ve Elektronik belge yönetim sistemi

Amaç

İl Sağlık Müdürlüğü

Kurum ve Kuruluşların Standart

Dosya Planı kodlarının yazışmalarda

ve Elektronik belge yönetim sistemi

(EBYS) de etkin ve doğru bir şekilde

kullanılmasını sağlamaktır.

İl Sağlık Müdürlüğü

• Bilindiği üzere, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile bu kanuna göre çıkartılmış ikincil mevzuat düzenlemeleri doğrultusunda hazırlanan 2021-2022 Kamu Kontrol İç Standartları Eylem Planı gereği Strateji Geliştirme Başkanlığınca 24.12.2020 tarihli ve 601 Sayılı Makam Olur'u ile

• Müdürlüğümüz taşra teşkilatlarında Standart Dosya Planı kodlarının yazışmalarda etkin ve doğru bir şekilde kullanılmasını sağlamak amacıyla uzaktan ve yüz yüze eğitimin yapılması planlanmıştır.

Eğitimin Amacı

İl Sağlık Müdürlüğü

• 1. Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin Sayısı :

• 11 Yayımlandığı Resmî Gazetenin Tarihi - Sayısı : 16/7/2018 - 30480

• 2. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

• R.G. 18 Ekim 2019 Tarihli ve 30922 Sayı

• 3. Resmi Yazışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik

• R.G. 10 Haziran 2020 Tarih ve 31151 Sayı

• 4. Arşivlerde Gerçekleştirilecek Dijitalleştirme Faaliyetlerine Yönelik Usul ve Esaslar2020 Devlet Arşivleri Başkanlığı

• 5. EBYS konulu Genelge

• 2008/16 (TS13298)

Mevzuat

Trabzon İl Sağlık Müdürlüğü

Kamu kurum ve kuruluşlarınca elektronik ortamda veya fiziki evrak düzeninde oluşturulan 'belgelerin dosyalanmasında genel bir yöntem belirlenebilmesi, ihtiyaç halinde bu belgelere kolay ve hızlı bir şekilde erişim imkanı sağlamalı amacıyla Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün koordinasyonunda "Standart Dosya Planı" çalışmaları başlatılmış ve kamu kurum ve kuruluşlarınım kendi "Ana Hizmet Birimlerine İlişkin Dosya Planı"

hazırlamaları 11-06-2002 tarih, ve B. 02.0.PPG.Û. 1 2-32O-ESRO sayılı yazı ile talimatlandırılmıştır.

Ayrıca: tüm kamu kurum ve kuruluşları tarafından ortaklaşa kullanılacak olan, kuramların yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerine ait dosya planlarının da Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanması öngörülmüş ve bu çalışma sonuçlandırılarak Genelge ekinde bulunan "Ortak Alanlara Ait Dosya Planı hazırlanmıştır.

Söz konusu talimat doğrultusunda Ana Hizmet Birimlerine İlişkin Dosya Planı 'nı hazırlayan kamu kurum ve kuruluşları bu dosya planlarına "Ortak Alanlara Ait Dosya Planına eklemek suretiyle dosya planlarını oluşturmuş olacaklar ve Genelgenin yayımı tarihinden itibaren uygulamaya başlayacaklardır.

Ana hizmet birimlerine ilişkin dosya planlarını henüz hazırlamamış bulunan kurum ve kuruluşlar ise bu yükümlülüklerini en kısa sürede yerine getirecekler, ancak ortak alanlarda belirtilen faaliyetler için ortak alanlara ait dosya planını uygulamaya başlayacaklardır.

Belediyeler ve özel idarelerin ana faaliyetlerine yönelik dosya planları İçişleri Bakanlığınca üniversitelerin ana faaliyetlerine yönelik dosya planları ise Yüksek Öğretim Kurulu Başkanlığınca en kısa sürede hazırlanarak Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderilecek, mezkur Genel Müdürlükçe onaylanmasını müteakip ortak alanlarla birlikte tüm belediye, özel idare ve üniversitelerde kullanılmaya başlanacaktır.

Bilgilerini ve gereğini rica ederim.

Recep Tayyip ERDOĞAN Başbakan

GENELGE 2005/7 Başbakanlıktan:

Konu : Standart Dosya Planı

İl Sağlık

Müdürlüğü

Kurumlarda Bilgi- Belge Akışı

İl Sağlık Müdürlüğü

Dosya;

Dosya Planı;

Dosya Kodu;

Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur.

Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir.

Yazının konusunu, hangi dosyayı ilgilendirdiğini ve nerede dosyalanacağını ifade eder.

İl Sağlık Müdürlüğü

Arşivlerde ‘’tasnif, ayıklama, imha,

saklama’’ gibi süreçlerin hızlı ve

kolay yapılması

Kurumsal haberleşme ve

otomasyonlara altyapı

sağlama Geriye dönük belge

aramalarında konunun esas

olması

Kurumlarda dosyalama

usulünde standartlaşma

Aranılan bilgi ve belgeye kolay ve

süratli ulaşılır.

Standart Dosya Planının Amaçları

İl Sağlık

Müdürlüğü

Standart Dosya Planının Yapısı

Planda, ana hizmet birimi veya faaliyeti adı altında ana konular; ana konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular birbirleri ile olan ilgileri dikkate alınarak, hiyerarşik bir bütünlük içerisinde bir araya getirilmiş ve numaralandırılmıştır.

Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinde de

bu yapı korunmuş, ancak konular birim adı yerine faaliyetin

adı altında sıralanmıştır.

İl Sağlık

Müdürlüğü

Standart Dosya Planı Kuralları

Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), aynı konulu dosyaların birbirinden ayrılması ve farklı konulardaki belgelerin bir arada tutulmasını sağlamak amacıyla köşeli parantez "[ ]" içinde kullanılabilecektir

Köşeli parantez, kuruma özel kodlamaların belirlendiği bir alanı ifade etmektedir.

Köşeli parantez içerisinde birden fazla tanımlama ve kodlamanın yapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod “ ; ” (noktalı virgül) işareti ile birbirinden ayrılacaktır.

İl Sağlık Müdürlüğü

SDP Klasör Sırtılığı alanına Saklama Süresi eklenmiş ve anlamları aşağıda verilmiştir.

Açıklama: (1) Saklama Kodlarının Açılımı A : Devlet Arşivlerine Gönderilir A1 : Örnek Yıllar Gönderilir A2 : Örnek Seçilenler Gönderilir

A3 : Özellikli Olanlar DAGM'ne Gönderilir B : Kurumunda Saklanır

C : Ayıklama İmha Komisyonunca Değerlendirilir D : Devlet Arşivlerine Gönderilmez

Açıklama: (2)

Planda geçen saklama süreleri, dosyanın kapandığı tarihten itibaren saklanması öngörülen süreyi (yıl) ifade eder.

Açıklama: (3) 100-599 sayısal aralığında tanımlanmamış faaliyetler için "ortak alanlar"daki dosya kodları dikkate alınacaktır.

Açıklama: (4)

Dosya Planının 2. ve 3. alt bölünmelerinde ihtiyaç halinde "99 Diğer" adıyla dosya açılabilecektir.

Trabzon İl Sağlık Müdürlüğü

Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu Saklama Süresi Saklama Kodu

GENEL İŞLER

000 Genel

010 Mevzuat İşleri

020 Olurlar, Onaylar

030 Anlaşma, Sözleşme ve Protokoller

040 Faaliyet Raporları

041 Brifingler ve Bilgi Notları

042 İstatistikler

044 Anketler

045 Görüşler

050 Kurullar ve Toplantılar

051 Bilimsel ve Kültürel Toplantılar

060 Kalite Yönetim Sistemi Kurumların her

biriminde olan ve her birim tarafından

kullanılabilen dosya

kodlarıdır.

İl Sağlık Müdürlüğü

Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu Saklama Süresi Saklama KoduGENEL İŞLER

İl Sağlık

Müdürlüğü ^A

na Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu Saklama Süres Saklama KoduTOPLUM SAĞLIĞINA YÖNELİK ÇEVRE SAĞLIĞI

3. Alt Konu TOPLUM SAĞLIĞINA YÖNELİK ÇEVRE SAĞLIĞI

İl Sağlık

Müdürlüğü ^A

na Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu Saklama Süres Saklama Kodu

İl Sağlık Müdürlüğü

SDP bütün kamu kurum ve kuruluşlarında aynı konuyu ifade edeceğinden, aranılan bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilecektir. Kurum ve kuruluşlar arasında düzenli, süratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve haberleşme sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlayacaktır.

SDP‘nin Sağlayacağı Faydalar

1 - Birimlerde, kurum içinde ve diğer kamu kurumları ile birliktelik sağlanır.

