PERSONEL DESTEK HİZMETLERİ BAŞKANLIĞI
EĞİTİM BİRİMİ
Başlangıç; İş akışının başlangıç noktasını (işlemi başlatan tetikleyici) belirtmek amacı ile kullanılmaktadır. Elips şeklindedir
Bitiş; İş akışının bitiş noktasını belirtmek amacıyla kullanılmaktadır.
Etrafı kalın siyah çizgili yuvarlak olarak gösterilir.
İş adımı; süreç boyunca yapılan işlerin, bu işleri yapan kişilerin ve
işin yapılma sıklığının belirtildiği alanlardır. İş adımları dikdörtgen kutular içerisinde gösterilir.
Karar; süreç boyunca ortaya çıkan karar aşamalarının gösterimidir.
Karar aşamaları baklava şeklinde kutular içerisinde gösterilir.
Doküman; İş Akış sürecindeki belgeleri ifade eder, Belgenin adı ve belge içerisinde sunulan bilginin ne olduğu belirtilir.
Şekilden faaliyete doğru bir ok çizildiğinde iş akışına bir dokümanın dâhil edileceği/
kullanılacağı ifade edilir.
Faaliyetten şekle doğru bir ok çizildiğinde iş akışından çıkan bir doküman ifade edilir.
Tanımlı Süreç; Sürecin ilişkide olduğu alt veya diğer süreçleri göstermektedir. İş akışı esnasında önceden tanımlanmış atıfta bulunmak için kullanılır.
Elektronik Sistem; İş akışında kullanılan web uygulamaları yazılımlarını ifade eder (ÇKYS, MBS, HBYS vb). Şekilden sürece doğru bir ok çıkartıldığında web uygulama yazılımının sürece bilgi sağladığını göstermek için kullanılır. Süreçten şekle doğru bir ok çıkartıldığında web uygulama yazılımına veri sağlandığını göstermek için kullanılır.
Bağlayıcı; İş akış şemasının bir sayfaya sığmaması durumunda bir başka sayfaya geçişte bağlantı noktası olarak kullanılır.
Kontroller; İş akışlarında kontrol mekanizmalarının gösterilmesi için ilgili aktivite kutusunun sağ alt köşesine eklenecektir. İş adımlarına dair
kontrolleri ayrı ayrı tanımlamak için numaralandırma yapılacak ve kontrol tablosu oluşturulacaktır.
Ek Notlar; İş akışlarında ek notlar gösterilmesi için ilgili aktivite kutusunun sağ alt köşesine eklenecektir.
Risk; İş adımlarındaki riskleri gösterir. Üçgen şeklinde ve rengi kırmızıdır.
EĞİTİM BİRİMİNDE YÜRÜTÜLEN İŞLEMLER
o Hizmet İçi Eğitim İş ve İşlemleri
o Aday Memur Eğitimleri Koordinasyon İş ve İşlemleri
o Kadın Erkek Fırsat Eşitliği (KEFE) Eğitimleri İş ve İşlemleri o Sertifika Tescili işlemleri
o Resertifikasyon İşlemleri.
o Hastanelerin Sertifikalı Eğitim Merkezi Oluşturulması İşlemleri o Beceri Eğitimi Planlaması
o Stajyer Öğrenci İşlemleri
o Bağlı Kurumlardan Gelen Bireysel Hizmetiçi Eğitim Talebi o Sertifikalı Eğitim Programı Açılması İşlemleri
İŞİN KODU İŞİN ADI I.
SORUMLU II. SORUMLU
I.
KONTROL (Paraf)
II.
KONTROL (Paraf)
III.
KONTROL (Paraf)
IV.
