1. Amaç: Bu dokümanın amacı, Üniversite’yi yeni kazanan öğrencilerinin kayıt işlemlerinin yapılmasına ilişkin usul ve esasları tanımlamaktır.
2. Kapsam: Bu prosedür, üniversiteye kayıt hakkı kazanan öğrenci adaylarının kayıt işlemlerinin yürütülmesi süreçlerini kapsar.
3. Tanımlar: Bu prosedürde geçen;
a) Üniversite : Kapadokya Üniversitesini,
b) ÖSYM : Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezini, c) YÖK : Yükseköğretim Kurulunu,
ç) Aday Öğrenci : Üniversite’yi Yeni Kazanan Öğrenciyi,
d) Merkezi Yerleştirme Sınavı: ÖSYM tarafından üniversiteye giriş ve dikey geçiş için yapılan sınavı,
e) Ön Kayıt Sorumlusu: Kayıt sürecinde ilk kontrol ve eksik evrak tamamlama faaliyetlerini yürüten görevliyi,
f) Kesin Kayıt Sorumlusu: Eksik evrakı bulunmayan öğrencinin son kayıt işlemini yapan görevliyi,
g) Uzaktan Kayıt Sorumlusu: Uzaktan kayıt sürecindeki tüm faaliyetleri yürüten görevliyi,
ğ) Gönüllü Öğrenci: Ön kayıt sürecine yardımcı olan öğrencileri,
h) Öğrenci Sorumlusu: Gönüllü öğrencilerin koordinasyonundan sorumlu kişiyi, ı) Yerleşke Sorumlusu: Her bir yerleşkedeki yüz yüze kayıt faaliyetlerinin
yürütülmesinden sorumlu kişiyi,
i) Yerleşke Ön Kayıt ve Kesin Kayıt Sorumlusu: İlgili yerleşkelerdeki ön kayıt ve kesin kayıt sorumlularını koordine eden sorumluyu,
j) Kayıt İşlemleri Sorumlusu: Kayıt işlemlerinin bu prosedüre uygun bir şekilde yürütülmesini sağlayan görevliyi,
ifade eder.
4. İŞLEMLER
4.1. GÖREVLENDİRME
Görevlilerin görev ve sorumlukları kayıttan iki gün önce yapılacak toplantı ile görevlilere bildirilir. Her kayıt türü için test kaydı yapılarak sürecin işlediği kontrol edilir.
4.2. ADAY ÖĞRENCİ VERİLERİ
4.2.1. Üniversiteyi yeni kazanan aday öğrencilere ait veriler üniversitemize aşağıdaki yollarla gelmektedir.
i. ÖSYM tarafından yapılan merkezi sınav sonuçları ile üniversiteye kayıt hakkı kazanan öğrencilere ait veriler ÖSYM tarafından üniversiteye verilir.
ii. Dikey geçiş sınavı ile üniversiteye yerleşen aday öğrenci verileri ÖSYM tarafından üniversiteye verilir.
iii. Yatay geçişi kabul edilen öğrenci verileri fakülte/enstitü/yüksekokul tarafından bilgi işlem dairesine verilir.
iv. Lisansüstü eğitime hak kazanan aday öğrenci verileri enstitüsü tarafından bilgi işlem dairesine verilir.
v. Yabancı uyruklu olarak üniversiteye kaydolma hakkı kazanan öğrencilerin verileri Yabancı Uyruklu Öğrenci Kabul Komisyonu tarafından bilgi işlem dairesine verilir.
4.3. MERKEZİ YERLEŞTİRME SINAVI SONUÇLARI İLE ÜNİVERSİTEYE KAYIT HAKKI KAZANAN ADAY ÖĞRENCİLERE AİT VERİLERİN İŞLENMESİ
4.3.1. ÖSYM tarafından Üniversiteye yerleşen öğrencilerin verileri (Öğrenci Bilgileri ve Fotoğraflar) Bilgi İşlem Dairesi tarafından alınır.
4.3.2. Yerleşen öğrenci verilerine Bilgi İşlem Dairesi tarafından aşağıda belirtilen prosedürler kapsamında öğrenci numarası verilir.
4.3.2.1. Üniversitemiz tarafından verilen öğrenci numarası sekiz haneden oluşur.
