A. İlk Hafta (7 gün) İçinde Yapılacak İşlemler 1. İl/ilçe seçim kurulundan “mazbata” alınır.
2. Önceki Başkan ile devir teslim töreni yapılır ve göreve başlanır.
3. Göreve başladığı, ilgili “mülki amirliğe”, bir resmi yazı ile bildirilir.
4. İl/ilçe seçim kurulundan, belediye meclisinin “asil” ve “yedek” üyelerinin listesi, bir resmi yazı ile talep edilerek teslim alınır.
5. Belediye meclisinin, seçim sonuçlarının ilânını takip eden beşinci günde toplanması sağlanır.
6. Meclis başkanlık divanı, encümen, denetim komisyonu ve meclis ihtisas komisyonlarına üye seçimi yapılır.
7. Belediye Başkanı ve varsa belediye meclisi üyesi olan başkan yardımcılarının aylık ödenekleri ve meclis üyelerinin huzur hakkı kararı belediye meclisince alınır.
8. Meclis kararları mülki amire gönderilir.
9. Büyükşehirlerdeki ilçe belediyelerinde, imar ve bütçeye ilişkin meclis kararları Büyükşehir belediye meclisine, diğer kararlar Büyükşehir belediye başkanına gönderilir.
10. Meclis içinden atanacak başkan yardımcılarının atama işlemi yapılabilir.
11. Memur niteliğindeki başkan yardımcılarının atama işlemi yapılabilir.
12. Belediye encümeninin memur üyelerinin görevlendirmesi yapılır.
13. Başkanın encümen toplantılarına katılamadığı durumlarda, vekaletin kimde olacağı belirlenir.
14. Encümen toplantıya çağırılarak haftalık toplantı gün ve saati karara bağlanır.
15. Başkan için emeklilik bildiriminde bulunulur.
16. Başkanın ad-soyad kaşesi yaptırılarak Özel Kalem Müdürlüğü’ne veya uygun görülen birime emanet edilir.
17. Atama yetkileri genelgesi hazırlanır.
18. İhale yetkileri genelgesi hazırlanır.
19. Belediye avukatlarına vekâletname verilir.
20. Mal beyanları verilmelidir. (Belediye Başkan ve Meclis üyelerinin)
21. Noterden imza sirküleri çıkarılır ve mülki amirlik, emniyet pasaport şubesi, Büyükşehir belediyesi, belediye hesaplarının bulunduğu bankalar ve gerekli olan diğer kurum ve kuruluşlara gönderilir.
Göreve Yeni Başlayan Belediye Başkanının Yapması Gereken
Resmi İşlemler
B. İlk Ay (Otuz Gün) İçinde Yapılacak İşlemler
1. Belediyenin norm kadro cetveli incelenir, kadro durumu ve insan kaynakları ihtiyacı tespit edilir.
2. İhtiyaç duyulan mevkilere gerekli atamalar yapılır.
3. İmza yetkileri yönergesi hazırlanır.
4. Belediyenin mali durumu, bütçe yapısı ve bütçe performansı hakkında ayrıntılı bilgi alınır.
5. Beldenin/şehrin ihtiyaçları ve belediyenin yatırımları ve yatırım programı hakkında ayrıntılı bilgi alınır.
6. Belediye mülkleri ve nasıl değerlendirildikleri hakkında ayrıntılı bilgi alınır.
7. Belediye iştiraklerinin genel kurulları yapılarak yönetim kurullarına ve idari kademelerine gerekli atamalar gerçekleştirilir.
C. Yapılacak Diğer İşlemler
1. Bir önceki yılın “faaliyet raporu” Nisan Ayı toplantısında belediye meclisinin onayına sunulur 2. Faaliyet raporunun bir örneği İçişleri Bakanlığı’na gönderilir, ayrıca kamuoyuna açıklanır.
3. Bir önceki yılın “kesin hesabı” belediye encümenine Nisan Ayı içinde sunularak encümen görüşü alınır.
4. Kesin hesap, belediye meclisinin mayıs ayı toplantısında meclisin onayına sunulur.
5. Yatırım programı incelenerek gerekli değişiklikler yapılır 6. Belediye bütçesi incelenerek gerekli değişiklikler yapılır.
7. Stratejik plan incelenerek gerekli değişiklikler yapılır.(5 Yıllık stratejik plan) 8. Bir sonraki yılın performans programı, stratejik plana uygun olarak hazırlanır.
9. Belediyenin son “teftiş raporları” incelenir ve gereğinin ne ölçüde yapıldığı kontrol edilir.
10. Kent Konseyi’nin toplanması sağlanır.
KISA DÖNEMDE YAPILMASI GEREKEN İŞLER
Bu bölümde belediye başkanlarımızın göreve geldiği ilk günden itibaren yapmaları gereken öncelikli işler açıklanmaktadır. Bu işlerin bir kısmı mevzuat gereği bir kısmı da belediye hizmetlerinin etkin olarak sürdürülmesi için gerekli görülmektedir.