2- Belgeler ilk oluşumu aşamasında tanımlanır ve sınıflandırılır.

3- Doküman ve belge yönetimi kolaylaşır.

4- Belgelerin saklama süreleri tespit edilir.

5- Arşiv ve imha işlemleri kolaylaşır.

İl Sağlık

Müdürlüğü

Dosya Planı, Saklama Kodu ve Saklama Süresi

SDP; ile arşiv malzemesinin tespit ve değerlendirme çalışmaları yapılırken saklama sürelerinin idari,

mali, hukuki ve tarihsel açıdan değerlendirilmesi gerekmektedir.

Saklama ve İmha Süreçleri; EBYS'de belgeleri arşive kaldırdığımız süreden sonra başlar.

Saklama Kodu; Standart dosya planı çerçevesinde oluşacak dosyaların saklanma sürelerinin

belirtileceği kodlardır.

İl Sağlık

Müdürlüğü

Belgelere Dosya Kodu Verilmesi

1- Dosya kodu, kurumsal dosya planına göre dosya planı kurallarına uygun olarak belirlenir.

2- Belge, birden çok konu ihtiva etmesi

durumunda yazının dosya kodu olarak ağırlıklı

olan konuya ait dosya kodu tercih edilir.

İl Sağlık

Müdürlüğü

Haberleşme ve Yazışma Kodu

Sayı : _E

14636556 - 805.02.02 - 650 - 03/01/2016

1

Birimin Yazışma / Haberleşme Kodu (DETSİS Kodu - KKK Kodu)

2

Standart Dosya Planı

3

Evrak Numarası (sayı) ve Tarih

E - 14636556 Elektronik Ortamda Hazırlanan Evrak

Z - 14636556 Zorunlu Hallerde Hazırlanan Evrak

O – 14636556 Olağanüstü Hallerde Hazırlanan Evrak

Trabzon İl Sağlık Müdürlüğü

Kullanılması Zorunlu Görülen Kodlar Yazıya Nasıl Yansıtılacaktır?

• Sayı bölümünde dosya numarasının, haberleşme kodunun hemen ardından (-) işareti ile kullanılması gerektiği ifade edilmiştir.

• Seri numarası taşıyan veya dosyalanmasında özel kodlar (örneğin personeli ilgilendiren bir yazı ise) önem taşıyan yazışmalarda, dosya numarasının hemen ardından “köşeli parantez” içerisinde özel numaralar dosya numarasına ilave edilebilmektedir.

İdari Birim Kodu Dosya Kodu Özel kod Evrak Kayıt No

İl Sağlık

Müdürlüğü

Özel Durumlar İçin " Köşeli Parantezin [ ]'' Anlamı

- 622.01/61: Talep ve Şikayetler (Trabzon)

- 724.01.03/DE: Ülkelerle İşbirliği (Almanya)

- 641.04[2004/13]: 2004/13 no 'lu idari dava dosyası

- 903.07.02[C-46]: C-46 Sicil Numaralı Ceyhun MAZLUM’un Yurt içi

Görevlendirmesi

- 040.05 [01-40 İlleri Arası]: Yıllık Faaliyet Raporları

- 903.05.01 [MM39433]: Yıllık izin

İl Sağlık Müdürlüğü

Dosyalama

İl Sağlık Müdürlüğü

Kurum ve kuruluşlarda teşekkül eden her türlü belgenin kaydedilmesi , işleme alınması ve işi bitince gerektiğinde tekrar başvurmak üzere belli bir düzen

içinde saklanması işlemidir.

İl Sağlık

Müdürlüğü

Farklı Birimler Aynı Konudaki Yazışmaları

(Beş Ayrı Birim Aynı Konuda Yazışma Yapmıştır)

BİRİMİ A

BİRİMİ D

BİRİMİ C

BİRİMİ E

BİRİMİ B

010.06.01

A Biriminin Farklı Konulardaki Yazışmaları

A BİRİMİ 903.07.01-Kurum içi yazışma

622.02- Görüş ve Teklifler

774.01.01-Eğitim İşleri

805.02.01-Devir Teslim İşleri 045.01-Hukuki İşler

İl Sağlık Müdürlüğü

A Birimi 5 Ayrı Konuda Yazışma Yapmıştır.

