Kurumsal Bilgi Yönetimi

(1)

Kurumsal Bilgi

Yönetimi

Organizational Information

Management

Öz

Günümüzde verimlilik esasına dayalı gelişen organizasyonlar,paylaşılan bilgi

nin kazandığı değeri ve kurumsal bilgiyönetiminin bilgi paylaşımı konusundaki

önemini görebilmektedirler.Kurumsalbilgi yönetiminin amacı,kurumun sahip

olduğu açık ve örtük bilgiyi tespit etmek, düzenlemek ve kullanımını kontrol al

tınaalmaktır.Ayrıca kurumsal bilgi yönetimi, kurumu verimli, dinamik ve kâr

elde eden bir yapıyadönüştürmektedir.Bumakaledesöz konusu dönüşümbağ

lamında, kurumsal bilgiyönetimininne olduğuve nasıl uygulanacağıkonuları

ele alınmaktadır.

Abstract

Organizations which are developing based on efficiencyarebecomingmoreawa

re ofthevalue of ‘shared information’ and its importance in organizationalin formation management. Theaim of organizational information managementis to

Arş. Gör. Hüseyin Odabaş, Ankara Üniversitesi Dil ve Tarih-Coğrafya Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü öğretim görevlisidir. E-posta: odabas@humanity.ankara.edu.tr

(2)

358 Hakemli Yazılar / Hüseyin Odabaş

identify, organizeand control of tacitandexplicitinformation, owned by the or ganization.Aside from this, organizational information managementtransform

theorganizationinto more efficient, dynamic and profitablestructure.This artic

le gives information on what organizational information management is, what includes and how is applied.

Anahtar Kelimeler:

Bilgi Yönetimi, KurumsalBilgi, AçıkBilgi, Örtük Bilgi

Keywords:

Information Management, Organizational Information, Explicit Information,Ta

citInformation

Bilgi ve Bilgi Yönetimi

İnsanlarartıkgeçmişe oranla her gün dahaçok bilgiye, dahafarklı yöntemlerle,

sesli, görüntülü, elektronik, basılı vb. dosyalara ulaşmaktadırlar. Her gün okumak durumunda kaldığımız yazışmalar,e-postalar, raporlar, dinlemekve cevaplamak

zorunda kaldığımız diyaloglar,telefonlarartan kurumsal çalışmalaraörnek ola

rak gösterilebilir. Bütün bu faaliyetler sonucunda kurumlar, yoğun bir bilgi ve belgeüretimi ile karşı karşıyakalmışlardır.

Özellikle geride bıraktığımız yüzyılın ikinci yansından sonra artan bilgi ve belgeüretimi,kuramlarda belgelerin üretimlerinden arşivlere devrine kadar bel

li birsistemiçinde kontrol altına alınmasını, üretim, dolaşım, düzenleme, depo lama veerişimlerinin daha nitelikli olmasını zorunlu kılmıştır. Kuramlarda üreti

len kuramsal belgelerin kontrol altına alınması, belgeyönetimi programı ile sağ lanmaktadır.Ancak gelişmelereaçık, öğrenen ve kendini yenilemek isteyen or ganizasyonların yalnızca belgeyönetimiprogramı ile yetinmesi yeterli olmamak tadır. Kayıtlıve kayıtlı olmayan bütün bilgilerin yönetilmesi, verimli bir şekilde kullanılması, dağıtılması, depolanması, iş ortamlarında öncelik verilen konular

dır.

Yönetimbilimi bağlamındaiçinde bulunduğumuz yüzyılın en önemli iki ol gusu bilgi ve teknolojidir. Bilgi, kuram ve işletmelerin en az sermaye kadar

önemliyeni üretim faktörü, teknoloji ise onun vazgeçilmez parçasıdır. Bu neden le içindebulunduğumuz çağ bilgi çağı, toplum bilgi toplumu, insanlar ise bilgi

çalışanları olarak adlandırılmaktadır. Böyle bir dönemdebilgi yönetimini kuram

(3)

mi ise zihinsel sermayeyikontrol edilebilir bir değer olarak ele alan en önemli

yönetimalanıdır.Kurumsal dinamikler, yönetim modellerive teknoloji ise bilgi yönetiminde kullanılan en önemli araçlardır. Bu araçlar, bir işletmenin veri ve

bilgi elde etmesini, elde edilen bilgilerin geliştirilmesini, bunlarınbelirli görev leri olan bireylereaktarılmasını sağlamak üzere birarada ve uyum içindeçalış

malıdır (Microsoft’tan..., 2002).

