• Sonuç bulunamadı

Planlama Çeşitleri: Planların gelecekle ilgili kapsadıkları zaman süresine

5- Güncelleştirme: Bir plan oluşturulup uygulamaya konduktan sonra, onun

2.1.1.4. Planlama Çeşitleri: Planların gelecekle ilgili kapsadıkları zaman süresine

göre çeşitlilik gösterdiği bir gerçektir. Bilindiği üzere 5 yıl sonrasını kapsayan planlar uzun vadeli, 1–5 yıl arasındakiler orta vadeli ve 1 yıla kadar olan zaman süresini kapsayanlar da kısa vadeli planlardır (Koçel, 2001: 97).

Üniversitelere bakıldığında, farklı alan ve konular için yapılacak planlamanın dönemi ve süresi de üst yönetimin aldığı karara göre faklılıklar göstermekle birlikte, üniversitelerde de zaman yönünden genel olarak iki tür planlamadan söz etmek mümkündür; kısa süreli planlar, bir veya daha fazla yıl için yapılan uzun dönemli planlar.

Üniversiteler genelde uzun vadeli planlar yaparlar ve üniversite planlamasında genel olarak bir akademik yıl dikkate alınmaktadır. Ekim-Haziran ayları arasında faaliyet gösteren bir üniversite için yıllık planlama dönemi Ağustos-Eylül aylarında

tepe yönetiminin liderliğinde bir sonraki eğitim-öğretim yılı için planlama fikir ve düşünceleriyle başlar. Söz konusu planlama girişimleri birimler düzeyinde uygulamaya konmadan önce Senato-Yönetim Kurulu tarafından Eylül-Ekim aylarında toplanır. Tüm bunlar, başlangıçta fakülteler düzeyinde tartışmaya sunulmaktadır. Böylece hem zaman tasarruf edilmekte, hem de planlama fikir ve düşüncelerinin uygulamaya daha yakın birimlerden gelmesi sağlanmaktadır.

Daha sonra, bölümlerden planların gözden geçirilmesi ve Ocak ayına kadar fakülte düzeyine iletilmesi istenmektedir. Fakülteler de, kendi sırasında, faaliyet alanları düzeyindeki yaptıkları planları, bölümlerden gelen plan tasarılarını karşılaştırıp yorumladıktan ve bunlara göre ayarladıktan sonra, üniversite düzeyinde görüşülmesi için Planlama Komitesine gönderirler. Buradan da Rektöre sunulur. Gerekli görüldüğü takdirde son düzeltmeler yapılır ve Haziran-Temmuz aylarında planlar tamamlanmış ve kesinleşmiş olur.

Görüldüğü gibi, resmi ve prosedüre uygun üniversite plan dönemi tüm eğitim- öğretim yılını kapsamaktadır. Fakat uygulamada oluşan bazı koşullar her yıl için böyle bir kapsamlı planlama dönemi gerçekleştirmeye elverişli olmayabilir; bu süreci 2–3 aya sığdırmayı, bazı aşamaların atlanması zorunlu kılabilir. Özellikle, üniversitede planlama konusunda uzman personelin eksikliği, zaman sıkıntısı veya planlamayla ilgili bazı faaliyetlerin rutin hale gelmesi, böyle bir kısaltmaya neden olabilir.

Kapsamı 4–5 yıl olan daha uzun döneli planlama çalışmalarının da, çok az değişikliklerle, hemen hemen yıllık planlamayla aynı aşamalardan geçtiği söylenebilir. Daha çok üniversite düzeyinde yapılan bu tür planlama, dış çevrenin nispeten yavaş değiştiği ve üniversite üzerindeki baskıların az ve zayıf olduğu koşullarda amacına uygun yapılabilir (Hasanov, 2001: 73–74).

Sonuç olarak, yukarıda verilen bilgiler doğrultusunda kıt kaynakların en etkili şekilde kullanılması için, özellikle de stratejik planlamanın gerekli olduğu söylenebilir. Kaynakları kullanırken çevrenin ihtiyaçları, değişen şartlar ve amaçlar

ancak böylelikle öngörülebilir ve karşılanabilir. Planlama çalışmaları sonucunda, yöneticilerin, giderek bilimsel yönetim kurallarına bağlı olarak çalışma alışkanlığı edinmeleri ile planlama çalışmalarının en önemli amacı olan kaynakların etkin kullanılmasını sağlar ya da katkıda bulunur. Bu yüzden, planlama çalışmaları için zaman, mekân, kaynak ve insan gücü ayrılmalıdır. Planlamanın gerektidiği gibi yapılması, üniversite yönetiminin diğer fonksiyonlarının başarı şansını arttıracağı da göz ardı edilmemelidir.