4.3.2.2. Öğrenci numarasının ilk iki hanesi; öğrencinin kaydının yapıldığı yılın son iki rakamıdır.
4.3.2.3. Öğrenci numarasının 3’üncü 4’üncü ve 5’inci hanesi program kodudur.
Program kodları ekteki (Ek-1) tablodaki gibidir.
4.3.2.4. Öğrenci numarasının son üç hanesi; aşağıdaki giriş tipine göre öğrencilerin TC kimlik numarası sıralaması ile artarak verilir.
Giriş Tipi Kod
ÖSYM 0
ÖSYM 1
ÖSYM -Dikey Geçiş 2
Khk Kayıt 3
Yatay Geçiş Merkezi 4
7143 Af Kanunu 5
Yatay Geçiş Kurum İçi 7 Yatay Geçiş Kurumlar
Arası 8
Yabancı Uyruklu 9
Değişim Programı D
Erasmus E
Başka Okuldan Yaz
Okulu C
Örnek:
• 2019 yılında öğrenci burslu olarak Nevşehir Yerleşkesi, Uçak Teknolojisi bölümünü kazanmış ve kaydedilmiş olsun.
• İlgili yıl içerisinde bilgi işlem dairesi tarafından, Uçak teknolojisi, Nevşehir Yerleşkesi, tam burslu programına 243 kodu verilmiştir.
• Öğrencimizin bölüme ilk kayıt yaptıran öğrenci olduğunu varsayımı yapılırsa öğrenci numarası aşağıdaki gibi olacaktır.
19 243 001
Yerleşen öğrenci sıra numarası Program kodu
Öğrencinin kaydının yapıldığı yılın son iki rakamı
4.3.3. Yerleşen öğrencilere ÖSYM burs ve indirimleri dışında kalan indirimler (Bölge, Tercih Bursu vs.) burs komisyonundan alınan bilgi doğrultusunda Bilgi İşlem dairesi aday öğrenci verisine eklenir.
4.3.4. Bilgi İşlem Dairesi işlediği yerleşen öğrenci verilerini aşağıdaki ilgili daire/birimler ile paylaşır.
• Kurumsal İletişim ve Halkla İlişkiler Dairesi
• Mali İşler Dairesi
• Öğrenci İşleri Dairesi
4.3.5. Kurumsal İletişim ve Halkla İlişkiler Dairesi, almış olduğu aday öğrenci verileri ile üniversiteyi kazanan öğrencileri bilgilendirir.
4.3.6. Mali İşler Dairesi, almış olduğu aday öğrenci verilerine ilişkin aşağıdaki iş ve işlemleri yapar.
4.3.6.1. Bölüm/program ücretleri muhasebe programına tanımlanır.
4.3.6.2. İndirim ve taksit seçenekleri muhasebe programına tanımlanır.
4.3.6.3. Ödeme işlemleri için anlaşmalı bankalarla yerleşen öğrencilerin verileri, KVKK hükümlerine uygun olarak paylaşır. Gerekli tanımlamaların yapıldığından emin olur.
4.3.7. Öğrenci İşleri Dairesi, almış olduğu aday öğrenci verilerine ilişkin aşağıdaki iş ve işlemleri yapar.
4.3.7.1. Program ücretleri öğrenci işleri otomasyonuna tanımlanır.
4.3.7.2. Kayıt işlemleri için kullanılacak olan formların güncel olup olmadıkları kontrol edilir.
4.3.7.3. Kayıt işlemleri sırasında kullanılacak duyuru ve benzeri bilgilendirme metinlerinin güncellenmesini sağlar.
4.3.8. Bilgi İşlem Dairesi, yerleşen öğrenci verileri ile öğrenci kimlik kartlarının basılmasını sağlar.
4.3.9. Yerleşen öğrenci verilerinin ilgili birimler tarafından sorumlu oldukları otomasyon programına aktarımının tamamlanmasının ardından kayıt işlemleri için oluşturulmuş kayit.kapadokya.edu.tr adresinin kontrolü tüm birimler tarafından yapılır.
