Projelerde Bütçelendirme. Gülnaz Akşahin Çiçek

(1)

Projelerde Bütçelendirme

Gülnaz Akşahin Çiçek

15 Ocak 2010

Ankara

(2)

www.rec.org.tr

• Siz katılımcılarımızın temsil ettiği bakanlıklarımız düzeyinde,

¾ programlama

¾ proje hazırlama

¾ izleme ve değerlendirme ve mali y

ve mali y ö ö netim v netim v e e kontrol alanlarında kontrol idari kapasitemizin güçlendirilmesi ve

kurumsal yapıların oluşturulmasının

pekiştirilmesi” amaçlıyoruz.

(3)

Bütçe - Tanım

• Mali kaynakları planlanan hedeflere sistematik olarak bağlamanın aracı.

• En basit anlamıyla bütçe, belli bir gelecek dönem için beklenen gelir ve giderleri

belirleyen yazılı belgedir.

(4)

www.rec.org.tr

Bütçe

• Gelir

• AB Katkısı

• Ulusal Katkı Payı (Co-financing) *

• Gider

• Harcama Kalemleri (Tutarları ve Miktarları) ve varsa ortakların giderleri

• Denklik

• Gelir ve Giderlerin Eşit Olması

(5)

Ulusal Katkı

1.Hizmet (Service)alımlarında;

a) Teknik yardım (Technical assistance) için %10

b) Yatırıma ilişkili Teknik yardım için %25 2.Eşleştirme (Twinning) için %5

3.Tedarik (Supply) için %25

4.İnşaat işleri (Works) için %25

(6)

www.rec.org.tr

• Proje (gider) bütçesi genel olarak altı bölümden oluşur:

A. Personel giderleri

B. Seyahat – harcırah giderleri C. Doğrudan faaliyet giderleri

D. Ekipman/teçhizat satın alımı – amortisman giderleri E. Dolaylı giderler (operasyonel/işletme)

F. Diğer giderler

Toplam Proje Bütçesi: A+B+C+D+F

PB: Gider Kalemlerine Göre; Bütçe nasıl

hazırlanır?

(7)

PB: Aktivite Bazlı Bütçeleme (Örnek)

AAA Projesinin Bütçe Özeti

Toplam Maliyet (EUR) Aktivite 1

1.1 Saha Çalışması 90.000 €

Aktivite 2

2.1 Teknik Çalışmalar - Eğitimler 100.000 €

Aktivite 3

3.1 Projenin yaygınlaştırılması ve tanıtım faaliyetleri(Proje için görsel malzemelerin

hazırlanması - projenin uygulama alanlarında ve ilgili mekanlarda kullanılması (poster, leaflet, broşür, vb.)***

50.000 € Aktivite 4

4.1 web tabanlı bir sistemin geliştirilmesi (web tabanlı sisteminin geliştirilmesi ve kullanıma sunulması - Tasarım, hosting, içerik oluşturma*)

15.000 €

Toplam 255.000 €

(8)

www.rec.org.tr

PB: Karma (Örnek)

AAA Projesinin Bütçe Özeti

Birim Birim Maliyet Toplam Maliyet (EUR)

Aktivite 1

1.1 Saha Çalışması 5 18.000,00 € 90.000 €

Aktivite 2

2.1 Teknik Çalışmalar - Eğitimler 10 1.000,00 € 100.000 €

Aktivite 3

3.1 Projenin yaygınlaştırılması ve tanıtım

faaliyetleri 10000 5,00 €

50.000 € Aktivite 4

4.1 web tabanlı bir sistemin geliştirilmesi 1 15.000,00 € 15.000 €

Direk Giderler Toplam 255.000 €

Aktivite 5 (Proje Ekibinin Kurulması)

5.1 Proje Yöneticisi 12 month 1.000,00 € 12.000 €

5.2 Proje Asistanı 12 month 600,00 € 7.200 €

5.3 Danışman/Uzman 12 month 600,00 € 7.200 €

Personel Toplam 26.400 €

6 Dolaylı Giderler ( 19.700 €

Genel Toplam 301.100 €

(9)

PB: Harcama tabanlı Bütçeleme (Örnek)

AAA Projesinin Bütçe Özeti

Birim Toplam Miktar Birim Fiyatı Toplam Maliyet (EUR)

