Hediyeler ve Ağırlama Politikası
Revizyon Tarihi: Kasım 2021 | Orijinal Politika Yayın Tarihi: Ocak 2016
İçindekiler
Giriş ... 2
Amaç ... 2
Bu Politika kimler için geçerlidir? ... 2
Hediye Nedir? ... 2
Ağırlama Nedir? ... 3
Bir Hediye veya Ağırlama vermek veya almak ne zaman uygundur? ... 3
Orantının Belirlenmesi ... 4
Her Koşulda Yasak Olan Hediyeler ve Ağırlamalar ... 4
Devlet Memurlarına Hediye ve Ağırlama İçin Onay Gereksinimleri ... 5
Devlet Dışında Çalışanlara Verilen Hediyeler ve Ağırlamalar için Onay Gereksinimleri ... 5
Hediye ve Ağırlama Alma Koşulları ... 6
Bu Politikaya Uyum: ... 6
Hediye ve Ağırlama Taleplerinin Belgelenmesi: ... 6
Hediyeler veya ağırlamalar için ödemeler... 7
Hediyeler veya Ağırlamalar için Masraf Talepleri ... 7
Roller ve Sorumluluklar ... 7
İlgili Politikalar ve Kaynaklar ... 8
Politika Yönetimi ... 9
Giriş
Hediyeler ve ağırlamalar genellikle iş hayatında iyi niyet oluşturmak ve iş ilişkilerini güçlendirmek için bir araç olarak kullanılır. Uygun Hediyeler ve Ağırlama vermek ve almak, normal iş ilişkileri kurmanın ve güçlendirmenin bir parçası olabilir. Bununla birlikte, hediyeler veya ağırlama (eğlence dahil), bir çıkar çatışması veya yasadışı ödeme ya da uygunsuz iş davranışı algısı yaratabilir.
Hediyeler ve Ağırlama Politikasının (“Politika”) ihlali, iş ilişkisinin bütünlüğüne, Pearson'ın itibarına zarar verebilir ve ayrıca Pearson için para cezası ve/veya yasaklama ve/veya ilgili kişiler için cezai kovuşturma dahil olmak üzere yasal işlemlere yol açabilir. Bir Hediye veya Ağırlama verirken veya alırken, bunun başkaları tarafından nasıl algılanacağını düşünmeli ve buna göre hareket
etmelisiniz.
Amaç
Bu Politika, meşru iş faaliyetleri yürütülürken verilen veya alınan hediyeler, ağırlama ve eğlence için rehberlik sağlar. Pearson'ın onay sürecini açıklar ve kaçınılması gereken potansiyel 'kırmızı çizgi' alanları hakkında rehberlik sağlar. Ayrıca, hediye/ağırlama ile ilgili olarak belgelendirme ve kayıt tutma için yol gösterir.
Bu Politika, Pearson'ın ABC Politikasını ve Davranış Kurallarını tamamlar ve Pearson'ın pozitif bir etik kültüre ve rüşvet ve yolsuzluktan kaçınmaya olan güçlü bağlılığını ortaya koymakta önemli bir rol oynar.
Bu Politika kimler için geçerlidir?
Bu Politika, bütün dünyada herhangi bir Pearson şirketi, yan kuruluşu veya bağlı kuruluşunda ya da Pearson'u temsil eden üçüncü taraf kuruluşlarda çalışan görevliler, çalışanlar (tam ve yarı zamanlı), geçici çalışanlar (danışmanlar ve kısa süreli veya sabit süreli çalışanlar gibi) dahil tüm Pearson çalışanları için geçerlidir. Pearson adına çalışırken hediye ve ağırlama sağlamaya yönelik, iş ortakları ile ilgili koşullar Pearson İş Ortakları Davranış Kuralları'nda bulunabilir..
Hediye Nedir?