KONTROL (İmza-Onay)
İMİB- 5.2.4.01
Kurum Hizmet İçi Eğitim İş ve
İşlemleri
Görevli Personel
Görevli
Personel Birim Uzmanı Başkan
Yardımcısı Başkan
İMİB- 5.2.4.02
Aday Memur Eğitimleri
Görevli Personel
Görevli
Personel Birim Uzmanı Başkan
Yardımcısı Başkan İl Sağlık
Müdürü
İMİB- 5.2.4.03
Kadın Erkek Fırsat Eşitliği
(KEFE) Eğitimleri
Görevli Personel
Görevli
Personel Birim Uzmanı Başkan
Yardımcısı Başkan İl Sağlık
Müdürü
İMİB- 5.2.4.04
Sertifika Tescili
işlemleri Görevli
Personel
Görevli
Personel Birim Uzmanı Başkan
Yardımcısı Başkan İl Sağlık
Müdürü
İMİB- 5.2.4.05
Resertifikasyon
İşlemleri Görevli
Personel
Görevli
Personel Birim Uzmanı Başkan
Yardımcısı Başkan İl Sağlık
Müdürü
İMİB- 5.2.4.06
Hastanelerin Sertifikalı Eğitim Merkezi
Olması
Görevli Personel
Görevli
Personel Birim Uzmanı Başkan
Yardımcısı Başkan İl Sağlık
Müdürü
İMİB-
5.2.4.07 Beceri Eğitimi Planlaması
Görevli Personel
Görevli
Personel Birim Uzmanı Başkan
Yardımcısı Başkan
İŞİN KODU İŞİN ADI I.
SORUMLU II. SORUMLU
I.
KONTROL (Paraf)
II.
KONTROL (Paraf)
III.
KONTROL (Paraf)
IV.
KONTROL (İmza-Onay)
İMİB- 5.2.4.08
Stajyer Öğrenci
İşlemleri Görevli Personel
Görevli
Personel Birim Uzmanı Başkan
Yardımcısı Başkan
İMİB- 5.2.4.09
Bağlı kurumlardan gelen bireysel hizmetiçi
eğitim talebi
Görevli Personel
Görevli
Personel Birim Uzmanı Başkan
Yardımcısı Başkan İl Sağlık
Müdürü
İMİB- 5.2.4.10
Sertifikalı Eğitim Programı
Açılması
Görevli Personel
Görevli
Personel Birim Uzmanı Başkan
Yardımcısı Başkan İl Sağlık
Müdürü
İŞ SÜREÇLERİ
SÜREÇ KODU: EB-5.2.4.01
İŞ SÜRECİ: Hizmet İçi Eğitim İş ve İşlemler Süreci
1- Birimimize ait yıllık eğitim planı hazırlanır.
2- Hazırlanan yıllık eğitim planı İl Performans ve Kalite Koordinatörlüğüne yazı ekinde gönderilir.
3- Eğitim planına göre eğitimler aylık olarak düzenlenir.
4- Düzenlenen eğitimlerin raporları İl Performans Kalite Koordinatörlüğüne yazı ile bildirilir.
HİZMET İÇİ EĞİTİM İŞ AKIŞI
Birimimize ait yıllık eğitim planı
hazırlanır.
Eğitim planına göre eğitimler aylık olarak
düzenlenir.
Yıllık eğitim planı İl performans ve Kalite birimine bildirilir.
Eğitim raporları İl Performans Kalite Koordinatörlüğüne yazı ile
bildirilir
SÜREÇ KODU: EB-5.2.4.02
İŞ SÜRECİ: Aday Memur Eğitimleri Koordinasyonu İş ve İşlemler Süreci
1- Müdürlüğümüz ve bağlı kurumlarda görev yapan Aday Memur listeleri birimimize gelir.
2- Listeler düzenlenerek USES’e tanımlanmak üzere Bakanlığa iletilir.
3- Bakanlık USES tanımlamasını yapar.
4- www.uses.gov.tr adresindeki açıklamalar doğrultusunda sisteme kayıt işlemlerini aday memurlar gerçekleştirirler.
5- USES üzerinden eğitimi tamamlayan aday memurların listesi Müdürlüğümüz aday memur koordinatörüne gelir
6- Sınav için Valilik Onayı alınır.
7- Alınan Valilik Onayı aday memurlara tebliğ edilmek üzere personellerin görevli bulundukları Kurumlara yazı ile gönderilir.
8- Sınav gözetmenleri belirlenerek görevlendirme işlemleri yapılır.
9- Belirlenen tarih ve yerde sınav gerçekleştirilir ve tutanak altına alınır.
10- 2 gün içerisinde sınav kâğıtları okunur.
11- Sınav sonuçları Müdürlüğümüzün resmi web sitesinde yayınlanır.
12- Aday memur sınavlarında başarılı olan personellerin staj işlemlerini başlatmaları için ilgili kurumlara puanları bildirilir.