2.1.2. Organizasyon (örgütleme)

Genel olarak organize etme ya da örgütleme; önceden belirlenmiş hedeflere ulaşmada, azami etkinliği sağlayacak bütün örgütsel bölümler arasında görevlerin tahsis edilmesi ve örgüt elemanlarının çalışmalarının koordine edilmesidir (Hodgetts, 1997: 85). Örgütleme faaliyeti sonucunda en az emek, zaman ve maliyet gerektirecek en uygun bir yapıya ulaşması hedeflenir (Ataman, 2002: 12).

Organizasyon işlemi, planlarda belirlenen amaçlara uygun faaliyetlerin belirlenmesi, gruplanması; işleri yapacak kişilerin ve aralarındaki ilişkilerin belirlenmesi; yer, araç ve yöntemlerin hazırlanması gibi faaliyetleri içermektedir. Bu aşamaların yeterli önem verilerek gerçekleştirilmesi ve sade bir organizasyon yapısının oluşturulması da planların uygulanabilmesinde temel rol oynamaktadır. Organizasyon ve planlama işlevi arasındaki ilişkiyi aşağıda verilen şekil daha iyi açıklamaktadır (Özalp, 2000: 78–79).

NE? NE İÇİN? NEREDE?

NASIL? Henüz gerçekleşmedi

KİMLERCE?

GERÇEKLEŞMESİ İÇİN GEREKLİ

ORGANİZASYON FAALİYETLER

SÜRECİ İŞGÜCÜ

TEKNİK VE FİZİKSEL DONANIM YAPI

Bir örgütte yetkilerin dağılımı ve iletişim kanallarının biçimi ve karar alma süreçleri örgütten örgüte değişmekte bu konulardaki düzenlemeler örgütün tipini belirlemektedir. Etkin ve verimli bir örgüt yapısına her beşeri örgüt gibi üniversitelerde de ihtiyaç duyulmakta, yönetimin işini kolaylaştırmakta ve başarısını arttırmaktadır. Her üniversitenin başlangıçta kendisine belirlediği amaçlarına ulaşabilmesini sağlayacak gerekli koşullara uygun olduğuna inandığı bir örgüt yapısı vardır. Doğru örgütlenmiş bir üniversitede yapılacak işler ve sorumluluklar uygun kişilere düzgün bir şekilde dağıtılmakta ve kararlar iş için yetkili kişilerce alınmaktadır.

Gerek iş dünyasındaki ve gerek üniversitelerde örgütlenmelerin tarih içinde gelişime uğradığını yeni örgütlenme tiplerinin ortaya çıktığını görmekteyiz. En eski örgütler arasında yer alan üniversiteler, kendi gelişimleri sırasında değişik örgütlenme

PLANLAMA SÜRECİ

şekilleri geliştirmişlerdir. 15–16. yüzyıllarda İngiltere’de şekillenen üniversitelerin kurumsal yönü, günümüz üniversitelerinin örgütlenme şekline temel oluşturmuştur (Peterson & Metz, 1987: 141).

Üniversite örgütlerinin yerine getirmesi gereken altı ana hedef vardır (Sosa, Febres, 2002: 386):

• Öğretim, araştırma ve öğrenme faaliyetleri için akademik özerkliği savunmak, • Akademik kaliteyi arttırmak,

• Yeni enformasyon ve bilişim teknolojilerini kullanmak, • Akademik üstünlüğün tanınması,

• Akademik bilgiyi yaymak, • Uluslararacılığı ilerletmek.

Aşağıda üniversitelerin akademik ve idari yapıya ayrılan temel örgüt yapısı incelenecek, bu yapıyı etkileyen faktörler üzerinde durulacak ve üniversiteler için değişik ve olası örgütlenme modelleri vurgulanmaya çalışılarak, örgütlenmeyle ilgili karşılaşılan sorunlara değinilecektir.