T.C.
SİNOP ÜNİVERSİTESİ
KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI
BİRİM FAALİYET RAPORU
2020
2
HARCAMA YETKİLİSİNİN SUNUŞU
Sinop Üniversitesinin 2007 yılında kurulmasıyla birlikte faaliyetlerine başlayan Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığımız, bilgiye değer veren ve üstün tutan, kullanıcı ile iletişimde sürekliliği bulunan, modern kütüphaneciliğin gerektiği tüm hizmetleri verebilen bir kütüphane anlayışıyla, Üniversitemizin eğitim-öğretim kalitesinin arttırılmasını ve araştırma, geliştirme çalışmalarını desteklemektedir.
Üniversitemiz bünyesinde merkez ve birim kütüphanelerimiz koleksiyonlarında; kitap, akademik ve popüler süreli yayın, tez vb. basılı kaynakların yanı sıra video, film, müzik eseri, ses kaydı gibi görsel-işitsel kaynaklar ve çevrimiçi veri tabanı, e-kitap, e-dergi, e-tez gibi elektronik kaynaklar da bulunmaktadır. 71 binin üzerinde basılı, görsel-işitsel ve elektronik kaynağa merkez ile birim kütüphanelerimizden, veri tabanları kapsamında 246 binin üzerinde e-kitap, e-dergi ile 2 milyon e- teze ve 3 binden fazla videoya kampüs içinden ve kampüs dışından erişilebilmektedir.
Öğrencilerimizin, personelimizin talepleri ve önerileri doğrultusunda, ihtiyaç duyulan bilgi kaynakları karşılanarak, koleksiyonumuz her geçen gün zenginleşmektedir.
Üniversitemizin 2018-2022 Dönemi Stratejik Planı ile 2020-2023 Eylem Planı amaç ve hedefleri doğrultusunda çalışmalarımızı sürdürerek eğitim-öğretim ve araştırma, geliştirme faaliyetlerine katkı sağlamaya devam etmekteyiz.
Faaliyetlerimize dair hazırladığımız Sinop Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı 2020 Yılı Birim Faaliyet Raporunu saygılarımla arz ederim.
Osman KIZILASLAN Kütüphane ve Dokümantasyon
Daire Başkanı
3
1- GENEL BİLGİLER ... 4
1.1- Misyon ve Vizyon ... 4
1.1.1- Misyon ... 4
1.1.2- Vizyon ... 4
1.2- Yetki, Görev ve Sorumluluklar ... 4
1.2.1- Yetki ... 4
1.2.2- Görev ... 4
1.2.3- Sorumluluk ... 4
1.3- İdareye İlişkin Bilgiler ... 5
1.3.1- Fiziksel Yapı ... 5
1.3.2- Örgüt Yapısı ... 5
1.3.3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar ... 6
1.3.4- İnsan Kaynakları ... 8
1.3.5- Sunulan Hizmetler ... 11
1.3.6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi ... 14
2- AMAÇ VE HEDEFLER ... 14
2.1- İdarenin Amaç ve Hedefleri ... 14
2.2- Temel Politikalar ve Öncelikler ... 14
2.3- Diğer Hususlar ... 15
3- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER ... 15
3.1- Mali Bilgiler ... 15
3.1.1- Bütçe ve Uygulama Sonuçları ... 15
3.1.2- Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar ... 16
3.1.3- Mali Denetim Sonuçları ... 16
3.2- Performans Bilgileri ... 16
3.2.1- Faaliyet ve Proje Bilgileri ... 16
3.2.2- Performans Sonuç Tablosu ... 17
3.2.3- Performans Sonuçlarını Değerlendirilmesi ... 17
4- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTESİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ ... 17
4.1- Üstünlükler ... 17
4.2- Zayıflıklar ... 17
5- ÖNERİLER VE TEDBİRLER ... 17
6- İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI ... 19
4 1- GENEL BİLGİLER
1.1- Misyon ve Vizyon 1.1.1- Misyon
Üniversitemizin eğitim-öğretim kalitesini arttırmak, araştırma ve geliştirme çalışmalarını desteklemek.
1.1.2- Vizyon
Bilgiye değer veren ve üstün tutan kullanıcı ile iletişimde sürekliliği bulunan, modern kütüphaneciliğin gerektirdiği tüm hizmetleri verebilen bir kütüphane olmaktır.
1.2- Yetki, Görev ve Sorumluluklar 1.2.1- Yetki
2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun “Yönetim Örgütleri” başlıklı 51 inci maddesinde, üniversitelerde rektöre bağlı, merkez yönetim örgütünün başında bir genel sekreter ve hizmetlerin gerekli kıldığı daire başkanlıkları, müdürler, danışmanlar, hukuk müşavirleri, uzmanlar ile büro ve iç hizmet görevlerini yapmak üzere 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa tabi memurlar ve diğer görevlilerin bulunacağı, daire başkanlıkları ve müdürlüklerin üniversitelerde yönetim kurulunun kararı ile genel hükümlere göre kurulacağı hükme bağlanmış olup yükseköğretim kurumlarında söz konusu maddeye göre kurulacak idari teşkilatın kuruluş ve görevlerine ilişkin esaslar, 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ile düzenlemiştir. Diğer hususlar ise 2014/130 sayılı Sinop Üniversitesi Kütüphane Yönergesi ile belirlenmiştir.