ADAY MEMUR EĞİTİMLERİ KOORDİNASYONU İŞ AKIŞI
Aday Memur listeleri birimimize
gelir.
Listeler USES’e tanımlanmak üzere
Bakanlığa iletilir.
Bakanlık USES tanımlamasını
yapar.
www.uses.gov.tr adresindeki açıklamalar doğrultusunda sisteme kayıt işlemlerini aday memurlar gerçekleştirirler
Eğitimi tamamlayan aday memurların listesi Müdürlüğümüz aday memur
koordinatörüne gelir
Sınav için Valilik Onayı alınır
Alınan Valilik Onayı aday memurlara tebliğ edilmek üzere personellerin görevli bulundukları Kurumlara yazı
ile gönderilir.
Sınav gözetmenleri belirlenerek görevlendirme işlemleri
yapılır.
Belirlenen tarih ve yerde sınav gerçekleştirilir ve tutanak altına alınır
2 gün içerisinde sınav kâğıtları okunur
Sınav sonuçları Müdürlüğümüzün resmi web sitesinde yayınlanır
Başarılı olan personellerin staj işlemlerini başlatmaları için ilgili kurumlara puanları bildirilir
SÜREÇ KODU: EB-5.2.4.03
İŞ SÜRECİ: Kadın Erkek Fırsat Eşitliği (KEFE) Eğitimleri İş ve İşlemler Süreci
1- Bakanlığımızdan Kadın Erkek Fırsat Eşitliği (KEFE) konulu hizmet içi eğitim verilmesi hakkındaki yazısı birimimize gönderilir.
2- Bakanlık yazısına istinaden Müdürlüğümüz bağlı kuruluşlarında görev yapan tüm personele KEFE eğitimi planlanır.
3- Belirlenen yer, tarih ve saatte personellere Kadın Erkek Fırsat Eşitliği Eğitimleri gerçekleştirilir.
4- Yıl sonunda Müdürlüğümüz bağlı kuruluşlarından eğitim raporları alınır.
5- Yıllık Rapor Bakanlığa gönderilir.
KADIN ERKEK FIRSAT EŞİTLİĞİ (KEFE) EĞİTİMLERİ İŞ AKIŞI
Müdürlüğümüz bağlı kuruluşlarında görev yapan tüm personele KEFE eğitimi planlanır.
Bakanlığımızdan (KEFE) konulu yazı birimimize gelir.
Belirlenen yer, tarih ve saatte personellere KEFE Eğitimleri gerçekleştirilir.
Yıl sonunda Müdürlüğümüz bağlı kuruluşlarından eğitim
raporları alınır.
Yıllık Rapor Bakanlığa gönderilir.
SÜREÇ KODU: EB-5.2.4.04
İŞ SÜRECİ: Sertifika Tescili İş ve İşlemler Süreci
1- Sertifika tescili için Birimimize gelen yazı, bu konudaki görevli personele havale edilir.
2- Tescil yapılacak belgelerin Bakanlığa gönderilmek üzere üst yazısı yazılır.
3- Bakanlıktan gelen ve tescillenen belgeler üst yazıyla Eğitim Merkezlerine gönderilir.
SERTİFİKA TESCİLİ İŞ AKIŞI
Tescil yapılacak belgelerin Bakanlığa gönderilmek üzere üst
yazısı yazılır Sertifika tescili için
Birimimize gelen yazı, bu konudaki görevli personele havale edilir
Bakanlıktan gelen ve tescillenen belgeler üst yazıyla Eğitim Merkezlerine
gönderilir
K1
K1:tescil yapılacak belgenin standarta uygunluğu kontrol edilir.
SÜREÇ KODU: EB-5.2.4.05
İŞ SÜRECİ: Resertifikasyon İş ve İşlemler Süreci
1- Resertifikasyon için eğitim merkezleri sınav tarihlerini üst yazı ile bildirir.
2- Eğitim tarihleri Bakanlığa bildirilir ve Bakanlık resmi sitesinden duyurulur.
3- İlimizde görev yapan sağlık personellerinin sınav için müracaatları alınır.
4- Müracaatlarını yapan sağlık personelleri eğitim merkezlerine bildirilir.