Kurumsalbilgi yönetimindensöz edebilmek için, öncelikle bilgi vekurumsal

bilginin ne olduğuna değinmek yararlıolacaktır. Yabancı literatürde bilgi, istatis

tiksel verilerinoluşturduğu bilgi (information) vebuverilerinyorumlanarak da

ha anlamlı ve bütüncülolarak ortaya konduğubilgi (knowledge) olmak üzereiki farklı türde değerlendirilmektedir. Nitelikleri, elde edilmesi ve düzenlenmesine

ilişkinheriki bilgi türününde genel özelliklerini Stephen Parker(2000: 233) şu

şekildesıralamaktadır:

• Bilgi, çok farklı kaynaklardan elde edilebilir.

• Bilgi, çok kolayveya çok zor sağlanabilir.

• Bilgiyikullanmadan önceşunların yapılmasıkaçınılmazdır :

- Toplamak, - İşlemek,

-Depolamak, -Dağıtmak.

• Bilgi,çokfarklı amaçlariçin kullanılabilmektedir. • Bilgi, kasıtlı veya istemeden bozulabilir.

• Bilgi kaybolabilir.

• Bilgi hareketli-devingendir.

Kurumsal bilgi, kurum içinde üretilen veya kuruma dışarıdan gelen,o kurum

la ilgili kayıtlıya da kayıtsız her türlü bilgiyiifadeetmektedir. İnsanların kafa sındaolan, kurumsal faaliyetler sonucunda oluşmuş ve yazılı bir şekilde kayde dilmemiş bilgiler de kurumsal bilgi kapsamında değerlendirilmektedir. Bu, yöne ticilerin vekurumdaçalışankalifiye elemanların deneyimleri yada kurumda ça

lışan herhangi bir görevlinin kurumu ilgilendirenenufakbir bilgi parçasışeklin de de olabilir. O halde bilgiyönetiminin özetle doğrudan vedolaylı amacının, ku

rumda var olan kayıtlı ve kayıtlı olmayan her türlü bilginin ortaya çıkarılması,

değerlendirilmesi, organize edilmesi, gerekenyerlere ulaştırılması ve kuruma do laylı birkatma değer kazandırılması olduğunu söyleyebiliriz.

Townley (2001: 44) bilgi yönetimini, birkurumun görevini yerine getirmek

(4)

360 Hakemli Yazılar / Hüseyin Odabaş me ve paylaşma açısından bilgiyi kontrol altına almafaaliyeti şeklinde tanımla

maktadır. Bir başka ifade ile kurumsal bilgilerini bir sistemiçinde kaydedebilen ve gerekli yerlere etkinbir biçimde iletebilenkurumlar, kurumsal faaliyetlerinde

yinelemeyi önleyerek hata oranının azalmasını sağlayacaktır.Bilgi yönetimi ile,

firmanınzihinsel birikimi, başarı ya da başarısızlıktabelirleyici rol oynayan ve günlükkararlanalanbilgi çalışanlanna aktanlır. Bu nedenlebilgi yönetimi, bil

giçalışanlannı kurumsal bilgi tabanınabağlayarak birbirinin yerinialabilecek bi leşenlere dönüştürmeyi ve dolayısıyla çalışanlan başanlı oldukları alanlara yö neltmeyi de hedeflemektedir. Bu açıdanbakıldığındaisebilgi yönetimi, çalışan larafırsat ve rekabet ortamı sağlayarak kurumunbaşansına ivme kazandıracak

bir süreçtir.

Kalseth ve Cummings (2001: 167) bilgi yönetiminin farklı yönlerine değin

mektedir. Genelolarak bakıldığındabilgi yönetimi, yararlı bir kurumsal bilgide

polama yaklaşımıdır. Diğer bir ifadeye görebilgi yönetimi, kurumlann her dü zeyde oluşturdukları strateji, politika ve uygulamalarına yönelik faaliyetlerine

ilişkinbilgiyikontrol altına almaktadır. Bu nedenle bilgi yönetimi, kurumun ka

palı ve açıkentellektüel değerleri ile elde ettiği başarı arasındadoğrubir neden-sonuç ilişkisi kurmaktadır.Bunların yanı sırabilgiyönetimi, doğru zamanda doğ ru insanlar için doğru bilgilerielde etme,dağıtma ve kurumun gelişmesi için bil

giyi uygun bir formattasaklama stratejisi olarak görülmektedir.

