1 İZMİR KENT KONSEYİ GENÇLİK MECLİSİ
ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE (TASLAK)
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Kısaltmalar
Amaç
Madde 1- (1) Bu çalışma yönergesinin amacı, İzmir Kent Konseyi Gençlik Meclisinin çalışma usul ve esaslarını belirlemektir.
Kapsam
Madde 2- (1) Bu çalışma yönergesi, İzmir Kent Konseyi Gençlik Meclisinin amaçlarını, oluşumunu, yönetim ilkelerini, organlarını, görev ve yetkileri ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.
Dayanak
Madde 3- (1) Bu yönerge, 03/07/2005 tarihli ve 5393 sayılı Belediye Kanununun 76. maddesi uyarınca İçişleri Bakanlığınca hazırlanan, 08/10/2006 tarih ve 26313 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Kent Konseyi Yönetmeliğine (Yönetmelik Değişikliği:
06/06/2009 tarih ve 27250 sayılı R.G.) ve İzmir Kent Konseyi Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönergesinin 35. maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar ve kısaltmalar
Madde 4- (1) Bu yönergenin uygulanmasında;
a) Yönetmelik: Kent Konseyi Yönetmeliğini,
b) İKK Yönergesi: İzmir Kent Konseyi Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönergeyi,
c) Vali: İzmir Valisini,
ç) Belediye: İzmir Büyükşehir Belediyesini,
d) Belediye Başkanı: İzmir Büyükşehir Belediye Başkanını, e) Belediye Meclisi: İzmir Büyükşehir Belediye Meclisini,
f) Kent Konseyi: Merkezi yönetimin, yerel yönetimin, kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının ve sivil toplumun ortaklık anlayışıyla, hemşerilik hukuku çerçevesinde buluştuğu; İzmir’in kalkınma önceliklerinin, sorunlarının, vizyonunun sürdürülebilir kalkınma ilkeleri temelinde belirlendiği, tartışıldığı, çözümlerin geliştirildiği ortak aklın ve uzlaşmanın esas olduğu, İzmirli hemşehrilerin karşılıklı saygı ve anlayış çerçevesinde yönetime katılımını ve denetimini sağlayacak demokratik yapılar ile yönetişim mekanizmalarını hayata geçiren İzmir Kent Konseyini,
g) Genel Sekreter: İzmir Kent Konseyi Genel Sekreterini, h) Gençlik Meclisi: İzmir Kent Konseyi Gençlik Meclisini,
ı) Meclis Başkanı / Yürütme Kurulu Başkanı: İzmir Kent Konseyi Gençlik Meclisi Başkanını,
i) Meclis Sekreteri: İzmir Kent Konseyi Gençlik Meclisi Sekreterini, j) Genel Kurul: İzmir Kent Konseyi Gençlik Meclisi Genel Kurulunu, k) Yürütme Kurulu: İzmir Kent Konseyi Gençlik Meclisi Yürütme Kurulunu,
l) Çalışma Grupları: İzmir Kent Konseyi Gençlik Meclisi bünyesinde, kent konseyinin görev alanlarında, yönetişim ve sürdürülebilir kalkınma anlayışına dayalı, çeşitli toplum kesimlerinin kent yönetimine katkıda bulunmalarını, kaliteli ve yaşanabilir bir kentin yönetiminde aktif rol almalarını, ortak akıl ve uzlaşmanın sonucunda kentin yararına projeler üretmeyi hedefleyen ve gönüllülük esasında oluşmuş ortak yapıları,
2 m) Yerel Gündem 21 Programı: Birleşmiş Milletler Rio Yeryüzü Zirvesi’nde 1992 yılında kabul edilen ve 21. yüzyılın gündemini belirleyen Gündem 21 başlıklı Eylem Planının 28. bölümü uyarınca, yerel yönetimlerin öncülüğünde, sivil toplumun ve diğer ortakların, birlikte kendi sorunlarını ve önceliklerini belirleyerek, kentleri için Yerel Gündem 21 olarak adlandırılan 1997 yılından itibaren uygulanan Türkiye Yerel Gündem 21 Programını,
n) Yönetişim: Saydamlık, hesap verilebilirlik, katılım, çalışma uyumu, yerindelik ve etkinlik gibi kriterlere dayanan, çok aktörlü ve toplumsal ortaklıklara dayalı yönetim anlayışını,
o) Toplantı: Kent konseyinin, olağan veya olağanüstü görüşmelerinin her birini gerçekleştirdiği birleşimlerin tamamını,
ö) Birleşim: Kent konseyinin bir gün içinde yaptığı oturumların tamamını, p) Oturum: Bir birleşimin ara ile bölünen kısımlarından her birini,
r) Salt Çoğunluk: Belli bir sayının yarısından en az bir fazla olan çoğunluğu,
s) Nispi çoğunluk: Aynı yöndeki oyların, diğer oy topluluklarından fazla olması durumunu,
ş) Nitelikli çoğunluk: Belli durumlarda aranan üçte iki veya dörtte üç gibi belirli bir çoğunluğu,
t) Oybirliği: Toplantıda kullanılan bütün oyların aynı yönde olması durumunu, u) Oyçokluğu: Toplantıda kullanılan oyların aynı yönde olmaması durumunu, ü) YG21: Yerel Gündem 21’i
v) R.G.: Resmi Gazeteyi y) vb.: Ve benzerini
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Gençlik Meclisinin Amacı, Oluşumu, Görevleri ve Çalışma İlkeleri Gençlik meclisinin amacı
Madde 5- (1) Gençlik meclisi, İzmir kent konseyi ilkeleri doğrultusunda, meclis çatısı altında yaratılan uzlaşma ve demokrasi kültürü içerisinde, gençlerin kent yönetimi ve sosyal hayattaki rolünün güçlendirilmesi, dil, din, ırk, kültür, sınıf, eğitim ve cinsiyet farkı gözetmeksizin kentin sürdürülebilir gelişmesinin temelini oluşturacak politikalar yaratılması konusunda eğitilmesi; bu konuda fikir oluşturmaları ve düşüncelerini açıkça söyleyebilmelerini, çözüm önerilerinin üretilmesine ve uygulanmasına katkıda bulunmalarını, karar alma mekanizmalarına aktif katılımlarını sağlamak için gönüllülük temelinde, İzmir Kent Konseyi yapısı altında çalışmaların gerçekleştirilmesini amaçlar.
Oluşumu
Madde 6- (1) Gençlik meclisi, 03/07/2005 tarihli ve 5393 sayılı Belediye Kanununun 76.
maddesi ile bu madde uyarınca İçişleri Bakanlığınca hazırlanarak, 08/10/2006 tarih ve 26313 sayılı R.G. yayımlanarak yürürlüğe giren Kent Konseyi Yönetmeliği (Yönetmelik Değişikliği:
06/06/2009 tarih ve 27250 sayılı R.G.) hükümleri ve bu yönetmelik çerçevesinde hazırlanan mülga İzmir Kent Konseyi Çalışma Yönergesinin (Yönerge Değişikliği: 05.10.2013 tarih ve 2013/18 nolu İzmir Kent Konseyi Genel Kurul Kararı) 14 üncü maddesi doğrultusunda, 18/10/2010 tarihinde yapılan ilk gençlik meclisi genel kurul toplantısında oluşmuştur. Gençlik meclisi, İzmir Kent Konseyi yapısı altında ve Ulusal Gençlik Parlamentosu (UGP) ile işbirliği içerisinde örgütlenen demokratik bir oluşumdur.
Görevleri
Madde 7- (1) Gençlik meclisinin görevleri;
3 a) İzmir kentinde gençlerin demokratik katılımının yaygınlaştırılmasını, hemşehrilik hukuku, ortak yaşam bilinci ve uzlaşma kültürünün geliştirilmesini, çok ortaklı ve çok aktörlü yönetişim anlayışının benimsemesini sağlamak,
b) Gençlerin kentin bilimsel, teknolojik, sanatsal, sosyal ve kültürel etkinliklerinde rol almalarını sağlamak, insan hak ve özgürlüklerine saygılı, çevreye duyarlı, araştıran, üreten, girişimci bireyler olmalarını sağlamak,
c) Ulusal ve uluslararası sözleşmeler çerçevesinde yerel düzeyde gençlik haklarını korumak ve geliştirmek,
ç) Kent çocuklarını kentsel, ulusal ve uluslararası düzeyde kamu kurum ve kuruluşlarının, uluslararası kuruluşların ilgili mekanizmalarında temsil etmek ve bu amaca uygun aktiviteler (forum, toplantı, şölen vb.) düzenlemek,
d) Gençlerin, kent yönetiminde karar alma mekanizmalarına katılmalarını, gençlik ve kentle ilgili sorunların çözümünde sorun çözme anlayışı içerisinde aktif rol almalarını ve politikalar oluşturmalarını sağlamak,
e) Gençlik meclisi kararlarının katılımcı kurum ve kuruluşlar ile ilgili birimlerce yerine getirilip getirilmediğini izlemek ve gerektiğinde kamuoyu oluşturmak amacıyla çeşitli etkinlikler (kampanya, süreli-süresiz yayın vb.) yapmak,
f) Başka gençlik meclisleri ile gençlik konusunda kentin geleceğini ve gündelik hayatını ilgilendiren alanlarda işbirlikleri geliştirmek.
g) Gençlerin kentsel kimlik ve aidiyet bilincini geliştirmek,
h) Gençlerin dinamizmini ve enerjisini ön plana çıkararak, araştıran, üreten, topluma, ülkesine ve dünyaya yararlı bireyler olmalarını desteklemek ve bireysel inisiyatiflerini geliştirmek,
ı) Gençlerin ortaklık bilinci içinde, dayanışma ve paylaşma duygularının gelişmesini sağlama amacıyla uğraş ve ilgi alanları yaratmak, bu konuda çocukları da içine alan eylem planları oluşturmak ve diğer kurum ve kuruluşlarla ortaklaşa etkinlikler gerçekleştirmektir.
