BİRİNCİ BÖLÜM
BİLGİ SİSTEMLERİ İLE İLGİLİ KAVRAMLAR
1.1. BİLGİ İLE İLGİLİ KAVRAMLARA GENEL BAKIŞ
1.1.1. Veri, Bilgi Ve Özel Bilgi Kavramları
Bilgi terimi birden çok farklı içeriklere sahip tanımları bulunmaktadır. Bu terim günümüzde devamlı kullandığımız kelimeler arasına girmiştir. Bilgi terimi var olan şeyleri gözlemleyip, bu şeylerden ve özelliklerinden yararlanarak daha ekonomik bir yapısallaşmaya gitmektir veya insanın varlığı tanıma ve anlama isteği sonucu ortaya çıkan, düşünen özne ile nesne arasındaki ilişkidir diyebiliriz. İnsanın başka bir varlığı düşünmesi özne, başkası tarafından düşünülmeside nesnedir. İnsanın kendisi hakkında bilgi koyması ile kendisini de nesne yapabilir.
Bilgi; İngilizce’de “information” ve “knowledge” terimleri, Türkçe’de bilgi, malumat ve veri kelimelerinle bilinmektedir. Bilgi veya malumat, gerçek ve ilklerin bütününe verilen ad olarak tanımlanmaktadır. İngilizce de ise bilgini karşılığı kelimeler data, doğrudan veri olarak çevrilebilirken, information terimine karşılık olarak bilgi denilmektedir. Knowledge’yi özel bilgi olarak adlandırmamız daha doğru olacaktır. Çünkü, knowledege kelimesi daha çok genel bilginin kişi veya kurumlara özelleşmiş bir halini ifade etmektedir (TOPALOĞLU ve KOÇ, 2002).
Çok boyutlu bir kavram olması nedeniyle bilgi, değişik bağlamlarda değişik amaçlar için, farklı biçimlerde kullanılabilmektdir. Bunlardan veri(data) ve bilgi(information) kavramları, sık sık karıştırılmakta ve kimi zaman bu kavramlar yanlışlıkla birbirlerinin yerine kullanılmaktadır. Bilgi teknolojileri ve sistemleri yazınında, bu iki kavrama ilaveten üçüncü bir bilgi kavramı –Özel bilgi(knowledge)- daha bulunmaktadır ki, aşağı yukarı bu kavram da ilk bakışta diğer iki kavramın yüklendiği anlamı çağrıştırmaktadır. Ancak, bu üç terim anlam bakımından birbirlerinden farklıdır. Her biri bilgi işleme sürecinin değişik aşamalarında çıktı olarak ortaya çıkan ürünlerdir (BENSGHIR, 1996).
Bu açıdan bakıldığında veri, bu sürecin temel hammeddesi olarak ve çeşitli sembol, harf, rakam ve işaretlerle temsil edilen, ham işlenmeye hazır işlenmemiş gerçekler ya da izlenimlerdir (MC DONOUGH, 1963). Bilgi ise, verilerin, karar alma sürecine destek sunacak şekilde anlamlı bir biçime getirilmek üzere, analiz edilerek işlenmesiyle ulaşılan sonuçlardır. Özel bilgi terimi de spesifik bir amaca yönelik olarak bilgilerin çeşitli analiz, sınıflama ve gruplama işlemlerinden geçirilerek, ileri zaman diliminde potansiyel olarak kullanıma hazır hale getirilmiş bilgidir (KÖKSAL, 1981). Gary ve James Hansen(1996), veri terimini izole edilmiş gerçekler, bilgi terimini ise işlenmiş veri diğer bir ifadeyle organize edilmiş veya özetlenmiş veri olarak açıklamaktadırlar(PEKGÖZLÜ, 2003).
Veri(data), ham, özetlenmemiş ve analiz edilmemiş gerçeklerdir. Bilgi(information) ise anlamlı bir şekle getirilerek işlenmiş veridir. Bir süpermarketin günlük fiş listesi veridir, bilgi değildir; çünkü yararlı olamayacak
kadar detaylıdır. Günlük toplamları vermek için veriyi özetlemek bilgidir; çünkü süpermarket müdürü, performansı izlemek için bu raporu kullanabilir. Aynı rapor bir bölge müdürü için ise bir veri olabilir; çünkü bölge seviyesinde anlamlı karar vermek için çok detaylıdır. Bir bölge müdürü için bilgi, her supermarket için haftalık bir satış raporu olabilir. Veri her zaman veridir, fakat bir kişinin bilgisi diğer bir kişinin verisi olabilmektedir. Bir insan için anlamlı olan bilgi bir diğer insan için fazla detaylı olabilir. Bununla beraber bir yöneticinin bilgi nosyonu çabuk değişebilir. Eğer bir problem tanımlanırsa, yönetici problemin sebebini teşhis etmek için detayların daha üstün seviyelerini isteyebilir. Böylece, biraz önceki veri, aniden, bilgi haline gelmiştir; çünkü bir problemin çözümüne yardım etmiştir. Problem çözüldüğünde bilgi veriye geri döner. Yöneticilerin devamlı bilgi almaları için veri işlemenin kişiselleştirilmesine(isteğe göre yapılmasına) olanak verecek bir bilgi sistemine gereksinim vardır. Gereksinimleri değiştikçe, aldıkları raporların detaylarını ayarlayabilme ihtiyacı duyarlar. Özel bilgi(knowledge), bilgi kullanma kapasitesidir. Yöneticilerin biriktirdiği eğitim ve tecrübe, uzmanlıkları ile birlikte, aldıkları bilginin mantıklı olmasını sağlamaktadır. Özel bilgi, yöneticilerin bilgiyi yorumlayabilmeleri ve onu karar vermede kullanabilmeleri demektir.Ek olarak, Özel bilgi, hangi bilginin karar vermede yararlı olabileceğini tanıma kapasitesidir. Örneğin, bir satış müdürü, yeni bir ürün müdürünü işe alıp almayacağını karar vermek zorunda olduğunda, ürün hattı tarafından bir yararlılık raporunu istemenin faydalı olduğunu bilir. Bu yüzden yeni bir bilgi sistemi yürürlüğe konduğunda, yöneticiler, sistemin hangi bilgiyi gönderebileceğinin ve o bilginin ne anlama geldiğinin öğretilmesine ihtiyaç duyarlar. Veri, bilgi ve Özel bilgi arasındaki ilişki Şekil 1’de gösterilmektedir. Özel bilgili bir kişi, karar almaya destek olması için bilgi talep eder. Sonuç olarak veri belki bir
bilgisayar programı ile bilgiye dönüştürülür. Bundan sonra, kişisel Özel bilgi, istenen bilgiyi yorumlamak ve bir sonuca ulaşmak üzere uygulanır. Doğal olarak, bu döngü, bir karar alınmadan önce daha fazla bilgiye gereksinim varsa birkaç kez tekrarlanabilmektedir (WATSON, 1996). BİLGİ (INFORMATION) Günlük toplamları rapor olarak çıkarılmış listesi ÖZEL BİLGİ (KNOWLEDGE) yöneticilerin listeyi yorumlayabilmesi VERİ (DATA) Bir süpermarketin günlük fiş listesi
Şekil-1: Veri, bilgi ve özel bilgi arasındaki ilişki
1.1.2. Örgütlerde Bilginin Önemi Ve Bilgi Gereksinimi
Günümüzün politik, sosyal ve ekonomik örgütlerinin giderek karmaşık yapıya bürünmeleri, bunların yönetimi ve denetiminde daha fazla bilgiye gereksinim duyulmasına yol açmıştır. Çağdaş örgütlerde ihtiyaç duyulan bilgi miktarı da hacimsel olarak gün geçtilçe artmaktadır. Bu denli çeşitlenen ve büyük hacimlere ulaşan bilgi yığınlarını anlamak, yorumlamak ve anımsamak, gerek kapasite ve gerekse zaman bakımından olanaksızdır. Örgütlerde bu tür bilgiler ancak sistematize edilerek etkili ve verimli kullanılabilir. Genel olarak, örgütlerde geçmişi hatırlamak, bugünü izleyebilmek ve geleceği planlamak amacıyla bilgiye ihtiyaç duyulmaktadır (BENSGHIR, 1996).
Bilgi devrimi, kritik üretim faktörünü sermaye olmaktan çıkarıp bilginin olmasına yol açmaktadır. Bilgiyi kopyalamanın maliyeti önemsizdir ve bilgi paylaşıldıkça değeri artar; bu da işbirliğini tüm taraflar için ekonomik açıdan avantajlı hale getirir. Şirket varlıkları içinde çeşitli bilgi varlıklarının değeri 1982 yılında yüzde 38 iken, 1992 yılında yüzde 62’ye çıkmıştır. Yalnız insan sermayesinin, yani çalışanların bilgisinin değer yaratma gücünün modern ekonomilerdeki toplam zenginliğin yüzde 70’ini oluşturduğu tahmin edilmektedir. Buna entelektüel varlığı, markaları ve diğer bilgi türlerini de eklersek şirket varlıklarının yüzde 80’inden fazlasının bilgi varlıkları tarafından oluşturulduğunu görürüz (HALAL, 2000).
Yöneticilerin günlük işleri sırasında çoğunlukla kendi kendilerine sordukları bir soru: "Karar verebilmek için yeterli veriye sahip miyim?" sorusudur. Bu soruya çoğu yönetici "evet" yanıtını vermekte zorlanır. Nasıl karar verir? Az bilgi çok sezgiyle. Oysa son yıllarda dış dünyadaki değişimin hızı ve belirsizlik olağanüstü boyutlarda artmıştır; sonucunda da "bilgi" ve "bilgiyle yönetmek" her zamankinden daha çok önem kazanmıştır. Bilgi denilince mutlaka açık bilgi olmak zorunda da değildir. Bazen işletmeler için "örtülü bilgi" açık bilgiden daha değerli olabilir, onun öğrenilmesi ve işletme içinde paylaşılması yaşamsal öneme sahiptir. Artık günümüzde doğru bilgiye rakiplerinden daha hızlı ulaşan işletmeler ayakta kalabilecek, diğerleri ise yok olup gideceklerdir (TUNCA, 2000).