Belirsizliğin hakim olduğu bir ekonomide sürekli rekabet üstünlüğünün tek güvenilir kaynağı bilgidir. Piyasalar değiştiğinde, teknolojikgelişmeler arttığın

da,rakiplerfazlalaştığındave ürünler kısa sürede eskidiğinde başarılı olmayıbe

ceren firmalar,istikrarlı bir biçimde yeni bilgi yaratan,bu bilgiyi kuruluşun her yerine geniş ölçüde yayan ve yeni teknolojilerde ve ürünlerde hızla kullanan fir

malardır(Nonaka, 1999: 30). Bu nedenle bilgiyönetimi uygulaması rekabetedi renen,yaptığıişlerden verim elde etmekisteyen örgütler için günümüzünvazge çilmezyönetimkollarındanbiridir.

Bilgi YönetimiSisteminde Göz Önünde BulundurulmasıGereken Unsurlar Bilgi yönetimi sistemi, kurumlarda bilgininüretilmesi, örtükbilginin açık bilgi

ye dönüştürülmesi, kaydedilmesi, iletilmesi, kullanıma açılması ya da bilginin kontrol altına alınması için gerekli olan personel, teknoloji, yasa,standart ve büt çenin bellibirdüzen içinde, dengelive uyumlu biçimde koordine edildiği siste

matik bir yapıdır. Kurumsalbilginin kontrol altına alınmasında vazgeçilmez mo del olarak değerlendirilen kurumsal bilgi yönetimi,çeşitliunsurlardanoluşmak

(5)

tadır. Bilgi yönetiminden sorumluolan birim vekişiler,teknoloji, kurumun bakış açısı, işbirliğive standartlar, bir bilgi yönetimi sisteminde doğrudanele alınması gerekenunsurlardır. Bu unsurlar, bilgiyönetimi sisteminin hemtasarımı hem de aktif olarak uygulanmasısırasında göz önünde bulundurulmalıdır.

a. Bilgi Yönetimi Birimi ve Sorumlusu: Günümüzün gelişen modelleri arasın

da kurum içindeki herkes bilgi yönetiminden sorumlu olarak gösterilmektedir. Örgüt içindeki herkes bilgi yönetiminin aktifbirer katılımcılarıdır. Ancak bilgi

yönetiminintasarımındanuygulanmasına kadar belli bir düzenin sağlanabilmesi

için bir yönetim birimine ve yöneticiye gereksinim vardır. Bilgi yöneticisinin,

açık veörtük bilginintespiti, toplanması, kurumiçi ve dışına iletilmesi, personel arasında dolaşımı vegeri alınması için bir bilgiakış sisteminin kurulması, bu sis tem için uygulanacak stratejilerin belirlenmesi gibi birçok konudagörev ve so rumluluklarıbulunmaktadır.

b. Teknoloji: Bilgisayar ve Internet,geleneksel ortamlara göre bilginin dahage

niş alana yayılmasını mümkün kılmaktadır (Kalseth and Cummings, 2001: 165).

Bilgisayar ve iletişim teknolojisi alanındagerçekleşenhızlı gelişme, kurum içi ve

kurumdışı iletişimi veüretimeyönelik bilgi akışını hızlandırıp kolaylaştırdığı gi bi, karar verme sürecinde, zaman ve alan kullanımında sağladığıavantajlarla, ku

rumsal etkinliği artırmaktadır. Bu nedenle bilgisayar yazılımı, donanımı, verita- banlan,bilgi ağları, Intranet ve Internet gibi konular, kurumsal bilgi yönetiminin

içinde yer alması gereken temel teknolojik unsurlardandır. Ayrıcatelefon, faks,

fiberoptik, lazer, akıllıterminaller ve dijital teknolojiler olarak adlandırılanile tişimteknolojilerininde,kurumsal bilgi yönetiminde etkin olarak kullanımı sağ lanmalıdır.

Bilgive iletişim teknolojileri, örgüt içi vedışındakiçalışanlar ve hizmet veri lenbireylerle daha etkin bir iletişim kurulmasını sağlamaktadır. Eğer geniş bir

kullanım alanı bulabilirse, bilgihizmetleri ve enformasyonteknolojileri, yeni iş

alanlarının doğmasını, ekonomik, kültürel ve düşünsel zenginliğin oluşmasını, halk ve devlet arasında köprü kurulmasını, toplum ve örgütler arasındailişkilerin

düzenlenmesini vebunun sonucu olarak bireylere çeşitlihizmetleringötürülme

sini sağlayabilir(Kalsethand Cummings, 2001: 169).

