BALIKESİR ÜNİVERSİTESİ
2012
ORTAK AKIL TOPLANTISI
SONUÇ RAPORU
22 MAYIS 2012
ÖNSÖZ
Üniversitemiz Rektörlüğü olarak ilkini 14 Mayıs 2011’de Kongre ve Kültür Merkezinde düzenlemiş olduğumuz Ortak Akıl Toplantısından sonra 22 Mayıs 2012’de Burhaniye Uygulamalı Bilimler Yüksekokulu Eğitim ve Uygulama Tesisinde 2. Ortak Akıl Toplantısını gerçekleştirdik. Ortak Akıl Toplantısında üniversitemizin entelektüel kaynaklarını harekete geçirerek, üniversitemizin gelecek vizyonu doğrultusunda, ortak sorunların nedenlerinin tespiti ve bu nedenlere yönelik çözüm önerileri geliştirilmesi düşünülmüştür.
Üniversite yönetim kadrosunun tam katılımının sağlandığı bu toplantıda üniversitemizin tüm paydaşlarının görüşlerini alabilmek adına akademik personel ve idari personelden katılımlar gerçekleşmiştir. 123 kişinin 12 grup halinde çalışma yürüttüğü toplantıda, 9 ana konu başlığı altında görüşmeler yapılmış ve grup çalışmalarının ardından ortaya konulan sorunların nedenleri ve çözüm önerileri tartışılmış ve katılımcıların önemli gördükleri 5 neden ve çözüm önerisini oylamaları istenmiştir.
Toplantı sonrasında oluşturulan bu rapor, oylama sonrasında 50 oy ve üzeri oy alan sorun ve çözüm önerileri dikkate alınarak hazırlanmıştır.
Üniversitemizin daha ileri seviyede bir eğitim ve öğretim kalitesine ulaşması, araştırma ve bilim merkezi haline gelmesi noktasında bu raporda yer alan tüm maddelerin dikkatle ele alınarak, değerlendirildiğini belirtmek isterim. Geriye dönüp bakıldığında bir demokrasi belgesi niteliği taşıyan bu raporun oluşma sürecine katkıda bulunan tüm personelimize sonsuz teşekkürlerimi sunarım.
Prof. Dr. Mahir Alkan
Rektör
KONU 1 BİLİMSEL FAALİYETLER VE ALTYAPI
Nedenleri Çözüm Önerileri
1 Bilimsel çalışmalar için ayrılan kaynağın yetersizliği. Mevcut bütçe kaynaklarının arttırılması, fon kaynaklarının çeşitlendirilmesi ve arttırılması.
2 Yrd. Doç. Dr. ve Araş. Gör. kadrolarının yetersiz olması. Yrd. Doç. Dr. ve Araş. Gör. kadrolarının kurumlar arasında dengeli dağıtımının yapılması.
3 Öğretim Elemanları üzerindeki ders yükü fazlalığı. Öğretim Elemanı kadro sayısının arttırılması.
4 Proje yönlendirme ön inceleme ve yardım birimi eksikliği. Proje Yönlendirme Danışma Biriminin kurulması.
5 Bilimsel motivasyon eksikliği. Önder-öncü kişi yetersizliği. Bilimsel çalışmaların ödüllendirilmesi.
KONU 2 KURUMSALLAŞMA
Nedenleri Çözüm Önerileri
1
Birimler arasında iletişim eksikliği ve koordinasyonsuzluk.
(yatay+dikey)
-İlgili bir rektör yardımcısının dekanlar ve müdürler arasında belli dönemlerde
toplantılar düzenlemesi.
-Genel sekreterlerin koordinasyonunda fakülte, yüksekokul sekreterleri toplantısı yapılması.
-Koordinasyonu sağlamaya yönelik kural ve ilkelerin belirlenmesi.
2
Akademik ve idari personelin kurumsallaşmaya olan inanç zayıflığı ile kurumsallaşma kavramının içeriğinin yeterince
tanımlanamaması.
-İletişim, eğitim, sosyalleşmeye yönelik faaliyetler düzenlenmesi.
-Adil uygulamaların yapılacağına yönelik güven duygusunun oluşturulması.
