda yapılması nedeni ile satınalma süreci içerisinde, alımı yapılacak olan mal/hizmet ile ilgili İdari şartnameler ihaleye çıkacak olan birim(ler) tarafından hazırlanır.
Alımı yapılacak olan ürün/hizmet ile ilgili tüm teknik detay bilgilerin doğru ve eksiksiz bir şekilde hazırlanması amacı ile Kamu İhale Mevzuatına göre hazırlanır.
Alımı yapılacak mal/hizmet ile ilgili istekli firmalar idari tip şartnameler esas alınarak seçilir ve sözleşme imzalanan tedarikçi firmalar, ürün/hizmet ile ilgili hazırlanmış olan Teknik Şartnameye (21543644.FR.036) ve sözleşmeye uygunluk temelinde değerlendirilir.
8.5. Üretim ve Hizmetin Sunumu
8.5.1. Üretim ve Hizmet Sunumunun Kontrolü
Bu madde birimlerde gerçekeştirilen iş ve işlemlerde özel süreç olmaması nedeni ile tüm birimlerde hariç tutulur.
8.5.2. Tanımlama ve İzlenebilirlik
Akdeniz Üniversitesi öğrencilerine sunulan hizmetlerin daha etkin bir şekilde sunulabilmesi ve hizmet sunumunda beklentilerin ötesine geçebilmek amacı ile birimler temel hizmet süreçlerinde öğrencilere sundukları hizmetleri;
ürün/hizmet gerçekleştirme süreci içerisinde belirler. Belirleme ve izlenebilirlik otomasyon ve manuel olarak gerçekleştirilen evrak kayıt sistemleri ile sağlanır.
8.5.3. Müşteri veya Dış Tedarikçiye ait Mülkiyet
Akdeniz Üniversitesi aşağıda anılan bölümlerde müşteri mülkiyetine giren hususlar da geçerli kanun ve yönetmelikler uyarınca ilgili işlemleri yapar. Bu husular; öğrencilerin Akdeniz Üniveristesinde geçirdikleri süre boyunca aldıkları derslerle ilgili kayıtlar otomasyon programında, mezuniyetleri sonrasında verilen diplomalar öğrenci diplomasını talep edene kadar, öğrenci adına Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı arşivlerinde saklanır. Koruma Güvenlik Müdürlüğü tarafından kampüs giriş çıkışlarında ve ilgili alanlarda öğrenci, personel ve misafirlerin kimlikleri belirli süreler için istenebilir, kimliklerin muhafazası Koruma Güvenlik Müdürlüğünce sağlanır. Personele ait hizmet pasaportları personelin yurtdışı çıkışlarında kendilerine verilmek ve daha sonra göreve başlama tarihinde geri alınmak kaydı ile Personel Daire Başkanlığı bünyesinde tutulur.
8.5.4. Muhafaza
8.5.4.1. Birimler, alımı yapılan malzemeler ile ilgili, Bakanlar Kurulu tarafından yürürlüğe konulan Taşınır Mal Yönetmeliği kapsamında gerekli olan muhafaza ve teslim işlemlerini yürütürler.
8.5.4.2. Birimler, faaliyet konularına bağlı olarak gerçekleştirdikleri iş ve işlemler ile ilgili, üniversite bilişim sistemi içerisinde, tanımlanmış olan yazılımlar üzerinde çalışır ve faaliyetin içeriğine bağlı olarak hazırlanmış olan yazılım programı üzerinde gerekli olan bilgiler, birimler tarafından kayıt edilir.
8.5.4.3. Birimlerin yazılım programları üzerinde kayıt altına aldıkları bilgi ve belgelerin muhafazası amacı ile Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından yürürlüğe konulan yedekleme talimatı (97134796.TT.01) doğrultusunda, gerekli olan veri yedeklemeleri yapılır ve bilgi ve belgelerin korunması sağlanır.
8.5.4.4. Üniversite öğrencilerine ve personeline sunulan beslenme hizmetinin ana girdisi olan gıda ürünleri, ürünün özelliğine bağlı olarak oluşturulmuş olan gıda muhafaza depolarında saklanır. Gıda ürünlerinin muhafaza edilmesi işlemlerinde, FİFO (İlk giren ilk çıkar prensibi) yöntemine göre, beslenme hizmetini sunan birim gerekli koruma ve muhafaza işlemlerini gerçekleştirir.
8.5.4.5. Akdeniz Üniversitesinin devlet üniversitesi olması nedeni ile öğrenci ve personel ile ilgili bilgi ve belgeler birimlerde tanımlanmış olan arşivlerde muhafaza edilir.
8.5.5. Teslimat Sonrası Faaliyetler
Akdeniz Üniversitesi mezuniyet sonrası süreçlerde bağını koparmamakta Mezun Yönetim Sürecini işletmektedir.