Çalışma ilkeleri
Madde 8- (1) Gençlik meclisi aşağıdaki ilkeler temelinde çalışmalarını sürdürür:
a) Şeffaflık: Gençlik meclisi çalışmalarının tümünde şeffaflık esas alınır. Yapacağı bütün etkinlikleri üyelerine duyurur, üyelerinin düşüncelerini alır ve katılımlarını sağlar. Bilgi paylaşımını tarafsız, koşulsuz ve eşit yapar.
b) Temsil: Gençlik meclisi, yerel yönetişim sürecinde, başta İzmir kent konseyi olmak üzere karar alma mekanizmalarında kent çocukları adına söz sahibi olan temsili yapıdır ve cinsiyet eşitliğini esas alır. Gençlik meclisi siyasi ve ekonomik güçlerden ve bunlar doğrultusundaki fikirlerden bağımsız olup, bu doğrultudaki hiçbir güç ile dikey ve yatay ilişki içine giremez. Hiç bir siyasi parti veya oluşumun propagandası veya savunuculuğunu yapamaz.
c) Gönüllülük: Gençlik meclisi çalışmalarının tümünde gönüllülüğü esas alır. Kar amacı güden herhangi bir çalışma içerisine giremez. Kent içerisinde çocuklarda gönüllülüğün gelişmesini ve yayılmasını teşvik eder.
ç) Bireysel Kapasite Gelişimi: Gençlerin bireysel kapasite gelişimini sağlayacak eğitsel ve sosyal içerikli çalışmalar, kent çocuklarının sesini duyurmasını ve her türlü politika oluşturma sürecinde gençlik boyutunun da dikkate alınmasını sağlar.
d) Sosyal Sorumluluk: Kentin geleceği olan gençlerin çevrelerindeki sorunları sahiplenerek çözüm önerileri sunması, uygulama süreçlerine ve sonuçların takibine etkin katılımı, sosyal sorumluluk duygularının gelişimini sağlar.
e) Kentin Yaşam Kalitesinin Arttırılması: Gençlik meclisi, kentsel kalkınma politikalarına gençlik bakış açısı kazandıran öneriler geliştirir ve görüşlerini yerel yönetim birimlerine sunar.
4 f) Sürdürülebilirlik: Gençlik meclisinin sürdürülebilirliğinin sağlanması için kurumsallaşma bir zorunluluktur. Diğer yerel gençlik meclisleri ile iletişim bağlarını kurar, ortaklık geliştirir ve güçlendirir. Gençlik meclisi yeni katılımlara açıktır.
g) Yönetişim: Gençlik meclisi, Türkiye Cumhuriyeti Devleti’nin imzaladığı ve onayladığı BM zirveleri ve uluslararası sözleşmelerde çocuklara yönelik ilkelerin yaşama geçmesini sağlamak için çalışırken iyi yönetişim doğrultusunda yerel ortaklarla işbirliği içinde, kent kararlarının alınması ve uygulanması süreçlerinde kamuoyu oluşturulmasına katkıda bulunur.
h) Çözümde Ortaklık: Gençlik meclisi bütün çalışmalarını başta İzmir kent konseyi olmak üzere, konuyla ilgili tüm yerel aktörler ile ortaklık anlayışı içerisinde gerçekleştirir.
Kurumlar ve bireyler arasında verimli çalışmayı engellemeyen ve iktidar mücadelesine yol açmayan işbirliği platformları oluşturur. Gençlik meclisi üyeleri ortak karar çerçevesinde ve meclis çalışma yönergesindeki maddeler gereğince hareket eder ve uygulamalarda bulunur.
ı) Aktif Katılım: Gerçekleştirilecek çalışmaların tümünde, karar alma aşamasından sonuçların takibine kadar tüm süreçlere gençlerin aktif katılımı bir zorunluluktur. Bu bağlamda aktif katılımı artırmak açısından meclis başkanı, meclis sekreteri ve diğer yürütme kurulu üyeleri hiçbir çalışma grubuna başkanlık edemez.
i) Yatay İlişki: Gençlik meclisi gönüllüleri arasında herhangi bir hiyerarşik yapı söz konusu olmayıp, tüm ilişkiler yatay olmak zorundadır.
j) Çalışma Esası: Çalışmalarında Kent Konseyi Yönetmeliğini, İzmir Kent Konseyi Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönergeyi ve bu yönergenin hükümlerini esas alır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Gençlik Meclisinin Üyelik Yapısı ve Organları Gençlik meclisinin üyelik yapısı
Madde 9- (1) Gençlik meclisinin üye yapısı, İKK yönergenin 9 uncu maddesinin birinci fıkrasında belirtilen kişi, kurum ve kuruluş temsilcilerinin yanı sıra aşağıda yer alan kurumların temsilcilerinden oluşur;
a) Üniversitelerin öğrenci konsey temsilcileri, b) Üniversite öğrenci topluluk/kulüp temsilcileri, c) Lise öğrenci temsilcileri,
ç) Sivil toplum kuruluşlarının gençlik temsilcileri, d) Odaların gençlik temsilcileri,
e) Çalışma grubu temsilcileri, (Bireysel katılımcılar çalışma grubu içinde yer alır) f) Kamu Kurumlarının Gençlik temsilcileri (SHÇEK, Gençlik Merkezleri, Mesleki Eğitim Merkezleri ve Halk Eğitim Merkezleri),
g) Büyükşehir Belediyesi sınırları içindeki ilçe gençlik meclisi başkanları,
(2) Gençlik meclisi, kurum ve kuruluş temsilcileri ile birlikte kent içinde yaşayan her kesimden kişinin bireysel katılımını da öngören bir yapıdır. Bu doğrultuda, gençlik meclisi, 16-30 yaş arasında olmak kaydıyla, söz hakkı olup oy hakkı olmaksızın, gönüllülük esasına dayalı bireysel katılıma da açıktır.
(3) Gençlik meclisinin üye yapısını oluşturan ve bu yönergenin 9 uncu maddesinin birinci fıkrasında belirtilen kişi, kurum ve kuruluş temsilcileri ile diğer temsilciler için yaş sınırı; 16 – 30 yaş arasıdır. Ancak, gençlik meclisi yürütme kurulu üyelerinin, görev süreleri içinde yaş sınırlarını aşmaları, görev süreleri sona erinceye kadar üyeliklerini etkilemez.
5 Gençlik meclisinin organları
Madde 10- (1) Gençlik meclisi aşağıdaki organlardan oluşur:
a) Genel Kurul, b) Yürütme Kurulu,
1) Gençlik Meclisi Başkanı, 2) Gençlik Meclisi Sekreteri,
3) Gençlik Meclisi Yürütme Kurulu Üyeleri, c) Çalışma Grupları.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Genel Kurulun Oluşumu, Görevleri, Toplantı Usul ve Esasları
Genel kurulun oluşumu
Madde 11- (1) Gençlik meclisinin en üst karar alma organı olup, bu yönergenin 9 uncu maddesinde sayılan üyelerden oluşur.
(2) Bu yönergenin 9 uncu maddesinde sayılan üyeler arasında yer almamakla birlikte, belediye sınırları içinde ikamet etmekte olan kentliler; oy hakkı olmaksızın genel kurul toplantılarında katılımcı olarak yer alırlar ve görüş bildirebilirler.
(3) Genel kurul üyeleri, kurumlarından alacakları görevlendirme yazısı ile üye giriş formunu doldurarak gençlik meclisi başkanlığına başvururlar. Üye formları, seçimli genel kurula en az 1 ay kala yenilenmiş olmalıdır. Üye formunu güncellemeyen üyeler, seçimli genel kurulda oy kullanamazlar.
(4) Genel kurulda kurum ve kuruluşları temsil edecek kişiler, birinci dönem 2 yıl, ikinci dönem 3 yıl görev yaparlar.
(5) Gençlik meclisinin üyesi olan kurum ve kuruluşlar, yetkili organlarının kararıyla genel kurul üyeliğinden çekilebilirler.
(6) Kurum ve kuruluşlarının ilk kez belirlediği ya da herhangi bir nedenle değiştirdiği temsilcilerinin isimleri, belirlemenin ya da değişikliğin ardından yapılacak olan ilk genel kurul toplantısından en az 1 ay önce, yürütme kurulu başkanlığına yazılı olarak bildirilir.
(7) Gençlik meclisi, yeni katılımlara açıktır. Bu yönergenin yürürlüğe girmesinden sonra yeni katılacak kurum ve kuruluşlar, başvurularını gençlik meclisi başkanlığına yazılı olarak yaparlar. Yeni katılacak kurum ve kuruluşların başvuruları, gençlik meclisi yürütme kurulu tarafından değerlendirilir ve yapılacak olan ilk genel kurul toplantısında karara bağlanır.
(8) Aşağıda belirtilen hallerde gençlik meclisi genel kurul üyeliği sona erer;
a) Üyenin çekilmesi ve bunu gençlik meclisi başkanlığına yazılı olarak bildirmesi veya ölümü halinde, üyeliği kendiliğinden sona erer.
b) Kurumları temsilen gelen üyelerin üyelikleri, kendi kurumlarının belirledikleri süre bitiminde sona erer.