Bilgi kişisel ve örgütsel kararların temelini oluşturur. Örgütsel hedeflere ulaşmak için tüm örgüt düzeylerinde bilgiye ihtiyaç duyulur. Ancak ihtiyaç
duyulan bilginin türü, yapısı ve içeriği bu bilgiyi kullanan birimin işlevlerine göre farklılık gösterir. Örgütün alt düzeylerinde bulunan, yürütmeden sorumlu yöneticilerin bilgi ihtiyaçları rutin, günlük, yürütme ile ilgili kararlar için olurken; orta düzey ve özellikle üst düzey yöneticilerin bu ihtiyaçları uzun dönemli kararlar alma ve politikalar oluşturmada ortaya çıkar (YILMAZ, 1988). Başarı için bilgi kritik bir unsurdur ve “bilgi yönetimi”nin büyük bir bölümü, iletişim kanallarını açık tutarak yalnızca seçilmiş birkaç kişinin değil, herkesin katkısını alabilmek için diyaloğu desteklemekten ibarettir (BARCHAN, 2000). Bilgi bir anlamda sınır tanımaz ve “yönetilemez”. Ama yakalanabilir ve sistemler, süreçler, veri bankaları biçimlerde birer kaynağa dönüştürülebilir. Sonra da performansı iyileştirmek ve kar veya hizmet üretmek için kullanılabilir(PEKGÖZLÜ, 2003).
Bilgi, kullanıcılar açısından bakıldığında; örgütün önemli bir kaynağı ve iş yapmanın maliyeti olmakta, işlevsel yeterliliği, çalışanların verimliliğini ve moralini, müşteri hizmetleri ve tatmini etkileyen temel bir faktör halini almaktadır. Hepsinden önemlisi, yönetimin en önemli işlevi sayılan "etkili karar alma"yı desteklemekte, örgüte rekabet avantajları kazandıran ürün ve hizmetleri geliştirmede bir araç oluşturmakta ve örgütte çalışan pek çok kişi için önemli kariyer fìrsatı sağlamaktadır (O'BREIN, 1990).
Bilgiye dayalı toplum haline gelmek ve bu şekilde hizmet kalitesi ve verimliliğini artırmak, hiç kuşku yoktur ki, enformasyonun (veya bir üst düzeyde ele alındığında bilginin) toplumun çeşitli kesimleri açısından ulaşılabilirlik düzeyi ile
ilişkilidir. Enformasyona ulaşmak ve ondan işlevsel biçimde yararlanmak ise, "enformasyon sistemi"nin tasarım ve uygulamasına bağlıdır (LEBLEBİCİ, 1996).
1.2. BİLGİ SİSTEMLERİ
1.2.1. Bilgi Sistemleri Kavramı
Bilgi sistemi bir organizasyonu yönetebilmek ve karar verme mekanizmalarını desteklemek için gerekli bilgiyi toplamak, işlemek, saklamak ve dağıtmak gibi birbiri ile doğrudan ilgili unsurların oluşturduğu bir yapılanmadır. Ancak organizasyonların değişik seviyelerde değişik bilgilere ihtiyacı olduğu bir gerçektir. Bu durumda bilgi sistemi de kendi içinde farklılaşmaktadır. Stratejilerin oluşturulduğu en üst seviyede "yönetici bilgi sistemi"ne, yönetim seviyesinde "yönetici bilgi sistemi" ve "karar destek sistemi"ne, orta düzey çalışanlar için "bilgi-iş sistemi" ve "ofis otomasyon sistemi"ne, çalışmaların yapıldığı seviyede ise ""bilgi-işlem izleme sistemi"ne ihtiyaç olmaktadır (YILDIZ, 1999). Başka bir açıdan bilgi sistemi, "bir örgüt içerisinde bilgiyi toplayan, dönüştüren ve yayan kaynaklar, kurallar ve insanlardan oluşan bir bütün" olarak tanımlanabilir (O'BREIN, 1990). Diğer bir anlatımla, bilgi sistemi; belirli hedefleri karşılamak üzere, verileri karar verici için anlamlı bilgilere çeviren insangücü, programlar ve yönetsel süreçlerden oluşan bir settir (BEHAN ve HOLMES, 1990).
Enformasyon sistemlerinin örgütlerde oynadığı rollerden yola çıkılarak yapılan bazı sınıflamalar vardır. Temel bir sınıflama enformasyon
sistemlerini manuel veya bilgisayar-tabanlı olmak üzere iki grupta ele alır. Birincisi, yani manuel sistemlerde, insanlar kalem, kağıt, hesap makinesi, daktilo gibi araçları kullanarak veri dönüşümü yaparlar. İkincisinde ise, veri dönüşümü bilgisayarlar aracılığıyla yapılır (LEBLEBİCİ, 1996).
Yukarıdaki bu gruplamadan yola çıkarak, enformasyon sistemlerini bir "veri dönüşüm süreci" olarak ele alırsak, bir başka sınıflamaya gidebiliriz. Bu sınıflamada, veri dönüşümünün amaçları esas alınmakta ve bu amaçlar; günlük faaliyetler ve yönetim faaliyetlerine dönük amaçlar olarak ikiye ayrılmaktadır. Diğer bir deyişle, işlemlere yönelik enformasyon sistemleri ve yönetim faaliyetlerine dönük enformasyon sistemleri ortaya çıkmaktadır. İşletmelerde "operasyonel (günlük faaliyetlere dönük) amaçlı enformasyon sistemleri" şu üç grupta toplanabilir:
1) İşletmenin alış-veriş süreçlerinde satış, satın alma, envanter gibi verileri kaydeden ve kullanıcının bu bilgileri kullanmasını sağlayan muhtelif veritabanlarından oluşan Transaksiyon Proses Sistemleri,
2) Fiziksel süreçleri kontrol ederek, fiziksel üretim sürecini yöneten ve rafineriler, üretim hatları gibi alanlarda kullanılan Proses Kontrol Sistemleri,
3) Veri ve enformasyonu elektronik ofis iletişimi şeklinde toplayıp, işleyip, aktarıp ofis iletişimi ve verimliliğini sağlayan; kelime işlem, elektronik posta, masa üstü yayıncılık, telekonferans gibi örnekleri olan Ofis Otomasyonu Sistemleri (LEBLEBİCİ, 1996).
Diğer taraftan, "yönetim faaliyetlerine dönük enformasyon sistemleri" de üç ana grupta toplanabilir:
1) Kullanıcıya önceden belirlenmiş biçimde raporlama faaliyeti ile enformasyon ürünleri sunan ve günlük karar alma ihtiyaçlarını destekleyen Enformasyon Raporlama Sistemleri veya diğer adıyla "Yönetim Enformasyon Sistemleri",
2) Matematiksel karar modelleri vasıtasıyla kullanıcıya alternatif karar seçenekleri sunarak etkileşimli karar desteği sağlayan Karar Destek Sistemleri,
3) Üst yönetime stratejik ve seçici (selektif) bilgi sağlayan Yönetici Enformasyon Sistemleri veya diğer adıyla "Uzman Sistemler" (LEBLEBİCİ, 1996).
Enformasyon sistemleri, gelişmişlik düzeyleri ne olursa olsun, mutlaka bir "veritabanı"nı kullanırlar. Enformasyon sistemlerinin gelişmişlik düzeyi, böylece, kullandıkları veritabanına değil, kullandıkları mantıksal modellere ve bu modelleri uygulanabilir kılan teknolojilere bağlı olmaktadır. Ayrıca, enformasyon sistemlerinin gelişmişlik düzeyi, enformasyon sisteminden yararlanılmak istenen yönetsel uygulama düzeyi ile ilişkilendirilebilir (LEBLEBİCİ, 1996).
Bilgi sistemlerinin girdi birimi, çıktı birimi, merkezi işlem birimi, yazılım, prosedürler ve personel olmak başlıca altı ögesi bulunmaktadır. Bilgi sistemlerinin temel girdisi olan veriler, girdi birimleri aracılığı ile sisteme aktarılır. Girdi birimleri olarak manyetik teypler, kartuşlar, diskler, optik okuyucular gibi donanımlar kullanılmaktadır. Verilerin kontrol edilmesi, işlenmesi ve saklanması işlevini yürüten donanımlar, merkezi işlem birimleridir. Merkezi işlem birimleri, işlemlerini yerine getirmek için çeşitli ünitelere sahiptir. Ana bilgisayarlar, bilgisayarlar, dizüstü ve mini bilgisayarlar merkezi işlem birimlerine birer örnektir.
Merkezi işlem biriminde çeşitli işleme tabi tutularak çıktılara dönüşen bilgiler, çıktı birimleri ile kullanıcıların hizmetine sunulmaktadır. Mikro filmler ve yazıcılar çıktı birimlerine birer örnektir. Bilgi sistemlerinde, sistemin tasarımından uygulama alanına geçinceye kadar yapılması gereken işleri yürütmekle görevli sistem analisti, sistem mühendisi, sistem tasarımcısı, programcı ve operatör gibi çeşitli ünvan ve göreve sahip personel çalışmaktadır. Diğer taraftan bilgi sistemi içinde yer alan personel, girdi ve çıktı birimleri ile merkezi işlem birimi arasında işbirliği sağlayan çeşitli işletme ve kullanıcı talimatları sistemin prosedürleri olarak hazırlanmaktadır. Bilgi sisteminden beklenen hedefleri gerçekleştirmek üzere girdi ve çıktı birimleri ile merkezi işlem biriminin işlevlerini kontrol etmek üzere hazırlanan programlar yazılım olarak adlandırılmaktadır. İşlenmemiş ham veriler sorun çözmede karar vericiye yeterli düzeyde bilgi sağlamaz. Ham verilerin belirli bir işlemden geçirilerek ve yorumlanarak kararların alınmasına hazır hale getirilmesi gerekir. Bu noktada bilgi sistemi, verilerin işlenmesi ve yorumlanmasında gerekli kuralları kapsar.
Başka bir görüşe göre bilgi sisteminin işleyiş modelinde genel olarak üç unsur yer almaktadır:
- Donanım Kaynakları (Makina ve Medya),
- Yazılım Kaynakları (Program ve işleyiş kuralları),
- İnsan Kaynakları (Sistem analisti, programcı, işletmen gibi Uzman veya Profesyoneller ile muhasebeci, satış elemanı, yöneticiler gibi kullanıcılar) (Leblebici 1996).
Diğer taraftan bilgi sistemlerinin geliştirilmesi ve bakımının yapılması birçok sebepten ötürü gittikçe artan önemli bir konu haline gelmektedir. Örneğin; finansal açıdan bakılırsa, 1987 yılında Birleşik Devletler’in bilgi sistemlerinin geliştirilmesine ve bakımına 50 milyar dolardan fazla harcadığı tahmin edilmektedir. Güvenlik açısından bakılırsa, bilgi sistemleri hava trafiği kontrolü, hastane hasta izleme ve güç istasyonlarının yönetimi gibi bir çok kritik sistemlerin kalbi olarak kullanılmaktadır. Farklı bir açıdan konuya yaklaşılırsa, 1985 yılında Birleşik Devletler’de doğrudan veya işlerinin bir parçası olarak dolaylı bilgisayar kullanan işgücünün %70’lere kadar yükseldiği sanılmaktadır (BROWN, EARL VE MCDERMID, 1992).