1.2.2- Görev
124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname’nin 26 ncı ve 33 üncü maddeleri ve 2014/130 sayılı Sinop Üniversitesi Senato Kararı ile yürürlükte bulunan Sinop Üniversitesi Kütüphane Yönergesi ile belirlenen Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığının görevleri:
Üniversitemizde fakülte dekanları ve bölüm başkanları ile işbirliği yaparak, kütüphane koleksiyonunun en iyi şekilde gelişimini programlamak okuyucunun araştırmalarına yardımcı olabilecek yeni kaynakları belirlemek ve temin etmek,
Kütüphane kaynak ve hizmetlerini teknolojik gelişmelere ve yeniliklere uygun olarak devamlı düzenlemek,
Basılı-yazılı, görsel-işitsel her türlü yayınların hizmete sunma işlemleri ile bibliyografik tarama çalışmalarını yapmak,
Kütüphane personelinin hizmet içi eğitimini sürekli olarak sağlamak, kütüphane çalışmaları hakkında ilgililere rapor sunmak, kalite kayıtlarını tutmak ve değerlendirme notlarını yazmak,
Her düzeydeki kullanıcıya kurum içinde ve kurum dışında hizmet vermek, diğer üniversite kütüphaneleri ve kurumlarla işbirliği yaparak, gelişmeleri takip etmek ve kütüphane kullanıcılarını bu bilgiden yararlandırmak,
Okuyucunun araştırmalarına kolaylık sağlayacak uygun ortam hazırlamak, mevcut ve güncel bilgi kaynaklarından en iyi şekilde yararlanılmasını sağlamak,
Kütüphane ile ilgili ödemeleri takip etmek ve bütçesini hazırlamak,
Verilecek benzeri diğer görevleri yerine getirmek.
1.2.3- Sorumluluk
Yetki çerçevesinde görevlerin yerine getirilmesinde Anayasa hükümlerine, kanun, Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi, yönetmelik vb. mer’i mevzuata uygun hareket edilmektedir.
5 1.3- İdareye İlişkin Bilgiler
1.3.1- Fiziksel Yapı
Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, Osmaniye Mahallesi, Osmaniye Karagöl Site B, Sinop Üniversitesi Fen Edebiyat Fakültesi Yerleşkesi 30 B numaralı binada zemin ve birinci katlarda toplam iki katta toplam 907,75 m² alanda hizmet vermektedir.
Tablo 1: Fiziki Alanlar
Salon/Bölüm/Oda Adet Alanı (m²) Görevli Personel
Kütüphane Salonu 2 555,73 2
Güncel Yayın ve Dinlenme Odası 1 17,57 -
Özel Çalışma Odaları (Karel) 3 16,46 -
Arşiv-Depo 1 10 -
Danışma Bankosu 1 13 -
Çalışma Ofisi 6 133,84 12
İnternet ve Görsel İşitsel Materyal Salonu 1 47,88 -
Diğer Alanlar (Koridor, WC vb.) 6 113,27 -
TOPLAM 21 907,75 14
1.3.2- Örgüt Yapısı Tablo 2: Organizasyon Şeması
6 1.3.3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar
1.3.3.1- Bilgi Kaynakları
. Tablo 3: Merkez ve Birim Kütüphane Kaynakları
Kaynak Türleri Merkez Eğitim Fakültesi
Boyabat İ.İ.B.F.
Gerze M.Y.O
Ayancık M.Y.O.
Türkeli M.Y.O.
Sağlık Hizmetleri
M.Y.O.
Durağan
M.Y.O. Toplam Bağış ve Satın Alma Yoluyla
Kütüphanedeki Kayıtlı Kitap Sayısı
41.528 11.270 4.083 3.498 1.569 3.020 330 367 65.665
Yıl İçinde Satın Alınan Kitap
Sayısı 474 10 73 64 27 2.738 330 367 4.083
Abone Olunan Elektronik
Veri Tabanı Sayısı 27 27
- Satın Alma Veri Tabanı
Sayısı 9 9
- EKUAL Veri Tabanı Sayısı 18 18
Elektronik Kitap Sayısı (Tam
Metin) 213.264 213.264
- Satın Alma Elektronik Kitap
Sayısı (Tam Metin) 4.641 4.641
- Veri Tabanları Kapsamında Elektronik Kitap Sayısı (Tam Metin)
208.623 208.623
Veri Tabanları Kapsamında Elektronik Süreli Yayın Sayısı (Tam Metin)
38.009 38.009
Özgün Tez 182 - - - - - - - 182
Yıl İçinde Abone Olunan
Basılı Süreli Yayın Sayısı 20 6 - - - - - - 26
Türkçe Süreli Yayın Sayısı
(Basılı-Başlık olarak) 401 22 22 11 - - - - 456
Yabancı Süreli Yayın Sayısı
(Basılı-Başlık olarak) 292 - - - - - - - 292
Makale Özeti - - - - - - - - 0
Görsel İşitsel Yayınlar (DVD,
CD, VCD, vs.) 335 - - - - - - - 335
Diğer (Tez, Video) 2.003.302 2.003.302
- Veri Tabanları Kapsamında
Elektronik Tez 2.000.000 2.000.000
- Veri Tabanları Kapsamında
Video 3.302 3.302
Elektronik Veri Tabanları Satın Alma: 9 adet veri tabanı;
Akademik TV, BioOne Complete, Britannica Online, CINAHL Complete, e-Book Academic Collection, İdealonline Süreli Yayınlar, İntihal.net, Mathscinet, SOBİAD Atıf Dizini.
EKUAL: 18 adet veri tabanı;
CAB Abstract, EBSCOHOST, Ebsco Discovery Service, Emerald Premier eJournal, IEEEXplore, iThenticate, JSTOR Archive Journal Content, Mendeley, OVID-LWW, ProQuest Dissertations & Theses, ScienceDirect, Scopus, Springer Nature, SpringerLink, Taylor & Francis, Turnitin, Web of Science, Wiley Online Library.