-Kurumsal kimliği kazandıracak gezi, toplantı vb. sosyal faaliyetlerin arttırılması.
3 Akademik ve idari personel için niteliksel ve niceliksel eksiklik ve hizmet içi eğitimin yetersizliği.
-İdari personel için hizmet içi eğitimin arttırılması.
-Motivasyonu arttırıcı aktiviteler oluşturulması ve ödüllendirme.
-Yeni personel alımında görevin gereklerine uygun eleman seçimi.
-Üniversitede çalışan tüm idari ve akademik personele iletişim vb. konularda sık sık eğitim programlarının düzenlenmesi.
4 Kampüs yaşamının tam olarak oluşamamış olması.
Üniversitenin dışa bakan yüzünün geliştirilmesi. (güvenlik ve sosyal yaşam imkanlarının tüm birimlerde arttırılması)
5 Liyakat, bilgi, tecrübeye önem verilmeden atamalar yapılması.
Yapılacak atamalarda liyakat, bilgi, deneyim, profesyonellik ve birimin görüşünü de alarak atamalarının yapılması.
6 İdarecilerin kuralları kişiden kişiye farklı olarak uygulaması. İdarecilerin tüm uygulamalarında liyakat ve performansı dikkate alarak eşit ve adil davranmaları ve idarecilerin denetlenmeleri.
7 Görev tanımlarının açık ve net olmaması. -İdari kesimde norm kadro çalışması yapılarak görev, yetki ve sorumluluklar belirlenmesi.
-Araştırma görevlilerinin ilgili fakültede görev ve yetkilerinin belirlenmesi.
KONU 3 PERSONEL YETERSİZLİĞİ VE İŞ YÜKÜ FAZLALIĞI
Nedenleri Çözüm Önerileri
1
Kadro tahsisi konusunda yeterli girişimlerin yapılmamış olması ve gelen kadroların dağılımında dengeli olunmaması.
-Kadro tahsisi için YÖK ve diğer kurumlar bazında lobi faaliyetlerinin arttırılması ve bu konuda ısrarcı olunması.
-İdari, akademik ve teknik personelin üniversite içinde dağılımının öğrenci sayısı dikkate alınarak uluslararası standartlarda yapılması.
2
Makamda bulunan idari personelin uzun süre aynı görevde kalması.
İdari personelin eşdeğer görevlerde periyodik aralıklarla ( 4 yıl ) rotasyona tabi tutulması.
3
Üniversitesi geneline ilişkin iş tanımlarını ve iş yükünü
belirlemeye yönelik norm kadro çalışmalarının olmayışı. İş analizi yapılarak iş yüklerinin belirlenmesi.
4
Öğrenci sayısının oransal olarak akademisyen sayısından fazla
artması. İdari ve akademik personelin arttırılması.
5 Personel iletişimini arttırıcı organizasyonların yetersizliği. Personeli bir araya getirici etkinliklerin arttırılması.
KONU 4 FİZİKİ, TEKNİK VE SOSYAL ALTYAPI
Nedenleri Çözüm Önerileri
1 Kampüse ve kampüs içi ulaşım sorunları.
-Belediye otobüs sefer sayılarının arttırılması, otobüslerin yenilenmesi, minibüslerin Rektörlük binasına gelmeleri.
-Personel servislerinin yeniden düzenlenmesi.
-Minibüs seferlerinin toplu taşıma merkezinden başlaması.
-Kampüs içine ring seferleri konulması.
2 Kampüs ve şehirde öğrenci ve personel için sosyal ve rekreasyon faaliyetleri ve tesislerin olmaması.
İçerisinde tüm personel ve öğrencilerin vakit geçirebileceği, konaklama yapabileceği kafe, restoran ve piknik yeri içeren, misafirlerin ağırlanabileceği üniversiteye yakışır bir yaşam alanının kurulması.
3 Üniversitenin yerleşim planı ve peyzaj çalışmalarının
tamamlanmamış olması. Bu çalışmaların hızlandırılarak sonuçlandırılması.
4 Tüm birimlerdeki internet erişiminin (kablosuz) eksikliği. Tüm kampüs alanını kapsayacak merkezi internet erişiminin sağlanması.