1.2.2. Bilgi Sistemlerinin Amacı
Örgütlerin kendi içlerinde bilgi akışını sağlayabilmeleri için, bir iletişim ağına ihtiyaçları vardır. Gerekli bilgilerin hangi faktörlere göre seçileceği, saklanacağı, tasnif edileceği ve doğru karar alma sürecinde yöneticiye hangi ölçüde destek sağlanacağını gösteren uygun bir bilgi sistemi kurulur. Bu ilkler belirlenmeden önce , kurulacak uygun bilgi sisteminin amaçları belirlenmelidir.
Bir örgütün bilgi sistemi; farklı fonksiyon ve hedeflere sahip, değişik alt sistemlerden oluşturulur. Bu alt sistemlerin tamamı aşağıda belirtilen amaçları yerine getirmek için çaba gösterir: (TOPALOĞLU ve KOÇ, 2002)
• Örgütün gelecekte ihtiyaç duyabileceği bilgileri elde etmek için gerekli verilerin toplanıp saklanmasını sağlamak,
• Örgütün günlük faaliyetlerini kolaylaştırmak için yapılan işe ait bilgileri uygun bir şekilde sağlamak ve çalışanların daha kolay iş yapmasına yardımcı olmak,
• Örgütün geleceği hakkında mümkün olan en doğru kararın verilmesi için yöneticilere stratejik bilgiler sağlamak,
• Örgütte üretilen mal veya hizmetin daha kaliteli ve ucuza mal edilmesi için yardımcı olmak
1.3.BİLGİ TEKNOLOJİLERİ
1.3.1. Bilgi Teknolojileri Kavramı
Bilgi teknolojileri; kavram olarak, verilerin kayıt edilmesi, saklanması, belirli bir işlem sürecinden geçirmek suretiyle bilgiler üretilmesi, üretilen bu bilgilere erişilmesi, saklanması ve nakledilmesi gibi işlemlerin etkili ve verimli yapılmasına olanak tanıyan teknolojileri tanımlamada kullanılan bir terimdir (Behan ve Holmes 1990). Bilgi teknolojileri; sesli, resimli, metinli ve sayısal verilerin elde edilmesi, işlenmesi, saklanması ve dağıtımını yürüten mikro-elektroniğe dayalı hesaplama ve iletişim teknolojilerini içerir. Bu çerçevede, başta bilgisayarlar ve bunlara destek sunan girdi ve çıktı donanımları olmak üzere faks, mikrografik, telekomünikasyon, doküman doldurma ve hazırlama makineleri ve basım makineleri vb. bilgi teknolojileri terimi içinde yer alan donanımlar olmaktadır. Bilgi teknolojileri lazer, fiber optik, ses tarayıcıları gibi iletişim teknolojilerinin gelişimine paralel olarak
hızla gelişmektedir. Bilgi ve iletişim teknolojilerinin işbirliği içinde gelişmesi, bilginin üretilmesi ve akışının daha etkili ve verimli gerçekleştirilmesinde devrimsel bir değişimi sağlamıştır. Bilgi artık daha verimli ve etkili işlenebilmekte, daha hızlı ve arzu edilen biçimlerde iletilebilmektir (BENSGHIR, 1996).
Günümüzde “Bilgi Teknolojileri”, yöneticilere bilgiyi yönetmekte ve doğru bilgiye ulaşabilmekte büyük olanaklar sunmaktadır. Geleneksel çalışma ortamında saatler, hatta günler alabilecek kurumiçi bilgelere yöneticilerin ulaşabilmeleri, kurulmuş olan “LAN” ile artık dakikalar, belki de saniyeler düzeyine indirgenmiş durumdadır. Üstelik bu ulaşım yalnızca kuruluşta çalışırken değil, “RAS” sayesinde evden, seyahatte otelden bile olanaklıdır. Böylelikle yöneticilerin çalışabilmek için bürolarına gitme zorunlulukları ortadan kalkmaktadır. Aynı zamanda yöneticiler çalışma saatleri dışında da kuruluşlarındaki bilgisayarlara erişip çalışabilmektedirler. Çünkü yeni kuşak bilgisayarlar 24 saat hizmet verebilmekte, hiç kapatılmamaktadır. Birden fazla bölgede faaliyet gösteren kuruluşlardaki iletişim ise “WAN” ile sanki aynı büroda birarada çalışıyormuşçasına kolay ve sayfalarca rapora erişim dakikalar düzeyine indirgenmiş durumdadır. Bunun için yöneticilerin aracı kullanmalarına, dosyalarla ve kağıtlarla boğuşmalarına artık gerek kalmamıştır. Ses ve veri entegrasyonu veri hatları üzerinden hem veri gönderilmekte hem de telekonferans yapılabilmektedir. Yöneticilerin biraraya gelebilmeleri için artık kilometrelerce ve günlerce seyahat etmelerine gerek kalmamaktadır.
“İnternet”in gelişimi başdöndürücü şekilde sürmektedir. Yöneticiler gereksinim duydukları pekçok bilgiye internet üzerinden ulaşabilmektedirler.
İnternet aynı zamanda aralarında geniş alan iletişim ağı olmayan işletmeler için “TARA” ile iletişim sağlayıcı bir ağ olabilme özelliğine de sahip “Extranet” ve “İntranet” sayesinde tedarikçilerle ve müşterilerle iletişim kurabilmek, uzak yerlere bile rapor gönderebilmek artık olanak dahilinde. İşletmeler, her yapılan işin bilgisinin de anında girilmesiyle; tıpkı malzeme ve ürünlerin yürüyen bantlar üzerinde hareket etmesi gibi; bilginin de hareket ettiği ve gereksinimi olanların anında ulaşabileceği, bilgisi girilmemiş bir işin yapılamayacağı, işin bir sonraki aşamaya aktarılamayacağı kadar bütünleşik yapıya sahip “ERP” yazılımları ile çok daha kolay yönetilebilmektedir. Yöneticler işletmede yapılan her işlemi anında görebilmekte, sonuçlarını izleyebilmektedirler. Ayrıca bu sistemler üzerine kurulabilen “DSS” ile işletmenin belirlenmiş olan stratejiler doğrultusunda gidip gitmediği trendlerle görülebilmektedir. Bu sayede hiyerarşik kademeler azalmakta, işletmelerde bilgi ve rapor hazırlama işi çok kolaylaşmaktadır (TUNCA, 2000).
Bilgi teknolojileri donanım, yazılım ve veritabanı olarak başlıca iki alt elemana sahiptir. Donanım, bilgisayarların fiziksel yapısını oluşturan farklı aracı ifade etmektedir. Bunlar girdi ve çıktı birimleri, merkezi işlem birimi, veri ve programlar için ikincil bellek ve tüm bu donanımlar ve kullanıcı arasında işbirliği sağlayan iletişim birimlerdir. Donanımın işlevlerini yönlendiren araçlar ya da komutlar genel olarak yazılım olarak adlandırılmaktadır. Yazılımlar, sistem ve uygulama olmak üzere genelde iki farklı amaç için geliştirilmektedir. Sistem yazılımları, donanıma ait araçların veya elemanların faaliyetlerini koordine eder, özet olarak donanımın işlevini yerine getirmesini sağlar. Uygulama yazılımları, kullanıcılara, veriler üzerinde işlem yapma olanağı sağlayan programlardır.
Veritabanı ise kullanılmak üzere depolanan verilerin yer aldığı araçtır. Veriler veritabanı yönetimi yazılımları ile yönetilen dosyalarda toplanır. Veriler, bilgisayar diskleri, disketler, compact diskler, kartuşlar gibi fiziksel araçlar olan donanımlarda saklanabilmektedir.
Bilgi teknolojisinin bu üç unsurunun bir arada uygun çalışmasını olanaklı kılmak üzere sistem konfigürasyonu belirlenir. Sistem konfigürasyonunu biçimleyen iki parametre bulunmaktadır. Bunlardan birincisini oluşturan zamanlama(timing) parametresi, veri girişlerinin yapılacağı zamanlamayı belirler. Bu parametre, veritabanlarında tutulan verilerin ve bilgilerin yaşını doğrudan etkilediği için üzerinde önemle durulması gereken bir durumundadır. Sistem, yapılacak işin niteliğine ve gereklerine göre zamanlama parametresi bakımından iki şekilde düzenlenebilir:
Gerçek Zamanlı-Sürekli: Bu yöntemde, verilerin işlemler ortaya çıktığı anda veritabanına işlenmesi suretiyle sürekli olarak güncel kalması sağlanır. Bu yöntemin uygulanmasını zorunlu kılan işler arasında en iyi örnek ve uygulama alanı olarak hava yolları ve otelcilikte rezervasyon işlerinin yapılması gösterilebilir.
Periyodik Toplu İşlem-Kesikli: Toplu işlemde adından da anlaşıldığı gibi veritabanının güncelleştirilmesi günlük, haftalık, aylık gibi belirli zaman aralıkları ile gerçekleştirilir. Bu yöntemin en iyi uygulama örneğini üretim programlarının düzenlenmesi işinde görebiliriz.
Bilgi teknolojilerinin zamanlama parametresi bakımından oluşturulacak konfigürasyonu karar alma işlevine sunulan desteğin niteliğini
doğrudan etkilemektedir. Örgütsel karar almada gereksinim duyulan bilgiler, zamanlı bilgiye olan gereksinimleri bakımından farklılık göstermektedir. Sistem konfigürasyonunun belirlenmesinde bu durum göz önüne alınarak uygun yöntemin tercih edilmesi gerekir.
Sistem konfigürasyonunun ikinci parametresini oluşturan içerik değişkeni, veritabanının içerik bakımından düzenleme kararı ile ilgilidir. Sistemler veritabanlarının içeriğine göre değişik düzenlenebilir. Burada karşımıza iki alternatif yol çıkmaktadır. Bunlardan birisi merkezi, diğeri yerel veritabanı olmaktadır. Veritabanları merkezi olmak üzere global(bütünsel) düzenlendiğinde, örgüt içinde uzak yerleşim alanlarından toplanan bilgilere, daha çok sayıda karar verici erişme olanağı elde etmektedir. Bu alternatif örgütün merkezi bir yapıya doğru gitmesine ortam hazırlar. Yerel veritabanları birbirinden ayrı, uzak yerleşim alanlarından elde edilen verileri toplar. Bu alternatif merkezi olmayan yapıdaki karar alma işlevini destekler.