7
Tablo 4: Veri Tabanları Kapsamında Erişim Sağlanan Elektronik Kaynaklar
Veri Tabanı Türü Veri Tabanı e-Dergi e-Kitap e-Tez Video
e-Dergi / e-Kitap 15 38.009 208.623 - -
e-Tez 1 - - 2.000.000 -
e-Ansiklopedi 1 - - - -
Bibliyografik/Atıf 4 - - - -
İntihal Tespit 3 - - - -
Keşif 1 - - - -
Referans Yönetim 1 - - - -
Video 1 - - - 3.302
Toplam 27 38.009 208.623 2.000.000 3.302
1.3.3.2- Teknolojik Kaynaklar
Multimedya Salonunda (Bilgisayar Salonu) 18 adet ve Kütüphane Salonunda 3 adet olmak üzere toplam 21 adet masaüstü bilgisayar öğrenci/araştırmacı kullanımına tahsis edilmiştir.
Tablo 5: Teknolojik Kaynaklar ve Diğer Kaynaklar
Teknolojik Kaynaklar Adet
Masaüstü Bilgisayar 35
Dizüstü Bilgisayar 1
Projeksiyon 1
Çok Fonksiyonlu Yazıcı 2
Yazıcı 4
Barkod Yazıcı 1
Fotokopi Makinesi 1
Televizyonlar 1
Güç Kaynağı 17
Parmak İzi Sistemleri 2
RFID Güvenlik Kapısı 1
RFID UHF Okuyucu 1
RFID UHF El Terminali 1
Yedekleme Cihazları (Taşınabilir HDD) 2
Sabit Telefon 16
Switch (Anahtar) 2
Access Point 2
Kitap Temizleme Cihazı 1
TOPLAM 91
1.3.3.2.1- Kütüphane Otomasyon Sistemi
Kütüphane süreçlerinde yürütülen çalışmaların otomasyonu ve yönetimsel olarak izlenmesini amaçlayan bir sistemdir.
Basılı kaynak (kitap, ansiklopedi, sözlük, atlas, nadir eser, mevzuat, süreli yayın / dergi vb.) kaynakları sorgulayarak kütüphanedeki yerini bulma
8
Elektronik kitap sorgulama ve erişim
Ödünç, iade, süre uzatma, ayırtma işlemleri
İhtiyaç duyulan yayın için talep oluşturma ve süreçlerin takibi
Kullanım istatistikleri
Tablo 6: 2020 Yılı Kütüphane Otomasyonu Bağlantı ve Sorgu Sayısı
Web Bağlantı Sayısı Web Sorgu Sayısı
42.107 17.115
1.3.3.2.2- Multimedya Salonu Otomasyon Sistemi
Multimedya Salonunda bulunan bilgisayarların kontrolü ve yönetimi sağlayan sistemdir.
Üye kayıt ile kullanıcının, ihtiyaç duyduğu zaman salona girip kendine ait kullanıcı adı ve şifre ile oturum açarak bilgisayarı kullanması
Bilgisayar kullanım istatistikleri
Bilgisayarları toplu açmak, yeniden başlatmak ve kapatmak Tablo 7: 2020 Yılı Bilgisayar Salonu Kullanım İstatistikleri
Oturum Sayısı Kullanım Süresi (Dakika)
1.583 119.341
1.3.3.2.3- Koleksiyon Yönetimi ve Güvenlik Sistemi
UHF RFID entegre yapısı sayesinde koleksiyon yönetimini ve güvenliğini sağlayan bir sistemdir.
Kütüphane içerisinde doğru lokasyonda bulunamayan kaynakların el terminali ile aranması ve nerede olduğunun saptanması
Kütüphane kaynaklarının el terminali ile fiziksel sayımı
Güvelik kapısı sayesinde kaynakların kütüphaneden izinli / izinsiz çıkış kontrolü
Kütüphane ziyaretçi sayısının tespiti
1.3.4- İnsan Kaynakları
Daire Başkanlığımızda 1 Daire Başkanı, 2 Şube Müdürü, 1 Öğretim Görevlisi, 1 Kütüphaneci, 4 Bilgisayar İşletmeni, 1 Hizmetli, 1 Bilişimci, 1 Sekreter, 2 Temizlik Personeli görev yapmaktadır. Daire Başkanlığımız kadrosunda bulunan 1 personelimiz kurum dışında, 1 personelimiz kurum içinde görevlendirilmiştir. Ayrıca 2019 Kasım ile 2020 Şubat ayları arasında 4 aylık dönemde 15 kısmi zamanlı öğrenci çalışmıştır.
Tablo 8: Personel Sayısı ve Sınıfı
Personel Sınıfı 2019 Yılı 2020 Yılı 2020 Yılının Önceki Yıla Göre Artış ve Azalışı (%)
Akademik Personel 1 1 -
Yabancı Uyruklu Akademik Personel - - -
İdari Personel 8 9 12,50%
Sözleşmeli İdari Personel - - -
Kadrolu İşçiler 4 4 -
TOPLAM 13 14 8%
9 Tablo 9: Akademik Personelin Unvanlarına Göre Dağılımı
Profesör Doçent Dok. Öğrt. Üyesi Öğr. Gör. Arş. Gör.