(Bunlardan Birisi Kurumsal Alan Diğeri Ortak Alan)

2 ³

2021/1 2021/2 Birimin

İlgili Konusu

2021/3 61

Aynı konu numarasını taşıyan yoğun yazışmalar için kodlar dikkate alınarak farklı klasörlere konulur. (Bu tür klasörlere çoklu klasör denir)

Birimin İlgili Konusu

Birimin İlgili Konusu

61 61

İl Sağlık Müdürlüğü

61.01 İlgili Konu Adı 61.03 İlgili Konu Adı 61.05 İlgili Konu Adı 61.07 İlgili Konu Adı

Alt Konulara Ait Kayıtların Genel Konu Altında Tek Dosyada (Klasör) Toplanması

İlgili Konu

Adı

61

İlgili Konu

Adı İlgili

Konu Adı

61

61 61

Trabzon İl Sağlık Müdürlüğü

(Yıl İçerisinde Az Üretilen Belgeler İçin)

T.C TRABZON İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

14636556

İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

61

ARŞİV

2021

İl Sağlık Müdürlüğü

30-A

Dosya Sırtlıkları

Nasıl Olmalı

Nelere Dikkat Edilmelidir ?

İl Sağlık

Müdürlüğü

Hatalı Dosyalama

TRABZON İL SAĞLIK

MÜDÜRLÜĞÜ

80175490

ORGAN NAKLİ BİRİMİ

201.01

KARACİĞER NAKLİ

2010

TRABZON İL SAĞLIK

MÜDÜRLÜĞÜ

80175490

ORGAN NAKLİ BİRİMİ

201

ORGAN NAKLİ

2010

DOĞRU YANLIŞ

B-A

B-A

Trabzon İl Sağlık Müdürlüğü

TRABZON İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

14636556

---

000

GENEL KONULAR

2021

TRABZON İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

14636556

---

804

GELEN EVRAK

2021

TRABZON İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

14636556

---

804

GİDEN EVRAK

2021

TRABZON İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

14636556

---

000

MUHTELİF YAZIŞMALAR

2021

B-A B-A B-A B-A

Hatalı Dosyalama

İl Sağlık

Müdürlüğü

Dosyalama İle İlgili Öneriler

Alt konulardaki yazışmalar az ise bu

yazışmaların hepsi ana konu adıyla tek klasörde toplanabilir.

Tek bir konudaki yazışmalar çok ise bu yazışmaların hepsi ana konu adıyla ve tarih sırali şekilde 1/5, 2/5, 3/5, 4/5, 5/5 şeklinde birden çok klasörde toplanabilir.

TRABZON İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

80325379

SAĞLIK BİLGİ SİSTEMLERİ BİRMİ

700

Bilgi Sistemleri

2021

B-A

Personel Özlük Evrakları Kişi ismiyle beraber tek dosyada toplanabilir

Trabzon İl Sağlık

Müdürlüğü

Dosyalama İle İlgili Öneriler

T.C.

TRABZON VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü

Sayı: 12332323- 903.03 ^20.03.2021 Konu: Personel Terfi İşi

---

--- --- --- --- ---

--- ---

--- ---

T.C.

TRABZON VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü

Sayı: 12332323- 903.03 ^20.03.2021 Konu: Sicil İşleri

---

--- --- --- --- ---

--- ---

--- ---

T.C.

TRABZON VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü

Sayı: 12332323- 903.03 ^20.03.2021 Konu: Personel Atama İşleri

---

--- --- --- --- ---

--- ---

TRABZON İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

80175490

Özlük İşleri Birimi

903-929

Ceyhun MAZLUM

2021 MM39433

İl Sağlık Müdürlüğü

T.C.

TRABZON VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü

Sayı : 123323- 201.01

Konu: Karaciğer Nakli ^20.03.2021

KARADENİZ TEKNİK ÜNİVERSİTESİNE

100

TOPLUM SAĞLIĞINA YÖNELİK ÇEVRE SAĞLIĞI (Genel)

130 BULAŞICI VE SALGIN HASTALIKLAR (Genel)

150 BULAŞICI OLMAYAN HASTALIKLAR VE KRONİK DURUMLAR (Genel)

180 AĞIZ VE DİŞ SAĞLIĞI (Genel)

200 ORGAN, DOKU VE KÖK HÜCRE NAKLİ (Genel)

201 Organ Nakli B A

01 Karaciğer Nakli 02 Böbrek Nakli 03 Kalp Nakli 04 Akciğer Nakli 05 Pankreas Nakli 06 İnce Barsak Nakli 07 Organ Ticareti

99 Diğer

202 Doku Nakli B A

203 Kök Hücre Nakli B A

209 Organ, Doku ve Kök Hücre Nakli İle İgili Diğer İşler B A

Standart Dosya Planı Kullanımı

İl Sağlık Müdürlüğü

T.C.