Merkezi ve yerel veritabanı seçim kararında bu iki yöntemin avantaj ve dezavantajları göz önüne alınmalıdır. Merkezi veritabanında kaynakların etkili kullanımı mümkündür. Bu alternatif de personel dağıtımı merkezi yapılacağı için personel maliyetlerinden tasarruf sağlanması ve yönetim işlerinde tekrarların önlenmesi kolay olmaktadır. Yerel veritabanları yöneticilere kendi faaliyetlerini kontrol etme olanağı sağlar. Yerel karar alma yerel önceliklere daha duyarlı olabilmeyi sağlamaktadır. İçerik parametresi ile ilgili olarak bu iki üç alternatif arasında yer alan başka bir seçenek olarak dağıtık veritabanı sistemi bulunmaktadır.
Bu yöntemde bazı veriler merkezi veritabanında bazıları ise yerel veritabanlarında tutulur (BENSGHIR, 1996).
1.3.2. Bilgi Teknolojilerinin Örgütlerde Kullanımı
Günümüzde örgütlerin üst düzey yöneticileri, bilgisayar ve bilgi sistemlerine daha farklı bakmaktadırlar. Daha önceleri bilgi sistemleri ve bilgi teknolojileri örgütleri destekleyen kaynaklar olarak görülmekteydi. Bugün artık bu kaynakların etkili biçimde kullanılması ile rekabet üstünlüğü elde edilebileceği görülmektedir. Üst düzey yöneticiler, bilgi teknolojilerinden en iyi şekilde yararlanarak değişen çevre ve koşullara uyum sağlama gayreti içindedirler. Ancak bilgi teknolojilerinin gelişmesi, bilgi sistemleri konusunda yenilikler ve uygulamaların artmasına rağmen pek çok örgüt ciddi ilerleme kaydememiştir.
Halbuki bilgi teknolojilerinin örgütlere sunmakta olduğu bir çok olanak bulunmaktadır. Özellikle 1980 yıllarından sonra bilgi stratejik bir güç haline gelmeye başlamasıyla beraber örgüt yöneticileri bilgiyi üretme ve yönetmede etkili araçlar olan bilgisayarlar ve bilgi sistemlerine önem vermeye başlamışlardır. Bilgi teknolojileri ve bilgi sistemlerinin olanaklar sağlamasına karşın yaygın olarak kullanılmamalarının nedenleri arasında şunlar bulunmaktadır:
Bilgi sistemleri yolu ile elde edilen çözümler genellikle pahalı olmakta ve zaman almaktadır.
Bilgi sistemleri kaçınılmaz bir değişimi gündeme getirmektedir; ancak insanlar genellikle değişime karşıdır (LUCAS, 1973).
Elbette ki bilgi teknolojileri ve sistemlerine gereken ağırlığın verilmesi, bunların kuruluşa ne tür bir rekabet avantajı sağladığının bilinmesine bağlı olacaktır. 1960 ve özellikle 1970’li yıllarda örgütlerin kağıt üzerindeki bilgilerini işleme ve düzenlemeyi otomatikleştirmede kullandıkları bilgi teknolojileri, 1980 ve 1990’larda maliyetleri düşürerek ve yeni iş olanakları yaratarak kuruluşlara rekabet avantajı sağlamaktadır. Bugün artık örgütler, bu teknolojileri kullanarak rekabet üstünlüğü elde etmektedir. Diğer taraftan örgütlerin işlevsel yöneticilerinin, bu teknolojilerle ve özellikle bilgi yönetimi ile yakından ilgilendikleri görülmektedir (BENSGHIR, 1996).
Sanayi devriminde örgütler insangücü yerine makineleri ikame ederek rekabet avantajı sağladılar, ancak o dönemlerde bilgi işleme insangücüyle yapılmaktaydı. Bilgi devrimi bu işlevi bilgi teknolojilerine aktarmak suretiyle örgütlere ikinci bir rekabet avantajı sağlamıştır. Bilgi teknolojileri işlevlerin yapılışını etkili kılmakta ve bu işlevlerin yapılışı sırasındaki bilgi akışını da etkileyerek, yöneticilere bunlar arasında yeni bağlantılar kurma ve eşgüdüm sağlama olanağı tanımaktadır.
Bilgi teknolojileri işletmelerin temel ve destekleyici faaliyetlerini çeşitli şekillerde etkilemektedir. Bilgi teknolojileri kuruluşların faaliyet zincirinin herbir halkasına sağladıkları katkılarla ve endüstriyel düzeyde bu zincir içinde yer
alan arzcı ve aracı kuruluş ile müşteri halkası arasındaki eşgüdümü güçlendirerek rekabet avantajı sağlamaktadır. Böylece bilgi teknolojileri sundukları olanaklarla rekabetin yapısını; örgütün faaliyette bulunduğu endüstri yapısını değiştirme, rekabet üstünlüğü sağlama ve yeni iş olanakları oluşturma yoluyla değiştirmektedir.
Bir endüstrinin karlılığını beş rekabet edici güç belirlemektedir. Bunlar sırasıyla satıcıların gücü, tedarikçi kuruluşların gücü, alıcıların gücü, rakiplerin gücü ve ikame edebilen ürünlerin gücüdür. Bilgi teknolojileri bu beş gücü etkileyerek endüstrinin, yapısını değiştirebilmekte ve rekabet gücünü güçlendirici rol oynamaktadır (PORTER ve MILLAR, 1985).
Bilgi teknolojileri örgüt stratejilerini etkilemektedir. Genel bir ifadeyle örgüt stratejisi, örgüt hedeflerini yerine getirmek üzere halihazırda kullanılan ya da kullanılacak olan yaklaşımları tanımlar. Bilgi teknolojileri; örgütün yürüttüğü işleri, çalışma biçimini, müşterileriyle ve rakipleriyle ilişkilerini etkilediği için strateji oluşturmada önemli bir faktör olarak karşımıza çıkmaktadır. Örgüt stratejisi, iş süreçleri ve bilgi teknolojileri karşılıklı etkileşim içinde bulunmaktadır (GORDON ve HAMILTON, 1993).
Örgütler büyüdükçe artan sorunlarla kolay mücadele edebilmek için kimi denetleme ve yönetme yetkisi alt kademe yöneticilerine aktarılır. Bu durum örgütsel düzey sayısını artırarak örgütün daha dik bir yapıya dönüşmesine neden olur. Ancak gerek üretim teknolojilerinin, gerekse bilgi teknolojilerinin örgütlerde yaygın kullanım alanı bulmasıyla birlikte giderek, daha çok sayıda makineler
işgücünün yerine ikame edilmektedir. Bu durumun doğal sonucu olarak, artık denetleme ve yönetme işlevi için yeni bir örgütsel düzey yaratarak yetki devretmeye gereksinim pek kalmamıştır. Özellikle bilgi teknolojilerinin sunduğu olanaklarla faaliyet gösteren bilgi temelli örgütler için, büyük ölçüde bilgi işleme işlevinden oluşan denetleme işini yürütmek üzere ayrı bir örgütsel düzey yaratma gereksinimi ortadan kalkmıştır. Nitekim bu işlev bilgi teknolojileri destekli yönetim destek sistemleri aracılığı ile kolylıkla yürütülebilmektedir. Örgütsel düzey sayısındaki artış bilgi teknolojilerinin ve buna dayalı yönetim destek sistemlerinin yaygın kullanımı ile birlikte ortadan kalkacaktır (BENSGHIR, 1996).
Diğer taraftan bilgi teknolojileri, örgütün bölümlerinin birleşmesine, yeniden işlevsel olarak bölünmesine ve yeni bölümler kurulmasına neden olmak olabilmektedir (WHISLER, 1970).
Bilgi teknolojilerinin yönetsel süreçlere de etkisi bulunmaktadır. Bilgi teknolojileri karar alma işlevini daraltarak, genişleterek veya diğer sistemlere bağlayarak etkilemektedir. Ayrıca, karar almada yapılması gereken araştırmaların hızını artırmak, seçme işini programlara bırakmak ve değerlendirmede kullanılan teknikleri değiştirmek suretiyle de bilgi teknolojileri etkili olmaktadır. Bilgisayarların örgütlere girmesiyle birlikte karar alma sürecinde yaşanan birinci sonuç; daha önceleri ayrı olan karar merkezlerinin(mercilerin) bir araya gelmesi ve bütünleşmesidir. Ortaya çıkan ikinci sonuç ise; karar alma merkezindeki değişmedir. Bu değişim, bir önceki sonuca bağlı olarak kendini göstermektedir. Karar almada merkezileşme olarak ifade edilen bu sonuç ile, bilgi toplama ve işleme işlevi alt
düzeylerin sorumluluğunda kalırken, karar verme sorumluluğu giderek üst kademelere doğru kaymaktadır. Özellikle günlük işlemlerin yürütülmesiyle ilgili olarak karar alma yetkisi operasyonel düzeylerde çalışanlara bırakılırken, stratejik düzeylerdeki kararların alınması üst yönetime bırakılmaktadır (WHISLER, 1970).
Bilgi teknolojileri karar alma işlevinin etkililiğini temel olarak şu yollarla etkileyebilmektedir:
Karar alma sayısında artış: Bilgisayarlar karar almada büyük hacimlerde bilgilere ulaşma ve değerlendirme olanağı sağlayarak, alternatif sayısını artırarak ve her bir alternatif karar alanının hızlı değerlendirmesine olanak tanıyarak, sonuca bağlanan karar sayısının artmasına olanak tanımaktadır.
Planlama döneminde kısalma: Bilgi sistemlerine aktarılan karar alma işlevi, çevre ile karar alanları arasında karşılıklı bir geri beslemeye olanak tanıyarak gerekli değişikliklerin zamanında yapılmasına zemin hazırlamaktadır. Böylece planlama dönemi kısalmakta ve tahminlerde hata riski azalmaktadır.
Karar almayı kişisellikten kurtarma: Bilgi teknolojilerinin karar almada bir başka etkisi ise, karar alma işlevini kişisellikten kurtarmasıdır. Örgüt çalışanlarının örgütte sahip oldukları konum ve pozisyona göre başkalarına ne yapmaları gerektiğini söylemeleri yerine ya da çalışanın işi ile ilgili olarak yapacaklarını bir üstünden ya da bir başkasından öğrenmesi yerine bilgi sistemlerinden öğrenmesi ile karar almada kişisellik ortadan kalkmaktadır (BENSGHIR, 1996).
