1
2 Orka SQL Programının sektöre özel yazılımlarından, “Benzin İstasyonu Otomasyonu” çözümü ile pompa programlarındaki kayıtları programınıza otomatik transfer edebilirsiniz.
Transfer Edilen Kayıtları incelediğimizde;
Satış Faturalarınız
o Şubelere Göre Kayıt Ayrımı Yapar.
o Vardiya Gruplarına Göre Transfer yapacak.
o Plasiyerlere (Pompacılara Göre Kayıtlarınızı Gruplar.) o Stoklarınız Otomatik Olarak Takip Edilecek.
Veresiye Satışlarınız
o Veresiye Satışlarınız, Sonradan faturaya dönüştürülmek üzere İrsaliye olarak Transfer edilir.
Plasiyer (Pompacılardan) Alınan Tahsilat ve Tediye Takip
o Nakit Tahsilatlar Plasiyer (Pompacılara) göre gruplanır.
o Market o Diğer
Tahsilat Ve Tediye Fişleriniz Otomatik Oluşur.
Raporlama
o Özet Vardiya Raporu
o Müşteri Borç Alacak Durumu o Stok Raporlarınız
o Pompacı – plasiyer Raporu o Depo Raporlarınız
o Vardiya Raporu
o Merkez Ve Şube Raporları
o Vardiyalarınızı Birleştirerek “Özet Vardiya Raporu” Hazırlayabilirsiniz.
BENZİN İSTASYONU OTOMASYONU
3
1. Akaryakıt İstasyonlarına Göre Şubelerinizi tanıtınız.
Programınızın Ana Ekranında Tanımlamalar / Genel Tanımlamalar / Firma / Şubeler Menüsünü açarak;
Girişte Şube Sorulsun seçiniz.
“Merkez - Şube Tanımlamaları” Menüsünü Tıklayarak Akaryakıt istasyonuna bağlı tüm şubeleri ayrıntılarıyla kaydediniz.
PROGRAMDA YAPILMASI GEREKEN İLK TANIMLAMALAR
4
2. Grup (Departman) Tanımlamalarını Yapınız.
Programınızın Ana Ekranında Tanımlamalar / Genel Tanımlamalar / Gruplar
Firmanızın Yönetim Planına göre Departman planlamasını yapılması gerekiyor. Benzin İstasyonu Otomasyonu Programında,
Departman ŞİRKET DEPARTMAN
Plasiyer PLASİYER (POMPACI)
İstatistik VARDİYA
Depo Yeri DEPO YERİ
Departman isimleri firmadan firmaya farklılık gösterebilir. Ya da farklı departmanlar eklenebilir.
5
“Tanımlamalar / Grup Tanımı”
“ŞİRKET DEPARTMAN” Grup tanımının uygulamasını aşağıdaki örnekte olduğu gibi tanımlayabilirsiniz.
PLASİYER (POMPACI) Listesinin bir örneğini aşağıdaki tabloda inceleyebilirsiniz. Şubelerinize göre Plasiyerlerinizi tanıtmalısınız.
6
VARDİYALAR Tanımını Aşağıdaki gibi uygulayabilirsiniz.
DEPO Tanımlamalarının uygulanışının bir örneğini aşağıdaki tablodan inceleyebilirsiniz.
7 3. BENZİN İSTASYONU OTOMASYONUNA GİRİŞ
Sektöre Özel / Benzin İstasyonu Otomasyonuna tıkladığınızda “Ayarlar Yapılmamış. Lütfen Transfer Ayarlarını Yapınız” uyarısı gelecektir.
Ayarlar menüsüne Tıklayın.
8
Ayarlar Seçeneği
Şube Ayarlarını seçiniz.
o “Yazar Kasa Hesap Koduna” ve “Market Cari Hesap” Koduna bir hesap kodu açınız.
o Örnek Dosya Seçiniz alanına TURPAK programındaki VRD dosyasının dizinini seçiniz.
Şablonlarda “TURPAK” Seçilmeli.
Ticari Versiyondaki Ödemeler Sistemine Kayıt yapılır.
9
Şablon Parametrelerinden; “Güncellenecek Alan” seçeneğinden “Hesap Kodunu” seçerek
“Listele” Butonuna tıklayarak tanımlamalarınızı yapınız.
Şablon Parametrelerinden; “Güncellenecek Alan” seçeneğinden “Stok Kodu” seçerek
“Listele” Butonuna tıklayarak tanımlamalarınızı yapınız.
120 1 10000 İstasyon – Vardiya 320 2 00001 Total OİL Türkiye A.Ş.
108 2 012 TOTAL YAKITKART PLUS PENDİK TURPAK Programında
Gelen Değer.
TURPAK Programında Tanımlanan Stok Adı
ORKA Programında Tanımlanan Stok Adı
10
Şablon Parametrelerinden; “Güncellenecek Alan” seçeneğinden “Ödeme Rapor” seçeneğini boş bırakınız.
Şablon Parametrelerinden; “Güncellenecek Alan” seçeneğinden “DEPO” seçerek “Listele”
Butonuna tıklayarak tanımlamalarınızı yapınız.