TRABZON VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü

Sayı : 123323- 234.01.01

Konu: Yenidoğan Bakımı ^20.03.2021

KARADENİZ TEKNİK ÜNİVERSİTESİNE

Hatalı Standart Dosya Planı Kullanımı

T.C.

TRABZON VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü

Sayı : 123323- 234

Konu: Bebek Sağlığı ^20.03.2021

KARADENİZ TEKNİK ÜNİVERSİTESİNE

230 ANA - ÇOCUK SAĞLIĞI VE AİLE PLANLAMASI (Genel)

231 Kadın Sağlığı ve Aile Planlaması 30 A

232 Üreme Sağlığı 30 A

233 Evlilik ve Gebelik Öncesi Danışmanlık 30 A 234 Bebek, Çocuk ve Ergen Sağlığı 30 A

01 Bebek Sağlığı 01 Yenidoğan Bakımı 02 Neonatal Tarama 03 İşitme Taraması 99 Diğer

02 Çocuk Sağlığı 03 Ergen Sağlığı

99 Diğer

235 Beslenme 30 A

236 Bebek Ölümleri 30 A

237 Çocuk Enfeksiyonlerı 30 A

238 Bebek ve Çocuk İzlemeleri 30 A

239 Eğitim Materyali Geliştirme 30 A

240 Araştırma ve Uygulama Hizmetleri

259 Ana-Çocuk Sağlığı ve Aile Planlaması İle

İlgili Diğer İşler 30 C

İl Sağlık

Müdürlüğü

Hatalı Standart Dosya Planı Kullanımı

Hukuk ve Muhakemat Birimi

640 Hukuk İşleri (Genel) 641 Dava Dosyaları 645 Tebligatlar

646 Vekaletnameler, Azilnameler 650 Bilirkişi ve Ekspertiz

651 Uzlaşma/Sulh İşlemleri 659 Hukukla İlgili Diğer İşler

Birimde yazışma yapan personelin her türden yazışmanın sadece o birime ait olduğu düşünülen kodları kullanması hatalı bir uygulamadır.

İl Sağlık Müdürlüğü

TRABZON İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

41003995

BULAŞICI HASTALIKLAR

BİRİMİ

135.05

ZÜHREVİ HASTALIKLAR

2021

B-A

TRABZON İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

34439170

AİLE HEKİMLİĞİ

BİRİMİ

920

PERFORMANS DEĞERLENDİME

2021

TRABZON İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

82545235

ÇEVRE SAĞLIĞI

BİRİMİ

360.01

İÇME VE KULLANMA

SULARI

2021

TRABZON İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

78088294

SATIN ALMA BİRİMİ

934.01.02

İHALE ONAY BELGESİ

2021

30-A 15-D

5-D

İl Sağlık

Müdürlüğü

Standart Dosya Planı Öneri

• Yazı hazırlayan ve dosyalama yapan her personel

dosya planında yapmış olduğu yazışmalar için sık kullanılanları belirlemelidir.

• Bu zaman kaybını önleyecek, aynı konulu yazılara farklı dosya numarası verilmesini de

engelleyecektir.

İl Sağlık

Müdürlüğü

Bazı Standart Dosya Planı Sık Kullanılanlar

040.05 Yıllık Faaliyet Raporu

045.01 Teknik ve Mesleki Görüşler 359.03 Kültür Analizi

362.04.01 Tıbbi Amaçlı Bebek Gıdaları

324.02 Beslenme Analiz ve Değerlendirme 622.03 Bilgi ve Belge Talebi













İl Sağlık

Müdürlüğü

SDP EBYS ‘de Seçilmesi ve Sık Kullanılanlar

SDP Okla gösterilen yerden seçilir konusuna göre doğru seçilmeli, sistem otomatik Sık Kullanılanlara eklediği için SDP doğru seçilmeli ve

kullanılmalıdır.

İl Sağlık

Müdürlüğü

020 Olur / Onay Kodunun Kullanılması

Alınması gereken bir olur için “Genel İşler" bölümünde yer alan “020

Olurlar, onaylar" kodu kullanılmalıdır.