Örgütlerin rekabet gücünü, stratejisini, yönetsel ve işlevsel yapısını etkileyen bilgi teknolojileri, kamu örgütlerinin temel ve destekleyici fonksiyonlarına
olumlu katkıda bulunmakta, kamu hizmetlerinin kalitesini artırmaktadır. Devletin sunduğu güvenlik hizmeti, başta gelen kamu hizmetlerindendir. Bireylerin can ve mal güvenliğini, toplumda huzur ve asayişi sağlayan, gerektiğinde bireylerin ve örgütlerin hürriyetini sınırlayan güvenlik hizmetleri için karar almayı hızlandıran ve kişisellikten kurtaran bilgi teknolojilerinin kullanımı yaşamsal öneme sahiptir.
1.4.BİLGİSAYAR TEKNOLOJİLERİ
1.4.1. Bilgisayar Teknolojileri Kavramı
İnsanlar, temel gereksinimlerini gidermek, güvenliklerini sağlamak, barınmak, beslenmek gibi yaşamsal işlemlerini daha rahat ve güvenli bir biçimde gerçekleştirmek amacıyla teknoloji geliştirmektedirler. Yani teknoloji insan gereksinimleri, istekleri ve amaçları ile şekillenmektedir. İnsan, doğduğu andan itibaren bir şeyler öğrenme çabası içindedir. Bu durum, insanın yaşamını sürdürmesi için yapması gereken doğal ve zorunlu bir davranıştır. İnsan bu işlemleri yaparken çevresindeki birçok nesneden, canlıdan ve doğa olaylarından etkilenmektedir. Böylece insanlar yeni düşünceler ve yeni fikirler geliştirmektedir. Bu da yeni bilgilerin ve buna bağlı olarak yeni teknolojilerin doğmasına neden olmaktadır.
Teknolojinin tanımını Basalla (1996) şu şekilde yapmaktadır; “İnsan yaşamını kökten etkileyen ve onların daha rahat ve güvenli yaşamalarını sağlayan unsurlar bilgi ve onun teknik birikimi olan teknolojidir. İnsan yaşadıklarından, gözlemlediklerinden, yaptıklarından, hissettiklerinden, istek ve gereksinimlerinden yararlanarak yaşamını kolaylaştıracak, kendisine yardımcı olacak unsurları üretmiştir. İnsan bilgisini, becerisini ve merakını karıştırarak araç-gereç, silah,
barınak, tarım araçları vb. gereksinimlerini çevrelerinde bulunan kil, taş, tahta gibi malzemelerden yapmıştır. İnsan gereksinimleri, teknolojinin gelişmesinde en önemli rolü oynamıştır. İnsan, doğanın yasalaştırdığı evrensel ihtiyaçları değil, kendimize ait olarak algıladığımız ihtiyaçları karşılamak amacıyla teknolojiyi geliştirir.”
Teknoloji; “Bir sanayi dalında ilgili yapım yöntemlerini, kullanılan araç, gereç ve aygıtları kapsayan bilgi” olarak tanımlanmaktadır. (TÜRKÇE SÖZLÜK, 1983)
Bir başka kaynakta da, “Bilimin pratik yaşam gereksinimlerinin karşılanmasına ya da insanın çevresini denetleme, biçimlendirme ve değiştirme çabalarına yönelik uygulamalar” şeklinde de tanımlanmıştır. (ANA BRITANNICA, 1987)
Tanımlardan da anlaşılacağı gibi, teknoloji belirli bir amaç için kullanılan araçlar bütünüdür. Burada ki araçlar kavramı bir işleve hizmet eden basit ve/veya karmaşık yapıdaki parçaların bütünü bir anlamda da belirli bir teknolojiyi ifade etmektedir. Her araç, belirli bir teknolojik düzeye karşı gelmekte olup, insanlar tarafından yerine getirilen çeşitli faaliyetleri, kısmen veya tamamen üstlenirler. Günümüzde insanların en çok kullandığı araçların başında ise bilgisayarlar ve onlarla birlikte kullanılan teknolojileri gelmektedir.
Günümüzde bilgisayar teknolojilerinin hızla gelişmesi ve sürekli yeni kullanım alanları oluşturması nedeni ile tanımı da dün geçtikçe gelişmekte ve farklılıklar göstermektedir. En basit tanımıyla ifade edilecek olunursa bilgisayar, “kullanıcılardan veya başka makinelerden aldığı veriler üzerinde (yazılar, sayılar, sesler, resimler, görüntüler vb.) mantıksal ve aritmetiksel işlemler yapabilen, yaptığı
işlemlerin sonucunu saklayabilen ve sakladığı bilgilere istenildiğinde ulaşılabilen elektronik yapıya sahip makinedir."
(www.tef.marmara.edu.tr/makine/gurcan/page202.htm#BİLGİSAYAR_NED İR_)
Bir başka tanımda, “Bilgisayar (İngilizce computer ), uzun ve çok karmaşık hesapları bile büyük bir hızla yapabilen, mantıksal (lojik ) bağlantılara dayalı karar verip işlem yürüten yani bilgi işleyen elektronik bir makinadır.” (BAL, 2002)
Bilgisayarlar yapılması istenen işlemleri, önceden programların içine tanımlanmış kodlar ve komutlar aracılığıyla insan müdahalesi gerek olmaksızın uygulayarak çalışır. Bilgisayar, sayıları kullanarak çok karmaşık hesapları yapabilir, resimlerdeki şekilleri ya da bir müzik parçasındaki farklı öğeleri algılayabilir ve başka makineleri denetleyebilir. Bu işlemleri yaparken veriler girilir, işlenir, depolanabilir ve çıkışı alınabilir.
Bilgisayarların çoğu değişik alanlarda iş görebilecek ve bir görevden diğerine kolaylıkla geçebilecek biçimde tasarlanmıştır. Bilgisayar işlem yaparken hızlıdır, yorulmaz, sıkılmaz ve yeni işler için programlanabilir. Üzerinde çalıştıkları konuyu çok çabuk çözümleyebilirler ve buldukları sonuçlar neredeyse her zaman doğrudur. Bu özellikleri nedeni ile günümüz dünyasındaki önemleri büyüktür. İnsan yeteneklerinin ötesinde hesaplama becerileri olan bu makineler, durmaksızın yineleme gerektiren bazı basit işlemleri bıkmadan, usanmadan, hatasız olarak sürdürebilirler. Bu işlemleri yaparken de zaman, işgücü, yeni bilgi ve yeteneklerin kazanılmasına yardımcı olurlar.
Bilgisayar alanında çok hızlı bir gelişme ve değişim söz konusudur. Neredeyse her gün yeni bir gelişme duyup, elimizdeki teknolojinin hızla eskidiğini görmekteyiz.
Akbaş’ın bilgisayar teknolojileri hakkındaki yorumu ise “Buharlı makinelerin ve fabrikalarda kullanılan öbür makinelerin icadı insanlara, iş yapmada yardımcı olacak büyük bir fiziksel güç sağladı. Makineler Sanayi Devrimi’ne olanak verdi. Fabrikalar 1800’lerde yaygınlaştı ve insan yaşamı önemli ölçüde değişti. 20. Yüzyılın sonlarında gelişen bilgisayarlar ise bize büyük bir zihinsel güç kazandırdı. Makinelerin kendi gücümüzle yapılması gereken işleri üstlenmeleri gibi, bilgisayarlar da bizim için düşünüyor, pek çok bilgiyi belleklerinde saklıyor ve anımsıyorlar. Daha şimdiden yaşama ve çalışma biçimlerimizi değiştirdiler. Bu değişim, Sanayi Devrimi’nde olduğu gibi, doğrudan etkilediği için zaman, zaman “Bilgisayar Devrimi “ diye de adlandırılıyor” şeklindedir.
(http://yayim.meb.gov.tr/dergiler/160/akbas.htm)
1.4.2. Bilgisayar Teknolojilerinin Kullanım Alanları
Günümüzde bilgisayarın kullanılmadığı alan ve meslek dalı hemen hemen yok gibidir. Günlük hayatta karşılaştığımız ve akılımıza gelen her alanda bilgisayar teknolojileri kullanılmaktadır. Bunların başlıcaları şöyle sıralanabilir.
Eğitim alanında, yabancı dil öğrenimi, matematik, fizik, kimya, sosyal bilimler vd. alanlarda bilimsel araştırmalar yapılması, bilgisayar destekli interaktif eğitimlerin yapılmasında,
Ekonomik verilerinin tutulması, hesaplanması, yorumlanması ve ileriye dönük çalışmaların yapılmasında,
Bankacılık işlemleri olarak ifade edilebilecek para takibi ve transferi, fatura ödemeleri ve diğer müşteri hizmetlerinde,
Trafik ile ilgili evrak işlemlerinin yapılmasında ve trafik yoğunluğuna göre uzaktan yönetim sistemlerinde,
Fabrikalarda üretimin kontrolü ve otomatik olarak yapılması aşamasındaki işlemlerde,
Kamusal hizmetleri içine alan tüm e-devlet hizmetlerinde,
Ticari hizmetler denilebilecek muhasebe, bordro, alış, satış, rezervasyon, stok kontrolü işlemlerinde,
Sesli ve görüntülü iletişim hizmetlerinde, Uzak mesafeler arasında bilgi alış verişlerinde,
Kelime işlem uygulamaları denilebilecek yazı yazma ve bununla ilgili diğer işlemlerde,
Hesaplama işlemleri denilen aritmetik işlemleri ve hesaplamaları yapma işlemlerinde,
Elektronik posta işlemlerinde mesaj gönderilmesi, alınması ve doküman iletimi işlemlerinde,
Veri tabanı yönetiminde her türlü bilginin istenilen şekilde ulaşılmak üzere düzenlenmesinde ve saklanmasında,
Mühendislik uygulamalarında çizim ve tasarım işlemlerinin ayrıntılı bir şekilde hazırlanmasında,
Tıp’ta teşhis koymayı ve tedavi sürecini kolaylaştırmak, ileriye dönük araştırmaların ve analizlerin yapılmasında,
Yazılı ve görsel medyaya ulaşmada, medyanın kendi içinde hızlı ses ve görüntü taşımacılığının yapılmasında,
Sinema ve müzik sektöründe gerçekleşen yapımların çekimi, montaj ve sonradan eklenen efektlerin oluşturulmasında kullanılmaktadır.
Günümüzde yaşanan teknolojik gelişmelere paralel olarak günlük yaşamda da büyük değişiklikler olmaktadır. Yeni hayatımıza giren eğitim teknolojileri, ulaşım araçları, iletişim hizmetleri, elektronik aletler ve bilgisayar teknolojilerine kadar herşey teknolojik gelişmelerin birer ürünüdür. Yaşanan bu teknolojik gelişmeler o kadar hızlı oluşmuştur ki, 15–20 yıl önce hayal olarak görülen aletler bugün günlük yaşamın bir parçası olarak kullanılmakta ve yaşantımızı giderek kolaylaştırmaktadır.