Bütçe Kalemleri 1. İnsan Kaynakları

1.1 Proje Yöneticisi per month 12 1.000 € 12.000 €

1.2 Proje Asistanı per month 12 600 € 7.200 €

1.3 Danışman/Uzman per month 12 600 € 7.200 €

2. Seyahat giderleri 2.1. Yerel Seyahat

2.1.1. Konferans Katilimi (Ankara-Brüksel) per flight 60 300,00 € 18.000 €

2.1.2 Konuşmacıların yurtiçi yol masrafları per travel 40 100,00 € 4.000 €

2.1.3 Katılımcıların Harcırahları perdiem 60 120,00 € 7.200 €

3. Faaliyet giderleri (Doğrudan giderler)

3.1 Konferans/Seminer giderleri(salon kirası) per meeting 60 1.000,00 € 60.000 €

3.2 Çeviri hizmetleri per meeting 60 1.500,00 € 90.000 €

3.3 Broşurlerin tasarım ve basımı per unit 6.080 10,00 € 60.800 €

4. Makine/ekipman satın alma

4.1 Web sayfası per unit 1,00 € 15.000,00 € 15.000,00 €

5. Dolaylı giderler (%7) lumpsum 19.700 €

6. Diğer (%3)(Contingency) 0

TOPLAM 301.100 €

(10)

www.rec.org.tr

E K - B 1 . F a a l i y e t B ü t ç e s i¹ T o p l a m M a l i y e t l e r

G i d e r l e r B i r i m B i r i m s a y ı s ı

( E U R O o l a r a k ) 1 . İ n s a n K a y n a k l a r ı

1 . 1 M a a ş l a r ( b r ü t t u t a r , y e r e l p e r s o n e l )³

1 . 1 . 1 T e k n i k A y l ı k 0

1 . 1 . 2 İ d a r i / d e s t e k p e r s o n e l i A y l ı k 0

1 . 2 M a a ş l a r ( b r ü t t u t a r , y a b a n c ı / u l u s l a r a r a s ı p e r s o n e l ) A y l ı k 0

1 . 3 G ö r e v / s e y a h a t g ü n d e l i k l e r i⁴

1 . 3 . 1 Y u r t d ı ş ı ( p r o j e p e r s o n e l i ) G ü n d e l i k 0

1 . 3 . 2 Y e r e l ( p r o j e p e r s o n e l i ) G ü n d e l i k 0

1 . 3 . 3 S e m i n e r / k o n f e r a n s k a t ı l ı m c ı l a r ı G ü n d e l i k 0

İ n s a n K a y n a k l a r ı A l t T o p l a m ı 0

2 . S e y a h a t⁵

2 . 1 . U l u s l a r a r a s ı s e y a h a t H e r u ç u ş i ç i n 0

2 . 2 Y e r e l s e y a h a t A y l ı k 0

S e y a h a t A l t T o p l a m ı 0

3 . E k i p m a n v e m a l z e m e⁶

3 . 1 A r a ç a l ı m ı v e y a k i r a l a n m a s ı H e r a r a ç i ç i n 0

3 . 2 M o b i l y a , b i l g i s a y a r e k i p m a n ı H e r a d e t i ç i n 0

3 . 3 M a k i n e y e d e k p a r ç a l a r ı / e k i p m a n ı , a l e t l e r 0

3 . 4 D i ğ e r 0

E k i p m a n v e M a l z e m e A l t T o p l a m ı 0

4 . Y e r e l o f i s / p r o j e m a l i y e t l e r i⁷

4 . 1 A r a ç m a l i y e t l e r i A y l ı k 0

4 . 2 O f i s k i r a s ı A y l ı k 0

4 . 3 T ü k e t i m m a l z e m e l e r i - o f i s m a l z e m e l e r i A y l ı k 0

4 . 4 D i ğ e r h i z m e t l e r ( t e l / f a k s , e l e k t r i k / ı s ı n m a , b a k ı m ) A y l ı k 0

Y e r e l O f i s / p r o j e M a l i y e t l e r i A l t T o p l a m ı 0

5 . D i ğ e r m a l i y e t l e r , h i z m e t l e r⁸

5 . 1 Y a y ı m l a r⁹ A d e t 0

5 . 2 Ç a l ı ş m a l a r , a r a ş t ı r m a⁹ 0

5 . 3 D e n e t i m m a l i y e t l e r i 0

5 . 4 D e ğ e r l e n d i r m e m a l i y e t l e r i 0

5 . 5 Ç e v i r i , t e r c ü m a n l a r 0

5 . 6 M a l i h i z m e t l e r ( b a n k a g a r a n t i s i m a s r a f ı , v b . ) 0