Genel Toplam ÖYP Diğer
- - - 1 - - 1
Tablo 10: Akademik Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı
Öğretim Elemanları 21-25 Yaş 26-30 Yaş 31-35 Yaş 36-40 Yaş 41-50 Yaş 51-Üzeri Toplam
Profesör - - - - - - -
Doçent - - - - - - -
Dok. Öğrt. Üyesi - - - - - - -
Öğr. Gör. - - - 1 - - 1
Arş. Gör. - - - - - - -
Toplam - - - - - - -
Yüzde - - - 100,00% - - 100,00%
Tablo 11: Akademik Personelin Hizmet Süreleri İtibariyle Dağılımı
Hizmet Sınıfı 1-3 Yıl 4-6 Yıl 7-10 Yıl 11-15 Yıl 16-20 Yıl 21-Üzeri Toplam
Proseför - - - - - - -
Doçent - - - - - - -
Dok. Öğrt. Üyesi - - - - - - -
Öğr. Gör. - - 1 - - - 1
Arş. Gör. - - - - - - -
Toplam - - - - - - 1
Yüzde - - 100 % - - - 100,00%
Tablo 12: İdari Personelin Kadrolara Göre Dağılımı
GİH THS SHS AHS YHS İşçi Genel Toplam
7 1 0 0 1 4 13
Tablo 13: Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı
Hizmet Sınıfı 21-25 Yaş 26-30 Yaş 31-35 Yaş 36-40 Yaş 41-50 Yaş 51-Üzeri Toplam
Genel İdari Hizmetler - - 2 1 1 3 7
Teknik Hizmetler 1 - - - - - 1
Sağlık Hizmetleri - - - - - - -
Avukatlık Hizmetleri - - - - - - -
Yardımcı Hizmetler - - - - 1 - 1
İşçi - - 1 - 3 - 4
Toplam 1 - 3 1 5 3 13
Yüzde 7,69% 0,00% 23,08% 7,69% 38,46% 23,08% 100,00%
10 Tablo 14: Personelin Hizmet Süreleri İtibariyle Dağılımı
Hizmet Sınıfı 1-3 Yıl 4-6 Yıl 7-10 Yıl 11-15 Yıl 16-20 Yıl 21-Üzeri Toplam
Genel İdari Hizmetler 1 - 1 1 1 3 7
Teknik Hizmetler 1 - - - - - 1
Sağlık Hizmetleri - - - - - - -
Avukatlık Hizmetleri - - - - - - -
Yardımcı Hizmetler - 1 - - - - 1
İşçi - - 2 2 - - 4
Toplam 2 1 3 3 1 3 13
Yüzde 15,38% 7,69% 23,08% 23,08% 7,69% 23,08% 100,00%
Tablo 15: 2020 Yılında Ayrılan Personelin Dağılımı
AYRILMA NEDENİ GİH THS SHS AHS YHS Akademik İşçi Genel Toplam
Nakil - - - - - - - -
Kurum İçi Nakil 1 - - - - - - 1
İstifa - - - - - - - -
Vefat - - - - - - - -
Emekli - - - - - - - -
Devlet Memurluğundan Çıkarılma - - - - - - - -
Genel Toplam 1 - - - - - - -
Tablo 16: Personelin Eğitim Durumu
Hizmet Sınıfı İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Lisansüstü Toplam
Genel İdari Hizmetler - - - 7 - 7
Teknik Hizmetler - - - 1 - 1
Sağlık Hizmetleri - - - - - -
Avukatlık Hizmetleri - - - - - -
Yardımcı Hizmetler - 1 - - - 1
İşçi 2 - - 2 - 4
Toplam 2 1 - 10 - 13
Yüzde 15,08% 7,69% - 76,92% - 100,00%
Mevcut durum itibariyle üniversitemiz kütüphanelerinde 2 kütüphanecilik eğitimi almış personelimiz bulunmaktadır. Bilgi ve Belge Yönetimi disiplini geneli, kütüphanecilik alanı özelinde, ulusal ve uluslararası çalışmalar ve uygulamalar dikkate alındığında, merkez kütüphanemizin, nitelik ve nicelik açısından yaşadığı personel eksikliği problemi; özellikle de kütüphane iş süreçlerinin idari ve teknik boyutu göz önüne alındığında mevcut personel iş süreçlerini sürdürmede güçlük çekmektedir.
Kütüphane iş süreçlerinin tamamını olumsuz yönde etkilemektedir. Dünyada her geçen gün, büyüyen, gelişen ve sayıca artan kullanıcı sayısı ve taleplerine sağlıklı ve kaliteli cevap verebilmek adına hizmet yelpazelerini genişleten, ulusal ve uluslararası çalışmalarda daha etkin olabilmek için, fiili olarak hizmet vermekte olan veya yeni açılacak her birim kütüphanesinde en az 1, merkez kütüphanede ise en az 3 kütüphanecilik eğitimi almış personelin bulunması gerekmektedir.
11 1.3.5- Sunulan Hizmetler
1.3.5.1- Kullanıcı Hizmetleri 1.3.5.1.1- Dolaşım Hizmetleri
Kullanıcı kaydı ve ilişik kesme: İlk kayıt ve ayrılışlarda ilişik kesme işlemleri yapılır.
Materyal (kaynak) ödünç, iade, süre uzatma, ayırtma: Kaynağın ödünç, iade, süre uzatma ve ayırtma işlemleri yapılır.
Rezerv: Çok ödünç alınan ya da çok kişinin istifade edebilmesi için akademisyenlerden talep gelmesi üzerine ödünç verilmeyecek sadece kütüphane içinde kullanılabilecek kaynaklarla ile ilgili işlemler yürütülür.
Materyal (kaynak) gecikme ve ceza: Gününde iade edilmeyen kaynaklar ve gecikme bedelleri ile ilgili işlemler yürütülür.
Rafa materyal (kaynak) yerleştirme ve düzenleme: Kütüphaneye ilk kez giriş yapan kaynakların, iadeden dönen ya da gün içinde kullanılıp masalara bırakılan kaynakların rafta ilgili yerlere konulmasını sağlanır.
Fotokopi: Mevzuatın izin verdiği ölçüde kaynakların fotokopileri çekilir.
İnternet, Bilgisayar Kullanımı: Multimedya salonunda bilgisayar ve interneti kullanmak üzere ilk kayıt esnasında kullanıcıya, kullanıcı adı ve şifre verilir.