6 c) Üyenin, üyeliğe yakışmayacak biçim ve derecede yüz kızartıcı bir suç işlemesi ve suçun da yargı yoluyla kanıtlanması durumunda gençlik meclisi üyeliği kendiliğinden sona erer.
ç) Yönetmelikte ve bu yönergede belirtilen amaçlara ve ilkelere aykırı söylem ve eylemleri belirlenen ya da gençlik meclisinin olağan ve olağanüstü toplantılarına, üst üste 3 (üç) defa mazeretsiz olarak katılmayan üyenin genel kurul üyeliği düşer.
d) Genel kurul üyeliği sona eren üyenin, gençlik meclisi yürütme kurulu üyesi olması durumunda yürütme kurulundaki üyeliği de kendiliğinden sona erer.
Genel kurulun görevleri
Madde 12- (1) Genel kurulun görevleri şunlardır:
a) Gençlik meclisinin, bu yönergenin 7 nci maddesinin birinci fıkrasında sayılan görevlerinin yerine getirilmesini sağlamak amacıyla çalışmalar yapar, görüşler oluşturur.
b) Kurumsal temsilciler arasından 16-30 yaş arasında olmak kaydıyla gençlik meclisi başkanını, meclis sekreterini, 11 (onbir) asil üyesini ve 11 (onbir) yedek üyesini; genel kurul başkanlık divanında görev yapmak üzere 2 asil ve 2 yedek yazman üyeyi seçer.
c) Gençlik meclisinin görev alanına giren konularda, gençlik meclisi bünyesinde oluşturulacak çalışma gruplarını belirler.
ç) Yürütme kurulunun ve çalışma gruplarının seçim ve çalışma esaslarını, yönetmelik ve İKK yönergesi hükümlerine aykırı olmamak kaydıyla, çıkaracağı çalışma yönergesi ile belirler.
d) Yürütme kurulu tarafından tespit edilen gündemi aynen veya ek ya da değişiklik yapmak suretiyle görüşür, gündemdeki maddeler ile ilgili karar ve görüşler oluşturur.
e) Gençlik meclisine katılmak isteyen yeni kurum ve kuruluşların başvurularını karara bağlar.
f) Kent konseyi genel sekreterliği desteği ile yürütme kurulu tarafından hazırlanan ve sunulan, kent konseyi bütçesinden gençlik meclisi ile ilgili yapılan harcamalara ilişkin bütçe ve çalışma raporlarını görüşür ve onaylar.
Genel kurul toplantıları
Madde 13- (1) Genel kurul olağan toplantıları, kent konseyi genel kurul toplantılarından önce, her yıl Aralık ve Haziran aylarında yapılır.
(2) Olağan toplantıları haricinde genel kurul, aynı zamanda yürütme kurulu başkanı da olan gençlik meclisi başkanı tarafından doğrudan veya bu yönergenin 9 uncu maddesinde öngörülen genel kurul katılımcı sayısının üçte birinin, gençlik meclisi başkanlığına yazılı olarak verecekleri teklif üzerine olağanüstü toplantıya çağrılabilir.
(3) Gençlik meclisinin genel kurulu, kent konseyi genel kurulu toplantısından önce bitirilecek şekilde düzenlenir.
(4) İki yıllık ilk dönemde ve üç yıllık ikinci dönemde görev alacak olan gençlik meclisi başkanı ve yürütme kurulu üyeleri ile genel kurul başkanlık divanı yazman üyelerinin seçimi için seçimli genel kurul toplantısı yapılır.
7 (5) Seçimli genel kurul toplantısı, yürütme kurulu tarafından tespit edilen gündemle, ilan edilen yer ve tarihte, bu yönergenin 9 uncu maddesinde belirtilen üyelerin katılımı ile yapılır.
(6) Seçimli genel kurul toplantısında, genel kurul katılım listesini, toplantıda hazır bulunan üyelerin tamamının imzalamasının ardından, toplantı yeter sayısının bulunması durumunda, gençlik meclisi başkanının açılış konuşmasından sonra; genel kurul üyeleri arasından, toplantıyı idare etmek üzere, işaretle oylama yöntemi ve katılanların salt çoğunluğu ile 1 divan başkanı, 2 yazman üye olmak üzere 3 kişiden oluşan geçici divan kurulu seçilir.
Geçici divan kurulunun divanda yerini almasının ardından; seçimlere geçilmeden önce, oy sayım ve tasnif işlemleri için, seçimli genel kurullarda oy hakkı olmayan bireysel katılımcılar arasından 1 komisyon başkanı, 2 komisyon üyesi olmak üzere 3 kişiden ibaret bir seçim komisyonu oluşturulur.
(7) Seçimli genel kurul toplantılarında, genel kurul tarafından, öncelikle gençlik meclisi başkanı seçimi yapılır. Gençlik meclisi başkanlığı tamamlanmasının ardından, meclis sekreteri ile gençlik meclisi yürütme kurulunun asil ve yedek üyeleri seçilir. Daha sonra gençlik meclisi başkanı ile birlikte genel kurul toplantılarında başkanlık divanında görev yapmak üzere 2 asil, 2 yedek yazman üye seçimi yapılır.
(8) Genel kurul toplantıları, basına ve halka açık olarak yapılır.
Toplantı yeri, günü, gündemi ve duyurulması
Madde 14- (1) Genel kurul toplantılarının yeri, günü, saati ve gündemi yürütme kurulu tarafından belirlenir ve en az otuz gün önceden, gençlik meclisi başkanlığı tarafından üyelere bildirilir. Otuz günün hesabında, duyuru günü ile toplantı günü hesaba katılmaz. Olağanüstü genel kurul toplantılarında bu süre en az beş gün olarak uygulanır.
(2) Üyelere bildirim; imza karşılığı gündemin teslimi, taahhütlü posta, faks, kent konseyi web sitesinde yayımlama, elektronik posta gibi ispat edici yöntemlerden biri veya bir kaçı kullanılarak yapılır.
(3) Genel kurul toplantılarının yeri, günü, saati ve gündemi afiş, branda, kent konseyi web sitesi vb. araçlarla kamuoyuna da duyurulur.
(4) Toplantının belirlenen ve duyurulan yer ve zaman dışında yapılmasının zorunlu olduğu durumlarda, toplantı gününden en az üç gün önceden üyelere bildirilmek ve belediye sınırları içerisinde olmak kaydıyla, Yürütme Kurulunun belirlediği yerde toplantı yapılabilir.
Bu şekildeki toplantının yeri ve zamanı gündemin duyurulmasındaki usullerden en az biri ile ayrıca kamuoyuna da duyurulur.
(5) Genel Kurul toplantılarında gençlik meclisi başkanı ve üyeler de gençlik meclisinin görev alanı ile ilgili konuların gündeme alınmasını önerebilir. Öneri, toplantıya katılanların salt çoğunluğunun kabulü ile gündeme alınır.
BEŞİNCİ BÖLÜM Genel Kurul Çalışmaları Başkanlık divanı
Madde 15- (1) Genel kurula, gençlik meclisi başkanı başkanlık eder. Gençlik meclisi başkanının bulunmadığı durumlarda, yürütme kurulunun en yaşlı üyesi genel kurul toplantısına başkanlık eder.
8 (2) Gençlik meclisi başkanı, toplantının herhangi bir safhasında da divan başkanlığını yürütme kurulunun en yaşlı üyesine bırakarak, toplantıdan ayrılabilir.
(3) Gençlik meclisi başkanı ile birlikte yürütme kurulunun en yaşlı üyesinin de toplantıda bulunmaması durumunda, divanın diğer üyeleri tarafından imzalanmış tutanakla durum tespit edilerek, toplantıda hazır bulunan en yaşlı yürütme kurulu üyesinin başkanlığında genel kurul toplantısı yapılır.
(4) Yazman üyelerden birisinin ya da her ikisinin birlikte toplantıda bulunmaması durumunda, yedek yazman üyelerin birisi ya da her ikisi birlikte divanda görev alırlar. Yedek yazman üyelerin de birisinin ya da her ikisinin birlikte toplantıda bulunmaması durumunda ise; o toplantıya istinaden, genel kurul üyeleri arasından 1 ya da 2 üye, yazman üye olarak divanda görevlendirilir.
Toplantı ve karar yeter sayısı
Madde 16- (1) Genel kurul, üye tam sayısının salt çoğunluğu ile toplanır ve katılanların salt çoğunluğu ile karar alır.
(2) Toplantı başlamadan önce üyeler, divan başkanlığının hazırlamış olduğu genel kurul katılım listesini imzalayarak genel kurul toplantısına katılırlar. Toplantı yerinde mevcut tüm üyelerin imzaları tamamlandıktan sonra, liste divan başkanına teslim edilir. Çoğunluk sağlanması durumunda toplantı başlar.
(3) Seçimli genel kurullarda, oy verme işlemi başladıktan sonra gelen, genel kurul katılım listesinde adı ve imzası bulunmayan katılımcılar, seçme ve seçilme hakkından yararlanamazlar.
(4) Genel kurulun toplanması için gerekli salt çoğunluğun sağlanamaması veya görüşmeler sırasında divan başkanı veya üyelerden birinin talebi üzerine yapılacak yoklamada karar yeter sayısının bulunmadığının anlaşılması durumunda; divan başkanı, genel kurulu tatil eder. İkinci toplantının günü ve saati yürütme kurulu kararı ile üyelere bildirilir ve gündemin duyurulmasındaki usullerle ilân edilir.
(5) Birinci toplantıdan en az yedi gün sonra yapılacak ikinci toplantıda salt çoğunluk aranmaz. Ancak, bu durumda da toplantı yeter sayısı, yürütme kurulu üye tam sayısının iki katının en az bir fazlasıdır. İkinci toplantıda, toplantıya katılanların salt çoğunluğu ile karar alınır.