Bu süreçte başta eğitim-öğretim süreci ile ilgili olmak üzere tüm ürün/hizmet sunumnlarının geri bildirimleri mezunlardan alınmakta ve mezunlara yönelik yaşam boyu eğitm olanakları sunulmaktadır.
8.5.6. Değişikliklerin Kontrolü
Üniversite süreçlerine yönelik değişiklikleri süreç yönetim sistemi ile yönetmektedir. Değişiklikler süreç sahipleri tarafından süreçlere yansıtılmakta olası etkileri ve performans değerlendirmeleri yapılmaktadır.
8.6. Ürün ve Hizmet Sunumu
Birimler, faaliyet kapsamlarında yer alan ürün ve hizmetler ile ilgili; Ürün/Hizmet Gerçekleştirme Planı (21543644.FR.042) oluşturur. Oluşturulan plan doğrultusunda Ürün veya Hizmetin gerçekleştirilmesi aşamalarında, planda belirtilen şartların karşılandığını doğrulamak ve geçerli kılmak amaçlanmıştır.
Ürün ve hizmet ile ilgili doğrulama ve geçerli kılma faaliyetleri sonucunda, ürün veya hizmet ile ilgili belirlenen performans kriterinin ve belirlenen hedeflerin gerçekleşip gerçekleşmediği Veri Analiz Prosedüründe
(21543644.PR.07) belirtildiği şekilde, ürün veya hizmetten sorumlu birim tarafından ölçülür, analiz edilir ve sonuçları, yönetimin gözden geçirme toplantılarında görüşülmek üzere, Kalite Yönetim Kuruluna raporlanır.
8.7. Uygun Olmayan Çıktının Kontrolü
Birimlerin gerçekleştirdikleri faaliyetlere bağlı olarak ortaya çıkan ürün ve hizmetlerin şartları karşılamaması durumunda, yanlışlıkla kullanımın önlenmesi amacı ile Yönetim Temsilcisi tarafından onaylanarak yayınlanan, Uygun Olmayan Ürün/Hizmet Kontrol Prosedürü (21543644.PR.06) tüm birimlerin uygulaması amacı ile yürürlüğe konmuştur.
8.7.1. Ürün/Hizmet gerçekleştirme aşamalarında, uygun olmayan ürün ya da hizmetin yanlışlıkla kullanımının önlenmesi amacı ile birim amirlerinin yapılan iş ve işlemler ile ilgili onayı; ürünün veya hizmetin kullanıma sunulmasını sağlar. Ürün/hizmet gerçekleştirme aşamalarında tespit edilen uygunsuzlukların giderilmesi ile ilgili gereksinim duyulan düzeltme işlemleri birim amirinin yönlendirilmesi ile ilgili personel tarafından gerçekleştirilir.
8.7.2. Birimlerin gerçekleştirdikleri iş ve işlemler sonucunda ortaya çıkan ürün ve hizmetlerin doğrulama ve geçerli kılma işlemleri, Ürün/Hizmet Gerçekleştirme Planlarında (21543644.FR.042) belirtilen yöntemler ile birim amirleri tarafından yapılır.
8.7.3. Birimler tarafından satın alınan ürün ya da hizmetler teslim aşamasında Teknik Şartnamelere (21543644.FR.036) uygunluk açısından kontrol edilir ve kontroller sırasında şartları karşılamadığı tespit edilen ürün ve hizmetler ile ilgili; Yapım işleri, mal ve hizmet alımları ile ilgili Kamu İhale Kurumu tarafından yayınlanmış olan yönetmelikler doğrultusunda gerekli olan işlemler yapılır ve ilgili tutanaklar düzenlenir.
Ürün/hizmet gerçekleştirme aşamalarında birimler tarafından yerine getirilen iş ve işlemler sırasında tutulan kayıtlar, faaliyeti gerçekleştiren birim ve sorumlusu tarafından, Kayıtların Kontrolü Prosedürüne (21543644.PR.02) göre muhafaza edilir.
Bölüm 9 Performans Değerlendirme
9.1. İzleme, Ölçme, Analiz ve Değerlendirme 9.1.1. Genel
Ürün/Hizmet uygunluğunu, yönetim sisteminin TS EN ISO 9001:2008 Standart şartlarına uygunluğunu göstermek ve yönetim sisteminin etkinliğini sürekli iyileştirmek amacı ile istatistiksel teknikler kullanılmaktadır ve Yönetim Temsilcisi tarafından onaylanarak yayınlanan Veri Analiz Prosedürü (21543644.PR.07) tüm birimlerde uygulanmaktadır.
9.1.2. Müşteri Memnuniyeti
Üniversitemiz öğrencilerine hizmet vermekte olan birimlerde, öğrencilere sunulan hizmetlerin etkinliğini değerlendirmek ve gereksinim duyulan iyileştirme faaliyetlerini başlatabilmek amacı ile Veri Analiz Prosedüründe (21543644.PR.07) ve Bireysel Öneri Prosedüründe (21543644.PR.08 ) belirtilen metotlar uygulanır.