TURPAK programında “Knt. Değeri” boş olursa departmanlardan; İlgili depo seçimi yapılmalı.
11
Şablon Parametrelerinden; “Güncellenecek Alan” seçeneğinden “PLASİYER” seçerek
“Listele” Butonuna tıklayarak tanımlamalarınızı yapınız.
ÖNEMLİ: Plasiyerlerinizi “Knt. Değeri” alanına tanıtırken TURPAK programında tanıttığınız personel isimleri ile bire bir aynı olması gerekmektedir.
Şablon Parametrelerinden; “Güncellenecek Alan” seçeneğinden “CARİ” seçerek “Listele”
Butonuna tıklayarak tanımlamalarınızı yapınız.
TURPAK Programında Tanımlanan Plasiyer Adı
ORKA Programında Tanımlanan Plasiyer Adı
12
Şablon Parametrelerinden; “Güncellenecek Alan” seçeneğinden “Belge Tipi” seçerek
“Listele” Butonuna tıklayarak tanımlamalarınızı yapınız.
Tahsilat Hesap Kodlarından ilgili şubenizi seçerek Hesap plan kodlarınıza göre Kısa kodlar yazacağız. Bu kısa kod tanımlaması kullanıcıdan kullanıcıya değişebilir.
Örneğin; En üst satırdaki 100 1 1 00 Kasa hesabının Kısa koduna “K” harfi yazılmıştır.
Plasiyerlerden yapılan tahsilatların daha süratli kaydedilmesi için kısa yol tanıtabilirsiniz.
13 4. BENZİN İSTASYONU OTOMASYON TRANSFER
Sektöre Özel / Benzin İstasyonu Otomasyonu modülünüzü açınız.
Yeni Vardiya Butonuna tıklayınız
TURPAK programından transfer etmek istediğiniz;
o Tarih Aralığı,
o Depo, Şirket Departman, Cari, Vardiya Parametrelerini seçtikten sonra;
“Dosyaları Listele” Butonuna tıklayınız. Bu sayede C:\VDR\ Dizinindeki ilgili vardiyalar listelenecektir.
Transfer edilecek vardiyanızı çift tıklayarak seçin ve “Seçili Dosyayı Transfer Et”
Butonuna tıklayınız.
Çift Tıklayarak Rapor Alabilirsiniz.
14
Kayıtlarınızda veresiye satışlar varsa bu kayıtları daha sonda faturaya dönüştürmek üzere
“irsaliye” belge türüne dönüştürebilirsiniz. Bu işlem için; belge üzerinde sağ tuş “Düzelt”
komutu veriniz.
Belge Tipini; “İrsaliye” olarak seçtiğinizde kaydı Muhasebeleştirmez. Sonradan Faturaya dönüştürme seçeneğiniz olacaktır.
Ödeme Tipi [Evet] ise; Tutarı İstasyon Ödeme sistemine kaydeder. Bu Tutar sonradan Tahsilat ya da Tediye işlemine tâbi tutulabilir.
15
Vardiya Transferi tanımlamaları doğru ise “Kaydet” Butonuna Tıklayınız.
Satış OK. Durumu
Vardiya satırı oluşur. Transferin 2. Aşaması “Ödeme” butonuna tıklayarak Pompa, Market ve Diğer Tahsilat ya da Tediyeleri kaydetmektir.
Satış OK. Z-Raporları ve İrsaliyeler hazır durumda. Sonraki aşama Ödeme menüsü.
16
Ödemeler Menüsünde Satış Tutarı 16.828,34 ₺ olarak hesaplanmıştır. Hesaplanan Tutarın, Kasa Banka, Pos Cihazı, Personel Hesabı gibi alanlara kaydedilme aşamasını aşağıdaki gibi
tanımlayabilirsiniz.
Tahsilat Tutarlarını tanımladıktan sonra “Kaydet” Butonuna tıklayınız.
Tahsilat OK. Durumu
Tahsilat OK. Vardiyadaki tahsilatlar tanımlanmış. Belgeler, dönüştürülmeye (muhasebeleştirilmeye) hazır durumdadır.
17
İlgili vardiya satırı üzerinde Yazdır butonuna tıkladığınızda vardiya özet raporunu alabilirsiniz.
RAPORLAMA
18
Toplu işlemler menüsünde dönüştür seçimini yapınız. Sonrasında dönüştürmek istediğiniz vardiya satırları üzerine çift tıklayarak dönüştür işareti atınız.
Toplu işlemler menüsünden [Dönüştür] Çalıştır.
VARDİYALARIN MUHASEBELEŞTİRİLMESİ
19
Fiş OK. Durumu Bu işlemler sonucunda;
Z Raporlarınız Fatura sisteminde otomatik oluştu.
Z Raporlarınızın Muhasebe Fişleri E-Defter formatlarına göre oluştu.
Stoklarınızın Durum Raporları Oluştu.
Kredi kartı ve Nakit Tahsilatlarınız oluştu.
Kayıtlarınız transfer edilirken Şube ve Departmanlarınızın ayrımı yapılmaktadır.
20