Örnek; Satın alma sürecinde

alınması gereken onay satınalma sürecinin ayrılmaz parçası olması sebebiyle satınalma kodu ile

tanımlanmalı (020 kodu ile değil) ve satınalma dosyasında saklanmalıdır.

Birimin rahat ulaşım ve yararlanma ihtiyacından dolayı farklı kodlarla tanımlanmış olurların birer örneği

“020 Olurlar" adı ile açılacak dosyada toplanabilecektir.

İl Sağlık

Müdürlüğü

020 Olur / Onay Kodunun Kullanılması

T.C.

TRABZON VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü

Sayı: 12332323- 511.12 ^20.03.2021 Konu: Tıbbi Cihaz Muayenesi

MÜDÜRLÜK MAKAMINA

--- --- --- --- ---

--- ---

--- ---

2021 2021

T.C.

SAĞLIK BAKANLIĞI TRABZON İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

T.C.

SAĞLIK BAKANLIĞI TRABZON İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

Satın Alma Birimi Satın Alma Birimi

İl Sağlık

Müdürlüğü

SDP Kontrolü (Amir, Uzman, Şube Müdürü, Birim Sorm.)

İdari Amirleri, Şube Müdürleri, Uzmanlar ve Birim Sorumluları,

Standart Dosya Planı (SDP) kodu ile ilgili hatalı işlemleri önlemeye yönelik resmi yazıyı kontrol edecek ve Yazı’nın SDP

doğru ise yazıyı paraf/imza işlemlerini yapacaklardır.

2005/7 sayılı Genelge

İl Sağlık

Müdürlüğü

Yanlış Kod Verildiğinde;

Örneğin; konusuna göre verilmesi gereken kod: 045.03 (İdari görüşler) olsun.

• Normalde Saklama süresi 15-A3 (15 yıl sonra özellikli olanlar Devlet Arşivlerine gönderilir.)

• Fakat aynı konuya yanlışlıkla 040.03 (Üç aylık faaliyet raporu) kodu verilirse Saklama süresi 10-D olur, bu da 10 yıl sonra imha edilir.

Yani:

• 15 yıl saklandıktan sonra Devlet Arşivlerine gönderilmesi gerekirken 10 yıl sonra imha edilmiş olacaktır. Ya da tam tersi de düşünülebilir.

Not: Bir personel emekli olsa dahil bu tarz bir evrak yüzünden yasal bir süreç

ile ilgili işlem (soruşturma, bilgi talebi, v.s.) görebileceği bilinmelidir.

İl Sağlık

Müdürlüğü

Yanlış Kod Verildiğinde;

Resmi Yazıyı hazırlayan personel yanlış kod verdiğinde ve imza/paraf hiyerarşisindeki sorumlu amir

kontrol etmeden paraf attığında ve yazı resmiyet kazanıp ilgili birimler tarafından işlemleri halledilip her birim kendi birim dosya planında arşivlemek (dosyaya kaldırmak) istediğinde oluşak durum yandaki gibidir.

Bir resmi evrakın 1 tane yada ilgili konuyla ilgili 2. SDP vardır. Buna dikkat edilmediği takdirde sorun teşkil edecek 1 evrak 7 ayrı ilgili olmadığı klasörde arşivlenmiş olacaktır.

Elektronik olarak gelen ve gönderilen

evraklar tekrar fiziki olarak çıktı alınmaz ve arşive gönderilmez. Ancak özlük dosyası için ya da fiziksel eklenti ile ilişkili olan evraklar EBYS çıktısı alınarak arşivlenir.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

İl Sağlık Müdürlüğü

EBYS haricinde kurumumuza gelen ve evrak kayıt birimince taranarak sisteme dahil edilen evraklar veya Kurum içinde üretilen ıslak imzalı evraklar ayrıca

fiziki olarak da arşivlenir . Tarama

imkanı olmayan belgeler de fiziki olarak arşivlenir.

İl Sağlık Müdürlüğü

İl Sağlık Müdürlüğü

• Yazışma yapan tüm birim personeli, resmi yazışma usul ve esasları hakkında eğitim almalıdır.

• 10/06/2020 tarihinde çıkan Resmi Yazışma Yönetmeliği tüm personelin bilgisayarında olması gereklidir.

• Belgelerin üretimini gerçekleştiren birim personelinin, resmi yazışma usul ve esaslarına göre belgeyi oluşturması; belgelerin üretiminden imhasına kadarki süreçte oluşabilecek tüm

aksaklıkların önüne geçecektir.