5- Sınav sonuçları birimimize gelir, kişilere tebliğ edilir.
6- Başarılı olan personel sertifika süresini uzatmak için Müdürlüğümüze gelir.
7- Refertifikasyon işlemleri tamamlanır.
8- Sertifika sahibine tutanakla teslim edilir.
RESERTİFİKASYON İŞ AKIŞI
Resertifikasyon için eğitim merkezleri sınav tarihlerini üst yazı ile bildirir
Eğitim tarihleri Bakanlığa bildirilir ve Bakanlık
resmi sitesinden duyurulur.
sınav için müracaatları alınır
Sınav sonuçları birimimize gelir,
Başarılı olan personel sertifika süresini uzatmak için Müdürlüğümüze gelir
Refertifikasyon işlemleri tamamlanır
Teslim Tutanağı Müracaatlarını yapan sağlık
personelleri eğitim merkezlerine bildirilir
kişilere tebliğ edilir
Sertifika sahibine teslim edilir.
k1
K1:Belgeler tamam mı kontrol edilir.
SÜREÇ KODU: EB-5.2.4.06
İŞ SÜRECİ: Hastanelerin Sertifikalı Eğitim Merkezi Oluşturulması İle İlgili Başvuru Süreci
1- Hastanelerin eğitim merkezi olma başvuruları Şubemize gelir.
2- Başvuru evrakları incelenir.
3- Evrak eksik ise kuruma bildirilir.
3- Başvuru dosyası Bakanlığa iletilir.
4- Bakanlıktan uygunluk yazısı gelir.
5- Eğitim Merkezi’nin yönetmelik kapsamında denetimi yapılır.
5- Denetim Komisyon Raporu Bakanlığa iletilir.
6- Bakanlığın göndermiş olduğu Eğitim Merkezi olurları ilgili kuruma gönderilir.
HASTANELERİN SERTİFİKALI EĞİTİM MERKEZİ OLUŞTURULMASI İLE İLGİLİ İŞ AKIŞI
Hastanelerin eğitim merkezi olma başvuruları
Şubemize gelir
Başvuru evrakları incelenir
Başvuru dosyası Bakanlığa iletilir
Bakanlıktan uygunluk yazısı gelir
Dosya tamam mı
hayır
Eğitim Merkezi’nin yönetmelik kapsamında
denetimi yapılır
Denetim Raporu evet
Denetim Komisyon Raporu Bakanlığa
iletilir
Eğitim Merkezi olurları ilgili kuruma
gönderilir
k1
K1:Başvuru evraklarının kontrolü yapılır.
SÜREÇ KODU: EB-5.2.4.07
İŞ SÜRECİ: Beceri Eğitimi Planlama Süreci 1- Beceri eğitimi planlama yazısı birime gelir.
2- Müdürlüğümüze bağlı kurum/kuruluşlarda aktif çalışan personel sayıları çıkartılır.
3- İl Milli Eğitim Müdürlüğü Başkanlığında Beceri eğitimi planlanması toplantısı yapılır.
Sağlık kurumlarda aynı alanda/daldaki toplam sağlık personeli sayısının ½’si olarak planlanır.
4- Alınan Valilik oluru ile birlikte yıllık beceri eğitim planı Müdürlüğümüze gelir.
5- Müdürlüğümüze Bağlı Kurum/Kuruluşlara Planlama yazı ile bildirilir.
6- Beceri eğitimi yapacak öğrenciler ilgili sağlık kurumu ile sözleşme yapar.
MEB başkanlığında beceri eğitim planlama
toplantısı yapılır.
Müdürlüğümüze Bağlı Kurum/Kuruluşlara
Planlama yazı ile bildirilir.
İlgili yazı birime gelir.
Bağlı kurum/kuruluşlarda aktif çalışan personel sayıları
çıkartılır
Alınan Valilik oluru ile birlikte yıllık beceri eğitim planı
Müdürlüğümüze gelir.
Beceri eğitimi yapacak öğrenciler ilgili sağlık kurumu
ile sözleşme yapar.
İŞ SÜRECİ: Stajyer Öğrenci Planlama Süreci 1. Öğrenci başvurusu birime gelir.