c. Kurumun Bakış Açısı: Kurumun bilgi yönetimine bakış açısı, örgütü oluştu

ran bireylerin bilgiye verdikleri değeri göstermekte ve bu anlamdakültürel bir konu olarak değerlendirilmektedir. Örgütsel kültür, bir anlamda çalışanların ör

(6)

lannı açıklar.Buna göre,çalışanlaryayeni bilgi edinerek, bunları paylaşmaya ve sınırsız kullanmaya daha açık olurlar ya da bu konuda çekingen ve isteksizdav

ranırlar.Başka bir ifadeileörgütsel kültür, destekleyici ya daengelleyici olabilir. Destekleyici kültürün hakim olduğuörgütler,kurumsal değişimeaçıktır ve takım çalışmasınıbenimsemiştir. Buna karşın engelleyicikültürün egemen olduğu ör gütlerde güven ve karşılıklı saygı en alt düzeydedir;bürokrasi fazladır; eleştiriye kapalı bir yönetim hakimiyeti vardır; rekabete, yeniliğe ve değişime kapalı bir yaklaşım sergilenmektedir (Barutçugil, 2002: 127). Bu nedenle örgütün, özellik

le de yöneticilerin bilgiyönetimine bakış açısı, bilgi yönetimi tasarımında üze rindeönemledurulmasıgereken bir konudur. Bilgi yönetiminin neolduğu, örgü

te ne gibikatkısınınolacağı, personelin bunun nekadarındansorumluolduğuve

nasıl uygulanacağınınanaliz edilmesi ve planlanması gerekmektedir.Ayrıca ça lışanların bilgiyönetimi konusunda bilgilendirilmesi ve buna inandırılması, söz

konusu uygulamada öncelikli olarak ele alınması gereken konulardır.

d. İşbirliği veStandartlar: Örgüt içi ve dışıyla yapılacakolanişbirliği, bilgi yö

netimi sürecinin ilk aşamalarından başlayarak yeni ve yararlıbilgilerin derlenme

si, üretilmesi, paylaşılması, yeni bilgiiçeren ürün ya da hizmetlere dönüştürül

mesi ile şirketin yeni pozisyonlar almasını vekullanıcının gerçek ihtiyaçlarının ne olduğunun algılanmasınısağlayacaktır. Bilgi yönetimi uygulamasıiçindeele alman unsurların, ulusal ve uluslararası standartlarla uyumlu olup olmadığı da gözetilmelidir.

Kalseth ve Cumming (2001: 170) bilgi yönetimini, ogüne kadar iş hakkında

bilinen herşeyingeliştirilmesiveyarekabete dayanmagücünü oluşturmayayö

nelik bir işstratejisininoluşturulması şeklinde tanımlamaktadır. Bu, aynı zaman

daen iyi çalışma yönteminin tespit edilmesi, hizmet ve mal üretiminde kalitenin

artırılması ve yönetimde gereksinimler doğrultusunda değişikliğe gidilmesi anla mına gelmektedir. Söz konusu yeniden yapılanma, örgütün her bölümünde kişi, takımvekurumsal düzeyde olmak üzere sürekli öğrenmeyi de gereklikılmakta

dır.Ayrıca değişiklik, yeniden yapılanma ve gelişme sürecini başlatmak isteyen

örgütler,atacakları adımlar konusunda kararlılıklarımortaya koymalıdırlar.

Kurumsal Bilgi Yönetimi Süreci

Kurumsal bilgiyönetiminin,kurum içinde oluşan veyadışarıdan gelenkayıtlı ve

kayıtsız bütünbilginin bir sistem içinde kontrol altına alınması olduğu belirtil

(7)

maktan çok öte bir örgütsel kültür sorunudur. Örgütlerde ve toplumda bilgiye önem veren,bilgi çalışanınıtanıyan,takdir eden, bilgininpaylaşıldıkçabüyüdü ğünüvedeğer kazandığını görebilen vebilgiyi paylaşanları ve etkili kullananla rıödüllendiren bir kültüre ihtiyaç bulunmaktadır(Barutçugil, 2002: 16).

Son yıllarda örgütlerde yalnızcakayıtlı bilginin yönetilmesi anlayışına ekola rak,soyut ya da herhangi birkaydı olmayan kurumsal bilginin yönetilmesinin ge rekliliği de ön plana çıkmaya başlamıştır. Honda,Canon,Matsushita veSharp gi

bi son yıllarınbaşarılı firmalarında yaygınlaşmaya başlayan buanlayışa göre ye

ni bilgi yaratmanın, sadece nesnel enformasyonu mekanikolarak ‘işleme’soru nundan ibaret olmadığı kabul edilmektedir. Bu yaklaşımagöre bilgi yaratmak,

dahaçokçalışanların örtük ve genellikle öznelkavrayışlarından, sezgilerindenve

ideallerindenyararlanmaya bağlıdır (Nonaka, 1999: 31).