4.4. MERKEZİ YERLEŞTİRME SINAVI SONUCU İLE YAPILCAK KAYIT İŞLEMLERİ
4.4.1. Yerleştirme sonuçlarının açıklanmasının ardından web sitesinden kayıt işlemlerine ilişkin duyuru Kurumsal İletişim ve Halkla İlişkiler Dairesi tarafından hazırlanarak yayınlanır.
4.4.2. Yükseköğretim Kurumları Sınavı Yerleşme Sonuçları ile Üniversiteyi kazanan aday öğrencilerin üniversiteye kayıtları 3 (üç) türlü yapılmaktadır.
• E-Devlet Üzerinden Kayıt
• Yüz Yüze Kayıt
• Uzaktan Kayıt
4.4.3. Öğrenci İşleri Dairesi tarafından e-devlet üzerinden kayıt yapacak bölüm/programlara karar verilerek YÖK’e bildirilir.
4.5. E-DEVLET ÜZERİNDEN KAYIT
4.5.1. Kayıt süreci, öğrenci işleri tarafından oluşturulan ve paylaşılan belge üzerinden takip edilir. Kayıt görelileri tarafından güncellenir.
4.5.2. Yerleşen öğrenciler; kendilerine tanımlanan kullanıcı hesapları ile kayıt için gerekli evrakları, kayıt işlemleri ilanında belirtilen şekilde ilgili yazılıma yüklerler. Kullanıcı adı şifre bilgileri söz konusu ilanda belirtilir.
4.5.3. Ön kayıt yapan aday öğrencilerin dosyalarının (evrakları) ön kayıt sorumlusu tarafından sisteme yüklenip yüklenmediği kontrol edilir. Eksik evrak yüklenmesi durumunda aday öğrenci bilgilendirilerek evrakların tamamlanması sağlanır.
4.5.4. Ön kayıt sorumlusu, evrak incelemesi yapar, eğitim taahhütnamesi ile muhasebe yazılımında (Mentor) çıkan taahhütname karşılaştırması yapar. Aksi bir durum olması durumundan evrak kontrolü tamamladıktan sonra öğrenci otomasyonu (Kion) üzerinden “E-kayıt izni verilsin mi?” kısmını tıklayarak izin verir. Muhasebe yazılımından sadece karşılaştırma yapılır herhangi bir onay verilmez.
4.5.5. E-kayıt izni vermiş olduğu aday öğrencinin bilgisini oluşturulan paylaşılan dokümana işler.
4.5.6. Öğrenci işleri birimi E-Devlet üzerinden kaydını yapan öğrencilerin bilgilerini kayıt dönemi boyunca her yarım saate bir kez kontrol ederek yeni kaydolanların listesini kesin kayıt sorumlusuna iletir.
4.5.7. E-devletten kayıt işlemi yaptığı görülen öğrenciler kesin kayıt sorumlusu tarafından muhasebe yazılımında (Mentor) “KION’a Gönder” butonuna basılarak öğrencinin kesin kaydı tamamlanır. Gün sonunda kesin kayıt listesi ile birlikte dosyalar öğrenci işleri dairesine teslim edilir.
4.5.8. E-devlet üzerinden kayıtların tamamlanmasının ardından öğrenciden kayıt için istenen evrakların orijinallerinin şahsen veya posta/kargo ile duyurulan son tarihe kadar Öğrenci İşleri Dairesine ulaştırması istenir.
4.5.9. E-devlet üzerinden kayıt yapan öğrencilere öğrenci kimlik kartları Öğrenci İşleri Dairesi tarafından kargo yolu ile gönderilir.
4.6. YÜZ YÜZE KAYIT
4.6.1. Yüz yüze kayıt yaptıracak öğrenci adaylarının kayıtta istenen belgelerle birlikte üniversitemize gelmeleri gerekmektedir.
4.6.2. Tüm öğrenci adaylarının http://kayit.kapadokya.edu.tr/ adresinden ön kayıt işlemi yaparak “Öğrenci Bilgi Formu”nu doldurmaları gerekir.
4.6.3. Daha önce ilan edilen kayıt için gerekli tüm evrakların öğrenci adayı tarafından hazırlanması ve ön kayıt sorumlusu tarafından kayıt kontrol formuna göre kontrol edilmesi gerekmektedir. Eksik evrak bulunması durumundan öğrenciye yardımcı olunarak eksikler tamamlanır.