5 Kampüs içerisinde büyük merkezi bir kütüphane olmaması. Geç saatlere kadar hizmet veren büyük ayrı bir binada kütüphane oluşturulması.
(Bandırma-Merkez-Körfez) 6 Kampüste bir alışveriş merkezi bulunmaması.
-Kampüs içine bir market, eczane, terzi, kuaför, restoran açılması. Marka değeri yüksek ve kaliteli hizmet veren firmalar ile anlaşmalar sağlanması.
-Organik ürünler satan bir yer açılması.
7 Personel lojmanı, öğrenci yurdu olmaması. (Bandırma) Planlamaya alınması.
8 Sınıfların kapasitelerinin öğrenci sayılarına göre yetersiz kalması. Öğrenci kontenjanlarının yeniden gözden geçirilmesi.
9 Kampüslerdeki binalardaki fiziksel yetersizlikler.
-Tüm enstitüler ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına ayrı binaların yapılması.
-Tıp Fakültesinin yetersiz öğrenci dersliklerinin ayrı bir morfoloji binası yapılarak bir çatı altında toplanması.
-Merkezi bir amfi yapılması.
KONU 5 ÜNİVERSİTE-SANAYİ-KENT İŞBİRLİĞİNİN EKSİKLİĞİ
Nedenleri Çözüm Önerileri
1 Üniversite-Sanayi-Kent işbirliğinde ilgili kurumların yönetici kadroları arasında diyalog eksikliği.
-Üniversite-Sanayi-Kent işbirliği için yönetici kadrolarının belirli periyotlarla görüşmeler düzenlemesi.
-Ortak akıl toplantıları gerçekleştirilmelidir.
2 Teknokent Araştırma Merkezinin faaliyete geçmemesi. -Üniversitemizin şehirde teknopark sistemini kurup geliştirmesi.
-Sanayicilerin düzenli olarak nitelikli ve ikna edici bir şekilde ziyaret edilerek bilgilendirme yapılması-uygulama örnekleri anlatma- gezdirme.
3 Bölüm ve program açılmasında ders planlarının yapılması
sırasında Üniversite-sanayi işbirliğinin gözetilmemesi. Bölgenin sanayi önceliklerinin belirlenerek dikkate alınması.
4 Üniversite-Sanayi işbirliğinin öğrencilere ve öğretim elemanlarına
maddi getirisinin olmaması. Yasal altyapılar bulunması, devreye sokulması, ek kaynaklarla desteklenmesi.
5 Öğretim elemanlarının geliştirdiği sanayiye dönük projelerin ilgili kurumlarca desteklenmemesi.
Projelerin sanayi sorunlarına dönük yapılması, sanayicilerin proje ortaklığına katılmalarının sağlanması.
6 Ortak projeler geliştirilmemesi.
-Üniversite-Sanayi ve Kent işbirliği altında yürütülen ortak projelerin yabancı projelerle entegre ettirilmesi.
-Projelerin yerelden evrensele taşınması.
7 Çevredeki sanayi kuruluşlarının bilinçli olmaması. Üniversitenin çevredeki sanayi kuruluşlarına eğitim, brifing vermesi ile sanayi kuruluşlarının bilinçlendirilmesi.
8 Yapılan işbirliği-staj durumlarının ilgili bölümlerce
denetlenmemesi. Denetleme alt yapısı oluşturularak gerekli maddi desteğin sağlanması.
9 Üniversite-Sanayi işbirliğinde kurumsal yapı eksikliği. Üniversite-Sanayi İşbirliği Ortak Konseyi oluşturulması ve bu işbirliğin kurumsallaştırılması.
10
Üniversitenin kent sanayinin gelişimine yönelik çalışmalarının yetersizliği.
-Üniversitemizde kent sanayinin gelişimine yönelik pratik çalışmaların başlatılması ve bu çalışmaların geliştirilmesi.
-Alman sanayi üniversite modeli örnek alınmalı.
11
Üniversitenin kent düzeyinde yeterli etkinlik (panel, konferans
vb) düzenlememesi-tanıtım eksikliği. Üniversitenin ilgili sanayi kuruluşları ve kent yönetimi ile ortak hareketle etkinlikler düzenlemesi, tanıtım faaliyetlerinde bulunması.