9.1.3. Analiz ve Değerlendirme
Üniversite belirlenen süreçlerin izlenmesi ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi amacı ile birimler faaliyet konularına bağlı olarak sorumlu oldukları süreçler ile ilgili, Süreç Performans Raporu (21543644.FR.027) oluşturur.
Oluşturulan planda süreç ile ilgili performans kriteri, performans göstergesi, ölçüm metodu, sorumlular ve süreç izleme kayıtları belirlenmiştir.
Birimler, Süreç Performans Raporunda (21543644.FR.027) belirlenen kriterlerin ve süreçler ile ilgili belirlenen hedeflerin izleme ve ölçüm metod ve periyodu Veri Analiz Prosedüründe (21543644.PR.07) belirtildiği şekilde, süreçten sorumlu birim tarafından gerekli ölçümler yapılır ve ölçüm sonuçları ile ilgili birimler, Süreç Performans Raporu (21543644.FR.027) ile ilgili bilgileri Kalite Yönetim Kuruluna sunar.
Akdeniz Üniversitesi’nde uygulanmakta olan kalite yönetim sisteminin, uygunluğunu ve etkinliğini göstermek ve sürekli iyileştirme faaliyetlerinin hangi alanlarda yapılacağını değerlendirmek için, Yönetim Temsilcisi tarafından onaylanarak yürürlüğe konmuş olan Veri Analiz Prosedüründe (21543644.PR.07) belirtilen ve aşağıdaki tabloda yer alan performans alanları ile ilgili birimler tarafından uygun veriler toplanır.
Analiz Yapılan Kullanılan Doküman Yöntem Periyot Öğrenci memnuniyeti algısı Öğrenci Memnuniyet
Anketi Tanımlayıcı Analizler 1 Yılda 1 kez
Öğrencilerin verilen derslerle ilgili ve öğretim elemanlarıyla ilgili memnuniyet algıları
Ders ve Öğretim Elemanı
Değerlendirme Anketi Tanımlayıcı Analizler Yılda 2 kez
İdari personelin memnuniyet algısı İdari Personel Memnuniyet
Anketi Tanımlayıcı Analizler 2 Yılda 1 kez
Akademik personelin memnuniyet algısı Akademik Personel
Memnuniyet Anketi Tanımlayıcı Analizler 2 Yılda 1 kez Öğrenci şikayetleri sayısının ve giderilme
oranlarının öneri konularına göre değerlendirilmesi
Öğrenci Şikayetleri ve
Bireysel Öneri Kayıtları Tanımlayıcı Analizler Yılda 1 kez Çalışan önerilerinin sayısının giderilme
oranlarının öneri konularına göre
değerlendirilmesi. Bireysel Öneri Kayıtları Tanımlayıcı Analizler Yılda 1 kez Düzeltici ve Önleyici Faaliyet taleplerinin
konularına göre sayısının ve kapatılma oranlarının değerlendirilmesi
Düzeltici / Önleyici
Faaliyet/ Takip Formları, İç Tetkik düzeltici faaliyet ve iç tetkik önleyici faaliyet formları
Çubuk Grafik,
Frekans Çetelesi Yılda 1 kez
Birimlerdeki verilen hizmetin
değerlendirmesi Performans Raporları Tanımlayıcı Analizler,
Tablo, Çetele vb. Yılda 1 kez
9.2. İç Tetkik
Akdeniz Üniversitesi Kalite Yönetim Sisteminin;
9.2.1. Ürün/Hizmet gerçekleştirme planlamaları, TS EN ISO 9001:2015 Standart şartları ve yönetimin ortaya koyduğu şartlar ile uyumluluğunu,
9.2.2. Etkin olarak uygulanıp uygulanmadığını ve sürdürülüp sürdürülmediğini belirlemek için, Yönetim Temsilcisi tarafından onaylanarak yürürlüğe konulan İç Tetkik Prosedürü (21543644.PR.05) uygulanır.
Yürürlüğe konulan İç Tetkik Prosesüdüründe (21543644.PR.05), tetkik kapsamı, sıklığı ve metotları tanımlanmıştır. Üniversitede iç tetkik faaliyetlerin etkin bir şekilde gerçekleştirilmesi amacı ile tüm birimlerin katılımı ile Kalite Yönetim Kuruluna bağlı iç tetkik ekibi oluşturulmuştur. İç Tetkik ekibinde yer alacak üniversite personelinin, seçilme kriterleri ve iç tetkik personelinin uyacağı esas ve kurallar İç Tetkik Prosedüründe (21543644.PR.05) belirtilmiştir. İç tetkik ekibinin, planlı aralıklar ile gerçekleştirdiği tetkik faaliyetleri ile ilgili İç