Resmi Yazışma Usul ve Esaslarının Önemi;

İl Sağlık

Müdürlüğü

Resmi Yazışma Alt Bilginin Önemi;

• Bağlı bulunduğunuz kurum ve kuruluşun durumuna göre alt bilgilerinizi 2 formattan birine uygun Belge Doğrulama Kodunun doğru çıkması için 3 satırı geçmeyecek şekilde düzeltimesi gerekmektedir.

Dahili: 1212

: https://trabzonism.saglik.gov.tr

: https://trabzonism.saglik.gov.tr

İl Sağlık

Müdürlüğü

EBYS ‘de Alt Bilgi Düzenleme

• Kullanıcı EBYS ‘de Ayarlar Kısmına girerek *İnternet Adresi, *Adres Bilgisi (Açık Adres yada Birimi Bilgisi (Dahili ve Kurumsal Mail Adresi Dahil) *Telefon, *Faks (Varsa Dahili) bilgilerini dolduracaktır.

• İsim Bilgisi ve Unvan bilgisi sistem tarafından otomatik tanımlı olduğu için bu bilgilerin girilmesine gerek yoktur.

• Kullanıcı EBYS ‘de Ayarlar Kısmına girerek *İnternet Adresi, *Adres Bilgisi (Açık Adres yada Birimi Bilgisi (Dahili ve Kurumsal Mail Adresi Dahil) *Telefon, *Faks (Varsa Dahili) bilgilerini dolduracaktır.

• İsim Bilgisi ve Unvan bilgisi sistem tarafından otomatik tanımlı olduğu için bu bilgilerin girilmesine gerek yoktur.

İl Sağlık

Müdürlüğü

Resmi Yazışma Usul ve Esaslarının Önemi;

İl Sağlık

Müdürlüğü

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP)

Sağlık Bakanlığına bağlı kurum ve kuruluşlar tarafından resmi yazışmalarda kullanılan Elektronik Belge Yönetim Sistemini (EBYS) kullanmayan diğer Kurum ve Kuruluşlar ile resmi ortamda evrak gönderim/alımında kullanılan sisteme Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) denmektedir.

Yani KEP kullanan bir kurum/kuruluşlar ile yapılan resmi yazışmalar

elektronik ortamda yapılır. EBYS üzerinden evrak hazırlanır KEP üzerinden evrak gönderilir. (Aslı gidecek evraklar; yine fiziki olarak posta yapılır.)

İl Sağlık Müdürlüğünde KEP adresi kullanılmaktadır. Bağlı kurum ve

kuruluşlarımıza KEP adresleri temin edilmiş ve kullanılmaya başlanacaktır.

Her kullanıcı bağlı bulunduğu kuruluş ile koordineli olarak hareket etmelidir.

İl Sağlık

Müdürlüğü

EBYS’de KEP Yazısı Nasıl Yazılır?

EBYS üzerinden resmi yazı yazarken Dağıtım > Ara

butonundan kullanıcı birim seçtiğinde sağ alt köşesinde birimin ………@hs01.kep.tr adresi olması yeterlidir. Kamu kurumu olmayan kuruluşlar ise Dağıtım > Şirket kısmına

tanımlanmaktadır. KEP

kullanıldığı bilinen fakat tanımlı olmayan birimler için Sağlık Bilgi Sistemleri Birimi EBYS & E-imza Ofisine ulaşılması yeterlidir.

İl Sağlık

Müdürlüğü

EBYS’de KEP Yazısı Olduğu Nasıl Anlaşılır?

EBYS üzerinden resmi yazı Yazının KEP yazısı olduğu anlamak için yazıların üst bilgilerinin bulunduğu (Gereği, Bilgi ve Giden Sekmeleri farketmeksizin) alanda kırmızı mesaj işareti olması gerekmektedir.

EBYS üzerinden resmi yazı Yazının KEP yazısı olduğu anlamak için yazıların üst bilgilerinin bulunduğu (Gereği, Bilgi ve Giden Sekmeleri farketmeksizin) alanda kırmızı mesaj işareti olması gerekmektedir.

İl Sağlık

Müdürlüğü

EBYS’de KEP Yazısı Nasıl Yazılır?