KONU 6 EĞİTİM-ÖĞRETİM KALİTESİ
Nedenleri Çözüm Önerileri
1 Öğretim elemanı ve yardımcı personel eksikliği.
-Kısmi zamanlı çalışabilecek lisans ve lisansüstü kontenjanlarının arttırılması.
-Mevcut teknik personelin teşkilatlanma ile verimli kullanılması.
-Birim yöneticilerinin ilgili faaliyetlere katılımının doğrudan desteklenmesi.
2 Öğretim elemanlarının eğitim-öğretim performansına göre ödüllendirilmemesi.
-Öğretim elemanlarının anket sonuçları, katıldığı eğitim amaçlı faaliyetleri içeren performans kriteri belirlenerek en çok puan alanlar birim bazında
ödüllendirilmesi.
-Lisansüstü çalışmalarda öğrenciye ve öğretim elemanına destek verilmesi.
3 Sınıfların fiziki ve akustik yapısının eksikliği.
-Sınıfların ergonomik yöntemlere göre düzenlenmesi.
-Sınıfların (müzik bölümü sınıfları gibi) ses yalıtımının sağlanması.
-Büyük sınıflarda ses sisteminin kurulması.
4 Yabancı dil eğitiminin yetersizliği. -Hazırlık sınıfları açılması. (lisans eğitimlerinde) -Öğretim elemanı ihtiyacının karşılanması.
5 Atölye ve laboratuvar eksikliği ve bu imkanlardan kısıtlı yararlanılması.
-Mevcut birimlerin fiziki alt yapıları tamamlanmadan yeni projelere geçilmemesi.
-Atölye ve laboratuvarlar için devamlı hizmet personelinin görevlendirilmesi.
(vardiyalı olarak)
-Laboratuvar çalışmalarına katılacak öğrencilerin sigortalanması.
KONU 7 ÖĞRENCİ İŞLERİ VE OTOMASYON
Nedenleri Çözüm Önerileri
1
Sistemin öğretim elemanlarının iş yükünü arttırması. Danışmanlık sisteminde fazla sayıda öğrenci atanması. Kayıt çıktılarının danışman tarafından alınıp, imza için öğrencinin bulunmaya çalışılması.
Bölüm öğrencilerinin tüm bölüm öğretim elemanlarına eşit şekilde dağıtılması, kayıt çıktılarının öğrenci tarafından alınıp, danışmanına imzalattıktan sonra öğrenci işlerine teslim edilmesi.
2
Devamsızlıkların sistem tarafından kontrol edilmesi ile ilgili sorunlar. Resmi tatiller için yoklama girişi yapılması gereğinin bulunması vb.
-Devamsızlıkların eski sistemle tutulması.
-Devamsız öğrencilerin sene sonunda sisteme işlenmesi.
3
Sistem kullanıcılarının eğitimi ile ilgili sorunlar. Öğretim elemanı, öğrenci, hatta otomasyon yetkililerinin sisteme yeteri kadar hakim olamamaları. Sistemi anlatan kaynaklara ulaşılamaması.
-Sistemin minimum eğitime ihtiyaç duyulacak kadar basit olması.
-Web sitesinde sistemin anlatıldığı videoların bulunması ve bunların açılması.
4
Sistemin tek merkezli işleyişi dolayısıyla kullanıcıların yaşadığı problemler. Fakülte ve Yüksekokulların akademik takvimlerinin ve işleyişlerinin farklı olması dolayısıyla programda yaşanan
problemler.
-Her kurumda istisnai durumlarda müdahale edebilecek bir yetkilinin bulunması.
-Farklı kurumlar için farklı ihtiyaçlara hitap edebilecek eklentilerin programda bulunması.
5 Öğretim elemanının notların ilanı sonrası sisteme müdahale edememesi dolayısıyla yaşanan problemler.
-Öğretim elemanı notları ilan etmeden önce harf karşılıklarını görebilmesi.
-İlan edilen notlarda yapılması gereken düzeltmeleri bölüme yazılan bir dilekçe ile yapabilme.