Örgütlerde küresel rekabetortamına uymaihtiyacının yanı sıra,bilgi yöneti

mini gereklikılan nedenlerden biri de gereksiz bilgi üretimini önleme zorunlulu ğudur. Doğru zamandadoğru bilgiye sahip olmak her türlü örgütünperformansı

için önemli bir faktördür. Fakat günümüz örgütlerinde gerek içeriden,gerekse dı şarıdanelde edilen bilgi miktarı aşın boyutlara varmıştır. Bunedenlebirçokyö

netici, gereğinden fazla bilgi ile karşı karşıya gelmekten şikayetçi olmaktadır. Buradakitemel sorun, kurumiçingerekliolan önemli bilgileri dahaazöneme sa hip olanlardan ayırma becerisini gösterememektir (Kalseth and Cummings,

2001: 164).

Bilgiyönetimiuygulaması, kurumsal faaliyetlerin sürdürülmesindeçokçeşit li unsurlardan oluşmaktadır. Bu unsurlar arasındakurumsal iletişimde aktif rol oynayan bilgiteknolojilerininvarlığıve etkin kullanımı büyük önem taşımakta

dır. Çeşitliyazılımlar, sunucu(server) teknolojisi, açıksistemler ve kablosuz ile

tişim, kişilerinbütün birorganizasyonunadeta damıtılmış bilgisini tekbir bilgi sayarda tutmasına olanaksağlamaktadır(Barutçugil, 2002: 125; Spiegler, 2002:

2).

Bilgi yönetimikavramıile birlikte akla ve gündeme gelendiğer konular,öğ renen organizasyon veyeniden yapılanmadır. Öğrenen örgüt kavramı bazı nokta larda bilgiyönetimikavramıyla örtüşmektedir. Öğrenen örgütlerde daha çok ‘bi

rey’ değil, kurumsal öğrenmenin temelfaktörü olarak kabul edilen ‘takım’inüze rinde durulmaktadır. Buna karşın bilgiyönetimi, bireyitemel almaktadır. Öğre

nen örgüttakımdan örgüte ve oradanbireyeulaşırken; bilgi yönetiminde birey den örgüteveoradan takıma giden bir nedenilişkisikurulur. Yeniden yapılanma,

finansal ve diğer somutperformans göstergeleri ile ifadeedilen ölçülebilir sonuç lar anlamındaetkinlik ve verimlilik üzerine ağırlık verir. Bilgi yönetimi uygula masıyeniden yapılanmasürecinin paralelindeveya bir adım sonrasındayaşanan

(8)

bir süreçtir (Barutçugil, 2002: 77).

Örgütlerde kişisel bilgi veya bireysel fikirden başkalarının yararlanmasını sağlamak, bilgi üreten şirketlerin esasamaçlan arasındadır. Bilgi üreten şirketler

ise bilgiyi açık ve örtük bilgi şeklinde iki farklı kategorialtında değerlendirmek

tedirler (Risk..., 2003: 31).Kısacaaçıkbilgi, yerleşik, sistemli,kayıtlıveherke

sin kolayca ulaşabildiğibir bilgi çeşididir. Yazılı olan her türlübilgi açık bilgi

özelliği taşır. Örtük bilgi ise örgütlerde yapılan çalışmalar sırasında kişilerin

edindikleri deneyimler sonucu ortaya çıkan bilginin kaydedilmemiş veya ifade

edilmemiş şeklidir. Örtük bilgison derece kişiseldir ve bu bilgiyi formüle etmek

zor olduğuiçin, başkalarına iletmek de zordur (Townley, 2001: 46). Örneğin us

tabirzanaatkar yıllann deneyimvebirikiminden sonra yaptığı işin girdisini-çık-tısını çokiyi bilir. Ancak bildiği şeylerin altında yatan bilimsel veya teknik ilke leri çoğu zamanaçıklayamaz(Nonaka,1999: 35).