5 . 7 K o n f e r a n s / s e m i n e r m a l i y e t l e r i⁹ 0

5 . 8 G ö r s e l l i k M a l i y e t l e r i ( p r o j e d e k i A B d e s t e ğ i n i n b e l i r t i l m e s i a m a ç l ı p r o m o s y o n m a l z e m e l e r i , v . s . )

D i ğ e r M a l i y e t l e r , H i z m e t l e r A l t T o p l a m ı 0

6 . D i ğ e r 0

D i ğ e r A l t T o p l a m ı 0

7 . T o p l a m d o ğ r u d a n p r o j e m a l i y e t l e r i

( 1 . - 6 . ) 0

T ü m Y ı l l a r

B i r i m b e d e l i ( E U R O o l a r a k )

M a l i y e t l e r ( E U R O o l a r a k )²

(11)

İnsan Kaynakları giderleri genel olarak üç alt başlıktan oluşur.

• Proje Personeli (proje yöneticisi, proje uzmanı, proje asistanı, vb.)

• İdari personel (çevirmen, muhasebeci, vs)

• Proje danışmanları / yerel danışmanlar

İnsan Kaynakları Giderleri

(12)

www.rec.org.tr

• Personel Ücret Hesaplaması:

İnsan Kaynakları Giderleri

PROJE UZMANI Tutar

A 1.Toplam Maliyet “A=(B+C+D)” 1.000 EUR

B 1.1.Brüt Ücret 800 EUR

1.1.1. Net Ücret 573 EUR

1.1.2. Sosyal Güvenlik İşçi Payı 120 EUR

1.1.3. Gelir Vergisi 102 EUR

1.1.4. Damga Vergisi 5 EUR

C 1.2. Sosyal Güvenlik İşveren Payı 172 EUR

D 1.3. Diğer Faydalar (Yemek Ödemesi) 28 EUR

(13)

• Günlük danışmanlık ücreti Tam zamanlı çalışanlar için;

Toplam gün sayısı: 365

52 hafta sonu: 104

---

Kalan: 261

Yıllık tatil: 20

Dini ve resmi bayram tatili: 11

Hastalık/diğer: 10

--- Kalan: 220

Günlük Danışmanlık Ücreti = Toplam Yıllık Maliyet / 220

İnsan Kaynakları Giderleri

(14)

www.rec.org.tr

• Faaliyetin amacı ve kapsamı çerçevesinde maliyetlerin hesaplanması

• Örnek 1: Eğitim Semineri

• Katılımcı Sayısı (“catering”)

• Mekan kira ücreti

• Katılımcıların konaklaması

• Tercüme hizmetleri

• Eğitmenlerin seyahat , harcırahları

• Örnek 2: Broşür basımı ve dağıtımı

• Dizayn

• Baskı maliyeti

• Dağıtım maliyeti

• ....

Doğrudan faaliyet giderleri

(15)

• Satın alınacak ekipman ya da teçhizatın tüm detayları verilmeli (kaç tane alınacak birim maliyetleri nedir “Pazar araştırması yaparak ortalama maliyetleri çıkartarak) ve ne amaçla kullanılacağı

açıklanmalı. (KDV Muaf tutarlar göz önünde bulundurmalıdır.)

• Belirli bir miktarın üzerinde olan satın alımlarda kurallar

çerçevesinde cfcu satın alma süreçlerini takip edecek.Programlama yaparken kuralları bilmek önemli!(>5.000 €: en az 5 teklif, >100.000

€: kısıtlı ihale, >250.000 €: açık ihale, >500.000 €: uluslararası açık ihale, vb

Ekipman/teçhizat satın

alımı

(16)

www.rec.org.tr

E. Dolaylı giderler (Indirect Costs)

• Proje süresi boyunca kurum içinde ortaya çıkabilecek Genel Yönetim Giderleri (Overheads) için ayrılan tutarlardır. (kira, elektrik, su, iletişim, idari personel, vb.)