(6) Bu toplantıda da yeter sayı bulunamaz ise genel kurul tatil edilir ve o ay içinde başka bir toplantı çağrısı yapılmaz.
(7) Divan başkanı, genel kurul üye tam sayısına dâhildir. Oyların eşitliği halinde, gizli oylamalar hariç, başkanın kullandığı oy yönünde çoğunluk sağlanmış sayılır.
(8) Toplantı ve karar yeter sayılarının hesabında kesirli sayılar tam sayıya yükseltilir.
Görüşmeler ve yönetim
Madde 17- (1) Başkanlık divanı yerini aldıktan sonra, divan başkanı yoklama yaptırır;
toplantı yeter sayısının olduğu anlaşıldığı takdirde oturumu açar. Gündeme geçilmeden bir önceki toplantıda alınan kararlara ilişkin tutanakta maddi hata bulunması durumunda, hata genel kurul kararı ile düzeltilerek başkanlık divanınca imzalanır.
9 (2) Divan başkanı, gündeme geçilmeden önce genel kurula sunulacak konular varsa bildirir; gençlik meclisi başkanlığına hitaben verilmiş olan dilekçeleri kabul eder ve genel kurula sunar. Üyelerin gündem dışı konuşma isteği yazılı olarak divan başkanına bildirilir.
Söz verip vermemek ve söz verildiğinde süresini ve zamanını belirlemek yetkisi divan başkanına aittir.
(3) Gündem konusunda ve usul hakkında üyelere söz verilir. Yapılacak konuşmalar en fazla 5 dakika ile sınırlıdır.
(4) Genel kurulda gündem maddeleri sırası ile okunur ve görüşülür. Toplantıya katılan üyelerin % 10’unun yazılı talebi ve salt çoğunluğun kabulü ile gündem sırasında değişiklik yapılmasına veya gündeme madde ilave edilmesine karar verilebilir.
(5) Görüşmelerde konuşmak için önceden başkanlıktan söz istenir, üyelere söz isteme sırasına göre söz verilir. Genel kurulda söz alacak üyelerin konuşma süreleri 5’er dakika ile sınırlı olup; gençlik meclisi başkanlığına önceden yazılı olarak başvuran ve önerisi gündeme alınan üyeye en fazla 15 dakika konuşma hakkı verilir.
(6) Genel kuruldaki görüşmeler esnasında, divan başkanı her zaman söz hakkına sahiptir.
(7) Genel kurul, bu sürelerin değiştirilmesine karar verebilir. Görüşmelerin yeterli olduğu genel kurul tarafından kabul edildiği takdirde başka üyeye söz verilmez.
Genel kurulda düzenin sağlanması
Madde 18- (1) Divan başkanı, genel kurul çalışmalarında düzeni sağlamakla yükümlüdür.
Genel kurul görüşmeleri sırasında söz alan üyenin konu dışına çıkması, kişiliğe dokunur söz söylemesi; diğer üyelerin, hatibin sözünü kesmesi ve genel kurulun düzenini bozacak davranışta bulunması yasaktır. Buna aykırı davranan üyeler, divan başkanı tarafından uyarılır;
buna rağmen davranışlarında ısrar eden üye, divan başkanının talimatıyla görevliler tarafından genel kuruldan çıkarılır.
(2) Genel kurul görüşmeleri sırasında sükûnetin bozulması durumunda, divan başkanı tarafından ilgililere ihtarda bulunulur. Görüşmelere devam edilemeyeceğinin anlaşılması halinde, divan başkanı oturuma ara verebileceği gibi görüşmeleri bir sonraki birleşime erteleyebilir.
ALTINCI BÖLÜM Oylama Usulleri ve Kararlar
Oylama usulleri
Madde 19- (1) Genel kurulda oylama usulleri gizli, işaretle ve açık oylama olmak üzere üç türlüdür. Her kurumsal üyenin bir oy hakkı bulunmaktadır. Üyeler oylarını bizzat kullanırlar.
Ancak oy kullanmaya fiziki bakımdan engelli olanlar, tayin edecekleri kişiler eliyle oy kullanabilirler.
a) Gizli oylama: Genel kurul üyelerinin, oy pusulasına seçeceği kişi veya kişilerin adlarını ya da bir teklif hakkında kabul, çekimser veya ret yazıp, tanıtıcı hiçbir işaret koymadan sandığa atmasıdır.
1) Gizli oylamalarda kullanılacak oy pusulaları zarfla birlikte başkanlıkça düzenlenir. Oylama bittikten sonra divan üyeleri tarafından sandıktan çıkan zarflar sayılır ve üye sayısından fazla olmadığı tespit edildikten sonra açılır. Oy pusulaları sayıldıktan sonra,
10 başkanlık divanı tarafından sonuç açıklanır. Oylarda eşitlik halinde divan başkanınca kuraya başvurulur. Kura çekimi, birbirinin aynı olan ve üzerinde adlar yazılı bulunan kâğıtlar bir torbaya konularak divan başkanı tarafından çekilmek suretiyle yapılır. Torbadan çekilen isim kazanmış olur.
b) İşaretle oylama: Genel kurul üyesinin elini yukarı kaldırarak veya ayağa kalkarak kabul, çekimser veya ret şeklinde oyunu açıklamasıdır.
1) İşaretle oylamada oyları tespit etmek başkanlık divanına aittir. Çoğunluk olup olmadığı hususunda tereddüt olursa, bir defa daha oylama yapılır. Tereddüt giderilemediği takdirde ad okunmak suretiyle açık oylamaya başvurulur.
c) Açık oylama: Üzerinde üyelerin ad ve soyadları yazılı oy pusulalarının sandığa atılması veya varsa elektronik oylama mekanizmasının çalıştırılması ya da üyelerin adlarının okunması üzerine, adı okunan üyenin ayağa kalkarak kabul, çekimser veya ret demesi suretiyle yapılan oylamadır.
(2) Sandık kullanılarak yapılan oylamada, oy kullanma işleminin sona ermesinin ardından; sandık, divan üyeleri tarafından genel kurul önünde açılır ve açık sayım yapılır. Oy çeşitleri tutanağa ayrı ayrı geçirildikten sonra başkanlık divanı tarafından sonuç açıklanır.
(3) Gençlik meclisinin seçimli genel kurullarında meclis başkanı, başkanlık divanı üyeleri, meclis sekreteri ile yürütme kurulu asil ve yedek üyeliklerinin seçimleri, gizli oy ve açık tasnif usulü ile yapılır. Yapılan gizli oylama ve açık tasnif sonucunda, oylarda eşitlik olması halinde, divan başkanınca kuraya başvurulur.
(4) Gençlik meclisinin seçimli genel kurul toplantıları, kent konseyinin her seçimli genel kurul toplantısından önce yapılır.
(5) Genel kurul toplantılarında, işaretle ve açık oylamalarda eşitlik olması halinde, divan başkanının kullandığı oy yönünde çoğunluk sağlanmış sayılır.
(6) Genel kurul toplantılarında yapılacak oylamalarda işaretle oylama usulünün uygulanması esastır. Gerekli görülen konularda, divan başkanının veya üyelerin teklifi ve genel kurulun kararı ile diğer oylama usulleri de uygulanır.
Genel kurulda görüşülen konuların kabul veya reddedilmesi
Madde 20- (1) Genel kurulda görüşülen konular; mahiyetine göre salt çoğunluk, nispi çoğunluk, nitelikli çoğunluk, oyçokluğu veya oybirliği ile kabul veya reddedilir.
Oturuma ara verilmesi, birleşime ve toplantıya son verilmesi
Madde 21- (1) Oturuma ara, birleşime ve toplantıya son verme yetkisi divan başkanına aittir.
Oturuma ara verilirken, gelecek oturumun saati divan başkanı tarafından üyelere duyurulur.
(2) Oturuma verilen aranın ardından gündem maddelerine geçilmeden önce, başkanlık divanınca, genel kurul toplantı ve karar yeter sayısının sağlanıp sağlanmadığının kontrolü yapılır. Daha sonra görüşmelere kalındığı yerden devam edilir.
Tutanak düzenlenmesi ve kararların yazılması
Madde 22- (1) Genel kurul görüşmeleri yazman üyeler veya divanın sorumluluğundaki görevlilerce tutanağa geçirilir. Genel kurulda oluşturulan görüşleri içeren karar tutanakları, her yıl için toplantı tarihi ve numarası bazında, gündemin genel kurulda görüşüldüğü sıra itibarı ile karar sayısı verilmek suretiyle düzenlenir ve başkanlık divanı tarafından imzalanır.
11 (2) Genel kurulda oluşturulan görüşlerin, yönetmeliğin 12 nci maddesinin üçüncü fıkrası ile İKK yönergenin 28 inci maddesinin dördüncü fıkrası gereği, değerlendirilmek üzere kent konseyi genel kurulunca görüşülmek üzere kent konseyi yürütme kuruluna gönderilmesi amacıyla, söz konusu görüşleri içeren karar tutanakları yürütme kuruluna iletilir. Ayrıca, karar tutanaklarının ıslak imzalı bir nüshası, karar tutanakları dosyasında muhafaza edilir.
(3) Toplantılar, sesli veya görüntülü cihazlarla da kaydedilebilir.