Bilgiyiaçık ve örtük biçimde iki farklı açıdan elealan örgütler, bilgiüretimi

konusunu, dört temel model üzerinde değerlendirmektedirler (Nonaka, 1999:

35):

Örtük bilgiden örtük bilgiye: Bu, örtük bilginin birbaşkasına kapalıbir bi

çimde aktarılması şeklinde ifade edilmektedir. Tam olarak usta-çırakilişkisiile açıklananbu modelde, deneyimlergözlem ve taklityolu ile kazanılır. Örneğin, aşçı bir ustanınyanında duran çırağınedindiği bilgileri yalnızca gözlem ve taklit

yolu ilekazanmasıdır. Usta veçırak arasında tam anlamıyla bir bilgi alışverişi bu

lunmaz,bilgiaktarımıgözlem yoluyla sağlanır.

Açık bilgiden açık bilgiye: Kayıtlı herhangibir bilginin başka birbiçimde kaydedilmesidir. Örneğin, örgütlerdeaynı konuda yapılan farklıçalışmaların bir

araya getirilerek yeniden yazılmasıdır.Başka bir ifade ile bumodel,birçok fark

lıkaynaktansağlanan enformasyonunsentezini yapmaktır.

Örtükbilgiden açık bilgiye: Örtükbilgininin açıklanması, ifade edilmesi ve

kaydedilmesi anlamına gelen bir modeldir. O güne kadargözlem ve taklit yolu

ile aktarılan iş deneyimlerinin ifade edilerekkayıtlıbirmetne dönüştürülmesi,ör tük bilginin açık bilgi haline gelmesidir. İnşaat teknisyenlerinin, geleneksel yön temlerle ustalarındanöğrendikleri bilgileri kaydederek yazılı birmetne dönüştür

mesi bu modele örnekolarak gösterilebilir.

Açık bilgiden örtükbilgiye:Açık bilgi firmanınbütünü içinde paylaşıldıkça,

iş görenler o bilgiyi içselleştirmeye, yani kendi örtük bilgilerini genişletmek,

yaymak ve yeniden biçimlendirmek için kullanmaya başlarlar. Kayıtlı bilgilerden

edinilen deneyimlerin bir sonraki nesile sistematize edilmeden, dağınık olarak aktarılması veya söz konusubilgilerin bir başkası tarafından gözlem yoluyla alın masıbu modele örnekolarak gösterilebilir.

(9)

Bilgi üreten firmada, bu modellerin dördü dedinamik bir etkileşim içinde, bir

tür bilgisarmalı oluşturur. Örtük bilgininaçık bilgiye dönüşüm süreci, gerçekte

bir bireyin dünya görüşünü açıklama sürecidir. Çalışanlar yeni bilgiürettiklerin de, kendilerini ve çalıştıkları kurumu yeniden üretmiş olurlar (Nonaka, 1999:

37).

Günümüze kadar örgütlerde çok fazla üzerinde durulmayan birkonu olan ör tük bilgi, artık yeniden yapılanma sürecinegiren, çağdaş yönetimmodellerini ku

ramlarında uygulamak isteyen yöneticiler içinortaya çıkarılmasıgerekenönem

li bir bilgikaynağıolarak değerlendirilmektedir. Bilgi yönetimi kısaca örtükbil gininaçıkbilgiye,açık bilginin de yeniden açıkbilgiye dönüştürülmesürecidir. Bu nedenle yöneticiler, uygulayacaklarıyönetim modellerininörtük bilgiyi açık bilgiye,açıkbilgiyi de yeniden açık bilgiye dönüştürebileceknitelikte olmasına özen göstermelidirler. Ancak bilgi yönetimi yalmzca bilginin kaydedilmesi ve yenilenmesi konularımkapsamamaktadır. Aynı zamanda bilgiyönetimi, kuram sal bilginin en kısa sürede sorumlularına aktarıldığı, veri paylaşımının veya do laşımının yapıldığı bir süreçtir. Bu açıdan bakıldığında bilgi yönetimi ile varıl makistenen asıl amaç kurumun parasal kâr elde etmesini sağlamak değildir.Pa rasal kâr, bilgi yönetimininnitelikli bir şekilde uygulanmasından sonra elde edi

lebilecekkuramsal bir katma değerdir.

Bilgininiletildiği ve paylaşıldığı süreceyenilendiği, yenibir şekle dönüştüğü ve değerli bir meta haline geldiği, günümüzde genel kabul gören bir gerçektir.

Bilgi yönetiminde de kuramsal bilginin kuram içinde düzenli olarak iletimive

paylaşımıesastır. Kuramsal bilginin paylaşımıaslmda,o bilginin sorumlularına ulaştırılması, kuramsalçalışmalardan haberdar edilmesi,çalışanlardan tepkilerin alınması, gelen tepkilerin değerlendirilmesi, yorumlanması ve tekrar sorumlula

rına iletilmesi gibi birdöngüanlamınagelmektedir. Budöngü ile yapılançalış

malarda olası aksaklıklar kuramda çalışan uzmanlar tarafından birçokaçıdan ele

alınacak, değerlendirilecekve başarı yüzdesi artırılacaktır.