BELEDİYE MECLİSİ
Belediye Meclisi’nin toplanması ve Başkanlık divanının seçilmesi
Belediye Meclisi seçim sonuçlarının ilânını takip eden beşinci gün belediye başkanının başkanlığında kendiliğinden toplanır. Birinci ve ikinci başkan vekillerini, en az iki kâtip üyeyi seçer. Başkanlık divanı seçimi 3 gün içinde tamamlanır.
Belediye Encümen üyelerinin seçilmesi
İl belediyelerinde ve nüfusu 100.000’in üzerindeki belediyelerde, belediye meclisinin her yıl kendi üyeleri
arasından bir yıl için gizli oyla seçeceği üç üye, diğer belediyelerde, belediye meclisinin her yıl kendi üyeleri arasından bir yıl için gizli oyla seçeceği iki üye seçer.
Büyükşehirlerde ise belediye meclisinin her yılın ilk olağan toplantısında kendi üyeleri arasından bir yıl için gizli oyla seçeceği beş üye seçer.
İhtisas komisyonlarının seçilmesi
Belediye meclisi, üyeleri arasından en az üç en fazla beş kişiden oluşan ihtisas komisyonları kurabilir. İl ve ilçe belediyeleri ile nüfusu 10.000’in üzerindeki belediyelerde plân ve bütçe ile imar komisyonlarının kurulması zorunludur.
Büyükşehirlerde ise İmar ve bayındırlık komisyonu, çevre ve sağlık komisyonu, plân ve bütçe komisyonu, eğitim, kültür, gençlik ve spor komisyonu ile ulaşım komisyonunun kurulması zorunludur.
Belediye Başkan Yardımcılıkları ve Ödeneklerinin Tespiti
Norm kadrosunda belediye başkan yardımcısı bulunan belediyelerde belediye başkanı, zorunlu gördüğü takdirde, nüfusu 50.000’e kadar olan belediyelerde bir, nüfusu 50.001-200.000 arasında olan belediyelerde iki, nüfusu 200.001-500.000 arasında olan belediyelerde üç, nüfusu 500.000 ve fazla olan belediyelerde dört belediye meclis üyesini belediye başkan yardımcısı olarak görevlendirebilir.”
Faaliyet raporunun görüşülmesi
Faaliyet raporu nisan ayı toplantısında belediye başkanı tarafından meclise sunulur. Raporun bir örneği İçişleri Bakanlığına gönderilir ve kamuoyuna da açıklanır.
Belediye Başkanı’nın mal beyanını vermesi
Seçimle gelinen görevlerde seçimin kesinleşmesi tarihini izleyen iki ay içinde mal beyanı İçişleri Bakanlığı’na verilmesi zorunludur.
Belediye Meclis üyelerinin mal beyanlarının alınması
Belediye Meclis üyelerinin mal bildirimleri Belediye Başkanı tarafından 2 ay içerisinde alınır.
BELEDİYE ENCÜMENİ
Belediye Encümeninde Mali Hizmetler Müdürü dışında görev yapacak olan müdürlerin belirlenmesi İl belediyelerinde ve nüfusu 100.000’in üzerindeki belediyelerde, belediye meclisinin her yıl kendi üyeleri arasından bir yıl için gizli oyla seçeceği üç üye, malî hizmetler birim amiri ve belediye başkanının birim amirleri arasından bir yıl için seçeceği iki üye olmak üzere yedi kişiden, diğer belediyelerde, belediye meclisinin her yıl kendi üyeleri arasından bir yıl için gizli oyla seçeceği iki üye, malî hizmetler birim amiri ve belediye başkanının birim amirleri arasından bir yıl için seçeceği bir üye olmak üzere beş kişiden oluşur.
Büyükşehir Belediyelerinde ise Belediye Encümeni Genel sekreter, biri malî hizmetler birim amiri olmak üzere belediye başkanının her yıl birim amirleri arasından seçeceği beş üyeden oluşur.
Encümen Başkan Vekilinin Belirlenmesi:
Belediye başkanının katılamadığı toplantılarda, belediye başkanının görevlendireceği başkan yardımcısı veya encümen üyesi, encümene başkanlık eder.”
Encümen Toplantısı:
Belediye encümeni, haftada birden az olmamak üzere önceden belirlenen gün ve saatte toplanır. Belediye başkanı acil durumlarda encümeni toplantıya çağırabilir.
Kesin Hesap Bütçesinin Encümene Sunulması
Her yıl bütçesinin kesin hesabı, belediye başkanı tarafından hesap döneminin bitiminden sonra nisan ayı içinde encümene sunulur.
İHALELER
Belediyenin gerçekleştirilmiş ancak onaylanmamış, ilan edilmiş ancak gerçekleştirilmemiş veya dosya hazırlıkları yapılmış ve ilana gönderilecek ihaleler bulunabilir. Bunun dışında hazırlıkları bulunmayan ama kısa vadede ihale edilmesi gereken işler de bulunabilir. ( Bu tür işlerde ön izin verme yetkisi belediye başkanına aittir.)