Kütüphane Otomasyon Sistemi bilgilendirme ve raporlama: Kaynak gecikme hatırlatma ve uyarıları yapılır.
Materyal Takip ve Güvenlik Sistemi raporlama: Kaynakların ve ziyaretçilerin takibi, güvenliği, istatistiki verilerini raporlandırılır.
Tablo 17: 2020 Yılında Dolaşım Hizmetleri Kütüphaneler
Ödünç + Süre Uzatma işlemi
Sayısı
İade İşlemi Sayısı
İşlem Yapan Kullanıcı Sayısı
Merkez 4.381 3.155 2.294
Eğitim F. 567 452 407
Boyabat İ.İ.B.F. 114 84 91
Gerze M.Y.O 231 165 162
Ayancık M.Y.O. 75 58 73
Türkeli M.Y.O 33 23 22
Sağlık Hizmetleri M.Y.O. - - -
Durağan M.Y.O - - -
Toplam 5.401 3.937 3.049
1.3.5.1.2- Sosyal Hizmetler
Halka ilişkiler, engelli kullanıcı, sosyal medya, tanıtım faaliyetleri, kısmi zamanlı çalışan öğrenci, stajyer öğrenci, kullanıcılara ikramlar ve destek hizmetleri yürütülür.
Tablo 18: 2020 Yılı Merkez Kütüphane Kullanıcılarına İkramlarda Tüketilen Malzemeler
Çay Şeker
(Kilogram)
Tahta Karıştırıcı
Karton Bardak
Plastik Bardak
İçme Suyu (Litre)
4.050 15 5.000 5.100 1.100 190
*İkramlar Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından temin edilmektedir.
12 1.3.5.1.3- Danışma Hizmetleri
Kütüphane kullanıcılarının kütüphane koleksiyonuna yönelik her türlü sorularına cevap vermek ve kütüphane kullanıcılarının kütüphane koleksiyonundan en yüksek düzeyde yararlanmalarını sağlamak için danışmanlık hizmeti verilir.
Materyal ve Kaynak Tarama: Kütüphane Otomasyonu, veri tabanları ve diğer açık sistemlerde ihtiyaç duyulan kaynak tarama, bulma.
Açık Erişim ve Kurumsal Arşiv: Üniversitemiz personeli tarafından üretilen yayınlar yüklenir ve kullanıcıya sunulur.
Kullanıcı Eğitimleri: Kütüphane hizmetleri hakkında bilgiler verilir.
Kütüphaneler Arası İşbirliği: Araştırma ve eğitim çalışmaları nedeniyle kullanıcıya gerekli olan ancak kütüphanede bulunmayan kaynakların diğer üniversite kütüphanelerinden temin edilmesi sağlanır.
Tablo 19: Kütüphaneler Arası İşbirliği Kapsamında Ödünç Alınan ve Verilen Yayınlar
Ödünç Verilen Yayınlar Ödünç Alınan Yayınlar
16 15
1.3.5.1.4- ISBN/ISSN/ISMN Sağlama Hizmetleri
Üniversitemiz bünyesinde basılan yayınlara ISBN (Uluslararası Standart Kitap Numarası) ve ISSN (Uluslararası Süreli Yayın Standart Numarası) ve ISMN (Uluslararası Standart Müzik Numarası)
sağlama hizmetleri yürütülmektedir.
1.3.5.1.5- Görsel ve İşitsel Hizmetler
Kütüphane kullanıcılarının kütüphane koleksiyonuna yönelik her türlü sorularına cevap vermek ve kütüphane kullanıcılarının kütüphane koleksiyonundan en yüksek düzeyde yararlanmalarını sağlamak için danışmanlık hizmeti verilir.
1.3.5.2- İdari ve Mali Hizmetler
Aşağıda belirtilen işlemler idari ve mali hizmetler kapsamında birimde görevlendirilen personel tarafından yapılır.
1.3.5.2.1- Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)
EBYS Yazışmaları, Nitelikli Elektronik Sertifika ve e-imza ile ilgili işlemler yürütülmektedir.
1.3.5.2.2- Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi (KBS)
Personelin maaş, mesai işlemleri ile birim taşınır işlemleri yürütülmektedir.
Kamu Personeli Harcamaları Yönetim Sistemi (KPHYS)
Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi (TKYS)
1.3.5.2.3- Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Sistemi (MYS) Birimin satın alma, yolluk işlemleri yürütülmektedir.
1.3.5.2.4- Kimlik Yönetim Sistemi (KYS)
Birim MYS kimlikleri ile ilgili işlemler yürütülmektedir.
1.3.5.2.5- Bütçe Yönetim Enformasyon Sistemi (eBütçe) Birim bütçe işlemleri ile ilgili işlemler yürütülmektedir.
1.3.5.2.6- Personel Özlük
Birim personelinin özlük işlemleri yürütülmektedir.
1.3.5.2.7- Sosyal Güvenlik Kurumu
Birim personelinin işe giriş-çıkış ve prim ödemeleri ile ilgili işlemleri yürütülmektedir.
İşe giriş ve çıkış
Kesenek Bilgi Sistemi
13
1.3.5.2.8- Strateji Geliştirme, Projelendirme ve Planlama
Birim ile ilgili rapor, sunum, planlama ve iç kontrol ve kalite ile ilgili işlemler yürütülmektedir.