2. Evrakları kontrol edilir.
3. Müdürlüğümüz stajyer planlaması kapsamında staja kabul edilir.
4. Staj formu imzalanır.
5. Öğrencinin bölümü ile ilgili birime gönderilir.
6. Stajyer öğrenci staja başlar.
7. Stajı biten öğrencinin staj değerlendirme formu doldurularak ilgili okula gönderilir.
Öğrenci başvurusu birime
gelir
Evrakları kontrol edilir
Müdürlüğümüz stajyer planlaması kapsamında
staja kabul edilir
Staj formu imzalanır
Öğrencinin bölümü ile ilgili birime gönderilir
Öğrenci staja başlar
Staj değerlendirme formu doldurularak ilgili okula
gönderilir
Staj değerlendirme
dosyası
k1
K1: Evrakları kontrol edilir.
İŞ SÜRECİ: Bağlı Kurumlardan Gelen Bireysel Hizmetiçi Eğitim Talep Süreci 1. Başvurusu birime kurumdan gelir.
2. Evrakları kontrol edilir.
3. Eğitim almak istenen kuruma eğitim talebini kabul yazısı yazılır.
4. Hizmet içi eğitim verecek kurumdan cevabi yazı gelir.
5. Uygun görülmemiş ise başvuru yapan kuruma bilgi için gönderilir.
6. Uygun görülmüş ise Onay alınır.
7. Onay başvuru yapan kuruma ilgiliye tebliğ edilmek üzere gönderilir.
8. Eğitim kurumdan Eğitimi tamamlama yazısı gelir.
9. Personelin görev yaptığı kuruma gönderilir.
Başvuru
birime gelir. Evraklar kontrol edilir.
Eğitim almak istenen kuruma eğitim talebi kabul yazısı yazılır.
Kurumdan cevabi yazı gelir
Başvuru yapan kuruma bilgi için
gönderilir.
Uygun değildir
Onay alınır
Uygundur
Onay başvuru yapan kuruma ilgiliye tebliğ edilmek üzere gönderilir
Personelin görev yaptığı kuruma
gönderilir
Eğitim kurumdan Eğitimi tamamlama
yazısı gelir
k1
K1:Evrakları kontrol edilir.
İŞ SÜRECİ: Sertifikalı Eğitim Programı Açma Süreci 1- Eğitim Merkezlerinden planlanan eğitim bilgileri gelir.
2- Eğitim tarihlerini ilgili standart doğrultusunda kontrolü yapılır.
3-Uygunluk doğrultusunda Bakanlığa, İl geneli tüm sağlık kurum ve kuruluşlarına yazı yazılır.
4- Müdürlüğümüz ve Bakanlığımız tarafından eğitim programı duyurusu web sayfasında yapılır.
5- Eğitim Merkezlerine yapılan başvurular sonucunda düzenlenen kursiyer değerlendirme formu ve kursiyer listesi ilgili standartlara göre kontrol edilir
6- Kontrol edilen liste uygunsa Bakanlığa gönderilir.
7- Bakanlık tarafından makam onayı alınarak Müdürlüğümüze bildirilir.
8- Müdürlüğümüze bağlı kurumlar çalışan personeller için Valilik oluru alınır.
9- Olur ilgili kurumlara gönderilir.
10- Belirtilen tarihte Eğitim Programı başlatılır.
Eğitim Merkezlerinden Eğitim Planı gelir
Standart doğrultusunda kontrolü yapılır.
k1
Bakanlığa, İl geneli tüm sağlık kurum ve kuruluşlara duyuru
yazısı yazılır
Standartlara göre kontrol edilir.
k2
Bakanlığa gönderilir.
Bakanlık tarafından makam onayı alınarak Müdürlüğümüze bildirilir
Müdürlüğümüze bağlı kurumlar çalışan personeller
için Valilik oluru alınır
Olur ilgili kurumlara gönderilir
Belirtilen tarihte Eğitim Programı
başlatılır
Eğitim programı duyurusu web
sayfasında yayınlanır Duyuru yayınlanlanır.
Kursiyer değerlendirme formu
ve kursiyer listesi
K1 : Eğitim merkezlerinden gelen eğitim planının standartlar doğrultusunda kontrolü yapılır.
K2 : Kursiyer değerlendirme formu ve kursiyer listesinin standartları doğrultusunda kontrolü yapılır.