Tüm teknolojik gelişmelerin temelinde daha fazla üretim, zaman kazanma ve bilgiyi verimli şekilde kullanma ve paylaşma çabası yatmaktadır. Bu sayılan beklentileri karşılayacak olan en önemli gelişme bilgisayar alanında olmuştur. Bilgisayarlar ve bununla birlikte çalışan teknolojilerinin insan hayatına girmesiyle, hayatın her alanında hızlı değişimler yaşanmış ve halen yaşanmaktadır. Bilgisayar alanında dünya genelinde üretilen teknolojilerin birkaç yıl içinde eskimesi, bu gelişimin ve değişimin ne kadar hızlı yaşandığını göstermektedir.
Artık her alanda kendini kabul ettiren bilgisayar teknolojileri, internetin de yaygın bir şekilde kullanılmasıyla, günlük yaşam alışkanlıklarımız üzerinde ciddi değişikliklerin olmasını kaçınılmaz kılmıştır.
“Günümüzde PC’lerin günlük yaşamımızdaki önemini ve işlevlerini tartışmak oldukça gereksizdir. Son on yıl içerisinde işlevlerinin arttığı ölçüde yaşamımıza girmişler ve birçoğumuz için yaşamımızın vazgeçilmez unsurları haline gelmişlerdir.” (http://dergi.tbd.org.tr/yazarlar/16072001/yasin_kaplan.htm)
İnsanların sürekli etkileşim içinde oldukları kurumlardan beklentileri bu yeni teknolojileri kullanıma açma yönünde giderek artmıştır. İnsanlara en geniş manada hizmet veren devletlerde tüm birimleriyle bu gelişmelerden etkilenmişlerdir. Bugün ki şartlarda devletlerin vatandaşlarına sundukları bu hizmetlerin kalitesi ve yaygınlığı, onların teknolojik manada bulundukları seviyeyi gösteren önemli bir ölçüt olarak ön plana çıkmaktadır.
Günümüzde bilgisayar teknolojileri açısından gelinen bu nokta, artık geri dönüşün olmadığını açıkça göstermektedir. Bu noktadan sonra yapılması gereken, bu teknolojileri yakından takip ederek yaşantımız içinde kullanım alanlarını genişletmek, daha verimli ve hızlı bir şekilde kullanılmasını sağlamaktır.
1.4.3. Bilgisayar Teknolojileri Ve İnternet
Bilgisayar teknolojilerinin günümüzde kullanım alanlarına bakıldığında ağırlığın giderek iletişim ve bilgiyi araştırma üzerine yoğunlaştığını görmekteyiz. Elbette ki bu değişimin altında yatan temel sebep internetin bulunması ve giderek birçok kişi tarafından kullanılmasıdır. Bugün aklımıza gelen her konuda bilgiye ve dokümana çok rahatlıkta ulaşabilmekte, sesli ve görüntülü iletişimden eğitime, e-posta işlemlerinden e-ticarete, e-devlet işlemlerinden sağlıkla ilgili işlemlere kadar
birçok alanda interneti kullanmaktayız. Günümüzde internet teknolojilerinden faydalanabilmek için bilgisayar satın alanların sayısı da hızla artmaktadır.
Bilgisayar teknolojileri içinde önemli bir yeri olan internet, “tüm dünya üzerinde yayılmış bilgisayar ağlarının birleşiminden oluşan devasa bir bilgisayar ağı” olarak tanımlanabilir. (www.aydesign.net/internetnedir.htm) Telefon hatlarıyla birbirine bağlı bu ağda, kişi ve kuruluşların kullandığı farklı yapıda bilgisayarlar ve bu bilgisayarlarda kullanılan farklı işletim sistemleri bulunabilir.
İnternetin temeli 1962 yılında J.C.R. Licklider'in Amerika'nın en büyük üniversitelerinden biri olan Massachusetts Institute of Tecnology'de (MIT) tartışmaya açtığı "Galaktik Ağ" kavramıyla başlamıştır. Licklider, bu kavramla küresel olarak bağlanmış bir sistemde isteyen herkesin herhangi bir yerden veri ve programlara erişebilmesini ifade etmişti. MIT'de araştırmacı olarak çalışan Lawrance Roberts ile Thomas Merrill, bilgisayarların ilk kez birbirleri ile 'konuşmasını' ise 1965 yılında gerçekleştirdi. 1966 yılı sonunda Roberts Amerikan Askeri araştırma projesi olan İleri Savunma Araştırma Projesi'nin (DARPA-Defense Advensed Research Project Agency)’de çalışmaya başladı ve "ARPANET" isimli projesi önerisini yaptı. ARPANET çerçevesinde ilk bağlantı 1969 yılında dört merkezle yapıldı ve ana bilgisayarlar arası bağlantılar ile internetin ilk şekli ortaya çıktı. ARPANET'’i oluşturan ilk dört merkez University of California at Los Angeles (UCLA), Stanford Research Institute (SRI), University of Utah ve son olarak University of California at Santa Barbara (UCSB) idi.
(www.aydesign.net/internetintarihcesi.htm)
Internet bir bilgi teknolojisi sistemidir. İnternet insanların her geçen gün gittikçe artan "üretilen bilgiyi saklama/ paylaşma ve ona kolayca ulaşma" istekleri
sonrasında ortaya çıkmış bir teknolojidir. Bu teknoloji yardımıyla pek çok alandaki bilgilere insanlar kolay, ucuz, hızlı ve güvenli bir şekilde erişebilmektedir. “Bilgisayarın kullanımı yaygınlaştıkça internetin kullanımı da yaygınlaştı, hatta son zamanlarda internetin yaygınlaşması ve popülerliği bilgisayarın kullanımını geçti.” (http://inet-tr.org.tr/inetconf6/tammetin/tuna-tam.doc)
Internet’in en temel işlevlerinin başında haberleşme ve iletişim gelmektedir. Internet üzerinden dünyanın dört bir yanıyla çok hızlı bir şekilde ve ucuz bir şekilde iletişim kurabilir, her konuda araştırma yapabilir, oturduğumuz yerden alışveriş yapabilir, müze ve sergileri gezebilir, müzik dinleyebilir, çeşitli bilgi servislerinden yararlanabilir, eğitim alabilir ve mesajlarınızı minimum maliyetle günün her anı dünyanın her yerine gönderilebilinir. İnterneti bu haliyle bir bilgi denizine, ya da büyükçe bir kütüphaneye benzetilebilinir.
Kısaca "ağların ağı" olarak da ifade edilen internet dünya çapında milyonlarca bilgisayarı birbirine bağlayan bir sistem olarak bugün çağımızın vazgeçilmezleri arasında yerini almıştır.
“Türkiye’de ilk Internet bağlantısı, 12 Nisan 1993 tarihinde yapılmıştır. İlk yıllarında sadece TÜBİTAK ve üniversitelerin kullanımına izin verilen ve sadece ODTÜ ve Ege üniversiteleri üzerinden internet bağlantısı yapılabilmiştir.” (www.aydesign.net/internetnedir.htm)
Türkiye'de ki internet uygulamaları, başlangıçta tüm dünyada olduğu gibi bilgi aktarımı amacıyla başlanmış ve zamanla dünyadaki gelişmelere de paralel olarak, web sayfaları, e-posta, e-ticaret, eğitim, kurumlar arası iletişim ve e-devlet uygulamaları doğrultusunda etkileşimli olarak hızlı bir gelişim göstermiştir. Bu
gelişmeler doğrultusunda Türkiye'nin Internet çıkışını sağlayan merkezlerde giderek artmıştır. Bunların başlıcaları ise şöyledir.
Üniversiteler ve akademik kuruluşların internet bağlantı çıkışları,
Genellikle ticari kuruluşların ve Internet Servis Sağlayıcılarının (İSS) yararlandığı TTNET çıkışları,
Diğer bazı özel şirketlerin ve servis sağlayıcıların, TTNET ile yaptıkları İnternet Erişim Noktası (İEN) anlaşması sonrasında kullandıkları firma bazlı doğrudan yurtdışı internet çıkışları.
Internet dünyada hızla yayılma sebeplerinin başında elektronik posta (e-mail) gelmektedir. Bugün yaygın olarak kullanılan elektronik posta sistemleri sayesinde internet kullanıcıları mesajları okuma, saklama, gönderme, sıraya sokma ve yanıtlama gibi çeşitli hizmetler kullanarak dünyanın dört bir tarafı ile haberleşebilmektedir. İnternet üzerinden ticaretin çok hızlı bir şekilde arttığı günümüzde, e-posta önemli bir tanıtım aracı olarak karşımıza çıkmaktadır.
İnternetin kuruluş amaçlarından olan araştırma ve eğitim ise sunduğu geniş imkânlarla hızla gelişmektedir. Dünya üzerinde bulunan binlerce kütüphane katalogları ve yapılan araştırmalar, mesafe ve zaman tanımaksızın araştırmacılara ulaşmaktadır. Arama fonksiyonları sayesinde bu eserlere rahatlıkla ulaşılmaktadır.
İnternetin günümüzde önem kazandığı bir başka alan ise e-devlet uygulamalarıdır. İnsanların yoğun bir yaşam sürdüğü günümüzde zaman en değerli kavram olarak karşımıza çıkmaktadır. Herkesin devlet kurumlarıyla ilgili işleri olduğu düşünüldüğünde, burada kaybedilen zamanın telafisine yönelik çalışmalar da hız kazanmıştır. Dünyanın neredeyse tüm ülkelerinde internetin de yaygınlaşmasıyla e-devlet uygulamaları büyük bir hız kazanmıştır. Artık günümüzde ülkelerin e-devlet
uygulamalarını kullanma ve kullandırtma seviyesi, o ülkenin gelişim seviyesinde önemli bir kıstas olarak karşımıza çıkmaktadır.
Yukarıda da bahsedilen sebeplerden dolayı internet'in popülerliğinin artması ve büyük adımlarla genişlemesinin süreceği açıktır. Bu gelişme içinde şimdiden gerekli alt ve üst yapı hazırlıklarını yapıp, teknolojinin bir anlamda dünyanın gerisinde kalmamak için çaba sarf edilmelidir.