Birim Faaliyet Raporu
Kamu Hizmet Sunumu
Stratejik Planlama
Kalite Yönetim Sistemi
İç Kontrol Yönetim Sistemi 1.3.5.3- Teknik Hizmetler
1.3.5.3.1- Seçim ve Sağlama Hizmetleri
Eğitim ve öğretimi desteklemek ve araştırmalarda yardımcı olmak üzere kütüphanelerde kullanılmak üzere kitap, süreli yayın, tez, görsel-işitsel materyaller ve benzeri her türlü bilgi kaynağının satın alma, değişim, bağış ve benzeri yollardan temin edilir. Taşınır, sağlama, demirbaş, kaşe, sicil etiketi, çip vb. işlemler neticesinde kataloglama ve sınıflama işlemine hazır hale getirilir.
1.3.5.3.2- Kataloglama ve Sınıflama
Kütüphanelere sağlanan her türlü bilgi kaynağının kütüphanecilik kuralları çerçevesinde bibliyografik künyesinin çıkarılmasını ve konu içeriğinin belirli bir sınıflama sistemi kullanılarak kodlanır. Kütüphanelerimizde kataloglama, Anglo Amerikan Kataloglama Kuralları-2’ye (Anglo American Cataloguing Rules-2), sınıflama ise Kongre Kütüphanesi Sınıflama Sistemi’ne (Library of Congress Classification System) göre yapılmakta ve MARC formatında bilgisayar ortamına aktarılmaktadır.
Tablo 20: 2020 Yılı Kataloglama Sayıları
Materyal türü Türkçe Yabancı Dil Toplam
Kitap 2.156 915 3.071
Süreli Yayın 4 - 4
Toplam 2.160 915 3.075
1.3.5.3.3- Süreli Yayınlar
Üniversite eğitim-öğretimini destekleyecek, araştırmalarda yardımcı olacak süreli yayın koleksiyonunu oluşturmak ve geliştirmek üzere bunları seçerek, satın alma ve bağış yoluyla temin edilir ve belli bir düzen içinde kullanıma sunulur.
1.3.5.3.4- Görsel-İşitsel Hizmetler
Üniversitedeki eğitim-öğretim programları, araştırmalar ve kullanıcıların kültürel ihtiyaçlarını desteklemek amacı ile görsel-işitsel materyallerin (DVD, CD, ses kaseti vb.) temin edilir ve bu materyallerin kullanımı için ihtiyaç duyulan araç ve gereçlerin belli bir düzen içinde kullanıcı hizmetine sunulur.
1.3.5.3.5- Tez İşlemleri
Üniversitemizde üretilen lisansüstü tezlerin kataloglama ve sınıflama işlemleri yapılarak basılı olarak muhafaza edilir ve tez yazarının iznine bağlı olarak Kütüphane Otomasyon Sistemi’nde elektronik olarak erişime açılır.
1.3.5.3.6- Cilt ve Onarım
Kütüphane koleksiyonunda düzenin sağlanması ve kullanılabilirliğinin artırılması amacıyla uygun görülen koleksiyon materyalinin ciltlenmesi ve aşırı kullanım sonucu hasar görmüş bilgi kaynaklarının tamir edilerek ya da ettirilerek tekrar kullanıma sunulmasını sağlanır.
14 1.3.5.3.7- Bilişim Hizmetleri
Kütüphane Otomasyonu, Materyal Takip ve Güvenlik Sistemi, Multimedya Salonu Otomasyonu gibi sistemlerin düzgün çalışması, arıza ve problemlerde üniversitemiz birim veya firmalarla iletişim sağlanarak problemlerin giderilmesi sağlanır. Kurumsal web sitesinin faal olarak çalışması sağlanır ve güncellemeleri yapılır. Bilgisayar, yazıcı, fotokopi, tarayıcı vb. teknolojik cihaz sorunlarında teknik destek verilir.
1.3.6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi 1.3.6.1- Yönetim
Üniversite yönetim örgütü 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilat Kanunu ve 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatları Hakkında Kanun Hükmünde Kararname esaslarına göre teşkilatlanmıştır.
1.3.6.2- İç Kontrol Sistemi
İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütününe iç kontrol denilmektedir.
Görev ve yetkileri çerçevesinde, malî yönetim ve kontrol süreçlerine ilişkin standartlar ve yöntemler Hazine ve Maliye Bakanlığınca, iç denetime ilişkin standartlar ve yöntemler ise İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenir, geliştirilir ve uyumlaştırılır. Bunlar ayrıca, sistemlerin koordinasyonunu sağlar ve kamu idarelerine rehberlik hizmeti verir.
5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile 5436 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun gereğince Üniversitemizde Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı kurulmuştur. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Bakanlar Kurulunca çıkarılan Strateji Geliştirme Birimlerinin Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelikle Üniversitemizde iç kontrol sisteminin kurulması, standartların uygulanması ve geliştirilmesi konularında görevli olup, ilgili iş ve işlemler gerçekleştirilmektedir. Bu doğrultuda iç kontrolü tanımı içerisinde yapılan iş ve işlemler Strateji Geliştirme Daire başkanlığı iel koordineli biçimde gerçekleştirilmektedir.