Görüşlerin İlanı
Madde 23- (1) Genel kurul tarafından oluşturulan görüşler, yönetmeliğin 12 inci maddesinin üçüncü fıkrası ile bu yönergenin 22 nci maddesinin ikinci fıkrası doğrultusunda kent konseyi genel kurulunda görüşülüp, belediye meclisinin ilk toplantısında değerlendirildikten sonra belediye meclisinin aldığı kararlar, belediye tarafından gençlik meclisine bildirilir ve gençlik meclisi tarafından web sitesinde yayımlanmak vb. yöntemlerden yararlanmak suretiyle, uygun araçlarla kamuoyuna duyurulur.
YEDİNCİ BÖLÜM Seçimler ve Görev Süreleri
Meclis başkanı seçimi ve görev süresi
Madde 24- (1) Genel kurul, seçimli genel kurul toplantısında, İKK yönergenin 37 nci maddesinin ikinci fıkrası ile bu yönergenin 19 uncu maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde belirtilen gizli oylama ve açık tasnif usulünü uygulamak sureti ile kendi üyeleri arasından gençlik meclisi başkanını seçer. Meclis başkanının seçimi, ilk toplantının birinci birleşiminde tamamlanır.
(2) Meclis başkanının seçimi için yapılan ilk oylamada, oylarda eşitlik halinde oylama bir defa daha tekrarlanır; yine eşitlik olursa divan başkanı kuraya başvurur. Kura çekiminde adı çıkan aday, gençlik meclisi başkanı seçilmiş olur.
(3) Meclis başkanının görev süresi, yürütme kurulunun görev süresiyle paralel olmak üzere ilk dönem için iki yıl, ikinci dönem için üç yıldır. İki yılın hesabında gençlik meclisi başkanının seçildiği ay esas alınır ve ikinci yılın sonunda aynı ayda ikinci dönem gençlik meclisi başkanlığı seçimi yapılır.
(4) Meclis başkanlığında boşalma olması durumunda, yapılacak ilk toplantının ilk birleşiminde, kalan süreyi tamamlamak üzere yenisi seçilir.
Başkanlık divanı yazman üyelerinin seçimi ve görev süresi
Madde 25- (1) Genel kurul, seçimli genel kurul toplantısında, bu yönergenin 19 uncu maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde belirtilen oylama usulünü uygulamak suretiyle, kendi üyeleri arasından, gençlik meclisi başkanı ile birlikte genel kurul toplantılarında başkanlık divanında görev yapmak üzere 2 asil, 2 yedek yazman üye seçer.
(2) Başkanlık divanı yazman üyelerinin seçimi için yapılan ilk oylamada, oylarda eşitlik halinde oylama bir defa daha tekrarlanır; yine eşitlik olursa divan başkanı kuraya başvurur. Kura çekiminde adı çıkan adaylar, başkanlık divanı asil ve yedek yazman üyesi seçilmiş olur.
12 (3) Yazman üyelerin görev süresi, divan başkanının görev süresiyle paralel olmak üzere ilk dönem için iki yıl, ikinci dönem için üç yıldır. İki yılın hesabında divan yazman üyelerinin seçildiği ay esas alınır ve ikinci yılın sonunda aynı ayda ikinci dönem divan yazman üyeliği seçimi yapılır.
(4) Divan yazman üyeliğinde boşalma olması durumunda, yapılacak ilk toplantının ilk birleşiminde, kalan süreyi tamamlamak üzere yenisi seçilir.
Yürütme kurulu üyelerinin seçimi ve görev süresi
Madde 26- (1) Yürütme kurulunun meclis başkanı ve meclis sekreteri dışında kalan 11(onbir) asil üyesi; bu yönergenin 19 uncu maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde belirtilen gizli oylama ve açık tasnif usulü ve bu maddenin ikinci fıkrası hükümleri uygulanmak sureti ile 11(onbir) yedek üyesi ile birlikte seçilir.
(2) Gençlik meclisi üyelik esasına göre yürütme kuruluna aday olunur. Buna göre yürütme kurulunda görev yapmak üzere; bu yönergenin 9 uncu maddesinin birinci fıkrası ile aynı fıkranın (a), (b), (c), (ç), (d), (e) ve (f) bentlerinde belirtilen kurum ve kuruluş temsilcileri arasından seçilir. Bu grupların her biri kendi içinden aday çıkararak, kendi temsilcilerini asil ve yedek olarak seçmek üzere oy kullanır. Her bir grubu temsil edecek asil ve yedek yürütme kurulu üyelerini belirlemek amacıyla, oy sayımı ayrı ayrı yapılır.
(3) Yürütme kurulunun görev süresi, genel kurulun görev süresiyle paralel olmak üzere ilk dönem için iki yıl, ikinci dönem için üç yıldır. İki yılın hesabında yürütme kurulunun seçildiği ay esas alınır ve ikinci yılın sonunda aynı ayda ikinci dönem yürütme kurulu üyeliği seçimi yapılır.
(4) Yürütme kurulunun seçimle gelen üyeleri, en fazla iki dönem ayni statüde görev alabilirler.
(5) Gençlik meclisi yürütme kurulu üyelerinin görev süresi içinde yaş hadlerini aşmaları görevlerini etkilemez.
(6) Siyasi partilerin gençlik meclisi için görevlendirdikleri temsilcileri ve ilçe kent konseyleri gençlik meclisi temsilcileri, meclis başkanı veya yürütme kurulu üyesi olamazlar.
SEKİZİNCİ BÖLÜM
Yürütme Kurulunun Oluşumu, Görevleri, Toplantı Usul ve Esasları
Yürütme kurulunun oluşumu
Madde 27- (1) Yürütme kurulu, meclis başkanı, meclis sekreteri ve bu yönergenin 26 ncı maddesinin ikinci fıkrasında sayılan gruplardan, yine aynı fıkrada belirlendiği şekilde seçilmiş olan 11 (onbir) üyeyle birlikte toplam 13 (onüç) üyeden oluşur.
(2) Yürütme kurulunun olağan veya olağanüstü toplantılarına yazılı mazereti olmaksızın üst üste 3 (üç) kez veya yılda 5 (beş) kez katılmayan üyelerin yürütme kurulu üyeliği, yürütme kurulu üye tamsayısının salt çoğunluk kararı ile düşürülür.
(3) Yürütme kurulunun meclis başkanı ve meclis sekreteri haricindeki üyelerinden birinin, herhangi bir nedenle yürütme kurulu üyeliğinin son bulması halinde, genel kurulda seçilmiş olan 11 (onbir) yedek üye arasından, ilgili grubun birinci yedek üyesi asil üye olur.
Yedek üyeler arasında ilgili grubun üyesinin kalmaması halinde, diğer gruplar içinde en
13 yüksek oya sahip yedek üye, asil üyeliğe getirilir. Yürütme kurulu üye sayısının, yedek üyelerin de katılımından sonra 7’nin altına düşmesi halinde, olağanüstü genel kurul yapılarak yürütme kurulu yenilenir.
Yürütme kurulunun görevleri
Madde 28- (1) Yürütme kurulu, gençlik meclisi genel kurulunun olağan ve olağanüstü toplantılarının yerini, zamanını ve gündemini belirler.
(2) Gençlik meclisinin, bu yönergenin 5 inci maddesinde belirtilen amaçları doğrultusunda eylem planları hazırlar, görüşler oluşturur ve genel kurulun onayına sunar.
(3) Gençlik meclisinin görev alanına giren konularda, çeşitli alanlarda derinlemesine ve kapsamlı çalışmalar yapmak üzere, genel kurul tarafından belirlenmiş olan çalışma gruplarını oluşturur; bu grupların çalışmalarına destek olur ve denetler. Yürütme kurulu, genel kurul tarafından belirlenmiş olan çalışma grupları dışında, ayrıca geçici ortak çalışma komisyonları ile bu komisyonların görev ve sorumluluk alanlarına uygun mesleki bilgi ve beceriye yönelik ihtisas komisyonları ve öneri üzerine alt çalışma grupları oluşturabilir.
(4) Çalışma gruplarında, gençlik meclisinin amaç ve görevlerine uygun olarak oluşturulmuş görüşlerin, genel kurulda görüşülmesini ve genel kurulda kabul edilen görüşlerin, kent konseyi genel kurulunda görüşülmek üzere kent konseyi yürütme kuruluna iletilmesini sağlar. Bununla birlikte, ayrıca; çalışma gruplarında üretilen proje, politika önerisi vb. her türlü konunun önemi ve süresi itibarı ile aciliyetinin söz konusu olduğu durumlarda, konu hakkında genel kurul adına görüş oluşturur, karara bağlar ve değerlendirilmek üzere kent konseyi yürütme kuruluna sunar.
(5) Kent konseyi genel kurulunda kabul edilen ve belediye meclisinde değerlendirildikten sonra, belediye tarafından gençlik meclisine iletilen görüşlerin, uygun araçlarla kamuoyuna duyurulmasını sağlar ve uygulamayı izler.
(6) Genel kurul tarafından alınan kararların hayata geçirilmesi ve uygulanması için gereken koordinasyonu sağlar.
(7) Gençlik meclisinin, bu yönergenin 5 inci, 7 nci ve 8 inci maddelerinde belirtilen amaçları, görevleri ve çalışma ilkeleri doğrultusunda, yürütme kuruluna yapılan proje önerilerini değerlendirir; bu kapsamda, uygulamaya konulmuş veya konulacak olan projelere ortak veya iştirakçi olarak katılır ve destek verir.
(8) Gençlik meclisinin ve organlarının gereksinim duyacağı mekân, hizmet, araç ve gereçlerin temini için kararlar alır; alınan kararları değerlendirilmek üzere kent konseyi yürütme kuruluna sunulması için kent konseyi genel sekreterliğine gönderir.