1.5.BÜRO OTOMASYONU
Büro çalışanlarının oluşturduğu toplumsal ortamda, yoğun bilgi değiş tokuşu yapılır, kararlar alınır. Çalışanlar yüklendikleri rolleri yerine getirirler. Günümüzde büro çalışanları iki kategori de değerlendiriliyorlar. Birinci kategori bilgi işçileri, ikinci kategoride ise vereleri kullanan, işleyen, aktaran veri işçileri. Basit bir tanımlamayla büro otomasyonu, bilgi üreten bilgi ve veri İşçilerinin verimliliğini artırmaya yönelik teknoloji kullanımıdır.(TOPALOĞLU ve KOÇ, 147)
Büro otomasyonu veya elektronik ofis diye adlandırılan otomasyon sistemi sadece memur ve sekreter bürolarında değil, orta ve üst yönetim tarafından da kullanılmaktadır. Bilgisayarlar, bugün yöneticilerin vazgeçilmez yönetim aracı haline gelmiştir. Büro otomasyonu olgusu, büyük bir hızla yayılmakta, bilgisayar uygulamalarına yeni bir anlayış getirmektedir. Bugün örgütlerin merkezinden şubelerine sadece bilg1 transferi, büro otomasyonu uygulamasının bir aşaması olarak kabul edilmektedir, "etkileşimli Veri Tabanı Yönetimi", bilgi işlem kütüklerinden yaralanılarak, çeşitli raporların elde edilmesi, grafik hazırlama, oluşturulan bilginin
bir diğer terminale ya da, kuruluşun bir başka birimine aktarılması, ses, resim, video iletişimi büro otomasyonunun kapsamı içindedir. (GÖRAL, 2002)
1.5.1. Büro Otomasyonu Kavramı
Günümüzde büroların üstlendiği işlerin niteliği ve rekabet koşulları, işlerin hızlı, kaliteli ve ekonomik olarak geliştirilmesi, kısaca büro veriminin artırılmasını zorunlu kılmaktadır. Bu nedenle gelişen teknolojik yenilikler bürolara uygulanmaya başlanmıştır. İşte bu teknolojilerin yani yeni teknoloji ürünü cihazların bürolara uygulanması genel olarak büro otomasyonunu ortaya çıkarmıştır.
Büro Otomasyonu: Yöneticilerin, uzmanların, memurların ve sekreterlerin kısaca büro ortamında çalışan kişilerin buralardaki faaliyetlerinin verimliliğini artırmak amacı ile bilgi İşlem sistemlerine bağlı iş istasyonlarını kullanmalarına denir.
Başka bir tanımı ise, daha önce elle yapılan büro işlerinin elektronik veya mekanik makineler yardımıyla yapılması işlemine büro otomasyonu denir. Büro otomasyonunun en belirgin özelliği, kapalı denetim düzenini sağlayabilmesi ve insan müdahalesine ihtiyaç kalmadan makinenin kendisini ayarlaya-bilmesidir. Kapalı denetim düzeni, genellikle elektronik olup makinenin kendini otomatik olarak ayarlamasını sağlar.( TOPALOĞLU ve KOÇ, 2002)
Büro otomasyonu, eldeki bilgilerin daha kolay ve maliyeti daha düşük olarak saklanması, bir yerden başka bir yere hızlı bir şekilde aktarılması ve işgörenler arasında iletişimi kolaylaştırmak amacıyla kurulur. Genel olarak büro otomasyonu, büro içindeki tüm fonksiyonların, gerek sosyal, gerekse teknik yönlerini bütünleştirmeyi amaçlamaktadır. Ofis otomasyonu, günümüzde web üzerinden bir
intranet aracılığıyla etkin biçimde kurulabilmektedir. Böylece ofis içi, bürolar arası ve bayi iletişimini sağlamak çok kolay ve düşük maliyetle yapılabilmektedir.
Web üzerinde kurulan bir ofis otomasyonu sistemiyle; a. Bürolar arası mesafeler kısahyor,
b. Dosya ve bilgi paylaşımı web üzerinden yapılabiliyor, c. Hatasız kontrol sağlanıyor,
Büro otomasyonu, çalışanların iş görmelerine yardımcı olan, bilgisayar teknolojisine dayalı sistemlerdir. Büro otomasyonu sistemleri; kelime işlem sistemleri, doküman yönetim sistemleri, elektronik posta sistemleri, veri tabanı yönetim sistemleri, dosyalama sistemleri görüntülü ve sesli iletişim sistemlerinden oluşur. ( TOPALOĞLU ve KOÇ, 2002)
1.5.2. Büro Otomasyonunun Amacı
Büro otomasyonu çalışanların işten çıkartılarak giderlerin azaltılmasını sağlayan bir metot olmayıp, iş görenlerin çalışmalarına yardımcı olmak suretiyle maliyeti artırmaksızın, verimliliği artıran bir sistemdir. (KLEINSCHARD, 1986)
Büro otomasyonunun amacı, eldeki bilgilerin daha kolay ve daha ucuz o-larak saklanması, bir yerden başka bir yere hızlı ve doğru oo-larak aktarılması, karar vericilerin zaman kaybının önlenmesi ve iş görenler arasında iletişimi kolaylaştırarak verimli olarak çalışmalarının sağlanmasıdır. (YEDEKÇİOĞLU, 1995)
Genel olarak büro otomasyonu, büro içindeki tüm fonksiyonların gerek sosyal gerekse teknik yönlerini bütünleştirmeyi amaçlamaktadır. Buna bağlı olarak çevre, çalışma grupları ve bireysel görevler başlıca iki amaç doğrultusunda ele alınarak tasarlanmaktadır. (GÖZLÜ, 1993)
Verimlilik yapılan işte, üretilen mal veya hizmette kaynakların etkili kulla-nılmasıyla elde edilen sonuçtur. Bir başka ifade ile çıktının girdiye oranı olan verimlilikte esas olan, mal ve hizmet üretiminin en kısa zamanda, en kaliteli biçimde ve ekonomik şekilde yapılmasıdır. Sonuç olarak verimin yükseltilmesi maliyet düşürülmesine, üretim süresinin azaltılmasına, kalitenin de yükseltilmesine bağlıdır. Büro otomasyonunun verimlilik düzeyinin artırılması ve birim maliyetlerin azalması yönünde etkisi vardır. Verimliliğin artması, insan kaynaklarından daha iyi yararlanılmasını, performansın iyileşmesini ve hizmetlerde kalitenin yükselmesini sağlar.
Büro otomasyonunun ikinci amacı çalışanların, yönetimle ortak amaçları paylaşarak, karar alma süreçlerine katılması ile kalitenin artırılması ve iş tatmininin sağlanmasıdır. Otomasyon yolu ile çalışma yaşamının kalitesinin artması aşağıdaki şekilde gerçekleşir. (ÖZKUL, ANAGÜN ve BENLİGİRAY, 1994)
İş kalitesini geliştirerek
• Hareketleri ve dolayısıyla yorgunluğu azaltarak • İşlerle ilgili denetimi azaltarak,
• İşgücü moralinde iyileştirme sağlayarak.
1.5.3. Büro Otomasyonunun Alt Sistemleri
Büro otomasyonunun biçim ve araçlarını, işletmenin türü, büyüklüğü, kuruluş biçimi ve üst düzey yönetimin konuya yaklaşımı belirler. Büro otomasyon sistemlerine, kullanılan donanım ve yazılım araçları açısından yaklaşmak mümkündür, hemen hepsi elektroniğe dayanan ve yazılım ağırlıklı, günümüz büro otomasyonu ve ah sistemlerini aşağıdaki gibi göstermek mümkündür. (GÖRAL, 2002)
BÜRO OTOMASYONU SİSTEMLERİ Elektronik toplantı sistemleri • Elektronik toplantı • Telekonferans • Ortak çalışma sistemi
Elektronik faks yönetim sistemleri • Elektronik posta • Ses ve görüntü postası KURUMSAL BİLGİ PORTALI Elektronik döküman yönetim sistemi • Kayıt sistemi • dosyalama • arşivleme
Elektronik iş akış sistemleri
Şekil-2: Büro otomasyonu ve alt sistemleri, Kaynak; (GÖRAL, 2002)
1.5.3.1.Kurumsal Bilgi Portalı
Kurumsal Bilgi Portalı, farklı iş ihtiyaçları için, farklı hedef kitlelerine, farklı platformlarda çalışan farklı dillerle yazılmış uygulamaları ve bu uygulamalar tarafından üretilen bilgi ve dokümanları entegre ederek, kendi istedikleri yapı ve düzende sunan bir e-İş çalışma yeridir. Kurumsal Bilgi Portalı bir web sitesi değil web hizmetidir. Kurumsal Bilgi Portalı, her türlü web tabanlı uygulamaları, veri tabanlarını, ofis dokümanlarını (word, excel vs.), rapor, web site linkleri, web siteleri, haber kaynakları, e-mail uygulamaları vs. gibi bir çok bilgi, doküman ve veri kaynağını hem kurum içi çalışanlarına hem de kurum dışı (müşteriler, tedarikçiler, iş ortaklan vs.) Yıllamalara tek bir pencereden sunar. Aynı zamanda kullanıcılara bilgi ve dokümanları kendi istedikleri şekilde portal içinde organize etme ve saklama imkanı tanır. Kurumsal Bilgi Portalında olması gereken en önemli özelliklerden birisi
de kişiselleştirilebilir olmasıdır. Bu da kullanıcılara portalı, en faydalı şekilde kullanarak etkin iş kararları verebilme fırsatı sağlar.
Veri topluluklannın düzenlenmiş, işlenmişi uygulanabilir bilgi toplulukları haline getirilmesi ve güvenli bir ortamda saklanması gerekir. Kurum içinde karşılaşılan kritik bilgilere ulaşmadaki zorluklar, uygulamaların çokluğu, bu uygulamalar arasındaki entegrasyon, sorunları ile eğitim, kurum içi iletişim maliyetleri gibi zorluklara karşı firmalar çözüm arayışları içinde olmaktadır.
Kurumlar yukarıda sayılan sorunlarına çözüm ararken; • Kurulum maliyeti düşük olan,
• Bilgiye erişimi kolay ve hızlı hale getiren,
• Gelecekte karşılaşılabilecek problemleri çözmeye yönelik esnek ve ölçeklenebilir olan,
• Kısa ve az maliyetli ürün eğitimleri olan,
• Bilgiyi etkili bir şekilde kullandırarak rekabet güçlerini arttıran, • Kurum içi iletişimi güçlendiren,
• Müşteri hizmetlerini geliştirebilen, vs. gibi çözümler peşinde olmaktadır.