2- AMAÇ VE HEDEFLER
2.1- İdarenin Amaç ve Hedefleri
Tablo 21: Sinop Üniversitesi Merkez ve Birim Kütüphaneleri Performans Hedefi
Performans Göstergeleri Ölçü
Birimi Hedef
Kütüphanede bulunan basılı ve elektronik kaynak sayısı Sayı 67.500
Kütüphanede bulunan öğrenci başına düşen basılı ve elektronik kaynak sayısı Sayı 5,42
Kütüphaneden yararlanan kişi sayısı Sayı 142.500
2.2- Temel Politikalar ve Öncelikler
Üniversitemizin temel politikası ve öncelikleri; Yükseköğretim Kurulu Başkanlığının hazırladığı
“Türkiye’nin Yükseköğretim Stratejisi”, Kalkınma Planları ve Yılı Programı, Orta Vadeli Program, Orta Vadeli Mali Planda belirlenen politikalar ile Stratejik Planımızda yer alan amaçlar çerçevesinde temellendirilmiştir. Mevcut uygulamalarda iyileştirme, geliştirme ve desteklemeyi öngören temel politika ve önceliklerimiz genel başlıklar halinde şunlardır:
15
Kütüphanede bulunan basılı ve elektronik kaynak (kitap, süreli yayın, özgün tez, görsel materyal, müzik eseri, bilgisayar kütüğü, ses kaydı, e-kitap vb.) sayısını ve çeşitliliğini arttırmak,
Üniversitenin farklı yerleşkelerindeki kullanıcıları da kütüphaneden istifade edebilir hale getirmek için e-kaynakları artırmak ve diğer bazı kütüphane hizmetlerini elektronik ortamda gerçekleştirmek,
Bilimsel araştırma faaliyetlerinde üniversite-sanayi-kurum-kuruluş işbirliğine önem vermek.
2.3- Diğer Hususlar
Kütüphanemizin amacı temel politika ve önceliklerle belirlenen hedeflere ulaşmak olup, bu hedeflere ulaşmak için ise teknolojiyi en iyi şekilde kullanarak akademisyenlere, personele ve öğrencilere gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık hizmeti vermektir.
3- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER 3.1- Mali Bilgiler
3.1.1- Bütçe ve Uygulama Sonuçları
Sinop Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı kendisine tahsis edilen bütçe ile kurumun ihtiyaçları doğrultusunda elektronik ya da basılı ortamlardaki bilgiyi sağlamak, organize etmek ve bunu sunmak, çeşitli kurumlardan bilgi kaynakları sağlamak, kurumun bilgi ihtiyaçlarına yanıt vermek, bilgiye hızla ve kolayca erişmek için gerekli alımlar/ihaleler/abonelikleri yapmaktadır.
Tablo 22: 2020 Yılı Bütçe Tertiplerinin Ödenek Durum Listesi
TERTİP KBÖ EKLENEN DÜŞÜLEN TOPLAM
ÖDENEK
HARCAMA
(AVANS DAHİL) KALAN
BÜTÇE GERÇEKLEŞME
ORANI % 38.72.09.06-
08.2.0.00-2- 01.1
611.000,00 ₺ 0,00 ₺ 13.700,00 ₺ 597.300,00 ₺ 597.242,69 ₺ 57,31 ₺ 99,99%
38.72.09.06- 08.2.0.00-2- 02.1
97.000,00 ₺ 0,00 ₺ 1.400,00 ₺ 95.600,00 ₺ 95.567,96 ₺ 32,04 ₺ 99,97%
38.72.09.06- 08.2.0.00-2- 03.2
4.000,00 ₺ 0,00 ₺ 0,00 ₺ 4.000,00 ₺ 3.721,51 ₺ 278,49 ₺ 93,04%
38.72.09.06- 08.2.0.00-2- 03.3
5.000,00 ₺ 0,00 ₺ 0,00 ₺ 5.000,00 ₺ 0,00 ₺ 5.000,00 ₺ 0,00%
38.72.09.06- 08.2.0.00-2- 03.4
0,00 ₺ 380,00 ₺ 0,00 ₺ 380,00 ₺ 333,28 ₺ 46,72 ₺ 87,71%
38.72.09.06- 08.2.0.00-2- 03.5
3.000,00 ₺ 0,00 ₺ 3.000,00 ₺ 0,00 ₺ 0,00 ₺ 0,00 ₺ -
38.72.09.06- 08.2.0.00-2- 03.7
5.000,00 ₺ 500,00 ₺ 0,00 ₺ 5.500,00 ₺ 5.487,00 ₺ 13,00 ₺ 99,76%
38.72.09.06- 08.2.0.00-2- 06.1
500.000,00 ₺ 0,00 ₺ 0,00 ₺ 500.000,00 ₺ 459.710,90 ₺ 40.289,10 ₺ 91,94%
TOPLAM 1.225.000,00 ₺ 880,00 ₺ 18.100,00 ₺ 1.207.780,00 ₺ 1.162.063,34 ₺ 45.716,66 ₺ 96,21%
16 3.1.2- Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar
Kesintili başlangıç ödeneği olarak tahsis edilen 1.225.000,00 ₺, eklenen ve düşülen miktarlar sonrasında toplam ödenek 1.207.780,00 ₺ olarak belirlenmiştir. Toplam ödeneğin %96,21’lik kısmı olan 1.162.063,34 ₺ harcama gerçekleştirilmiştir.
3.1.3- Mali Denetim Sonuçları
6085 sayılı Sayıştay Kanununun 36 ncı, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 68 inci maddeleri uyarınca Sayıştay Başkanlığı tarafından Üniversitemizin mali iş ve işlemleri ile yönetim dönemi hesabı inceleme ve denetime tabi tutulmaktadır.
Sayıştay Başkanlığı tarafından yapılan denetim sonucunda düzenlenen ‘‘Sinop Üniversitesi 2019 Yılı Sayıştay Denetim Raporu’’ 2020 Eylül ayında yayımlanmıştır.
3.2- Performans Bilgileri 3.2.1- Faaliyet ve Proje Bilgileri
3.2.1.1- Faaliyetler
Önceki yıllarda düzenlenen Kütüphane Haftası, Veri Tabanları Eğitimleri ve Kütüphane Oryantasyonu gibi etkinlikler 2020 yılında pandemi sebebiyle yapılmamıştır.
3.2.1.2- Projeler
2020H03150893 nolu Yayın Alımı (Basılı Yayın Alımı, Elektronik Yayın Alımı)
Bu proje kapsamında 2020 yılında 4.083 adet basılı kitap, 26 adet (başlık) basılı süreli yayın, 799 adet elektronik kitap satın alınmış, 9 adet veri tabanına elektronik erişim için abonelik sağlanmıştır.