EBYS üzerinden resmi yazı yazarken Dağıtım > Ara butonundan kullanıcı birim seçtiğinde sağ alt köşesinde birimin ………@hs01.kep.tr adresi olması yeterlidir. KEP kullanıldığı bilinen fakat tanımlı olmayan birimler için Sağlık Bilgi Sistemleri Birimi EBYS

& E-imza Ofisine ulaşılması yeterlidir.

*** KEP Kullanan kurum ve kuruluş listesi Müdürlüğümüz web sitesinde yayınlanacaktır.

Adres:

https://trabzonism.saglik.gov.tr/TR- 206803/ebys.html

İl Sağlık

Müdürlüğü

EBYS’de KEP Yazısı Nasıl Yazılır?

EBYS üzerinden resmi yazı Kamu kurumu olmayan kuruluşlar ise Dağıtım > Şirket kısmına

tanımlanmaktadır. KEP kullanıldığı bilinen fakat tanımlı olmayan birimler için Sağlık Bilgi Sistemleri Birimi EBYS & E-imza Ofisine ulaşılması yeterlidir.

*** KEP Kullanan kurum ve kuruluş listesi Müdürlüğümüz web sitesine eklenmiştir.

Adres: https://trabzonism.saglik.gov.tr/TR- 206803/ebys.html

İl Sağlık

Müdürlüğü

İlimiz KEP Adresleri

İl Sağlık Müdürlüğü KEP Adresi;

trabzonilsaglikmudurlugu@hs01.kep.tr

İl Sağlık

Müdürlüğü

İlimiz KEP Adresleri

İl Sağlık

Müdürlüğü

İlimiz KEP Adresleri

İl Sağlık

Müdürlüğü

Evrakların Arşive Kaldırılması

Resmi nitelik kazanan bir evrakın 1 SDP (bazı yazılarda bu 2 olabilir)

oldu ^ğ undan Di ^ğ er Dosya Planı alanında seçilmi ^ş olan ve ilgili olmayan SDP ‘ler silinir Ar ^ş ive Kaldırma ^İş lemi tamamlanır.

Resmi nitelik kazanan bir evrakın 1 SDP (bazı yazılarda bu 2 olabilir)

oldu ^ğ undan Di ^ğ er Dosya Planı alanında seçilmi ^ş olan ve ilgili olmayan SDP ‘ler

silinir Ar ^ş ive Kaldırma ^İş lemi tamamlanır.

İl Sağlık

Müdürlüğü

Evrakların EBYS Arşivinde Görüntülenmesi

EBYS’ de tanımlı olduğunuz birim arşivine Dosya Kısmından ulaşabilirsiniz. Elektronik ortamda Standart Dosya Planına göre Arşiv Klasör şeklinde arşivlenmektedir.

EBYS’ de tanımlı olduğunuz birim arşivine Dosya Kısmından

ulaşabilirsiniz. Elektronik ortamda Standart Dosya Planına göre

Arşiv Klasör şeklinde arşivlenmektedir.

Gizli Yazıların Hazırlanması

Trabzon İl Sağlık Müdürlüğü

Yazılarınız EBYS, Word veya

Excel üzerinden yandaki formata uyarınca gizli yazı formatı

hazırlanır yazının çıktısı alınır, ilgili amirlere paraf/imza attırılır ve daha önce belirlenen Gizli Yazıları Yazma ve Gönderme Yöntemlerine göre işlem tamamlanır.

GİZLİ

İl Sağlık

Müdürlüğü

Arşiv Belgesi

Son i^şlem tarihi üzerinden yirmi yıl geçmi^ş veya on be^ş yıl geçtikten sonra kesin sonuca ba^ğlanmı^ş bulunan ve günlük i^ş akı^şı içinde i^şlevi bulunmayan yazılmı^ş, çizilmi^ş resmedilmi^ş veya elektronik ortamda üretilmi^ş belgedir.

Arşivlik Belge

Süre bakımından ar^şiv belgesi vasfını kazanmayan veya süreyi doldurmasına ra^ğmen güncelli^ğini kaybetmeyen, hizmetin yürütülmesi açısından i^şlevi olan belgedir.

Fiziksel Arşiv Mekanlarının Düzeni

İl Sağlık Müdürlüğü

Form ve Kılavuz Linkleri

İl Sağlık Müdürlüğü

https://yhgm.saglik.gov.tr/TR,34818/kurumbirim-arsiv-is-ve-islemleri.html

https://trabzonism.saglik.gov.tr/TR-206803/ebys.html

İl Sağlık Müdürlüğü