Portal eğer kurum içinde kullanılacaksa;
• Mevcut bilgi ve uygulamaları entegre etmeli, • Departmanlar arası bilgi paylaşımı sağlamalı, • Çok az bir eğitim ile kullanılabilir hale gelmeli, • Dinamik kişiselleştirme olanağını sağlamalı,
Portal eğer kurum dışında kullanılacaksa; • Ortak bir çalışma ortamı sağlayabilmeli,
• Tedarik zinciri boyunca bilgi transferini gerçekleştirebilmeli, • Her bir iş ortağı için uyarlanabilir olmalı,
• İhtiyaca göre bilgi sağlayabilmeli,
• Ateş duvarının ötesinde güvenlik sağlamalı • Kişiselleştirilmiş bir bilgi erişimi sağlamalı,
• Bire bir ilişkilerin kurulabildiği ortamlar sunabilmeli, • Müşterilerden gerekli bilgileri kolaylıkla toplayabilmeli, • Müşterilerin ihtiyacı olan bilgileri onlara hızlıca iletebilmeli,
• Alış veriş sonucunda ortaya çıkan her türlü işlemin takibini yapabilme olanağı sunmalıdır.(TENGİLİMOĞLU ve TUTAR, 2003)
1.5.3.2. İş Akış Yönetim Sistemi
Günümüzde çalışanlar, kurumsal bilgiye tek noktadan, sürekli, kesintisiz, kolay ve hiyerarşik bir yapıda ulaşma ihtiyacı duymaktadır.
İş akışı sistemleri. Firma içinde bir bilginin ilgili birimlere aktarılmasında, aktarılan bilginin ilgili kişi ve/veya çalışma gruplarına ulaşıp ulaşmadığının denetiminde, birimler arası bilgi alışverişinde ve yapılması gerekli işlerin, ilgili kişilere belirli sürelerde hatırlatılmasında profesyonel bir yaklaşım içerisinde olunması sağlanır.
• Kullanıcılar yer ve zaman bağımsız bir şekilde süreçleri web tabanlı olarak intranet, Internet veya Extranetlerde takip edebilmektedir. • Kullanıcılar, kendilerine süreç içerisinde ulaşan dokümanla
izleyebilmekte ve kendi başlattıkları iş akışlarını takip edebilmektedir. • Kullanıcılar, süreç içerisinde bilgilendirme amacıyla posta
sunucusu üzerinden e-posta atılabilmektedir. Bu e-posta içeriğinde ilgili doküman veya bilgilendirmenin bağlantısı da verilebilmektedir. • İş akışlarında rol temelli tanımlamalar kullanılmaktadır.
• Süreçlerde dosya ekleme yapılabilmekte, akış içerisinde dolaşımı sağlanabilmektedir.
• İş akışlarında mobil cihazlar (SMS veya WAP gibi) ile iş süreç lerinin gerçekleştirilebilmesi veya takip edilmesi mümkün olmaktadır.
• Esnek iş akışı tasarımıyla her çeşit iş sürecine cevap verilebilmek tedir.
• İş akışı ile ilgili yorumları sisteme kaydetmek suretiyle süreçler hakkında anında geri besleme sağlamak mümkün olmaktadır. .(TENGİLİMOĞLU ve TUTAR, 2003)
Alışılmış çalışma ortamında belgelerin, formların elden ele dolaşması, imzalanması, ilgili bilgilerin telefonla, faksla toplanması olarak karşımıza çıkan iş akışı ofis çalışanlarının zamanının büyük bir kısmını alır. Bununla birlikte, elde dolaştırılan belgeler fiziksel engellere, unutma ya da gereken hassasiyeti göstermeme gibi basit nedenlerden dolayı işlemleri gecikir. Ayrıca evrak akışı zaman alıcıdır,
kaybolma riski taşır; izlenmesi zordur ve paylaşılamaz. İş akışının elektronik ortama taşınması hem süreci büyük ölçüde kısaltır, hem de biriken bilgilerin şirket arşivinin elektronik ortamında oluşturulmasına katkıda bulunur.(TEKİN, 2000)
1.5.3.3. Belge Yönetim Sistemi
Belge yönetimi belgelerin üretimi, organizasyonu, korunması, kullanımı, erişimi ve düzenlenmesinde ekonomi ve verimlilik sağlamak için oluşturulan bir programın uygulanmasıdır. Belge yönetimi; belgenin, Üretiminden son düzenlenmesine kadar sistematik bir kontrolüdür. (BARKOWSKI, 1984)
Böyle bir sistematik yaklaşım; bir kurumda artan kırtasiyeyi azaltmak, bilgi ve belge isteklerine etkin erişim sağlamak, güncelliğini yitiren belgeleri depolamak, kurumlarının dokümantasyon gereksinimlerini karşılamak ve kurumların tarihi kayıtlarını korumak gibi belgelerin yaşamının tüm aşamalarını kontrol etmek için gereklidir.
Belge Yönetim Sistemi, tüm belgeleri elektronik ortama aktaran, bu ortamda saklayan ve bilgiye kolay erişimin en sağlıklı yolu olan sorgulama ve görüntüleme gibi işlevleri üstlenen modüllerden oluşur ve özellikle belge hacmi yüksek olan, bu belgelerin içerdiği her türlü bilgiye kısa sürede, kesintisiz ve en etkin çözümü sağlayacak biçimde erişilmesi gereken kurum ve kuruluşlar için vazgeçilmez bir sistemdir.
Belge Yönetim Sistemi; .(TENGİLİMOĞLU ve TUTAR, 2003) • Daha düşük maliyet
• Daha az kâğıt tüketimi
• Belgelerin daha kolay işlem görmesi • Artan üretkenlik
• Daha iyi hizmet
• Müşteri memnuniyeti anlamına gelmektedir.
1.5.3.4. Kelime İşlem Sistemi
Metin işleyicileri (Word processor), manyetik kartların kullanılmasıyla geliştirilen otomatik, ya da elektronik daktiloların, geliştirilmiş şeklidir. Haber işleyiciler adıyla tanınan makinelerin çoğu daha doğru biçimde elektronik daktilo olarak tanınmaktadır. Yeni kuşak elektronik daktiloların, ilk kuşak elektronik daktilolara üstünlüğü, büyük hızlarıdır. Büyük fiyat sıçramalarından başka, metin işleyicileri, elektrikli daktilolardan, metnin gösterildiği bir ekrana sahip olması yönünden de farklıdır. Hafızası daha geniştir, daha fazla miktarda bilgi saklamaya uygundur.
Kelime işlem sisteminde kullanılan makineler, bir haberleşme ağına da bağlanabilir Metin blokları örneğe ekleme ve çıkarmalar yapılırken, ekran üzerinde yerleri değiştirilebilir. Metin işleyiciler, manyetik bir diskte saklı kendi hafızalarına sahiptir, ya da bir sisteme bağlı makine grupları ile bir merkezi hafızayı paylaşabilir. Bilgi bir klavyeyle yüklenir. Metin işleyiciler, genelde kullanılan sözcük ve kalıpların saklandığı bir hafıza ile, yazım ve gramer hatalarını denetlemeye olanak veren sistemlerdir. Kelime işlem sistemleri sayesinde, yerleştirmeleri istenen materyaller hakkındaki verilere dayanarak, kullandıkları bir "arama" işlevi
yardımıyla, elekktronik dosyalardan bilgi bulma ve çıkarma işlevi yerine getirilebilir. Zamanın son derece önem kazandığı günümüzde, kelime işlem sistemleri, zaman kazandırma ve yazının hatasız çıkmasını ve rutin işleri her defasında yeniden yapma gereği duymadan yerine getirme olanağı, sistemin kullanımını yaygınlaştırmaktadır. . .(TENGİLİMOĞLU ve TUTAR, 2003)
1.5.3.5. Faks Otomasyonu Sistemi
Faks otomasyonu, Örgütlerin elektronik iletişim altyapısını oluşturan network ve e-posta sistemleri üzerinde çalışan yazılımlar aracılığı ile yapılmaktadır.
Faks otomasyonu, kurumların bilgi yönetimine yaklaştırmada ilk adım olarak düşünülebilir. Günlük hayatta yoğun olarak kullanılan iletişim kanalım işlenen ve paylaşılan bir bilgi kaynağına dönüştüren mekanizma olması itibariyle fax otomasyonu, bilgi ve belge yönetimini kolaylaştıran önemli bir otomasyon aracıdır. . .(TENGİLİMOĞLU ve TUTAR, 2003)
1.5.3.6. Sanal Toplantı Sistemi
Sanal toplantı sistemleri, birbirlerinden uzakta olan kişi veya grupların, telekomünikasyon ağı ve video teknolojisi yoluyla, karşılıklı ya da grup olarak, gerçek zamanlı ve yüz yüze görüşmelerini sağlayan bir iletişim biçimidir. Elektronik toplantı sistemleri sayesinde insanlar artık zamandan ve mekandan bağımsız olarak gerçek zamanlı olarak birbirleriyle iletişim loirabilmektedirler. Yüz yüze yapılan iletişime alternatif olarak gündeme gelen bir teknoloji olan video konferans sistemi, elektronik toplantı sistemlerindendir ve iletişime yeni bir boyut kazandırmıştır.
Video konferans iletişimi, diğer iletişimlerin aksine bekleme özelliği olmayan bir iletişim sistemidir. Verilerin gerek zamanda, iki ya da daha fazla nokta arasında iletilmesi gerekir. Bunu gerçekleştirebilmek için iletişim kanallarının herhangi bir aksaklık göstermemesi, gürültüsüz olması ve belirli iletim yoğunluklarının olması gerekir. İletişim maliyetlerinin hızla düşmesi, video konferansı eskiden olduğu gibi lüks bir ihtiyaç olmaktan çıkarmaktadır. Özellikle çalışma ortamlarında genellikle bulunan bilgisayar ve telefonun bir araya gelmesiyle insanlar görüşmelere ve PC uygulamalarına ayrı ayrı zaman harcamak zorunda kalmayacaklardır. Video konferans sistemleri iki ana kategoride sınıflandırılmaktadır. ( GORAL, 2002)
a. Masaüstü tipi: Kişisel bir bilgisayar kullanılarak, karşılıklı ses, görüntü ve veri iletimi sağlanır. Sabit bir kamera ile görüntü alınır.
b. Oda tipi: bir odada bulunan bir grup kişiye hitap eder. Diğer bir grup kişi ile iletişim sağlanır. Sistemde bulunan hareketli kamera sayesinde grup içinde o anda konuşan kişi görüntülenir ve yalnızca onun sesi karşı tarafa iletilir.(TENGİLİMOĞLU ve TUTAR, 2003)
1.6. Teorik Çerçeve Üzerine Genel Değerlendirme
Günümüz toplumunda bilginin önemi inkar edilemez. Sanayi toplumu aşamasının başlangıcından itibaren mal ve hizmet üretimi kişisel emeğin düzeyini geçmiş ve kitlesel üretim seviyesine çıkmıştır. Bu tarihsel gelişim sürecinde en