Tablo 23: 2020H03150893 nolu Yayın Alımı (Basılı Yayın Alımı, Elektronik Yayın Alımı)
Materyal Türü Satın Alınan
Kitap Sayısı
Abonelik Yapılan Süreli Yayın
Sayısı
Satın Alınan e-Kitap Sayısı
Abonelik Yapılan Veri Tabanı Sayısı
Merkez Kütüphane 474 20
799 9
Eğitim Fakültesi Kütüphanesi 10 6
Boyabat İktisadi ve Bilimler Fakültesi 73 -
Gerze Meslek Yüksekokulu Kütüphanesi 64 -
Ayancık Meslek Yüksekokulu Kütüphanesi 27 -
Türkeli Meslek Yüksekokulu Kütüphanesi 2.738 -
Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu Kütüphanesi 330 -
Durağan Meslek Yüksekokulu Kütüphanesi 367 -
Satın Alınan/Abonelik Yapılan Toplam Sayı 4.083 26 799 9
Ödenen Tutar 126.723,00 ₺ 7.371,39 ₺ 65.490,00 ₺ 260.126,51 ₺
Ödenen Toplam Tutar 459.710,90 ₺
17 3.2.2- Performans Sonuç Tablosu
Tablo 24: Sinop Üniversitesi Merkez ve Birim Kütüphaneleri Performans Durumu
Performans Göstergeleri Ölçü Birimi Hedef Gerçekleşme Gerçekleşme Durumu Kütüphanede bulunan basılı ve
elektronik kaynak sayısı Sayı 67.500 71.571 Gerçekleşti
Kütüphanede bulunan öğrenci başına düşen basılı ve elektronik kaynak sayısı
Sayı 5,42 5,74 Gerçekleşti
Kütüphaneden yararlanan kişi
sayısı Sayı 142.500 26.791 Gerçekleşmedi
3.2.3- Performans Sonuçlarını Değerlendirilmesi
Kütüphanede bulunan basılı ve elektronik kaynak sayısı
Hedef olan 67.500 sayının üzerinde 71.571 olarak gerçekleşmiştir.
Kütüphanede bulunan öğrenci başına düşen basılı ve elektronik kaynak sayısı Hedef olan 5,42 sayısının üzerinde 5,74 olarak gerçekleşmiştir.
Kütüphaneden yararlanan kişi sayısı
Pandemi sebebiyle 26.791 olarak gerçekleşmiştir.
4- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTESİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ 4.1- Üstünlükler
Personelin eğitim düzeyinin yüksek olması,
Personelin yüksek özveri ve uyum içinde çalışması,
Teknolojik gelişmelerin kütüphane hizmetlerine kısmen de olsa yansıtılabilmesi,
Kısmi Zamanlı ve Sosyal Çalışma Programı kapsamında öğrencilerin kütüphanelerde görevli olarak çalışabilmesi,
4.2- Zayıflıklar
Merkez ve birim kütüphanelerinde kütüphanecilik alanında eğitim almış personel sayısının yetersiz olması,
Merkez kütüphanede yardımcı hizmet, destek personel sayısının yetersiz olması, güvenlik görevlisinin bulunmaması,
Merkez Kütüphane fiziki alanının yetersiz olması,
Üniversitenin tek bir yerleşke olmaması sebebiyle öğrenci ve personelin merkez kütüphaneye ulaşımının zor olması,
5- ÖNERİLER VE TEDBİRLER
Eğitim, öğretim ve araştırmalarda yardımcı olunması amacıyla, Türkiye’deki üniversite kütüphaneleri bütçelerinin önemli bir kısmını veri tabanı, e-dergi, e-kitap vb. elektronik ortamda alınan yayınlar için harcamaktadır. Bu harcamalar ise döviz ile yapılmaktadır. Elektronik kaynaklara ödenen vergiler ve dövizdeki değişimler bütçenin verimsiz kullanılmasına yol açmaktadır. Son yıllarda TÜBİTAK ULABİM, EKUAL kapsamında elektronik kaynak sağlayıcılarla yaptığı lisans anlaşmalarıyla veri tabanlarına abone olmuş ve üniversitelere ücretsiz erişim sağlanan elektronik kaynak sayısı epeyce artmıştır. Basılı kitap ve basılı süreli yayınlarda Katma Değer Vergisi muafiyeti getirilmiştir.
Ücretsiz sağlanan veri tabanları ve Katma Değer Vergisi istisnası kütüphane bütçelerine olumlu olarak yansımıştır.
18 Kütüphane bütçelerini daha verimli kullanılabilmesi için;
Elektronik kaynaklar için Katma Değer Vergisi ve Kambiyo Muamele Vergisi muafiyeti getirilmesi,
EKUAL kapsamında TÜBİTAK ULAKBİM’in daha fazla elektronik kaynağa abone olması,
Elektronik kaynak alımlarında sabit kur/fiyat politikası uygulanması, Kütüphane işleyişinin devam edebilmesi için;
Mevcut iş ve işleyişin devam edebilmesi için mutlaka Merkez Kütüphanede en az 3, her birim kütüphanede ise en az 1 kütüphanecilik alanında eğitim almış personel olmalı, yardımcı hizmet, destek personel sayısı arttırılmalı, merkez kütüphane girişinde mutlaka güvenlik personeli görevlendirilmelidir.
Artan kullanıcı/araştırmacı sayısı ve taleplerine sağlıklı ve kaliteli cevap verebilecek düzeyde modern ve geniş müstakil bir merkez kütüphaneye ihtiyaç duyulmaktadır.