(9) Gençlik meclisine yeni katılacak kurum ve kuruluşların başvurularını değerlendirir ve yapılacak olan ilk genel kurul toplantısında karara bağlanmasını sağlar.
(10) Kent konseyine belediye bütçesinden ayrılacak olan ödeneğin belirlenip, bütçenin oluşturulması sürecinde gençlik meclisi ile ilgili önerilerini rapor halinde kent konseyi genel kuruluna sunar.
(11) Meclis sekreteri tarafından hazırlanan, kent konseyi bütçesinden yapılan harcamalara ilişkin bütçe ve çalışma raporlarını görüşüp, değerlendirdikten sonra genel kurulun bilgisine ve onayına sunar.
14 (12) Yürütme kurulu, zorunlu sebepler dolayısıyla genel kurulun toplanamadığı hallerde, ivedi konularda karar alabilir.
(13) Gençlik meclisi ile kamu kurum ve kuruluşları, özel sektör ve sivil toplum kuruluşları arasında katılım, ortaklık ve sürdürülebilir kalkınma temelinde olumlu diyalogların geliştirilmesine katkıda bulunur.
Yürütme kurulu toplantıları
Madde 29- (1) Yürütme kurulu olağan toplantıları, her ay bir kez olmak üzere düzenli olarak yapılır.
(2) Yürütme kuruluna, gençlik meclisi başkanı başkanlık eder. Gençlik meclisi başkanının bulunmadığı durumlarda, yürütme kurulunun en yaşlı üyesi yürütme kurulu toplantısına başkanlık eder. Gençlik meclisi başkanı ve yürütme kurulunun en yaşlı üyesinin de bulunmaması durumunda ise, toplantıda hazır bulunan en yaşlı yürütme kurulu üyesinin başkanlığında yürütme kurulu toplantısı yapılır.
(3) Gençlik meclisi başkanı, toplantının herhangi bir safhasında da yerini yürütme kurulunun en yaşlı üyesine bırakarak, toplantıdan ayrılabilir.
(4) Yürütme kurulu, üye tam sayısının salt çoğunluğu ile toplanır ve katılanların salt çoğunluğu ile karar alır. Oylamalarda işaretle oylama usulünün uygulanması esastır.
(5) Yürütme kurulu başkanı, yürütme kurulu üye tam sayısına dâhildir. Oyların eşitliği halinde yürütme kurulu başkanının kullandığı oy yönünde çoğunluk sağlanmış sayılır.
Yürütme kurulunda görüşülen konular, salt çoğunluk gözetilerek oyçokluğu veya oybirliği ile kabul veya reddedilir.
(6) Toplantı ve karar yeter sayılarının hesabında kesirli sayılar tam sayıya yükseltilir.
(7) Oturuma ara, birleşime ve toplantıya son verme yetkisi yürütme kurulu başkanına aittir. Oturuma ara verilirken, gelecek oturumun saati yürütme kurulu başkanı tarafından üyelere duyurulur.
(8) Oturuma verilen aranın ardından gündem maddelerine geçilmeden önce, yürütme kurulu başkanınca, yürütme kurulu toplantı ve karar yeter sayısının sağlanıp sağlanmadığının kontrolü yapılır. Daha sonra görüşmelere kalındığı yerden devam edilir.
(9) Olağan toplantıları haricinde yürütme kurulu, aynı zamanda yürütme kurulu başkanı da olan gençlik meclisi başkanı tarafından doğrudan veya yürütme kurulu üye tam sayısının üçte birinin, gençlik meclisi başkanlığına yazılı olarak verecekleri teklif üzerine olağanüstü toplantıya çağrılabilir.
(10) Meclis sekreteri, düzenli olarak yürütme kurulu toplantılarına katılır ve gündemdeki konular hakkında yürütme kurulunu bilgilendirir.
(11) Yürütme kurulu toplantıları, meclis sekreterinin sorumluluğundaki görevlilerce tutanağa geçirilir. Yürütme kurulunda oluşturulan görüşleri içeren karar tutanakları, her yıl için toplantı tarihi ve numarası bazında, gündemin yürütme kurulunda görüşüldüğü sıra itibarı ile karar sayısı verilmek suretiyle düzenlenir ve yürütme kurulu üyeleri tarafından imzalanır.
15 (12) Yürütme kurulunun olağan ve olağanüstü toplantılarına ait karar tutanaklarının ıslak imzalı bir nüshası, karar tutanakları dosyasında muhafaza edilir.
(13) Toplantılar, yürütme kurulunun kararıyla sesli veya görüntülü cihazlarla da kaydedilebilir.
Yürütme kurulu toplantılarının yeri, günü, gündemi ve duyurulması
Madde 30- (1) Yürütme kurulu olağan toplantılarının yeri, günü ve saati önceden yürütme kurulu tarafından belirlenir.
(2) Yürütme kurulunun gündemi, meclis başkanının onayı ile meclis sekreteri tarafından oluşturulur ve en az üç gün önceden, meclis başkanlığı tarafından üyelere bildirilir.
Olağanüstü yürütme kurulu toplantılarında da bu süre en az 3 gün olarak uygulanır.
(3) Üyelere bildirim; imza karşılığı gündemin teslimi, taahhütlü posta, faks, kent konseyi web sitesinde yayımlama, elektronik posta gibi ispat edici yöntemlerden biri veya bir kaçı kullanılarak yapılır.
(4) Yürütme kurulunun olağanüstü toplantılarının yeri, günü, saati ve gündemi; bu maddenin ikinci ve üçüncü fıkralarındaki usullerle yürütme kurulu üyelerine duyurulur.
(5) Toplantının önceden belirlenen yer ve zaman dışında yapılmasının zorunlu olduğu durumlarda, toplantı gününden en az bir gün önceden üyelere bildirilmek ve belediye sınırları içerisinde olmak kaydıyla, yürütme kurulu başkanının belirlediği yerde toplantı yapılabilir.
(6) Yürütme Kurulu toplantılarında yürütme kurulu başkanı, üyeler ve meclis sekreteri de yürütme kurulunun görev alanı ile ilgili konuların gündeme alınmasını önerebilir. Öneri, toplantıya katılanların salt çoğunluğunun kabulü ile gündeme alınır.
DOKUZUNCU BÖLÜM
Meclis Başkanının Görev, Yetki ve Sorumlulukları Meclis başkanının görevleri
Madde 31- (1) Meclis başkanının görevleri şunlardır;
a) Meclis başkanı, gerçek ve tüzel kişilere karşı İzmir Kent Konseyi Gençlik Meclisini temsil eder.
b) Meclis başkanı, seçimli genel kurullar hariç olmak üzere genel kurula ve yürütme kuruluna başkanlık eder.
c) Gençlik meclisinin amaç, ilke ve görevleri doğrultusunda; genel kurulun ve yürütme kurulunun, bu yönergenin 12 nci maddesinin birinci fıkrası ile 28 inci maddesinin bir ila onüçüncü fıkralarında belirtilen görevlerinin yerine getirilmesini sağlamak amacıyla gerekli iş ve işlemlerin yapılmasını, kent konseyi ve gençlik meclisinin organları, genel sekreter ve sekretarya ile koordineli olarak yürütür.
ç) Başka kent konseyleri gençlik meclisleri ile İzmir’in geleceğini ve gündelik hayatı ilgilendiren konularda, ekonomik ve sosyal ilişkileri geliştirmek amacıyla kültür, sanat, spor, bilim gibi alanlarda karşılıklı faaliyet ve projeler gerçekleştirilmesine ilişkin iş ve işlemleri yürütür.
16 d) Meclis çalışmalarının daha etkin ve verimli yürütülmesini sağlamak amacıyla, belediyenin ilgili birimleri ile belediye dışındaki kurum ve kuruluşlarla işbirliği yapar.
e) Kent konseyi bütçesinden gençlik meclisi için yapılan harcamalara ilişkin bütçe ve çalışma raporlarının, yürütme kuruluna sunulmak üzere, meclis sekreteri ve sekretarya tarafından oluşturulmasını sağlar.
f) Meclis organlarının olağan ve olağanüstü toplantı hazırlıklarının ve toplantılarının, yönetmelik ve bu yönerge hükümlerine uygun olarak yapılabilmesi için gerekli iş ve işlemleri yürütür.
g) Meclis organlarının olağan ve olağanüstü toplantılarının gündemlerinin hazırlatılması, üyelere bildirilmesi ve kamuoyuna duyurulması ile ilgili iş ve işlemleri yürütür.
h) Genel kurulda kabul edilen görüşlerin, kent konseyi genel kurulunda görüşülmek üzere kent konseyi yürütme kuruluna iletilmesi; kent konseyi genel kurulunda ve belediye meclisinde kabul edilen görüşlerin, kamuoyuna duyurulması ile ilgili iş ve işlemleri yürütür.
ı) Meclis başkanı, ilgili kanunlar, yönetmelik ve bu yönergeden kaynaklanan diğer görevleri yerine getirir.
Meclis başkanının yetkileri
Madde 32- (1) Meclis başkanı, gençlik meclisi başkanlığına verilen görevlerin, ilgili kanun, yönetmelik ve yönerge hükümlerine, çalışma plan ve programlarına uygun olarak yürütülmesi için karar verir, uygular ve gerekli gördüğü tedbirleri alır.
(2) Meclis başkanlığının görevleri kapsamında yer alan faaliyetler ile ilgili olarak, ihtiyaç duyduğu konularda yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için genel kurula önerilerde bulunur.
(3) Sekretarya hizmetlerine yönelik gerekli gördüğü hususlarda genel sekretere önerilerde bulunur.