KurumsalBilgi YönetimiİçinBenimsenmesiGerekenİlkeler

Gelişmiş birörgüt, kendindendaha az gelişmiş birbaşkaörgüte göre yeniliklere daha açık, değişimikabul eden ve yeni taleplerinüstesindengelebilenbir yöne tim yapısına sahiptir. Kuramsal gelişimini sürdürmek isteyen bir örgütte, bilgi

yönetimi yaklaşımına göre yeniden yapılanma sürecine girilmesi için öncelikle

bir takım ilkelerin benimsenmesi gerekmektedir. Söz konusu ilkeleri Kalsethve Cummings (2001: 165) şu şekilde sıralamaktadır:

(10)

• Tamamen bilgi yönetimiişi ile uğraşacak bir yönetimekibine sahip olmak,

• Kurumsaldeğişim yeteneğine sahip olmak ve bunaher an hazır olmak,

• Daha iyi hedeflere ulaşmak için istekli olmak,

• Personelle süreklibirlikte olmak veberaber hareket etmek.

Bilgi yönetimi sistemi,başındansonuna kadar birbirinezincirlemebağlı, ken dinioluşturanbütün unsurlarınsorunsuz çalışmasını gerektirenbütüncül bir ya pıdır. Bilgi yönetimi sistemini oluşturan bir ya da birkaç unsurun yokluğu, siste min aksakişlemesineyada çalışmamasına neden olacaktır. Bukoşullar gözönü nealındığında bir bilgi yönetimi sistemindebulunması gerekennitelikler veatıl

ması gereken adımlar şu şekilde özetlenebilir:

• Öncelikleprogramın gerekliliğine, kurumda çalışan bütünpersoneli inandır mak, tasarlananprogramıbütün yönleriyle uygulamak,

• Örgütün bütün bölümlerini incelemek, bölümlerde yapılan işleri belirlemek veiş akış sisteminin tespitini yapmak,

• Örgüttekullanılan iş akış sistemleri, bilgi üretimi ve kullanımı konularında

yaşanan aksaklıkları belirlemek,

• Üretilen bilginin ne kadarının kaydedilmeden kaybolduğu, iletilemediği veya işlevini yitirdiğini tespitederek, durumun kuruma maliyetini hesaplamak,

• Yapılan durum ve maliyet hesaplarına görebilgiyönetiminden beklentilerin neler olduğunu ortaya koymak ve bu doğrultuda yapılan işlemleri kurumsal

kârı en etkinbiçimdedestekleyecekşekilde yeniden tasarlamak,

• Örgütte yapılan her çalışmanınkayda geçirilmesini, bu kayıtların sorumlula rına en hızlı veekonomikyoldanulaştırılmasınısağlamak,

• Bilginin kurum içindebir döngübiçiminde dolaşımını ve her dolaşımdaken dini yenilemesini sağlamak,

• Bilgi yönetimiuygulamasının kısa ve uzun vadedeörgütene kadar getirisinin

olacağını tespitetmek ve çıkan değerleri çalışanlara iletmek,

• Bilgi yönetiminin içeriğini, kurumsal işlev ve sorumluluklarınıgösterenbir el

kitabı hazırlamak,

• Tasarlanan sisteminkalıcıolmasını, yeniliklerin uygulanmasını ve çalışanları

teşvikedici rekabetçi ortamın oluşmasını sağlamak.

Günümüzde küresel rekabet ve yeni buluşlar, iş dünyasının şeklini değiştir

miş, bütün kuruluşların üzerinde önemli bir baskı oluşturmuştur. Bilgi yöneti

minden elde edilebilecek uzun vadeli rekabet avantajını sağlamak için, iç vedış bilgi kaynaklarınaetkili bir biçimdeerişilmesinin kaçınılmaz olduğu kabuledil mektedir (Kalseth and Cummings, 2001: 163). Kurumsal bilginin denetimini

(11)

sağlamaamacıyla öne sürülen bilgiyönetimisüreci, yönetim bilimindentüremiş ve ticari işletmeler üzerinde başarılı sonuçlar vermiştir.