• Proje toplam bütçesinin belirli bir oranında dolaylı giderler projeye yansıtılmalı (AB Hibe Projelerinde bu oran %7’sidir.) F. Diğer giderler

• Beklenmeyen veya önceden tahmin edilemeyen giderler için ihtiyat akçesi (Contingency) ayrılabilir. (Örneğin AB Hibel

projelerinde Doğrudan Harcamaların %3 ü tutarında- özel izinle kullandırılan bir bütçe kalemidir.)

Dolaylı Giderler ve Diğer

Giderler

(17)

• Farklı projelerde farklı kurallar bulunmakla beraber, genel olarak aşağıdaki harcamalar

donörler tarafından uygun gider (eligible costs) olarak kabul edilmezler.

• Kur farkı giderleri

• Faiz giderleri

• Geleceğe yönelik gider tahminleri

• Bütçeyi aşan harcamalar

• Ekonomik olmayan harcamalar (Lüks tüketim)

• Başka kaynaklardan karşılanmış giderler (Double funding)

Kabul Edilmeyen Harcamalar

(Ineligible Costs)

(18)

www.rec.org.tr

• Ödeme Planı önceden öğrenilmeli.

• Bazı projelerde önce harcamanın yapılması bekleniyor, sonra finansman sağlanıyor.

• Örnek: Life Projelerinde önce proje bütçesinin

%40 ı kadar avans veriliyor, ardından verilen

tutarın %150 si kadar harcama yapılmadan ikinci ödeme yapılmıyor.

Ödeme Planı

(19)

Ödeme Planı

T Y P E O F C O N T R A C T T Y P E O F P A Y M E N T

¹

P A Y M E N T A M O U N T

²

P r e - f i n a n c i n g 6 0 % S u p p l y

F i n a l 4 0 %

P r e - f i n a n c i n g 2 0 %

³

, 3 0 %

⁴

, 4 0 %

⁵

I n t e r i m b i - q u a r t e r l y , e q u a l S e r v i c e

F i n a l 1 0 %

P r e - f i n a n c i n g 6 0 % F r a m e w o r k & D i r e c t

A g r e e m e n t F i n a l 4 0 %

P r e - f i n a n c i n g 4 0 % F u r t h e r i n s t a l l m e n t y e a r l y D i r e c t G r a n t

F i n a l 1 0 %

P r e - f i n a n c i n g 1 0 %

I n t e r i m q u a r t e r l y , e q u a l W o r k s

F i n a l 1 0 %

P r e - f i n a n c i n g 4 5 % F u r t h e r i n s t a l l m e n t y e a r l y T w i n n i n g

F i n a l 1 0 %

P r e - f i n a n c i n g 8 0 % T w i n n i n g L i g h t

F i n a l 2 0 %

P r e - f i n a n c i n g 8 0 % G r a n t

F i n a l 2 0 %

(20)

www.rec.org.tr

Bütçe Çalışması; Aşağıda senaryosu verilen eğitimin bütçesini “klasik”

yöntemle oluşturalım.

REC Türkiye Kapasite Geliştirme Programı Kapsamında, Ağustos 2010 da bir PCM eğitimi düzenleyecek.

Yer: Adana

Katılımcı Sayıs: 20 (18’i şehir dışından gelecek) Eğitimci Sayısı: 1 yabancı olmak üzere 3 kişi

Katılımcı Özellikleri:Yerel STKlar. 8 katılımcının İngilizcesi yeterli değil.

Eğitim Süresi:3 gün

(21)

Costs 1. Human Resources 1.1 Personel costs

1.1.1 International (experts) person 2 500 1000

1.1.2 National (experts) person 1 250 250

1.1.3 Participants person 17 0 0

Human Resources subtotal 2. Travel

2.1. International travel flight 2 1000 2000

2.2. National travel flight 18 200 3600

Travel subtotal

3. Hardw are and Equipment Costs

3.1 Car Rental days 3 1000 3000

3.2 Hardware and software costs unit 1 1000 1000

3.3 Others 0

Hardware and Equipment subtotal 4. Office and Reservation Costs

4.1 Local travel days 3 500 1500

4.2 Meeting hall days 3 1000 3000

4.3 Resort/Hotel costs person 20 200 4000

4.4 Others (tel/fax, m ail, etc.) unit 0

Office and Reservation subtotal 8500

5. Other costs

5.1 Translation days 3 500 1500

5.2 Training Metarials publication days 30 100 3000

5.3 Managem ent days 3 100 300

Other costs subtotal

PCM Budget

total cost (tl) unit cost (tl)

4000

4800 unit quantity

1250

5600

(22)