(4) Yürürlükteki mevzuatta meydana gelebilecek değişikliklerin, bu yönergede değişiklik yapılmasını zorunlu kıldığı durumlarda, genel kurulda güncelleme yapılabilmesi için gereken iş ve işlemleri yürütür.
Meclis başkanının sorumlulukları
Madde 33- (1) Bu yönergenin 31 inci maddesinde belirtilen görevlerin yürütülmesi ile yine bu yönergenin 32 nci maddesinde belirtilen yetkilerin kullanılması; ayrıca genel kurul tarafından verilecek olan diğer görevlerin yürütülmesi ve yetkilerin kullanılması, gençlik meclisi başkanının sorumluluk alanıdır.
(2) Meclis başkanı, gençlik meclisi başkanlığının sorumluluk alanına giren görev ve faaliyetler ile ilgili iş ve işlemlerinden dolayı, genel kurula karşı sorumludur.
Meclis başkan yardımcısı
Madde 34 – (1) Meclis başkanı, protokol ziyaret ve toplantılarında kendisini temsil etmek üzere seçilmiş yürütme kurulu üyeleri arasından bir başkan yardımcısı belirleyebilir. Başkan yardımcısının görevi başkanı temsil ile sınırlıdır.
17 ONUNCU BÖLÜM
Gençlik Meclisi Çalışma Grupları Meclis çalışma gruplarının oluşumu
Madde 35- (1) Gençlik meclisinin görev alanına giren konularda, kent konseyi ve gençlik meclisinin amaç ve ilkelerine uygun olarak, çeşitli alanlarda derinlemesine ve kapsamlı çalışmalar yapmak üzere, ortak akıl ve uzlaşmanın sonucunda kentin yararına projeler üretmeyi hedefleyen ve gönüllülük esasında oluşmuş ortak yapıları hayata geçirmek amacıyla, genel kurulun kararı üzerine yürütme kurulunca oluşturulur. Yürütme kurulu kararı ile de ayrıca geçici ortak çalışma komisyonları ile bu komisyonların görev ve sorumluluk alanlarına uygun mesleki bilgi ve beceriye yönelik ihtisas komisyonları ve kentteki çeşitli kesimlerin talepleri doğrultusunda, geçici ve sürekli alt çalışma grupları oluşturulabilir ve ilk genel kurul toplantısında oluşumlar hakkında genel kurul bilgilendirilir.
(2) Çalışma grupları, en az 7 (yedi) kişiden oluşur. Çalışma gruplarına katılım, meclis sekreterliğine yapılan yazılı başvuru ile başlar. Gençlik meclisi çalışma grupları genel kurul üyeleri dışında, kentte yaşayan her kesimden gönüllü bireysel katılımcılara da açıktır.
Kentliler, bilgi formunu doldurup meclis sekreterliğine başvurarak, bireysel katılımcı olabilirler. Çalışma gruplarının süresi yürütme kurulu tarafından belirlenir. Kent konseyi ve gençlik meclisinin amaç ve ilkelerine, bu yönergede belirtilen çalışma usul ve esaslarına uygun olarak, sürekli bir şekilde çalışmalarını yürüten çalışma gruplarının oluşumu devam eder.
(3) Kent konseyi ve gençlik meclisinin amaç ve ilkeleri doğrultusunda çalışmayan, çalışma usul ve esaslarına uygun davranmayan, katılımcı ve paylaşımcı rol almayan, toplantılar yapmayan, üyeleri dağılan geçici veya sürekli çalışma grupları; meclis sekreterinin tespiti ve önerisi üzerine yürütme kurulu kararı ile çalışmalarına son verilmek suretiyle kapatılır. Yürütme kurulu kararı ile kapatılan çalışma grupları hakkında, ilk genel kurul toplantısında genel kurula bilgi verilir.
(4) Çalışma grubunun işlevselliği ve sürekliliği grup üyelerinin katılımı, katkıları ve işbirliği içinde bulunmaları ile mümkün olduğundan; çalışma grubunun toplantılarına yazılı mazereti olmaksızın üst üste 3 (üç) kez veya yılda 5 (beş) kez katılmayan üyelerin durumu, yazman tarafından meclis sekreterine bildirilir ve çalışma grubu üyelikleri yürütme kurulu kararı ile düşürülür. Çalışma grubu üyeliği düşürülen bir üye, bir yıl geçmeden çalışma gruplarına yeniden üye olamaz.
(5) Bu yönerge ile belirlenen asgari toplantı zorunluluğunu yerine getirmeyen veya üye sayısı asgari üye sayısının altına düşen çalışma grubu, kendiliğinden fesih olmuş sayılır.
Meclis çalışma gruplarının görevleri
Madde 36- (1) Gençlik meclisinin, bu yönergenin 5 inci maddesinde belirtilen amaçları doğrultusunda çalışma planları hazırlar, projeler üretir, görüşler oluşturur ve meclis sekreteri aracılığı ile yürütme kuruluna iletir.
(2) Çalışma grupları, oluşturulma amaçlarına ve genel kurul kararlarına uygun olarak çalışmalarını yürütür ve alınan kararları uygulayabilmek için gerekli etkinlikleri düzenler.
(3) Çalışma grupları, çalışma alanları ile ilgili uzman, ihtisas sahibi kişilerle toplantılar düzenleyebilir ve görüşmeler yapabilir; çalışma alanlarına uygun mesleki bilgi ve beceriye yönelik ihtisas komisyonları oluşturabilir ve bu komisyonlarda görevlendirilmek üzere uzman, ihtisas sahibi temsilcileri ilgili kurum ve kuruluşlardan talep edebilir.
18 (4) Çalışma grupları, çalışma planlarını ve etkinlik programlarını bunların gerçekleştirilmesi için gereken süreyi de göz önünde bulundurarak hazırlar ve ihtiyaç duydukları araç, gereç, malzeme ve mekân temini taleplerini, yazılı olarak ilgili yürütme kuruluna iletirler.
(5) Çalışma gruplarının gençlik meclisi adına yapacakları çalışmalar, basın açıklamaları, etkinlikler ve ziyaretler, önce gençlik meclisi yürütme kurulunda ve sonrasında kent konseyi yürütme kurulunda kabul edildikten sonra gerçekleştirilir.
(6) Çalışma grupları, projelerinin işleyişi ve etkinliklerinin gerçekleştirilmesi hususlarında gerekli sorumlulukları alır. Çalışma grupları, yürütme kuruluna karşı sorumludur.
(7) Çalışma gruplarının yaptığı toplantı, proje ve etkinliklerin raporları, çalışma grubu başkanı ve yazmanı tarafından hazırlanır. Hazırlanan raporlar, çalışma grubu başkanı tarafından 3 ayda bir, düzenli olarak yürütme kuruluna sunulur. Çalışma grubu raporları standardın sağlanması açısından kent konseyi tarafından belirlenecek rapor şablonuna göre hazırlanır.
(8) Çalışma grupları yıllık faaliyetlerinin takip edilebilmesi amacıyla Aralık ayı sonunda bir yıllık faaliyet raporunu ve gelecek yıl faaliyet planlarını gösteren yıllık çalışma raporlarını konsey tarafından oluşturulmuş 'yıllık rapor' şablonuna uygun olarak çalışma grubu sözcüsü ve yazmanı aracılığıyla hazırlayarak meclis sekreterliğine iletir.
(9) Çalışma grupları, yıllık bütçelerini faaliyet ve stratejik planına uygun olarak ve gençlik meclisi genel kurul toplantı tarihi ile kent konseyi genel kurul toplantı tarihini de dikkate alarak en geç haziran ayının ilk haftasına kadar hazırlamakla sorumludur. Çalışma grubu, hazırladığı yıllık faaliyet planına uygun bütçesini, izleyen yıl içindeki tahmini gider kalemlerini gösterir bir çizelgeyi yazmanı aracılığıyla meclis sekreterliğine iletir. Söz konusu faaliyet ve bütçe planlamasını grup üyeleri içinden belirleyeceği üyelerle geçici bütçe kurulu oluşturarak yerine getirir.
(10) Her çalışma grubu kurumsal altyapılarını oluşturmak maksadıyla amaç, kapsam ve hedeflerini belirten kuruluş ilkelerini yazılı bir metin halinde hazırlar.
Çalışma grubu toplantıları
Madde 37- (1) Çalışma grubu toplantıları, her ay en az bir kez olmak üzere düzenli olarak yapılır.
(2) Çalışma grubu, ilk toplantısında üyeleri arasından bir başkan ve bir yazman seçer.
(3) Çalışma grubuna, çalışma grubu başkanı başkanlık eder. Başkanın bulunmadığı durumlarda, yazman çalışma grubu toplantısına başkanlık eder.
(4) Çalışma grubu, üye tam sayısının salt çoğunluğu ile toplanır ve katılanların salt çoğunluğu ile karar alır. Oylamalarda işaretle oylama usulünün uygulanması esastır.
(5) Çalışma grubu başkanı, çalışma grubu üye tam sayısına dâhildir. Oyların eşitliği halinde çalışma grubu başkanının kullandığı oy yönünde çoğunluk sağlanmış sayılır. Çalışma grubunda görüşülen konular, salt çoğunluk gözetilerek oyçokluğu veya oybirliği ile kabul veya reddedilir.
(6) Toplantı ve karar yeter sayılarının hesabında kesirli sayılar tam sayıya yükseltilir.
19 (7) Toplantıya son verme yetkisi çalışma grubu başkanına aittir.