Sonuç

Üretimin temelunsuruolarak kabul edildiği günümüzdebilginin, kontrol altına alınması, kontrolaltma almanbilgininörgütünbütün kollarıyla etkin bir biçimde

paylaşılmasıve kurumsal işleyişe doğrudan katkı sağlaması için, bilginin yöneti mineyönelikbir sisteme gereksinim duyulmaktadır. Bilgi yönetimi, söz konusu

sistemin işlevini yerine getirebilecek yapıya sahip yönetim modellerinden biridir.

Bilgi yönetimi, kurum tarafındanüretilen veya dışarıdan sağlanan hertürlüaçık ve örtükbilginintespiti,toplanması, kaydedilmesi, ilgililerine iletilmesi ve depo lanması işlevini, en etkin, ekonomik vehızlı bir biçimde yerine getirenyönetim

türüdür.Bunedenle bilgi yönetimi, kendi yönetim yapısına göre her türlü örgüte uyarlanabilen ve aktifolarak kullanılmasıgereken çağdaş bir yönetimmodelidir.

Kurumsal bilgisini belli birsistem içinde etkin olarak yönetebilen örgütler, hedef lerine dahakolayulaşabileceğigibi, gelişen dünyada rekabet edebilme ve reka betedirenmefırsatını daelde edeceklerdir.

Bilgi veuzmanlığınönemli olduğu bilincine varan, bunları geliştirenvekul

lanan kurumlar, bu alandaattıklarıadımlarınkısasüredekatma değer olarak ken dilerine geri döndüğünü görebilmektedirler. Bunedenle son yıllarda örgütsel per formanslarını artırmakisteyen birçok kurum, kurumsal bilgisininitelikli birbi çimde üretmek, paylaşmak ve kullanmak için çabasarf etmektedir. Buçabanın

karşılığında ise kurumlar, daha üretken ve verimli örgütlere dönüşecekler;çalı şanlarını ve hizmet verdikleribireyleri memnun edecek yapısaldeğişimigerçek

leştirebileceklerdir.

Kaynakça

Barutçugil, İsmet. (2002). Bilgi yönetimi. İstanbul: Kariyer Yayıncılık.

Kalseth, Karl and Sarah Cummings. (2001). “Knowledge management: Development strategy or business strategy?”, Information Development 17 (3): 163-171.

McBrian, Ian [et. al.]. (2003). “Risk, gap and strength: Key concepts in knowledge management”, Knowledge-Based Systems, 16 (2003): 29-36.

“Microsoft'tan bilgi yönetimine vurgu’’, (2002). [Çevrimiçi] Elektronik Adres: http://www.active- finans.com/activeline/sayi2/bilgi_yonetimi.html [28.12.2002]

(12)

368 Hakemli Yazılar / Hüseyin Odabaş Nonaka, Ikujiro. (1999). “Bilgi yaratan şirket”, Bilgi Yönetimi içinde (29-50). Ankara: Türkiye Me

tal Sanayicileri Sendikası.

Parker, Stephen. (2000). “Knowledge is like light - information is like water”, Information Deve lopment 16 (4): 233-236.

Spiegler, Israel. (2002). “Technology and knowledge: Bridging a ‘generating’ gap”, Information and Management 2013 (2002): 1-7.

Townley, Charles T. (2001). “Knowledge management and academic libraries”, College and Rese arch Libraries 62 (1): 44-55.

Yardımcı kaynakça

Akdeniz, Tanju. (2002). “Bilgi yönetimi nedir?”, [Çevrimiçi] Elektronik Adres: http://www.mis.bo- un.edu.tr/badur/IBS%20205/Bilgi%20Yonetimi.pdf [28.12.2002],

Altıntaş, Levent. (2001). “Bilgi yönetimi ve değişim”, Kaynak Dergisi 7. [Çevrimiçi] Elektronik Adres: http://shop.link.com.tr/kaynakdergiyazi.asp?PRI=80&SAYI=7 [28.12.2002].

Çalkıvik, Gürkan. (2001). “Yeni ekonomi ve bilgi yönetimi”, Önce Kalite Dergisi 7 (37). [Çevri miçi] Elektronik Adres: http://www.exper.net.tr/corporate/arsiv/yeniekonomi5.htm [28.12.2002].

Öğüt, Adem. (2001). Bilgi çağında yönetim. Ankara: Nobel Yayın Dağıtım.

Özdemirci, Fahrettin. (2002). “e-Arşivlere giden yolda belge yönetim birimleri”, 38. Kütüphane Haftası Bildirileri 25-31 Mart 2002 içinde (126-141). Ankara: Türk Kütüphaneciler Demeği.