Hediye, maddi bir öğe, herhangi bir ödeme veya ödeme yapılmadan verilen veya alınan bir avantajdır. Bu, aşağıdakileri içerir, ancak bunlarla sınırlı değildir:
• Çiçekler, hediye sepetleri, çikolatalar, bir şişe şarap gibi ürünler;
• Kişisel indirimler, komisyonlar veya finansal değeri olan herhangi bir şey;
• Tatil hediyeleri;
• Sigorta, eğitim ücretleri, onarım veya iyileştirme faaliyetleri veya herhangi bir ayrıcalıklı muamele gibi ücretsiz hizmetler;
• Teknolojik cihazlar ve araçlar (iPad'ler, Chromebook'lar, bilgisayarlar, mobil cihazlar vb.);
• Ürün abonelikleri veya lisansları;
• Ulaşım;
• Hediyeyi verenin zamanının, malzemelerinin ve tesislerinin kullanımı.
Ağırlama Nedir?
Ağırlama, verilen veya alınan her türlü kolaylık, eğlence, seyahat veya konaklama ya da davet anlamına gelir. Ağırlama, ulaşım ve konaklama gibi Üçüncü Şahısların Seyahat Masraflarını da içerir. Bunlar aşağıdakileri içerir, ancak bunlarla sınırlı değildir:
• Yemekler: kahvaltı, öğle yemeği, akşam yemeği, kokteyller, resepsiyonlar;
• Otel konaklaması;
• Araba, havayolu, tren veya tekne ile seyahat ve geziler;
• Seminerler, kongreler, konferanslar veya forumlar;
• Sportif, kültürel veya sosyal etkinliklere davetiyeler.
Bir Hediye veya Ağırlama vermek veya almak ne zaman uygundur?
Belirli coğrafyalarda ve bazı iş senaryolarında, hediye kabul etmenin/sunmanın uygun olduğu durumlar olabilir. Bu durumlarda, hediye veya ağırlama yalnızca şu durumlarda yapılmalıdır:
• Tamamen ticari nedenlerle yapıldığında (zorunlu olarak veya etkilemek amacıyla değil).
• Meşru bir iş amacı olduğunda (yani, Pearson ürünlerini, markasını veya itibarını desteklemek veya tanıtmak veya meşru bir iş ilişkisini ilerletmek için tasarlanmış harcamalar (örneğin müşteriler, temsilciler ve diğer İş Ortakları ile).
• Veren veya alanla aranızdaki ilişki ile orantılı olduğunda. Orantının oluşturulmasına yardımcı olacak faktörler hakkında rehberlik için aşağıya bakın.
• Alıcıya bir şeyi farklı veya uygunsuz bir şekilde yapma zorunluluğu hissi vermediğinde. Ve, veren sizseniz karşılığında uygunsuz bir şey beklemediğinizde.
• Açık ve şeffaf bir şekilde verildiğinde veya alındığında.
Orantının Belirlenmesi
Bir Hediye veya Ağırlama teklifi veya kabulündeki koşulları göz önünde bulundurun.
• Yüksek değerli veya fazlaca cömert mi?
• Hediyeyi verenin/alanın veya Ağırlama etkinliğinin ev sahibinin kararını uygunsuz şekilde etkileyebilecek, iş kararlarının verildiği bir zamanda mı sunuluyor?
• Hediye veya Ağırlama aynı kişiye birden çok kez mi veriliyor?
Bu sorulardan herhangi birinin cevabı “evet” ise, hediyenin orantılı olması pek olası değildir. Bu tür durumlarda veya başka bir sorunuz olduğunda, lütfen Yerel Uyum Görevlinizle veya
compliance@pearson.com adresiyle ile iletişime geçerek ek bilgi alınız.
Her Koşulda Yasak Olan Hediyeler ve Ağırlamalar
• Nakit veya nakit eşdeğerlerinin (hediye kartları veya sertifikaları, hisse senedi veya seyahat çekleri gibi) hediye olarak verilmesi, alınması yasaktır.
• Uygunsuz veya cinsel içerikli (örneğin yetişkinlere yönelik eğlence) veya bir kişinin cinsiyetine, ırkına, ulusal kökenine, dinine, yaşına, engelliliğine, kimliğine veya kimlik değişikliğine, cinsel yönelimine veya korunan diğer herhangi bir özelliğine karşı saldırı olarak görülebilecek her şey.