(8) Çalışma grubu toplantıları, yazman tarafından tutanağa geçirilir. Çalışma grubunda oluşturulan görüşleri içeren karar tutanakları, her yıl için toplantı tarihi ve numarası bazında, gündemin çalışma grubunda görüşüldüğü sıra itibarı ile karar sayısı verilmek suretiyle düzenlenir ve çalışma grubu üyeleri tarafından imzalanır.
(9) Çalışma grubu toplantısına ait karar tutanaklarının aslı bir dosyada ilgili sekretarya görevlisine teslim edilir.
Çalışma grubu toplantılarının yeri, günü, gündemi ve duyurulması
Madde 38- (1) Çalışma grubu toplantıları, kent konseyi çalışma ofislerinde periyodik olarak yapılır. Toplantının günü ve saati önceden çalışma grubu tarafından, sekretarya ile koordineli olarak belirlenir.
(2) Çalışma gruplarının, görev alanlarına giren konularda özgürce gündem belirlemeleri ve çalışmaları esastır. Bununla birlikte, çalışma grupları İzmir’in öncelikli sorunları üzerinde yoğunlaşarak gündemlerini oluştururlar.
(3) Üyelere bildirim; imza karşılığı gündemin teslimi, faks, kent konseyi web sitesinde yayımlama, elektronik posta gibi ispat edici yöntemlerden biri veya bir kaçı kullanılarak yapılır.
(4) Toplantının önceden belirlenen yer ve zaman dışında yapılmasının zorunlu olduğu durumlarda, toplantı gününden en az üç gün önceden üyelere bildirilmek ve belediye sınırları içerisinde olmak kaydıyla, meclis sekreterinin belirlediği yerde toplantı yapılabilir.
(5) Çalışma grubu toplantılarında, toplantı esnasında da çalışma grubu başkanı ve üyeler görev alanları ile ilgili konulardaki istek ve önerilerinin gündeme alınmasını talep edebilirler. İstek ve öneriler, toplantıya katılanların salt çoğunluğunun kabulü ile gündeme alınır.
Çalışma grubu başkanının görevleri
Madde 39- (1) Çalışma grubu başkanının görevleri şunlardır;
a) Çalışma grubu başkanı, gerçek ve tüzel kişilere karşı çalışma grubunu temsil eder.
b) Çalışma grubu başkanı, seçimli çalışma grubu toplantıları hariç olmak üzere çalışma grubuna başkanlık eder. Çalışma grubu başkanının seçileceği toplantılarda geçici olarak başkanlık görevini, aday olmayan üyeler arasındaki en yaşlı üye yapar.
c) Kent konseyi ve gençlik meclisinin amaç, ilke ve görevleri doğrultusunda; çalışma grubunun, bu yönergenin 36 ncı maddesinin bir ila onuncu fıkralarında belirtilen görevlerinin yerine getirilmesini sağlamak amacıyla gerekli iş ve işlemlerin yapılmasını, kent konseyi organları, gençlik meclisinin organları ve sekretarya ile birlikte koordineli olarak yürütür.
ç) Çalışma grubunun, başka çalışma grupları ile birlikte, İzmir’in geleceğini ve gündelik hayatı ilgilendiren konularda, karşılıklı faaliyet ve projeler gerçekleştirmesine ilişkin iş ve işlemleri yürütür.
d) Çalışma grubunun çalışma ve etkinliklerinin, daha rasyonel ve verimli yürütülmesini sağlamak amacıyla, yürütme kurulunun gözetiminde ve genel sekreterin
20 koordinatörlüğünde, belediyenin ilgili birimleri ile belediye dışındaki kurum ve kuruluşlarla işbirliği yapar.
e) Çalışma grubu karar tutanaklarının ve çalışma raporlarının yazman tarafından oluşturulmasını sağlar.
f) Çalışma grubu toplantılarının gündemlerinin hazırlatılması ve üyelere bildirilmesi ile ilgili iş ve işlemleri yürütür.
g) Çalışma grubunda oluşturulan görüşlerin, yürütme kuruluna gönderilmesi ile ilgili iş ve işlemleri yürütür.
ı) Çalışma grubunun düzenleyeceği etkinlikler için belediye tarafından temin edilmiş malzeme ve materyali korur ve etkinliklerin sona ermesinin ardından, kent konseyi sekretaryasına iade eder.
i) Çalışma grubu başkanı, bu maddede belirtilenler dışında, bu yönergeden kaynaklanan diğer görevleri de yerine getirir.
Çalışma grubu başkanının yetkileri
Madde 40- (1) Çalışma grubu başkanı, çalışma grubuna verilen görevlerin, yönetmelik ve yönerge hükümlerine, çalışma plan ve programlarına uygun olarak yürütülmesi için karar verir, uygular ve gerekli gördüğü tedbirleri alır.
(2) Çalışma grubunun görevleri kapsamında yer alan faaliyetler ile ilgili olarak, ihtiyaç duyduğu konularda yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için yürütme kuruluna önerilerde bulunur.
Çalışma grubu başkanının sorumlulukları
Madde 41- (1) Bu yönergenin 39 uncu maddesinde belirtilen görevlerin yürütülmesi ile yine bu yönergenin 40 ıncı maddesinde belirtilen yetkilerin kullanılması; ayrıca genel kurul tarafından verilecek olan diğer görevlerin yürütülmesi ve yetkilerin kullanılması, çalışma grubu başkanının sorumluluk alanıdır.
(2) Çalışma grubu başkanı, çalışma grubunun yönetiminde tam yetkili ve sorumlu olan kişidir.
(3) Çalışma grubu başkanı, çalışma grubunun sorumluluk alanına giren görev ve faaliyetler ile ilgili iş ve işlemlerinden dolayı, çalışma grubu üyelerine ve yürütme kuruluna karşı sorumludur.
ONBİRİNCİ BÖLÜM
Gençlik Meclisi Sekreteri ve Sekretarya Hizmetleri
Meclis sekreterinin seçimi ve görev süresi
Madde 42: (1) Genel kurul, seçimli genel kurul toplantısında, bu yönergenin 19 uncu maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde belirtilen gizli oylama ve açık tasnif usulünü uygulamak suretiyle, kendi üyeleri arasından meclis sekreterini seçer.
21 (2) Meclis sekreterinin seçimi için yapılan ilk oylamada, oylarda eşitlik halinde oylama bir defa daha tekrarlanır; yine eşitlik olursa divan başkanı kuraya başvurur. Kura çekiminde adı çıkan aday, meclis sekreteri seçilmiş olur.
(3) Meclis sekreterinin görev süresi, meclis başkanının ve yürütme kurulunun görev süresiyle paralel olmak üzere ilk dönem için iki yıl, ikinci dönem için üç yıldır. İki yılın hesabında meclis sekreteri seçildiği ay esas alınır ve ikinci yılın sonunda aynı ayda ikinci dönem meclis sekreteri seçimi yapılır.
(4) Meclis sekreterliğinde boşalma olması durumunda, yapılacak ilk toplantının ilk birleşiminde, kalan süreyi tamamlamak üzere yenisi seçilir.
Meclis sekreterinin görevleri
Madde 43- (1) Meclis sekreterinin görevleri şunlardır;
a) Gençlik meclisinin amaç, ilke ve görevleri doğrultusunda; genel kurulun ve yürütme kurulunun, bu yönergenin 12 nci maddesinin birinci fıkrası ile 28 inci maddesinin bir ila onüçüncü fıkralarında belirtilen görevlerinin yerine getirilmesini koordine eder.
b) Başka kent konseylerinin gençlik meclisleri ile İzmir’in geleceğini ve gündelik hayatı ilgilendiren konularda, ekonomik ve sosyal ilişkileri geliştirmek amacıyla kültür, sanat, spor, bilim gibi alanlarda karşılıklı faaliyet ve projeler gerçekleştirilmesine ilişkin iş ve işlemleri meclis başkanı ve kent konseyi genel sekreterinin bilgisi dâhilinde koordine eder.
c) Meclis çalışmalarının daha etkin ve verimli yürütülmesini sağlamak amacıyla, gençlik meclisi organlarının arasında iletişim ve koordinasyonu sağlar.
ç) Kent konseyi bütçesinden gençlik meclisi için yapılan harcamalara ilişkin bütçe ve çalışma raporlarının görevliler tarafından oluşturulmasını sağlar.
d) Genel kurulda oluşturulan görüşlerin, bu yönerge esaslarına göre kamuoyuna duyurulması ile ilgili iş ve işlemlerin, sekretarya hizmeti veren görevliler tarafından yapılmasını sağlar.
e) Gençlik meclisi organlarının olağan ve olağanüstü toplantı hazırlıklarının ve toplantılarının, yönetmelik ve bu yönerge hükümlerine uygun olarak yapılabilmesi için gençlik meclisi başkanı ve kent konseyi genel sekreterinin desteğiyle gerekli koordinasyonu sağlar.
f) Gençlik meclisi organlarının olağan ve olağanüstü toplantılarının gündemlerinin hazırlanması, üyelere bildirilmesi ve kamuoyuna duyurulması ile ilgili iş ve işlemlerin, sekretarya hizmeti veren görevliler tarafından yapılmasını sağlar.
g) Düzenli olarak yürütme kurulu toplantılarına katılır ve yürütme kuruluna önerilerde bulunarak görüş bildirir.
h) Gençlik meclisinin ihtiyaç duyduğu araç, gereç, hizmet, malzeme ve mekân temini taleplerinin ve varsa buna ilişkin rapor, tutanak vb. belgelerin değerlendirilmek üzere kent konseyi yürütme kuruluna iletilmesini sağlar.
ı) Meclis sekreteri, ilgili kanunlar, yönetmelik ve bu yönergeden kaynaklanan diğer görevleri yerine getirir.