Göreve geldiğiniz ilk günlerde birimlerden mal ve hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerine ilişkin aşağıdaki maddelerle zikredilen hususlar hakkında bilgi almanız önerilir.
a. İhalesi gerçekleştirilmiş ve onay bekleyen ihaleler, b. İlan edilmiş ancak gerçekleştirilmemiş ihaleler, c. İlan hazırlıkları yapılan ihaleler,
d. İhale hazırlıkları yapılması gereken işler,
DİĞER İŞLER
Belediye Başkanı’nın imza örnekleri bankalara ve Tapu Kadastro Müdürlüğüne gönderilmesi:
Belediyenin Banka ve Tapu Kadastro Müdürlüklerindeki işlemlerinin yapılabilmesi için Belediye Başkanı’nın imza örnekleri bankalara ve Tapu Kadastro Müdürlüğüne gönderilir.
Yetki Devri:
Belediye başkanı, görev ve yetkilerinden bir kısmını uygun gördüğü takdirde, yöneticilik sıfatı bulunan belediye görevlilerine devredebilir Görevi devraldığınız tarihten itibaren belediyenizde yetki devri ile yetkilendirilmiş kimse bulunmayacaktır. Oysa birçok iş ve işlem için yetki devri zaruridir.
Yetki devri ile ilgili olarak kurumda sizden önce yapılmış yetki devirlerini isteyiniz. Bunları inceleyiniz, inceletiniz ve en kısa sürede yetki devrilerini gerçekleştiriniz.
Evlendirme Memuruna yetki devrini ise hemen yapabilirsiniz.
Acil hizmetlerin ( itfaiye, zabıta, evlendirme, cenaze hizmetleri, içme suyu, ulaşım, sağlık hizmetleri, temizlik hizmetleri vb.) aksatılmadan yürütülmesini temin etmelisiniz.
Spor Kulüp Başkanlığından İstifa:
Belediye başkanı, “profesyonel spor kulüplerinin başkanlığını yapamaz ve yönetiminde bulunamaz.” Eğer profesyonel spor kulüplerinden birinde başkan iseniz hemen istifa ediniz.
Taşınır ve Taşınmaz Mallar ile Demirbaşlar:
Belediyenin elinde bulunan tüm taşınır ve taşınmaz mallar ile demirbaşların tespitini yaptırınız. Kayıtlarla karşılaştırılmasını sağlayınız. Ayrıca belediyenin kiraladığı ve kiraya verdiği yerlerle ilgili de bilgi alınız. Eğer eksiklikler var ise gerekli hukuki girişimleri başlatınız.
Faaliyetler Hakkında Bilgi:
Tüm birim amirlerine bir yazı ile yaptıkları ve yapacakları faaliyetlerle ilgili rapor hazırlaması talimatı veriniz.
Bu raporları yetkin kişilerle birlikte inceleyiniz. Böylece belediyede neler yapıldığı, neleri yapmak için hazırlıkların sürdüğünü, sorunların neler olduğunu öğrenebilirsiniz.
Ödemeler
Göreve gelir gelmez kurum içinde personel maaşları dışındaki tüm ödemeleri ikinci bir emre kadar durdurunuz.
Mali Hizmetler Birim Amirinden borç listesi isteyiniz. Bu borç listesine göre öncelikleri belirleyiniz. Belli ödemelerin doğrudan birim amirince yapılmasını ama belli miktarın üzerindeki ödemelerin ise sizin onayınızdan sonra yapılmasını sağlayınız. Ancak bu durum kısa vadede söz konusu olmalıdır. İlerleyen günlerde belirlenen ilkeler doğrultusunda ödemelerin yapılmasına izin veriniz.
Personel
Belediyeye, iştirak ve şirketlerine son dönemde alınan personelin listesini isteyiniz. Son dönemlerde işe alınmış kişiler varsa bunların ne zaman, hangi iş için alındığını inceleyiniz ve iş akitlerinin sürdürülüp sürdürülmeyeceğine karar veriniz.
Bütçe-Stratejik Plan Hazırlıkları
Stratejik plan ve performans programının hazırlanması için görevlendirme yapılmalıdır. Haziran ayında da gider bütçelerini hazırlamak üzere birimlere çağrı yapılmalıdır.
Teftiş Raporları
İçişleri Bakanlığı Mülkiye Müfettişleri veya Kontrolörlerince son dönemlerde yapılmış denetimler var mı?
Sayıştay tarafından zimmet çıkarılmış konular var mı? Varsa bunların raporlarını yetkin kişilere inceletiniz. Gerekli görülmesi durumunda hukuki işlem başlatınız.
İç Denetim
Belediyenizdeki iç denetçilerden denetim yapmasını isteyiniz ve raporlarını yetkin kişilerle beraber inceleyiniz.
Gerekli görülmesi durumunda hukuki işlem başlatınız.