• Alıcının ülkesinin yasaları ve düzenlemeleri veya alıcının kuruluşunun politikaları uyarınca yasa dışı olan her şey.
• Bir Devlet Memurunun bir aile üyesine verilen veya onlardan gelen herhangi bir hediye veya ağırlama.
• Altın veya diğer değerli metaller, mücevher veya taşlar gibi nakit eşdeğerleri.
• Hizmet veya diğer nakdi olmayan faydalar şeklinde verilen veya alınan hediyeler (örneğin, istihdam vaadi, faturaların doğrudan ödenmesi vb.).
NOT: Orantı kesin ölçüleri olan bir şey değildir, tüm koşulları bir bütün olarak değerlendirmek gerekir.
NOT: Ürün geri bildirimi, piyango veya çekilişler gibi bazı durumlarda hediye kartı kullanılabilir.
Ancak bunlar, değeri ne olursa olsun uygunluk ön onayı gerektiren sınırlı ve özel durumlardır.
Devlet Memurlarına Hediye ve Ağırlama İçin Onay Gereksinimleri
Devlet Memurları için Hediyeler veya Ağırlamalar, değeri ne olursa olsun, önceden, yazılı ön onay gerektirir ("ABC ön onayı" olarak da anılır). myLegal Hediyeler ve Ağırlama portalında, buradan ön onay talebinde bulunabilirsiniz.
Talep, myLegal'dan uygun uyumluluk onaylayıcısına yönlendirilecektir (örneğin, Yerel Uyum Görevlisi veya ABD için Küresel Uyum Ofisi). Sorularınız için, burada bulunan listeden ya da ABC Neo sayfasında veya Global Uyum Ofisi Neo sayfasındaarama yaparak Yerel Uyum Görevlilerinizi bulup, iletişime geçebilirsiniz.
Devlet Memurunun tanımı nedir?
Devlet memurları, diğerlerinin yanı sıra, seçilmiş kişileri, devlet kurumları için çalışanları ve üniversite yöneticileri veya öğretim görevlilerini içeren geniş bir kategoridir. Birinin devlet memuru olup olmadığından emin değilseniz, Yerel Uyum Görevlinize sorabilir veya compliance@pearson.com adresine e-posta gönderebilirsiniz.
Devlet Dışında Çalışanlara Verilen Hediyeler ve Ağırlamalar için Onay Gereksinimleri
• Nominal Değerin üzerindeki her şey için, Yerel Uyum Görevlinizden önceden yazılı onay gerekir (“ABC ön onayı” olarak da anılır). Nominal Değerlerin bir listesini burada ve aynı zamanda ABC Neo sayfasında veya Global Uygunluk Ofisi Neo sayfasında arama yaparak bulabilirsiniz. myLegal Hediyeler ve Ağırlama portalında, buradan ön onay talebinde bulunabilirsiniz.
• Yukarıda belirtildiği gibi, Devlet memurları geniş bir kategoride yer alır. Bu nedenle hediyeyi veya ağırlamayı alacak kişinin rolü veya işvereni hakkında herhangi bir şüpheniz varsa, Yerel Uyum Görevlinizle veya compliance@pearson.com adresinden iletişime geçerek, potansiyel alıcının durumunu onaylayın.
NOT: Aşağıdaki durumlar hakkında bilgi sahibi olduğunuzda, bir hediye veya ağırlama için onay talep etmeniz yasaktır:
• Hediyeyi alan kişinin, ihaleyi yapan kuruluşun bir parçası olduğu aktif bir ihale veya satın alma durumunda;
• Hediyeyi alan kişinin sözleşmeyi yapan kurumun temsilcisi olduğu veya o kurum tarafından istihdam edildiği bir iş sözleşmesi müzakeresi sırasında;
• Lisansların / onayların yenilenmesi için devlet yetkilileriyle herhangi bir etkileşim.
Hediye ve Ağırlama Alma Koşulları
• Devlet Memurlarından Hediyeler: Derhal Yerel Uyum Görevlinize bildirmeli veya compliance@pearson.com adresine e-posta göndermelisiniz.