-Final sınavında öğrencilerin ham notlarını görebilmeleri.
-Notların şeffaf şekilde herkese ilan edilmesi.
6
Sistemin işleyişi ile ilgili sorunlar; grafik tasarımı, yoğun günlerde
sistemin yavaşlaması, sistemin karmaşık bir yapıya sahip olması. Grafik tasarımının öncelikli işlemlere uygun şekilde tasarlanması.
KONU 8 ŞEFFAFLIK, KİŞİSEL, SOSYAL VE PROFESYONEL İLETİŞİM
Nedenleri Çözüm Önerileri
1 Akademik ve idari personelin görev tanımlarının açık olmaması nedeniyle akademik ve idari personel arasındaki iletişim sorunu.
İdari ve akademik personelin görev, yetki ve sorumluluk tanımlarının ayrıntılı bir şekilde belirlenmesi, bütün birimlere dağıtılması ve ilan edilmesi.
2
Akademik ve idari personel arasındaki iletişimi sağlayacak sosyal etkinliklerin yetersizliği.
Akademik ve idari personelin sosyal iletişimini geliştirecek olan kampüste ve şehir merkezinde sosyal tesislerin kurulması. (Restoran, misafirhane, lokal gibi
hizmetlerin alınması konusunda diğer kurumlarla işbirliği yapılması)
3 Sağlık Uygulama ve Araştırma Hastanesi ile üniversite personeli arasında iletişim yetersizliği.
Üniversite personelinin randevu, muayene ve tetkik işlemleri için Sağlık Uygulama ve Araştırma Hastanesi ile izlenecek yolun şeffaf bir şekilde belirlenmesi ve ilan edilmesi.
4 İdari ve akademik personel arasındaki profesyonel iletişim yetersizliği.
Hizmet içi eğitim programlarının periyodik olarak düzenlenmesi ve katılımın zorunlu olması.
5 Özellikle öğrenciler için psikolojik danışmanlık hizmeti yetersizliği. Öğrenciler için psikolojik danışmanlık ve rehberlik hizmetlerinin arttırılması.
(Örneğin hizmet süresinin 24 saate çıkarılması personel sayısının arttırılması, rehberlik hizmetinin talep şartına bağlı kalmadan yaygınlaştırılması)
6 Yönetici birimlerle personel ve öğrenci aralarında empati eksikliği.
Yönetici birimlerle personel ve öğrenci arasındaki empati eksikliğini giderecek rehberlik, psikolojik danışmanlık desteklerinin alınması ve üst yönetimin teşvik etmesi.
KONU 9 SAĞLIK UYGULAMA VE ARAŞTIRMA HASTANESİNDE POLİKLİNİK HİZMETLERİ
Nedenleri Çözüm Önerileri
1 Randevu sistemindeki aksaklıklar, telefon ve web sayfası üzerinden erişememe.
-Doktorların ve polikliniklerin kontenjan ve programının düzenli ve güncel olarak duyurulması. (izinler, bakılacak hasta sayısı, çalışma saatleri vb.)
-Randevu değişikliklerinin randevulu hastalara SMS ile anlık bildirimi.
-Şeffaf randevu sistemi ile randevu sayılarının ilanı.
2 Doktor ve yardımcılarının sayısal yetersizliği. -Kadro tahsisi. (Doktor, hemşire, memur, teknisyen vb.)
-Değişik seviyelerde doktor (pratisyen, uzman vb) çalıştırabilme.
3 Acil müdahale yapılamaması. Acil polikliniğin kurulması, gerekli teknik donanımın sağlanması.
4 Poliklinik ve hasta yönlendirmeleri için danışma eksikliği.
-Pratisyen veya araştırma görevlilerinden oluşan bir ön muayene biriminin hastaları ön muayeneden geçirerek doğru polikliniğe yönlendirmesi.
-Telefonla hasta yönlendirme ve bilgilendirme sisteminin kurulması.
5
Üniversite personelinin Sağlık Uygulama ve Araştırma Hastanesinden öncelikli hizmet almaması.
-Şeffaf randevu sistemi ile üniversite personel kontenjan kullanımının duyurulması.
-Üniversite personeline ayrılan kontenjan oranının arttırılması.