4.6.4. Kesin kayıt sorumlusu, evrak incelemesi yapar, eğitim taahhütnamesi ile muhasebe programında (Mentor) çıkan taahhütname karşılaştırması yapar. Aksi bir durum olması durumunda kayıt işlemleri sorumlusuna bilgi verir.
4.6.5. Kesin kayıt sorumlusu aday öğrenciye ait ödeme işlemlerinin tam olduğundan emin olur. Eğitim taahhütnamesinde yer alan bilgilerin tam olarak doldurulmasından sorumludur.
4.6.6. Kesin kayıt sorumlusu, muhasebe programı (Mentor) üzerinden “KION’a Gönder”
butonuna basılarak öğrencinin kesin kayıt işlemini tamamlar.
4.6.7. Görevlendirilen personel tarafından öğrenci kimliği teslim edilir.
4.7. UZAKTAN KAYIT
4.7.1. Yüz yüze veya e-devlet üzerinden kayıt yaptırma imkânı olmayan aday öğrenciler yüz yüze kayıt yaptıracak öğrenci adalarının izlediği yolu izleyerek aynı kayıt evraklarını hazırlarlar.
4.7.2. Kayıt süreci, öğrenci işleri tarafından oluşturulan ve paylaşılan belge üzerinden takip edilir. Kayıt görelileri tarafından güncellenir.
4.7.3. Uzaktan kayıt yapmak isteyen aday öğrenciler; kendilerine tanımlanan kullanıcı hesapları ile kayıt için gerekli evrakları, kayıt işlemleri ilanında belirtilen şekilde ilgili yazılıma yüklerler. Kullanıcı adı şifre bilgileri söz konusu ilanda belirtilir.
4.7.4. Kayıt için gerekli olan asıl evraklar ÖSYM tarafından ilen edilen son kayıt tarihinden önce üniversiteye gönderilmiş olması gerekir.
4.7.5. Uzaktan kayıt sorumlusu tarafından aday öğrenci evraklarının sisteme yüklenip yüklenmediği kontrol edilir. Eksik evrak yüklenmesi durumunda aday öğrenci bilgilendirilerek evrakların tamamlanması sağlanır ve kargo işlemleri hakkında bilgi verilir.
4.7.6. Uzaktan kayıt sorumlusu, evrakları inceler ve eğitim taahhütnamesi ile muhasebe programında (Mentor) çıkan taahhütname karşılaştırması yapar. Aksi bir durum olması durumundan kayıt işlemleri sorumlusuna bilgi verir. Muhasebe programı içerisinden sadece karşılaştırma yapılır herhangi bir onay verilmez.
4.7.7. Aday öğrencinin evraklarının kargo/posta yolu ile gelmesinin ardından son kontroller yapılır, muhasebe programı (Mentor) üzerinden “KION’a Gönder” butonuna basılarak öğrencinin kesin kaydı tamamlanır
4.7.8. Uzaktan kayıt yapan öğrencilere öğrenci kimlik kartları Öğrenci İşleri Dairesi tarafından kargo yolu ile gönderilir.
4.8. KAYIT İŞLEMLERİNİN RAPORLANMASI
4.8.1. Öğrenci İşleri Dairesi tarafından her gün sonunda kesin kayıtları yapılan öğrencilerin listesi alınır.
4.8.2. Mali İşler Dairesi tarafından her gün sonunda kesin kayıtları yapılan öğrencilerin listesi alınır.
4.8.3. Bilgi İşlem Dairesi tarafından Mali İşler Dairesi ve Öğrenci İşleri Dairesi tarafından oluşturulan listeler ile mutabakat yapılır. Mutabakat yapılamayan öğrenciler kesin kayıt listesinden çıkartılarak, ilgili dairelere bildirilir.
4.8.4. Oluşturulan liste her gün ve kayıt dönemi sonunda Öğrenci İşleri Dairesi tarafından yönetim ile paylaşılır.
4.8.5. Kayıt tarihinin sona ermesi ile Öğrenci İşleri Dairesi kayıt yapan öğrencilerin bilgilerini bölüm/program bazında ÖSYM’ye gönderir.