• Özel Kuruluşlardan Gelen Hediyeler: Hediye Nominal Değerin üzerindeyse VEYA aynı kişi veya kuruluştan birden fazla hediye aldıysanız, hediyenin uygun olduğundan emin olmak ve ayrıca kaydedilmek üzere bildirilebilmesi için Yerel Uyum Görevlinizle iletişime geçmelisiniz.
Hediyeleri kabul ederken dikkatli olunmalıdır ve yüksek değerde hediyelerin kibarca reddedilip iade edilmesi önerilir.
Bu Politikaya Uyum
ABC Politikasında belirtildiği gibi, Pearson'ın doğru defterler ve kayıtlar oluşturması ve tutması, bir iç kontrol sistemi oluşturması ve sürdürmesi çok önemlidir. Hediye ve Ağırlamalar da dahil, tüm işlemlerin şeffaf olması, eksiksiz belgelenmiş olması ve yapılarını doğru bir şekilde yansıtacak hesaplara kodlanması önemlidir. Pearson, defter ve kayıtlarının uygun bir şekilde detaylara ve doğruluğa sahip olması için bir muhasebe iç kontrol sistemine sahip olmalıdır. Bu kontrollere tüm işlemlerin adil ve doğru bir şekilde onaylanması, gösterilmesi, belgelenmesi dahildir.
Hediye ve Ağırlama Taleplerinin Belgelenmesi
• Hediyeler veya Ağırlamalar, onaylansalar bile, sıklıkla olmamaları ve bir şeyi farklı veya uygunsuz bir şekilde yapma zorunluluğu hissi yaratmamaları beklenir. Ayrıca, bazı yargı bölgelerinde, belirli bir zaman diliminde bir hediyenin sıklığı veya değeri konusunda katı sınırlamalar vardır.
• ABD'deki tüm Hediye ve Ağırlama taleplerinin ve ABD dışındaki nominal değerin üzerindeki tüm taleplerin myLegal Hediyeler ve Ağırlama portalı üzerinden yapılmasının nedenlerinden biri de budur. Çünkü bu kayıtlar, taleple birlikte sunulan tüm destekleyici belgeleri, uygunluk onaylayıcısı ile iş talebinde bulunan kişi arasındaki talebe ilişkin yorumları ve ayrıca onay veya reddi içerir.
• Hediye verirken, hediye, hediyeyi alan kişiyi/kuruluşu, hediyenin verildiği tarihi ve hediyenin tanımını belirten bir mektup içermelidir.
Hediyeler veya ağırlamalar için ödemeler
• Pearson çalışanları, bu Politikaya uymaktan kaçınmak amacıyla veya başka herhangi bir nedenle Hediyeler ve Ağırlamalar için kişisel ödeme yapmamalıdır.
• Ağırlama ödemesi, Ağırlanan kişiye değil, doğrudan satıcıya yapılmalıdır. Koşullar gereği bu yaplamıyorsa, Yerel Uyum Görevlisinin onayı gerekir. Pearson çalışanları, ilk talebi
myLegal'de değiştirmeli ve Yerel Uyum Görevlilerinden onay almak için ödeme koşullarını belirtmelidir.
Hediyeler veya Ağırlamalar için Masraf Talepleri
• Masraf talebi ağırlamayı içeriyorsa, gider raporu konumu, katılımcıları, makbuzu ve gerekli onayları içermelidir. Rapor ayrıca, ağırlamanın onaylanan nedenle sağlandığına dair yeterli kanıt içermelidir (örneğin, bir toplantıya katılım için seyahat edildiyse, gerçekten böyle bir toplantı olduğuna dair kanıt).
• Masraf talebi bir hediyeyi içeriyorsa, talepte alıcı, hediyenin verildiği durum veya sebep, satın alma faturasının nüshası ve gerekli onayların kopyası yer almalıdır.
• Rapor gerekli durumlarda ABC ön onayını da içermelidir (yani değeri ne olursa olsun bir kamu görevlisine veya devlet görevlisine verildiğinde VEYA özel, hükümet dışı bir görevliye verildiğinde ve değer, hediyenin verildiği yerdeki nominal değerin üzerinde olduğunda).
Görev ve Sorumluluklar
Yöneticiler
Gider raporlarını inceleyen tüm Yöneticiler, herhangi bir çalışanın bu Politika'ya aykırı hareket edip etmediğini belirlemek ve aksi durumlarda bunu çalışanlarıyla uygun şekilde düzeltmekle
yükümlüdür. Yöneticilerin ayrıca Hediye ve Ağırlama giderleri için bu Politikaya uygun olarak ön onay alınıp alınmadığını doğrulama sorumluluğu vardır.
Global Uyum Ofisi
Pearson'ın Global Uyum Ofisi, Pearson Hukuk bölümünün bir parçasıdır ve bu Hediyeler ve Ağırlama Politikasına uyumu destekleyen programın geliştirilmesinden ve uygulanmasından sorumludur.
Pearson Yönetici Üyesi
Pearson Yönetici Üyeleri (L1) veya her bölümün, pazarın, coğrafi merkezin veya departmanın görevlendirdiği kişiler, kendi kuruluşlarında bu Politikanın uygulanmasından ve bu Politikaya bağlılığın sağlanmasından sorumludur.
NOT: Ağırlama için ödeme yapılırken, Pearson çalışanları hazır bulunmalıdır.
Yerel Uyum Görevlileri
Yerel Uyum Görevlileri, bu Hediye ve Ağırlama Politikasına ilişkin rolleri ve sorumlulukları arasında aşağıdakiler bulunan, Hukuk Departmanının üyeleridir:
• Bu Hediye ve Ağırlama Politikası ve gerekleri ile ilgili iletişim ve eğitimin sağlanması;
• Sorulara, problemlere yanıt vermek, rehberlik ve danışmanlık sağlamak;
• Hediye, Ağırlama, Bağış, Sponsorluk, Üçüncü Şahıs Seyahat Giderleri ile ilgili talebi incelemek, onaylamak, kayıt altına almak;
• Üçüncü Şahıs Durum Tespiti ve ABC Risk Değerlendirmesi politika ve prosedürleri ile ilgili danışmanlık ve rehberlik sağlamak; ve
• Raporlar ve ihlal iddiaları ile ilgili denetçilerden (iç ve dış), iç kontrollerden ve soruşturmalardan gelen taleplere katılmak ve destek vermek.
İlgili Politikalar ve Kaynaklar
Aşağıdakileri içeren geçerli küresel politikaların ve kaynakların bir listesine Neo'daki Pearson Global Politikalar sayfasında buradan veya Global Uyum Ofisi Neo sayfasından ulaşabilirsiniz:
1. Rüşvetle Mücadele ve Yolsuzluk Politikası;
2. İş Ortakları Davranış Kuralları;
3. Hayır Kurumlarına Bağış Politikası;
4. Pearson Davranış Kuralları;
5. Sponsorluk Politikası;
6. Durum Tespiti de dahil olmak üzere Üçüncü Taraf ABC Politikası;
7. Seyahat ve Harcama Politikası;
8. Uyumluluk Terimleri Sözlüğü;
9. ABC Uyumluluk, Sıkça Sorulan Sorular;
10. ABC ön onayı talebi;
11. myLegal/ONIT (ABC ön onayı);
12. myExpense üçüncü taraf harcamaları için rehber (ABD, İngiltere, Kanada, Asya Pasifik).
Politika Yönetimi
Politika Sahibi: Danette Joslyn-Gaul, Baş Uyum Görevlisi, Global Uyum Başkan Yardımcısı
Politika Versiyonu: Versiyon 2 Revizyon Tarihi: 1 Kasım 2021 Yayın Tarihi: 1 Ocak 2016
Bölge: Global
Diller: İngilizce, Latin Amerika İspanyolcası, Basitleştirilmiş Çince, Brezilya Portekizcesi, Kanada Fransızcası, Türkçe
